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1、采购管理办法采购管理办法一、供应商开发一、供应商开发为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。1范围本公司新供应商之开发工作。2.供应商开发程序21供应商开发权责（1）采购部负责供应商开发调研工作。（2）质量监督部负责组织采购部、技术部组成供应商评价小组，并对供应商的资质进行综合评价，以确认其供方资格。（3）产品部负责与供应商签订相关技术协议。（4）质量监督部负责供应商的首批样品试装、试配验证及确认。22供应商资讯来源新供应商资讯来源一般有下列方式：各种采购指南；新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等；各种产品发表会；各类产品展示（销）会；行业协会；行业或政府之统计调查报告或刊物；同行或供
2、应商介绍；公开征询；供应商主动联络；其他途径。23供应商基本资料表供应商应填写 供应商基本资料表 后，交采购部做为评价依据。24供应商开发流程寻找供应商；填写供应商基本资料表；与供应商洽谈；必要时作样品鉴定；提出供应商调查评核之申请。25后续工作依供应商调查规定，由评价小组对供应商作实际调查评价，以确定其可否列入合格供应商之列。二、供应商调查为了解供应商生产能力、质量控制，确认其是否有提供符合质量、价格、交货期，特制定本规章。1适用范围对拟开发供应商之调查，及本公司合格供应商之年度复查。2.供应商调查作业规定21供应商调查程序（1）采购部实施采购前，应对拟开发之供应商组织供应商调查工作，目的是
3、了解供应商之各项综合管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。（2）由质量监督部负责组织采购部、技术部组成供应商评价小组，对供应商实施调查评价，并填写供应商调查表。（3）评价之结果由各部门作出建议，供主管副总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。（4）未经供应商调查评价认可之供应商，除总经理特准外，不可成为本公司之供应商。22供应商调查评价221价格评价对供应商所提供之物资价格、交货期，由采购部依下列因素作评核：原料价格；加工费用；估价方法；付款方式；生产计划体系；最短及最长之交货期限；进度控制方法；异常排除能力。222技术评价对供应商之生产技术，由技术部依下列因素作评价：技术水准；技术资料
4、管理；设备状况；工艺流程与作业标准。223质量评价对供应商之质量评价，由质量监督部依下列因素作评价：质量监督部组织与体系；质量规范与标准；检验之方法与记录；纠正与预防措施。23供应商复查规定经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次；复查流程类同首次调查评价；复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列；若供应商之质量、价格、交货期或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要之复查。三、供应商评价为规范对合格供应商之日常评价，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。1适用范围仍在采购之合格供应商的评价。2供应商评价程序21评价项目供应商交货实绩之评价项目及分数比
5、例如下（满分100分）：质量评价：40分；交货期评价：25分；价格评价：15分；服务评价：15分；其他评价：5分。22评分办法2 2 1质量评价：由质量监督部依进货验收的批次合格率评分，每个月进行一次。（1）计算：进货批次合格率=（检验合格批数/总交验批数）100%（2）评分：得分=40进货批次合格率222交货期评价由采购部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：如期交货货得分25分；延迟12日每批次扣2分；延迟34日每批次扣5分；延迟56日每批次扣10分；延迟7日以上不得分。本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评价得分。223价格评价由采
6、购部对供应商价格水准评分，方式如下：价格公平合理，报价迅速：10分；价格尚属公平，报价缓慢：8分；价格稍微偏高，报价迅速：6分；价格稍微偏高，报价缓慢：3分；价格甚不合理或报价十分低效：0分。224服务评价224.1抱怨处理评分由质量监督部对供应商之抱怨处理予以评分，评分如下：诚意改进：8分；尚能诚意改进：5分；改进诚意不足：2分；置之不理：0分。224.2.退货交换行动评分由采购部对不良退货交换行动评分：按期更换：7分；偶尔拖延：5分；经常拖延：2分；置之不理：0分。23评价办法供应商之评价每月进行一次；将各项得分汇入 供应商评价表，并合计总得分；每半年平均一次厂商得分，计算方式为：半年平均
