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1、总帐子系统主要功能介绍总帐子系统主要功能介绍适用于各类企事业单位进行凭证管理、账簿处理、个人往来款管理、部门管理、项目核算和出纳管理等。可根据需要增加、删除或修改会计科目或选用行业标准科目。通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看科目最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。制单赤字控制可控制出纳科目、个人往来科目、客户往来科目、供应商往来科目。凭证填制权限可控制到科目,凭证审核权限可控制到操作员。自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。课程大纲一、
2、系统基本信息设置二、初始数据的作业三、日常会计核算作业四、报表种类与帐表六、现金流量表五、出纳作业系系统统主主画画面面会计总帐管理系统基本信息管理凭证控制/打印、期间设置、预算控制、帐簿设置、汇率设置、排序方式、权限控制、套打、帐簿清理日常会计核算凭证创建、复制、打印、过帐、还原/预提回转凭证自动生成/月结/关帐出纳核算项目管理项目名称创建/项目维护、管理财务报表日记帐的形成、票据管理、未达帐项/余额调节表、银行对帐日记帐、序时帐、明细帐、总帐、资产负债表、损益表、财务分析报表、现金流量表总帐系统业务基本流程图与与其其他他系系统统之之关关连连会计系统参数设置作业会计参数启用了现金流量科目必录现
3、金流量项目，同时,在基础档案会计科目已指定,则录入凭证时，只要任意一笔分录属于现金流量类科目，则必须指定，否则，不能保存。会计系统参数设置作业会计系统参数设置作业要在系统管理的要在系统管理的“功能权限功能权限”中设置科目权限，再选择此项，权限设置才有中设置科目权限，再选择此项，权限设置才有效。则在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单效。则在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。出纳凭证必须经由出纳签字：若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核出纳凭证必须经由出纳签字：若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择对签字后才能记账，则选择 出纳凭证必须经
4、由出纳签字出纳凭证必须经由出纳签字。凭证必须经由主管会计签字：如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，凭证必须经由主管会计签字：如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，则选择则选择 凭证必须经主管签字凭证必须经主管签字。会计系统参数设置作业当年初建完账后，发现账建得太乱或错误太多，此时您可能希望将该账冲掉，当年初建完账后，发现账建得太乱或错误太多，此时您可能希望将该账冲掉，然后重然后重新建账，本功能则是满足您的这种要求。新建账，本功能则是满足您的这种要求。账簿清理将冲掉本年各账户的余额和明账簿清理将冲掉本年各账户的余额和明细账，并将上年的会计科目、部门目录、个人目录、客户分类、客户目录、供应商
5、细账，并将上年的会计科目、部门目录、个人目录、客户分类、客户目录、供应商分类、供应商目录、项目目录、凭证类别、常用摘要、常用凭证转入本年。若本年分类、供应商目录、项目目录、凭证类别、常用摘要、常用凭证转入本年。若本年不是账套启用年，则冲掉本年各账户的余额和明细账，只保留会计科目、部门目录、不是账套启用年，则冲掉本年各账户的余额和明细账，只保留会计科目、部门目录、客户目录、供应商目录、项目目录、个人目录、凭证类别、常用摘要、常用凭证。客户目录、供应商目录、项目目录、个人目录、凭证类别、常用摘要、常用凭证。执行账簿清理后执行账簿清理后,您应重新调整科目和余额。您应重新调整科目和余额。会计系统外币设
