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1、思考：为什么要开会呢？第1页/共44页 影响团队影响团队激励士气激励士气资源共享资源共享开发创意开发创意协调矛盾协调矛盾取得共识取得共识传达政令和资讯传达政令和资讯 教育训练教育训练培养人才培养人才开展有效的沟通开展有效的沟通召开会议召开会议的目的的目的第2页/共44页思考：为什么有些人开会效率高,有些人开会效率低呢？第3页/共44页不守时，会议不守时，会议总是推迟数分总是推迟数分钟。钟。1随意缺席，个随意缺席，个别关键人不到别关键人不到会。会。2会议参与者没会议参与者没有进行发言的有进行发言的准备。准备。3会议随意延长，会议随意延长，无端浪费大多无端浪费大多数人的时间。数人的时间。4没有会议
2、记录，没有会议记录，没有会议评估没有会议评估和信息反馈。和信息反馈。5没有达到会议没有达到会议目的，缺乏有目的，缺乏有效管理。效管理。6决策会成了讨决策会成了讨论会，讨论会论会，讨论会成了茶话会。成了茶话会。7管理层临时起管理层临时起意，没有确切意，没有确切的议程。的议程。8低效率低业绩会议的表现问答：结合公司的会议现状，你认为存在哪几条？低效能会议的现象与特征低效能会议的现象与特征第4页/共44页低效率低业绩的会议造就了一个会议高成本的问题低效能会议的现象与特征低效能会议的现象与特征第5页/共44页会议的成本分类和计算直接成本直接成本时间成本时间成本机会成本机会成本设施租用设施租用+场地场地
3、+布置布置+差旅差旅+文文件服务等费用件服务等费用与会人数与会人数会议会议时长时长小时薪资小时薪资三者的乘积三者的乘积因开会而耽误的工因开会而耽误的工作效益作效益,乘以这个乘以这个工作成功的几率工作成功的几率会议的高成本低效能会议的现象与特征低效能会议的现象与特征第6页/共44页低效能会议效率危机一个人喋喋不休地讲，一群人默默无“闻”地听多数人七嘴八舌地说，少数人不知所云地听管理层台上开大会，基层台下开小会决策表决会跑题，转变成组织扩大会会议低效率危机的4个特征低效能会议的现象与特征低效能会议的现象与特征第7页/共44页有效的会议应该是有效的会议应该是会而有议会而有议会而有议会而有议议而有论议
4、而有论议而有论议而有论行而有果行而有果行而有果行而有果论而有行论而有行论而有行论而有行果而有报果而有报果而有报果而有报第8页/共44页 执行力强的团队，其团队会议也一定是高效的。如何才能利用会议，培养团队做高效和超强的执行力呢？从团队成员的主人翁心态抓起，尊重团队成员的意见和建议，让团队成员通过会议形成一种合力，最终达成团队目标。高效会议的7个特征第9页/共44页1 1.给予尊重、支持、表扬，让与会者融进会议给予尊重、支持、表扬，让与会者融进会议 主持人与会者尊重：1.不要有偏见 2.有礼貌地仔细地倾听支持：1.不要中途打断或催促 2.对发言者的讲话内容表示支持与兴趣表扬：1.及时肯定，如引导
5、大家鼓掌 2.对某人批评前，先对他作一番鼓励和夸奖团队高效会议的7个特征高高效能效能会议会议的七个特征的七个特征第10页/共44页2 2.大家都可以提问，一起发现问题大家都可以提问，一起发现问题 会议是一个集合的载体，通过会议使不同的人、不同的 想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。会议是一个集思广益的渠道团队高效会议的7个特征高高效能效能会议会议的七个特征的七个特征第11页/共44页分享分享：你认为会场缺乏讨论氛围的原因是什么？团队高效会议的7个特征高高效能效能会议会议的七个特征的七个特征2 2 2 2.大家都可以提问，一起发现问题大家都可以提问，一起发现问题大家都可以提问，一起发现问
6、题大家都可以提问，一起发现问题第12页/共44页主要原因主要原因预防措施预防措施补救措施补救措施与会者与会者拒绝参拒绝参与与l怯场怯场l感觉气氛不对感觉气氛不对l不喜欢主持人的态不喜欢主持人的态度度l认为会议不具实效认为会议不具实效u努力创造和谐的气氛努力创造和谐的气氛u避免表现个人的偏好避免表现个人的偏好设法排除与会者的心理障碍鼓动与会者的兴趣无人回无人回应应l与会者准备不足与会者准备不足l该话题为重复讨论该话题为重复讨论l有更权威核心人物有更权威核心人物在场在场u提前让与会者了解会议议题u避免影响大家发言的人物到场点名发言通过眼神来鼓励与会者发言开好会议的头团队高效会议的7个特征高高效能效
