时间的有效管理.pptx

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1、培训目标我们的时间海绵永远有水我们的时间总是比别人多我们的时间从来都掌握在自己手上第1页/共41页培训内容1.1.认识时间管理认识时间管理2.2.时间管理不当的因果时间管理不当的因果3.3.如何高效管理自我的时间如何高效管理自我的时间4.4.时间管理四步走时间管理四步走5.5.现在开始行动现在开始行动第2页/共41页用一个词描述你现在的工作、生活状用一个词描述你现在的工作、生活状况况第3页/共41页思考：思考：有哪件事，你经常做会对个人生活产有哪件事，你经常做会对个人生活产生重大的正面影响，但迟迟未行动？生重大的正面影响，但迟迟未行动？在工作中有哪件事会产生同样的效果在工作中有哪件事会产生同样

2、的效果？其实你完全没有必要这么忙！问题的关键在于你究竟在忙些什么？时间是否能被管理？时间是否能被管理？时间是否能被管理？时间是否能被管理？第4页/共41页一年有一年有一年有一年有365365365365天；天；天；天；其中双休日共其中双休日共其中双休日共其中双休日共_104_104_104_104_天；天；天；天；法定假日法定假日法定假日法定假日_11 _11 _11 _11 _天；天；天；天；公司带薪休假公司带薪休假公司带薪休假公司带薪休假_5_5_5_5_天；天；天；天；带薪病假带薪病假带薪病假带薪病假_ _ _ _0_0_0_0_ _ _ _天；天；天；天；实际工作约实际工作约实际工作约

3、实际工作约245_245_245_245_天，共天，共天，共天，共_ _ _ _1960_1960_1960_1960_小时小时小时小时;假定有效工作时间为假定有效工作时间为假定有效工作时间为假定有效工作时间为_20-30_20-30_20-30_20-30_%；全年有效工作时间为全年有效工作时间为全年有效工作时间为全年有效工作时间为_392-588_392-588_392-588_392-588_ _ _ _小时。不到小时。不到小时。不到小时。不到30303030天天天天算算我们时间？第5页/共41页时间管理整体水平测试Chapter2：时间管理编号题目从不有时经常总是1我在每个工作日之前，

4、都能为计划中的工作做些准备01232凡是可交派给下属去做的，我都交派下去01233我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标01234我尽量一次性处理完毕每份文件01235我每天列出一个应办事项清单，按优先顺序排列，并先办最重要的事情01236我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会01237我试着按照生理节奏变动规律曲线图来安排我的工作01238我的日程表留有回旋余地，以便我有时间应付突发事件01239我努力这样安排我的活动，以便集中精力首先处理少数至关重要的事情012310当其他人项占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”0123第6页/共41页Chapter2：

5、时间管理015分您自己并无时间规则，而是让别人牵着鼻子走。1620分您试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。2125分您的时间管理良好。2630分您是值得学习的时间管理典范。第7页/共41页时间管理定义：时间管理定义：就是对时间的运筹和控制。它具有让每就是对时间的运筹和控制。它具有让每一分、每一秒、每一小时、每一天都发挥其一分、每一秒、每一小时、每一天都发挥其最大效益与最大效率的能力。最大效益与最大效率的能力。第8页/共41页时间管理的意义：时间管理的意义：1 1、时间是企业和你最稀缺的资源之时间是企业和你最稀缺的资源之时间是企业和你最稀缺的资源之时间是企业和你最稀缺的资源之 一，越用越少；一，

6、越用越少；一，越用越少；一，越用越少；2 2 2 2、有有有有效效效效的的的的时时时时间间间间管管管管理理理理能能能能够够够够帮帮帮帮助助助助你你你你以以以以最最最最高高高高 的效率完成重要的事情；的效率完成重要的事情；的效率完成重要的事情；的效率完成重要的事情；3 3 3 3、有效的时间管理可以使你减少加、有效的时间管理可以使你减少加、有效的时间管理可以使你减少加、有效的时间管理可以使你减少加班班班班 时间，提高你的个人生活品质。时间，提高你的个人生活品质。时间，提高你的个人生活品质。时间，提高你的个人生活品质。第9页/共41页时间管理的发展历程：时间管理的发展历程：利用便条和备忘录利用便条

