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1、武汉市交通建设项目文件材料立卷归档管理办法 创建时间：200611-15 15:53:05 推荐级别：1 第一章 总则 第一条 为加强交通建设项目档案管理，规范交通建设项目文件材料立卷归档工作，确保建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用,充分发挥建设项目档案的作用，依据国家重大建设项目归档要求与档案整理规范和交通部公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法）、科学技术档案分类编号办法及国家档案局、国家发展和改革委员会印发重大建设项目挡案验收办法的通知要求，结合我市交通实际,制定本办法。第二条 交通建设项目档案是指从确定或扩建项目的提出、立项、审批、招投标、勘察设计、施工及交竣工验收过程中形成的具有
2、保存查考价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的全部文件材料.第三条 本办法适用于全市薪建、改建、扩建交通建设项目的立卷归档管理及档案验收工作。第二章组织与管理 第四条 各级交通、档案行政管理部门应根据统一领导，分级负责的原则，依法对所辖范围内交通建设项目文件立卷归档工作进行管理与指导.(一）国家重点交通建设项目的立卷归档管理工作及档案验收工作，按国家档案局、交通部有关规定执行。（二）省、市重点交通建设项目的立卷归档管理工作及档案验收工作，由市交委负责，接受省交通主管部门和省、市档案行政管理部门的监督、检查和指导，并在省、市档案行政管理部门的组织下进行档案验收.(三）一般交通建设项目的立卷归档
3、工作及档案验收工作,委托具有相应项目管理权限的交通行政管理部门负责，并在同级档案行政管理部门的组织下进行档案验收。第五条 交通建设项目的各有关单位应建立工程建设项目文件材料管理领导责任制，确定一名领导分管档案工作，配备素质较高的档案专、兼职人员负责建设项目文件材料的立卷归档工作，保证建设项目文件材料立卷归档工作与工程建设同步进行.第六条 交通建设项目在招投标和制订有关合同时，应设立专门条款,明确有关方面对项目文件整理、归档责任，并有相应的检查、考核措施。第七条 交通建设项目的建设单位负责组织、协调和指导勘察、设计、施工、监理等单位编制和整理竣工文件材料的工作.设计、施工和监理单位在项目建成时应
4、向建设单位提交项目竣工文件.监理单位应在单项工程验收的同时验收文件所形成情况,并向建设单位提交档案的齐全、完整、准确的意见。第三章文件材料的收集 第八条 凡在反映与项目有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全,归入建设项目档案。第九条 交通建设项目文件材料按下列分工收集：(一）建设项目在项目准备阶段和工程交工、竣工验收阶段形成的文件材料及工程管理性文件材料，由建设单位各承办机构负责收集；（二）建设项目勘察设计文件由勘察设计单位负责收集；（三）建设项目施工阶段形成的文件材料,承包商应对各分包单位的全部文件进行收集、汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关。(四）
5、建设项目监理文件由监理单位负责收集。第四章文件材料的整理 第十条 交通建设项目文件材料的整理，遵循交通工程建设项目文件材料的自然形成规律和成套性的特点，做到分类科学，组卷合理,查找快捷,管理方便。管理性文件按问题、时间或按依据性、基础性、竣工验收文件分别进行整理组卷。勘察文件按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别进行整理组卷。施工设计文件按施工阶段形成的开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等,按合同段集中组卷。各项施工原始记录、监理工作记录，按单位工程(含分部、分项)结合不同专业，分别整理组卷。监理文件按阶段、问题分别进行整理组卷；竣工图（表)文件按单位工程、阶段、专业分
6、别进行整理组卷。第十一条 案卷封面由下列项目组成：（一)案卷题名，案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的基本内容，应包括交通建设项目的名称、起止里程、单位工程（含分部、分项)名称及文件名称，如属桥梁、隧道、港、站等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称.（二）立卷单位，是指案卷形成单位；(三）起止日期,是指卷内文件形成的起止日期;(四）保管期限,填写其划定的保管期限；(五）密级,依据保密规定填写；(六）档号，档案的项目代号、分类号和案卷号。卷脊需填 写保管期限、案卷题名和档号。第十二条 案卷编目与卷内文件页号编制要求，卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。卷内文件目录、备考表不编写页号;成套图样或
7、印刷成册的文件，不需重新编写页号。第十三条 卷内文件的排列，一般要求文字在前,图样在后；译文在前，原文在后;正件在前，附件在后:印件在前，定（草）稿在后。第十四条 图纸可以按 297mm210mm 或 297mm420mm 折叠;底图不折叠,平放在专用底图柜内,大于 l号的底图也可卷放装筒。第十五条 建设项目文件材料采用整卷装订与单份文件装词 7 两种形式；整卷装订的归档文字材料用三孔一线方法装订,装订时靠装订边和下边取齐。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。图纸可不装订，但在同一项目应统一并在每份图纸加盖档号章。档号章内容包括该份文
