档案管理办法修改稿.pdf

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1、山东省治淮东调南下续建工程 档案管理办法（试行）第一章 总 则 第一条 为了切实做好山东省治淮东调南下续建工程档案管理工作，实现档案工作科学化、标准化、规范化，积极保护和有效利用档案信息资源，为工程建设和管理服务，根据 中华人民共和国档案法、水利工程建设项目档案管理规定，结合工程建设管理实际，制定本办法。第二条 工程档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成使用全过程中形成的，包括从项目提出、可行性研究、评估、立项、决策、计划、勘测、设计、招（投）标、施工、监理、质量检测与监督、建设管理到竣工验收、运行（试）、维护等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 工程档案

2、是工程建设全过程的真实记录，是工程建设管理工作的重要组成部分。按照统一领导、统一管理的原则，管理好档案资料，确保档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。各级建管机构及勘察设计、招标代理、施工、设备制造、监理等参建单位必须加强对档案工作的领导，将其纳入项目管理工作的全过程，纳入目标管理岗位责任制，在工程建设与管理中要划出档案工作专项经费，以保障档案工作的正常开展。第四条 档案工作应采用现代化管理方法，各级建管单位应按照全国档案信息化建设实施纲要和山东省档案信息化建设实施方案的要求，充分利用新技术，开展本工程档案数字化工作，建立档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平。努力实现“一流

3、工程，一流档案”的目标。第二章 档案管理机构及其职责 第五条 各级工程建管及参建单位必须建立健全档案管理机构，确定分管档案工作的负责人，设立档案室，落实档案专（兼）职人员及岗位职责。各级专(兼)职档案人员应自觉接受上(同)级档案管理部门的业务指导，参加业务培训，建设部门应积极配合档案管理部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同做好本单位和所承担工程项目的档案工作。第六条 省建管局对工程档案管理负全责，其档案管理部门的主要职责为：（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全工程档案管理办法和档案工作规章制度并组织实施，推行档案管理工作的标准化、规范化、现代化。（二）负责组织、协调、督

4、促、指导、检查各参建单位和各级建管单位档案工作及本单位各部门档案的收集、整理、归档工作，加强归档前文件材料的管理工作。档案管理人员会同工程技术人员对文件材料的归档情况进行定期检查，实行动态跟踪管理，审核验收归档案卷。（三）集中统一管理省建管局负责直接建设管理工程全部档案资料。实行文档一体化管理。编制档案分类大纲、保管期限表及检索工具，做好档案的接收、移交、保管、统计、鉴定、利用等工作，为工程建设管理提供服务。第七条 各级建管单位档案管理部门的主要职责为：（一）对省建管局负责。集中统一管理本建管单位负责建设管理工程的全部档案资料。（二）负责督促、指导、检查所属工程建设管理项目档案的收集、整理、归

5、档工作。（三）按有关规定向省建管局上报本单位室藏档案的案卷目录、卷内目录、纸质档案和相应光（软）盘。第八条 参建单位应采取有效措施，确保所建项目整个过程各种载体、全部档案资料的动态跟踪管理。技术负责人应对工程档案内容及质量负责。并在提出工程项目预付款申请及分部、单位工程验收申请时，同时上报已有档案案卷目录、卷内目录及档案资料和相应光（软）盘。（一）勘测设计单位应根据有关要求分项目按设计阶段，对应归档的勘测设计材料原件进行收集、整理和立卷，按规定移交省建管局。（二）施工及设备制造承包单位负责所承担工程文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。应加强归档前档案资料的管理工作，严格登记，妥善保管，会同工

6、程技术人员定期检查文件材料的整理情况，及时送交相应监理单位签署审核与鉴定意见。（三）监理单位负责对工程建设中形成的监理文件材料进行收集、整理、立卷和归档工作；督促、检查施工承包单位档案资料的整理工作，对施工档案资料及时签署审核与鉴定意见。总包单位对各分包单位提交的归档资料负有汇总责任，监理工程师对施工单位提交的归档资料应履行审核、签署手续，并由监理单位向建管局提交审核工程档案内容与整理质量情况的专题报告。（四）省建管局委托的代理机构应对其在本业务中所产生的全部文件材料负责，按本办法对应归档的文件材料进行收集、整理立卷，按规定移交省建管局。第九条 各有关单位应建立健全工程档案管理制度，并填报附件

