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1、LOGO由NordriDesign提供 市政工程监理内业管理2 2012012年年1 1月月6 6日日Page 2n 大家在座的有的是领导，有的是工程管理人员，有的是监理公司骨干，负责工程的管理工作，其实在监理中有着深刻的体会，完整，准确的档案可以缩短工期，可以减少不必要的经济损失。另外整理规范准确完整的工程档案可以为工程交工节省时间，这也是大家比较关心的问题，因此，做好工程档案的整理，确保工程档案的完整，准确与系统有着重要的意议，也是大家义不容辞的责任。我们的市政工程一般都是国家重点工程，根据济南市城市建设档案管理规定，在工程竣工验收前，由市城建档案管理部门对工程档案进行验收，验收合格后，方
2、可进行竣工验收，所以大家一定要重视资料的整理，下面我就和大家共同探讨一下市政工程文件的归档范围、工程文件的积累与收集，工程文件的鉴定等。其实大家在工程管理上都是我的老师，工程中都应形成什么资料比我清楚，有点板门弄斧的感觉，我所讲的是从档案管理角度对工程文件的认识，可能在具体实施上于实际工作有出入，还希望大家给予凉解，在具体工作中还是应该按照工程的具体情况进行文件的积累与收集。n一、市政工程档案的组成一、市政工程档案的组成n 完整、系统的工程项目档案由立项文件、设计基础文件（地质勘察报告、地形地貌等）设计文件、项目管理文件（征地、施工执照、计划、统计、投资、合同、招投标等）以上的也叫工程准备阶段
3、文件、施工文件、监理文件、生产技术准备、试生产文件、竣工验收文件等组成。n 大家都知道，每一项工程在实施前都要从宏观上论述项目设立的必要性和可能性，减少项目投资的盲目性，研究关键问题，对各种因素进行具体调查，研究、分析，确定有利和不利的因素、经济效益和社会效果的程度，它主要包括项目建议书及报批文件，可行性研究报告及批复、项目评估及论证、环评报告及批复等文件组成。设计基础文件及设计文件主要包括工程地质、水文地质、勘察报告，地质图，勘察记录，化验、试验报告，重要土、岩样及说明，总体规划设计、方案设计、施工图设计及审批意见等，这些文件主要在建设大型道路桥梁中出现。n 1、项目管理文件涉及较多，单位多
4、，跨度长，容易造成收集不全和不完整，因此，负责项目的人员要及时把办理完毕后形成的相关文件收集起来，并随着工程的进展，不断充实有关内容，记录新的情况。在收集中要保证文件资料的真实、齐全、完整，最大限度的确保文件的系统。n 2、施工文件是施工单位在工程施工过程中形成的文件，是再现施工过程的历史记录，施工文件是施工单位形成，但也有个别文件是由其他单位形成的，例如部分原材料合格证、试验报告等，但无论是不是本施工单位形成的，施工单位都有责任对其收集和汇总。从档案管理的角度来看，施工文件详细地记录了工程施工阶段质量控制活动的全过程，它不仅在工程施工期间对工程质量的控制有重要作用，而且在工程竣工和投入运行后
5、，对于查询和了解工程建设的质量情况以及工程维修和管理也能提供大量有用的资料和信息。如果发生工程质量事故，责任划分也是通过大量的工程文件来体现的。如大家熟知的四川虹桥坍塌工程质量事故，就是调查小组在查阅大量工程文件信息和数据来划定责任的，所以施工文件材料对各方面都是非常重要的。其主要由7个方面组成。1、施工技术准备文件、2、施工现场准备文件、3、工程图纸变更记录、4、施工质量证明文件及复试试验报告、5、施工试验记录、6、施工记录、7、工程质量检验记录等。在这里再次强调一下建设工程在施工过程中，由于工序交接多、隐蔽工程多，因而必须加强施工过程中的质量检验等控制手段，记录则必须真实反映工程施工或安装