6、置作业 若会计科目涉及到外币核算时，在设置外币科目之前，必须先设置外币币别种类。每月的第一天和最后一天手工输入当天外币汇率，若是设定“浮动汇率”，每天输入当天汇率会计系统凭证类别设置 此类别的凭证在制单时对科目有一定限制：共七种此类别的凭证在制单时对科目有一定限制：共七种 借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制、借方必无、贷方必无。借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制、借方必无、贷方必无。已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。若选有科目限制，则至少要输入一个限制科目。若限制类型选若选有科目限制，则至少要输入一个限制科目。若限制
7、类型选 无限制无限制，则不能，则不能输入限制科目。若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受输入限制科目。若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。到同样的限制。表格右侧的表格右侧的上下箭头按上下箭头按钮可以调整钮可以调整凭证类别的凭证类别的前后顺序，前后顺序，它将决定明它将决定明细账中凭证细账中凭证的排列顺序。的排列顺序。在查询明细在查询明细账、日记账账、日记账时，同一日时，同一日的凭证，将的凭证，将按照设定顺按照设定顺序进行排列。序进行排列。会计科目设置作业 您在科目设置中定义的客户、供应商核算的科目将自动被设置成应收应付系统的受控您在科目设置中定
8、义的客户、供应商核算的科目将自动被设置成应收应付系统的受控科目，此时您可根据需要自由修改是否受控。科目，此时您可根据需要自由修改是否受控。科目增加下级科目时，自动将原科目的所有账全部转移到新增的下级第一个科目中，科目增加下级科目时，自动将原科目的所有账全部转移到新增的下级第一个科目中，此操作不可逆。同时要求新增加的下级科目所有科目属性与原上级科目一致。此操作不可逆。同时要求新增加的下级科目所有科目属性与原上级科目一致。公共部分公共部分注意：注意：若部门中有在职人员和未注销的业务员，则不能被撤消。若部门中有在职人员和未注销的业务员，则不能被撤消。撤消前，提供人员批量转移部门的功能，如果不想使用批
9、量转移，可在人员档案中将撤消前，提供人员批量转移部门的功能，如果不想使用批量转移，可在人员档案中将人员或业务员手工调整行政部门和业务部门；人员或业务员手工调整行政部门和业务部门；撤消后，提供客户档案、供应商档案、存货档案、仓库档案等档案中的所属部门批量撤消后，提供客户档案、供应商档案、存货档案、仓库档案等档案中的所属部门批量修改功能；修改功能；如果存货核算系统的参数设置中选择存货按部门核算，并且仓库在存货明细账或总账如果存货核算系统的参数设置中选择存货按部门核算，并且仓库在存货明细账或总账（存货核算系统）中已经使用，则此仓库所属部门不能注销。（存货核算系统）中已经使用，则此仓库所属部门不能注销
10、。科科目目部部门门限限制制创创建建作作业业在新增会计科目过程中可能会遇到新增会计科目的下级科目与一个已设置好的科目在新增会计科目过程中可能会遇到新增会计科目的下级科目与一个已设置好的科目的下级明细科目类似，在这种情况下如果设置一批新下级明细科目，非常浪费的下级明细科目类似，在这种情况下如果设置一批新下级明细科目，非常浪费时间和人力，可以将本账套或其他账套中的相似的下级科目复制给某一科目，时间和人力，可以将本账套或其他账套中的相似的下级科目复制给某一科目，减少重复设置的工作量，并提高正确率和一致性。如果需要复制携带辅助核算、减少重复设置的工作量，并提高正确率和一致性。如果需要复制携带辅助核算、数
11、量核算和外币核算的，在三个辅助核算前打勾即可。数量核算和外币核算的，在三个辅助核算前打勾即可。科科目目复复制制创创建建作作业业注意注意:科目复制到其它账套时要求是仅能在同一年度账之间复制科目复制到其它账套时要求是仅能在同一年度账之间复制 指定的现金、银行存款科目供出纳管理使用，所以在查询现金、银行存指定的现金、银行存款科目供出纳管理使用，所以在查询现金、银行存款日记账前，必须指定现金、银行存款总账科目。如果本科目已被制过单款日记账前，必须指定现金、银行存款总账科目。如果本科目已被制过单或已录入期初余额，则不能删除、修改该科目。如要修改该科目必须先删或已录入期初余额，则不能删除、修改该科目。如要
