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1、江门市流动人员人事档案整理及数字化加工服务项目需求书一、人事档案整理及数字化加工项目概述1 .数字化加工对象：江门市流动人员人事档案。2 .数字化加工数量：整理和数字化加工的人事档案为 4800 份。3 .项目服务时间：自合同签订之日起6个月。4 .采购预算：96万元（含税）。5 .项目内容：（1）根据相关法律法规规定完成人事档案的材料收集、 分类、排序、编目、著录、技术加工、装订等人事档案整理 工作；（2）根据采购人要求，完成人事档案信息数据的采集、 录入、核对、统计分析；（3）配合采购人完成人事档案查阅、借阅、转递、开 具以档案为依据的相关证明材料；（4）对纸质档案材料进行著录、扫描、图像
2、处理以及 完成档案信息数据库和档案图像数据库建设、数据导入挂接 等数字化加工工作和软件开发维护。二、服务依据整理流动人员人事档案，必须严格遵守国家相关法律法JPEG格式、300dpio无扫描产生的黑白和白边；偏斜度（ 1 ,方向正确；图像页码连续；图像中档案信息与纸质档 案一致，图像数量与纸质档案一致，图像的排列顺序与纸质 档案排序一致，图像与目录一一对应。档案数字化成果抽检 的合格率达到98%以上时，给予验收“通过二合格率二抽 检合格的文件数/抽检文件总数X 100%。验收审核数据验收以抽检方式进行。提交验收数据不论涉及验收 标准哪一条，不合格的，全部发回成交供应商重新加工；在 验收中检出的
3、错误，成交供应商及时、无偿予以纠正并再 次提交采购人验收；如全部档案完成后不能通过验收的，视 为中标单位违约。四、对中标人的其他要求（一）配套设施要求需求方只负责提供本项目的档案整理场地和办公桌 椅，其他档案整理设备及所需一切办公用品、工具由中标方 自行解决；成交供应商自带的工程设备要求性能完好，且根据采 购方的项目期限要求配备足够数量的设备及作业人员以保 证项目如期完成，（项目所需的电脑、扫描仪、服务器、防 火墙等数字化加工设备及安全设备）只能作为本项目专用， 不得将U盘、移动硬盘，具备外部无线路由、发射功能等设 备带进工作场所，不得把专用设备挪作他用或随意把不属本 项目的资料带进工作场所进
4、行操作，自觉遵守采购人的管理 规章。（二）档案整理计算机软件的要求中标人的档案整理软件平台至少应具有并向采购人提 供使用如下功能：（1）各项目管理报表：各工序工作量统计报表、成品 完成量统计报表、成品合格率统计表、进件登记报表、还件 登记报表；（2）流程监控功能：可实时监控和追踪到卷宗数据的 流向；（3）各流程环节打回功能：数字化流程中每个工序检 查问题后可以打回到相应问题工序；（4）快捷处理连页文件和不规则文件的拆分及拼接；（5）其他档案整理流程管理的监控类型和统计类型的 功能模块，以实现采购人对中标人工作人员的监督。（三）安全保密要求成交供应商必须严格遵守档案法和保密法，与 采购人签订保密
5、协议，对在整理和数字化加工服务中涉 及到的档案内容承担保密义务，并有责任对参与本项目工作 的人员进行档案保密安全教育，以防止泄密事件的发生。否 则，采购人有权根据发生问题的严重程度，追究成交供应商 及其相关责任人的涉密责任。同时，参与本项目服务的所有 工作人员在投入本项目服务前，须向采购人提供书面保密承 诺。L外籍人员不能参与本项目，也不能与本项目有任何直 接或间接联系。合同生效后，中标人需提供参与本项目所有 人员相关信息材料供采购方登记、审核、备案，工作期间若 出现人员变动，需提前对更换、增加人员做好登记备案，离 岗人员也需在备案表格中标注离岗日期。中标人必须对参与 本项目的工作人员进行档案
6、保密安全教育，严格遵守档案 法、保密法及采购人的相关保密制度和其他有关法规， 严防泄密现象发生。中标人要与采购人签订安全保密协议； 中标人须与每个工作人员签订保密协议，该保密协议一式三 份，交采购人留底一份。2 .中标人须建立严格的保密制度，加强管理，工作人员 不得无故查看及讨论档案内容。3 .中标人须在加工场地采取安全及保密措施，保证档案 原件的安全和保密。不得涂改、损坏档案，如有违法者，将 追究法律责任。4 .不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。中 标人不能带移动存储设备、笔记本电脑进入工作场所。计算 机要贴封闭标签，USB端口要封闭（用玻璃胶封闭打印机 和扫描仪等设备所用的USB
7、端口，贴封闭标签或者用玻璃 胶封死闲余端口）。上班期间工作人员手机统一存放，上锁 专人保管。中标人参与本项目所有的硬件设备和软件都须经 过各级保密行政管理部门安全保密技术检测，不能有安全保 密隐患，所使用的软件须为正版软件。5 .投标人须在投标文件中提供完善的项目安全管理措 施、安全保密管理制度，明确安全岗位责任。6 、项目完成中标人撤离时，服务器、工作站和其他设 备上的信息必须在采购人的工作人员现场监督下销毁。7 .中标人不能遗失档案，中标人工作人员不得以任何方 式复制、下载、留存、持有、使用和向外人泄露采购人的任 何档案信息。如发生遗失、复制、泄露或安全事故，全部由 中标人负责，采购人将依
8、照档案法、广东省档案条例 等规定进行处理；对情节严重的，采购人暂停中标人全部工 作，按有关法规进行处罚，开除违规人员，并责成中标人进 行整改，所耽误的工作进度由中标人自行负责；情节特别严 重的，还要承担相应的刑事责任，并视为中标人违约，由此 造成采购人的一切损失由中标人承担。8 .数字化处理过程中产生的废纸须集中放置，中标人每 天清理废纸不能少于一次，清理时要有专人对纸张进行仔细 检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场 地。9 .中标人必须保持工作场地的整洁有序，每天要做好卫 生清洁工作，个人物品应放在指定位置，未经采购人管理人 员同意，不得将工作间任何物品带出工作间外。10 .档
