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1、HR的12份必备法律文件2008-12-2 随着今年1月1日中华人民共和国劳动合同法（以下简称“劳动合同法”）的施行，到9月18日中华人民共和国劳动合同法施行条例（以下简称“施行条例”）的正式施行。新的用工法律对企业HR治理提出了新要求，之前仅凭一份劳动合同就能应付日常HR治理的时代已不再周全无碍。而预备一套完备的HR治理法律文件，将对企业法律风险降至最小。本文将结合实务操作中的经历，总结出12份企业HR治理中必备的法律文件。 一、劳动合同 1.必备理由：劳动合同在现代企业治理中所起的重要作用已不言而喻，没有与劳动者签订合同，那么企业将每月支付员工二倍工资。 2.合同内容：企业至少应预备三份合
2、同：固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同和以完成一定工作任务为期限的劳动合同，有需要的企业还应备一份非全日制用工劳动合同。 劳动合同法第十七条规定，合同主要内容应包括：（一）用人单位的名称、住所和法定代表人或主要负责人；（二）劳动者姓名、住址、居民身份证或其他有效身份证件号码；（三）劳动合同期限；（四）工作内容和工作地点；（五）工作时间和休息休假；（六）劳动酬劳；（七）社会保险；（八）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；（九）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。劳动合同除前款规定的必备条款外，用人单位与劳动者能够商定试用期、培训、保守机密、补充保险和福利待遇等其他事项。 二、集体合同 1.
3、必备理由：劳动合同法第十一条规定：用人单位未在用工的同时订立书面劳动合同，与劳动者商定的劳动酬劳不明确的，新招用的劳动者的劳动酬劳按照集体合同规定的标准执行；没有集体合同或者集体合同未规定的，实行同工同酬。 另第十八条规定：劳动合同对劳动酬劳和劳动条件等标准商定不明确，引发争议的，用人单位与劳动者能够重新协商；协商不成的，适用集体合同规定；没有集体合同或者集体合同未规定劳动酬劳的，实行同工同酬；没有集体合同或者集体合同未规定劳动条件等标准的，适用国家有关规定。 由此可见，集体合同能够在企业与劳动者因劳动酬劳、劳动条件等标准商定不明确产生争议的时候起到重要的标准作用，一份完备的集体合同能够防止非
4、常多不必要的劳动纠纷。 2.合同内容：劳动者的劳动酬劳、工作时间、休息休假、劳动平安卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律、劳动定额、法律法规规定的其他内容等。 三、职工名册 1.必备理由：劳动合同法第七条规定：用人单位应建立职工名册备查。施行条例第三十三条补充：用人单位违背劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正；逾期不改，由劳动行政部门处2000元以上2万元以下罚款。 企业必备职工名册，既能够在产生劳动争议时作为有力的证据，也能够防止不必要的行政罚款。 2.职业名册内容：劳动者姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址及现住址、联络方式、用工方式、用工起始时间、劳动合同期限等内容
5、。 四、劳动合同签收单 1.必备理由：劳动合同法第八十一条规定：用人单位提供的劳动合同文本未载明本法规定的劳动合同必备条款或者用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。 企业仅仅签订劳动合同而没有送达劳动者，同样会面临着不必要的赔偿风险。 2.签收单内容：劳动合同文本编号、劳动者姓名、身份证号码、所属部门、详细岗位、入职时间、合同期限、签约时间、劳动合同签收时间、劳动者签收、备注等内容。 五、职位告知书 1.必备理由：劳动合同法第八条规定：用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、平安消费情况、劳动
6、酬劳，以及劳动者要求理解的其他情况。 实践中用人单位往往会无视这个主动告知义务，导致发生因“欺诈”而导致劳动合同无效并赔偿劳动者损失的法律风险。 2.告知书内容：工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、平安消费情况、劳动酬劳等。 六、入职登记表 1.必备理由：劳动合同法第八条规定：用人单位有权理解劳动者与劳动合同直截了当相关的根本情况，劳动者应当如实说明。 假如劳动者在入职时存在不实或欺诈，将成为日后用人单位解除劳动合同的重要证据。 2.登记内容：劳动者与前用人单位劳动合同解除情况、竞业限制、健康情况、学历、职业资历、知识技能、工作经历、家庭住址、主要家庭成员构成等。 七、签订劳动合同通知书
7、1.必备理由：施行条例第五条规定：自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付事实上际工作时间的劳动酬劳。 现实中，一些员工由于种种缘故不愿与企业签订劳动合同，如今一份书面的签订劳动合同通知书就显得尤为重要。 2.主要内容：劳动者姓名、入职日期、通知日期、签订劳动方式等。 八、劳动合同变更协议书 1.必备理由：劳动合同法第三十五条规定：用人单位与劳动者协商一致，能够变更劳动合同商定的内容。变更劳动合同，应当采纳书面方式。 2.主要内容：用人单位、劳动者的根本情况、原劳
8、动合同根本情况、详细变更内容、变更日期、双方签字盖章等。 九、解除、终止劳动合同通知书 1.必备理由：解除、终止劳动合同是完毕劳动者与用人单位之间关系的唯一途径，解除、终止劳动合同的详细时间是计算工资、加班费、经济补偿金数额的重要依照。 2.解除合同内容：劳动者名称、解除或终止劳动合同的缘故、解除或终止劳动合同的日期、交接手续办理的流程和时限、用人单位盖章、劳动者签收等。 十、解除、终止劳动合同的证明 1.必备理由：劳动合同法第五十条规定：用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。 第八十九条规定：用人单位违背本法规
9、定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应承担赔偿责任。 2.证明内容：用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等。 十一、加班申请书 1.必备理由：劳动合同法第三十一条规定：用人单位应当严格执行劳动定额标准，不得强迫或者变相强迫劳动者加班。用人单位安排加班的，应当按照国家有关规定向劳动者支付加班费。 另第八十五条中规定：用人单位安排加班不支付加班费的，由劳动行政部门责令限期支付劳动酬劳、加班费或者经济补偿。 用人单位有以下情形之一的，由劳动行政部门责令限期支付劳动
10、酬劳、加班费或者经济补偿：劳动酬劳低于当地最低工资标准的，应当支付其差额部分；逾期不支付的，责令用人单位按应付金额百分之五十以上百分之一百以下的标准向劳动者加付赔偿金；安排加班不支付加班费的。 加班费的支付不断是个敏感咨询题，加班时间多少是计算加班费的重要依照，一份书面记录加班情况的文件尤为重要。 2.申请书内容：劳动者名称、申请加班日期、加班缘故、加班估计的时间、部门主管确认、人事主管确认等。 十二、劳动合同续签意向书 1.必备理由：劳动合同法第四十六条规定：除用人单位维持或者提高劳动合同商定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，按照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿。 劳动合同期满后的企业的续订条件以及劳动者的续订意向是推断用人单位是否要支付经济补偿的重要标准，一份书面的文件能真实的反映双方意向，防止日后不必要的劳动纠纷。 2.主要内容：劳动者名称、原劳动合同到期时间、续签劳动合同与原劳动合同区别、答复期限等。 后文： 以上12条必备文件，以备在企业发生劳资纠纷时以作证明之用，但并不是只要做好这12件文件预备就万事大吉，如保密协议、竞业禁止合同、效劳期协议等。因而，我们建议每个企业HR都应依照本身不同的情况制定出专用的法律文件，并加以妥善保存。最后，希望每个企业都能有一个健全的HR治理体系，防止不必要的劳动纠纷和法律风险。