12、修改该科目必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再行修改，修改除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再行修改，修改完毕后要将余额及凭证补上。已使用末级的会计科目不能再增加下级科目。完毕后要将余额及凭证补上。已使用末级的会计科目不能再增加下级科目。非末级科目及已使用的末级科目不能再修改科目编码。非末级科目及已使用的末级科目不能再修改科目编码。科科目目指指定定创创建建作作业业会计科目辅助核算作业企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如在建工程、企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如在建工程、对外投资、技术改造项目、项目成本管理、
13、合同等。将具有相同特性的一对外投资、技术改造项目、项目成本管理、合同等。将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，还可以对这些项目进行分类管理。管理，还可以对这些项目进行分类管理。使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案，项目档案设置包括：增加使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案，项目档案设置包括：增加或修改项目大类，定义项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，并进行或修改项目大类，定义项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，并进行项目目录的维护。项目目录的维护。若不是年份中的第一
14、个月时，若不是年份中的第一个月时，表中三个栏目都要填入相应的表中三个栏目都要填入相应的数据，否则，会影响资产负债数据，否则，会影响资产负债表和损益表的正确。表和损益表的正确。总帐初始余额录入作业常用会计凭证创建作业 点选”=”键键，凭证借贷金额自动平衡 点选“F2”键调用参照信息 点选”ESCESC”键键 清零 点选“F5”键增加一张新凭证 点选“SpaceSpace”键键 切换借贷 点选“F6”键保存当前凭证 点选“”键键 红(负)蓝(正)数字转换 点选“F8”键科目编码与名称转换常用会计凭证创建作业辅助核算、现金流量会计凭证创建作业会计凭证创建作业功能键使用 通过工具中选项设置，为录入凭证
15、提供一些快捷操作。在通过工具中选项设置，为录入凭证提供一些快捷操作。在填制凭证界面，选择连续增加凭证时，自动携带上一凭证填制凭证界面，选择连续增加凭证时，自动携带上一凭证的信息。的信息。会计凭证草稿创建作业用户在新增凭证过程中用户在新增凭证过程中如果有意外情况不能继如果有意外情况不能继续，可以保存这张未完续，可以保存这张未完成且未保存过的凭证，成且未保存过的凭证，这张凭证是一张草稿凭这张凭证是一张草稿凭证，可以是结转生成的证，可以是结转生成的凭证，但不包括其他系凭证，但不包括其他系统生成的凭证。在保存统生成的凭证。在保存时，不做任何合法性校时，不做任何合法性校验，凭证号也不保存。验，凭证号也不
16、保存。等以后要使用或继续完等以后要使用或继续完成这张草稿凭证时可以成这张草稿凭证时可以按操作员引入。按操作员引入。生成常用会计凭证作业调用方法一调用方法一：在制单时单击编辑菜单下的调用常用凭证，根据提示输入常用凭证的编号，即可调出该常用凭证。若调出的常用凭证与您当时的业务有出入或缺少部分信息，您可直接将其修改成所需的凭证。调用方法二调用方法二：在制单时单击编辑菜单下的调用常用凭证，在输入常用凭证的编号处按 或F2键，屏幕显示常用凭证定义窗，将光标移到要调用的常用凭证，点选入按钮或按F3键，可选入要调用的常用凭证。当月，常用凭证被调用后将显示已引用标记。会计凭证作废作业作废的凭证选作废的凭证选择
