《大学档案管理办法(修订）.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《大学档案管理办法(修订）.docx（43页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、XXXX大学关于印发xxxx大学档案管理办法（修订）的通知各单位：为进一步规范我校档案管理工作，根据档案法、普通高 等学校档案管理办法等法律法规精神，结合我校具体情况，特 修订XXXX大学档案管理办法（修订），现印发各单位，请遵照 执行。附件：xxxx大学档案管理办法（修订）XXXX大学20XX年X月X日XXXX大学办公室20XX年X月X日印发xxxx大学档案管理办法（修订）第一章总则第一条 根据中华人民共和国档案法、教育部普通高等 学校档案管理办法等有关条例，为规范档案管理工作，提高档 案管理水平，更好地服务教学、科研和管理工作，特制定本办法。第六章附则第二十四条本办法由校长办公室负责解释。
2、第二十五条 本办法自公布之日起实行。附件1:XXXX大学文书档案管理细则为了加强和健全文书处理与立卷归档制度，加强学校文书档 案的科学化、规范化、制度化管理，逐步实现档案工作的规范化, 根据档案法、普通高等学校档案管理办法、国家行政机关公文处理办法及国家机关档案工作业务建设规范，并结合学 校实际，特制定本规定。一、文书档案的形成根据国务院关于加强档案工作的决定，公文必须由文书处理 部门立卷并按照有关规定定期向档案部门移交归档。电子文件的 归档要按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法及 电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)执行。学校各 单位均为立卷单位，个人不得保存应归
3、档的文件材料。各部门均需把文件材料的形成、积累、归档纳入工作规划。 兼职的文书处理与档案工作人员应认真履行职责，做好立卷归档 工作。二、文书档案的归档范围凡是反映本部门工作，具有考查利用价值的公文、书信、录 音、录像、盘片等各种类别和各种载体的材料，均属归档范围。三、文书档案的归档要求(一)公文立卷质量总要求遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系， 区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到：1、各部门立卷归档的文件材料应以本部门形成的为主。上级 机关召开的需要贯彻执行的会议所形成的主要文件材料，上级机 关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非 本机关主管业务但要遵
4、照执行的法规性文件，也应立卷归档。2、归档文件材料的种类、份数及页数，均应齐全完整。3、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订 的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上 角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的左上角加 盖标号章，并逐件编号(除请示、批复)。4、案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材 料的题名不能更改和简化；没有题名的应拟写题名，有题名无实 质内容的亦应重新拟写；没有责任者和具体时间的文件材料要考 证清楚，填写有关项目；会议记录应填写每次会议的时间和主要 内容。5、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内； 若无情况可说
5、明，应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示 负责。备考表应置卷尾。6、案卷封皮，应逐项按规定填写清楚。案卷标题要简明、确 切地反映卷内文件材料内容，一般包括作者、内容和名称等，要 做到体式一致、文字简练，使用简称应通用易懂。7、书写案卷标题、条目等必须用毛笔或碳素墨水，不得用铅 笔、圆珠笔或纯兰墨水；字迹要工整、清晰。(二)立卷方法1、立卷单位要在公文处理方面建立、健全下列制度：收、发文登记制度。(2)文件借阅登记制度。(3)催办和清退制度。(4)平时归卷和年终文件立卷归档制度。（5）归档案卷领导审阅制度。2、坚持做到平时归卷。各部门的兼职档案员应将办理完毕、 具有考查价值的文件材料随时收集
6、分类，归在有关的卷夹内，以 便于平时查找利用和年终立卷归档。3、立卷时除编排顺序和页号外，还需填写卷内目录（一式三 份）、备考表，注意保管期限、密级，并填写案卷交接目录（一式 二份），装订后移交档案室。4、没有存档价值和存查的文件材料，经过鉴别和主管领导批 准，可定期销毁，并在收文登记薄上加盖“销毁”戳。销毁秘密 公文时要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。四、文书档案的归档时间各部门应在每年1月底前完成立卷工作，移交档案室。五、本细则由校长办公室负责解释。附件2：XXXX大学教学档案管理细则教学档案是反映学校教育水平和人才培养质量的历史记录， 是学校全部档案的重要组成部分。根据国家档案
