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1、1质量记录报表填写质量记录报表填写要求要求一一 质量量记录的定的定义 “质量量记录”是是体体系系文文件件的的组成成部部分分。质产品品达达到到所所要要求求的的质量量和和质量量体体系系有有运运行行的的证实。“记录”是是记载过程程状状态和和过程程结果果的的文文件件2二二 质量量记录的的类型：型：对需要控制的需要控制的质量量记录，可分，可分为下列两种下列两种类型：型：1)与与质量体系运行有关的量体系运行有关的记录，包括：包括：质量体系量体系审核核报告；告；质量成本量成本报告；告；设计评审报告；告；计验训、考核、考核记录，等等。，等等。2)与与产品有关的品有关的记录；包括：；包括：；产品品试验记录；不合
2、格品不合格品处置置报告；告；产品品让步步记录，等等。，等等。3质量量记录的作用的作用质量量记录是信息管理的重要内容。离开及是信息管理的重要内容。离开及时、真真实的的质量信息管理就没有量信息管理就没有实际义。质量量记录是是记载过程状程状态和和过程程结果的文件。果的文件。质量量记录是一种客是一种客观证据，是一个据，是一个组织质量保量保证的的证实文件。文件。质量量记录为采取采取预防措施和防措施和纠正措施提供了依正措施提供了依据。据。质量量记录有利于有利于产品品标识和可追溯性。和可追溯性。4质量记录是质量要素，其主要作用：质量记录是质量要素，其主要作用：四四 记录的的设计和和编制意制意义：（1）记录的
3、充分性和必要性：的充分性和必要性：记录作作为基基础性和依据性文件，性和依据性文件，应尽可能尽可能全面地反映量形成的全面地反映量形成的过程和程和结果以及果以及质量量管理体系的运行状管理体系的运行状态和和结果。果。为此，此，组织既要从既要从总体上体上评价价记录的充分的充分性，力求性，力求录完整，同完整，同时又要又要对每一每一记录的的必要性必要性进行逐一行逐一评审和取舍，要注意并非和取舍，要注意并非记录越多越好，正确的做法是只越多越好，正确的做法是只选择那些那些必要的原始数据作必要的原始数据作为记录。5四四 记录的的设计和和编制意制意义：（2）记录的真的真实性和准确性：性和准确性：真真实准确的准确的
4、记载质量信息，才能量信息，才能为有效地有效地运行运行组织的的质量管理体系并量管理体系并实现持持续改改进提供可靠的依据。提供可靠的依据。因此，在确定因此，在确定记录的格式和内容的同的格式和内容的同时，应考考虑使用者填写方便并保使用者填写方便并保证能能够在在现有有条件下准确地条件下准确地获取所需的取所需的质量信息填写量信息填写记录应实事求是、事求是、严肃认真。真。6四四 记录的的设计和和编制意制意义：（3）记录的的规范化和范化和标准化：准化：应尽量采用国尽量采用国际、国内或行、国内或行业标准，参考先准，参考先进组织的系的系过程中，程中，应当当对现行的行的进行清理，行清理，废除多除多余的余的记录，修
5、改不适用的，修改不适用的记录，沿用有价，沿用有价值的并的并增增补必需的，必需的，应使用适当的表格或系使用适当的表格或系统和和协调，实现记录的的标准化管理。准化管理。对于同一种活于同一种活动的的记录格式格式应当是固定的，不能随意当是固定的，不能随意变更，造成混乱，更，造成混乱，即使需要修改，也即使需要修改，也应规定一个定一个统一的一的时间开始使开始使用新表格。用新表格。7五五 在记录过程中常见的问题：在记录过程中常见的问题：盲盲乱乱散散松松空空错错8（1）盲：盲：记录的的设置、置、设计目的、功能不明确，目的、功能不明确，不是不是为管理、改管理、改进所使用，而是所使用，而是为了了应付付检查。（例如
6、：我（例如：我们在填写在填写质量量报表表时，本来，本来该真真实记录的而的而为了了应付付检查而而进行更改）行更改）9（2）乱：乱：记录的的设置、置、设计随意性随意性强，缺乏体，缺乏体系考系考虑，记录的填写（字迹），保管的填写（字迹），保管收集混乱，收集混乱，责任不清。任不清。10（3）散：散：o保存、管理分散，未作统一的规定。保存、管理分散，未作统一的规定。（4）松：松：记录填写、填写、传递、保管不、保管不严，日常疏，日常疏于于检查，达不到要求，无人考核，且，达不到要求，无人考核，且丢失和涂改失和涂改现象象严重。重。11（5）空：空：o该填不填，空格很多，缺乏严肃性，该填不填，空格很多，缺乏严肃
7、性，法定性。法定性。（6）错：写写错别字，字，语言表达不清，填写言表达不清，填写错误。（例如：豉油（例如：豉油“豉豉”字写成了字写成了“鼓鼓”字字错别字字。）。）12六六 记录的填写要求和注意事的填写要求和注意事项：（1）记录用笔要求：用笔要求：记录用笔可以用用笔可以用钢笔、笔、圆珠笔或珠笔或签字笔，不字笔，不应用用红笔，笔，这些笔能些笔能够 确保确保记录永不褪色。用笔一定要考永不褪色。用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。其字迹的持久性和可靠性。（2）记录的原始性：的原始性：记录要保持要保持现场运作，如运作，如实记录，这就是原始性。就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是当天的运作原始