7、和备忘录 行事日历与日程表行事日历与日程表 优先顺序优先顺序 个人有效管理个人有效管理 如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时 间管理的精髓所在。间管理的精髓所在。间管理的精髓所在。间管理的精髓所在。-柯柯柯柯维维维维第10页/共41页无效时间管理的原因无效时间管理的原因 1.1.1.1.优先顺序不明确优先顺序不明确2.2.电话打扰电话打扰3.3.缺乏目标计划缺乏目标计划4.4.贪多嚼不烂贪多嚼不烂5.5.不速之客不速之客6.6.无效授权无效授权7.7.桌面杂乱无章桌面杂乱无章/找不到东西

8、找不到东西8.8.自身惰性自身惰性/拖延拖延9.9.不会说不会说“不不”10.10.低效的会议低效的会议第11页/共41页优先计划管理自我组织管理沟通管理第12页/共41页优先计划管理第13页/共41页大石块大石块小石块小石块沙子沙子第14页/共41页时间管理通则：时间管理通则：把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做第15页/共41页优先矩阵优先矩阵优先矩阵优先矩阵M4M4细琐的工作细琐的工作*浪费时间的闲聊浪费时间的闲聊不关紧要的信件不关紧要的信件看太多的电视看太多的电视M3M3干扰，一些电话干扰，一些电话一些会议一些会议一些紧急一些紧急*事件事件凑热闹的活

9、动凑热闹的活动M2M2准备及预防工作准备及预防工作计划，休闲计划，休闲建立人际关系建立人际关系培训，授权，创新培训，授权，创新重要紧急多投资时间多投资时间在在M2M2M1M1危机危机急迫的问题急迫的问题有限期的任务，会议，有限期的任务，会议，准备事项准备事项避免扩大避免扩大M1M1减少减少M3M3事情事情避免避免M4M4事事情情第16页/共41页偏重不同时间象限上的不同结果偏重不同时间象限上的不同结果不紧急不紧急不紧急不紧急紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要有远见有远见有远见有远见平衡平衡平衡平衡纪律纪律纪律纪律自制自制自制自制少有危机少有危机少有危机少有危机 压力压力压力压力 筋疲力尽筋疲力尽

10、筋疲力尽筋疲力尽 危机处理危机处理危机处理危机处理 忙于收拾残局忙于收拾残局忙于收拾残局忙于收拾残局不重要不重要不重要不重要 全无责任感全无责任感全无责任感全无责任感 工作不保工作不保工作不保工作不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生 短视近利短视近利短视近利短视近利 危机处理危机处理危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力，抱怨缺乏自制力，抱怨缺乏自制力，抱怨缺乏自制力，抱怨 人际关系浮泛，破裂人际关系浮泛，破裂人际关系浮泛，破裂人际

11、关系浮泛，破裂第17页/共41页你的问题是否在于：你的问题是否在于：你的问题是否在于：你的问题是否在于：（一）无法辨别事情重要与否？（一）无法辨别事情重要与否？（二）无力或不愿有条不紊地行事？（二）无力或不愿有条不紊地行事？（三）缺乏坚持以上原则的自制力？（三）缺乏坚持以上原则的自制力？第18页/共41页 帕雷托原则帕雷托原则帕雷托原则帕雷托原则 在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。第19页/共41页集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要花费在对成功无益的事情上第20页/共41页时间管理的四步走时间管理的四步走（

