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1、邮件的格式和字体邮件的格式和字体邮件正文的格式字体：宋体或仿宋，非衬线字体，简约，衬线字体楷体也可以，但个人不推荐字号：四号以上，你想想一个小五的字体，对方 400 度近视，那会是一个什么样的阅读体验？我们这代经过高考摧残的人，不近视的有几个？因此，字号的大小也是一种礼仪。颜色搭配：正文推荐好黑色，三种以内，参考金正昆老师的服饰礼仪。签名和结束语：不要在签名处做广告，不要在签名处做广告，不要在签名处做广告上面是一个同事和我的内部沟通邮件的签名，下面的这些业务介绍对我来说没有任何用，我本身对于大而全的东西就是比较排斥的，没有好感，因此会习惯性屏蔽这种类型的业务介绍。一个签名不够用，如何设置多个签
2、名快速切换应对不同的场景需求，参考 如何设置多个签名轻松应对不同客户群体邮件中的图片：裁掉不需要的部分，对于需要模糊处理的部分打上马赛克，确保信息保密，不对其他人造成隐私泄露。通过图片的边角拖拽和调整截图的尺寸调整：Windows 系统自带 paint（画图工具），推荐搜狗输入法的截图工具（所有的电脑上都能装）和 QQ 的截图工具（马赛克功能比搜狗的方便）都可以对图片进行编辑，同时对这些截图功能设置快捷键我的习惯是搜狗截图 CTRL+SHIFT+A;QQ 的截图是 Ctrl+Alt+A，使用快捷键提高工作效率。快捷键的好处是只要按下这个健就会得到确定的结果，而且可以盲打。而鼠标还需要眼镜配合搜
3、寻定位，工作量和效率是不一样的。哪怕只是省两秒钟，也值得。邮件的附件：前面我们说了，写一封邮件的顺序是先写附件，再写主题，然后正文，最后收件人。首要的问题是不遗漏附件图片附件的大小，无特殊要求，压缩到 200kB 以内，最大不超过 1M。对于图片进行命名，不要是系统默认的 DCM 等等，因为Office 的 Index（索引）引擎是会把附件的名字也建立在索引中的，方便后续的搜索对于多个附件的邮件，对于附件进行编号：附件1：+附件名称，附件 2：+附件名称，超过 5 个，使用压缩包进行打包后压缩成一个压缩文件。对于 WORD，PPT 等不需要对方编辑的文件，转换成PDF 之后再发送给对方。第一是
4、保护作者的权益，第二是 PDF 的阅读体验比 WORD 和 PPT 要好的多，而且也会降低文件的大小。另外对于很多外资企业，对于合同等正式文件，为了避嫌，正轨的操作方式是不接受WORD,EXCEL等可以编辑的方式发送的，要求必须是PDF 格式。总体的附件大小不要超过 10M，这是很多公司邮箱服务器的设置。之前有个同事无意中群发了一个电子贺卡，73M，导致公司邮箱在工作繁忙时间段接近崩溃，正常的邮件收发无法进行，然后这个人直接被Fire 掉了。即便没有这么严重，因为工作正忙的时候，邮箱堵塞带给人的感觉也是非常不好的。一个人的印象分就这么一点点的丧失，而自己感觉不到。如果附件超过 10M，使用大附
5、件助手发送，这样对方收到的是一个附件下载链接，邮件就很小了。使用安装方法参考 outlook 大附件工具助手使用 Frank IT tips No10最后：在邮件发出去之前，无论是多么着急的邮件，一定要检查一遍，一定要检查一遍，一定要检查一遍，重要的事情说三遍，包括附件一定在邮件中打开再看一遍，确保附件没错，附件内容没有遗漏。邮件检查清单如下：收件人，抄送人和密送人是否准确，检查后面的城市简拼，参考 如何确保英文名字相同的邮箱不会发错主题：是否完整的描述了目的附件：附件的命名是否完整，附件的先后顺序，附件的内容正文：Outlook 有拼写检查功能，建议打开拼写检查功能，对于常见的错别字，下面会有红色的波浪线提示检查邮件的顺序和编写邮件的顺序不保持一致，因为我们的大脑按照同一种模式思考会有思考惯性，有选择性屏蔽。