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1、 考友考试通过论文：论信息系统项目沟通管理 摘要：2012 年 5 月，我公司成功中标了 XX 省建筑集团总公司的企业信息化平台建设项目，我作为项目经理参与了该项目的建设。该项目合同造价为 300 万元，工期为 12 个月。该项目旨在提高 XX 省建筑集团总公司的信息化管理能力，通过该系统，甲方单位可以对其下属的 6 个子公司及时管理。系统主要包括 ERP集成、OA 办公自动化，我们应合同要求还预留了 CAD 工程设计图、工程造价管理系统以供二期项目进行。2013 年 5 月，该系统正式上线运行。甲方单位对系统评价很高，我公司也认为该项目有可借鉴之处，将项目经验列入了公司的组织过程资产。该项目
2、的成功实施，得益于我的良好管理。我除了在传统的成本、质量、进度等方面严格管控外，尤其对沟通管理非常注重。本文结合我在沟通管理方面的经验，尤其是制定沟通计划、信息分发、绩效报告和干系人管理方面进行论述，希望我的经验能对同行有所启发。正文：2012 年 5 月，我公司通过公开招投标，成功获得了 XX 省建筑集团总公司的企业信息化综合平台的建设项目，我作为项目经理全程参与了该项目的建设。该项目中标价格为 300 万元，合同工期为 12 个月。该项目旨在提高 XX 省建筑集团总公司的信息化管理能力，帮助其对下属 6 个子公司及时管理，优化业务流程。系统包括 ERP 集成和 OA 办公自动化系统，作为二
3、期工程的基础，我们还需要按合同要求预留一些系统接口，包含 CAD 设计图管理系统，工程造价管理系统，模拟仿真建筑系统等方面。在结构体系上，我们沿用甲方的 HP 小型机作为服务器，UNIX 作为操作平台，用 WEBSERVICE 技术实现与其他系统的交互连接，用 J2EE 作为工作环境，使用 SQL 数据库作为数据支持，力争开发出一个质量过硬、成本合理的集成系统。要达到这样的要求，必须有良好的项目管理能力作为支持。针对本项目，我们的困难主要是第一次承建 XX 省内的甲方项目，虽然我们在其它省市有良好的业绩，但作为在 XX 省的第一个项目，只能做的更好。公司领导对这个项目期待很高，而我面临的第一个
4、问题，就是与甲方的沟通。沟通管理的地位非常重要。项目中，良好的沟通可以消除不必要的误会，准确获得甲方的需求；可以创造良好的团队气氛，使员工愉快而高效的工作，从而提高质量、保证进度；可以确保范围的准确，从而减少返工，降低成本；还可以保证采购计划得以顺利实施，避免采购到不合适的材料设备，以进一步避免对项目整体的干扰。可以说，在某种程度上，沟通管理的好坏，将影响到整个项目的实施，其重要性不言自明。沟通管理的第一步，是识别干系人和沟通计划的制定。工作多年的我当然知道，这是一切工作的基础，我做了很多具体的工作。1沟通计划的制定 沟通计划之所以重要，是因为它形成了沟通管理的基础。我带领我的项目成员在项目启
5、动的时候，就开始与甲方干系人进行沟通。我们利用公司的过程资产，结合甲方项目代表的意见，制订了一份基本词汇表，其中主要描述了甲方行业的专业术语，并包含了一些甲方日常工作的基本流程及其解释。这样做的好处，一是给甲方一个良好的第一印象，认为我们很专业，二是能帮助我们的团队成员正确领会甲方干系人的意图，三是可以有效培训我团队里两名新入职的同事，让其尽快找到工作状态。有了这份词汇表，通过学习并考核项目组成员，确定他们能正确理解甲方专业术语之后，我们会同甲方总经理、相关业务部门负责人等召开了需求分析会，在会上双方沟通效果非常好，甲方部分领导甚至惊讶我们对建筑领域知识的广度。但在本次项目会议上，甲方总经理并
