《秘书实务之商务活动.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书实务之商务活动.pptx（34页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、学习目的学习目的 通过本模块的学习，通过本模块的学习，了解签字仪式、了解签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的内容，熟悉签字仪式、闻发布会的内容，熟悉签字仪式、庆典活动、开放参观活动、新闻发庆典活动、开放参观活动、新闻发布会的准备与服务工作，掌握签字布会的准备与服务工作，掌握签字仪式、庆典活动、企业开放参观活仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的操作程序。动、新闻发布会的操作程序。第1页/共34页教学重点与难点教学重点与难点1 1、教学重点、教学重点签字仪式的准备与操作；签字仪式的准备与操作；庆典活动的准备与操作；庆典活动的准备与操作；开放参观
2、活动的安排与方案。开放参观活动的安排与方案。新闻发布会的筹划与操作。新闻发布会的筹划与操作。2 2、教学难点、教学难点签字仪式的准备；签字仪式的准备；庆典活动的准备；庆典活动的准备；开放参观活动方案的拟订；开放参观活动方案的拟订；新闻发布会的筹划；新闻发布会的筹划；技能训练。技能训练。第2页/共34页13.1 13.1 签字仪式签字仪式13.1.1 13.1.1 签字仪式的准备签字仪式的准备 1 1文本的准备文本的准备 (1)(1)定稿。定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表述的定稿。定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表述的过程，这是文本准备的前提。过程，
3、这是文本准备的前提。(2)(2)确定使用的文字。如果是涉外商务会谈签字，还要确定文本选择哪国文字。确定使用的文字。如果是涉外商务会谈签字，还要确定文本选择哪国文字。如果双方使用不同的语言文字，签字文本应该使用双方的文字书写印刷，具有如果双方使用不同的语言文字，签字文本应该使用双方的文字书写印刷，具有同等效力。同等效力。第3页/共34页 (3)(3)确定正本和副本。正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。确定正本和副本。正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。有时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印制若千副本。有时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印制若千副本
4、。(4)(4)校印。校印即根据定稿印制、校对正本和副本。校印。校印即根据定稿印制、校对正本和副本。(5)(5)盖章。为了保证文本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式前，先在签字文盖章。为了保证文本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式前，先在签字文本上盖上双方的公章，文本一经签字便具有法定效力。本上盖上双方的公章，文本一经签字便具有法定效力。第4页/共34页 2 2商定参加人员商定参加人员 (1)(1)签字人。签字人员要符合以下条件：签字人。签字人员要符合以下条件：具有法定资格。具有法定资格。规格相等。规格相等。(2)(2)领导人。签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应领导人。签
5、字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。当注意规格大体相等。(3)(3)致辞人。一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机致辞人。一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。关或协调机构的代表致贺词。(4)(4)主持人。主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。主持人。主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。第5页/共34页 (5)(5)见证人。见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应当大致相等。见证人。见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应当大致相等。(6)(6)助签人。助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员
6、翻揭文本，指助签人。助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。明签字之处。(7)(7)群众代表。有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请群众代表。有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加。主办单位或双方单位的部分群众代表参加。(8)(8)记者。为扩大影响，可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式。记者。为扩大影响，可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式。第6页/共34页 3 3布置签字厅布置签字厅 (1)(1)签字厅的选择。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代签字厅的选择。签字厅有常设专用的，也有临时以会
