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1、项目监理资料员工作指引、A 、4刖B为进一步加强项目监理部档案资料规范化管理，引导项 目监理资料员掌握工作流程和标准，明确工作职责，知晓工 作重点、快速提高自己，迅速开展监理资料管理工作。保证 项目监理档案资料规范化、标准化，且整理及时、真实完整、 分类有序、保存齐全完整、美观整洁。有鉴于此，特编制本 工作指引。一、监理资料的分类和基本内容在工程项目的监理工作中，会涉及并产生大量的信息与 档案资料，这些信息或档案资料中，有些是监理工作的依据, 如招标投标文献、协议文献、业主针对该项目制定的有关工 作制度或规定、监理规划与监理大纲，有些是监理丁作中形 成的文献，表白了工程项目的建设情况也是此后工
2、作所要查 阅的，如监理工程师告知、专项监理工作报告、会议纪要、 施工方案审本意见等，有些则是反映工程质量的文献，是此 后监理验收或工程项目验收的依据。因此监理人员在监理工 作中应对这些文献资料进行管理。监理资料的管理涉及三大方面，第一方面是对施工单 位的资料管理工作进行监督，规定施工人员及时记录、收集 并存档需要保存的资料与档案。第二方面是监理机构自身应 当进行的资料与档案管理工作。第三方面是对业主下发和提部后，资料员应将下发的文献资料交给相应各个岗位人员进行传阅，并形成书面传阅记录；声像资料：项目监理部要建立档案声像资料，特别是一些重要会议、检查、验收等声像资料，该项资料应由资料员统一收集整
3、理完毕，并存于资料员的办公电脑内;监理部平常、定工作事项提醒：资料员应及时提醒项目各岗位人员完毕各项平常工作，例如日报、周报、周安全检查记录、月报、日记、旁站记录、进场材料台账、监理函件回 复、施工单位资料报送、公司规定项目部报送的资料等等;档案资料的内部自查：项目监理部在总监、总代的组织每半 月应开展一次档案资料的内部自查工作，有资料员员填写检 查登记表，存在的问题贯彻相关负责人完善；监理资料交接：当资料员要调离工地时，应向交接人交接监 理资料，交接人在接受资料时应认真仔细检查清点监理资 料，如有问题应向原资料员提出，假如原资料员拒不解决应 向项目总监报告，督促解决，交接工作意味着工作和责任
4、的 交接，应认真对待。交接时应在监理资料检查（交接）表检 查（交接）栏填写交接情况。项目资料员应结合公司颁发监理资料管理手册、监理规范、 档案验收规范、康盛监理项目管理系统中相关规定作为必备 的学习资料，且严格贯彻执行相关工作规定，必将帮助资料员快速提 高工作能力，通过对各项资料井然有序的管理，促进项目监理部各项 监理工作顺利开展，从而提高整个项目监理部工作水平。本监理资料管理工作指引所涉及到的相关内容也许会存在疏 漏、局限性、不妥之处，欢迎项目同事给我们提出宝贵的建议和意见, 我们将进一步修订完善，从而使监理资料员工作指引内容更加丰 富、完整、操作性更强，对监理资料员资料管理工作指导性更强。
5、供的相关档案资料的收集整理存档、转发。具体监理资料的 分类和基本内容详见下表：项目监理部资料目录索引档号卷 名册号文献名称1协 议 文 献1-1委托监理协议及监理招投标文献 及相应的协议变更协议义献、协议 争议调解文献、违约解决文献1-2建设工程施工协议及施工招投 文献及相应的合约交底资料、协 议变更协议文献、协议争议调解 文献、违约解决文献1-3业主签订的设备采购及供货协 议及相应的协议变更协议文献、 协议争议调解文献、违约解决文 献；1-4工程分包协议及相应的协议变 更的协议文献、协议争议调解的 文献、违约解决文献2一、八 刖 期 文 献2-1建设项目立项批文；建设工程规划 许可证、建设用
6、地规划许可证、建 设用地红线图、施工许可证（可规 定业主提供）2-2质量监督站提供的建筑与安装 工程质量监督计划2-3施工图纸报建相关部门批复意 见：设计施工图审查批复文献、 消防审查意见书、消防审查意见 书、抗震审核意见书、人防审核 意见书、环境评价意见书2-4工程地质、水文地质勘察报告33-1设计图纸清单、设计交底及图纸 会审会议纪要3-2监理内部读图成果设 计 管 理 文 献3-3工程设计、技术变更台帐、工程 变更文献（含业主指令）：按专业 划分（建筑、结构、给排水、电 气、通风、电梯、弱电）4监 理 工 作 方 案4-1监理大纲（公司投标文献，特殊 项目可以提供应项目监理部）4-2监理