7、得分=每月得分总和/评价月数。24评价分等供应商评价等级划分如下：平均得分90.1100分者为A等；平均得分80.190分者为B等；平均得分70分者为C等。25评价处理A等供应商为优秀供应商，予以付款、订单、检验之优惠奖励；B等供应商为良好厂商，由采购部提请供应商改进不足；C等供应商由质量监督部、技术部、采购部部门予以辅导，三个月内未能达到C等以上予以淘汰；被淘汰供应商如欲再向本公司供货，需再经过供应商调查评价。四、供应商管理为规范供应商管理，提高经营合理化水准，特制定本规章。1适用范围凡本公司之供应商管理。2供应商管理规定21供应商开发供应商开发程序如下：供应商资料收集；供应商基本资料表填写
8、；供应商接洽；样品鉴定；提出供应商评价申请。22供应商评价供应商评价程序如下：组成供应商评价小组；分别对供应商之质良、价格、交货期、技术、生产管理作评价；列入合格供应商名列。23订购、采购订购、采购程序如下：采购意想；询价；比价；议价；定价；订购；交货；验收。24供应商评价供应商评价程序如下：每月对供应商就质良、价格、交期、服务等项目作评价；每年进行一次总评；列出各供应商之评价等级；依规定奖惩。25供应商复查每年对合格供应商进行一次复查；复查流程同供应商调查；有重大质量、价格、交货期、服务等问题时，随时可以作供应商复查。26供应商辅导对C等之供应商采取必要的辅导；不合格供应商应予除名；不合格供
9、应商欲重新向本公司供货，应予辅导及重新作调查评核。27供应商奖惩271奖励方式对优秀之供应商有下列奖励方式：A等供应商，可优先取得交易机会；可优先支付货款或缩短票期；可获得品质免检或放宽检验；对价格合理化及提案改进，质良管理，另行奖励。272惩处方式（1）凡因供应商品质不良或交货期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿；C等之供应商三个月内未能达到B等以上供应商之标准，应接受订单减量、停止交易。因上述原因停止供货之供应商，如欲恢复供货，需接受重新调查评价。五、采购计划与预算五、采购计划与预算为制定采购计划与预算编制流程，配合公司预算制度的推行，特制定本规章。1适用范围本公司每年度之采购数量计划资金
10、预算。2采购计划编制之规定21采购计划的作用编制采购计划有下列作用：预估用料数量、交期、防止断料；避免库存过多、资金积压、空间浪费；配合生产、销售计划之达成；配合公司资金运用、周转；指导采购工作。22采购计划之编制221销售计划公司于每年年底制订次年度之营业目标；销售公司根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，作销售预测，并制订次年度销售计划。222生产计划生产运行部根据销售预测计划，本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测生产计划；采购部根据生产预测计划，库存状况，制订次年度之物资需求计划；预估次年度各种消耗物籽的需求量。223采购计划采购部汇总各种物资需求计划并编制次年
11、度采购计划。224采购计划编制注意事项采购计划要避免过于乐观或保守，应注意的事项有：公司年度目标达成可能性；销售计划、生产计划之可行性和预见问题；物资需求资讯与库存状况之确定性；物资标准成本之影响；保障生产与降低库存之平衡；物资采购价格和市场供需之可能变化。3.采购预算编制规定31一般原则采购预算分为用料预算与购料预算；财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准；本年底预计库存中之可用材料应计人次年度之用料预算，但不列入购料预算；次年度预计库存不列入用料预算，但应列入购料预算；购料单价特殊物料外，应以年度成本降低目标预估（如以上年度平均采购单价之95%计算）。32用料预算采购
12、部负责次年度生产用料之各月预算明细的编列；用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列；同类物料不必细分而以总用量预算；物资损耗率应计入用料预算，但应以年度损耗率目标制订，一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率，低于或等于年度损耗率目标；财务部负责汇总工作。33购料预算采购部负责次年各购料预算明细之编列；购料预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况；购料预算应以付款月份为编列依据；购料预算应考虑安全库存与最大库存，符合年度库存周转率之目标；购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。六、采购方式六、采购方式规范采购方式，制定询价、议价流程，使之有章可循。1适用范围凡
13、本公司之物料采购方式。2采购方式规定21采购方式确定依据采购部根据下列因素确定最有利之采购方式：物资使用状况；物资需求数量；物资需求频率；市场供需状况；经验；价格。22采购方式本公司物资采购方式一般有下列种类：集中计划采购：本公司通用性物资，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购。合约采购：经常使用之物资，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物资供应来源，简化采购作业。采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。一般采购：除（1）（2）之外的物料，采购部依采购单逐单位办理询价，议价之作业。3.询价、议价31询价凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购条