6、期间的情况。n二、市政工程监理资料的管理流程二、市政工程监理资料的管理流程n以上是工程文件的主要组成部分，大家对文件的归档范围有了初步了解，下面介绍一下市政工程监理资料的管理流程市政工程监理资料的管理流程 n 监理机构的资料员许多是刚参加工作的新同志，这里从监理机构入场开始，对如何控制监理、业主、承包商的资料管理，做好资料归档及日常管理工作提出了一些基本思路：n（一）、施工准备阶段n 1、监理方n（1）监理单位收到（中标通知书）后，由公司主管部门制作（总监理工程师任命书）附总监执业证书，提供给业主单位及施工单位，起到告知作用，同时作为业主方办理施工许可证的要件之一。n（2）由公司相关部门拟定（
7、委托监理服务合同），业主审核后签订。n（3）公司主管部门出具（营业执照）、（资质证书）发至业主单位，起到告知作用，同时作为办理施工许可证的要件之一。n（4）成立项目监理部。将总监、总监代表、道桥工程师、给排水工程师、测量工程师、造价工程师、监理员配置齐全。如果该市政项目规模较小，总监可以兼职，以道桥工程师为总监代表，任项目负责人，常驻现场，兼任安全、试验、绿化、信息管理等工程师，协调各方关系，对外联系。监理部制作监理机构组织框图，附所有人员的执业证书，发至业主单位及施工单位，起到告知作用。如有监理人员变更，制作监理人员变更通知。n（5）由总监牵头，编制市政工程监理规划及市政工程监理实施细则报业
8、主备案。n2、施工方n（1）建设主管部门下发（中标通知书）后，施工单位提交履约保函。n（2）监理单位督促施工单位尽早签订施工合同。n（3）施工方组建项目部，由其准备资质证书、营业执照、安全生产许可证、项目经理、技术负责人资质证书，提交给监理部，并经监理审核后，填写工程项目管理机构审查表后转发给业主。n（4）施工方编制施工组织设计、安全环保文明施工专项方案、交通疏导方案、安全事故应急预案，附市政监-A2（施工组织设计（方案）报审表）报监理审核。n（5）由施工单位填报委托试验检测机构的各项资质，监理部审核合格后填写市政监-A3 单位资格报审表，转报业主。n（6）如果存在分包，分包单位资质必须符合规
9、范要求，并报送分包单位资质复印件，由监理审核合格后填报市政监-A3分包单位资格报审表，然后总包与分包单位签订分包工程施工合同，报监理备案。n（9）由双方的专业工程师对图纸、工程量、座标进行审核，并至现场尤其是对管线迁移进行确认，形成书面意见报业主、设计院。n（10）由设计院填市政施管-8施工图交底记录，由我方起草专题会议纪要，施工单位整理具体答复意见，填报市政放管-7施工图会审记录，交各单位签字盖章，最后以设计院正式变更图纸或变更单为准。n（11）设计院下发市政施管-12.2设计变更通知单，由业主组织参建各方，对设计变更进行审查，填写市政施管-13设计变更审查记录，施工方填写市政施管-12.1
10、设计变更通知单汇总表n（12）施工许可证办结后，内、外业准备基本齐备，施工方填报市政监-A1开工/复工报审表，交监理方审核确认。n（2）施工单位人员、设备、材料计划进场，由其报送资质证明文件，监理方审查合格后，施工方填写市政监-A9工程材料/构配件/设备报审表，以上设施进场。由施工单位报送委托的试验/检测单位及砼（沥青）供应厂家资质，监理部审核同意后，填报检测/实验室能力核查表，由监理鉴证送检，合格后签认市政监-A9工程材料/构配件/设备报审表，允许以上设施使用。n（3）施工单位的技术负责人对项目主要管理人员进行各种交底，并填报市政施管-9、10的施工组织设计交底记录、施工技术交底记录，报业主
11、、监理备案。n（4）各项工程施工前，先进行测量定位，填报市政施-2工程测量记录，监理方测量工程师复核，合格后填写市政监-A4报验申请单，邀请监理方验收，合格后签认市政监-A4报验申请单，施工单位进行施工，每次分项工程施工结束后，填写市政质检的有关系列评定表，监理工程师现场复核、签认。n（5）施工单位按照相关规定及时做好分部分项工程的划分及评写工作，由监理方确认。n（10）如遇到合同中规定的不可抗力，造成了工期及费用的增加，根据施工合同，由施工方填报市政监-A7工程临时延期申请表、A8费用索赔申请表，不可抗力结束后，由监理方填报市政监-7-8工程临时延期申请表、费用索赔早请表，不可抗力结束后，由
