《2023年办公室管理形成性考核册答案.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2023年办公室管理形成性考核册答案.docx（7页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、办公室管理形成性考核册答案 作业11 .一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。a办公室 实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内公司(含外企)A 1 文书撰写按上司的口头或书面指示完毕信函。记录上司指令及会谈、会议内容文书制作复印资料。打印文稿及表格2 文书解决在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的解决。3 档案管理档案管理。5a 会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。 记 录上司指令及会谈、会议内容。6 调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7 信息资料准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等
2、。接待来宾和员工的来访。8 接待工作接待来访来宾；接待来宾和员工的来访。a 1 0 协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。S 1 督查工作督导一般职工或速记员。 “2 日程安排 替上司定约会并做好记录；13 平常事务阅读并分类信件通讯事务、电话；办公室管理办公室环境的布置和整理，保管办公室设备及用品14 其他临时 以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项a交办的事项16替上司申报交纳所得税及办理退税。1 7外出办事，如银行、邮局等。公用易耗品重要涉及哪些？办公用易耗品重要有:a ( 1 )信封、纸张；a (2)软盘、光盘等;(3 )铅笔；(4)圆珠笔泠(5)签字笔或钢笔；(6 )修正液
3、或修正带；7( M印盒衿(8 )各种小型机器，如订书机(涉及订书针)、打孔机、 装订机(涉及装订线)、日期a号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；(9)小刀；a ( 1 0)日历等；(1 1)其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、 纸夹等。a三、简要阐述文员工作的三个环节，互相关系如何?a文员工作分为三个环节:计划、实行 和检查。(1)计划的环节，要充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。a (2)实行的环节，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示 的工作无论是哪一种渚口要对的地实行；配合上司预期的期限。A (3)
4、检查的环节，要分析计 划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工C作和目前自己所从事相同性质的 工作加以比较分析。另一方面，说明三个环节之间的关系。三者的关系为：先作计划，付诸实行，然后检查结果，围绕计划一一实行一一检查”这样一个滚动的过程开展。三者互相联系形成一个循环。A文员一方面要仔细制定计划，然后根据这个计 划去实行，并严格检查其结果，使得这个结A果对下一次的计划有所帮助和启示。A四、按照优先顺序解决工作原则，虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。本题的例子请同学们见教材第30页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计 划书，不要抄袭。五、从下列文员工作方法中，任意选择一种
5、或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的结识。1 a.请示方法和报告方法；a 2 .计划方法和总结方法；3.受意方法；4 a.传达方法；a 5 .进言方法；6 .变通方法和挡驾方法；a7 .变通方法和挡驾方法；a8 .分工方法与合作方法。受意就是文员接受和领略上司的意图。可以分为直接受意(即领略上司在会议发言、文a件 批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易 于文员判断和领略)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下，或与其别人员谈话种就a某 一问题、某项工作发表的意见和见解等)。义 受意方法要注意：(1)善于领略上司意图,不要曲解上司意图产(2)备好记录
6、本，记录下指示要点；a (3) 注意倾听，专心判断指示的用意；a (4)必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈 话；(5)如有不批准见，可以公开提出,但要言之成理，并要注意方式、态度；(6)接受指示后，要不失时机地贯彻实行。结合实际谈体会。a 我曾经经历过一件事情，使我充足结识到，在受意时，充足做好记 录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介，内容要涉及四个部分一一公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、 公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本,记录下指示的要点；事后,又怕显 得自己没有能力，而没有去请示总经
7、理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根 本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意， 才写出了各方满意的公司简介。A从这个事情中，我体会到了在受意时.，做好记录的重要性。 a注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思绪作答；并且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识 点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的因素大多是不结合实际谈自己的感受，同学 a们在回答本题时要加以注意。作业2A一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。(1)都应先问好,再传达自己的信息;2( a)都应
8、保持耐性、热情的态度；通话结束，应让对方感受到自己快乐的心情；(4)都应简明扼要表达自己的意思。a(4)都应简明扼要表达自己的意思。a异:a (1)打电话应一方面查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响24声就接听。2（ a）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。二,怎么做好为领导筛选电话的工作，重要做法有哪些？（1）文秘人员在说了迎接词,对方发出声音之后，就能讯速辨听出对方，这应是一种专业技巧。（2）除了分辨声音之外，文秘人员对名字的辨识一定要有相称的把握，新上任的文秘人员特别 要在这方面下工夫。（3）来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份和来电目的，然后再通报上司。（
