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1、1 1 1 1 会议概述会议概述会议概述会议概述2 2 2 2 会务工作流程会务工作流程会务工作流程会务工作流程3 3 3 3 会务工作具体内容会务工作具体内容会务工作具体内容会务工作具体内容4 4 4 4 常用会议的组织程序常用会议的组织程序常用会议的组织程序常用会议的组织程序5 5 5 5 会见与会谈会见与会谈会见与会谈会见与会谈6 6 6 6 技能训练技能训练技能训练技能训练 教教 学学 目目 的的 通过本模块的学习，了解会务工通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务
2、工作中的文书工作。和会务工作中的文书工作。教学重点与难点教学重点与难点1、教学教学重点n n会议筹备工作；n n会议方案的制作；n n会见与会谈的操作程序与方法；n n案例分析。2、教学难点n n会议方案的制作；n n会场的布置；n n案例分析；n n技能训练。案例分析：案例分析：请柬发出之后请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时
3、间、了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。地点写得一清二楚。地点写得一清二楚。地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会
4、，某机关的总结表彰会改才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知改地点了为什么不重新通知改地点了为什么不重新通知改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。一气之下，都回家去了。一气之下，都回家去了。一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人
5、员工事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，作粗心，作粗心，作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单等开会的前一天下
6、午去联系，才知得礼堂早已租给别的单等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。登门道歉，但造成的不良影响也
7、难以消除。登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。n n这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？呢？呢？呢？1.1 1.1 会议的涵义会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。信息、表达意愿的行为过程。信息、表达意愿的行为过程。信息、表达意愿的行为过程。1.2
8、 1.2 会议的要素会议的要素、形式要素：、形式要素：、形式要素：、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会议方式。议方式。议方式。议方式。、内容要素：、内容要素：、内容要素：、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务、作用。用。用。用。、程序要素：、程序要素：、程序要素：、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定
9、的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：、财务要素：、财务要素：、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设施。施。施。施。1 1 会议概述会议概述 1.3 1.3 会议的作用及缺陷会议的作用及缺陷1 1会议作用会议作用 （）交流信息，互通情报（）交流信息，互通情报（）交流信息，互通情报（）交流信息，互通情报 （）发扬民主，科学决策（）发扬民主，科学决策（）发扬民主，科学决策（）发扬民主，科学决策 （）组织领导，推动工作（）组织领导，
10、推动工作（）组织领导，推动工作（）组织领导，推动工作 （）带动消费，促进经济（）带动消费，促进经济（）带动消费，促进经济（）带动消费，促进经济 （）联络感情，塑造形象（）联络感情，塑造形象（）联络感情，塑造形象（）联络感情，塑造形象 2.2.会议缺陷会议缺陷（）造成时间、精力的浪费（）造成时间、精力的浪费（）造成时间、精力的浪费（）造成时间、精力的浪费（）造成经济的浪费（）造成经济的浪费（）造成经济的浪费（）造成经济的浪费（）造成信息的重复、浪费（）造成信息的重复、浪费（）造成信息的重复、浪费（）造成信息的重复、浪费（）滋长不正之风（）滋长不正之风（）滋长不正之风（）滋长不正之风 1.4 1.