7、议厅、会客室来代替的。布置它的总原则是要庄重、整洁、清静。替的。布置它的总原则是要庄重、整洁、清静。一间标准的签字厅，应当室内铺满地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他一间标准的签字厅，应当室内铺满地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他一切的陈设都不需要。正确的签字桌应当为长桌，桌上最好铺设深绿色的一切的陈设都不需要。正确的签字桌应当为长桌，桌上最好铺设深绿色的台布。台布。第7页/共34页 (2)(2)签字桌椅。签字桌椅。双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红色的台呢。红色的台呢。桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位。桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位。多方签
8、字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张多方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅子，由各方代表依次签字。椅子，由各方代表依次签字。涉外双边签字仪式的座位按主左客右的礼仪涉外双边签字仪式的座位按主左客右的礼仪顺序摆放，即客方的座位安排在主方的右边。顺序摆放，即客方的座位安排在主方的右边。多方签字则按礼宾次序安排各方签字代表的多方签字则按礼宾次序安排各方签字代表的座次，一般按英文国名当头字母的顺序排列，也座次，一般按英文国名当头字母的顺序排列，也可按事先商定的顺序排列。可按事先商定的顺序排列。签字桌上可放置各方签字人的席卡。签字桌上可放置各方签字人的席卡。涉外签字仪式应当用中英文两种文字标示。涉外
9、签字仪式应当用中英文两种文字标示。第8页/共34页 (3)(3)准备签字用具。包括待签的合同文本以准备签字用具。包括待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等文具。及签字笔、吸墨器等文具。(4)(4)国旗的摆放。与外商签署涉外商务合同国旗的摆放。与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。(5)(5)参加人员位置。按有关礼遇高低的确定参加人员位置。按有关礼遇高低的确定好各方代表的座次。好各方代表的座次。(6)(6)讲台。在签字桌的右侧放置讲台或落地讲台。在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。话筒。(7)(7)会标。由签字双方名称、签字文本标题会标。由签字双
10、方名称、签字文本标题和和“签字仪式签字仪式”织成。织成。(8)(8)香槟酒。事先准备好香槟酒、酒杯等。香槟酒。事先准备好香槟酒、酒杯等。举行小举行小 型酒会，举杯共庆会谈成功。型酒会，举杯共庆会谈成功。第9页/共34页签字场图签字场图客方人员主方人员客方助签人主方助签人客方主签人主方主签人文本文本吸墨水器吸墨水器小国旗笔笔大门第10页/共34页13.1.2 13.1.2 签字仪式的程序签字仪式的程序进入签字厅、就位签署合同文本交换合同文本举杯庆祝合影留念第11页/共34页13.2 13.2 庆典活动庆典活动 开业庆典开业庆典 1.1.准备工作准备工作 1 1）、做好宣传工作）、做好宣传工作 2
11、 2）、拟定邀请宾客的名单）、拟定邀请宾客的名单 3 3）、拟定议程表）、拟定议程表 4 4）、拟好致辞和答辞）、拟好致辞和答辞 5 5）、布置场地）、布置场地 6 6）、安排接待工作）、安排接待工作 7 7）、准备贵宾留言册）、准备贵宾留言册 8 8）、准备馈赠礼品）、准备馈赠礼品第12页/共34页 2 2、仪式过程仪式过程 1 1）、）、签到签到 2 2）、）、接待接待 3 3）、）、剪彩剪彩 4 4）、）、致辞致辞 5 5）、）、节目节目 6 6）、）、参观、座谈或聚会参观、座谈或聚会 7 7）、）、赠送纪念品赠送纪念品第13页/共34页3 3、开业庆典活动程序、开业庆典活动程序主持人主
12、持人宣布宣布开始开始介绍介绍主要主要来宾来宾 本单位本单位领导领导致辞致辞征求意征求意见，总见，总结经验结经验组织组织来宾来宾参观参观安排安排文艺文艺演出演出 剪剪彩彩 上级上级领导领导 或嘉宾或嘉宾致辞致辞宣读宣读贺信贺信贺电贺电第14页/共34页庆典场景第15页/共34页第16页/共34页第17页/共34页13.3 13.3 开放参观活动开放参观活动13.3.1 13.3.1 准备与接待工作准备与接待工作 1 1、确定开放参观的项目、确定开放参观的项目(1)(1)组织的展览室；组织的展览室；(2)(2)生产设备和工艺流程；生产设备和工艺流程；(3)(3)厂区环境；厂区环境；(4)(4)员工
13、的教育与培训设施；员工的教育与培训设施；(5)(5)组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施第18页/共34页 2 2、开放参观活动的操作流程、开放参观活动的操作流程准备宣传小册子放映视听材料观看模型引导观摩实物征求意见中途休息服务赠送纪念品第19页/共34页3 3、秘书的职责、秘书的职责 (1)(1)准备内容：准备内容：准备与寄发请柬；准备与寄发请柬；为来宾准备休息服务处；为来宾准备休息服务处；准备介绍材料；准备介绍材料；准备特殊的参观用品，如卫生服、准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；安全帽等；准备茶水饮料；准备茶水饮料；准备赠送的礼品和纪念品。准备赠送的礼
14、品和纪念品。第20页/共34页 (2)(2)接待服务与要求：接待服务与要求：来宾到达后热情引导接待；来宾到达后热情引导接待；放映视听资料时认真解说；放映视听资料时认真解说；参观过程中为来宾做向导；参观过程中为来宾做向导；做好招待来宾的餐饮服务；做好招待来宾的餐饮服务；耐心解答来宾提出的各种问题；耐心解答来宾提出的各种问题；做好欢送工作。做好欢送工作。第21页/共34页13.3 13.3 开放参观活动开放参观活动 13.3.2 13.3.2 拟订活动方案拟订活动方案 1 1确定主题确定主题 常见的主题有：常见的主题有：(1)(1)扩大组织的知名度，提高美誉度；扩大组织的知名度，提高美誉度；(2)
15、(2)促进组织的业务拓展；促进组织的业务拓展；(3)(3)和谐组织与社区的关系；和谐组织与社区的关系；(4)(4)增强员工或家属的自豪感。增强员工或家属的自豪感。第22页/共34页2 2安排开放参观的内容安排开放参观的内容 参观的内容一般包括：参观的内容一般包括：(1)(1)情况介绍，事先准备好简明生动、情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。印刷精良的宣传小册子。(2)(2)现场观摩，让参观者参观现场。现场观摩，让参观者参观现场。(3)(3)实物展览，参观组织的成果展览实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等室；可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容