12、一）确定角色和目标（一）确定角色和目标（一）确定角色和目标（一）确定角色和目标（二）列出事件清单并排序（二）列出事件清单并排序（二）列出事件清单并排序（二）列出事件清单并排序（三）制定时间计划及进度表（三）制定时间计划及进度表（三）制定时间计划及进度表（三）制定时间计划及进度表（四）执行过程中调整和改善（四）执行过程中调整和改善（四）执行过程中调整和改善（四）执行过程中调整和改善第21页/共41页时间管理时间管理时间管理时间管理第一步第一步第一步第一步确定角色和目标确定角色和目标确定角色和目标确定角色和目标:1)1)1)1)公私兼顾：工作公私兼顾：工作公私兼顾：工作公私兼顾：工作+家庭家庭家庭

13、家庭一位父亲下班回家很晚了，他很累并有点烦，发现5岁的儿子靠在门旁等他。“爸，我可以问你一个问题吗？”“什么问题？”“你一小时可以赚多少钱？”“这与你无关，你为什么要问这个问题？”父亲生气地问。“我只是想知道，请告诉我，你一小时赚多少钱？”小孩哀求道。“假如你一定要知道的话，我一小时赚20美金。”“哦，”小孩低下了头，接着又说，“爸，可以借我10美金吗？”父亲发怒了：“如果你只是借钱去买那些无聊玩具的话，给我回到你的房间，并躺在床上好好想想为什么你会那么自私。我每天长时间辛苦地工作着，没时间和你玩小孩子的游戏。”小孩安静地回到自己的房间并关上门。父亲坐下来还在生气。过了一会儿，他平静了下来。开

14、始想，也许他对孩子太凶了或许孩子真的想买什么有用的东西，再说他平时很少要过钱。父亲走进小孩的房间：“你睡了吗，孩子？”“还没有，爸。”小孩回答。“我刚刚对你太凶了，我将今天的气都爆发出来了这是你要的10美金。”“爸，谢谢你。”小孩子欢快地从枕头底下拿出一些零碎的钞票来，慢慢地数着。“为什么你已经有钱了还要呢？”父亲生气地问。“因为这之前还不够，但现在足够了。”小孩回答，“爸，现在我有20美金了，我可以向你买一个小时的时间吗？明天请你早一点回家我想和你一起吃晚餐。”2)2)2)2)目标为先：结果导向目标为先：结果导向目标为先：结果导向目标为先：结果导向-目标能唤起你最高尚的才能目标能唤起你最高尚

15、的才能目标能唤起你最高尚的才能目标能唤起你最高尚的才能第22页/共41页时间管理时间管理时间管理时间管理第二步第二步第二步第二步列出事件清单并排序列出事件清单并排序列出事件清单并排序列出事件清单并排序:1 1）把已确定的会谈、会议排入日程）把已确定的会谈、会议排入日程 2 2）把待做的事项列表、标明所需时间）把待做的事项列表、标明所需时间 3 3）把把待待做做的的事事项项按按紧紧急急、重重要要程程度度排排序序：A A（紧急（紧急 马马上上处处理理）、B B（处处理理完完A A后后再再处处理理或或授授权权处处理）理）4 4）把待做的事项排入日程，注明所需文件出处）把待做的事项排入日程，注明所需文

16、件出处 5 5）做完事项勾掉或标明已完成）做完事项勾掉或标明已完成第23页/共41页时间管理时间管理第三步第三步制定时间计划及进度表制定时间计划及进度表制定时间计划及进度表制定时间计划及进度表:1)计算事件时间长度计算事件时间长度计算事件时间长度计算事件时间长度2)为重要工作预留足够整块时间为重要工作预留足够整块时间为重要工作预留足够整块时间为重要工作预留足够整块时间3)适当预留弹性适当预留弹性适当预留弹性适当预留弹性第24页/共41页时间管理时间管理第四步第四步执行过程中调整和改善执行过程中调整和改善执行过程中调整和改善执行过程中调整和改善:1 1 1 1）排除干扰）排除干扰）排除干扰）排除

