分公司行政管理制度.pdf

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1、新城建工泰安分公司行政管理制度 一、礼仪纪律 1、行政管理部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监视；2、行政部负责人发现不当现象，可签发“提示单以提示警告，并报备有关部门主管；3、行政部确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请；4、对公司礼仪纪律现象，行政部与各部门经理均可直接向总经理提出。二、工作方案与报告 没有方案的行为是无效率的行为。公司强调对公司、部门、员工行为的方案性要求，用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。因此，通过对方案体系的规定，并通过相关方案流程和方案表格的制作，实现工作方案确实立、执行和评估。一公司、部门年度开展方案 1、公

2、司董事长、总经理、部门经理于每一会计年度底应该制定下一会计年度的开展方案。2、公司年度开展方案经公司主要高层领导人讨论制作，公司高管核准同意后确定执行。3、部门年度开展方案经部门主要领导人员讨论制作，公司总经理核准同意后确定执行。4、公司、部门年度开展方案是部门、人员月度工作方案的根底和依据。5、公司、部门年度开展方案是对公司、部门经营开展的评价根底。6、年度方案流程 二部门、员工月度工作方案 1、部门经理、公司员工在每月度底分别进展部门、员工下月度工作方案安排。2、月度工作方案通过对?月度工作方案表?的制作来完成，在该表格中应该相应地填写部门、员工下月工作内容安排和时间控制。3、员工月度工作

3、方案交部门经理核准同意后确定执行。4、部门月度工作方案交总经理核准同意后确定执行。5、月度工作方案的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一。6、年度月度工作方案 总经理 公司方案草案 报告 稽核 高管 各部主管 报告 部门方案草总经理核准 执 行 部门经理 公司年度方案 三员工日工作时间控制方案 1、公司员工通过?日工作时间控制表?进展日工作时间方案与安排控制。2、公司员工应该按照“?日工作时间控制表?填写规定在规定的时间按照规定的工程如实填写并上交公司行政管理部。3、在?日工作时间控制表?中表现出员工对每日工作安排的合理性与方案性，反映员工每日工作的效益性与非效益性，因此，该表格将作

4、为对员工考核的主要依据之一，同时也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据。4、?日工作时间控制表?是公司对外效劳的重要计费依据。5、日工作方案流程 三、会议管理 1、会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公方案草案 报告 稽核 总经理 部内员工 报告 方案草案 经理核准 执 行 部门月度方案 部门主管 员工日方案 执 行 稽 核 报 告 司会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。2、定期例会 会议名称 时间安排 参加人员 会议内容 召集/主持人员 早会 8:30-8:45 各部门人员 对接一

5、天相互协调工作，掌握工作进度 部门经理 部门周例会 每周五15:00 各部门人员 总结本周工作及下周方案 部门经理 经理周例会 每周六上午9:00-11:00 总经理、副总经理、各部门经理 汇报各部门一周工作情况及下周工作方案，讨论工作中存在问题 行政管理部/总经理 月度总结、规划会议 每月度最后一天下午 总经理、副总经理、各部门经理 上月度工作总结月度工作规划报告、各部门月度工作协调 行政管理部/总经理 质量管理会 每月初第一天上午 总经理、副总经理、工程部经理、质量管理部经理 总结上月工程质量及问题，安排本月质量目标 工程部总经理 平安管理会 每月度第一天下午 总经理、副总经理、工程部经理

6、、平安管理部经理 总结上月平安问题，安排本月平安目标 工程部总经理 月度生产调度会 每月度中旬 总经理、工程部经理、施工中各口负责人 工程方面内容 工程部总经理 员工大会 每季度最后一个月月底 总经理及全体员工 经营总结、工作安排、其他相关内容 行政管理部/总经理 董事会会议 每年度一次 董事长、董事、总经理 公司重大事项决议 总 经 理/董事长 3、非定期会议 会议名称 时间安排 参加人员 会议内容 召集/主持人员 公司开展不定时 董事长、总经理、副总就市场拓展、业务行政部/总经理 研讨会 经理、部门经理、主要经营业务人员 推广、公司经营等相关事项的讨论 临时会议 不定时 总经理、副总、部门

