文件管理办法.pdf

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1、文件管理办法(会签稿)文件管理办法(会签稿)文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:1/111.目的使公司文件管理规范化、制度化,提高文件管理质量,确保文件的有效性和系统化。2.适用范围本规定适用于公司内部文件的管理。3.职责3.1.各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写,其他部门提供相关配合。3.2.总经理办公室负责组织全公司管理文件的会签、发放、更改控制和管理,并负责电子版本文件夹的维护。3.3.各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。3.4.文件主导职能部门的负责人对文件负责审核,总经理负责批准.4.文件的分类与定义4

2、.1.文件分类图:文件章程手册程序类文件作业指导书作业类文件技术标准管理文件4.2.文件分类部门发文信息交流表日常工作文件签呈对外传真文件文件分为管理文件、日常工作文件两大类会议记录管理文件指所规定活动或内容涉及全公司或公司内几个相关部门的文件,根据其效力和涉及个人文件范围的不同可分为四类:章程、手册、程序类文件、作业类文件(含技术标准)。日常工作文件指日常用于沟通、协调等具体工作的一次性发文.包括部门发文、签呈、信息交流表、对外传真文件、会议记录、个人文件等。4.3.文件定义管理文件1)章程-指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文编制审核批准文件管理办法文件管理

3、办法文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:2/11(不含附件和表格)件.如:公司章程2)手册-指依据公司章程,规定公司某方面整体运作的政策和原则。如:员工手册、质量手册、营销手册等。该类文件的名称冠以X 手册,以辨别其性质。3)程序类文件-指依据相关政策,规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件该类文件的名称冠以 XX 程序、XX 管理办法,以辨别其性质.4)作业类文件-指依据相关程序或管理办法,详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求,规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件.该类文

4、件名称冠以X 指导书、XX 标准、X 规范、X细则、X 标准等,以辨别其性质.日常工作文件1)签呈:内容涉及两个以上部门,由主导职能部门起草,提出建议或申请,其它相关部门签署意见,决策者核准生效的文件。2)信息交流表:内容一般涉及两个部门,为了备忘和记录的目的,由主导职能部门起草,提出问题或建议,相关部门给予回复或反馈,普遍适用于某一类事或某一件事.3)部门发文:由各部门负责人或其授权人签发,其内容代表部门,只涉及该部门职能范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。如:通知、计划、部门日常工作文件、建议等.4)对外传真文件:通过传真向外部(如:合作伙伴、政府等)传送的文件。5)会议记录:公司各种

5、会议记录经整理后的文件。会议记录不具有规范作用,会议中作出的决策,须由决策者单独发文才能生效。6)个人文件:以个人名义发文,内容只代表个人如:部门内下级向上级的请示、个人工作报告、投诉、举报等。4.4.受控文件和非受控文件受控文件指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件.公司管理文件、技术标准、保密文件属于受控文件.受控文件加盖红色“受控文件”印章并注明分发号,便于追溯使用者受控文件印章图示如下:受控文件分发号:文件管理办法文件管理办法文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:3/11(不含附件和表格)4.5.保密文件和非保密文

6、件保密文件指由总经理或相关职能部门拟制、签发,其内容涉及公司机密的文件。保密文件分发前由发文部门加盖由总经理办公室统一管理的红色“密件印章,分发前标明分发号,便于追溯使用者。密件印章图示如下:5.文件排版要求5.1.页面设置密件分发号:纸张大小:纵向 A4(2027mm);行间距:。5 倍行距(除对外传真文件的刊头);字间距:标准间距;上页边距不得超过m,其它页边距与页眉页脚边界可根据需要灵活调节,以不影响整体美观为原则。5.2.文件格式管理文件首页按附录 2 格式,即本文件首页的格式。封面包括:必要的修订说明、文件名称、文件编号、版本号、页码,与其它页的差别是,页尾有制定、审核、批准的责任人

