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1、HJ8.52023目次前言.ii1适用范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14基本要求.25文件材料的形成与积累.26文件材料的整理.37文件材料的归档.58档案的管理.69档案的开发与利用.7附录A（规范性附录）生态环境仪器设备文件材料归档范围.8附录B（资料性附录）案卷编目式样.10附录C（资料性附录）生态环境仪器设备案卷归档移交清单格式.15附录D（资料性附录）生态环境仪器设备档案销毁清册格式.16iHJ8.52023生态环境档案管理规范生态环境仪器设备1适用范围本标准规定了生态环境仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中产生的，具有保
2、存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求。本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位（以下简称生态环境部门）的生态环境仪器设备档案管理工作。其他部门、单位的生态环境仪器设备档案管理可参照本标准执行。2规范性引用文件本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范HJ9生
3、态环境档案著录细则DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T38档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范DA/T50数码照片归档与管理规范DA/T69纸质归档文件装订规范DA/T78录音录像档案管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。1HJ8.520233.1生态环境仪器设备文件材料ecologicalandenvironmentalinstrumentsandequipmentdocuments用于生态环境保护研究、观测、试验、检测、计量等活动的仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中直接形成的文字、图表、声
4、像等不同形式和载体的记录，以下简称文件材料。3.2生态环境仪器设备档案ecologicalandenvironmentalinstrumentsandequipmentrecords具有凭证、查考和保存价值并归档保存的生态环境仪器设备文件材料，以下简称档案。4基本要求4.1生态环境仪器设备档案工作应遵守国家档案法律、法规，符合生态环境仪器设备管理实际需求，确保档案真实、完整、可用和安全。4.2档案工作应与生态环境仪器设备的管理同步，纳入质量保证体系、管理程序和岗位责任制等，实现从文件材料形成、整理到归档管理的全过程控制。4.3生态环境部门的档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门）负责
5、本单位档案的集中统一管理，对本单位文件材料的收集、整理、归档工作进行监督和指导，认真做好档案的接收、管理、开发利用等工作。4.4文件材料承办部门（承办人）应在本单位档案部门的指导下，按照档案管理要求全面收集、及时整理归档。若承办部门涉及2个及以上，由主办部门负责收集整理，协办部门配合完成收集整理工作。4.5文件材料承办部门业务调整或人员发生变动时，必须做好文件材料的清理交接工作。5文件材料的形成与积累5.1文件材料承办部门（承办人）应当全面收集与积累生态环境仪器设备申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等主要阶段形成的文件材料，可参见附录A。5.2文件材料应格式规
6、范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求，符合国家有关法律法规、行业技术规范和标准。5.3电子文件的收集与积累应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成，声像类电子文件及在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件应基于电子档案管理系统或由工作人员手工完成收集与积累，确保电子文件及其组件齐全、完整，元数据规范。5.4电子文件应采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，以便信息共享和长期保存。以专有格式存储的电子文件原则上应转换成通用格式，不能转换时，应同时收集专用软件、技术资料、2HJ8.52023操作手册等。5.5开箱验收形成的照片、录像等声像类文件