14、件的供应商作为询价对象；确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受（1）条所限；凡属合约采购项目，采购部依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外；如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；凡属可作成本分析之采购项目，采购部应要求供应商作成本分析，以作议价之参考；选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；询价后，应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。32议价询价后，选择两家以上供应商进行交互议价；议价时应注意质量、交期、服务兼顾。33询价、议价注意事项331议价优势掌握以下状况、采购
15、部应加强与供应商议价：市场价格下跌或有下跌趋势时；采购频率明显增加时；本次采购数量大于前次时；本次报价偏高时；有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；公司策略需要降低采购成本时；其他有利条件时。332其他注意事项专业材料、用品或项目，采购部应及时与主管领导汇报，共同询价与议价；供应商提供报价之物资规格与采购规格不同或属代用品时，采购部应送相关部门确认后方可议价；询价之供应商应属合格供应商或经总经理特准之供应商。七、采购流程七、采购流程为落实物资、零件采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。1适用范围本公司物资、零部件之订购、采购管理业务。2采购规定21采购的提出采购部依物资需要状况、库存
16、数量、采购前置期等要求，开立采购单；采购单应注明物资名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管领导审核，并依采购核准权限送呈相关人员批准；请购单一联送交采购部，一联自存，一联交财务部；交期相同的同属一个供应厂商之物资，采购部门应填具在同一份请购单内；紧急请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧急”章。22采购核准权限221物资采购核准权限采购金额预估在人民币5万元以下者，由副总经理核准；采购金额预估在人民币5万元以上者，由总经理核准。23采购的撤消已开具采购单，并经核准后因各种原因需撤消采购时，由采购部门以书面方式呈原核准人，采购部门回收各联请购单，并加盖“撤消”章，立即停止一切采购
17、动作；未能及时停止采购时，采购部应协调善后工作。3.采购规定31采购方式本公司采购方式一般有下列种类：集中采购：通用性物资，尽量采用集中采购方式。合约采购：经常性物资，尽量采用合约采购方式，以确保货源与价格之稳定。一般采购：除（1）（2）以外之物资，采用随需求而采购之方式。32采购作业规定321询价、议价采购部接获核准后之采购单，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；供应商提供报价之物资规格与采购规格不同或属代用品时，采购部应报主管领导确认；专业材料、用品或项目，采购部应会同相关部门审批；采购议价采购交互议价之方式；议价应注意质量、交期、服务兼顾。322呈核及核准采购部询价、议价完成
18、后，于 采购单 上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明；标准拟订购供应商、交货期限与报价有效期限，经主管领导审核，并依采购核准权限呈核；再呈主管副总经理核准。323订购作业采购部接获经核准之采购单后，应以订购单形式向供应商订购物资，并以电话或传真形式确认交期；若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于订购单上明确注明；采购人员应控制物资订购交期，及时向供应商跟催交货进度。324验收与付款依相关检验与入库规定进行验收工作；依财务管理规定，办理供应商付款工作。八、采购价格管理八、采购价格管理为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。1适用范围各项原物