7、1 与附件 2 的有关内容，于机构成立或签订承包合同后15 日内上报省建管局。第三章 档案资料管理 第十条 实行文件形成单位立卷制度。按照国家和省档案行政管理部门的规定，应当立卷归档的材料由其形成单位的文书、业务部门收集齐全，并整理、立卷，定期交本单位档案管理部门；参建单位在工程建设管理中所形成的全部档案资料，应按本办法收集、整理、立卷和归档，移交省建管局档案管理部门集中管理；任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档、上报。第十一条 工程档案工作与工程建设实行“四同步，一超前”管理。即从工程建设项目论证时，要同步进行文件材料的收集、积累和整理工作；招投标、签订勘测、设计、施工、监理等合同（协议）时

8、，应设置专门条款，对档案的载体形式、质量、份数、移交工作提出明确要求；支付工程预付款及结算、检查工程进度与质量时，要同时检查档案的收集、整理情况；成果评审、鉴定和工程质量评定时，要同时审查档案的完整、准确、系统及案卷质量是否符合要求；单位工程（含阶段验收）完（竣）工验收前，首先对档案进行验收,并做出相应的鉴定评语。第十二条 实行档案评比及验收等级评定制度。档案验收等级作为工程质量等级评定的重要依据，优良工程的档案质量等级必须达到优良。档案资料质量（特别是竣工图）达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，不得进行工程验收。评定标准见附件3。第十三条 水利工程档案的质量是衡量工程勘测、设计、咨询、

9、招投标、施工、监理等工作质量的重要依据。应将其纳入工程质量的管理内容。档案达不到规定要求的，不得进行鉴定或通过验收。在规定期限内未完成归档任务的，不得评为优质工程。省建管局对最终档案资料验收不合格的单位，不返还质量保证金。对于归档质量优良、档案的综合管理及单项管理成绩突出的有关单位或个人，可给予适当奖励（具体奖励办法另行制定）。第十四条 为了加强档案利用与管理，档案管理部门要完善利用手段与措施，编制各种检索工具，积极主动为建设管理提供服务，充分发挥档案资料的作用；应制定档案借阅与利用等管理制度。凡属密级档案（含秘密、机密、绝密），必须按国家保密法规管理，根据利用范围，做好保密工作；对已超过保管

10、期限的工程档案，应按水利部科学技术档案管理暂行规定进行鉴定、销毁。第十五条 各级建管机构应配置适宜安全保存档案资料的专用装具，并配备适应档案现代化管理的技术设备。第四章 归档范围与要求 第十六条 档案资料必须完整、准确、系统。文书档案与工程档案分类清楚，组卷合理。为保证工程档案的齐全完整，与工程项目密切的管理性文件应复制与相关的工程文件一并组卷。所有归档材料应是原件，双面用纸（特殊情况除外），要做到数据真实一致，字迹清楚、图面整洁，签字手续完备；案卷线装（去掉金属物），结实美观；图片、照片等要附以有关情况说明。卷内目录、备考表一律采用计算机打印。文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不应用

11、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、铅笔书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）、复写以及热敏纸等。工程档案资料立卷及整编要求见附件4。第十七条 勘测设计、招投标、施工、设备生产、监理及建设管理单位归档范围分别见附件 5、6、7、8、9、10、11、12、13、14。保管期限见附件 15。第十八条 竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到准确、清楚，真实反映工程竣工时的实际情况。建管局应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程为单位编制竣工图。竣工图必须由施工单位在图标上方加盖竣工图章图式见附件16（3），有关单位和责任人应严格履行签字手续，不得代签；每套竣工图应附编制说明、鉴定意见和

12、目录，施工单位应按以下要求编制竣工图：（一）按图施工没有变动的，在施工图上直接加盖并签署竣工图章。（二）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章。（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变、或图面变更超过 1/3，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”图式见附件 16（4）。第十九条 反映建设项目过程的照片（含底片）、胶片、录音、录像等磁性载体材料，是工程档案的重要内容，应按其种

13、类分别整理、立卷、制作成光盘，并对每个画面附以详细的语言或文字说明。对隐蔽工程、工程关键部位的施工，尤其对重大事件、事故，必须有完整的文字和声像材料。有关单位特别是施工、监理、建设单位从建设初期就应指定专人负责，认真做好记录并随时加以整理、注释。其中投资在 50100 万元及 100 万以上的工程，各参建单位应提供 1520 分钟或不少于 30 分钟能够反映项目建设全过程经过编辑（剪辑、配音、编写字幕）后的摄像资料，按规定移交省建管局。第二十条 电子文件应与纸质文件同时归档，其内容应保持一致。归档文件的原件（已签字、签章）先扫描后装订。对扫描的文档用 Adobe Acrobat Standar