7、签署。管理文件正文按附录 3 格式,除了正文,还包括每页都有的信息:文件名、文件编号、生效日期、版本号、页码等。部门发文格式按附录 4 格式。1)第一页有刊头(文件上部信息栏),如果文件超过一页,从第二页开始无刊头,刊头包括:文件接收部门或个人(To:XXX)、发文部门(Fr:XXX)、主题(Su:)、发文日期(Dte:)、文件编号(:)、页数(Page:)。2)刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司。3)刊头与正文开头用直线隔开.4)如果总页数超过一页,则在每页右下角插入页码。5)签发人姓名、职位左对齐,签名距正文结尾两行。“对外传真文件格式按附录 5.1)第一页有刊头,如果文件超过一页

8、,从第二页开始无刊头;2)如果总页数超过一页,则在每页右下角插入页码;3)刊头与正文开头用一条直线隔开;文件管理办法文件管理办法文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:4/11(不含附件和表格)4)刊头右上角插入公司标志;5)签名左对齐,距正文结尾两行;6)发文部门写上各自部门的传真、电话、E-IL。“会议记录格式参考附录 6 格式。1)会议记录格式可根据具体需要灵活调节,附录为建议参考格式。2)第一页有刊头,如果文件超过一页,从第二页开始无刊头。3)刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司”.4)如果总页数超过一页,则在每页右下角插入页码;

9、“个人文件”格式根据个人需要自行选择文件格式,建议除无文件编号外,其余参考“部门发文”格式。文件表格格式要求:1)文件所附表格按职能部门统一编号;2)文件名称居中,用黑体 3 号字;3)公司 log在文件名称的右上方;4)“表格编号”在表格底部右下脚;5)表格右上角“:”用于记录该表格的使用流水号,是否需要编流水号以及流水号编排格式按需要由使用部门灵活规定。5.3.文件编号章程、手册、会议记录、对外传真、个人文件、签呈、信息交流表不进行文件编号程序类文件编号序号(由总经办统一编号)职能部门代码(按以下统一规定)程序类文件(Procedure 的缩写)/P/0011)公司代码:公司代码(按以下统

10、一规定)RB-日播总部 ZM至美公司Z-至信公司2)职能部门代码按英文大写缩写(含总经理、总监代码):a、GM总经理 VM副总经理b、MD制造总监 FD财务总监 D销售总监MK品牌企划总监 DD-设计总监文件管理办法文件管理办法文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:5/11(不含附件和表格)FA财务审计部 H人力资源部c、MO总经理办公室I电脑部 M商品部MK品牌企划部 办公事务部D直营部 PR公共关系部 R-设计部QM质量管理部公共资源部PL计划部 技术部C-品控部PU采购部d、办事处的职能部门代码以所在城市拼音缩写加“”表示(如“Z”表示

11、广州办事处).作业类编号序号(由总经办统一编号)职能部门代码/WI/00153.3 技术标准编号:RB00序号工艺类别作业类文件(Working Instruction的缩写)公司代码工艺类别:T-生产技术标准 QS质量标准 OS-其他标准公司代码“部门发文”编号序号年号职能部门代码/00/0011)序号按本年度发文顺序编写。2)职能部门代码按 5.3。22)规定编写。5.4.表格编号F序号职能部门代码表格(FORM)的第一个英文字母5.5.页码页码表示如下:文件管理办法文件管理办法文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:6/11(不含附件和表

12、格)/该文件的总页数5.6.文件版本号:当前页序号新发布为,第一次换版为 2,之后为、4,依此类推。5.7.“受控文件”分发号分发后的每份受控文件都有不同的分发号,便于分发后的追溯,分发号由总经办统一编制,统一备案。-序号A 表示总部,B 表示品牌公司,C 表示至美5.8.文件条款号以三位数字为限,若有更具体内容需区分,则以阿拉伯数字加单括号加以区分,再细分则以小写字母区分。5.9.字体、框线选用原则上,公司所有文件的正文均采用宋体小四号字,主标题和次标题均采用黑体小四号字,文件和表格刊头的公司名采用隶书小四号,其他位置按照如下规定字体,其余未规定的根据需要选择字体,以美观为原则。公司管理文件