17、后可以取消择后可以取消作废作废会计凭证作废后清理作业特殊会计凭证创建作业 如果科目设置了辅助核算自定义项，并且在自定义项如果科目设置了辅助核算自定义项，并且在自定义项的单据头中设置了相关信息，则可调用项目信息。的单据头中设置了相关信息，则可调用项目信息。特殊会计凭证创建作业会计凭证签字、审核作业出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，可通过出纳签字功能对制单员填制的出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对。带有现金银行科目的凭证进行检查核对。系统提供对已审核的凭证进行成批签字系统提供对已审核的凭证进行成批签字的功能，选择横向菜单的功
18、能，选择横向菜单【主管主管】中的中的【成批出纳签字成批出纳签字】和和【成批取消签字成批取消签字】，可，可进行签字的成批操作。进行签字的成批操作。已签字的凭证不能再签字。取消签字只能由签字人本人取消。如果没有授权给您已签字的凭证不能再签字。取消签字只能由签字人本人取消。如果没有授权给您的凭证，您也不能签字。签字人不能与制单人相同，即您自己制作的凭证您不能的凭证，您也不能签字。签字人不能与制单人相同，即您自己制作的凭证您不能同时进行主管签字。同时进行主管签字。会计参数设置了出纳凭证必须由出纳签字时，则录入凭证时，只要任意一笔分录包含现金类科目，则必须做过出纳签核，之后才能记账；出纳签核权限和审核权
19、限相互独立，主管签字类同。审核凭证作业审核凭证作业 审核人和制单人不能是同一个人审核人和制单人不能是同一个人,凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。作废凭证不能被审核，也不能被标错。已标消审核签字后才可以进行修改或删除。作废凭证不能被审核，也不能被标错。已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先按错的凭证不能被审核，若想审核，需先按取消取消取消标错后才能审核。已审核的取消标错后才能审核。已审核的凭证不能标错。凭证不能标错。会计凭证记帐作业会计凭证恢复记帐作业在实际记账过程中出现以下情况的，需要在实际记账过程中出现以下情
20、况的，需要恢复记账前状态恢复记账前状态：记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用恢复记账前状态恢复记账前状态恢复数据，恢复数据，然后您再重新记账。在记账过程中，不得中断退出。在第一次记账时，若期初余额试算不平然后您再重新记账。在记账过程中，不得中断退出。在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选衡，系统将不允许记账。所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。记账范围。按下按下Ctrl+H键，显示键，显示【凭证凭证】功能中的功能中的【恢
21、复记账前状态恢复记账前状态】功能，再次按下功能，再次按下Ctrl+H键隐藏此菜单键隐藏此菜单自定义转账设置自定义转账设置 自定义转账功能可以完成的转账业务主要有：自定义转账功能可以完成的转账业务主要有：1)费用分配的结转。如：工资分配等2)费用分摊的结转。如：制造费用等。3)税金计算的结转。如：增值税等。4)提取各项费用的结转。如：提取福利费等。5)部门核算的结转。6)项目核算的结转。7)个人核算的结转8)客户核算的结转9)供应商核算的结转如果客户和供应商使用本公司的应收、应付系统管理，那么如果客户和供应商使用本公司的应收、应付系统管理，那么在总账系统中，您不能按客户、供应商辅助项进行结转，在
22、总账系统中，您不能按客户、供应商辅助项进行结转，只能按科目总数进行结转。只能按科目总数进行结转。应用举例应用举例 自定义转帐凭证作业转帐生成转帐生成自定义转帐凭证作业由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，请先将所有未记账凭证记账，否则，生月末转账工作之前，请先将所有未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。成的转账凭证数据可能有误。如果您使用了应收、应付系统，那么总账系统中不能按客户、如果您使用了应收、应付系统，那么总账系统中不能按客户、供应商进行结转。供应商进行结转。期间损益作业期间损益作业用于在一个