14、d 处理，形成 PDF格式文件；图纸采用 CAD 格式，一并刻录在光盘上，内容应被计算机识别、处理。每份电子档案都应附有标签，注明档号、标题、编制单位、编制时间等。第二十一条 归档套（份）数 勘测设计、施工、设备制造、监理、委托代理、质量监督与检测等归档单位所提交的各种载体的档案应不少于三套。其中正本（原件）报省建管局一套，涉及的各级建管单位副本各一套。只有一份原件时，原件由产权单位保存，多家产权的由投资多的一方保管原件，其他单位保管复印件。第五章 档案资料验收与移交 第二十二条 水利工程档案验收，是工程竣工验收的重要组成部分。各类归档案卷(竣工验收会议除外)及工程录像资料应作为工程验收的有机

15、部分置于竣工验收会议现场接受审查。各单位（阶段）工程项目由组织工程验收单位的档案人员参加，并写出包括评定等级在内的档案验收意见。档案资料验收根据不同阶段，按以下程序进行：（一）单位工程完（竣）工验收 1.施工及设备制造单位提出书面工程预付款申请或验收（交付设备）前 15 天，应按归档要求完成档案资料的整理工作，进行全面自查，项目监理人员对施工单位全部档案资料的内容及整理质量进行全面检查、把关签署审查意见后，按统一格式写出自检报告（含电子版），连同拟归档的档案文件正本（原件）一并上报省建管局审核。2.监理单位对其形成的监理档案按归档要求进行整理，按统一格式写出自检报告（含电子版），连同拟归档的档

16、案文件正本一并上报省建管局。3.负责汇总的监理单位负责收集、汇总各监理单位的工程档案，与工程项目监理档案重复的只提交卷内目录。编制案卷目录（含电子版），按合同规定移交省建管局。4.省建管局档案管理部门会同建管部门的工程技术人员对档案资料的整理质量及内容进行审核，报项目质量监督站审定通过后，归档单位按要求完成副本制作、扫描刻录光盘后，由省建管局档案管理部门出具档案合格书面证明，方可进行工程验收。5.建设、设计、施工、监理、质量监督与检测、质检等单位在提交工作报告的同时均应制做成多媒体，并刻录成光盘，现场汇报后归档。6.工程验收时，在验收小组的领导下，由省建管局、质量监督、监理、施工等单位的档案管

17、理人员组成档案验收组，对档案进行审查与验收，评定档案质量等级，提出验收专题报告，其主要内容要写入工程验收鉴定书中。（二）全部工程竣工验收（包括初步验收）工程竣工验收前三个月，在完成各类文件材料、全套竣工图的组卷、分类、编号及填写案卷目录后，由省建管局组织施工、设计、监理等单位的项目负责人、工程技术人员和档案管理人员，对工程档案的完整性、系统性、准确性、规范性，进行全面检查，并进行档案质量等级自评，写出自检报告。经上级主管部门审核同意后，向验收主管部门报送 山东省治淮东调南下工程档案验收申请表。档案资料验收提前于工程竣工验收，并于工程竣工验收前完成档案资料的整改。验收专题报告作为工程竣工验收鉴定

18、书的附件，其主要内容要反映到鉴定书中。第二十三条 档案资料自检报告及验收报告应包括以下内容：（一）档案资料工作概况：工程概况及档案管理情况；档案资料工作管理体制（包括机构、人员等）和档案保管条件（包括库房、设备等）；档案资料的形成、积累、整理（立卷）与归档工作情况，其中包括项目单位、单项工程数和产生档案资料各种载体总数（卷、册、张、盘）。（二）竣工图的编制情况与质量。（三）档案资料的移交情况，并注明已移交的卷（册）数、图纸张数等有关数字。（四）对档案资料完整、准确、系统、安全性以及整体案卷的质量进行评价，档案资料在施工、试运行中的作用情况。（五）档案资料管理工作中存在的问题、解决措施及对整个工