7、规划4-3监理交底记录（对内、外部交底 文献）4-4监理实行细则5施 工 组 织 设 计（ 方案）5-1施工组织设计（含施工组织设计 报审表）5-2质量专项施工方案（含施工方案 报审表）：季节性施工方案（含施 工方案报审表）5-3安全专项施工方案5-4分包单位的施工组织设计及专 项施工方案（含报审表）6单 位 资 质6-1监理单位公司资质证书、项目 监理人员资质证书6-2总包项目施工人员登记表及上 岗证（含施工管理人员变更报审 表）；包含总包成品、半成品单 位资质6-3分包单位资格报审表（含资质 资料及人员上岗证）6-4分包成品、半成品供应单位资质 报审表（含资质资料）工程实验室（涉及见证取样
8、送检 实验室）资质资料7进 度 控 制7-1工程开工/复工报审表7-2工程暂停令7-3工程临时延期审批表、工程最 终延期审批表7-4业主总建设发展计划7-5总包监理总进度控制计划、7-6总包施工单位施工总进度计划、 专项进度计划7-7总包施工单位月施工进度计划、 月报7-8总包施工单位周施工进度计划、 周报7-9分包施工单位施工总进度计划7-10分包施工单位月施工进度计划7-11分包施工单位周施工进度计划8质 量 控 制8-1施工测量放线报审文献8-2基坑沉降位移观测记录、基坑检 测报告8.3主体施工沉降观测结果8-4工程质量问题解决记录及质量 事故解决报告8-5材料进场验收、见证取样台帐：
9、乙供材样板审批表8-6舲浇筑令8-7建筑材料及设备报审资料8-8样板点评记录（施工样板确认 单）8-9坐标、场地移交记录及重要工序 移交记录8-10检查批质量验收记录（含工程报 验单）8-11隐蔽工程质量验收记录（含工程 报验单）8.12分项工程质量验收记录（含工程 报验单）8-13分部工程质量验收记录（含工程 报验单）8-14专项验收文献8-15其他有关工程质量控制的文献9安 全 监 理9-1安全监理大纲、特殊分部分项工 程安全监理细则、安全应急预案 等9-2项目安全组织架构、安全监理目 的、安全职责分工9-3监理单位安全检查记录（周检、 月检、专项检查）9-4施工单位安全施工许可证、项目
10、相关人员安全培训合格证、特殊 工种上岗证的核查汇总9-5施工单位安全交底记录核查汇 总9-6重要施工设备进/出场报审表9-7施工设备维保记录（月检）（塔 吊、施工电梯）9-8审核安全防护材料/用品质量记 录9-9安全措施费用专项支付审批资 料9-10安全事故解决资料9-11安全旁站监理资料9-12垂直运送设备（塔吊、施工电 梯）、外脚手架验收合格证明资 料9-13安全监理大纲、特殊分部分项工 程安全监理细则、安全应急预案等10造 价 控 制10-1进度款审批文献（形象进度审 批表）10-2现场签证资料10-3招标文献、预算书10-4结算书10-5费用索赔报告10-6监理费申请报告11会 议 纪
11、 要11-1监理例会会议纪要11-111-2专题工地会议纪要11-211-3监理交底会议纪要11-311-4第一次工地会议纪要11-5内部学习会议纪要11-6验收会议纪要11-7其他会议纪要文献12监 理 简 报、工 作 总12-1专题总结（桩基、基础、主体 结构、质量事故等）12-2监理日报12-3监理周报12-4监理月报12-5地基基础、主体结构等分部工程 质量评估报告结12-6单位工程质量评估报告13监 理 工 作 函 件13-1监理告知单、监理告知回复单、 安全监理告知单13-2监理工作联系单及回复单13-3罚款/奖励告知单13-4专题报告14工 程 来 往 函 件14-1建设单位函件
12、14-2施工单位函件（现场施工管理 报告）14-3设计单位函件14-4政府部门函件14-5其他部门函件14-6建设单位函件15监 理 内 部 文 献15-1技术性、法规性文献15-2公司下发的相关文献15-3内部制度管理文献15-4公司绩效考核资料15-5公司检查资料及回复15-6办公室仪器设备登记表15-7每月考勤表15-8本项目的员工入职、调动、离职 登记表15-9监理业务手册备注：1、原则上规定一个档案盒只装一个档号的资料。2、一个档号具有多个册号的资料，当资料过多，可分为多个档案盒装， 每个档案盒里面的资料用册号区分；3、当一个册号内的资料很多，一个档案盒装不下时，可以用多个档案装,
