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1、用户操作手册-员工自助费用报销文档作者:ERP部门创立日期:2004-06-10修正日期:2010-06-10操纵编码:当前版本: 4.0文档操纵更改记录日期作者版本更改参考2004-06-10王燕军V1.02007-05-08陈立艳V2.0增加工程报销，更新的图片2007-12-30谢梅青V3.0自助报销晋级2008-8-22陈立艳V3.12010-06-10罗一V4.0自助报销系统版本晋级批阅姓名职位签字分发人员编码姓名地点和位置1234目录文档操纵ii更改记录ii批阅ii目录iii编写说明4使用对象4参考文档4第一章 费用报销操作说明5业务流程5费用报销主界面功能介绍5费用报销申请操作步
2、骤7使用离线模板填报费用报销单17查询历史费用报销单22查询费用报销单付款情况24电子通知及邮件说明26第二章 差旅报销的特别操作说明30编写说明员工自助费用报销（差旅报销）操作手册是ERP系统员工自助费用报销的操作步骤说明。使用对象百度所有使用ERP系统进展自助费用报销的员工。参考文档第一章 费用报销操作说明ERP系统费用报销平台为公司全体员工报销的申请、审批平台。员工费用报销时在网上填写电子报销单，提交上级主管审批。上级主管审批完成后，电子报销单自动流转到财务部门。报销员工提交打印报销单及原始凭证到财务部门，财务部门核对电子及纸制凭证无误后付款。鉴于报销性质的不同，设置不同的报销模板（费用
3、报表模板）。关于总部员工效劳日本公司发生的费用需要在相应的费用报销单的费用行上填写日本工程的工程编号，便于财务归集效劳日本公司发生的费用。业务流程1. 员工分类汇总需要报销费用原始单据，请按时间顺序和费用类型进展陈列。2. 在ERP系统中填写费用报销单。填写费用报销请选择相应的费用报销模板，选择报销明细项，报销明细项请按照每一天逐项填列3. 如支出需要说明，在费用报表行的说明栏填写4. 有特别费用项需要在详细材料的信息填写相关信息；详细特别要求请看下面操作说明。5. 员工将费用报表提交上级主管审批6. 上级主管对相关人员费用审批，并能够填写相应意见a) 批准；同意发生的费用b) 回绝；对费用发
4、生的真实性、金额大小及填写内容完好性有异议c) 重新分配；提交其他相关领导审批7. 员工在通知栏中查询获知费用报销单，或通过查询费用报销单的状态，可也查看费用报销单的状态，假如费用报表单的状态已经是“等待财务部审核原始单据”，说明已经被治理层审批通过，可将原始发票附在ERP系统打印的报销单后，递交财务部。8. 财务部核对ERP系统的费用报销信息和员工递交的原始发票和费用，对单据的合理性、会计处理正确性进展复核并审批。假如原始单据有咨询题，财务部同事将及时与相关同事联络。9. 财务部同事定期将已通过审批的费用报告导入，生成财务费用发票，并支付给相关同事或供给商。费用报销主界面功能介绍费用报销主界
5、面按钮类菜单说明l 费用报销手册：可查看或下载员工费用报销操作手册l 创立费用报表：用于新建电子报销单据l 导入电子表格：用于上传已在离线费用报销模板中填写完成的费用报销信息l 导出电子表格：用于下载系统预置的离线费用报销模板（该功能在百度不适用）费用报销主界面说明 可见单据在费用主页，本人只能看到本人提交的报销单（包括本人的报销单、本人提交的“虚拟*部门”的报销单），其别人提交的“虚拟*部门”的报销单被屏蔽；在“费用主页”，点击【费用报销手册】，能够下载操作手册： 通知在“通知”区域可查看所有费用报销单的通知列表。 跟踪提交的费用报表登陆网上报销系统后，在费用主页下的“跟踪提交的费用报表”区
6、域可查看费用报表历史记录。主要的报表状态有：l 等待经理审批：费用报销单已经提交给主管，等待主管审批l 等待财务部审核原始单据：费用报销单已经通过主管审批，并提交到财务部，等待财务人员的审核l 预备付款：费用报销单已经通过财务人员的审核，预备支付该费用报销单l 回绝：费用报表被主管或者财务人员回绝l 待定系统治理员活动：意外错误提交给系统治理员 更新费用报表在“更新费用报表”区域可查看处于可修正状态的费用报销单，比方保存的草稿、退回的费用报销单和本人撤回的费用报销单。界面上带“*”的字段为必填字段。费用报销申请操作步骤操作说明在费用报销主界面中点新建费用报表，按要求填写完成后提交领导审批并送交
