Word高级排版技巧.pdf

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1、 Word高级排版技巧 一、使用样式统一文档风格 1.1 样式的作用 样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当应用样式时，可以在一个简单的任务中应用一组格式。例如，无需采用三个独立的步骤来将标题样式定为 16 pt、Arial 字体、居中对齐，只需应用“标题”样式即可获得相同效果。用户可以创建或应用下列类型的样式：段落样式控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。字符样式影响段落内选定文字的外观，例如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。表格样式可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。列表样式可为列表应用相似

2、的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。1.2 使用样式的关键操作 对文字应用不同的样式 如果要改变文字的样式，可应用已有的样式，又称为内置样式。如果找不到具有所需特征的样式，可以创建新的样式，然后再应用。修改样式 若要快速的更改具有特定样式的所有文本，可以重新定义样式。例如，如果主标题是 14 磅、Arial 字体、左对齐并且加粗，但您后来决定将其改为 16 磅、Arial Narrow 字体并且居中，那么您不必重新设置文档中每一个主标题的格式，而只需改变对应样式的属性就可以了。请注意，如果改变了文档中基准样式的某项格式设置，文档中基于此基准样式的所有样式都将反映出这种修改。也可让 Micr

3、osoft Word 自动修改样式，即由 Word 检测是否更改了包含样式的文本的格式，如有改动，则自动更新此样式。Word 自动更新样式时，所有具有此样式的文本的格式都将更新，以便与您对文本格式所做的改动保持一致。建议应用过样式的用户使用自动更新样式。指定后续段落的样式，将使新产生的段落继承上一段落的样式。制定段落的大纲级别将有助于使用文档结构图、大纲视图，生成文档目录。使用“样式库”预览和应用不同的样式 如果要应用来自其他模板 的样式，您可以使用“样式库”来查看整篇文档的效果。然后，您可以根据需要，直接从样式库中应用样式。您也可以查看显示选定模板中的样式的示例文档，或者查看模板中使用的样式

4、的列表。将样式保存在自定义模版中 任何 Microsoft Word 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如，自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式。共用模板包括 Normal 模板，所含设置适用于所有文档。文档模板（例如“模板”对话框中的备忘录和传真模板）所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。二、查找与替换的高级功能 使用 Microsoft Word 可以查找和替换文字、格式、段落标记、分页符和其他项目。可以使用通配符和代码来扩展搜索。2.1 使用通配符查找和替换 例如，可用星号(*)通配符搜索字符串（使用“s*d”将找到“sad”

5、和“started”）。选中“使用通配符”复选框后，Word 只查找与指定文本精确匹配的文本（请注意，“区分大小写”和“全字匹配”复选框会变灰而不可用，表明这些选项已自动选中，您不能关闭这些选项）。要查找已被定义为通配符的字符，请在该字符前键入反斜扛()，例如，要查找问号，可键入“？”。要查找和替换的项目的通配符 如果要查找 操作 举例 任意单个字符 键入?例如，s?t 可查找“sat”和“set”。任意字符串 键入*例如，s*d 可查找“sad”和“started”。单词的开头 键入 例如，例如，(in)查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。指定字符之一 键入

6、例如，wion 查找“win”和“won”。指定范围内任意单个字符 键入-例如，r-tight 查找“right”和“sight”。必须用升序来表示该范围。中括号内指定字符范围以外的任意单个字符 键入!x-z 例如，t!a-mck 查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。n 个重复的前一字符或表达式 键入 n 例如，fe2d 查找“feed”，但不查找“fed”。至少 n 个前一字符或表达式 键入 n,例如，fe1,d 查找“fed”和“feed”。n 到 m 个前一字符或表达式 键入 n,m 例如，101,3 查找“10”、“100”和“1000”。一个以上的前一

7、字符或表达式 键入 例如，lot 查找“lot”和“loot”。注释 可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序，例如，可以通过键入“”来查找“presorted”和“prevented”。可使用 n 通配符搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式，例如，在“查找内容”框键入“(Newton)(Christie)”，在“替换为”框键入“21”，Word 将找到“Newton Christie”并将其替换为“Christie Newton”。2.2 使用代码查找和替换 可以在“查找内容”或“替换为”框中使用的代码 段落标记()键入 p（选中“使用通配符”复选框时在“查找内容”框中无效

8、）或键入 13 制表符()键入 t 或键入 9 ASCII 字符 键入 nnn，其中 nnn 是字符代码 ANSI character 键入 0nnn，其中 nnn 是字符代码 长划线()键入+短划线()键入=脱字号 键入 手动换行符()键入 l 或键入 11 分栏符 键入 n 或键入 14 分页符或分节符 键入 12（替换时，插入分页符）手动分页符 键入 m（当选中“使用通配符”复选框时，还将查找或替换分节符）不间断空格()键入 s 不间断连字符()键入 可选连字符()键入-只能在“查找内容”框中使用的代码（选中“使用通配符”复选框时）图片或图形（仅嵌入）键入 g 只能在“查找内容”框中使用