19、资采购时，价格之审核、确认。2价格审核规定21报价依据产品部提供图纸，作为采购部成本分析之基础和供应商报价之依据；非通用物资，一般由供应商先提供样品，供产品部确认可用后，方予报价。22价格审核供应商接到图纸后，于规定期限内提出报价单；采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据；采购人员以 报价单一式三份呈采购部主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由采购部主管亲自与供应商议价；采购部主管审核之价格，呈分管副总经理审核，并呈总经理确认批准；副总经理、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价；单价审核单经核准后，一联转财务，一联由采购部存档，一联转供应商。23
20、价格调查已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据；本公司各有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考；已核定之物资采购单价如需上涨或降低，应以 报价单形式重新报批，且附上书面之原因说明；单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程；在同等价格、质量条件下，涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作；为配合公司成本降低策略，原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合；采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。3.采购成本分析31成本分析项目成本分析系就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。一般包括以下项目：直接及间接材料成本；工艺方
21、法；所需设备、工具；直接及间接人工成本；制造费用或外包费用；营销费用；税金；供应商行业利润。32成本分析之运用以下情形时，应进行成本分析：新材新、新产品无采购经验时；底价难以确认时；无法确认供应商报价之合理性的；供应商单一时；采购金额巨大时；为提高议价效率时。33成本分析表的提供方式成本分析表提供方式一般有：由供应商提供；由采购部编制标准报价单或成本分析表，交供应商填妥。34成本分析步骤成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：确认设计是否超过规格要求；检讨使用材料之特性与必要性；计算各方案之使用材料成本；提出改善建议并检讨；检讨加工方法、加工工程；选定最合适之设备、工具；作业条件的检讨；加
22、工工时的评估；就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。35成本分析注意事项利用自己或他人之经验；应用会计查核手段；利用技术分析方法；向同类供应商学习；建立成本计算经验公式；提高议价技巧。九、采购质量管理规范采购过程的质量管理规定，使采购质量管理有章可循。1适用范围本公司物资采购、验收、索赔等过程的质量管理。2采购质量管理规定21文件资料要求物资订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：订购物资之规格、图纸、技术要求等；产品技术精度、等级要求；各种检验规范、标准或适用规格；所需之产品认证要求或公司质量管理体系认证要求。22合格供应商之选择物资采购，除经总经理特准外，均
23、需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：经本公司供应商调查，列入合格供应商名列；经本公司供应商评价，资讯等级在B级以上；提供的样品经本公司确认合格；类似物资以往采购之良好记录；同业中之佼佼者。23质量保证协议物资采购，应由供应商承负质量保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列质量保证：供应商质量管理体系需符合本公司指定之质量保证系统、如ISO9000或QS9000体系等；供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测；供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验；供应商应随货送交其出货质量检验合格之记录；接受本公司必要之供应商调查、评价及辅导；保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应
24、商责任导致之不良的责任承担与赔付。24进货验收之规定供应商提供之物资，必须经过本公司采购、质检验收、仓库等部门人员之相关验收工作，主要包括下列项目：确认订购单：核对供应商之交货单与本公司之订购单。确认供应商：对有两家以上供应商之物资，应确认物资来源有无错误或混乱。确认送到日期：用以确定厂商是否如期交货，以作为评价、奖惩之根据。确认物资的名称与规格：避免交货错误之发生。清点数量：确认交货数量与进料验收单及数量是否一致，是否超出订购单规定之数量。质量检验：质量监督部外检组依进货检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合质量要求。处理短损：根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供