7、纸制凭证到财务部。操作步骤1. 登陆ERP系统，进入网上费用报销界面途径：主界面费用主页；2. 点击“创立费用报表”，填写费用报销单的根底信息。1）选择正确的“费用模板”：依照报销费用的情况，在“费用模板”下拉框中选择正确的“费用模板”，如研发人员需要选择研发费用开头的费用模板，假如不清晰使用哪个模板，请与财务部门联络。（留意：员工、费用本钱中心为自动带出，无须修正；）在报销“用处”处输入报销的说明；填写费用报销界面要求的其他字段信息。2）根底信息填写完毕，点击“下一步”进入【现金和其他费用】界面；请留意： 请依照报销费用性质选择正确的费用模板。 选择不同的费用模板，需要填写不同的信息：选择“
8、XX费用-差旅费”费用模板，费用报销单界面需填写【差旅申请单号】。假如没有差旅申请单号，则需填写【无差旅申请单号的说明】。选择“XX费用-物业费”费用模板，费用报销单界面默认为【公司费用】、有合同；该项信息不可更改。选择“公司费用”或“替代报销”（虚拟部门费用报销），费用报销界面的字段【收款人姓名】、【收款人开户银行及账号】必填。中选择“公司费用”时，费用报销界面出现信息：【合同编号】、是否有合同。有合同时，字段【合同号】为必填项。 假如报销差旅费用，要求选择“XX费用差旅费”费用模板。差旅报销时，选择TA单号后，一旦提交费用报表，系统即冻结该TA单号，后续报销单将无法选择该TA单号 创立费用
9、报表后，在下拉选项中只能看到本类本钱中心能够选择的费用模板。规则是：“1”字开头的研发类本钱中心，只能看到以下的费用模板：固定资产采购申请、借款申请、研发费用差旅费、研发费用费用。“2”字开头的销售类本钱中心，只能看到以下的费用模板：固定资产采购申请、借款申请、销售费用差旅费、销售费用费用。“4”字开头的治理类本钱中心，只能看到以下的费用模板：固定资产采购申请、借款申请、治理费用差旅费、治理费用费用。“5”字开头的效劳类本钱中心，只能看到以下的费用模板：固定资产采购申请、借款申请、效劳本钱差旅费、效劳本钱费用。 在费用报销时，页面显示提交人的姓名；3、在【创立费用报表：现金和其他费用】界面中，
10、填写费用报销明细。1）在填写费用报销明细时，界面上方会提示相关留意实现和月通讯费限额2）请逐行填写费用内容（留意：在系统外将报销原始单据按照费用类型分开，然后在输入明细项栏中输入相应的报销费用发生；分别输入费用发生时间、金额、费用类型、单项说明）在费用行界面中，费用类型的下拉选项只提供该费用模板下有效的费用类型；点击界面左下角“复制”按钮，系统提供批量复制已经填写的费用行的功能；点击费用行上的“解释”按钮，系统在费用行上方显示对该费用行中的费用类型的报销规定。3）填写详细材料：点击“详细材料”按钮，进入明细内容填写页面，分别输入明细项，带 *的字段必须填写；系统默认的报销币种为人民币，假如报销
11、的费用为外币费用，那么，在明细内容界面更改币种为相应的外币，并输入汇率。 不同的费用类型要求填写对应的信息；假如有遗漏，那么在进展下一步操作时，系统会进展提示。以差旅费报销为例，说明如下： 假如选择的模板是“*差旅费”，那么“出差天数”这个费用类型是必选项，用户必须选择这个费用类型进展填列，规则是：在详细材料中：按本次报销差旅的实际出差天数分国内、国外出差天数分别填写，“收据金额”必须为零；假如用户没有填写“出差天数”这个费用类型，在进展下一步操作时，系统会报错，提示用户填写。 关于需要核算到工程的费用，需要选择相应的工程（不需要核算到工程的费用不用填写工程编号）点击界面的小手电筒 查询相应的
12、工程编号，如日本公司工程的编号是JP开头，能够在搜索框填写“JP%”,点击搜索：选择正确的工程编号后点击返回；4、复查费用报表输入所有费用后，点击“下一页”，进入最终复查阶段；如发觉错误，点击“返回”进展修正5、提交复核时确认无误，点击“提交”按钮，提交费用报表；假如还有相应修正，能够点击保存等待下次修正后提交。点击“返回”按钮，回到费用主页。提交费用报销申请后，能够在费用主页查询到费用报销单的状态；打印费用报销单提交费用报销申请后，能够在费用主页查询到费用报销单的状态：假如状态为“等待财务部审核原始单据”，说明费用报销治理层已经审批通过，能够打印费用报销单。请点击“报表编号”： 点击“可打印
13、页” 打印该页面，请用A4纸张纵向打印打印好费用报销单后，请将原始单据用A4纸张粘贴好，将打印好的费用报销单和原始单据一起提交给财务。使用离线模板填报费用报销单在离线模板中填写费用报销明细信息1、下载离线费用模板登录ERP系统首页，依照费用报销内容的性质下载对应的离线费用模板途径：百度内网主页ERP系统离线费用报销模板将离线费用模板保存到您的本地电脑2、填写费用明细在您下载的离线费用模板中，按照公司费用报销要求逐项填写信息。2.1 在EXCEL中启用【宏】2.2 逐项填写费用报销内容在离线费用模板中填写报销内容的规则及要求同 在线填写费用报销的要求一致。上载离线费用模板1、登录ERP系统，进入