9、的代码（清除“使用通配符”复选框时）任意字符 键入?任意数字 键入#任意字 键入$Unicode 字符 键入 Unnnn，其中“nnnn”是字符代码 图片或图形（仅嵌入）键入 1 脚注标记 键入 f 或键入 2 尾注标记 键入 e 域 键入 d 正在打开域大括号（当域代码可见时）键入 19 正在关闭域大括号（当域代码可见时）键入 21 批注 键入 a 或键入 5 分节符 键入 b 全角空格(Unicode)键入 u8195 半角空格(Unicode)键入 u8194 白色空格 键入 w（可以是常规空格、不间断空格以及制表符的任意组合）注释 如果包含可选连字符代码，Word 只会找到在指定位置带

10、有可选连字符的文字。如果省略可选连字符代码，Word 将找到所有匹配的文字，包括带有可选连字符的文字。如果要查找域，必须显示域代码。若要在显示域代码和域结果之间切换，请单击该域，然后按 Shift+F9。若要显示或隐藏文档中所有域的域代码，请按 Alt+F9。在查找图形时，Word 只查找嵌入图形，而不能查找浮动图形。在默认情况下，Word 将导入的图形作为嵌入图形插入，但是可以将浮动图形转换为嵌入图形。如要查找使用 Unicode 值的字符，请选择“区分大小写”复选框。如果清除“区分大小写”复选框，Word 将搜索该值指定的所有大写字符和小写字符的实例。三、自动添加文字 3.1 自动图文集

11、若要存储和快速插入文字、图形和其他经常使用的对象，可以使用自动图文集。Microsoft Word 自带一些内置的自动图文集词条，例如用于信函的称呼和结束语，并且可以自己创建自动图文集词条。例如，如果在每月的报告中使用相同的长篇幅的声明，且不希望每个月重新键入该声明，可以创建该声明的自动图文集词条。插入自动图文集词条 可以使用自动图文集功能插入自动图文集词条。当您在文档中键入某词条名称开头的几个字母时，Word 将显示屏幕提示，此时您可以插入该词条或忽略该提示。词条分被分为不同的类别，例如在“自动图文集”工具栏和“自动图文集”菜单上的“结束语”或“称呼”。创建自动图文集词条时，词条会自动链接到

12、词条用于创建该词条的文字或图片的段落样式。3.2 自动更正 若要自动检测和更正键入错误、错误拼写的单词和不正确的大写，可以使用“自动更正”。例如，如果键入“teh”和一个空格，“自动更正”将键入的内容替换为“the”。如果键入“This is theh ouse”和一个空格，“自动更正”将键入的内容替换为“This is the house”。也可使用“自动更正”快速插入在内置“自动更正”词条中列出的符号。例如，键入“(c)”插入。如果内置词条列表不包含所需的更正内容，可以添加词条。3.3 自动设置格式 通过使用“自动套用格式”，您可以对文字快速应用标题、项目符号和编号列表、边框、数字、符号以

13、及分数等格式。Microsoft Word 还可以：自动将 Internet、网络和电子邮件地址设置为超链接。将括在星号(*)或下划线(_)中的文字更改为加粗或倾斜。将两个连字符(-)替换为长划线()。可以在键入的同时或编写完文档后，自动设置文档格式。对于这两种方法，您都可以控制 Word 进行的 自动更改，还也可以关闭自动格式设置功能。Word 会分析文档的每个段落，确定它在文档中的作用（例如，是标题还是编号列表中的一项），然后对该内容应用适当的样式。3.4 域 域相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签中的占位符。Microsoft Word 会在您使用一些特定命令时插

14、入域，如“插入”菜单上的“日期和时间”命令。您也可使用“插入”菜单上的“域”命令手动插入域。3.4.1 域的一般用法 可以在任何需要的地方插入域：显示文档信息，如作者姓名、文件大小或页数等。若要显示这些信息，请使用 AUTHOR、FILESIZE、NUMPAGES 或 DOCPROPERTY 域。进行加、减或其他计算。请使用=(Formula)域进行该操作。在合并邮件时与文档协同工作。例如，插入 ASK 和 FILLIN 域可在 Word 将每条数据记录与主文档合并时显示提示信息。在其他情况下，使用 Word 提供的命令和选项可更方便地添加所需信息。例如，可使用 HYPERLINK 域插入超链