13、1)首页刊头文件名用黑体三号字,刊头、刊尾其它用隶书小四号字,框线用 0。75 磅线条。2)首页开头的“文件修订说明”用黑体小四号字,必要时在关键词下加下划线。3)文件正文的页眉、页脚采用隶书小四号字,线条用 1 磅线条,正文标题、次标题用黑体小四号字,其余用楷体232 小四号字。部门发文1)刊头“上海日播服饰有限公司用隶书小四号,加下划线。2)刊头其余用小四号黑体字(不加粗),正文宋体小四号字,刊头与正文间用 1 磅线条隔开。对外传真文件:公司名称用加粗隶书小四号字加下划线,地址、电话、传真用楷体B22 小四号字,刊头其他部分以及正文用小四号黑体字,刊头与正文间用磅线条。会议记录:文件管理办

14、法文件管理办法文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:7/11(不含附件和表格)1)“会议记录”标题用倾斜黑体小四号字,“议题”用黑体小四号字,其余用楷体GB212 小四号字刊头与正文间用 1 磅线条。2)右上角的“上海日播服饰有限公司”用加粗楷体GB212 小三号字,加下划线。个人文件(参考):刊头用小四号黑体字,正文宋体小四号字,刊头与正文间用 1 磅线条隔开。表格:“上海日播服饰有限公司”标题用加粗隶书小四号字加下划线,“表格名”用加粗宋体三号字.表格框线根据需要设定,以总体协调美观为原则.5.10.流程图流程图形式按照公司指定模式,要求

15、用 VISIO 制作,流程图中各流程环节必须对应相应职能部门或岗位。流程图模式参考附录 2流程图模版流程图图记参考附录流程图参考图记。6.文件制定、审批、发布、修订及其管理6.1.管理文件的制定、审批、发布、修订及其管理的流程图,参阅附件6.2.文件的制定、审批程序管理文件的制定、会签:1)各职能部门按本规定格式要求起草,完成各部门主要职责范围内程序类文件、作业类文件初稿的编写,其他相关部门提供配合。2)初稿完成后应预先进行内部讨论,必要时文件拟制部门组织相关部门一起开会讨论.根据讨论意见修改后,部门负责人审核,再提交总经办组织会签。3)总经理办公室根据拟文部门的要求和文件内容,确定会签范围和

16、会签结果返回的时间。4)总经理办公室将文件标明“讨论稿”,连同文件会签表发至各相关部门,组织各相关部门进行会签,提出修改意见5)为提高会签速度,可将标明“讨论稿的文件将文件设为不可复制的保护文档以电子版本的形式,连同会签表同时发往各部门,同时会签,并在指定时间内收回会签结果。6)总经理办公室汇集各部门的会签意见,返还文件编写部门。7)文件编写部门根据会签中提出的问题作出修改,并负责解释所作出的修改,直至各方意见统一(第一轮会签后,为尽快使各方意见统一,文件编写部门可通过电话、邮件或其他方式文件管理办法文件管理办法文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:

17、1页码:8/11(不含附件和表格)与各持不同意见者逐条分别沟通,沟通意见写入相应部门会签表作为书面记录,必要时由总经办召集会议讨论,讨论结果写成会议记录)。8)若会签中一些问题通过总经办或其他沟通仍不能达到一致,则将会签意见汇总,提交总经理裁决。管理文件的审批1)会签通过后,总经理办公室提供文件编号及其所附表格编号,并核查文件格式是否按统一格式或要求,再由总经理办公室提交相应责任人审批.2)章程、手册类文件和所有程序类文件提交,草拟单位负责人审核,公司总经理(或其授权人)进行最后批准。3)作业类文件由草拟单位相应主管审核,相应职能部门负责人批准。如:质量标准由总经办主任批准,至美作业类类文件由