12、监理方填报市政监-B4、B5、B6工程临时延期审批表、工程最终延期审批表、费用索赔审批表，报业主确认。n（11）每月的工程款支付，由施工单位填报市政监-A5工程支付申请表，监理方审核后，填报市政监-B3工程款支付证书，报业主确认。n（12）以下工序施工时，监理方必须旁站监督，并填写旁站监理记录表，由施工方签字做证，砼浇筑、土方开挖、土方填筑、各种路牌、路灯、监控设施吊装等。n（三）工程验收阶段n（1）外业工程按阶段结束后，由施工方填报市政施管-17单位工程施工总结，整体工程结束后，施工方填报施工后现场平面位置永久基准点、坐标标志记录及市政施管-4竣工报告，监理方邀请业主、设计进行初验，并编制市
13、政监-26质量评估报告。n（2）施工方报送决算资料，监理方审核决算后，出具市政监-25竣工决算审核意见书。n（3）施工方按监理意见整改后，经监理工程师验收合格，由业主组织设计、地勘、质监、安监、建设局、各产权接收单位进行竣工验收，由施工方编制市政备-1.3工程竣工验收报告、竣工验收备案表市政交-1市政基础设施工程交接书，交与会各方签字确认，送各方备案。n（4）施工方与业主签订市政备-2质量保修书，工程进入保修阶段。分包单位资格报审分包单位资格报审分包合同、资质审查分包合同、资质审查试验室资质报审试验室资质报审商品砼合同及资质商品砼合同及资质设计交底及图纸会审设计交底及图纸会审签字、盖章齐全性签
14、字、盖章齐全性图纸上标注图纸上标注施工组织设计施工组织设计报审手续报审手续实施后调整、补充、变动实施后调整、补充、变动专项施工方案专项施工方案重点部位重点部位/关键工序施工工艺和措施关键工序施工工艺和措施开工开工/停工停工/复工复工专业人员掌握专业人员掌握停工停工/复工令复工令特殊工种持证情况、应持征工种、申报、审查特殊工种持证情况、应持征工种、申报、审查测量核验资料测量核验资料审查、审批审查、审批工程进度计划工程进度计划总计划、分阶段计划齐全性总计划、分阶段计划齐全性申报、审批申报、审批实际进度反映及效果实际进度反映及效果实施后调整实施后调整工程材料、构配件、工程材料、构配件、设备的质量证明
15、文件设备的质量证明文件材料进场计划、已进场数量、材料进场计划、已进场数量、申报、审查申报、审查施工机械机具进场情况，名称施工机械机具进场情况，名称（种类）申报、审查（种类）申报、审查检查试验资料检查试验资料施工实验台帐施工实验台帐齐全性齐全性工程变更工程变更工程变更处理程序工程变更处理程序设计单位编制变更文件设计单位编制变更文件有关部门审定有关部门审定隐蔽工程验收资料隐蔽工程验收资料已完部分项目名称已完部分项目名称申报、验收程序及附件申报、验收程序及附件隐蔽会签单隐蔽会签单检验记录检验记录分部工程质量评估报告分部工程质量评估报告工程计量单和工程支工程计量单和工程支付证书付证书工程款支付申请表工
16、程款支付申请表工程计量工程计量工程款支付证书工程款支付证书工程计量、支付情况汇总工程计量、支付情况汇总监理监理工程师通知监理监理工程师通知单单事实（理由）是否清楚事实（理由）是否清楚闭合情况闭合情况签发情况签发情况工作联系单工作联系单签发情况签发情况报验申请表报验申请表检验合格后签字确认检验合格后签字确认监理例会监理例会第一次（主持、内容）第一次（主持、内容）主持人、定期性主持人、定期性会议记要整理及签名发放会议记要整理及签名发放来往函件来往函件收集归档收集归档监理日志监理日志及时性、完整性及时性、完整性记录人记录人监理月报监理月报编制、审批编制、审批符合性、及时性符合性、及时性发放及报送发放
