《电子档案的文件管理.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《电子档案的文件管理.docx（2页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、（一）电子文件Electronic Records：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理， 并可在通信网络传输的文件。（二）归档电子文件Archival Electronic Records：指具有参考和利用 价值并作为档案保存的电子文件。（三）背景信息Context Information：指描述生成电子文件的职能活 动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史 环境等信息。（四）元数据Metadata：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格 式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软
2、件、字 符集等数据。（五）逻辑归档Logical Filing：指在计算机网络上进行，不改变原存储 方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案管理部门移交的过程。（六）物理归档Physical Filing：指计算机及其网络上的电子文件集中 传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案管理部门移交的过程。物理归档 的方式又可以分为网络传输式归档和载体传递式归档两种。（七）网络传输式归档OnTine Filing：是指将归档电子文件通过网络直 接传输到档案管理部门，或者加工后传输到档案管理部门规定的地址中，并存 储在档案管理部门本地载体的过程，也称在线式归档。（八）载体传递式归档Off-line
3、Filing:是指将电子文件存储在一定的载 体上移交给档案管理部门，也称离线式归档。（九）真实性Authenticity：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行 鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。（十）完整性Integrity：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等 无缺损。（十一）有效性Utility：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包 括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。（十二）捕获Capture：指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。（十三）迁移Migration：指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存 储的方法与过程。1 .电子文件的归
4、档，按照鉴定标识进行。归档可分两步进行，对实时进行 的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的 技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因 素。2 .网络传输归档时，需要将带有归档标识的电子文件通过系统接口移入或 者上传到整编库中，等待档案人员的接收和审核。3 .载体传递归档时，需要把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性 好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于 加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。4 .本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、 磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用
5、软磁盘作为归档电子文件长期保存的载 体。5 .检测在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测, 检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无 病毒感染等。6 .存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全 宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置 成禁止写操作的状态。7 .特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。8 .将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档。9 .对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应 的机读目录。10 .归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少 1年。