9、案资料要全部放在办公桌面。采购人提供相关档 案箱柜给中标人用于每天下班后（包括上下午）存放所有在 加工场的档案（包括采购人的质检档案）；所有已拆解未装 订的档案须用夹子夹好，严防档案散乱。（四）质量控制要求中标人须提供档案整理的质量控 制方案，包括对扫描图像质量、图像和实体的对应，数据 完整性等多方面进行多重质量监控和检查办法。中标人应按 照100%的比例检查加工完成的档案，发现问题应立即更正或 返工，保证加工质量。（五）项目负责人和项目工作人员要求中标人须指派1 名有3年以上相关管理经验的项目经理驻场，拟投入本项目 的项目经理具有5年及以上的档案管理、数字化加工、审档 等相关工作经验。为保证
10、档案的安全性和稳定性，参与本项目的工作人员 （含管理人员），必须都为正式聘用的工作人员（非临工、 暑期工等），进场实施前须提供身份证复印件和社保凭证以 作备案。规，严格遵守国家和广东省档案部门有关文件的规定，主要 法律法规包括：1 .中华人民共和国档案法2 .中华人民共和国保密法3 .干部档案工作条例（组通字1991 13号文）4 .干部档案整理工作细则（组通字1991 11号文）5 .关于印发干部人事档案材料收集归档规定的通 知（中组发2009 12号）6 .广东省机关档案综合管理达标升级考核标准7 .关于开展干部人事档案改版工作的通知（粤组通 2013 45 号）8 .档案装裱技术规范（D
11、A/T 25-2000）9 .中华人民共和国行业标准（DA/T 31-2005）纸质档 案数字化技术规范10 .全国干部、人事管理信息系统指标体系与数据结 构（GB/T 14946）三、服务内容及要求主要工作环节包括：档案接收、档案整理、目录著录、 档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、数据验收、档 案入库、数据备份等工作，具体要求如下：1 .档案接收：根据采购人提供的档案清单获取相应人事 档案。成交供应商逐卷清点，待核对完毕后，双方在档 案出入库登记表上登记、签字。成交供应商负责整个项 目档案的取卷、保管、退还工作，如发生任何档案遗失问题 由成交供应商承担全部法律及经济责任。2 .档案整理
12、：按干部档案整理工作细则（组通字（1991） 11号） 要求，对所有档案材料进行分类整理、排序编码、材料装订 等。（1）分类整理人事档案分类标准：标准：依据干部人事档案材料收集归档规定（中组 发2009 12号）以及关于开展干部人事档案改版工作的 通知（粤组通2013 45号）的最新要求。第一类：履历材料；第二类：自传材料；报告个人有关 事项的材料；第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料； 第四类：学历学位材料职业（任职）资格材料；评（聘）专 业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训 材料；第五类：政审材料；第六类：党、团组织建设工作中 形成的材料；第七类：表彰奖励材料；第八类：涉
13、法违纪材 料（即处分材料）；第九类：工资材料；任免材料； 出国（境）材料；参加会议的代表登记表等其它材料；第 十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事 档案报送、审核工作材料；其他材料。（2）排序标准根据每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容 的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定 下来。具体采用的方法有： 按材料形成的时间排序（其中学历材料按整套排 序）。 按材料的内容以及材料之间的内在联系排序编写页码：每个类别中的档案材料排序后，需在每 份材料首页的右上角编上类号和顺序号（如-1,1-2）,并 在其右下角逐页编写页码，双面的材料正面在右下角编页 码，背面在左下
14、角编页码。页码的编写方法为：凡有图文的 页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始编写。空白 纸和托裱用的衬纸不计页数。放入分类纸（3）目录著录：应根据统一的档案目录格式进行档案 目录录入，包括：类号：填写材料类号； 序号：填写材料所属分类中的序号； 材料名称：根据材料题目填写，无题目的材料，应 拟定题目；材料形成时间：一般采用材料落款标明的最后时间, 复制的档案材料，采用原材料形成时间;页数：填写每份材料的页码数；备注：填写需要说明的情况。(4)装订为了实现干部档案整理工作的规范化，做好档案建设， 便于档案的保管和利用，切实按照干部档案工作条例第 二十一条规定标准执行。1 .人事档案材料必须
15、装订成卷，装订后的档案，目录在 卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平 坦，装订结实实用。2 .在材料左侧竖直打统一的装订孔，孔距规格应符合 干部档案工作条例附件一的规定。3 .档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。4 .档案数字化加工(1)档案扫描要求：每一卷档案的扫描均从首页开始，至末页结束，做 到不缺页、不重页、图像内容完整。优先采用平板扫描仪对材料进行扫描加工，确保档 案扫描图像与原件一致、整洁、清晰；对纸张脆化、较古老、 超薄的和不可拆卷的档案需要采用专业不拆卷非接触冷光 源扫描仪进行扫描，不得涂改和损坏原始档案。 对于纸张较薄的档案，若扫描时发生背页字迹透印 而影