17、干扰 2 2 2 2）有效授权：）有效授权：）有效授权：）有效授权：“下达指令下达指令下达指令下达指令”型型型型 “充分信任充分信任充分信任充分信任”型型型型 A A A A、舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做、舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做、舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做、舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做 B B B B、克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控、克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控、克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控、克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控 C C C C、明确任务、责任人、明确任务、责任人、明确任务、责任人、明确任务、责任人 D D D D、前期培训

18、，使她、前期培训，使她、前期培训，使她、前期培训，使她/他能胜任工作他能胜任工作他能胜任工作他能胜任工作？E E E E、必要的支援必要的支援必要的支援必要的支援 F F F F、关键处把关，监督工作进展、关键处把关，监督工作进展、关键处把关，监督工作进展、关键处把关，监督工作进展 3 3 3 3）每日调整与应变）每日调整与应变）每日调整与应变）每日调整与应变 4 4 4 4）阶段自我评估与改善）阶段自我评估与改善）阶段自我评估与改善）阶段自我评估与改善第25页/共41页如何应对影响工作的打扰者如何应对影响工作的打扰者如何应对影响工作的打扰者如何应对影响工作的打扰者 先婉转打断他的话；先婉转打

19、断他的话；先婉转打断他的话；先婉转打断他的话；起立；起立；起立；起立；把握好时间；把握好时间；把握好时间；把握好时间；把握好谈话内容（适当的行为暗示）把握好谈话内容（适当的行为暗示）把握好谈话内容（适当的行为暗示）把握好谈话内容（适当的行为暗示）可另约时间可另约时间可另约时间可另约时间 态度要友善。态度要友善。态度要友善。态度要友善。要做到：对待他人，时间上要苛刻，要做到：对待他人，时间上要苛刻，要做到：对待他人，时间上要苛刻，要做到：对待他人，时间上要苛刻，态度上要和气态度上要和气态度上要和气态度上要和气 第26页/共41页自我组织管理第27页/共41页时间的时间的“+-+-/”/”+：找出

20、隐藏时间：找出隐藏时间：找出隐藏时间：找出隐藏时间：善用等候与空档时间善用等候与空档时间善用等候与空档时间善用等候与空档时间-：减少无谓的时间浪费：时间账单盘点减少无谓的时间浪费：时间账单盘点减少无谓的时间浪费：时间账单盘点减少无谓的时间浪费：时间账单盘点 ：提高工作成效：提高工作成效：提高工作成效：提高工作成效：医治医治医治医治“文件满桌病文件满桌病文件满桌病文件满桌病”(物物物物 品、文件处置品、文件处置品、文件处置品、文件处置)/：根除浪费时间习惯：拒绝拖延、拒绝遗根除浪费时间习惯：拒绝拖延、拒绝遗根除浪费时间习惯：拒绝拖延、拒绝遗根除浪费时间习惯：拒绝拖延、拒绝遗忘忘忘忘 NONONO

21、NO：不是从未开始，就是从未结束。：不是从未开始，就是从未结束。：不是从未开始，就是从未结束。：不是从未开始，就是从未结束。第28页/共41页沟通管理第29页/共41页具生产效率的沟通：具生产效率的沟通：)具有同理心具有同理心)利用有效的发问方式利用有效的发问方式:猜人名猜人名)聆听完整的信息聆听完整的信息第30页/共41页懂得说懂得说“不不”:附以理由，提供其他途径附以理由，提供其他途径对事不对人对事不对人时间结构的暗示时间结构的暗示肢体暗示肢体暗示第31页/共41页开好高效会议：开好高效会议：确定清晰的目标确定清晰的目标确定清晰的目标确定清晰的目标 尽量减少与会人数尽量减少与会人数尽量减少