11、4 会议的种类会议的种类1.1.1.1.按规模分：按规模分：按规模分：按规模分：特大型（万人以上）、特大型（万人以上）、特大型（万人以上）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、大型（上千人）、大型（上千人）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.2.2.2.按性质分：按性质分：按性质分：按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、
12、纪念性、外事性外事性外事性外事性 、专题性、综合性。、专题性、综合性。、专题性、综合性。、专题性、综合性。3 3 3 3、按时间分：、按时间分：、按时间分：、按时间分：定期和非定期。定期和非定期。定期和非定期。定期和非定期。4 4 4 4、按出席对象分：、按出席对象分：、按出席对象分：、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会.5 5 5 5、按召开方式分：、按召开方式分：、按召开方式分：、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。电
13、话会、电视会、广播会、网络会。6 6、公司常见会议类型、公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会订货会、业务洽谈会订货会、业务洽谈会订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联新产品新闻发布会、联新产品新闻发布会、联新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。谊会、表彰会。谊会、表彰会。谊会、表彰会。大家
14、谈大家谈n n 你参加过一些什么样的会议？你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？你是否喜欢这些会议？为什么？1.4 1.4 会议的申报与审批会议的申报与审批 1 1 1 1、申报与审批的形式、申报与审批的形式、申报与审批的形式、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。口头申报、书面申报、会议申报。口头申报、书面申报、会议申报。口头申报、书面申报、会议申报。2 2 2 2、会议申批的原则、会议申批的原则、会议申批的原则、会议申批的原则 精简从严原则、精简从严原则、精简从严原则、精简从严原则、“一枝笔一枝笔一枝笔一枝笔”原则。原则。原则。原则。1.5 1.5 会议成本意识会
15、议成本意识 会议成本会议成本会议成本会议成本=2ABT=2ABT=2ABT=2ABT 式中式中式中式中 A A A A 与会者平均工资的与会者平均工资的与会者平均工资的与会者平均工资的3 3 3 3倍（以小时计）倍（以小时计）倍（以小时计）倍（以小时计）;B B B B 参加会议的人数参加会议的人数参加会议的人数参加会议的人数;T T T T 会议的时间（以小时为单位）。会议的时间（以小时为单位）。会议的时间（以小时为单位）。会议的时间（以小时为单位）。1.6 1.6 会议秘书工作的基本任务会议秘书工作的基本任务 1 1 1 1、组织的工作、组织的工作、组织的工作、组织的工作 (1)(1)(1
16、)(1)协助领导确定会议议题；协助领导确定会议议题；协助领导确定会议议题；协助领导确定会议议题；(2)(2)(2)(2)根据议题安排议程、日程；根据议题安排议程、日程；根据议题安排议程、日程；根据议题安排议程、日程；(3)(3)(3)(3)发会议通知，负责会议报到；发会议通知，负责会议报到；发会议通知，负责会议报到；发会议通知，负责会议报到；(4)(4)(4)(4)对与会人员进行编组；对与会人员进行编组；对与会人员进行编组；对与会人员进行编组；(5)(5)(5)(5)布置会场，安排座次；布置会场，安排座次；布置会场，安排座次；布置会场，安排座次；(6)(6)(6)(6)印发会议证件印发会议证件
17、印发会议证件印发会议证件(出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等)；(7)(7)(7)(7)负责会议签到；负责会议签到；负责会议签到；负责会议签到；(8)(8)(8)(8)会中组织和协调；会中组织和协调；会中组织和协调；会中组织和协调；(9)(9)(9)(9)会场其他组织和管理；会场其他组织和管理；会场其他组织和管理；会场其他组织和管理；(10)(10)(10)(10)会外的联络和协调会外的联络和协调会外的联络和协调会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报负责与会议有关的邀请、报负责与会议有关的邀请、报负责与会议有关的邀请、报道、乘车
18、、参观、文体娱乐活动等方面的道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织联系和组织联系和组织联系和组织)。(11)(11)(11)(11)会议的结束收尾工作。会议的结束收尾工作。会议的结束收尾工作。会议的结束收尾工作。2 2文书工作文书工作 (1)(1)(1)(1)会议文书的起草；会议文书的起草；会议文书的起草；会议文书的起草；(2)(2)(2)(2)会议文书编写；会议文书编写；会议文书编写；会议文书编写；(3)(3)(3)(3)会议文书印发及管理。会议文书印发及管理。会议文书印发及管理。会议文书印发及管理。3 3生活管
19、理工作生活管理工作 (1)(1)(1)(1)与会人员的食宿管理；与会人员的食宿管理；与会人员的食宿管理；与会人员的食宿管理；(2)(2)(2)(2)会议的财务管理；会议的财务管理；会议的财务管理；会议的财务管理；(3)(3)(3)(3)会议的交通保障；会议的交通保障；会议的交通保障；会议的交通保障；(4)(4)(4)(4)会议的文化活动；会议的文化活动；会议的文化活动；会议的文化活动；(5)(5)(5)(5)与会人员的医疗保健。与会人员的医疗保健。与会人员的医疗保健。与会人员的医疗保健。4 4安全保卫工作安全保卫工作 (1)(1)(1)(1)会议的保密工作；会议的保密工作；会议的保密工作；会议
20、的保密工作；(2)(2)(2)(2)会议的警卫工作；会议的警卫工作；会议的警卫工作；会议的警卫工作；(3)(3)(3)(3)会场内外的安全保卫工作会场内外的安全保卫工作会场内外的安全保卫工作会场内外的安全保卫工作。12.2 12.2 会务工作流程图（会前）会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住