16、响图像阅读的现象，应在背页后垫白色衬底扫描。扫描色彩模式：采用真彩色24位RGB模式扫描。扫描分辨率：原则上为不低于300dpi分辨率扫描。 档案扫描按照中华人民共和国行业标准(DA/T31 -2005)纸质档案数字化技术规范，确保在扫描过程中不 对档案原件造成二次损伤。扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素, 设珞最佳的扫描明暗度、对比度设貉，保证原始扫描图像效 果与原件吻合，保证图像清晰、不失真、完整、不影响图像 的利用效果。 在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件 不产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的 非原始性的黑线、黑点(如装订孔等)要进行修补。(2)图像处
17、理： 扫描后的原始JPEG图像需要进行优化处理，使得 图像清晰、端正、完整。纠偏处理：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角 度。对偏斜度1。的图像应进行纠偏处理，纠偏后距离显示 器25cm40cm观看图像应没有明显偏斜。对方向不正确的 图像应旋转还原，以符合阅读习惯。裁边处理：纠偏后的图像应进行裁边处理，去除扫 描过程中产生的白边或黑边。图像拼接：对大幅面档案材料进行分区扫描形成的 多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个原始图像，确保档 案数字图像的完整性和真实性。 图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致， 不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手 写注释和印章等。（3）图像质检：
18、逐件、逐页检查扫描文件： 检查图像完整性、偏斜度、清晰度、失真度、图像 畸变等； 检查档案漏扫、重扫、多扫等情况； 检查图像文件排列顺序与档案原件是否一致；检查图像文件命名是否规范； 检查图像数据与实际目录信息是否相符。（4）数据挂接：数字化加工过程中形成的图像数据，通过图像质检确 认“合格”后，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份 纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像 文件。使用专门程序或软件，将每一份图像文件的文件名与 档案目录数据库中该份文件的档号建立起一一对应的关联 关系，保证其一致性和唯一性，实现档案目录数据库与图像 文件的批量挂接。此外，不得错挂、漏挂，确保扫描图像与
19、 案卷目录、卷内目录挂接准确率达到100%。（5）数据质检：为保证项目的总体实施质量，要求加工方对数字化各环 节进行全面检查，内容如下：材料装订方面：实体档案的装订是否正确、规范， 材料损坏、取订书钉情况。目录著录方面：目录题名、目录页数、材料形成时 间、材料分类是否正确、是否与实物档案一致。数字化图片方面：图片清晰度、图片内容、图片尺 寸、图片命名、图片倾斜度、图片顺序与所在分类、图片与 实物一一对应、图片页数与目录页数是否一致的情况，纸质 档案与系统数据是否一一对应，是否有漏扫或多扫等。 其他需检查的项目。（6）数据备份数据验收合格后，由采购人指定，经采 购方与供应商技术认可，符合数据备份
20、技术规范要求的存储 介质备份一式三份提交给采购人。备份数据也应进行检验， 备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信 息是否完整、文件数量是否准确等，数据备份后应在相应的 备份介质上做好标签，以便查找和管理。（7）成果验收档案实体验收逐卷交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损 毁或丢失，采购人将根据合同和相关法规向成交供应商要求 赔偿并追究法律责任。样品数据验收成交供应商应先期完成10卷且不少于1000页 档案数字化加工样品，并将样品数据交由采购人预检，验收 合格后，所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。数据验收以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括 目录数据库、图像文
21、件及数据挂接的总体质量。分批抽检 的档案，数据验收时抽检的比率不得低于10%o成交供应商 应拥有档案数字化加工质检管理系统，并提供用户质检报 告。每月定期向采购人提供数字化情况进展报告。验收标准目录数据库与图像文件挂接错误，不完全对应，或目 录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等 质量问题时，都视为不合格产品。具体验收标准如下： 材料装订方面：卷内材料归类正确，页面无损毁、 涂改、破损、丢失，装订应规范。 目录著录方面：类号、序号、材料名称、材料形成 时间、页数、备注等录入内容项应规范、准确，档案目录应 与纸质档案材料名称内容相符，档案目录条数应与纸质档案 材料数量相符。 数字化图片方面：原始图像应为真彩色24位、