22、与会人数尽量减少与会人数 选择适当开会时间与地点选择适当开会时间与地点选择适当开会时间与地点选择适当开会时间与地点 提前准备议程，资料分发与会者提前准备议程，资料分发与会者提前准备议程，资料分发与会者提前准备议程，资料分发与会者 避免长时间的会议，对会议加以避免长时间的会议，对会议加以避免长时间的会议，对会议加以避免长时间的会议，对会议加以时间限制时间限制时间限制时间限制第32页/共41页善用时间实例善用时间实例邀总经理共进午餐（一至一个半小时）邀总经理共进午餐（一至一个半小时）拟订下一年度媒体广告预算（二至三天）拟订下一年度媒体广告预算（二至三天）处理积压过多的公文（一至一个半小时）处理积压

23、过多的公文（一至一个半小时）与业务经理讨论上个月业绩（四个小时）与业务经理讨论上个月业绩（四个小时）处理急待回复的若干信件（一小时）处理急待回复的若干信件（一小时）浏览桌上堆积如山的医学杂志（半小时）浏览桌上堆积如山的医学杂志（半小时）为下个月的业务会议准备口头报告（二小时）为下个月的业务会议准备口头报告（二小时）据传某产品最近一批货的品管有问题据传某产品最近一批货的品管有问题回复政府主管官员来电，讨论此事（半小时）回复政府主管官员来电，讨论此事（半小时）参加下午两点召开的主管会议，但议题不明（一小时）参加下午两点召开的主管会议，但议题不明（一小时）第33页/共41页推荐两个时间管理与工作组织

24、的好工具推荐两个时间管理与工作组织的好工具推荐两个时间管理与工作组织的好工具推荐两个时间管理与工作组织的好工具周工作计划周工作计划/小结表小结表效率记事本效率记事本(每日时间安排表每日时间安排表)第34页/共41页3 3 3 3月第月第月第月第1 1 1 1周工作计划周工作计划周工作计划周工作计划/小结表小结表小结表小结表(3 3 3 3月月月月3 3 3 3日至日至日至日至3 3 3 3月月月月7 7 7 7日日日日)(样表样表)排序排序排序排序时间投入百时间投入百时间投入百时间投入百分比分比分比分比(%)(%)工作任务工作任务工作任务工作任务/项目项目项目项目计划完成情况计划完成情况计划完

25、成情况计划完成情况/标准标准标准标准实际完实际完实际完实际完成情况成情况成情况成情况未完成未完成未完成未完成原因原因原因原因A+A+3535人力行政训练营项目人力行政训练营项目人力行政训练营项目人力行政训练营项目 审批通过策划案并发出通知审批通过策划案并发出通知审批通过策划案并发出通知审批通过策划案并发出通知;撰写会议和培训资料；撰写会议和培训资料；撰写会议和培训资料；撰写会议和培训资料；跟进和监控模块内容和准备推进情况跟进和监控模块内容和准备推进情况跟进和监控模块内容和准备推进情况跟进和监控模块内容和准备推进情况A A2020东易人才赢在中国专场东易人才赢在中国专场东易人才赢在中国专场东易人

26、才赢在中国专场招聘会项目招聘会项目招聘会项目招聘会项目 招聘会现场招聘情况分析招聘会现场招聘情况分析招聘会现场招聘情况分析招聘会现场招聘情况分析;招聘会宣传稿件在主流媒体上刊出招聘会宣传稿件在主流媒体上刊出招聘会宣传稿件在主流媒体上刊出招聘会宣传稿件在主流媒体上刊出;组织跟进复试组织跟进复试组织跟进复试组织跟进复试A-A-15152 2月份总结和月份总结和月份总结和月份总结和3 3月份工作月份工作月份工作月份工作计划会召开计划会召开计划会召开计划会召开 撰写撰写撰写撰写2 2月份总结和月份总结和月份总结和月份总结和3 3月份工作计划月份工作计划月份工作计划月份工作计划;审核中层经理、主管的工作