21、行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单12.2 12.2 会务工作流程图（会中）会务工作流程图（会中）做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作12.2 12.2 会务工作流程图（会后）会务工作流程图（会后）撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会
22、安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 12.3 12.3 会务工作的具体内容会务工作的具体内容12.3.1 12.3.1 指导会务工作的原则指导会务工作的原则 1 1、准备充分；、准备充分；、组织严密；、组织严密；、服务周到；、服务周到；、确保安全。、确保安全。12.3.2 12.3.2 会前准备工作会前准备工作 1 1 1 1、确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实的依据；二是必须要结合本单位的实
23、际；三是要有明确的目的。议题是对际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。会议主题的细化。2 2 2 2、确定会议名称、确定会议名称、确定会议名称、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由会议名称一般由会议名称一般由“单位单位单位单位+内容内容内容内容+类型类型类型类型”构成构成构成构成,应根据应根据应根据应根据会议的议题或主题来确定。会议的议题或主题来确定。会议的议题或主题来确定。会议的议题或主题来确定。3 3 3 3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题
24、。确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时同时同时同时 本着精简效能的原则。本着精简效能的原则。本着精简效能的原则。本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。4 4 4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确会议的最
25、佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。定会期的长短应与会议内容紧密联系。定会期的长短应与会议内容紧密联系。定会期的长短应与会议内容紧密联系。5 5、确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 （1 1 1 1）必备用品是指各类会议都需要的用品和）必备用品是指各类会议都需要的用品和）必备用品是指各类会议都需要的用品和）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明
26、设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。设备、空调设备、投影和音像设备等。设备、空调设备、投影和音像设备等。设备、空调设备、投影和音像设备等。（2 2 2 2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。用品和设备。用品和设备。用品和设备。6 6 6 6、建立会议组织机构、建立会议组织
27、机构、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。接待组、保卫组。接待组、保卫组。接待组、保卫组。7 7 7 7、确定与会人员名单、确定与会人员名单、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据出席会议和列席会议的有关人员。应根据出席会议和列席会议的有关人员。应根据出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。会议的性质、议题、任务来确定与会人员。会议的性质、议题、任务来确定与会人员。会议的性质、议题、任
28、务来确定与会人员。8 8 8 8、确定会议地点、确定会议地点、确定会议地点、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确要根据会议的规模、规格和内容等要求来确要根据会议的规模、规格和内容等要求来确要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。9 9、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。将
29、其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。安排。某公司销售会议议程表某公司销售会议议程表某公司销售会议议程表某公司销售会议议程表 1 1 1 1、推选销售部经理的人选。、推选销售部经理的人选。、推选销售部经理的人选。、推选销售部经理的人选。2 2 2 2、年度销售活动的总结。、年度销售活动的总结。、年度销售活动的总结。、年度销售活动的总结。3 3 3 3、有关销售问题的发言。、有关销售问题的发言。、有关销售问题的发言。、有关销售问题的发言。4 4 4 4、下年度销售目标。、下年度销售目标。、下年度销售目标。、下年度销售目标。5 5 5 5、销售
30、人员的招聘和重组。、销售人员的招聘和重组。、销售人员的招聘和重组。、销售人员的招聘和重组。某股份有限责任公司股东大会日程安排某股份有限责任公司股东大会日程安排日期日期日期日期 时间时间时间时间 内容安排内容安排内容安排内容安排 地点地点地点地点 主主主主持持持持参加参加参加参加人人人人备备备备 注注注注 3 3 3 3、9 9 9 9上午上午上午上午9 9 9 9：00000000报报报报 到到到到花园酒店大花园酒店大花园酒店大花园酒店大会议厅会议厅会议厅会议厅李李李李总总总总XXXXXXXXXXXXX X X X9 9 9 9：30303030会议开始会议开始会议开始会议开始 ，张董致开，张