7、能会议会议的七个特征的七个特征2 2 2 2.大家都可以提问，一起发现问题大家都可以提问，一起发现问题大家都可以提问，一起发现问题大家都可以提问，一起发现问题第13页/共44页主要原因主要原因预防措施预防措施补救措施补救措施少数人垄断会议l多数人并不积极参与l少数人思考快速l少数人好于表现u会议之前做好动员工作u事先与可能垄断会议的沟通u要求轮流发言巧妙地阻止指派工作给喜欢垄断会议的人去做将视线避开垄断者出现小范围讨论l个别问题牵住主管或经理的注意力l管理者对某些问题置之不理l讨论开始离题u充分考虑议题在与会人员中的共性u考虑出席者的均衡建议其他员工也就此发表意见重复议题，将讨论引导到正题请其
8、他人确认此问题有无共性团队高效会议的7个特征高高效能效能会议会议的七个特征的七个特征2 2 2 2.大家都可以提问，一起发现问题大家都可以提问，一起发现问题大家都可以提问，一起发现问题大家都可以提问，一起发现问题第14页/共44页3.3.自由发言、一问一答，共同分析问题自由发言、一问一答，共同分析问题头脑风暴法不予批评自由鸣放欢迎大量方案遵守三个准则有四条原则提出自己的案会议之前准备会议中自由联想想法说完再评论确认要讨论的问题准备会场组织人员宣布主题头脑风暴法整理问题，找出重点问题会后评价流程团队高效会议的7个特征高高效能效能会议会议的七个特征的七个特征第15页/共44页4.4.围绕核心讨论，
9、针对同一问题围绕核心讨论，针对同一问题团队高效会议的7个特征预先告知会议主持人终止辩论简明归纳高高效能效能会议会议的七个特征的七个特征第16页/共44页5.5.总结讨论内容，一起研究方法总结讨论内容，一起研究方法注意：相关决策人必 须在会议现场问题已经充分讨论过2所提出的方法应当具有可执行性4重申此次会议的目标3 1所提的方法与此前的讨论相联系33总结讨论内容时，主持人紧密联系以下四项要点：团队高效会议的7个特征高高效能效能会议会议的七个特征的七个特征第17页/共44页6.6.归纳、总结、点评，考虑每一个团队成员的归纳、总结、点评，考虑每一个团队成员的意见意见 “术业有专攻”，每个人都有自己擅
10、长的领域，如果仅仅依靠一个人的智慧，考虑问题时难免有所疏漏。通过开会集思广益，形成对某一问题的多侧面、多角度的全面看法，这样可以让组织决策更科学。团队高效会议的7个特征高高效能效能会议会议的七个特征的七个特征第18页/共44页7.7.百花齐放、百家争鸣，积极参与讨论百花齐放、百家争鸣，积极参与讨论不要做自始自终都没有 发言的那个人！积极参与讨论是会议对每一位与会人员的要求。无论你是主持人、主讲者还是与会者，有技巧、有号召力的讲话都能使会议取得成功。团队高效会议的7个特征高高效能效能会议会议的七个特征的七个特征第19页/共44页思考：如何举行高效能会议呢？第20页/共44页准确的会议召开、结束的
11、时间1明确的会议目的和会议议程5会议所需的相关设备3与会者明确的分工、责任4明确的会议地点、与会人员2与会者对会议内容的会前了解6第21页/共44页首先要考虑的是会议召开的时间，也就是说会议召开的时间必须有利于会议目的的达成。其次，就是要充分考虑每位与会者都能参加的时间。1.把会议安排在与会者都能参加的合适的时间。2.提前预设一个时间。3.是否可以采用电话会议或者网络会议的形式，以确保每位与会人员都能按预定的时间参会。一.准确的会议召开、结束的时间筹备高效会议的6个要素高高效能效能会议会议的举行的举行第22页/共44页一天中有哪些时间适合开会呢，以下是建议表：时间段时间段 员工状态员工状态 是
12、否适是否适合开会合开会 适合会议类型适合会议类型8:00-9:00刚到公司，开始一天的工作刚到公司，开始一天的工作,心绪比心绪比较混乱，需要一段时间才能进入工较混乱，需要一段时间才能进入工作状态作状态否否适合简短早会，不宜适合简短早会，不宜过长过长9:00-10:00已经开始进入工作状态已经开始进入工作状态是是适合进行一对一的会适合进行一对一的会谈或进行业务方面会谈或进行业务方面会谈是最佳时候谈是最佳时候10:00-12:00思维兴奋，但精力开始不集中思维兴奋，但精力开始不集中是是头脑风暴，经验交流头脑风暴，经验交流13:00-15:00思维兴奋，但精力开始不集中思维兴奋，但精力开始不集中是是
13、头脑风暴，意见交流头脑风暴，意见交流15:00-17:00开始进入一天精力集中期开始进入一天精力集中期是是适合专题会议适合专题会议17:00以后以后下午五点后期待下班下午五点后期待下班否否适合简短总结会适合简短总结会高高效能效能会议会议的举行的举行第23页/共44页二.明确的会议地点、与会人员p 开会地点 会议的地理位置；与会议的内容、规模、级别相称；自然条件适宜；交通的方便；相对中心；筹备高效会议的6个要素高高效能效能会议会议的举行的举行第24页/共44页三.会议所需的相关设备会议相关的设备主要有：多媒体投影机、幻灯片、投影仪、录像机、电视机、数目监视器、电视墙、灯光设备、摄像机、音响设备、