27、总结计划；审核中层经理、主管的工作总结计划；审核中层经理、主管的工作总结计划；审核中层经理、主管的工作总结计划；组织召开会议组织召开会议组织召开会议组织召开会议B+B+1010劳务派遣供应商的沟通劳务派遣供应商的沟通劳务派遣供应商的沟通劳务派遣供应商的沟通 选择选择选择选择2-32-3家供应商家供应商家供应商家供应商;和供应商进行沟通根据分析确定和供应商进行沟通根据分析确定和供应商进行沟通根据分析确定和供应商进行沟通根据分析确定B B1010英才班培训准备会英才班培训准备会英才班培训准备会英才班培训准备会 英才班讲师筛选；英才班讲师筛选；英才班讲师筛选；英才班讲师筛选；召开培训沟通会，确定讲师

28、和培训形式召开培训沟通会，确定讲师和培训形式召开培训沟通会，确定讲师和培训形式召开培训沟通会，确定讲师和培训形式C C5 5行政主管的面试确定行政主管的面试确定行政主管的面试确定行政主管的面试确定 面试内部推荐面试内部推荐面试内部推荐面试内部推荐2 2名行政主管并确定候选人名行政主管并确定候选人名行政主管并确定候选人名行政主管并确定候选人C C5 5员工手册的编撰员工手册的编撰员工手册的编撰员工手册的编撰 审核员工手册的编撰并定稿审核员工手册的编撰并定稿审核员工手册的编撰并定稿审核员工手册的编撰并定稿 第35页/共41页每日时间安排表每日时间安排表每日时间安排表每日时间安排表A.MA.MP.M

29、P.M7:007:0013:0013:007:307:3013:3013:308:008:0014:0014:008:308:3014:3014:309:009:0015:0015:0015:3015:3010:0010:0016:0016:0010:3010:3016:3016:3011:0011:0017:0017:0011:3011:3017:3017:3012:0012:0018:0018:0012:3012:3018:3018:3013:0013:0019:0019:00工作要事工作要事工作要事工作要事生活要事生活要事生活要事生活要事19:3019:30A A 健康健康健康健康:20

30、:0020:00B B 人际人际人际人际:20:3020:30C C 学习学习学习学习:21:0021:00 心灵心灵心灵心灵:21:3021:30 家庭家庭家庭家庭22:0022:0022:3022:3023:0023:00第36页/共41页假如时间不是障碍，假如时间不是障碍，假如时间不是障碍，假如时间不是障碍，你会你会你会你会 第37页/共41页现在立即行动找出一件一直为你所忽略，但是找出一件一直为你所忽略，但是会对个人回事业产生重大影响的会对个人回事业产生重大影响的事，写下来作为近程目标事，写下来作为近程目标根据优先矩阵估计自己化在这四根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间，然后连续

31、三天类事务上的时间，然后连续三天记录行事历，每十五分钟为一单记录行事历，每十五分钟为一单位，验证正确与否？你是否满意位，验证正确与否？你是否满意自己运用时间的方式？有没有应自己运用时间的方式？有没有应当改弦易张之处？当改弦易张之处？列举可授权的事项及合适的授权列举可授权的事项及合适的授权对象，并付诸行动对象，并付诸行动规划下一周的活动，依据不同角规划下一周的活动，依据不同角色设立目标，再把目标转化为行色设立目标，再把目标转化为行动，列入行事历。一周后，检讨动，列入行事历。一周后，检讨自己是否成功的把人生目标和价自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活，意志是否坚值观融入日常生活，意志是否坚定？定？下定决心，以后每周固定规划行下定决心，以后每周固定规划行事历，并选择一定时间来进行。事历，并选择一定时间来进行。设计适用的表格设计适用的表格第38页/共41页时间管理推荐书目：高效能人士的七个习惯高效能人士的七个习惯走在时间前面的七条捷径走在时间前面的七条捷径一生的计划一生的计划要事第一要事第一80/2080/20法则法则第39页/共41页你可运用的时间是你全部的时间资本你可运用的时间是你全部的时间资本你可运用的时间是你全部的时间资本你可运用的时间是你全部的时间资本 谢谢谢谢 谢！谢！谢！谢！第40页/共41页感谢您的观看！第41页/共41页