9、4 ）有时候上司过于繁忙，规定文秘人员编织一些美丽的谎言，以应付那些上司不想接 待的人;或请对方留下口信，待上司作选择性的回复。（5）应鉴别来电者的问题，根据对方的身份和来电目的分别解决，聪明地转接电话，把来电 转接给真正解决该事情的人。（6）文秘人员经常会接到推销等电话,要完全避开这些电话是不也许的。对这些电话也要有 礼貌的回绝。（7）文秘人员对待投诉电话要有礼貌，有责任心。三、简要回答邮件分拣的一般标准。1（与按照收件人的姓名分拣泠（2）按照邮件的重要性分拣；a （3）按照收件部门的名称分拣。四、如何解决上司不在时的邮件？ a 本题的答案请同学们见教材第69页。教材上有明确 的答案，在此不
10、再具体说明。五、如何妥善解决上司拒绝接见的来访者的来访？本题的具体答案请同学们见教材第89页（1）上司正在开会时；（2）上司繁忙时；（3）上司即将外出时；a （4）远道来访或有重要事情的来访时。作业3一，提高会议效率，文秘人员应注意那些方面，请列出相关要点。本题的答案请同学们见教材第1 62- 1 67页。教材上有明确的答案二、日程安排计划表的种类大体有几种？试以其中一种为例，编制一份xx预定表。a日程安 排计划表的种类泌（1）年预定表。是公司在每年度例行的重要业务活动，及有关公司的活 动事项一览表/所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创建纪念日、年休假等。一般 于年初将整个辱度的活动事项
11、整理成表，再告知各部门。（2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的a会 议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更具体。a日预定表则 是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，具体地预定从早到晚的业务活动。各种预定表的编制请同学们参照教材P.172-P. 1 76上的例子,编写。三，文秘人员应为上司的商务旅行做那些准备工作？本题的答案请同学们见教材第18 8 -1 8 9页。教材上有明确的答案四、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要涉及哪些方面？1 ,提神醒脑的服务。
12、上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾 使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。2私事方面的协助。a协助 的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，此外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候一一虽然是上司的私事，但认为关系到上司的形象问题，所a以 文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充足的便利。a （2）纯私人 性请求时一一碰到这种情形，就把它当作上司运用文秘人员是下属同事的a关系来协助他解 决私人的事务3 ,财物管理。涉及：薪金收入管理一一薪金收入达成一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪A金以 外有超额的
13、收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，总由 文秘人员保管单据,以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。A (2)支票往来的管理一一 最重要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票A簿与印章分别收藏，以避免被 盗用冒领。其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。五，举办一般规模的宴会，需要什么工作？本题的答案请同学们见教材第2 23页。教材上有明确的答案a a 作业4一、简要阐述社交话题的选择。A合适的话题涉及：谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等；(2)一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等；(3
14、)显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人总情等；(4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；(5)积极、健康的生活体验的话题；(6)风趣、风趣的小故事，无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。a不合适的话题涉及泌 应当忌讳的话题。如个人私生活等。(2 )令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。3( M过于敏感的 话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。a (4 )自己不甚熟悉 的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。夸耀自己的话题。6(4)庸俗的、色情的话题。a (7)不宜谈论的保密的话题。如涉及
15、 商业机密的话题。a二、印章的使用重要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何印 章的使用的重要形式为2 (1)落款章;(2)更正章；证见章；(4)骑缝章；(5)骑边章; 密封章；(7四封存章。a落款章、骑缝章、更正章的使用范围：a ( 1 )落款章加盖于文书 作者的落款处，用来表白作者的法定性和文献的有效性。(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。a a三、简要阐述收文解决的程序及分送的基本原则。收文解决的程序：签收和拆封 登记 分送 拟办 批办 承办 催
16、办一 一注办。分送的基本原则：（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文献或重大问题的请示、报告A之 类的文献，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或解决；（2）属于机关平常事务性的已有明确分工的文献，或早有批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；分送给机关领导阅批的文献，要先填好公文解决单，连同文献一并送批;4（ a）便函、 请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（5 ）在文献份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下,应按先办理、后阅知卢先主办、 后协办，先正职、后副职的顺序分别审阅解决，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。四、按照文书立卷特性立卷,重要有哪几种类型？简要说明按照问题特性立卷的基本含义。类型：a （1）按问题特性立卷；按作者特性立卷；（3）按文种特性立卷；（4）准时间特性 a立卷；（5）按地区特性立卷；（6）按通讯者特性立卷。按问题特性立卷的含义:a将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面 或某一具体问题的互相联a系和解决情况，运用最广泛。aa五，简要说明电子文献归档的 基本方法。本题的答案请同学们见教材第3 1 7页。教材上有明确的答案，推荐。人|