13、用不同的卷号区分，例如档号11 （案卷题名:会议纪要）中册号口-1 （监理例会纪要）该资料通常很多，通常一个档案盒装不了，可以分 为多个档案盒装，卷号编为11TT, 11T-24、根据项目实际项目情况如发现本目录索引中缺失内容项目部可自行增 长，但格式不应变动，例如在档号8 （案卷题名：质量控制）中需要增长内容，册号可为8-16、17、18长内容，册号可为8-16、17、18等等。监理资料管理流程标准、规范化的项目办公室布置项目监理部进驻现场申请到办公室后，应即刻向公司申请 办公用品（通过公司OA系统），按照公司下发的关于现场 监理办公室形象规范化布置的告知的规定和标准进行项目部 办公室布置，
14、完善上墙资料；如项目部需要帮助可以告知公司 行政部，公司将派人协助进行办公室布置。2.1 建立标准档案盒项目监理部根据公司的资料目录指引文献，在总监、总代组 织下梳理本项目资料目录，进行打印，并粘贴于档案柜上，便 于资料的查找，资料员根据资料目录制作档案盒的侧面标签、 封面标签及盒内资料目录，制作的规定、标准详见附件。2.2 建立项目档案管理制度项目监理部应建立完整的监理档案资料管理制度，明确档案 资料管理中各个岗位人员的分工和责任，且将档案管理制度上 墙。2.3 监理资料的编辑、收集整理、保管工作事项资料格式的标准化：资料员会同总监、总代拟定本项目各类 文档模板，格式和体现的重要内容上都是标
15、准化、规范化的 文档资料，项目监理部文档模板拟定后要与业主沟通形成统 一意见，避免后期应各方对资料格式、内容规定不一致而进行返工更改；常见文档资料模板如监理日报、周报、月报,安全检查登记表（周检、月检）、周例会纪要、专题例会纪要、周例会议的PPT、会议签到表；如业主无特殊规定，应采用公司项目管理系统软件内或者公司提供的标准模板、且规定文档页眉带有公司log。标记；项目部应拟定监理文献 编制和施工单位报送文献套数、提交时间，建议项目部在开资料交底会上书面明确;文献编码：项目部应按公司资料管理手册规定对各类下发监理函件进行编码、且为三级编码（监理告知单、联系单、监 理例会纪要等），以利于文献下发、
16、存放规范有序，查找方 便；资料员在资料编辑前应规定业主拟定工程资料编写的项 目工程名称，因之前部分项目存在图纸名称和报建名称不一致，导致影响工程竣工资料验收；资料打印：资料员应每周定期打印收集项目部人员编辑的监 理日记、旁站监理记录、进场材料台账登记，并提交总代、 总监审阅后存档； 会议工作:每次开会前项目资料员应准备好投影仪、签到表, 开会时督促与会人员签到，拍摄影像资料，做好会议记录, 会后编辑正式的会议纪要，提交相关人员审查后，下发至相 关单位及人员；定期记录工作:资料员每周对监理部及业主下发函件、施工单位回复进行一次梳理、记录，并向总监、总代报告；档案目录更新：收到或下发了资料及函件后
17、要及时更新档案 盒内目录，这是一项很重要的平常工作，一定要及时跟进； 资料保存:一些重要且数量较多的资料档案盒要注意及时更 新，之前的档案要进行集中打包装箱解决、妥善保管；例如 进场材料报审、重要工序报验、隐蔽检查验收等资料；资料借阅：要严格履行有关档案借阅手续，杜绝档案乱借乱 发，防止分散流失；2.5资料管理的其他重要事项提醒资料接受及登记：资料员在接受资料时应审查施工单位报送 的资料签字盖章是否齐全，资料份数是否符合规定，资料填 写时间是否为当前报送时间；施工单位报送监理部的文献（施工方案、施工周报、施工月报等）如需业主审批、资料 员在收文登记中一定要清楚记录文献是由哪位监理工程师 审阅及批完后文献去向是继续上报业主审批或是不符合规 定返回施工单位修改；文献资料的下发：资料员在下发文献资料时应检查资料的格 式内容是否与项目部的规定相符、档案资料的编号是否对 的，检查各项资料审批意见、签字、时间等是否齐全完整; 档案资料签署：专业监理工程师的资料签字应规范、标准, 由项目总监主持开内部专题会统一作规定，必要时可做各项 资料意见签署模板，供大家学习借鉴；文献的传阅：业主下发文献、设计变更等文献资料下发监理