7、局、教育部颁发 的高等学校档案管理办法（2008年9月），高等学校教学文件 材料归档范围（87）教办字016号,并结合学校实际，特制定 本细则。一、教学档案的形成教学档案是指学校在教学管理、教学过程及教学研究等活 动中直接形成的、具有保存价值的文件材料（包括文字、图表、 音像等），统一由档案室集中管理。教学文件材料的收集、整理、立卷归档工作实行分工负责 制，由教务处、党委学生工作部/学生处、研究生学院、继续教育 学院等单位负责实施。各有关单位应将此项工作列入工作计划， 纳入文书处理及档案管理人员的工作职责，并由一位负责同志分 管，做到文件材料及时、完整、准确和系统的立卷归档。各相关单位教学档案
8、的管理由兼职档案员统一负责。兼职 档案员要结合教学管理工作，做好本单位各种教学文件材料的记 载、收集、保管工作，属归档范围的材料及时移交对口业务主管 部门或档案室。二、教学档案的归档范围上级教育主管机关下达的指令性、指导性、法规性文件材 料，包括教育改革、教学计划、专业设置、招生、毕业分配等方 面的计划、指示、规定、办法等（由教务处、党委学生工作部/学 生处、研究生学院、继续教育学院等部门立卷或提供）。招生工作形成的材料，包括招生计划、简章、专业介绍、 新生名册、招生考试成绩等（由教务处、党委学生工作部/学生处 立卷或提供）。学籍管理形成的材料，包括学生人数统计表、学生学籍卡 及学生奖、惩等材
9、料（由党委学生工作部/学生处、教学部门立卷 或提供）。教材方面的材料，包括学校参加教材编审委员会的名单， 自编和主编（副主编）的教材、专著，校级以上精品课程的讲稿, 电化教学优秀教学片等（由教务处、教学部门或作者本人提供）。全日制教学方面形成的材料、各门课程优秀教师的典型教 案、期中和期末考试成绩单、学籍卡片、教学大纲、总结、优秀 毕业设计或毕业论文（1-2篇）等；各学科教学考试样卷由教务处 收集整理保存（由教务处、教学部门提供）。硕士、博士学位获得者从入学到毕业的全部材料，包括论 文、各科成绩及有关审批材料等（由研究生学院立卷或提供）。（七）毕业生分配形成的材料，包括分配计划、方案、报告、总
10、 结、名单、毕业证书号和学位证书号或存根（电子版）等（由教 务处、党委学生工作部/学生处立卷或提供）。成人教育工作形成的文件材料，包括夜大、函授、各类培 训班等（由继续教育学院立卷或提供）。综合性教学文件材料，包括教学一览表、各种统计表，学 校制定的教学制度、办法、规定、条例，教学评估材料以及教学 情况调查表、教学效果调查表等（由教务处立卷或提供）。三、教学档案的立卷归档要求各案卷须按规定格式逐件填写卷内目录。对材料原有题名 不能随意更改或简化。若原有题名无实质内容或无题名的，要重 新拟定，并在前后加“口”。每一案卷不得超出500页。卷内材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应 将立卷人
11、、检查人姓名、时间填上。检查人应是立卷单位负责人。四、教学档案的归档时间各部门应在每年3月底前完成立卷工作，移交档案室。五、本细则由校长办公室负责解释。附件3 ：XXXX大学科研档案管理细则为健全学校科技档案工作，加强对科研（含专利）工作的科 学管理，根据国家科技部、国家档案局颁发的科学技术研究档 案管理暂行规定和教育部制定的普通高等学校档案管理办法, 并结合学校实际，特制定本细则。一、科研档案的形成科研档案是科研管理的重要组成部分，是延续科研工作的 必要条件，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富。各科研 单位和全体科研人员必须重视科研文件材料的形成，把科研档案 工作与计划管理、课题管理和成
12、果管理紧密结合起来，做到“四 同步”，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检 查、总结、验收档案工作。各科研课题组组成后，要指定专人负责科研文件材料的收 集、积累、保管工作。在任务开始、进行和完成的每一阶段，都 要随时注意积累和收集材料；在项目完成后，将形成的文件材料 及时整理、立卷，达到完整、准确、系统。科研档案实行由各课题组负责人（或科学技术处）负责立 卷归档的制度。其主要任务是：1、检查已完成的研究课题（项目）文件材料是否完整。2、按研究过程自然形成排列材料，使之系统化。3、提出密级和保管期限（永久、长期或短期）建议。由几个单位分工协作进行的科研项目的文件材料，按下列 原则立