7、应能反映仪器设备（含配件）的全貌，且图像（影像）清晰、完整。6文件材料的整理6.1整理的原则和要求6.1.1文件材料整理应遵循其形成规律和成套性特点，保持卷内文件材料的有机联系，科学分类，合理组卷。6.1.2整理时通常应按每台（套）仪器设备分别组卷，有机联系的文件材料不能分开，随机图件可单独组卷。6.1.3生态环境仪器设备在使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中形成的文件材料，宜以插卷方式存入原案卷中，并在备考表中予以说明和标注。6.2价值鉴定与保管期限6.2.1参照国家重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法有关规定，可按照生态环境仪器设备单台（套）价格将其形成的文件材料分为重要
8、级和一般级。a）重要级：单价50万元（含50万元）以上仪器设备的文件材料。b）一般级：单价50万元以下仪器设备的文件材料，其中5万以下仪器设备的文件材料自行管理，亦可参照执行。c）单价50万元以下仪器设备对国家、社会或单位有重大用途或意义的文件材料可视情况定为重要级。6.2.2承办部门（承办人）根据文件材料重要程度等级设定档案保管期限，重要级档案保管期限为定期30年，一般级档案保管期限为定期10年。6.3文件材料整理方法6.3.1文件材料应按成套性的特点进行案卷排列，卷内文件材料应按申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等阶段或工作程序进行组卷、排列。6.3.2卷
9、内文件材料一般应按产生时间结合重要程度排序。通常说明文字在前，图样在后；正文在前，附件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。6.3.3卷内文件材料应按排列顺序，依次编写件号及页号。装订的案卷，卷内单面书写的文件材料应在有效书写内容页面的右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编号，页3HJ8.52023号均从1开始；不装订的案卷，以件为单位编写页号，已有页号的文件可不再重新编写页号。卷内文件目录、卷内备考表不编写页号。6.3.4案卷可整卷装订或以件为单位装订，以件为单位装订的应在每件文件材料首页空白处加盖档号章
10、，已装订成册的文件材料不再装订。装订采用线装法、变形材料装订法等方式，具体参照DA/T69有关规定执行。6.3.5档案的档号按照各单位档案分类方案给定，一般由全宗号、目录号（或分类号）、案卷号构成。示例如下：XXXX-XX（或XXXX）-XXX案卷号（案卷排列顺序）分类号（分类方案设定的类别代号）目录号（案卷所属目录代码）全宗号（向档案馆移交档案时由档案馆给定）6.3.6案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。案卷封面、案卷目录、卷内文件目录以及卷内备考表的编写参照GB/T11822有关规定执行。案卷封面式样参见附录B中的图B.1，案卷目录式样参见附录B中的图B.2，卷内文件目录式样参
11、见附录B中的图B.3，卷内备考表式样参见附录B中的图B.4。6.3.7在编制档案目录时，应对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录，以便检索。档案著录按HJ9有关规定执行。6.3.8卷内文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应按装裱技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。6.3.9纸质照片的照片、说明等应齐全。对反映同一内容的若干张照片进行整理时，应选择其中具有代表性和典型性的一组（或一张）照片进行整理，照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，图像（影像）清晰、完整；综合运用生态环境仪器设备名称、配件名称、购置部门、购置目的、时间、地点、摄影者等要素编写文字说明，概