18、至美负责人批准,品牌公司作业类文件由品牌公司负责人批准。4)文件审批后由总经办专人以文本形式复制、分发,各相关部门具体实施.日常工作文件的制定和审批1)部门发文由各部门制定,部门负责人审核、批准并负责解释,其管理办法可参考“管理文件”,以保证发文的有效性及发文可操作性为原则。2)部门发文签名方可生效,授权人代签时,须在签名后加上“代字;3)对外传真文件由各相关部门拟制、签署、发送、存档并负责解释。拟制时注意措辞谦虚、礼貌,维护公司形象4)会议记录由会议主持人所在部门指定人员记录、整理、发放。6.3.文件的发放、修订、废止管理文件的发放1)批准后的管理文件原版由总经办存档、发放,并列入受控文件清

19、单。原版文件一律不得外借,防止丢失或损坏。2)按需要的份数印制,加盖红色“受控文件印章,标注分发号。每份文件都标有不同分发号,便于追溯使用者.公司内不得使用未加盖红色受控印章的文件及其复印件一经发现立即由文件管理人员收回销毁3)管理文件发放时,文件领用人应将会签文件讨论稿交回总经办,在 文件发放登记表 签名领取盖有受控印章和注有分发号的文件,文件发放登记表与文件原版同时存档。文件管理办法文件管理办法文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:9/11(不含附件和表格)4)管理文件发放时,各部门收回销毁。5)当需要使用文件的人未领到文件时,不得随意借

20、用其他人的文件来复印,应填写 文件补发审批单,经本部门负责人和文件管理部门负责人批准,再办理领用手续。6)若文件丢失、损毁,责任人需依照公司奖惩制度的相关规定接受处罚,由文件使用人按(6。15)条规定说明原因申请领补发.总经办文件管理人员重新编注分发号,同时在文件发放登记表上注明丢失文件的分发号作废。7)需临时借阅文件者,填写文件借阅申请单,统一向总经办借阅,经总经办负责人批准可借阅盖有红色受控印章及分发号的文件。借阅者应在指定日期内归还,否则由文件管理人员及时收回、销毁(只保存原版文件).8)各部门须有专人负责文件的收存、管理,编制本部门受控文件清单,及时传递文件。各部门发文管理人员名单在总

21、办备案,受控文件列入部门负责人离任交接项目.9)保密文件由指定专人接收、发放、更改控制和管理,由保密文件拟制责任人确定发放范围,原则上统一纳入总经办文件管理、备案,由特殊原因的必须报备保密文件目录。管理文件的修订、废止1)文件在具体实施过程中若需重新修订,由文件更改提出人或提出部门的负责人填写(打印)文件修订审批通知单,说明更改原因,必要时还应附有充分的证据.2)文件修订审批通知单由原文件编写部门负责人审核后,交总办组织会签、审批。批准后,按文件发放登记表的名单发放,作为原文件的补充文件3)经过多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。换版时由文件管理人员实施更改,在文件首页中说明所做的修改

22、,注明版本号和更改生效日期,并按文件发放登记表的名单发放换版后的文件,同时收回作废的旧文件。4)新版文件生效的同时,对应旧版文件自动作废,由总经办根据分发号在发放新文件时收回旧文件.5)作废文件的原版加盖“作废”印章,再存档 2 年后由总经办文件管理人员填写文件销毁申请单,总经办负责人批准后统一销毁,设为文档保护的电子版文件至少保存年才可填写文件销毁申请单,批准后才可删除。部门发文、对外传真文件、会议记录、个人文件的发放、修订、废止1)部门发文、对外传真文件、会议记录等文件的发放、修订、废止由责任部门各自负责.2)个人文件由当事人各自负责。文件管理办法文件管理办法文件编号:RB/P/GMO/0