8、件所在案卷的档号和在本案卷中所在页次。第十六条 归档文件材料要求字迹清楚，图样清晰,图表整洁，签字手续完备,表格统一；施工图没有变更的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章作为竣工图;施工图仅作一般性修改、变更不大的，且符合杠改或划改变更要求的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图归档；重要建设项目图纸有涉及重大改变及图面变更面积超过 1 0以上的，应重新绘制竣工图。一般性的工程建设项目重大改变及图面变更面积超过 3 5的应重新绘制竣工图.第十七条 列入工程建设项目归档范围的各类文件,应按文件材料形成的先后顺序或项目完成情况及时收集归档;引进技术、设备文件应先登记归档再行译校、复制
9、和分发使用。第十八条 交通建设项目单位在工程竣工前，根据编制的工程建设项目文件分类方案，负责将不同阶段和不同单位移交的全部案卷进行系统整理，按分类顺序依次排列。管理性文件按问题、时间或重要程序排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列;设备文件按依据性、开箱验收、安装调试、随机文件材料、运行维护等排列;施工图、竣工图按专业、图号排列。第五章 文件材料的分类与编号 第十九条 交通建设项目开工后,建设单位要根据交通部制定的分类编号体系要求，结合项目建设的实际，组织各:参建单位编割项目文件材料分类大纲和编号体系.第二十条 分类编号，以建设项目为单位，在交通部科学技术档案分类
10、编号办法中规定的三级类目的下位类进行。编号采用汉语拼单字母与阿拉伯数字相结合的方法，即：工程项目,用汉语拼音字母表示；各级类目用阿拉伯数字表示；类与类之间以圆点相隔,表示类级，类级设定根据工程项目需要设置；类与案卷号之间以横枉相隔，表示案卷号。第二十一条 大型交通建设项目,按照工程项目建设的不同阶段，结合单位工程和分部分项工程进行分类;中型交通建设项目,按单项工程或结构、专业分类，下设属类;小型交通建设项目，直接按项目、结构或专业分类.第二十二条 交通建设项目档案原则上一设置为：前期准备阶段类、工程管理类、设计类、施工类、监理类、竣工类、科研类、设备类、声像类、财务类等十个类目,可根据工程项目
11、文件形成情况增加或减少类目；二级以下类目依据各工程项目文件形成情况进行设置。第六章 交通建设项目档案的验收 第二十三条 各级交通、档案行政主管部门要加强对工程建设项目档案验收工作的组织管理，按照国家、交通部和省、市的法律法规有关规定做好工程建设项目档案的验收工作。工程竣工验收前，进行档案专项验收。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目的竣工验收。第二十四条 严格执行建设项目档案的申报登记制度，项目批准立项后，建设单位或项目法入单位必须按规定要求,填写重点建设项目档案登记表，省重点建设项目报省级交通行政管理部门同级档案行政管理部门。其它建设项目根据管理范围,报相应交通、档案行政管理部门
12、。第二十五条 严格执行建设项目档案的验收制度，在项目竣工验收前三个月,建设单位应分别向市交委和档案行政管理部门报送档案验收申请报告、自检报告，并填报重点建设项目档案验收申报登记表(附件2）。项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的 10 个工作日内作出答复。第二十六条 交通建设项目档案验收申请的条件：（一)完成了对项目各类文件材料的收集、归档工作:（二)编制了项目的全套竣工图；(三）完成了文件材料的组卷、分类、编号等工作，并符合本办法制定的整理规范要求。（四)编制了项目档案工作情况说明以及项目档案的案卷目录；（五)建设项目档案已经过建设单位、档案部门的审查.案卷质量符合规范要求；（六)档
13、案库房符合防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火等“八防要求。第二十七条 档案验收前，各参建单位按规定和合同要求向建设单位提交编制好的项目文件，由建设单位档案部门集中统一管理.建设单位应组织项目勘察、设计、施工、工程监理负责人以及有关人。员进行档案自检工作，并写出档案验收自检报告.档案验收自检报告的主要内容包括:重点建设项目概况及项目档案管理情况；建设项目档案工作的管理体制；建设项目档案的形成、积累、整理与归档工作情况；建设项目档案的完整、准确,系统、安全性评价；竣工图的编制情况及质量;建设项目档案在施工、试生产中的作用；存在的问题及解决措施。第二十八条 交通建设
14、项目档案专项验收由市交委、档案行政管理部门的人员和项目建设单位的有关人员参加,同时邀请项目设计、施工、监理单位有关人员列席会议，负责有关业务答疑和协助验收工作。第二十九条 对交通重点建设项目档案的验收，必须抽查一定数量的档案实体。凡建设项目档案总量超过 2000 卷的，抽查 10以上的档案；总量超过 1000 卷不足 2000 卷的，抽查 20以上的档案；总量在 1000卷以下的抽查 30的档案。第七章项目档案移交 第三十条 项目建设单位的各承办机构和工程项目的承包单位在项目完成时,应向建设单位档案管理部门移交经系统整理过的全部文件材料.档案验收合格后,建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向使用单位及有关单位办理档案移交手续,明确档案移交的内容、卷数、图纸张数等,并有完备的清点、签字等交接手续。第三十一条 全部项目档案的汇总整理和全部档案编制档号，并填写在卷面和卷脊上的工作，由建设单位负责进行组织完成。第八章附则 第三十二条 本办法由市交委负责解释。第三十三条 本办法自发布之日起施行。