12、括揭示每张照片所反映的内容。照片的整理参照GB/T11821有关规定执行。6.3.10录像带整理应简要说明该片的主要内容（片名）、语别、制式、放映时长、规格、摄录者、摄录时间、密级，录音带应简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、语别、录制长度、录制者、录制时间、密级等。录像带和录音带的整理参照DA/T15有关规定执行。6.3.11生态环境仪器设备的技术图纸、底图等不可折叠图件应平放或卷放，选取适宜装具保管。蓝图等可折叠图件按卷盒规格叠成手风琴式，按GB/T10609.3有关要求具体执行。6.4电子文件的整理6.4.1电子文件应参照纸质文件材料的整理方式，在拟制、办理或收集过程中完成分类、排序、命
13、名、存储等整理活动。可按照分类方案建立多层级文件信息包集中存储，文件信息包应包括电子文件及过程4HJ8.52023信息、版本信息、背景信息等元数据。电子文件的整理参照GB/T18894有关规定执行。6.4.2电子文件命名应符合相关规则，体现电子文件与相应元数据的关联。经业务系统拟制的应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名；在单台计算机中经办公、绘图类等应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件命名；声像类电子文件可采用数字摄录设备自动赋予的计算机文件名。6.4.3电子文件承办部门（承办人）负责对电子文件信息包进行准确性、完整性、可用性和安全性检查，包括内容是否齐全
14、完整、格式是否符合要求、与纸质或其他载体的内容是否一致等。6.4.4数码照片应使用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件进行整理，不得对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。数码照片的整理参照DA/T50有关规定执行。6.4.5音像电子文件在保证真实性、完整性、可用性和安全性基础上，应通过转码、复制等方式将录音录像电子文件采集、转存在计算机存储器中，经过系统整理、著录后归档，音像电子文件的整理参照DA/T78有关规定执行。6.4.6存储电子档案的装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、类别号、案卷起止号、密级、保管期限、存入日期等。7文件材料的归档7.1归档时间7.1.1生态环境仪器设备
15、申请与购置、开箱验收与安装调试的文件材料，应在安装调试或验收后3个月内完成归档。7.1.2生态环境仪器设备使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等的文件材料，宜在文件材料形成后实时归档。7.2归档份数一般归档1份。7.3归档手续7.3.1归档文件材料收集、整理完毕，由承办部门（承办人）填写归档移交清单，经档案部门审核验收、清点无误后，办理归档手续，归档移交清单永久保存。生态环境仪器设备案卷归档移交清单格式参见附录C。7.3.2电子文件的归档移交可采用离线或在线方式。采取在线移交时，传输的数据应包含符合要求的电子档案及其元数据。采取离线移交时，应将带有归档标识的电子文件拷贝至耐久性好的存储介质上，
16、存储介质应设置成禁止写入状态。移交时由档案部门进行检验，参照GB/T18894填写电子文件归档登记表，检验合格后，办理手续。5HJ8.520238档案的管理8.1档案的保管与统计8.1.1档案应按分类方案统一汇总整理和排列上架。8.1.2非纸质载体档案，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明互见号。8.1.3已归档的图纸、文字材料如有作废或停止使用情况，承办部门（承办人）必须及时以书面文件形式通知档案部门，并在备考表中予以注明。8.1.4电子档案实行备份制度，重要电子档案应异地异质备份。8.1.5在计算机软件系统、硬件系统更新前或数据格式淘汰前，应将电子档案迁移到新的系统或
17、进行格式转换，保证其真实、完整和在新环境中完全兼容。8.1.6定期对库存档案进行全面检查，调试库房温度、湿度，及时对破损或者变质的纸质档案进行修复。定期对离线存储介质进行检测，光盘参数不满足DA/T38规定或硬磁盘等出现异常情况时，应立即实施原载体和离线备份载体转换或更新，建立管理台账并归档保存。8.1.7档案部门应建立档案统计制度，档案统计内容应确保准确、真实。8.2档案保管期满的处置8.2.1生态环境部门应定期对保管期满和已报废仪器设备未满保管期限的档案进行鉴定处置。经鉴定仍需继续保存的档案应重新划定保管期限，确无保存价值的应按照有关规定进行销毁。未履行鉴定和审批手续的严禁销毁。8.2.2