13、卷归档。1、由学校主持承担的协作项目，协作单位提供承担部分的科 研文件材料复制本，由学校主持单位收集、整理整个项目的文件 材料，立卷归档。2、由外单位主持的协作项目，则需将学校承担部分的科技文 件材料收集、整理，立卷归档。3、由校内几个单位承担的协作项目，由主要负责单位统一收 集、整理，立卷归档。4、如涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益，应在协议 书或委托书中明确科研文件材料的归档和归属。协作单位应将承 担项目的档案目录提供主持单位。二、科研档案的归档范围科研准备阶段，需归档的材料包括科研课题审批文件、任 务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同 等。研究实验阶段，需归档的
14、材料包括各种载体的重要原始记 录、实验报告、计算材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重 要的来往文件等。总结鉴定验收阶段，需归档的材料包括工作总结、科研报 告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、 决算材料等。成果和奖励申报阶段，需归档的材料包括成果和奖励中上 报的材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料 等。专利申报、审批文件，实验、计算材料，设计和说明书， 专利证书等。三、科研档案的立卷归档要求课题一经批准，为了便于随时积累和收集有关材料，应做 好预立卷工作。凡立卷归档的科研文件材料，必须是定稿原件，并写明材 料作者和日期。文字材料或图纸要字迹工整、图样清晰，
15、不得用 铅笔、圆珠笔和复写纸书写，以利长久保存。科研文件材料应在科研项目完成后及时归档。具体要求是:1、申请成果技术鉴定，统一由校科学技术处管理。在鉴定验 收前，课题负责人将有关课题文件材料按立卷归档要求排列整理 好，并填写科研文件材料送审表，经科学技术处审查，确认符 合科研文件材料完整、准确、系统的要求后方可进行鉴定和评审 工作。召开鉴定会时应有档案室人员参加，负责科研文件材料的 审查验收工作。2、上报科研成果时，必须认真填写科学技术研究成果报告 表，连同归档文件材料一并移交档案室审查，确认科研文件材料 齐全。在成果报告表的“资料目录”栏内盖章后，方能上报 科研成果。科研文件材料归档不符合要
16、求的成果项目不予鉴定、验收。 未经档案室验收文件材料的科研成果，各级科技管理部门不予承 认。四、科研档案的归档时间各部门应在每年1月底前完成上一年立卷工作，移交档案室。 五、本细则由校长办公室负责解释。附件4：XXXX大学设备档案管理细则根据中华人名共和国档案法、科学技术档案工作条例、 高等学校档案管理办法、高等学校仪器设备管理办法，并结 合学校实际，特制定本细则。第二条档案工作是学校重要的基础性工作，是提高学校的科 学化管理水平、对学校的教学和科研工作进行有效评估的必要条 件，是提高工作效率、评估教学质量及科研水平的必要条件，是 反映和维护学校历史真实面貌的主要措施，必须加以科学的规划、 管
17、理与维护，使其与学校整体事业同步发展。第三条学校在招生、教学、科研、管理（党政管理、财务管 理等）及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值 和意义的文书、教学以及科研等材料（包括图表、照片、录像带、 录音带、光盘等载体形式），经过一定的收集、整理、立卷、鉴定、 编目等过程而集中保管起来的文档，即称为档案。学校档案全宗 形成后，由学校综合档案室（以下简称档案室）集中统一管理。第四条档案工作必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度， 确保档案机密及安全，维护档案完整。第二章管理体制第五条档案室是对校长负责的学校档案的综合管理机构，是 由校长领导的直属单位，在建制上隶属于党委/校长办公室领导。
18、第六条学校档案工作体系的组成学校要成立档案工作委员会，作为学校档案工作的领导机构; 档案室是全校档案工作的管理机构，要配备专职档案人员；全校 各职能部门、教学单位及直属单位必须确定一名部门分管领导负 责本部门的档案工作，同时配备一名兼职档案人员，负责档案材 料的收集、整理、移交工作，业务上受档案室的指导、监督和检 查。一、设备档案的形成仪器设备档案是指作为学校固定资产管理的仪器、设备， 在其购置、验收、调试、运行、维修、改造、报废等全部活动过 程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图样、声像、记录等 不同载体的材料，以及随机文件材料。仪器设备档案属于国家的重要技术储备，是学校仪器设备 工作的组
19、成部分和重要环节，任何个人不得据为己有，必须坚持 集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全。依据学校档案管理的有关规定和方便利用的原则，学校将 在国有资产处设仪器设备分室。档案室负责价值20万元（含）以 上仪器设备档案的管理；仪器设备分室负责价值20万元以下仪器 设备档案的管理。档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档。 立档单位配备兼职档案员，负责档案材料的接收、整理、分类、 鉴定、保管和移交。二、设备档案的归档范围设备申购报告、计划、论证报告及上级批复；设备订购合 同、会谈纪要、记录；进口设备购置过程中的技术、商务文件。设备开箱记录、装箱单、发票、质量证书、报关单、运单