25、应商索赔。退还不合格品：对检验不合格之物资，退供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔。物资标识：对检验合格物资，检验员应进行标示，入库后应予以保持标识，以确保后续质量之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。25质量纠纷处理有关采购物资发生规格不符、质量不合格、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为质量纠纷处理。具体规定如下：251处置依据以双方事先约定之质量标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。252采购物资退货与索赔拟退回
26、之采购物资应由仓管员清点整理后，通知采购部；采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品；现货供应之退货，要求供应商更换合格之物资；订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止；确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商；退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔；双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。253采购其他索赔规定由供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔；破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔；因供应商原因导致物资在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔；其他原
27、因导致本公司之损失，依实际损失向供应商索赔。十、采购交货期管理十、采购交货期管理为了确保采购物资交货期限，使交货期管理更为顺畅，特制定本规章。1适用范围本公司采购之物资的交货期管理。2.交货期管理规定2.1确保交货期的重要性交货期管理是采购的重点之一，确保交货期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的物资，以保障生产运行并达成合理生产成本之目标。2.1.1交货期延迟的影响交货期延迟造成的不良影响有以下方面：导致制造部门断料，从而影响效率；由于物资交货期延迟，间接导致成品交期延迟；由于效率受影响，需要增加工作时间，导致制造费用的增加；由于物资交货期延误，采取替代品导致成本增加或品质降低；交货期延误
28、，导致客户减少或取消订单，从而导致采购物资之囤积和其他损失；交货期延误，导致采购、运输、检验之成本增加；断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。212交货期提前太多的影响交期提前太多也有不良之影响，主要有：导致库存成本之增加；导致流动资金周转率下降；允许交货期提前，导致供应商优先生产高单价物资而忽略低单价物资；由于交货期经常提前，导致库存囤积、空间不足；交货期提前频繁，使供应商对交货期的管理松懈，导致下次的延误。22交货期延迟的原因221供应商责任因供应商责任导致交货期延误的状况：接订单量超过供应商的产能；供应商技术、工艺能力不足；供应商对时间估计错误；供应商生产管理不当；供应商之生产材
29、料出现货源危机；供应商质量管理不当；供应商经营者的顾客服务理念不佳；供应商欠缺交货期管理能力；不可抗力原因；其他因供应商责任所致之情形。222采购部责任因采购部责任导致交货期延误的状况：供应商选定错误；业务手续不完整或耽误；价格决定不合理或勉强；进度掌握与督促不力；经验不足；下订单量超过供应商之产能；更换供应商所致；付款条件过于严苛或未能及时付款；缺乏交货期管理意识；其他因采购原因所致的情形。223其他部门责任因采购以外部门导致交货期延误的状况：采购前置时间不足；技术资料不齐备；紧急订货；生产计划变更；设计变更或标准调整；订货数量太少；供应商品质辅导不足；点收、检验等工作延误；采购错误；其他因
30、本公司人员原因所致的情形。224沟通不良所致之原因因本公司与供应商双方沟通不良导致交货期延误的状况：未能掌握一方或双方的产能变化；指示、联络不确实；技术资料交接不充分；质量标准沟通不一致；单方面确定交货期，缺少沟通；首次合作出现偏差；缺乏合理的沟通窗口；未达成交期、单价、付款等问题的共识；交货期理解偏差；其他因双方沟通不良所致的情形。23确保交货期要点231事前策划制订合理的购运时间：采购部将采购品种、供应商生产、运输及进料验收等作业所需的时间予以事先策划确定，作为各部门的参照依据。确定交货日期及数量：预先明确交货期及数量，大订单可采用分批交货方式进行。了解供应商生产设备利用率：可以合理分配订