18、生态环境部门应成立档案鉴定工作小组进行鉴定工作，鉴定工作小组由单位主管领导或总工程师、办公厅（室）负责人、承办部门负责人及承办人、档案部门负责人及经办人等组成。8.2.3鉴定工作结束后，鉴定工作小组应编制鉴定工作报告，编制档案销毁清册。档案销毁清册报请单位负责人批准后，同时报上级主管部门备案。鉴定工作报告和档案销毁清册，档案部门应永久存档备查。档案销毁清册格式参见附录D。8.2.4销毁工作由档案部门组织实施，保密部门与文件材料承办部门派员共同监销。监销人在档案销毁前，应按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应在档案销毁清册上签名或盖章。8.2.5电子档案和档案数字复制件需要销毁的
19、，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应确保从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除。电子档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动，将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。6HJ8.520239档案的开发与利用9.1档案部门应建立健全档案借阅利用制度，查阅、借阅、复制档案应履行档案借阅归还手续。9.2随机说明书、图纸等文件材料、产品的底图、蓝图原件原则上不得直接使用，档案利用者可查阅复印件或数字复制件。9.3档案部门应采取多种形式，促进档案信息共享。9.4档案部门应积极开发档案信息资源，并根据工作实际需要，对现有档案信息资源进行综合加工和深度开发，为生态环境保护工作提供服务
20、。7序号归档范围1仪器设备的申请与购置阶段1.1仪器设备购置申请文件1.1.1使用单位（部门）的购置申请计划1.1.2购置申请的审批意见1.1.3购置论证报告及专家意见1.1.4进口论证专家意见（进口论证项目）1.1.5批复文件、资金核定表（专项资金项目）1.2仪器设备的购置文件1.2.1招投标文件、中标确认函、评标报告、开标记录表等1.2.2采购资料、采购合同审批表及购销合同等1.2.3国外进口仪器设备的免税单、报关单、商检文件等1.2.4国外进口仪器设备的购置代理协议2仪器设备的开箱验收与安装调试阶段2.1仪器设备的开箱验收文件2.1.1随机文件（1）仪器设备装箱目录（装箱单）（2）出厂证
21、明书、仪器设备编号及合格证书、质量保修卡（3）出厂精度检验单（4）设备使用说明书及维修说明书（中英文）（5）仪器设备图纸、随机配套软件（光盘）2.1.2开箱验收记录表2.1.3开箱验收内容与合同不符时，处理过程中形成的全部文件材料2.1.4仪器设备外观及配件照片2.1.5政府采购合同履行验收报告2.1.6领用登记表2.1.7索赔报告2.2仪器设备安装调试文件2.2.1安装调试记录、技术规程（调试验收报告）及有关验收过程中形成的记录、报告等文件2.2.2设备基础施工图、电气接线图、竣工图2.2.3安装精度检验合格证及性能鉴定意见2.2.4大型精密仪器开箱鉴定的专家意见及有关文件材料HJ8.520
22、23附录A（规范性附录）生态环境仪器设备文件材料归档范围表表A.1生态环境仪器设备文件材料归档范围表8序号归档范围3仪器设备运转使用阶段3.1仪器设备操作规程、安全技术操作规程及仪器量值溯源记录3.2仪器设备培训资料3.3运行使用记录3.4仪器设备的定期核查与维护记录3.5国家规定的计量仪器设备的检定证书与校准证书3.6自检仪器设备的自检规程、自检报告3.7计量仪器设备的校正记录4仪器设备维修、改装、调拨及报废阶段4.1维修及重大事故记录4.2故障维修申请及其批复、验收记录4.3改装申请书及其批复、验收记录4.4使用技术鉴定报告及改装技术规程（图纸资料）4.5调拨、停用、报废等处置记录（报告）
23、及清单HJ8.52023续表9HJ8.52023附录B（资料性附录）案卷编目式样案卷编目式样见图B.1B.4。10HJ8.52023单位为mm图B.1案卷封面式样11HJ8.52023单位为mm图B.2案卷目录式样12HJ8.52023单位为mm图B.3卷内目录式样13HJ8.52023单位为mm注：互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。图B.4卷内备考表式样14序号档号题名负责人件数或页数密级保管期限备注HJ8.52023附录C（资料性附录）生态环境仪器设备案卷归档移交清单格式生态环境仪器设备案卷归档移交清单仪器设备名称：共页第页移交日期:移交部门:移交人:接收部门:接收人:15HJ8.52023附录D（资料性附录）生态环境仪器设备档案销毁清册格式生态环境仪器设备档案销毁清册单位名称销毁数量销毁原因销毁时间销毁执行人监销人16序号档号文件材料编号案卷或文件题名数量案卷起止日期或文件形成日期原保管期限已保管期限备注件数页数HJ8.52023生态环境仪器设备档案销毁清册17