20、、 保险单、结算单；设备安装、调试记录、双方签字移交文件、保 修单；验收报告及文字材料；索赔来往函件及结果文件；设备说 明书、图纸及全套随机文件；设备使用、检修、故障、事故记录; 事故调查分析及处理意见；设备技术改造和开发过程中形成的技 术文件材料。三、设备档案的归档要求坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备开箱、调 试过程中，随机文件和形成的文件以及运行记录、维修记录、事 故报告，由设备管理人员收集整理立卷。接收档案必须填写移交清册，一式二份，写明案卷标题、 卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方要签名盖章，同 时移交保存数据的软盘。四、设备档案的归档时间国内采购设备档案归档时间为提
21、交采购计划设备验收完毕投 入使用的两个月后；国外引进设备档案归档时间为使用期满两个 月后。使用单位将应归档的设备文件资料按规定移交后勤管理处 仪器设备分室或档案室，并于每年6月底前移交上一年度设备运 行记录、维修记录等需要归档的文件材料。事故报告的归档时间 为事故处理完毕后。五、本细则由校长办公室负责解释。附件5 ：XXXX大学基建档案管理细则为了做好本校基建档案资料的管理工作，充分发挥其在工程 建设、工程维护及改建、扩建中的作用，根据国家档案局、国家 计委基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发19984号）, 并结合学校实际，特制定本细则。一、基建档案的形成基建档案资料是指整个建设项目从酝
22、酿、决策到建成使用 的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料，包括学校的总体 规划、各种建筑的总平面位置图、地上、地下建筑物、构筑物等, 由档案室统一集中管理。基建文件材料的收集、整理归档工作，实行部门负责制。 全校各基建项目由校园规划建设处负责，并应将此项工作列入整 体基本建设计划中，配备专职档案人员具体管理，确保基建文件 材料的齐全、完整。二、基建档案的归档范围学校的总体规划及校园（包括教学区、生活区、新区等） 总平面位置图。基建工程可行性研究报告、计划任务书。征用土地批准文件及红线图、地质勘探资料、土工实验报 告。建筑执照、开工报告及图纸会审纪要。建筑设计计算书。（六）建筑、结构、给排水
23、、暖气、电等竣工图。（七）基建工程的预算、决算书。（八）设计变更书、隐蔽工程验收记录。工程验收报告单。（十）施工招标工作中形成的有关文件材料。三、基建档案的归档要求在工程项目竣工验收前，部门负责人应支持和协助档案人员认真检查该项目的归档文件材料是否齐全。如归档文件材料不 齐全，档案员有权提出暂缓验收。有关工程负责人将应归档的文 件材料交齐后，才能再次组织验收。凡归档的基建文件材料（特别是文字材料）均须为原件。部门可留复制件，以便查阅使用。四、基建档案的归档时间基建档案以工程项目组卷。基建工程项目竣工验收后，应在3 个月内完成竣工图。部门档案人员负责将本工程项目应归档的文 件材料进行整理、分类、
24、立卷后，一并移交档案室归档。五、本细则由校长办公室负责解释。附件6：XXXX大学财会档案管理细则根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国会计法 及高等学校财会类档案工作规范，并结合学校实际，特制定本 细则。一、财会档案归档范围财会档案是指在财会管理和会计活动中直接形成的具有保存 利用价值的凭证、账簿、报表及财务管理等文件材料。财务管理文件材料：财务年度内的财务管理文件，包括财 务管理办法、制度、法规、规定等。财务会计资料1、学校内部的预算资料。2、会计核算资料：会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计 凭证；会计账簿类：总账、明细账、日记账等；国有资产相关帐目。财务报告类：年度预算报
25、表、月度、季度、年度财务报告, 包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他报表（上报财政厅、 教育厅的相关报告）。其它类：银行存款余额调节表，银行对账单。二、财会档案归档要求财会档案应当与会计机构按照归档要求，负责整理立卷， 装订成册，编制财会档案保管清册。按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不 能放在一起立卷。财会部门将各种记账凭证按照时间顺序整理，组成一卷或 多卷，每卷不超过200页，厚度以2cm为宜。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存纸质财会 档案。档案室接收保管的财会档案，原则上应保持原卷册的封装, 个别需要拆分重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆分 整理，以分