31、单，保证数量、交货期、质量的一致性。请供应商提供生产进度计划及交货计划：尽早了解供应商之瓶颈与供应能力，便于采取对策。准备替代来源：采购部应尽量多联系其他物资提供来源，以确保应急。232事中执行提供必要的材料、模具、技术支援给供应商；适时了解供应商之瓶颈，协助处理；了解供应商生产效率及进度状况；必要时，向供应商施加压力，以获取更多之关照，适时考虑向替代供应商下订单之必要性；交货期及数量变更的及时联络与通知以确保维护供应商的利益，配合本公司之需求；尽量避免规格变更；如果出现技术变更，应立即联系供应商停止原规格生产，并妥善处理遗留问题；加强交货货前的稽催工作，提醒供应商及时交货；必要的对供应商辅导
32、；及时安排技术、质检人员对供应商进行指导，必要时可以考虑到供应商处进行验货，以降低因进料检验不合格导致断料发生之情形。233事后考核对供应商进行考核评价：依供应商评价办法进行考核，将交货期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交货期达成率。对交货期延迟的原因进行分析并研拟对策：确保重复问题不再发生。检讨是否更换供应商：依供应商考核结果与配合度，考虑更换、淘汰交货期不佳之供应商，或减少其订单。执行供应商的奖惩办法：必要时加重违约的惩罚力度，并对优良供应商予以适当之回馈。十一、采购付款方式十一、采购付款方式规范采购订购与付款方式，使之有章可循。1适用范围本公司物资采购之订货与付款方式。2采购订货
33、制订21采购订货方式采购订货方式，一般有下列三种：电话通知方式：小宗交易，可采用电话通知下订单。确认方式：由本公司出具订货单或供应商出具售货单。合约方式：由本公司主导采购合同或供应商主导销售合同。22采购合约意义采购合约较口头或订单方式有下列效用：可确定买卖双方应尽义务；作为解决合约纠纷之依据；作为法律诉讼之书面证据；可根据实际情况订立不同之条款，以保护双方权益。23采购合约种类本公司采购合约的种类有以下种类：采购单；订货合同。24采购单之运用订购单用于下列条件：标准化之产品，不易发生错误；买卖双方有很高之互信度；在已有长期合约的情况下，每次订购采用订购单即可；出现交货问题，容易处置；交货、验
34、收流程成熟、严密。25订货合同之运用订货合同应注意事项：应明确所订物料之名称、规格、编号、数量、单价、总价、交货时间、地点，并与采购单一致；付款方式应明确。一般付款方式有：一次付款、分期付款、下批付款等；应规定延期罚款之责任、尺度、赔偿方式；规定解约之办法，保障双方权益；商定验收方式与质量追溯方式；规定卖方保证责任；明确其他认为应予附加之条款。26一般条款一般条款通常包括以下项目：不可抗力事故；索赔规定；仲裁；适用法律；违约及解约；其他条款。付款方式由采购部根据采购单、采购合同、进货检验验收单，向财务部请款；财务部依合同规定之给付方式，与供应商结款；采购一般采用一次性付款方式，即供应商之物资验
35、收合格后，一次性付清该订单之货款，特殊情况需总经理核准。十二、委托加工管理办法十二、委托加工管理办法为规范委外加工管理，使之推行顺畅，特制定本办法。1适用范围本公司直接用于生产的原物料、半成品的委外加工。2.外委外加工管理规定21定义本办法所指的委外加工，是指本公司将生产制造的一部分委托其他公司（下称协作厂商）代为加工的做法。22委外加工时机在决定是否委外加工时，应考虑下列各因素：本公司的生产能力不足时；须利用本公司所没有的设备、技术时；特殊零件无法购得，又不能自行加工时；委外加工质量更好时；委外加工成本更低时；认为比本公司自行加工更有利时。23委外加工程序231需求提出委外加工的决定、变更或
36、中止，须由生产运行部将原因、目的、规格、计划数量、预算等，以书面方式呈部门主管副总经理核准后，转呈总经理裁示；总经理核准后，转采购部联络洽询协作厂商或核定之协作厂商。232厂商开发与调查采购部参照供应商开发规定，对协作厂商进行洽询工作；由采购部、生产运行部、质量监督部、技术部组成厂商调查小组，参照供应商调查之规定，对协作厂商进行调查评价；调查评估合格之厂商列入合格厂商名列；除总经理特准外，不可将工程委托非合格之厂商加工。233询价、议价针对合格协作厂商，采购部请协作厂商进行报价；参照采购方式的规定进行询价与比价；同类型协作厂商应开发三家以上，以便询价、比价及紧急订单之需要。234委外加工协议的
37、签订由采购部代表公司与协作厂商签订委外加工协议，协议应就下列事项作必要之约定：委外加工产品及数量；加工单价与质量、总价；交货期要求；验收标准；付款方式；服务工作；其他双方认为必须约束之事项。235委外加工资料委外加工应提供协作厂商下列资料：产品蓝图；工艺流程图；操作标准；检验标准；检验规范；物资的规格、编号、数量等。236验收工作视同采购物资作进料检验与点收工作。24协作厂商评鉴参照供应商评价进行。25 其他注意事项251协作厂商辅导对协作厂商之辅导应较供应更为深入，将协作厂商视同公司制造部之一单位加以辅导，主要内容有：质量管理组织的健全、规范与建立；质量标准、检验方法、检测设备使用的训练；观