19、程建设项目验收产生的影响。第二十四条 档案资料的移交必须填写档案移交表，必须编制档案交接案卷及卷内目录，交接双方应认真核对目录与实物，并由经办人、负责人签字、加盖单位公章确认。分以下情况，在规定的时间内办理交接手续。（一）勘测设计单位及业务代理机构应归档的档案资料在提交设计成果和代理工作结束一周内移交省建管局。（二）单位工程施工、监理、质量监督与检测档案资料在完（竣）工验收会议结束一周内移交省建管局。（三）设备生产单位档案资料在设备交货验收的一周内移交省建管局。（四）文书档案办理完毕后立卷归档于次年6 月底前移交。（五）照片、录像、录音资料：在每次会议或活动结束后由摄影、摄像者整理立卷、形成

20、TIFF 格式，刻录 成光盘并编写说明，10 日内交相应的档案管理部门归档。第六章 附 则 第二十五条 本办法包括工程档案、人物档案、照片及磁性载体档案、文书档案及会计档案，其中文书档案的案卷质量执行 档案行业标准归档文件整理规则（DA/T22-2000）；会计档案执行会计档案管理办法，人物档案管理办法单独制定。第二十六条 各有关单位根据本办法，结合实际，制定实施细则，上报省建管局。第二十七条 本办法适用于山东省治淮东调南下工程各类建筑物建设，同时也适用于各单位办公楼等小型基本建设项目与改造、扩建和技术改造项目。第二十八条 山东省治淮东调南下工程建设管理局负责解释，本办法自印发之日起执行。附件

21、:1.山东省治淮东调南下工程档案资料管理情况登记表 2.山东省治淮东调南下工程工程勘测设计、代理机构、施工、监理、质检、质量监督与检测、设备制造及各市建设管理局档案工作负责人及档案管理人员基本情况一览表 3.山东省治淮东调南下工程档案评比、验收考核标准 4.山东省治淮东调南下工程档案资料立卷及整编要求 5.山东省治淮东调南下工程前期工作档案资料卷目划分表 6.山东省治淮东调南下工程建设管理档案资料卷目划分表 7.山东省治淮东调南下工程移民迁占档案资料卷目划分表 8.山东省治淮东调南下工程招标投标档案资料卷目划分表 9.山东省治淮东调南下工程施工档案资料卷目划分表 10.山东省治淮东调南下工程监

22、理档案资料卷目划分表 11.山东省治淮东调南下工程检测档案资料卷目划分表 12.山东省治淮东调南下工程竣工验收档案资料卷目划分表 13.山东省治淮东调南下工程设备生产档案资料卷目划分表 14.山东省治淮东调南下工程试验研究档案资料卷目划分表 15.山东省治淮东调南下工程文件材料归档范围和保管期限 16.山东省治淮东调南下工程档案移交接收凭证、件号章、竣工图图章、竣工图确认章、卷内目录、备考表。附件 1：山东省治淮东调南下工程档案资料管理情况登记表 项目名称 建管单位 主要设计单位 主要施工单位 主要设备安装单位 主要监理单位 批准概算总投资 万元 计划工期：年 月 年 月 项目档案资料管理情况

23、 档案资料管理部门名称 负责人 档案管理 责任人 隶属部门 联系地址 电话 邮编 库房面积 米2/米2 档案工作其它用房面积 米2/米2 设备 档案柜架（套）计算机（台）复印机（台）空调机（个）其它设备 现有档案资料数量 档案正本数（卷）资料数（卷）图纸数（卷）单位负责人：（公 章）年 月 日 注:1、建管单位：机构成立 15 日内上报省建管局的档案管理部门。并于每年 11 月 30 日前按期上报。2、参建单位：签订承包合同后 15 日内上报省建管局的档案管理部门。附件 2：山东省治淮东调南下工程泗河治理工程勘测设计、代理机构、施工、监理、质检、质量监督与检测、设备制造及各市建设管理机构档案工

24、作负责人及档案管理人员基本情况一览表 项 目 单 位 负 责 人 档 案 管 理 人 员 姓 名 职务（称）学 历 所学 专业 联系 电话 备 注 姓 名 职务（称）学 历 所学 专业 联系 电话 备 注 注：建管单位和参建单位分别在成立机构及签定承包合同后15 日内上报省建管局的档案管理部门。填报时间 （单位盖章）负责人签字：附件 3：山东省治淮东调南下工程档案评比、验收考核标准 编 号 评比、验收 考核内容 分值 评分细则 年度工作情况 自查得分 考核得分 备 注 1 明确管理机构、人员、职责；落实所需的经费；实行综合管理，对项目档案的收集、归档、整理进行监督指导；建立健全各项规章制度，保