8、就是最初的第一手的。原始性就是当天的运作当天当天记，当周的活，当周的活动当周当周记。做到及。做到及时和真和真实，不，不允允许添加点滴水分，使添加点滴水分，使记录真真实可靠。可靠。记录保持其保持其原始性，不可以重新抄写和复印，更不可以在原始性，不可以重新抄写和复印，更不可以在过程程进行完后加以修行完后加以修饰和装点。和装点。13六六 记录的填写要求和注意事的填写要求和注意事项：（3）记录的清晰准确：的清晰准确：记录是作是作为阐明明质量管理体系所取得量管理体系所取得结果或提供体果或提供体系所完成活系所完成活动的的证据的文件而策划据的文件而策划设置的，即是置的，即是证据，首先要属据，首先要属实，要做
9、到属，要做到属实，就要将，就要将过程做到位程做到位并运作事并运作事实记得正确和清晰，得正确和清晰，语言和用字都要言和用字都要规范。范。不但使自己能看清楚，也能使不但使自己能看清楚，也能使别人都看清楚。人都看清楚。（4）笔）笔误的的处理：理：在填写在填写记录出出现笔笔误后，不要在笔后，不要在笔误处乱写乱画，乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖，正确的甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖，正确的处理笔理笔误的方法，是在笔的方法，是在笔误的文字或数据上，用原使用的的文字或数据上，用原使用的笔墨画一横笔墨画一横线，再在笔，再在笔误处的上行的上行间或下行或下行间填上填上正确的文字和数正确的文字和数值。14
10、六六 记录的填写要求和注意事的填写要求和注意事项：（5）空白）空白栏目的填写：目的填写：有些有些记录在运作的情况下所有的在运作的情况下所有的栏目无内容可填。目无内容可填。怎么怎么处置呢？空白置呢？空白栏目不能不填，其填写的方法是目不能不填，其填写的方法是在空白的适中位置画一横在空白的适中位置画一横线，表示，表示记录者已者已经关注关注到到这一一栏目，只是无内容可填，就以一横目，只是无内容可填，就以一横线代之，代之，如果如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。代之。（6）签署要求：署要求：记录中会包含各种中会包含各种类型的型的签署，有作署，有作业后的后的签署，
11、署，有有认可、可、审定、批准等定、批准等签署，署，这些些签署都是署都是这原原则、权限和相互关系的体限和相互关系的体现，是，是记录运作中不可少的运作中不可少的组成部分，任何成部分，任何签署都署都应签署全名，同署全名，同时尽可能的清尽可能的清晰易辨，不允晰易辨，不允许有姓无名或有名无姓情况存在。有姓无名或有名无姓情况存在。15七七 质量量记录报表填写注意事表填写注意事项：1报表表填填写写必必须完完整整，尽尽可可能能详细（可可按按照照“6W2H”的的表表述述方方式式进行行描描述述），对所所列列示示的的所所有有内内容容均均要要填填写写清清楚楚，如如不不能能填填写写的的内内容容要要用用斜斜线（/）划划掉
12、掉，特特别是是签名名栏的的填填写写，要要写写全全名名；2记录要要求求准准确确清清晰晰，不不得得潦潦草草，更更不不得得随随便便在在记录上上乱乱涂涂乱乱画画，记录背背面面也也一一样，特特别注注意意的的是是要要检查最最后后填填写写的的清清晰晰度度，不不清清晰晰者者要要进行行重重填填；16什么是什么是6W2H？Who谁（谁填写填写这个个记录、内容）、内容）What什么（要填写什么内容）什么（要填写什么内容）Which为谁（为了了谁填写填写这些内容）些内容）Why为什么（什么（记录这些内容的目的是什么？）些内容的目的是什么？）When什么什么时间（什么（什么时间填写的填写的记录-年年/月月/日）日）Wh
13、ere什么地方（需填写在什么地方（需填写在记录的什么地方）的什么地方）How怎怎样/如何（填写完如何（填写完记录后会怎后会怎样？）？）How much多少（数量怎多少（数量怎样）17七七 质量量记录报表填写注意事表填写注意事项：3记录不得随便不得随便进行更改，需要更改行更改，需要更改时正确的做法是正确的做法是先将先将错误的地方用一条横的地方用一条横线划掉，然后在旁划掉，然后在旁边写上正写上正确的内容，同确的内容，同时在旁在旁边进行行签名，并写上日期。名，并写上日期。值得得注意的是：注意的是：（1）如果是数字如果是数字错误，应将整个数字划掉，不能将整个数字划掉，不能仅将数将数字中写字中写错的位数