7、经理、其他有关人员 特殊事宜 行政部/总经理 新业务拓展跟踪会 不定时 总经理、相关业务人员 新业务进展及问题 行政部/总经理 董事会临时会议 不定时 董事长、董事、总经理 公司经营特殊重大事宜 总经理/董事长 三会议安排 A、公司内会议由行政部安排，部门内会议由各部自行安排 B、主会人会前一天需向秘书行政部告知会议安排、会议内容 C、秘书行政部须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、内容 D、秘书行政部负责会场安排与整理 E、开会期中，秘书行政部负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总经理备案 3、会议流程 会议方案 秘 书 通 知 安 排 记 录 摘要备案 会议方案

8、会议通知 四、办公设备管理 1、电脑 1.1 行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；1.2 根据保密原如此需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码 1.3 员工在所属部门目录下设立个人子目录 1.4 员工不得私设电脑密码 2 机、复印机：2.1 由公司行政部统一管理与使用 2.2 建立严格的使用登记制度 2.3 未经许可，个人不得自行操作使用 3可运用状态维护 3.1 行政部负责电脑、机复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态 五、文书作业 1、复印 1.1 公司复印作业由行政部秘书统一执行 1.2 一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书 13 客户资料

9、、效劳文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单文件名、秘级、用途、装订要求等经上级主管批准后执行复印 1.4 秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等 1.5 复印流程 六 收发文 1、文件是经营信息传送、交流与反应的重要信息载体。新城建工公司的泰安分公司定的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。2、本公司对外文件之收发的责任者为指定专人-行政部统一办理，她是各级文件管理的直接承当者。附?收、发文登记表?3、行政部文员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收

10、文签字 簿上签收，文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反应阅办结果，并对文本进展复印和留档。各部门 复印委托 复印装订 各部门 核准 保 密 标复印委托单 复印装订登4、公司的各类文件均属内部机密文件,文员不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处分、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿上登记即可，直接分送有关人员阅办。5、本公司对外之发送文函按性质订立参见?文档管理制度?。6、文件 的发文工作亦由文员人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文员处登记发文摘要、分类编号、发送后归复原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。7、对一些机密文件,需在文

11、件页首加盖印章,以防止随意传播。8、每月未，文员应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认确实无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。附?档案资本销毁情况记录表?9、文件管理应参见?文档管理制度?规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文员按分类归档，文员必须做好登记造册工作。每月未，文员应将收、发文整理装订成册。10、每半年将经各部门主管确认确实无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进展修补、复制或作其它技术处理。11、收发文流程 信函收文 行政部签收 个人信函 部门信函 私函自理 公函归档 业务部门 总经理 主管归档

12、 秘书筛选 登记归档 总经理 责任人：文员、GM 秘书 发函发文 发函打印 主管签字 用公司印 收函登分理 复印存档 信件 快递 文员送邮 总台 责任人：文员、总台 用印流发文登 保密标识 七、用印 1、公司所有印鉴归行政部统一管理，财务章除外。2、公司所有印鉴总经理签批前方可盖印，总经理不在，请示，行政部备案，于总经理回公司后补签批流程。3、本公司以公司名义对外之行文由行政部负责盖印。4、公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请(汇签)经上级核准后交行政部，由行政部登记于登记表，负责盖印。5、用公司印流程 八、文档 1、图书杂志 1.1 公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由行政部

13、统一保管，于每年 6 月、12 月下旬详实盘点。1.2、文员应将图书书名、名称、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期。如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。附?图书登记册?1.3、一般情况下，图书只得在公司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过二周，假如要续借者，重新到行政部处登记。公司章 合同章 法人章 用印申请 部门经理 总经理签批 用印 行政文员 申请单归类 申请人 责任人：行政文员 用印申1.4、对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。1.5、图书管理流程 2、专业资料 2.1 资料分类：公司搜集的各种公司业务文本、流

14、程、企划案、制度、参谋业理论等文件正本及复印件；公司由政府主管部门购置的政策法规；公司各类剪报;公司搜集的各类行业如建材、装饰等材料；公司施工前期、中期、后期所有与工程有关的凭据、图纸、合同、协议、文本等。2.2 公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外，特殊情况需复印者，须填报复印申请批准 2.3 资料管理流程 3、办公文档 3.1、行政管理部负责对公司全体员工的办公文档进展系统管理 3.2、行政人员办公文档设：工作方案与报告；会议纪要；司内行政；3.3、业务人员办公文档设：工作方案与报告；司内行政；谈工程 A、B、图书购进 文员登记 入库 借阅 文员登记 借书人 图 书登 记每月清点