23、1生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:10/11(不含附件和表格)3)已发文的部门发文如需修改,则重新发文,重新编号。4)如转发下属的个人文件,需有相应批复意见。文件的宣贯1)文件生效后,根据需要,草拟部门可以组织必要的培训会议进行宣贯,以增进理解。2)根据需要,总经办可以通过公司内部网站或宣传栏的形式进行宣贯.3)发放至各部门后的管理文件,要求部门内所有成员传阅,并在文件首页背面签名。6.4.文件编写注意事项文件下发前必须经过相应签署才生效,可以使用电子签名,但文件编写者不可擅自使用他人的电脑签名,否则后果自负。对其他管理文件中实用的办法可直接引用,但必须写明引用的文件

24、名、编号、版本号及引用条款,同时应注意受控文件中引用的其他文件也须纳入受控文件范围.手册和程序文件可不涉及具体的操作细节及技术问题,这些细节和技术问题可在支持性技术文件中进一步具体化。对需要保密的内容可在下一层文件中引出。内容涉及多个部门,且具有长期约束力的规定和要求,原则上不得以部门发文的形式发文,必须补充纳入或重新制定相应管理文件如果急需发文而来不及制定相应管理文件,可暂时以部门发文的形式通知相关部门,事后再制定或补充相应归口文件。本办法解释权归总经办,所发生的记录均保存二年7.支持文件:7.1.奖惩制度8.附录附录 1:文件管理流程图附录 2:流程图模版附录 2:流程图图记标准附录 3:

25、管理文件首页格式附录 4:管理文件正文格式附录 5:技术标准封面格式附录 6:技术标准正文格式附录 7:部门发文格式附录 8:对外传真文件格式文件管理办法文件管理办法文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:11/11(不含附件和表格)附录:会议记录参考格式9.记录表格GM001签呈G002信息交流单GM003 文件会签表GM-004文件发放登记表GM05文件补发审批表M-00文件借阅申请单G-0文件修订审批通知单M-08文件销毁申请单M-009受控文件清单0文件分发号清单GM-009表格清单附录二附录一流流 程程图图参参考考图图 记记记记号号过

26、程编编号号1234意意义义一般流程线带方向的流程线交叉流程线过程符号中输入具体的动作,表示作业或处理过程。端子(部门、场所或终端)符号中输入流程的开始、结束或流程中涉及的部门、场所。多文件5端子文件文件、表格符号中输入文件名或表格名(可用简称),文件符号不会单独存在,一定依附在某一过程上。判断在符号中输入判断条件(如合格与否、批准与否等),判断几个路径中决定选择那一条路径。连接在符号中输入其他流程或循环的名称,表示连接其他流程(或循环)的出口或入口。存档符号中输入“存档”字样,代表文件、表格等归档或保存。电脑存档符号中输入“磁盘”、“光盘字样或系统软件名称,表示文件或数据存入磁盘或电脑系统。省

27、略符号中输入“省略”字样,代表以下流程图省略。7Y or N判断Y or N8连接9存档电脑存档省略11112转下页承前页换页符号中输入“转下页或“承前页,代表流程图未完换页附录 3文件管理办法文件管理办法文件修订说明:(需要时增加此项内容)文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:1/11(不含附件和表格)(修订原因、主要变更内容等).1、目的:(制定文件目的)。2、适用范围:(文件内容涉及的范围)。3、职责:(所规定活动主要责任部门及配合部门或人员的职责)。4、定义:(必要时增加此项内容)给出特定名词的定义。5、标题5.1 次标题.1文件规定

28、活动的详细内容。按活动的逻辑顺序描述活动的细节(可画出程序流程图作为附加说明.1)。2)、编制审核批准文件管理办法文件管理办法。文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:2/11(不含附件和表格)编制审核批准附录 4文件编号:RB/P/GMO/01生效日期:2007 年 03 月 20 日版本号:1页码:1/11(不含附件和表格)文件管理办法文件管理办法X。X。X文件规定活动的详细内容.按活动的逻辑顺序描述活动的细节(可画出程序流程图作为附加说明。)。2)a、。)6、7、本文件解释权归 X部门。支持性文件:7。1XXXXXXX。2XXXXX8、记