14、办公设备和其他设备。筹备高效会议的6个要素高高效能效能会议会议的举行的举行第25页/共44页四.与会者明确的分工、责任会议的目的，给予了每一位与会者不同的分工及相应的责任。在开会之前，组织者应当把与会人员的具体分工传达至每一名与会人员。筹备高效会议的6个要素高高效能效能会议会议的举行的举行第26页/共44页与会者在积极参与讨论的过程中，应注意以下几点：注意交流方式 真诚待人，以求共识 大胆提出疑问 以理服人、以实服人 避免长篇大论 及时调整自己的发言内容筹备高效会议的6个要素高高效能效能会议会议的举行的举行第27页/共44页五.明确的会议目的和会议议程p会议目的的确定，大致分为以下三步：1.评
15、估组织目的2.针对议题列量化指标3.主管领导审批筹备高效会议的6个要素高高效能效能会议会议的举行的举行第28页/共44页p 会议议程会议议程是为完成议题而做出的会议顺序计划，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。明确的会议目的，将有助于会议议程的制定。筹备高效会议的6个要素高高效能效能会议会议的举行的举行第29页/共44页六.与会者对会议内容的会前了解 第一步：了解会议需求第二步：拟定自己的发言稿第三步，制定相关文件 高高效能效能会议会议的举行的举行第30页/共44页p 高效会议一定是简练、有序、流畅、少干扰因素、没有重复的会议，遵守8大铁律是会议议程贯彻、流程有序、质量高效的保障，是
16、会议组织者应该关注的重要内容。高高效能效能会议会议的纪律的纪律第31页/共44页1.内容相近会议合并，尽可能减少无意义会议2.大会、长会少开，小会简开3.高成本会议少开、短开，或以其他方式替代4.减少会议参加者，避免无关人员到会5.与会者先将工作安排好，避免临时退会6.控制会议时间7.确保会议准时开始和结束8.要有清晰、准确的会议记录高高效能效能会议会议的纪律的纪律第32页/共44页1.内容相近会议合并，尽可能减少无意义会议高高效能效能会议会议的纪律的纪律直接取消的会议：直接取消的会议：按以往经验无法得出会议决议的会没有明确的会议目的和会议议程的会相关决策人、关键意见人无法到会的会第33页/共
17、44页高高效能效能会议会议的纪律的纪律2.大会、长会少开，小会简开大会、长会少开，小会简开 会后总结 会议执行会议分工与准备会议立项高效会议第一铁律：评估会议的必要性第34页/共44页如果议程要求的时间很长，就改成一系列的短时间会议如果会议时间超过两小时或者涉及的问题太多时，会议效率下降3.高成本会议少开、短开，或以其他方式替高成本会议少开、短开，或以其他方式替代代如果有比开会更好的方法就无须举行会议如果你是唯一可以作决策的人就无须召开会议节节省省会会议议成成本本高高效能效能会议会议的纪律的纪律第35页/共44页4.减少会议参加者，避免无关人员到会减少会议参加者，避免无关人员到会1会议的参与人
18、员，应该和会议的议题密切相关2在会议中，可能有几个议案，某些议案只与部分人相关，机动的控制会议时间高高效能效能会议会议的纪律的纪律第36页/共44页5.与会者先将工作安排好，避免临时退与会者先将工作安排好，避免临时退会会合理的安排工作时间，每天留些“机动时间”处理突发事件成功的会议不仅需要合格的组织者，还需要优秀的参与者高高效能效能会议会议的纪律的纪律第37页/共44页6.控制会议时间控制会议时间p调查和研究发现，一个半小时是开会的最佳时长，最长不要超过两个小时，一旦超出两个小时，大家的精力，反应力和注意力就会明显下降，进而导致会议低效。p确实会议比较长，中间应安排时间休息，一般最好不超过15
19、分钟。高高效能效能会议会议的纪律的纪律第38页/共44页如何控制会议时间呢？及时提醒发言者控制每一个议题时间尽量避免讨论与会议议题无关的内容准时召开会议高高效能效能会议会议的纪律的纪律6.控制会议时间控制会议时间第39页/共44页7.确保会议准时开始和结束确保会议准时开始和结束提醒或中止过长的发言提前检查会议所需设备正常运行选择合适的日期需要提前通知高高效能效能会议会议的纪律的纪律第40页/共44页8.要有清晰、准确的会议记录要有清晰、准确的会议记录p会议记录的具体要求：完整的记录会议内容，公正，风格简明、清晰p及时将会议记录分发给有关人员，并跟踪那些要采取的行动高高效能效能会议会议的纪律的纪律第41页/共44页总结：只有注意以上几个方面的问题，才能将会议的效能提高。会议的主持人还需要经常锻炼自己的组织能力、语言表达能力和沟通能力，最终才能真正做到向会议要效益！第42页/共44页谢谢大家！第43页/共44页感谢您的观看！第44页/共44页