25、证项目档案工作与项目建设同步进行，开展了项目档案管理登记工作。20 第一部分 项目档案的管理体制 2 1建立项目档案工作管理机构。2 2明确分管领导，落实领导责任制。3 3配备专兼职档案人员。3 4项目档案工作实行综合管理，对本单位各业务处室档案工作进行监督指导。3 5对设计、施工、监理等单位档案工作进行监督指导。2 6执行国家档案工作法律法规。2 7建立健全项目档案工作各项规章制度。2 8确保档案工作与工程建设同步进行，同步完成，开展了项目档案管理登记工作，并定时上报。1 9.专职档案人员具有中专以上学历经过省档案行政管理部门组织的培训。2 应归档的各类原始文件材料收集齐全，及时归档，符合建

26、设项目竣工文件编制及档案整理规范的要求。35 70 第二部分 项目档案的完整性、准确性、系统性 斜 线以 上为 各级 建管 单位 考核 分值，以 下为 各参 建2 4 1 有具体规定和做法并贯彻执行，做到了“三纳入、“四同步一超前”的得分，没有不得分。9 18 2项目档案内容的完整性。档案完整率 98以上得满分，各有关单位依据归档内容缺一项扣1 分，以此类推。9 18 3.项目档案载体的完整性。全部纸质文件（含竣工图）有符合归档要求的电子版；投资在50100万及100万元以上的，应提供 1520 分钟或不少于30 分钟经过编辑的录像资料；照片档案有对应的数码底片。缺一项扣 3 分，依此类推。单

27、 位考 核分值。3 6 4 归档文件材料内容。数据真实一 致，签字用印手续完备且符合归档要求。3 6 5 案卷目录与档案实物。卷内目录详实；案卷题名简明、准确；档案目录与归档文件关系清晰。3 6 6竣工图编制。竣工图应准确清楚，真实反映项目竣工时的实际情况。更改内容要在相关图纸上和相关部位上修改到位并注明修改依据；变更依据性文件上应注明被修改的图号；应逐张加盖、签署竣工图章，竣工图章中的内容应填写齐全，不得代签；图纸修改方式要规范，可在施工图上修改，作为竣工图也可重新编制竣工图。3 6 7档案分类 各级类目设置清楚，能反映工程特征和工程实况。3 6 8档案组卷 组卷规范、合理，符 合国家和行业

28、标准要求，遵循文件 材料形成规律，保持卷内文件材料 的系统联系；卷内文件排列有序并 按要求编号；案卷封面、卷内文件 目录、备考表填写规范、清晰。3 库房建设符合保管条件，档案装具和文件制成材料符合要求，配备必要的保护设备和现代化管理设备。25 10 第三部分 档案的保管条件 斜 线以 上为 各级 管理 单位 考核 分值，以 下为 各3 1.档案库房、阅览室、办公室实行三分开；没分开的不得分；两分开的扣一分 4 5 2.库房建设符合保管要求（施工现场档案符合保管要求）。1 新建库房符合档案馆建筑设范的要求，旧库房按进行过改造的要求。级 参建 单位 考核 分值。1 库房面积满足需要，并有一定余地的

29、。2 5 采取了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施。5 3 3.档案装具 2 2 档案装具符合国家有关要求，案卷使用无酸卷皮卷盒。3 库 房 建 设符合保管条件，档案装具和文件制成材料符合要求，配备必要的保护设备和现代化管理设备。3 1 档案柜、架数量充裕且质量好。斜 线以 上为 各级 管理 单位 考核 分值，以 下5 4.根据实际需要配备必要的保护设 备，有温、湿度测试仪、灭火器、空调机、去湿机。5 2 5.现代化管理设备 为 各级 参建 单位 考核 分值。4 2 有计算机、扫描仪。1 有缩微或光盘设备的加 1 分，没有这些设备、利用外单位的设备加工制作的不扣分

30、 3 6.文件制成材料:文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。4 交接手续完备，编目规范，排架合理，保管安全，组织档案鉴定，统计内容全面，数据准确。10 第四部分 基础业务建设 1 1 有完备的交接手续 没有移交登 记的不得分；有登记而经手人没签 名的扣分。3 2编目规范，排架合理 1 案卷封面填写规范、清晰 1 分。1 案卷标题简明、准确 1 分。1 案卷排列有序 1 分。2 3档案保管安全 档案出现霉变、褪色、污损、虫蛀现象每一项扣分，依此类推。2 4 组织档案鉴定 对到期档案成立 了专门鉴定小组，经鉴定后，对销