14、划掉，如：将的位数划掉，如：将9002该为9001时，应为 9002 9001而不是而不是900 2 1。（2）签名名时要注意写全名，不能要注意写全名，不能仅写一个字或写某主任、写一个字或写某主任、某某经理、某先生、某女士等。理、某先生、某女士等。（3）填写日期填写日期时要写全（年月日）；要写全（年月日）；例如：文件的起草日期例如：文件的起草日期为2004年年2月月1日可写日可写为1/2.04或或2004/2/1或等。或等。18七七 质量量记录报表填写注意事表填写注意事项：4不准使用涂改液，也不能使用修正不准使用涂改液，也不能使用修正纸等，不准用等，不准用铅笔填写，一般不准用笔填写，一般不准用
15、红色笔迹色笔迹填写，尤其是填写，尤其是签名；名；5记录报表的日期和流水号要写全，便于追溯和管表的日期和流水号要写全，便于追溯和管理。日期填写要写全（年月日），如理。日期填写要写全（年月日），如2004年年2月月1日；日；流水号的填写必流水号的填写必须按固定的按固定的编号号规则进行，流水号行，流水号的填写位置在的填写位置在报表的右上角。表的右上角。例：例：品品证部推荐的部推荐的编号格式号格式为：年份：年份/月份月份/流水号，流水号，如如2004年年2月的第月的第15份份报表的流水号表的流水号为04/02/015。19八八 记录的管理和控制：的管理和控制：（1）记录的的标识：应具有唯一性具有唯一性
16、标识，为了便于了便于归档和档和检索，索，记录应具有分具有分类号和流水号。号和流水号。标识的内容的内容应包括：包括：记录表格所属的表格所属的质量管理文量管理文件的件的编号、版本号、表号、号、版本号、表号、页号、没有号、没有标识或不或不符合符合标识要求的要求的记录表格是无效的表格。表格是无效的表格。20八八 记录的管理和控制：的管理和控制：（2）记录的的贮存和保管：存和保管：记录应当按照档案要求立卷当按照档案要求立卷贮存和保管；存和保管；记录的保管由的保管由专人或人或专门的主管部的主管部门负责，应建立必要建立必要的保管制度，保管方式的保管制度，保管方式应便于便于检索合存取；索合存取；保管保管环境境
17、应适宜可靠，干燥、通适宜可靠，干燥、通风，并有必要的架、箱，并有必要的架、箱，应做到防潮、防火、防蛀、防止做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、坏、变质和和丢失；失；关于关于记录的保存期限的保存期限问题，如果外部没有要求的，如果外部没有要求的，组织可可针对不同不同产品的特点合法品的特点合法规要求做出相要求做出相应规定，如果定，如果合同合同对记录提出要求，提出要求，则按照按照顾客的要求确定保存期限。客的要求确定保存期限。一般情况下，一般情况下，记录的保存期限的保存期限为2年，主要的年，主要的记录应保保存存3年，重要的年，重要的记录应长期保存。期保存。21八八 记录的管理和控制：的管理和控制：（3）记录
18、的的检索：索：一一项质量活量活动往往涉及到多往往涉及到多项记录的内容和表格，的内容和表格，为了了避免漏避免漏项，应当当对记录进行行编目，目，编目具有引目具有引导和路径和路径作用，可以便于作用，可以便于记录的的查阅和使用，使和使用，使查阅对该项质量量活活动的的记录能有一个整体的了解。能有一个整体的了解。对于一个于一个项目，合同或是目，合同或是产品品实现后后过程，可以考程，可以考虑建建立一个立一个总编目，按目，按产品品实现的的进度度进行排列。行排列。对于于记录内容内容较多，多，质量活量活动联系复系复杂的的记录，也可，也可设置分置分项编目。目。记录在在归档前档前经主管部主管部门验收合格后方可收合格后
19、方可进行，如果行，如果归档档资料不全，料不全，负责归档档验收的部收的部门有有权拒收。拒收。记录中包含了大量有用的体系运行中包含了大量有用的体系运行证据和原始信息，要据和原始信息，要发挥其作用必其作用必须使用其便于有关部使用其便于有关部门和和员工工查找，找，记录的的查阅纳入入计算机管理是比算机管理是比较好的做法，好的做法，编制制电子索引，子索引，可以提高可以提高检索和索和查阅的效率。的效率。22八八 记录的管理和控制：的管理和控制：（4）记录的的处置置：超超过规定定保保存存期期限限的的记录，应统一一进行行处理理，重重要要的的含含有有保保密密内内容容的的记录须保保留留销毁记录。记录必必须如如实记载产品品质量量的的形形成成过程程和和最最终状状态，如如实反反映映质量量管管理理体体系系过程程、过程程和和活活动的的运运行行状状况况和和结果果，证实产品品满足足技技术标准准、合合同同、法法规要要求求以以及及顾客客的的期期望望的的程程度度，反反映映组织的的质量量管管理理体体系系是是否否已已得得到到有有效效运运行行，产品品、过程程和和整整个个体体系系的的运运行行是是否否达达到到了了预期期的的要要求求。2324