31、董致开，张董致开，张董致开幕词幕词幕词幕词 大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅张张张张董董董董全体全体全体全体股民股民股民股民9 9 9 9：40404040李总：年度经营报告李总：年度经营报告李总：年度经营报告李总：年度经营报告大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅张张张张董董董董全体全体全体全体股民股民股民股民11111111：00000000年度决算表年度决算表年度决算表年度决算表大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅总总总总会会会会计计计计师师师师全体全体全体全体股民股民股民股民 11 11 11 11：30303030大会结束大会结束大会结束大会结束1010、制发会议通知、制发会议通知 会议通知的
32、内容包括名称、时间、地点、会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、与会人员、议题及要求等。议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。11 1111 11、制作会议证件、制作会议证件、制作会议证件、制作会议证件 代表证代表证代表证代表证 出席证出席证出席证出席证 会议正式证件会议正式证件会议正式证件会议正式证件 列席证列席证列席证列席证 来宾证来宾证来宾证来宾证会议证件会议证件会议证件会议证件
33、 旁听证旁听证旁听证旁听证 工作证工作证工作证工作证 会议工作证件会议工作证件会议工作证件会议工作证件 记者证记者证记者证记者证 出入证出入证出入证出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。章。章。章。1212、准备会议文件资料、准备会议文件资料
34、 主要有议程表和日程表、会场座位分区表主要有议程表和日程表、会场座位分区表主要有议程表和日程表、会场座位分区表主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。他会议材料等。他会议材料等。他会议材料等。1313、安排食住行、安排食住行n n会议饮食管理本着会议饮食管理本着会议饮食管理本着会议饮食
35、管理本着“卫生第一、保证营养、卫生第一、保证营养、卫生第一、保证营养、卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约适合口味、方便节约适合口味、方便节约适合口味、方便节约”的原则，做好伙食的原则，做好伙食的原则，做好伙食的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作预算和伙食搭配与烹调工作预算和伙食搭配与烹调工作预算和伙食搭配与烹调工作.n n 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定会议住宿安排，根据实际情况，按照规定会议住宿安排，根据实际情况，按照规定会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要标准，尽可能地
36、满足与会人员住宿上的要求。求。求。求。n n 安排好会议用车，为会议提供完备的交通安排好会议用车，为会议提供完备的交通安排好会议用车，为会议提供完备的交通安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。服务。服务。服务。1414、制定会议预算方案、制定会议预算方案 文件资料费文件资料费文件资料费文件资料费 、邮电通讯费、会议设备和用邮电通讯费、会议设备和用邮电通讯费、会议设备和用邮电通讯费、会议设备和用品费、品费、品费、品费、会议场所租用费会议场所租用费会议场所租用费会议场所租用费 、会议办公费会议办公费会议办公费会议办公费 、宣传交际费宣传交际费宣传交际费宣传交际费 、食宿费、食宿费、食宿费、食宿
37、费、交通费、其他交通费、其他交通费、其他交通费、其他费用。费用。费用。费用。1515、布置会场、布置会场 （1 1 1 1）会场的风格特点）会场的风格特点）会场的风格特点）会场的风格特点 庄严。肃穆。轻松、简洁。庄严。肃穆。轻松、简洁。庄严。肃穆。轻松、简洁。庄严。肃穆。轻松、简洁。喜庆。儒雅。简单朴素。喜庆。儒雅。简单朴素。喜庆。儒雅。简单朴素。喜庆。儒雅。简单朴素。（2 2）会场的类型及布局）会场的类型及布局 小型会议室。小型会议室。小型会议室。小型会议室。椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、T T T T 字形、字形、字形、字形、“马蹄马蹄马蹄马蹄”型、长方形
38、。型、长方形。型、长方形。型、长方形。中型会议室。中型会议室。中型会议室。中型会议室。“而而而而”字型、半圆型、课堂型。字型、半圆型、课堂型。字型、半圆型、课堂型。字型、半圆型、课堂型。大型会议室。大型会议室。大型会议室。大型会议室。礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。（3 3 3 3）会场的布置）会场的布置）会场的布置）会场的布置 主席台主席台主席台主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正主席台的座次一般是职
39、务最高的居第一排正主席台的座次一般是职务最高的居第一排正主席台的座次一般是职务最高的居第一排正 中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列法。主席台坐次主席台坐次礼堂型礼堂型教室型会场教室型会场 会场内外的布置：会场内外的布置：会场内外的布置：会场内外的布置：会标、会徽、台幕
40、、标语、桌签、坐签、色会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。调、灯光、气味、旗帜、花卉。调、灯光、气味、旗帜、花卉。调、灯光、气味、旗帜、花卉。会标会标会徽会徽 1616、检查会场、检查会场 （1 1 1 1）.方式方式方式方式 一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。场检查。场检查。场检查。（2 2 2 2）检查的内容）检查的内容）检查的内容）检查的内容 A.A.A.A.文件的材