31、毁的档案按要求填写了销毁清册 的。2 5统计内容全面，统计数据准确 1 建立了档案管理基本情况统计台帐（包括档案数量、机构、人员、库房、设备、库藏结构）的1 分。有档案利用及反馈情况统计的分。按要求及时填报有关报表的分。5 通用性编研成果，开发档案信息资源近三年至少有两种有实用价值的二三次加工成果，有利用效果的。10 第五部分 开发利用 3 1通用性编研成果 1 进行了组织沿革、大事记、全综介绍的编写工作得 1 分。1 有产品介绍或科研成果简介、工程项目简介，专题介绍的 1 分。1 汇编、汇总有关资料的 1 分。4 2开发档案信息资源进行深层次加工近三年至少有两种有实用价值的二三次加工成果的。

32、3 3利用效果 1 有利用效果反馈记录的 1 分。2 编写了至少五个利用实例并有相关证明的 2 分。得分标准 加分 总分 注：1.工程档案验收等级，优良：85 分以上（含 85 分）；合格：7585 分（含 75分）；不合格 75 分以下。2.“三纳入”就是将档案工作纳入到单位工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制中。3.“四同步一超前”即从工程建设项目论证时，要同步开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等合同（协议）时，应设置专门条款，对档案的载体形式、质量、份数、移交工作提出明确要求；支付工程预付款及结算、检查工程进度与质量时，

33、要同时检查档案的收集、整理情况；成果评审、鉴定和工程质量评定时，要同时审查档案的完整、准确、系统及案卷质量是否符合要求；单位工程（含阶段验收）完（竣）工验收前，首先对档案进行验收。4.凡在档案管理方法有创新可给予适当加分。附件 4：山东省治淮东调南下工程档案资料 立卷及整编要求 为保证山东省治淮东调南下工程档案案卷质量的标准化、规范化，依据 GB/T 118222000 科学技术档案案卷构成的一般要求，制定本办法。1 组织案卷 组卷原则 案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。组成案卷要遵循文件的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，相关的文件材料应尽量放在一起，便于档案的保管和利

34、用。做到组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求。组卷要求 1.2.1 案卷内文件材料必须准确反映工程建设与管理活动的真实内容。1.2.2 案卷内文件材料应是原件，要齐全、完整，并有完备的签字（章）手续。1.2.3 案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不应用热敏纸及铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）。1.2.4 归档目录与归档文件关系清晰，各级类目设置清楚，能反映工程特征和工程实况。组卷方法 根据山东省治淮东调南下工程文件材料归档范围，划分文件材料的类别，按文件种类组卷。并应注意单位工程的成套性，分部工程的独立性，应在分部工程的基础上，做

35、好单位工程的立卷归档工作。同一类型的文件材料以分部或单位工程组卷，如工程质量评定资料以分部工程组卷，竣工图以单位工程或不同专业组卷；管理性文件材料以标段或项目组卷。2 案卷和案卷内科技文件材料的排列 卷内文件要排列有序，工程文件材料及各类专门档案材料的卷内排列次序，可先按不同阶段分别组成案卷，再按时间顺序排列案卷。基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收、调度运行等排列。科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的

36、设计、制造、验收）、设备生产、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。并以件为单位装订、编号及编目，一般正文与附件为一件，并正文在前，附件在后；正本与定稿为一件，并正本在前，定稿在后，依据性材料（如请示、领导批示及相关的文件材料）放在定稿之后；批复与请示为一件，批复在前，请示在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件，复文在前，来文在后；原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后；会议文件按分类以时间顺序排序。文字材料在前，图样在后。竣工图按专业、图号排列。3 案卷的编制 案卷封面及脊背的编制 案卷封面与

37、脊背的案卷题名、档号、保管期限应一致。案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容。立卷（编制）单位：填写负责文件材料组卷的部门。起止日期：填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。档号:档案的编号填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。档案馆号:填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。案卷封面及脊背的尺寸及字体要求见本局补充规定。卷内科技文件材料页号的编写 3.2.1 案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，逐页用打码机编号，不得遗漏或重号。3.2.2 单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。3.2.3 印刷成册的文件材料，自成一