38、念培训、教导；协助制程改善；其他有益双方合作之事项。252专利权委外加工工程中，如包含有本公司保有的专利权时，仅对本公司的委外加工品同意其实施权利；对协作厂商保有的专利权，包含于委外工程中，如与第三者发生的纷争而使本公司蒙受损失时，不论其属过失或故意，都应由协作厂商负责；因委外加工而有新发明或新设计时，经协议后应以使双方均有利之方式，加以处理。253保密本公司不可将协作厂商应保密的事项向第三者汇露，协作厂商亦不可将本公司应保密的事项向第三者泄露；合作协议期满或合作解除后，亦不可违反（1）条之保密要求；双方的责任者应将保密事项的重要性向相关人员传达，以确保保密工作之可靠性。十三、采购绩效评估办法
39、十三、采购绩效评估办法为提高采购人员的士气，提升各项采购绩效，特制定本办法。1适用范围本公司采购人员之绩效评估。2采购绩效评估办法2.1采购绩效评估的目的本公司制定采购绩效评估的目的，包括以下项目：确保采购目标之达成；提供改进绩效之依据；作为个人或部门的奖惩参考之一；作为升迁、培训的参考；提高采购人员的士气。22采购绩效评估的指标采购人员绩效评估应以“5R”为核心，即适时、适质、适量、适价、适地，并用量化指标作为考核之尺度。221时间绩效由以下指标考核时间管理绩效：停工断料影响工时；紧急采购（如空运）的费用差额。222质量绩效由以下指标考核质量管理绩效：进料质量合格率；物资使用的不良率或退货率
40、。223数量绩效由以下指标考核数量管理绩效：呆滞物资金额；呆滞处理损失金额；库存金额；库存周转率。224价格绩效由以下指标考核价格管理绩效：实际价格与标准成本的差额；实际价格与过去移动平均价格的差额；比较使用时之价格和采购时之价格的差额；将当期采购价格与基期采购价格之比率同当期物价指数与基期物价指数之比率相互比较。225效率指标其他采购绩效评估指标有：采购金额；采购金额占销货收入的百分比；采购部门的费用；新开发供应商的数量；采购完成率；错误采购次数；订单处理的时间；其他指标。23采购绩效评估的方式。本公司采购人员之绩效评估方式，采用目标管理与工作表现考核相结合之方式进行。231绩效评估说明目标
41、管理考核占采购人员绩效评估的70%；工作表现占绩效评估的30%；两次考核的总合即为采购人员之绩效，即：绩效分数=目标管理考核*70%+工作表现考核*30%232目标管理考核规定每年12月，公司制定年度目标与预算；采购部根据公司营业目标与预算，提出本部门次年度之工作目标；采购部各级人员根据部门工作目标，制定个人次年度之工作目标；采购部个人次年度之工作目标经采购部主管审核后，；采购部依目标管理项目逐月对采购人员进行绩效评估；目标管理项目 依个人自填、主管审核的方式进行。233工作表现考核规定依公司有关绩效考核之方式进行，参照 员工绩效考核管理方法；工作表考核由直属主管每月对下属进行考核，并报上一级
42、主管核准。234绩效评估奖惩规定依公司有关绩效奖惩管理规定给付款绩效资金；年度考核分数90分以上的人员，次年度可晋升奖励工资，视公司整体工资制度规划而定；年度考核分数低于80分者，应调离采购岗位；年度考核分数在80-90分之间者，应加强职位训练，以提升工作绩效。十四、采购管理制度十四、采购管理制度一）总则一）总则采购制度是严格按照公司的标准要求所制定.使其采购过程简化、程序可循，做到有据可查、防范风险、降低成本，便于加强采购工作的管理，提高采购工作的效率。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。二）采购部工作内容及职责二）采购部工作内容及职责（一）热爱本职工作，勤于学习新技术，了解
43、新产品，注意市场信息的积累.（二）廉洁奉公,不徇私舞弊,不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。（三）负责公司工程所需材料的采购工作。（四)负责供应商的开发、管理及维护工作。（五)坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。（六）大项材料必须做招标采购,其他材料询价必须三家供应商以上参及。(七）积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。（八）及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款.（九)做到每周一小结,每月一总结，每年一审核。（十)建立采购档案:将采购相关资料进行电子文档和书面文档分项管理；每一年的材料供销合同及相关文档统一管理；材料询价单、材料询比价表、材料审
44、批表统一管理。（十一）完成领导交办的其他工作。三）工作指导流程三）工作指导流程采购部作为一个职能部门,在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任，采购工作的好坏，直接影响了项目的质量、工期、成本.建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，降低成本最有效的方法。在项目实施的过程中,采购部需要项目部、行政管理中心、财务管理中心等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。（一）项目过程中指导流程1、在项目的初始运作阶段,采购部根据项目部的具体要求，配合进行投标的材料报价,以便更好的达到在以后的