6、未到场，仅是派其助理参加了会议。我敏感的猜测，甲方老总似乎并不太注重这个项目。第二天，我专程拜访了甲方总经理，才得知他真的不重视这个项目。只是国家建筑行业要求特一级自知的必要，他才批准这个项目的。我结合我对建筑业的了解，给他讲述了其他省市项目的成功经验，通过 对比项目实施前后给企业带来的效率飞跃，让他开始产生了兴趣。我给他看了之前一天会议的会议纪要，上面及早了甲方各职能部门负责人对项目效果的要求，逐一讲解其会为甲方带来的好处，从而说服其老总认真对待这个项目。之后的几天，甲方老总自己提出了对项目系统战略管理方面的需求，这说明我的沟通很成功。有了甲方一把手的支持，我们和甲方的沟通效率提高了很多，在
7、明确分析了甲方各干系人的主要期望后，我们制订好了项目的沟通计划。其中包括了干系人列表及其期望、联系方式、在何处里程碑处向其提供何种资料，其沟通风格和喜好等备注信息，以及联络方式。2向干系人分发消息 随着项目的推进，每到一关键节点处，我就会安排团队汇总各个干系人需要的过程信息，并进行认真审核。在检查无误之后，我们会按照沟通计划将信息及时交送到干系人的手上。通过电子邮件交送的，我们会保留邮件存根，并要求对方邮件服务器发送读信回执；通过特快专递的样品和其他资料，我们会要求快递公司提供收件签名照片和相关物流信息；对于我们亲自送交的文件，我们会让收件人签收并将签收表存档。对于日常沟通方面，我则建立了一个
8、项目组 QQ 群，并办理了手机移动短号，这样降低了沟通的成本，间接提高了项目的效益。3绩效信息的管理 虽然我们建立了良好的沟通机制，有明确的沟通对象和渠道，但甲方更关注的，其实沟通的内容和结果。前面的工作都是在为内容的顺利传达而服务的。甲方最关心的内容，其中主要是项目的绩效信息和报告。在项目实施的过程中，我们不断的检查项目的进展，逐渐形成了项目的信息。我们每周安排例会，会上都要对各模块小组做挣值分析，做质量评审，同时形成状态报告、进展报告、预测信息、质量报告、配置状态报告等信息。我们按照干系人的期望，结合里程碑信息，将报告分为两类，一类是已经或基本满足干系人期望的报告，此类报告可检查确认后直接
9、发送；另一类报告暂不能满足干系人的期望。对后一类报告，我会要求相关小组长，结合 WBS 和 RAM 确定责任人，并要求其提出整改意见，确定整改期限和检查人之后，将上述信息有选择的随绩效报告一起发送给干系人。甲方对这种报告方式高度评价。4管理干系人 项目的干系人多而复杂，其期望有时甚至会冲突。例如甲方老总提出了战略分析需求，我需要增加一个 BI 模块去满足其期望。在提交审核的过程中，我方以附加合同的方式要求甲方确认，遭到了其一位重要干系人、甲方总会计师的反对。他认为，项目预算已经确定，在没有看到项目产生确切收益之前追加投资是不行的，且发改委审批的项目资金就是 300 玩，已无力支持。我经过数次协
10、调，最终说服甲方老总，将其功能放在二期实现，甲方老总则表示非常期待我们实施成功以观效果，并希望我们参加二期投标。5结尾 我们的项目于 2013 年 5 月正式上线运行，由于在项目中充分的沟通，甲方各干系人都较为满意，认为我们在诸多限制条件下尽可能的满足了其需求，并期待二期工程的展开。我们的项目获得了成功，项目经验列入了公司组织过程资产。这个项目对我的启示是：沟通首先要真诚，全心全意的站在对方的立场上考虑，结合充分的沟通计划，详实的绩效信息、有效的发送到干系人手上，同时要注重干系人之间的不一致，尽快、有效的减弱它、消除它，才能保障整个沟通管理的顺利进行。我也非常注重内部沟通，和同事关系融洽，深得领导信任。篇幅所限，在此不表。我在今后的管理中，将继续注重沟通的管理，毕竟它占用了我 80的时间，我将为信息化建设行业继续努力，更进一步。