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1、黑龙江省XX股份采购与付款内部操纵制度第一节 总 则 第一条 为了加强对黑龙江省XX股份（以下简称本公司 或公司）物资采购与付款环节的内部操纵，堵塞采购破绽，减少采购风险，依照中华人民共和国会计法等相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。第二条 本制度所称采购是指本公司购进的用于消费运营或提供劳务耗费的各种物资（包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料）以及到达固定资产治理标准的各种设备的行为，付款是指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。第三条 对外采购业务内部操纵制度的根本要求是采购与付款中的不相容职务应当别离，其中包括：（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供
2、给商和洽谈价格的业务；（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；（三）物资的采购人员不能同时担任物资的验收和记账工作。第二节 分工与受权第四条 对在治理或办公过程中使用或耗用的各类物品，公司总部、各分公司必须遵照“集中采购、互相牵制”的原则，各分公司依照实际情况，参照本制度的有关规定制定本单位的详细施行方法并组织施行，同时报公司总部备案，坚决杜绝由使用部门直截了当自行采购本部门所需物品的多头采购、各行其是的现象。 第五条 各分公司在公司总部核定的库存物资定额标准范围之内，除由总部需集中采购的消费耗费性物资外，可依照实际需要自主决定消费耗费性物资的采购，批准权限由各分公司自
3、行制定并报公司总部备案；第六条 固定资产的采购原则上由公司总部统一采购，各分公司采购到达固定资产治理标准的设备或构成固定资产的其他物资要以获得公司总部固定资产治理部门的批准或受权为前提条件。第七条 公司总部、各分公司应设置专门的物资治理部门，设置物资主管岗位，在主管副经理（副厂长）的领导主持本单位的物资采购工作，设置物资采购员岗位，负责详细办理物资主管人员交办的物资采购任务。第三节 施行与执行第八条 公司总部、各分公司物资治理部门应依照本单位消费运营的范围、特点和供货地点的远近，保持本单位适当品种和数量的库存物资，并依照物资实际库存情况，在各自的采购权限内自主决定物资采购的品种、数量和地点，及
4、时补充物资库存量。第九条 物资使用部门应按月向本单位物资治理部门报送本部门的物资使用计划，如所需物资无库存或库存量缺乏，则由物资治理部门填写物资请购单，物资使用部门可对无计划且无库存的急用物资直截了当填写物资请购单，经仓库保管员在物资请购单上签字后，报有批准采购权限的人员签字批准，再交采购员进展采购。无物资请购单的物资，仓库不得验收入库，财务部门不得给予报账，并要按违规追查有关责任人的责任。第十条 公司总部、各分公司的物资采购权由各物资治理部门集中行使，未经各本单位负责人批准和物资治理部门受权，其他部门一律不得自行采购本部门所需的物资，否则仓库不得验收入库，财务部门不得给予报账，并要按违规追查
5、有关责任人的责任。第十一条 公司总部、各分公司的物资采购原则上都要签订购销合同（在所在地市场购置的零星物资或钱货两清的物资采购除外），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要约，各单位要明确制定签订合同的权限，合同印章要由专人保管，发觉有越权签订合同的行为，印章保管人有权回绝盖章并向合同签订人的上级受权部门报告。采购每项物资，应确定最正确的供给来源。对一些大额、重要的采购工程，应采取竞价方式来确定供给商，以保证供货的质量、及时性和本钱的低廉。第十二条 公司总部、各分公司的物资采购由物资治理部门集中办理，特别情况经本单位负责人批准并经物资治理
6、部门受权，可由物资使用部门自行采购所需物资。第十三条 采购物资到货后，要及时组织物资治理员进展入库前的清点验收，精细仪器、消费设备等固定资产应由固定资产治理部门会同相关专业部门共同进展验收，验收过程中应首先比拟所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用功能优劣，验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式多联、事先编号的验收单进展签字，作为验收和检验物资的依照。物资验收入库后，才能与供货方结清货款，财务部门必须凭借付款通知书才能支付购货款。第十四条 按合同商定需要预付购货款的，由采购员提供合同复印件并填写付款通知书，注明付款事由、付款金额、对方单
7、位名称、开户银行及账号，按批准物资采购的权限办理付款批准手续后，交公司财务部门办理预付货款业务。第十五条 物资及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，由采购员填写付款通知书并经有权批准物资采购的人员签字批准后连同发票、入库清单和入库验收单一起交由财务部门办理付款业务；物资已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经本单位有权批准物资采购的人员签字批准，可凭付款通知书支付不超过物资总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到物资未到，不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”。第十六条 物资采购除购置固定资产可不必
8、获得增值税发票或向农民收买的产品不可以获得增值税发票外，其他治理或办公过程中使用或耗用的各类物品、消费耗费性物资的采购必须获得增值税发票方可报销。第十七条 物资采购完毕并获得增值税发票后，如发生退货或销售折让，应视不同情况按以下规定办理：（一）采购后在未付款的同时未做帐务处理的情况下，须由采购员将原发票和税款抵扣联退还给销售方，属于采购物资退回的，由采购员与对方协商实物处理退回工作，属于销售折让的，采购员应从销售方重新获得折让后的增值税发票。（二）采购后已付货款或者货款未付但已做帐务处理，发票联及抵扣联无法退还的情况下，由公司财务部门的税务核算人员与当地主管税务机关联络开具进货退出证明单或索取
9、折让证明单，由采购员送交销售方，并获得销售方开具的红字发票，再转交财务部门进展帐务处理，属于采购物资退回的，由采购员与对方协商实物处理退回工作。第四节 检查与监视第十八条 本公司由内部审计人员对采购与付款业务行使检查监视权。第十九条 对采购与付款业务检查监视的主要内容包括：（一）采购与付款业务岗位设置和批准权限的受权和执行情况。（二）申请物资采购的程序是否正确，审批物资采购是否有越权行为。（三）物资采购合同的订立情况，合同要约是否完好、标准、合法有效。（四）物资采购专属权的执行情况。重点检查物资采购是否由物资治理部门集中办理，其他部门办理物资采购是否获得批准并经物资治理部门受权。（五）付款环节的操纵。重点检查付款通知书填写是否完好，审批手续是否正确有效，是否凭付款通知书支付购货款。第二十条 内部审计人员对监视检查过程中发觉的采购与付款内部操纵中的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发觉严重咨询题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。第二十一条 本制度由公布之日起生效，黑龙江省XX股份董事会负责解释。 黑龙江省XX股份董事会