采购部门职能大全.pdf

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1、部门职能采购部部门名称：采购部上级部门：总经理下属岗位：采购员、统计员部门本职：采购公司所需物资要紧职能：11及时为生产经营提供所需的原辅材料、设备备品备件以及其他物资。22把握市场信息，优化进货渠道，落低采购费用。33会同财务治理部、会计部确定合理的采购批量，及时了解存货情况，合理采购。44汇总各系统的物资需求方案，平衡采购方案。55评审需求商选择、建立需求商档案。66组织采购合同评审，签订采购合同，实施采购活动。77建立采购合同台账，并对合同执行情况进行监督。88对大型采购进行比价或组织招标、竞标活动。9 9采购物资的报验和进库工作。1010采购过程中的退、换货工作。1111采购合同、档案

2、及各种表单的保管与定期回档工作。岗位描述采购部经理岗位名称：采购部经理直截了当上级：总经理直截了当下级：统计员、采购员本职工作：生产、办公物资需求及贸易品的采购直截了当责任：日常工作12方案。34567891011123组织进行物资的寻价和比价，审核比价单，并上报。4依据审批意见，组织实施采购，并协调物资的运输。5关于重大采购，组织进行采购合同的评审和会签。6关于专业设备、仪器和物资托付使用部门进行联合购置。7查瞧采购部预算的执行情况。8配合质量与库管人员进行物资的验收。9关于大宗采购万元以上，负责组织编制标书和进行招标。10组织进行贸易品的采购。11负责办理不合格物资的退换工作。12检查物资

3、采购台帐的建立工作。1依据采购部各项物资的采购工作量，合理调度采购部人员和设备。2依据各部门的物资需求方案和库存量，平衡采购量和采购时刻，编制采购周工作1 1参加生产调度会，针对需求治理中产生的各种咨询题，提出解决方案。2 2每旬一次批阅统计员汇总编制的有关采购的统计报表。3 3对采购合同的执行情况进行检查，如有咨询题及时向有关部门进行相应。4 4评估采购部的预算执行情况。5 5每周末将平常检查各个岗位工作的情况汇总整理。汇总结果作为岗位平常考核成绩，是月度考核和述职的依据之一。6 6每周五下午亲自检查采购部所属办公及责任区域的卫生情况，并在检查结果单上签字。月度工作11批阅、分析?采购月报表

4、?，针对咨询题及时做出工作调整。22负责按月报表与财务、库管等有关部门对帐，并对发觉的咨询题及时作出处理。33会同财务中心和库管部制订各种物资的采购周期，提高采购水平，保证生产。44负责组织职员进行供货渠道的优化，寻寻新的物资需求商。55进行公司所需物资的市场寻价，对采购员的采购水平进行考核和监督。66上报本月职员过失单和奖励申请单，将奖励面和奖惩额度操纵在有关奖惩制度答应的范围内。77每月组织一次所属职员培训，学习公司有关采购的制度规定，形成培训资料存档。关于不习惯的和反映强烈的条款要形成修订建议文稿上报生产总监。88收集物资使用质量信息，组织需求商的质量评审，并建立需求商档案。99组织进行

5、运输治理学习，落低运耗。年度工作1.1.每年第四季度，组织制订采购部的年度预算。2.2.负责访咨询公司重要的需求商，建立良好的合作关系，确保公司生产物资的需求。3.3.审查、批准采购员和统计员制订的工作方案。4.4.每年底向总经理上报年度采购建议报告书，阐述采购面临的现实和潜在的隐患，提出消除隐患的方法和建议。5.5.总结本年度采购治理的情况，对执行情况好的采购员提出奖励申请，报送总经理。领导责任：11对采购治理指标的完成负责。22对采购部工作妨碍公司整体工作的效果负责。33对采购部报表数据的真实性、逻辑性、正确性负责。44对采购的物资的质量负责。55对采购的及时性负责。66对采购部工作程序和

6、规章制度的正确执行负责。要紧权力：1.1.对违反规定和程序的物资采购有拒尽权。管辖范围：1.1.采购部所属职员。2.2.采购部所属办公场所及卫生责任区。3.3.采购部所属办公用具、设备设施。岗位描述采购员岗位名称：采购员直截了当上级：采购部经理本职工作：及时以适宜的价格为企业购进合格的原材料工作责任：11认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从采购部经理指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务。22对采购的物资进行询价至少三家。33编制物资采购方案并报采购部经理审批。44依据批准的采购申请单和询价结果实施采购，并负责索取所购物资的发票和单据以及相关资料，协助做好验收工作。55参加商务

7、谈判和拟订合同条款。66协助采购部经理治理合同的副本，建立台账，进行合同登记，把握合同的执行情况。77优化采购渠道，适时填报需求商审批表。88协助采购部经理进行需求商信用评定，据实提出对需求商信用评定意见，建立健全需求商档案。99依据供货合同或订货单办理催货。10 10具体办理采购物资交接、验收、报帐手续。11 11及时向需求商相应原材料质量信息。12 12办理采购退货或换货。13 13协调购进物资的运输工作。14 14积极参加培训活动，努力钻研本职工作，主动提出合理化建议。15 15做好业务记录以及记录的保管或移交工作，保守公司隐秘。16 16完成采购部经理交办的其他工作任务并及时复命。岗位