41、料准备情况。文件的材料准备情况。文件的材料准备情况。文件的材料准备情况。B.B.B.B.会场布置情况。会场布置情况。会场布置情况。会场布置情况。C.C.C.C.会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。D.D.D.D.其他内容。其他内容。其他内容。其他内容。问题讨论问题讨论 1 1会议议程与日程的区别。会议议程与日程的区别。2 2简述拟订会议议程与日程表的方法。简述拟订会议议程与日程表的方法。3 3选择会议地点应综合考虑哪些因素选择会议地点应综合考虑哪些因素?4 4、应如何做好会场的布置工作？、应如何做好会场的布置工作？5 5、怎样制定会议筹备方案？、怎样制定会议
42、筹备方案？6 6、怎样发放会议通知？、怎样发放会议通知？7 7、怎样才能做好会议的食宿工作？、怎样才能做好会议的食宿工作？8 8、会前检查工作包括哪些内容？、会前检查工作包括哪些内容？12.2.3 12.2.3 会中服务工作会中服务工作 1 1 1 1、报到及接待工作、报到及接待工作、报到及接待工作、报到及接待工作 （1 1）与会人员的接送与会人员的接送与会人员的接送与会人员的接送;（2 2 2 2）会议交通工具的安排）会议交通工具的安排）会议交通工具的安排）会议交通工具的安排;（3 3 3 3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买）与会人员返
43、回时，车、船和飞机票的预订及购买）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;（4 4 4 4）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织;（5 5 5 5）其他属于招待方面的工作。）其他属于招待方面的工作。）其他属于招待方面的工作。）其他属于招待方面的工作。2 2 2 2、组织签到、组织签到、组织签到、组织签到 （1 1 1 1）秘书人员代签到。）秘书人员代签到。）秘书人员代签到。）秘书人员代签到。（2 2 2 2）簿式签到。）簿式签到。）簿式签到。）簿式签到。（3 3 3 3）电子计算机签到。）电子计算机签到。）电子计算机签到。）
44、电子计算机签到。3 3、做好会议记录、做好会议记录（1 1）、）、会议记录的格式会议记录的格式会议记录的格式会议记录的格式 ：记录头、记录主体、记录头、记录主体、记录头、记录主体、记录头、记录主体、记录尾部记录尾部记录尾部记录尾部 1)1)1)1)记录头记录头记录头记录头:会议名称；会议名称；会议时间；会议时间；会议地点；会议地点；会议主席（主持人）会议主席（主持人）会议出席、列席和缺席情况；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议记录人、会议主要议题。会议主要议题。2 2 2 2）记录主体）记录主体）记录主体）记录主体 与会者的发言。议定事项。与会者的发言。议定事项。与会者的发言。议定事项
45、。与会者的发言。议定事项。3 3 3 3）记录尾部）记录尾部）记录尾部）记录尾部 散会。主持人、记录人签字。散会。主持人、记录人签字。散会。主持人、记录人签字。散会。主持人、记录人签字。（2 2 2 2）、会议记录的要求）、会议记录的要求）、会议记录的要求）、会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。准确、完整、简洁、明确。准确、完整、简洁、明确。准确、完整、简洁、明确。（3 3 3 3）、会议记录的重点）、会议记录的重点）、会议记录的重点）、会议记录的重点 n n 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动
46、；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；n n 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；n n 权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论；n n 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；n n 会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决
47、的事项；会议已议决的或议而未决的事项；n n 对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。（4 4）会议记录方法）会议记录方法 1 1 1 1）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，其他的可简要记录其他的可简要记录其他的
48、可简要记录其他的可简要记录.2 2 2 2）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。改，或请发言者重复。改，或请发言者重复。改，或请发言者重复。3 3 3 3）与会者提的意见、建议，要记人名。）与会者提的意见、建议，要记人名。）与会者提的意见、建议，要记人名。）与会者提的意见、建议，要记人名。（5 5）会议记录的修改）会议记录的修改 1 1 1 1）定稿打印前，请主席签字批准。）定稿打印前，请主席签字批准。）定稿打印前，请主席签字批准。）定稿打印前，请主席签字批准。
49、2 2 2 2）与会者指出错误，主席或秘书可改。）与会者指出错误，主席或秘书可改。）与会者指出错误，主席或秘书可改。）与会者指出错误，主席或秘书可改。3 3 3 3）会议记录一经签名，不能再改动。）会议记录一经签名，不能再改动。）会议记录一经签名，不能再改动。）会议记录一经签名，不能再改动。4 4、确保会议期间信息的沟通、确保会议期间信息的沟通 1 1 1 1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.（1 1 1 1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，）秘书要多听、多记、多
50、想、多算、多跑，）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。全面搜集信息。全面搜集信息。全面搜集信息。（2 2 2 2）深入会议，掌握第一手资料。）深入会议，掌握第一手资料。）深入会议，掌握第一手资料。）深入会议，掌握第一手资料。（3 3 3 3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。（4 4 4 4）注重实效，并收集反馈信息。）注重实效，并收集反馈信息。）注重实效，并收集反馈信息。）注重实效，并收集反馈信息。2 2）会议期间的对