17、及报送质量缺陷与事故的处理文件质量缺陷与事故的处理文件审核、审批审核、审批分部工程、单位工程等验收资料分部工程、单位工程等验收资料审核、审批审核、审批索赔文件资料索赔文件资料竣工结算审核意见书竣工结算审核意见书工程项目施工阶段质量工程项目施工阶段质量评估报告等专题报评估报告等专题报告告监理工作总结监理工作总结巡视记录巡视记录专业齐全性专业齐全性及时性、完整性及时性、完整性旁站记录旁站记录旁站计划及实施旁站计划及实施旁站记录及签名旁站记录及签名总监对监理工作检查记总监对监理工作检查记录情况录情况及时性、全面性及时性、全面性实际效果实际效果n 收集资料对于市政资料管理也非常重要，下面就如何进行收集
18、，下面就如何进行收集，积累和归档简单的介绍一下积累和归档简单的介绍一下n 收集积累工作是档案管理工作中的重要环节，收集积累是避免文件散失，损坏，维护其安全完整地必要手段。因此，选择适当的积累方法，做好工程文件的积累收集工作，也是我们在座的每个人的责任。凡与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。n 根据国家建设工程文件归档整理规范和公司规定，项目监理单位应由工程项目部门负责收集
19、，积累。n工程文件的鉴定工程文件的鉴定n 文件收集齐全后，还要对工程文件进行鉴别，这是因为在工程项目建设中形成的文件数量庞大，内容繁杂，只有经过鉴别，按照工程文件的基本属性，保存价值等特性将需归档的文件提取出来，并按照其内在联系予以系统化，才能为归档做好准备，否则只能是鱼龙混杂，玉石不分，即可能收到无价值的文件，也可能将最珍贵的材料遗失，造成重大损失。n 完整性鉴别：维护工程文件的完整性，是确保工程档案质量的前提，也是充分发挥工程文件效用的条件。工程文件材料必须完整，从分部、分项、单位、单项工程到整体建设项目，包括各个专业，各个阶段，各个环节的文件材料必须齐全、完整。因此要根据济南市工程档案管
20、理归档范围及建设项目实际情况，进一步收集缺少的重要文件，文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求补齐。n 准确性鉴别：既要鉴别工程文件记录信息的准确性，又要鉴别工程文件的连续性和一致性。隐蔽工程及验收记录要真实反映工程实况，尤其是监理单位在审核竣工图内容时应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合，竣工图与实际相符。n在工作中时常出现问题在工作中时常出现问题n 1、原材料问题：原材料不全一直是整理资料的弱项。原材料资料不完整，像钢筋、钢管等管材厂家提供有关的强度、严密性、无损擦伤的检测报告，无论是施工人员管理人员和资料人员应及时收集，监理单位督促。市政工程需要的水泥、砂
21、石、砖等原材料的出厂质量合格证和出厂试验报告，强度报告，复试报告等，其中的商品混凝土生产单位应按同配比、同批次、同强度等级提供出厂质量合格证书。如果是甲方供材，应及时将资料收集起来，以避免验收时到处找资料，即耽误时间，又不能确保资料的完整与系统。这里就强调一下，如果合格证、检验报告、试验报告为复印件的必须加盖供货单位印章方可有效，并注明使用名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件的存放地点。工程中使用的新技术、新工艺、新材料、新设备的应有法定单位鉴定证明和生产许可证，产品要有质量标准、使用说明和工艺要求，使用前应按其质量标准进行检验。归档要求n 1、以上归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统排列。3、归档文件的标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期、（15年以上）短期（15年以下）三种。4、案卷在归档时要进行装订、编号、填写卷内目录备查表。5、全部案卷归档组成后，要对案卷作统一排列并编写序号，然后逐一登记，填写案卷目录。n 6、最后工程交工以后将项目资料交公司保管n 以上内容是我在工作中一些经验和体会，如讲的有不到之处，还请大家谅解，并共同探讨，在日后的工作中，还需要我们大家共同努力，一起把市政工程资料做好，管理好，谢谢大家。