8、描述统计员岗位名称：统计员直截了当上级：采购部经理本职工作：采购的统计工作责任：1 1认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从采购部经理指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务。2 2负责采购方案的保管。3 3负责物资市场信息的收集。4 4负责采购合同的保管和登记。5 5负责采购报表的编制。6 6负责需求商质量评审。7 7负责物资使用质量信息的收集。8 8协助采购部经理进行需求商信用评定，据实提出对需求商信用评定意见，建立健全需求商档案。9 9依据供货合同或订货单办理催货。10 10积极参加培训活动，努力钻研本职工作，主动提出合理化建议。11 11做好业务记录以及记录的保管或移交工作

9、，保守公司隐秘。12 12完成采购部经理交办的其他工作任务并及时复命。CG-ZD-01采购治理规定11.11 总那么为了加强公司采购治理，标准采购工作，落低本钞票，保障生产经营活动的正常持续需求，特制订本规定。1.2本规定适用于公司所有物资的采购。22.12.22 采购的组织及其权限公司的采购部负责公司所有物资的需求。采购业务及范围：公司采购分为原材料、辅助材料、机器设备及其备品备件、维修材料以及办公物资的采购。2.3采购治理工作的任务。2.3.1 为了保障公司生产经营活动需要，必须做好公司物资采购工作。2.3.2 在保障需求的前提下，选择优质物资，确保采购物资的质量合格。2.3.3 开拓货源

10、基地，优化需求渠道，落低采购本钞票。2.4公司采购原那么上采取统一采购，依据不同性质的采购对象，采取回口治理方法。2.4.1 生产用原材料、辅助材料由生产调度室负责提交物资需求方案。2.4.2 办公物资采购方面，由办公室统计并汇总，提交物资需求方案。2.4.3 生产设备、备品备件由设备能源部提交物资需求方案。2.4.4 化玻化药由中心试验室提交物资需求方案；2.4.5 劳保用品由方案调度事平安员提出物资需求方案。2.5公司所采购物资属专业技术物资机械设备、化玻化药时，由相应部门配合采购员进行采购或公司经理批准后托付其他部门采购，相应部门应积极配合。2.6各部门的月度物资需求方案 回口部门提出

11、必须在每月的 25 日报送到采购部，经采购部经理初步审核后，报送总经理，经总经理批准后，由采购部进行平衡，并实施采购。2.7临时的采购申请依据审批权限进行审批，具体见?临时采购申请程序?。2.7.1 各部门所需物资申购均须事前填具?采购申请单?，分预算方案内、方案外按程序办理审批。33.13 采购工作规定采购审批一律使用?采购申请单?或?物资需求方案表?：3.1.1 采购申请单和物资需求方案表各栏填写是否清晰，审批者是否签字。3.1.2 紧急采购申请单应优先办理。3.1.3 无法于需用日期办妥的采购申请，必须及时通知申购部门。3.1.4 接到撤销通知的采购申请，应先处理，并在采购方案中删除。3

12、.2询价及洽谈要求：3.2.1 充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特殊要求。3.2.2 向需求商具体讲明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。3.2.3 有没有价格上涨、下跌因素。3.2.4 寻求其他更适合的替代品。3.2.5 经本钞票分析后，设定议价目标。3.2.6 同规格产品的需求商至少比照三家。3.2.7 寻价单应注明与需求商量定的成交条件。3.2.8 假如是紧急需求临时购置，采购人员能够参考以往之类似的价格。3.3订购：3.3.1 需预付定金、长期需用的物资、采购金额元人民币以上或有附加条件的采购活动应签订合同。3.3.2 分批交货的须在合同中注明。3.3.

13、3 订购单采纳联络函或交需求商，无法按需用日期交货的，采购部必须及时通知申购部门。3.4采购要求：3.4.1 采购人员应对需求商所提供物资进行具体核对，确认是否与订购单或采购申请单所列内容一致。3.4.2 采购员购进的各种大宗原材料和设备必须有合格证和有关使用手册等资料。3.4.3 采购物资到达公司后，采购人员应及时通知仓库和质量治理部验收。3.5收货：3.5.1 原辅材料进库前，采购人员填具?报验单?，报质量治理部进行检验。采购人员接到合格通知后办理进库手续。3.5.2 其他物资需经申购部门验收后，并出具检验合格手续，采购部门方可办理进库手续。3.5.3 采购人员凭进库单和有效发票办理付款或