45、施工中控制成本的目的，更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。2、项目正式运作后,采购计划由具体项目经理提供 项目用料清单（见附表1），经总经理批准后，统一下达到采购部。收到材料请购单后,采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作.3、采购部接到项目用料清单后，根据所需材料的规格、数量、质量要求及项目所在地等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的3 家5家发出材料询价单（见附表2）。供应商根据要求确认价格后对我司的材料询价单签字,盖公章后回传,签字盖章的材料询价单会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购评估委员会根据几家供应商的材料询比价表（见附表3)进行评价、定价后确
46、定其中的一家或者几家进行供货。由采购负责人正确填写材料审批表（见附表4)，经审批确定后,采购部及供应商签订材料供销合同，同时向项目部通知其准备收货。4、供应商根据材料供销合同安排生产运输，各项具体要求以及我司签订的供销合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。5、项目部所需材料到场后,应由采购员负责材料的质量、数量检查,检查中必须将供应商的送货单及我司的 材料供销合同 相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货,然后填写 物料验收记录表（见附表5）及材料进场验收单(见附表6)，相关责任人签字后回传采购部.6、项目完成后，采购部根据及供应商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的材料付款
47、申请表（见附表7）,同时向财务管理中心递交此批次材料的材料付款审批表、材料供销合同和物料验收记录表.由财务管理中心根据材料供销合同安排付款额度。7、付款：供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务管理中心在收到发票后即向供应商付款。（二)合同管理指导流程负责及客户签订采购合同,督促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。1、合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现产品明细及价格、主要技术参数、运输方式、到货时间、质保期等几个大的方面。如大型设备尽可能的争取扣留质保金。2、合同管理则按具体项目划分，直接采购部分按人头细分,重点跟踪供货周期长的产品执行情况（型号、数量、货期、运输等
48、)。3、采购合同管理：采购部、财务管理中心统一管理.（三）供应商管理工作指导流程通过寻找新货源、拓展供应商范围,加强老供应商管理。每年对供应商进行一次评定（其中以质量、售前/后服务、交货期、付款及价格等方面考核)，对不合格供应商及时进行调整，并进行合格供应商名录备案（见附表8)。合格、长期供应商要进行年度复核（查看生产能力、供应能力、资质证书（执照年审）、产品证书等），并进行供应商评定备案（见附表9）.（四）采购（比价）工作指导流程熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等,浏览相关网站。按时按量按质完成采购供应计划指标,积极开拓货源市场，做到货比三家,控制、降低采购成
49、本。如出现所采产品及采购计划不符，则其损失由具体采购负责人承担。对特殊产品采购、按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动具体实施分以询价、比价、议价三个方面，在比价和议价过程中做好记录及备案，设备、材料物品比价议价记录表（见附表10）。1、询价询价可以通过多种方式，包括网络、电话查询、面对直接供应商、供应商自我推销、展会等多种渠道。确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时，也要不断开拓新供应商,寻找新产品,可采用少量进货的原则不断改进。2、比价对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的厂家产品进行比价).对单项产品做到至少比价三家，以正规比价格式存于计算机或手工纪录文字资料。在
50、比价同时做出价格分析。3、议价在确定厂家后、进行产品价格商务谈判,尽量降低采购成本,可通过多种方式进行压价(通常可以以公司中标价格低，要求降低采购成本为由;以多家公司比较后相对竞争为由;以拖延时间，给供应商产生我们要更改采购意向为由;也可以及销售推心置腹,为对方能给予支持和帮助等等），具体问题需具体分析。四）岗位职责四）岗位职责(一)采购部经理 1、拟定采购部门工作方针及目标。2、负责主要材料的采购。3、编制公司年度采购计划。4、签核材料供销合同。5、建立及改善采购制度.6、撰写部门周报、周议题、月报及年目标计划.7、主持采购人员的教育培训。8、建立及供应商的良好关系。9、主持或参及采购相关业