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1、合同纠纷管理制度合同纠纷管理制度第第 1 1 章章总则总则第 1 条 目的为规范采购合同纠纷管理工作，使采购合同纠纷的处理有章可循，提升采购管理工作水平，减少并防止采购活动中造成的损失，特制定本制度。第 2 条 适用范围本制度适用于采购合同违约而引起的纠纷处理。第 3 条 管理职责1.总经理、采购总监负责采购合同纠纷处理工作的审核与决策。2.采购部负责采购合同纠纷的原因分析、处理方案制定及实施。3.法务部负责为采购合同纠纷提出合理化建议，并负责所有相关法律事项的处理。第第 2 2 章章 合同纠纷界定及处理流程合同纠纷界定及处理流程第 4 条 合同纠纷范围本制度所称采购合同纠纷主要包括以下五种情
2、况。1.货款支付不及时引起的纠纷。2.供应商没有按时交货引起的纠纷。3.物资质量不合格引起的纠纷。4.一方违反保密协议引起的纠纷。5.由于不可抗力造成了损失而引起的纠纷。第 5 条 纠纷处理措施制定1.采购人员发现供应商违约行为或接到供应商违约通知后，应立即向采购经理汇报，并进行原因调查。2.确认纠纷情况和违约行为后，采购部应制定相应的处理方案交采购总监审批。3.经采购总监批准后，采购人员实施处理措施。4.对于因双方争议而无法实施处理措施的情况，采购部应立即通知法务部进行协助处理。5.采购部会同法务部共同制定采购合同纠纷的法律处理措施，并提交采购总监、总经理审批，审批通过后执行。第 6 条 实
3、施纠纷处理1.因合同具体条款的解释或合同履行产生争议时，应首先通过友好协商解决，友好协商期限为 25 天。2.如协商不能解决时，合同的任何一方可将争议提交本地仲裁委员会，并由该委员会依照相关仲裁规则进行仲裁。3.进行仲裁期间，除争议事项外，采购人员应通过洽谈等方式督促双方继续履行各自本合同中规定的义务和权利，确保损失的最小化和权益的最大化。4.根据仲裁的结果判断本公司的合法权益是否得到有效维护，如否，可在考虑机会成本较低的情况下向人民法院提起诉讼，以维护我方的合法权益。第第 3 3 章章 各类纠纷处理措施各类纠纷处理措施第 7 条 货款支付不及时处理1.逾期未付的表现:在接到供应商的逾期未付款
4、通知后，采购部人员应立即查阅采购合同条款，确认超过付款期限后向财务部汇报，并证实未付货款。2.货款支付不及时的处理措施如下。(1)若查明原因为商业汇款延误的，应由采购部人员立即与供应商进行沟通，并向其出示汇款凭证。(2)若确认为逾期未付款项的，则应按照合同条款偿付对方相应违约金。第 8 条 未按时交货的纠纷处理在合同约定收货日的 24 时之前，没有收到供货方的相关货物到达信息，即视为没有按时交货。这种情况的处理应按照以下四点要求来进行。1.供应商应从最迟交货日的次日起，每逾 1 日，按逾期交货价款总值的 5计算逾期交货违约金，且供应商所支付逾期交货违约金应不超过采购合同总金额的 10%。2.若
5、在规定的交货日期后 10 日内仍未接收到货物，则视为发货方不能交货，本公司有权要求发货方赔付全部货款 10%的违约金。3.支付逾期交货违约金并不免除供货方交货的责任及合同所规定的其他各项义务。4.供应商应承担由于交货不及时导致我方人员滞留在交货地点的一切费用。第 9 条 质量不合格的纠纷处理1.质量不合格的认定。(1)在质量保证期内，采购物资存在规格、型号等与合同不符或证实物资有缺陷(包括潜在的缺陷或不符合质量标准的部件等)，均认定为质量不合格。(2)供应商在收到本公司要求更换有缺陷物料的通知后 10 日内或在签署货损证明后 15日内，没有补足或更换设备或交货仍不符合要求，也视为质量不合格。2
6、.质量不合格的处理措施如下图所示。退货退货 供应商应将实际发生货款退还本公司，并承担由此发生的一切损失和费用折扣折扣 根据物料低劣程度、损坏程度以及造成损失的金额，通过协商，降低供应商物资的供货价格，给予本公司一定的折扣 在质量保证期内更换部件、修补缺陷，即要求供应商用符合规格、更换更换质量、性能要求的新部件、零件或设备更换有缺陷的部分和修补缺陷部分，供应商需承担一切费用和风险，同时应相应延长质量保证质量不合格的处理措施示意图质量不合格的处理措施示意图第 10 条违反保密义务的纠纷处理承担保密义务的一方，在双方约定的范围和时间内没有履行采购合同中所列的保密条款，由于故意或过失的原因导致相关秘密
7、事项的泄露，均视为违反保密义务。如果发生违反保密义务的纠纷，应采取以下处理措施。1机密泄露给权利方带来直接损失或可衡量的间接损失时，义务承担方应向权利方支付相应损失 3 倍的赔偿金，并立即采取措施停止对权利方的继续侵害。2义务承担方应及时对泄密人员进行内部纪律处分，并将处分情况及时告知权利方。第 11 条不可抗力造成的纠纷处理1采购合同中的不可抗力是指本合同生效后，发生不能预见并且对其发生和后果不能防止或避免的事件，具体包括以下三类内容。（1）自然灾害，包括地震、台风、水灾等。（2）人为因素，包括火灾、战争等。（3）其他不可预见且不可避免的事故。2对不可抗力引发的纠纷的处理措施如下。（1）发生不可抗力的一方应立即通知对方，并在 15 日内提供不可抗力的详情及有关证明文件。（2）发生不可抗力事件时，合同双方应通过协商的途径制定合理的解决方案，并尽一切努力减轻不可抗力产生的后果。（3）不可抗力事件持续达到 15 日时，合同双方应尽快协商解决本合同是否继续执行或终止的问题。第第 4 4 章章附则附则第 12 条本制度由采购部与法务部共同制定，经采购总监审批后生效。第 13 条本制度自年月日起实施。