38、卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，但需要在卷内备考表中说明并注明总页数。3.2.4 卷内目录、卷内备考表不编写页号。卷内目录的编制 卷内目录是登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。序号：卷内文件材料件数的顺序用阿拉伯数字从“1”起依次标注。文件编号：填写文件材料的文号或图纸的图号。责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：填写文件材料标题的全称，不要随意更改或简化；没有标题的应拟写标题外加“”号；会议记录应填写主要议题。日期：填写文件材

39、料的形成日期。如2003 年 12 月 19 日可填写为“”。页号：填写每件文件材料首尾页上标注的页号。各立卷单位经验收单位的接收人审核后，卷内目录由验收单位用计算机统一打印。卷内备考表的编制 3.4.1 卷内备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内目录之后。3.4.2 卷内备考表要注明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题；应有责任立卷人和案卷质量审核人签名；应填写完成立卷和审核的日期。3.4.3 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起来。各立卷单位经验收单位的接收人审核后，备考表由验收单位用计

40、算机统一打印。4 案卷的装订 文件材料应胶（线）装（采用三孔一线方法装订）去掉金属物；破损的文件材料要先修复。不易修复的应复制，与原件一并立卷；剔除空白纸和重份材料。案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，幅面一般采用国际标准 A4 型（297mm210mm）。不装订的案卷，应在每份文件材料的右上角加盖档号章，逐件编件号；填写卷内目录，顺序排列。5 图样的整编 图样案卷一般采用不装订，图样幅面统一按国际标准A4 型以手风琴式正反来回折叠，标题栏露在右下角。并在图样的标题栏框上空白处加盖档号章，逐件编件号。填写卷内目录，顺序排列。6 照片档案 依据照片档案管理规范（GB/T 11821-200

41、2）归档内容同单位工程录像拍摄内容。照片说明的编写方法和要求 6.2.1 文字说明应准确概括地揭示照片内容，一般不超过200 字，其成份包括事由、时间、地点、人物（姓名、身份）、背景、摄影者等六要素；时间用阿拉拍数字表示。6.2.2 总说明和分说明：一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明；凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注*号。6.2.3 说明采用下列格式书写：照片号 底片（数码）号 事由 时间 地点 人物 摄影者 参见号 单张照片的说明在照片的左、右侧书写，总说明在相册首页“照片档案总说明”内书写。照片的整理方法 6.3.1 分类：一般应在全宗内

42、按年代问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。6.3.2 根据分类情况组卷，将照片与说明一起固定在 A4 芯页正面，案卷芯页以十五页左右适宜。并附卷内目录与卷内备考表。6.3.3 卷内目录：以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录；照片号即案卷内照片的顺序号；照片题名在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称，一般不应超过 50 字。参见号即与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。7 磁性载体档案 磁性载体档案主要包括录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为东调南下工程档案的重要组成部分。为保持各

43、类载体档案之间的有机联系，其分类方案对应纸质档案，附以年度+载体档案+保管单位。单位工程录像档案归档要求 7.1.1 拍摄内容 7.1.1.1 招标、投标会议内容；7.1.1.2 施工图设计审查会议内容；7.1.1.3 初步设计、施工图设计批复文件；7.1.1.4 施工建设录像。除首页画面外，其余按施工工序依次显示画面：(1)单位工程竣工后的上游、下游及侧面图；(2)工程建设前的原地貌；(3)施工图设计交底的场面；(4)每个分部工程主要施工过程及关键环节施工场面；(5)分部工程验收的场面；(6)原材料及设备进场验收交接场面；(7)施工现场试验室及主要试验检测过程的场面；(8)施工单位对工程进行

44、管理的制度办法（以照片形式表示）等及现场管理的场面；(9)工程建设中出现的重大安全事故的现场录像实况。(10)反映设计、监理、质量检测、质量监督检查等部门对关键部位、施工、设备制造等环节现场工作的内容；(11)上级行政主管部门、省建管局对工程进行检查、指导工作的场面；(12)监造工程师到制造现场和合同规定的地方进行察看和查阅加工制造的场面；(13)竣工验收对实体工程和档案文件验收及验收会议的内容；注：带的由省建管局以照片形式提供。拍摄内容中除（13）外为竣工验收会议现场接受审查的录像内容。7.1.2 质量要求 7.1.2.1 经过剪辑，图像稳定、图面清晰、字幕醒目清楚，颜色适宜。制作成TIFF