14、费用报销主界面2、点击按钮“导入电子表格”，进入导入界面3、上传离线费用模板信息将您在离线费用模板中已经填写完毕的所有信息整体复制并粘贴到“电子表格导入区域”4、导入数据上传，系统显示“导入成功”后，点击按钮“接着”。系统自动跳转到【创立费用报表：一般信息】界面；复核您的费用报销单并提交。5、其他假如离线费用模板选择错误，不是您所在部门对应的费用模板，系统会提示错误信息。假如信息填写不完好，系统也会提示错误信息。依照提示内容修正费用模板、补充未填写的信息后，完成费用报销单。查询历史费用报销单操作说明查询所有本人和本人替代其别人员提交的历史的费用报销明细操作步骤1. 进入费用报销的菜单，点击“查
15、询费用报销信息”2. 查看历史的费用报销单，能够选择查询条件3. 点击“导出”，能够将查询的结果保存为Excel4. 点击“打开”或“保存”，能够看到查询到的费用报销单。5. 在查询结果的界面能够通过点击详细材料查看详细的费用行信息。查询费用报销单付款情况操作说明员工能够在付款查询界面查询所有本人和本人替代其别人员提交的费用报销单的支付情况或预付款核销情况。查询费用报销单付款情况-操作步骤1、进入费用报销的菜单，点击费用主页2、进入费用主页，点击“搜索付款”页签3、选择搜索条件，点击“搜索”按钮4、在搜索结果中，点击您要查看的报销单的编号，即可查看该单据的付款情况。查询费用报销单预付款核销情况
16、-操作步骤1、进入费用报销的菜单，点击费用主页2、进入费用主页，点击“搜索付款”页签3、点击“预付款”子页签4、输入查询条件，进展查询5、在搜索结果中，点击您要查看的预付款的编号，即可查看该预付款的核销情况。电子通知及邮件说明需要您回应的通知或邮件1、审批恳求信息当您的上级主管在进展费用报销审批的时候，认为您的费用报销单中有报销项需要解释说明，要求更多信息时，您的公司邮箱会收到系统发出的提示邮件。邮件名称为：【恳求更多信息：请您审批XX 的费用】如今，您需要登录ERP系统的网上费用报销，在费用主页的“通知”区域查找到该电子通知，并进展回应；打开电子通知，在界面的左下方，对恳求信息完成应对，并提
17、交。2、财务审计员恳求更多信息财务费用会计在进展票据复核时，认为您的费用报销有需要解释的内容，要求更多信息时，您的公司邮箱会收到系统发出的提示邮件。邮件名称为：【要求的措施：费用XXX恳求您回应更多信息进展票据审核】如今，您需要登录ERP系统的网上费用报销，在费用主页的“通知”区域查找到该电子通知，并进展回应。打开电子通知，在界面的左下方，对恳求信息完成应对，点击按钮“发送补充说明”。3、考前须知收到需要您回应的邮件时，请登录ERP网上费用报销系统对相应通知进展回复。切勿直截了当回复邮件！不需要您回应的通知或邮件当上级对您提交的费用报销单进展了任何回应，包括：批准、回绝、转发等操作；您将能够在
18、费用主页的“通知”中收到系统发出的电子通知，同时，您的公司邮箱也会收到系统发出的通知邮件。这些电子通知或邮件，是告知您的费用报销单的审批情况，不需要您进展任何回应操作。这类型的电子邮件的标题以“FYI”开头。第二章 差旅报销的特别操作说明1. 在费用报表的头信息填写“差旅申请单号”和“无差旅申请单号的说明”说明：在选择了费用模板为“*差旅费”时，“差旅申请单号”为必选项，下拉表会显示已经审批尚未报销的差旅申请单编号供用户选择。假如没有差旅申请单号，请在“无差旅申请单号的说明”中填写缘故。2假如不是通过携程预定的宾馆，在费用报销时，选择费用类型“限额报销-住宿费”，在详细信息中，需补充填写“宾馆
19、名称”。假如宾馆是通过携程预定的宾馆，在费用报销时，选择费用类型“限额报销-住宿费（携程预定）”点击详细信息界面的“解释按钮”，系统会在界面上方显示依照您的职务，公司的出差住宿标准。3、填写出差天数差旅费模板中，有一项费用类型是“出差天数”，您必须选择这个费用类型进展填列，规则是：在详细材料中：按本次报销差旅的实际出差天数分国内、国外出差天数分别填写，“收据金额”必须为零； 4、 差旅费报销的预警邮件提示：系统会按照已经审批的同时差旅申请单的返程日期超过15天的尚未报销的差旅，进展发邮件提交报销。邮件的发件人为：Oracle Alert appldev1zjm-erpteam08.zjm.baidu邮件的内容：*，您好！ 您提交的差旅申请(TA*)仍未提交报销。 请您及时确认并登陆ERP( :/erp.baidu/ )提交报销。 假如已审批的差旅申请有所变更，请修正后先行审批通过再提交报销。 申请单号:TA* 申请说明: 提交时间:*年-*月-*日 审批时间: 金额合计:CNY 此邮件不用回复. 感谢!5.假如由于特别缘故，差旅申请已经审批，但不再需要报销，请通知erphelpbaidu，ERP部门同事将依照你的要求取消自动提示您提交差旅报销的邮件功能。