15、一次 图书清点图 书 借 阅按时回库 责任人：文员 监视人：行政经理资料整理 登记注册 入 库 借阅 复印 登记 申请 借阅人 复印人 登记表 保密标识 定时清点 清点报告 当天回库 借阅复印C；执行工程 A、B、C 八、访客接待 1、来本公司之宾客由行政部负责接待。2、接待来访宾客须热情、大方、并迅速与有关主管部门联系接洽。3、接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关主管汇报。4、访客接待流程 十 、办公用品 1、文具 1.1、行政部负责办公文具的采购与领用登记 1.2 行政部须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材铁圈、封面纸、封面薄膜及文件夹的存量，以保证公司

16、业务程序的正常进展 1.3、办公用品及低值易耗品要求以旧换新 1.4、行政部负责茶、水等日用品的采购与使用登记 1.5、定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购置补充，以保证正常的办公秩序 1.6、公司举办培训、讲座等大型活动时，行政部应及时了解情况，备足茶、水、杯用品，以保证活动的正常进展 十一、采购 访客 行政部 推销商 总台应对 客户 业务员 出迎进专案室 文员上茶 朋友 受访人 出迎进接待室 董事长/GM朋友 秘书 出迎进办公室 秘书上茶 责任人：总台、秘书、文员 监视人：各级主管 1、公司办公日用品和低耗品由行政管理部在为公司节约总本钱和控制办公费用总额度的根底上统一购置。2、办公设

17、备维修、邮件投递等业务委托中行政部统一处理。3、行政部须对固定供给商建立完整的档案系统，以节约本钱之原如此，选择、跟换供给商。4、公司各业务部门将需要购置的固定资产以申请单形式上报行政管理部，经批准后，由行政管理部对采购物资的数量、质量、规格、供给商、价格进展统计、分析、比拟，作出清单，递交总经理批示，经批准后由行政管理部下达采购指令，予以履行同供给商进展市场询价、报价、谈判及草拟合同条款，最后确定采购价格及合同条款，委任采购人员进展其它后续工作。合同文本交行政管理部门备案。2、采购作业流程 3、验收付款流程 采购申请 GM 批示 行政专员 固定供给商/商店 行政专员 询价/比价 GM 复议

18、定货合同 验收付款流程 通报会计 责任人：行政专员 询 价/比价单 采购申请单 一般采购 大宗采购 采购合同 会计支付定金 到货 财务及相关部门验收 退货 接收 请款 GM 批示 财务付款入帐 采购申请单 询价/比价单 验收报告 请 款责任人：行政经理、财务 十二、固定资产管理 1、行政管理部对公司所有固定资产进展登记注册 2、固定资产因价值减损拟报废或闲置而无再使用价值者,由使用部门或管理部填制“固定资产处理申请单一式二联,注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处理原因、处理方式及其他有关资料分别转送财物部填入购置金额、累计折旧、残值后,依核决权限送呈签核。3、“固定资产处理申

19、请单一式二联,经核准后,由使用部门分送如下：第一联送财务部；第二联送行政管理部。4、财务部收到“固定资产处分单后如处分方式为报废或遗失时，应备有报废或损失清单及有关机关之核准或证明文件，在据以转帐及更改财产目录。如为出售如此暂时存档。5、行政管理部收到“固定资产处分单后，应依核准之方式处理资产，并将处分日期、处分原因、处分金额出售时填填入“财产管理卡后抽出并“固定资产处分申请单存档。6、固定资产如遭窃盗或破坏者，管理部应提出损失清单及向警察单位报案办理。内容总结 （1）新城建工泰安分公司行政管理制度 一、礼仪纪律 1、行政管理部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监视（2）1.2、文员应将图书书名、名称、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期（3）公司施工前期、中期、后期所有与工程有关的凭据、图纸、合同、协议、文本等（4）3、接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关主管汇报