16、的确定实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。还要考虑到参观者的需要和兴趣。第23页/共34页3 3选择开放参观的时机选择开放参观的时机 最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。开业庆典、社区节日等。4 4确定邀请对象确定邀请对象 一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体
17、记者等。同行业领导和专家、媒体记者等。第24页/共34页 5 5选择参观路线选择参观路线 参观路线的选择要求做到：参观路线的选择要求做到：(1)(1)能引起参观者的兴趣；能引起参观者的兴趣；(2)(2)能保证参观者的安全；能保证参观者的安全；(3)(3)对组织正常工作干扰小。对组织正常工作干扰小。以上三点要综合考虑。以上三点要综合考虑。6 6策划宣传工作策划宣传工作 参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。影、录像片进行介绍。第25页/共34页7 7做好解说及接待准备做好解说及接待准备 (1)(1)挑选并培训导
18、游或解说人员；挑选并培训导游或解说人员；(2)(2)制作并寄发请柬；制作并寄发请柬；(3)(3)设立接待服务处；设立接待服务处；(4)(4)准备特殊的参观用品；准备特殊的参观用品；(5)(5)准备礼品或纪念品。准备礼品或纪念品。第26页/共34页13.4 13.4 新闻发布会新闻发布会 13.4.1 13.4.1 新闻发布会的准备工作新闻发布会的准备工作 新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动
19、。新闻发消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发 布会是组织与公众沟通的例行方式，布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。其准备工作也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。其准备工作 包括如下：包括如下：第27页/共34页1 1、确定被邀请记者的范周、确定被邀请记者的范周 该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。2 2、确定时间和场所、确定时间和场所 确定日期，一是要及时；二是应当避开重大会议、社会活动。确定日期，一是要及时；二是应当避开重大会议、社
20、会活动。记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定。记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定。3 3、确定主持人和发言人、确定主持人和发言人 记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等 主持。主持。第28页/共34页 4 4、准备发言材料和布置会场、准备发言材料和布置会场资料包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的资料包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。理解、认识和感受等方面的文字资料。会议要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方
21、。会议要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方。会议桌可以圆形或长方形的桌子，并分别标明会议桌可以圆形或长方形的桌子，并分别标明“记者席记者席”、“主持人席主持人席”、“工作人员席工作人员席”，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。主持人、发言人还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。主持人、发言人还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。第29页/共34页 5、制作经费预算 费用应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。一般有租场费、费用应根据
22、所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。6、组织会议 主持人，其职责是把握会议的主题，保证不要离题太远，并要引导记者踊跃提问，主持人，其职责是把握会议的主题，保证不要离题太远，并要引导记者踊跃提问，遇到冷场时，可用轻松、幽默的语言活跃气氛，提高记者遇到冷场时，可用轻松、幽默的语言活跃气氛，提高记者 们提问的兴趣和勇气；们提问的兴趣和勇气；记者招待会的时间一般控制在二小时之内。记者招待会的时间一般控制在二小时之内。第30页/共34页 7、参
23、观活动安排参观活动安排 可以配合招待会主题组织记者进可以配合招待会主题组织记者进 行参观行参观活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记者创造实地采访、摄影、录像的图片等给记者创造实地采访、摄影、录像的机会，增加记者对会议主题的感性认识。机会，增加记者对会议主题的感性认识。8 8、小型宴请安排、小型宴请安排 在招待会或参观活动后，邀请记者参加午在招待会或参观活动后，邀请记者参加午餐或晚餐，以进一步进行沟通。餐或晚餐，以进一步进行沟通。9 9、收集有关新闻报道、收集有关新闻报道 秘书要注意搜集到会记者秘书要注意搜集到会记者 采写、刊发的各采写、刊发
24、的各类新闻稿件，分门别类地登记、分析，以便类新闻稿件，分门别类地登记、分析，以便检验检验 会议的效果。会议的效果。第31页/共34页13.4 13.4 新闻发布会新闻发布会 13.213.2新闻发布会的程序新闻发布会的程序 宣布开始宣布开始 发布新闻或消息发布新闻或消息 答答记者问记者问宣布结束宣布结束 提示会后安排提示会后安排第32页/共34页 1.1.某公司要举办开业庆典一周某公司要举办开业庆典一周活动，试拟写一份庆典活动方案。活动，试拟写一份庆典活动方案。2.2.结合实际拟写一份开幕式操结合实际拟写一份开幕式操作程序。作程序。技能训练技能训练第33页/共34页感谢您的观看！第34页/共34页