29、录、表格:8。XXXXX。2XXXXXXX9、附录:9。XX流程图。2XXXXXXX附录 5上海日播服饰有限公司企业内部标准标题:X X X X X X编号:类别:质量标准,生产工艺 ,其他状 态 号:页数:(不包括此页和附录)生效日期拟制日期审核日期批准日期受控印章:上海日播服饰有限公司技术标准文件编号:生效日期:状 态号:页码:X/X(文件名)(正文)附录 5拟制审核批准签签呈呈呈签部门呈签部门:呈签主题内容呈签人日期:呈签部门主管意见:负责人签名:会部:负责人签名:会部:负责人签名:核准:负责人签名:备注:内容不够可以另外附页.表格号:表格号:F FGMOGMO001001信 息交 流

30、单:发出单位发出人接受单位接受人要求回复时间事件描述:回复意见:表格编号:表格编号:GMGM0202To:Cc:r:Sb:(主题)te:2731:GM20070Pe:(包括此页)(正文结尾)(签发人姓名/签署)(职位)1上海日播服饰有限公司地址:上海市松江区中山街道茸阳路X XT T:(接收方(接收方)98 号F FX:X:(接受方传真)(接受方传真)电话:ATTN:(ATTN:(接受人接受人)传真:E-MAIL TEL TEL:(接受方电话)(接受方电话)FRFRM:M:(发送人)(发送人)DATE:DATE:(发送日期(发送日期)SUB:SUB:(主题(主题)(正文)(正文)(发送部门负责

31、人姓名签署)(职位)1附录 6会议记录会议记录议议题题:会议时间会议时间:会议地点会议地点:主主 持持人人:记记录:录:参加人员:参加人员:抄抄送送:会会议议内内容容文文件件会会 签签表表请于前返回总经办文 件 名 称起 草 部门会签部门负责人签名:负责人编号会 签 部 门对文件意见:表格编号:GMO-01文 件 补 发 审批单:文件名文件编号领用部门申请补发原因:申请人:日期:部门领导意见:部门负责人:日期:文件管理部门意见:文件管理部门负责人:日期:遗失、破损文件的分发号码:备注其他事项:表格编号:GM002补发文件的分发号码:文文 件件 发发 放放登登 记记文件名:会议管理制度序号235

32、6收文部门分发号编号:RB/P/GM/02签收人时间版本号:备注:7890111231413表格号:FMO0文文件件借借 阅阅 申申 请请 单单文件名文件编号借阅时间借阅部门版本号:年月日 至年月日归还日期借阅原因:申请人:日期:文件管理部门意见:文件管理部门负责人:日期:表格编号:FGMO04文文件件 借借 阅阅申申请请 单单:文件名文件编号借阅时间借阅部门版本号年月日 至年月日归还日期借阅原因:申请人:日期:文件管理部门意见:文件管理部门负责人:日期:表格编号:FMO-04文文 件件 修修 订订审审 批批 通通 知知 单单:第次更更改文件名称修改次数改文件版申请更文件编号本号改部门申请更改

33、原因:申请人:日期:更改前内容更改后内容(可另附页)更改人:日期:会签部门:负责人:日期:会签部门:负责人:日期:会签部门:负责人:日期:批准:批准人:日期:表格编号:FGO00文文件件 销销毁毁 申申 请请 单单:序号12345678销毁文件名称编号版本号分发号销毁日期备注1111213141申请销毁原因:申请人/日期:销毁审批意见:批准人日期:表格编号:FGMO06受受控控文文 件件 清清单单:序号1235678101213141516171819021232426编号文件名文件类别签发者82930313333536表格编号:-GM07文文件件 分分发发 号号清清 单单序号12348910111213:序收文人或部门分发号收文人或部门分发号号0212223425227823031314516118133435337表格编号:FGMO08表表 格格 清清 单单:序号124579101表格号表格名序号202222324252627293031表格号表格名1141617183233435337表格编号:F-MO9

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