15、接。但使用“插入”菜单上的“超链接”命令更加方便。3.4.2 域代码和域结果 域代码位于花括号或大括号()中，域类似于 Microsoft Excel 中的公式，域代码类似于公式；域结果类似于公式产生的值。可在文档中切换显示域代码及其结果。仅通过键入键盘上的字符无法插入域的花括号。但可使用快捷键 Ctrl+F9 来插入。3.4.3 域开关 域开关是特殊的指令，在域中可引发特定的操作。例如，在域中插入*Caps 开关，可使域结果中所有单词的首字母大写。3.4.5 域示例：公式域 EQ Instructions 生成数学公式。建议使用“公式编辑器”程序来创建公式。如果没有安装“公式编辑器”或者想要

16、编写行内公式，可使用 EQ 域。不能解除 EQ 域的链接。如果双击 EQ 域，Word 将此域转换为嵌入“公式编辑器”对象。数组开关a()按行顺序将数组元素排列为多列。可用下列选项修改 a 开关。al 列内左对齐。ac 列内居中对齐。ar 列内右对齐。con 元素排成 n 列（默认值为 1）。vsn 行间增加 n 磅的垂直间距。hsn 列间增加 n 磅的水平间距。示例 EQ a al co2 vs3 hs3(Axy,Bxy,A,B)显示如下：Axy Bxy A B 括号：b()用大小适当的括号括住元素。默认括号为圆括号。位移：d()控制 EQ 域之后下一个字符的位置。可用下列选项修改 d 开关

17、。注意空圆括号只跟在指令最后一个选项后面。分数：f(,)创建分数，分子分母分别在分数线上下居中。如果系统中使用逗号作为小数点，请用分号(;)分隔两 个元素。积分：i(,)使用指定的符号或默认符号及三个元素创建积分。第一个元素是积分下限，第二个是上限，第三个是积分表达式。列表：l()使用任意个数的元素组成列表，以逗号或分号分隔，这样就可以将多个元素指定为一个元素。重叠：o()将每个后续元素置于前一个元素之上。元素数目不限。元素之间以逗号隔开。每个字符打印于不可见的字符框中。选项用于对齐各个字符框。根号：r(,)使用一个或两个元素绘制根号。示例 EQ r(3,x)为3x。上标或下标：s()将元素放

18、置为上标或下标字符。每个 s 代码可有一个或多个元素，以逗号隔开。如果指定多个元素，则元素将堆叠起来并且左对齐。框：x()创建元素边框。如果不带选项，则此代码在元素四周绘制一个方框。可以使用下列选项来修改 x 开关。to 在元素的上面绘制一个边框。bo 在元素的下面绘制一个边框。le 在元素的左面绘制一个边框。ri 在元素的右面绘制一个边框。示例 EQ x to bo(5)显示 5 。四、共享信息 4.1 修订和批注 为了便于联机审阅，Microsoft Word 允许在文档中快速创建和查看修订和批注。为了保留文档的版式，Word 在文档的文本中显示一些标记元素，而其他元素则显示在页边距上的批

19、注框中。启用修订功能时，您或其他审阅者的每一次插入、删除或是格式更改都会被标记出来。当您查看修订时，您可以接受或拒绝每处更改。4.2 比较和合并文档 使用比较和合并功能来比较任意两篇文档时，Microsoft Word 以修订的形式显示其差别。协作处理文档 如果多名审阅者在原始文档的不同副本中返回修订和批注，您可以将他们所做的所有修订合并到一个单独的文档中，然后从该文档审阅每一处修订。将文档送交审阅后，可以继续对其进行编辑；Word 将同时显示您添加的内容和审阅者所做的修订。审阅者最好启用“修订”（“工具”菜单）功能来编辑文档，但如果未启用该功能，Word 会检测并显示所做的修订。并排比较文档

20、 过去，不可避免要查看同一文档中多位用户进行的更改，但现在，您可以使用新方法来比较文档。通过并排比较文档，您可以确定两个文档间的差别，而不用在一个文档中合并多位用户的更改。您可以同时在这两个文当中滚动浏览内容，以便确定它们之间的差别。使用合并命令可以指定基准文档 选择某个文档与已经打开的文档进行比较时，可使用三个合并命令之一来指定做为比较基准的文档。文档间的差别将在基准文档中以修订来显示。1.合并 对已打开文档所做的更改将在“比较并合并文档”对话框中选定的文档中显示为修订。2.合并至当前文档中 对“比较并合并文档”对话框中选定文档（蓝色）所做的更改在已打开文档中显 示为修订。3.合并至新文档中 对两个文档所做的更改将合并到新建的第三个文档中，二者的差别显示为修订。4.使用“精确比较”选项进行比较 使用“精确比较”选项时，Word 将显示新建的第三个文档，在这个文档中将接受基准文档中所做的修订，所选文档中所做的更改将显示为修订。不对被比较的文档进行更改。Love is not a maybe thing.You know when you love someone.