14、报销。3.6付款结算时采购人员必须核对发票台头、金额及其它内容是否相符，有预付款或暂付款的应先扣除预付款或暂付款之后再付款。44.14 需求商治理建立需求商档案：4.1.1 采购部负责建立需求商档案，相关部门予以配合。对每个选定的需求商必须有详尽的需求商档案。4.1.2 需求商档案包括：?需求商调查表?、?需求商审批表?、需求商质量档案、需求商所提供的合格证实、价格表及相关资料。4.1.3 需求商档案由采购部经理负责治理，未经采购部经理答应，不得随便查阅。4.2需求商调查：4.2.1 采购人员应随时调查需求商的动态及产品质量。凡欲与公司建立需求关系而且符合条件者应填具?需求商调查表?，作为选择

15、需求厂商的参考。?需求商调查表?呈采购部经理审核，报总经理批准。4.2.2 采购人员应依据?需求商调查表?每半年复查一次，以了解需求商的动态，同时依变动情况，更正原有资料内容。4.2.3 在每批物资供货结束后，需求商的资料记进?需求商质量档案?，作为评审需求商业绩的资料。4.3需求商的选点由采购部负责。在以下情况下，采购人员填写?需求商审批表?，提请有关人员审批。4.3.1 原有需求商被撤点。4.3.2 新需求商的物资更适合公司的需求。4.3.3 原有需求商由于各种缘故拒尽供货。4.4样品的检验：4.4.1 对通过初审的需求商所送检的样品，必须经质量治理部或有关部门进行各项指标的检验和检测。4

16、.4.2 需求商提供样品同时应附带完整的检验报告及合格证实等资料。4.4.3 对通过初审和提供样品检验合格的需求商方可进行供货。4.4.4 假如评审结果不合格，要求需求商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其进选需求商资格。4.5签订合同4.5.1 关于供货信誉好，资信度高的需求商能够与其签订长期以一年为限供货合同，以保证需求商的稳定。4.5.2 假如是代理商，须与其签署质量保证协议。4.6需求商操纵4.6.1 需求商每批供货，采购部依据质量治理部提供的各项检验数据建立需求商质量档案，并定期将检验单复印报财务治理部一份。4.6.2 假如供货不合格或供货不及时，采购部通知其进行整改。假如在一年中

17、出现屡次质量变动或供货不及时，报总经理批准那么取消其需求商资格。4.7需求商业绩考评4.7.1 采购人员定期整理需求商供货记录，会同质量治理部按需求业绩区分不同等级并制订相应政策。55.15.25.35 附那么本规定由采购部负责制订并解释。本规定报总经理批准后施行，修改及废止时亦同。本规定施行后，原有的类似规定自行终止，与本规定有抵触的规定以本规定为准。CG-BD-01月度物资需求表申购部 门：日期：年月 日编号：序号物品名称规格型号质量要求数量估量价格用途需用日期备注申购人：申 购部 门经 理：批准 人：注：本 单一 式三 联，第一 联申 购部门 留存，第 二联 交采 购部，第三 联交 仓库

18、。备 注栏 须注 明预算“内、外 字 样。CG-BD-02采购申请单申购部 门：年月日编号：序号物品名称规格型号质量要求数量估量价格用途需用日期备注申购人：申 购部 门经 理：批准 人：注：本 单一 式三 联，第一 联申 购部门 留存，第 二联 交采 购部，第三 联交 仓库。备 注栏 须注 明预算“内、外 字 样。CG-BD-03CG-BD-03坚持采购申请单编号：日期：年月日申请部门申请日期拟采购物资数量估量总价原申请单号坚持采购申请事由批准人系统总监意见总经理CG-BDCG-BD0404询价单采购申请单号询价单号申请采购商品的序号(或名称)厂商报价单价 元需求厂商采购员平均价出厂价批发价零

19、售价备注询价日期年月日采购部经理：CG-BD-05CG-BD-05需求商调查表客户名称简况负责人总经理接洽人年龄年龄年龄地址性格性格负责事项合 同 中 的特殊要求经营方式业务经营状况业务范围口积极口保守口踏实口不定口投机口成长口稳定口衰退口不定口合理口偏高口偏低口削价口股份口责任有限口中外合资口独资职员人，职员人，合计人口领导者口具妨碍口一级口二级口三级要紧采购产品销货对象价格组织职员人数同业地位态度付款方式付款期方式手续年度金额调查人：旺季每月淡季每月与本公司往来客户负责人：CG-BD-O6需求商审批表年月日编号：新需求商名称物资类不原需求商名称物资名称缘故：提出人：日期：审核意见：审核人：

20、日期：批准意见：批准人：日期：有效期年月日年月日CG-BDCG-BD0707退货单退货单位：年月日编号：计量单位金额数量单价千 百 十万 千 百 十 元 角 分万 万 万附件张品名规格型号退货缘故金额合大写￥计批准人：采购员：库管员：会计经理：注：一式四联。第一联仓库存根，第二联交采购部，第三联交会计部，第四联交退货单位。CG-BD-08CG-BD-08替代品审批表编号：日期：年月日原采购物资采购申请单号替代品名称规格/型号生产厂家信用等级替代缘故使用部门意见技术质量中心意见审批人系统总监意见总经理CG-BD-O9吉林星云工贸采购台帐单价日期物资名称规格型号需求商数量单位元元合计合同号申请部门备注制表：日期：