45、格式文件。7.1.2.2 配有解说词。简述单位工程在东调南下工程中的地位和作用。按施工程序写成工程简介。7.1.3 提交载体与内容 7.1.3.1原始录像带。7.1.3.2竣工验收会议所使用的录像光盘。7.1.3.3 添加竣工验收会议内容后的，反映整个工程建设过程的原始录像带和编辑配音后的光盘。7.1.4 光盘制作阶段。第一阶段满足单位工程完（竣）工验收的需要（现场观看录像）；第二阶段，在第一阶段制作的基础上增加完（竣）工验收的内容，作为该单位工程完整的录像内容归档并移交。7.1.5 移交光盘份数与纸质档案数量一致。录像带、幻灯片、录音带及对应光盘需标明文件题名与对应时段、时间、录像（音）人。

46、8 电子文件 执行电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）归档的电子文件应使用不可擦除型光盘；无病毒、划伤，能正常被计算机识别、运行，并能准确输出，附内容说明。9 档案装具 照片、磁性载体档案及电子文件保管所用装具及保管条件一律执行国家统一标准、规定。各有关单位所提交档案资料所用档案盒、档案脊背、相册、光盘及标签等均由省建管局统一提供，费用自负。附件 5：山东省治淮东调南下续建工程前期工作档案资料卷目划分表 卷目 案卷题名 归档资料内容 保管 期限 备注 1 可行性研究 报告与批复 1.项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件；2.可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文

47、件；永久 单项工程组卷 2 勘测设计任务书 与审批文件 1.勘测设计任务书、报批文件及审批文件 2.设计计划、大纲 永久 以 单 项工 程 或建筑 物 为 单位组卷 3 初步设计 与批复 初步设计报告书、附件、附图及报批、审批文件 永久 4 施工图设计 与批复 施工图设计文件（技术设计文件）及审批文件 长期 5 设计变更文件 重大设计变更及审批文件 永久 6 环保、安全监测设计文件 环保、安全监测设计文件 永久 7 环境影响 评价文件 项目环境影响评价专项报告及批复文件 永久 8 水土保持 评价文件 水土保持评价专项报告及批复文件 永久 工程项目划分 工程项目划分文件材料 永久 附件 6：山东

48、省治淮东调南下续建工程建设管理档案资料卷目划分表 卷目 案卷题名 归档资料内容 保管 期限 备注 1 建设管理制度、规定、办法等 建设管理制度、规定、办法等 永久 单 项 工程组卷 2 机构、人员任命等 机构成立、人员任命（聘用）等 永久 3 工程开工、奠基等材料 工程开工报告、批复、奠基等材料 永久 4 工程建设计划 有关工程建设计划、实施计划和调整计划 永久 5 合同、协议 各类合同、协议及意向书（不同类别合同协议分别组卷）长期 6 领导、指导性文件 领导、指导性文件材料 永久 7 工程建设的重要决议、决定、会议 有关工程建设的重要决议、决定、各类会议材料 永久 8 工程建设大事记 工程建

49、设大事记 永久 9 投资、进度、质量等控制文件材料 有关投资、进度、质量、安全、合同等控制文件材料（不同问题和内容的文件分别组卷）长期 10 重要声像材料 重大事件、事故声像材料 永久 11 防汛、度汛方案 防汛、度汛方案文件材料 永久 12 质量安全、文明工地 质量安全、文明工地建设 长期 13 项目法人的重要来往文件 项目法人、现场建管机构在工程建设方面与有关单位的重要来往文件（不同问题和内容的文件分别组卷）永久 14 工程建设管理来往文件材料 工程建设管理来往文件材料（不同问题和内容的文件分别组卷）长期 15 统计、审计材料 工程建设统计、审计材料 永久 16 简报信息 简报信息（含宣传

50、工作）长期 17 档案报表、检索、移交等 档案报表、检索、移交等 永久 18 其他 附件7：山东省治淮东调南下续建工程移民迁占档案资料卷目划分表 卷目 案卷题名 归档资料内容 保管 期限 备注 1 移民征地申请、征地批准文件 移民征地申请、征地批准文件及红线图（含土地使用证）、行政区域图、坐标图 永久 单 项 工程组卷 2 移民规划、安置 移民规划、安置、建设许可证 永久 3 建设用地的请示批复等材料 工程建设用地的请示、报告、函、复函、意见、说明等 永久 4 征地投资计划 工程征地投资计划 永久 5 移民迁占补偿的请示批复 移民迁占补偿的请示、批复、通知 永久 6 移民拆迁及补偿实施方案 移