23、会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目向本年利润的结转。提示提示:本年利润科目若有的辅助账类，则必须与损益科目的辅助账类一致。只有在选项中选择了自定义项做为辅助核算，期间损益结转才按自定义项展开。请关注权限管理的用户注意：结转凭证不受金额权限控制，不受辅助核算及辅助项内容的限制。转帐定义损益凭证作业会计月结作业帐表种类帐表种类一、科目帐表二、客户往来帐表三、供应商往来帐表四、个 人往来帐表五、部门辅助帐六、项目辅助帐表七、帐表打印八、综合辅助帐表管理报表一、日记帐二、序时帐三、总帐四
24、、明细帐五、多栏式明细帐十、客户往来余额表十一、客户往来明细表十二、供应商往来余额表十三、供应商往来明细表十四、个人往来余额表六、综合多栏帐七、日报表十五、个人往来明细表八、试算表九、科目余额表十六、部门总帐、明细帐十七、项目总帐、明细帐十八、科目辅助帐、表出纳作业设置本功能用于查询现金日记账、银行日记账本功能用于查询现金日记账、银行日记账，现金科目、银行科目必现金科目、银行科目必须在须在“会计科目会计科目”功能下的功能下的“指定科目指定科目”中预先指定。中预先指定。可以按月可以按月查询，也可以按日查询日记帐，同时，提供资金日报。查询，也可以按日查询日记帐，同时，提供资金日报。出纳作业初始数据
25、为了保证银行对账的正确性，为了保证银行对账的正确性，在使用在使用【银行对账银行对账】功能进功能进行对账之前，必须在开始对行对账之前，必须在开始对账的月初先将日记账、银行账的月初先将日记账、银行对账单未达项录入系统中。对账单未达项录入系统中。如果您的科目有外币核算，如果您的科目有外币核算，那么，您应在这里录入外币那么，您应在这里录入外币余额、外币未达项。录入的余额、外币未达项。录入的银行对账单、单位日记账的银行对账单、单位日记账的期初未达项的发生日期不能期初未达项的发生日期不能大于等于此银行科目的启用大于等于此银行科目的启用日期。日期。银行对账期初银行对账期初 功能功能是用于第一次使用银行对账是
26、用于第一次使用银行对账模块前录入日记账及对账单模块前录入日记账及对账单未达项，在开始使用银行对未达项，在开始使用银行对账之后一般不再使用。账之后一般不再使用。本功能用于平时录入、查询和引入银行对账单。在此功能中显示的银行对账本功能用于平时录入、查询和引入银行对账单。在此功能中显示的银行对账单为启用日期之后的对账单。单为启用日期之后的对账单。出纳作业与银行对帐出纳作业查看对帐结果若在若在【银行对账期初银行对账期初】中定义中定义 银行对账单余额方向银行对账单余额方向 为借方，则对账条件为方为借方，则对账条件为方向相同、金额相同的日记账与对账单进行勾对；若在向相同、金额相同的日记账与对账单进行勾对；
27、若在【银行对账期初银行对账期初】中定中定义义 银行对账单余额方向银行对账单余额方向 为贷方，则对账条件为方向相反、金额相同的日记账为贷方，则对账条件为方向相反、金额相同的日记账与对账单进行勾对。与对账单进行勾对。银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对于已核对上的银行业务，系统将自动在银行账依据自动进行核对、勾销，对于已核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志，存款日记账和银行对账单双方写上两清标志，并视为已达账项，对于在两清并视为已达账项，对
28、于在两清栏未写上两清符号的记录，系统则视其为未达账项。手工对账是对自动对账栏未写上两清符号的记录，系统则视其为未达账项。手工对账是对自动对账的补充，您使用完自动对账后，可能还有一些特殊的已达账没有对出来，而的补充，您使用完自动对账后，可能还有一些特殊的已达账没有对出来，而被视为未达账项，为了保证对账更彻底正确，您可用手工对账来进行调整。被视为未达账项，为了保证对账更彻底正确，您可用手工对账来进行调整。出纳作业查看相关帐表总帐之现金流量表当年中启用时，如果需要现金流量查询表中提供当前年度，且启用日期之前的现金当年中启用时，如果需要现金流量查询表中提供当前年度，且启用日期之前的现金流量数据，就需要将现金流量启用日期之前的累计数在此补录。流量数据，就需要将现金流量启用日期之前的累计数在此补录。此现金流量表来源于会计科目设置及总帐凭证处此现金流量表来源于会计科目设置及总帐凭证处理中，也只在总帐系统中查询，与独立的现金流理中，也只在总帐系统中查询，与独立的现金流量表制作方式和查询方式不同。量表制作方式和查询方式不同。总帐之现金流量表