26、清责任。三、财会档案归档时间财会部门移交会计档案时间：当年财会档案，在会计年度终 了后可暂由财会部门保管2年，期满后的次年4月前由财会部门 的专（兼）职档案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式两 份，连同案卷集中移交学校档案室。四、财会档案借阅制度财会档案不外借，一般应由会计查账。利用者出示本人证件 或单位介绍信，到财务处获得所查账目凭单号，然后到档案室查 原始凭证，可在档案室阅览、复印。五、财会档案销毁制度财会档案销毁保管期满的财会档案，须按照下列程序销毁。档案室会同财务处、审计处对保管期满的财会档案进行鉴 定，剔除不应销毁的档案，编制财会档案销毁清册（列明销毁财 会档案的名称、卷号、册数
27、、起止年度和档案编号、应保管期限、 销毁时间等内容），填写销毁清册审批表。档案室、财务处、审计 处负责人在销毁清册审批表上签署意见，报主管校长审批。销毁财会档案时，档案室、财务处、审计处共同派人监销,并于销毁后在会计销毁清册上签名盖章。保管期满但未结清的债务和涉及未了事项的原始凭证不得 销毁，应由档案室会同财务处抽出立卷的财会档案，并单列财会 档案保管清册。六、本细则由校长办公室负责解释。附件7：XXXX大学出版类档案管理细则根据中华人民共和国档案法、高等学校档案实体分类与 高等学校档案工作规范，并结合学校实际，特制定本细则。一、出版类档案的形成学校在编辑出版报纸、刊物等出版物活动中直接形成的
28、具 有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版类档案。 出版类档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是 学校档案的重要组成部分。出版类档案工作要纳入出版编辑单位 工作和规划。出版管理中心要确定一名负责人分管出版类档案工作，并 确定适当的专、兼职档案人员，协同学校档案室做好出版类档案 的收集、整理、立卷、归档工作。二、出版类档案归档范围归档的主要内容涉及综合管理、出版物的编审、出版等方面 的内容，重点是出版活动各个阶段形成的文件材料，尤其是出版 物本身，包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出 版管理中心出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。三、出版类档案归档要求出
29、版类档案以出版物名称立卷，一书（刊）组成一卷，注 意分清年限，不可混年立卷。跨年度的出版档案，放在出版物的 出版年度立卷。出版类档案内的原稿、样书均须去除金属物，修 补破损处。页、件号的编制，凡有字的页均在非装订一侧下角编 写页码，样书只编件号。归档时要简要说明归档情况，填写归档移交目录，核查清 楚，交接双方签字。四、出版类档案归档时间书刊出版后一个月，责任编辑应向兼职档案员归档，上交 一式两份。兼职档案员可随时归档，并将前一年办理完毕的、需要归 档的文件资料，按规定分类立卷，于6月底以前移交档案室。五、本细则由校长办公室负责解释。附件8：XXXX大学声像类档案管理细则声像类档案能直观、形象地
30、记录、反映学校教学、科研和各 项活动的真实面貌，是学校档案中不可缺少的重要组成部分，必 须认真收集归档，更好地发挥作用。根据教育部普通高等学校 档案管理办法，并结合学校实际，特制定本细则。一、声像类档案的形成声像类档案是指在学校各种重要工作、活动中直接产生和 形成的、具有保存价值、以磁性材料和感光材料为载体、以声音 和影像为主要反映形式并辅以文字说明的新型材料。声像类档案 由录音带、录像带、光盘、影片和照片等组成，统一由档案室集 中管理。声像类档案的收集、整理、归档工作实行部门负责制。凡 形成和制作录音（像）、照（影）片的单位，如党委/校长办公室、 党委宣传部、工会、团委、党委学生工作部/学生
31、处、国际教育中 心和有部门要重视声像类档案材料的收集整理工作，定期移交档 案室，以便及时立卷归档。凡归档的声像类档案都应有文字说明。录音带文字说明应 包括会议性质、主要内容、报告人、日期、会址、盘数；录像带 文字说明应包括题名、主要内容、所需时间、录制或编制日期、 编制单位；照片（含底片）文字说明应包括事由、时间、地点、 人物、背景、摄影者等。二、声像类档案的归档范围上级领导同志来校视察检查工作及所作报告的照片、录音 和录像。全校党政领导召开的重要会议所形成的照片、录音和录像。学校领导和知名人士的各种重要活动（社会活动和科技活 动）所形成的照片、录音和录像。各种外事活动（包括出国考察、访问、参
32、加国际学术会议 以及外国代表团来访；外国专家、学者和社会活动家在本校举办 的学术活动）中所形成的照片、录音和录像。记录和反映学校教学、科研、基建等发展面貌及各种版本 第七条档案工作委员会的组成与职责档案工作委员会由正、副主任、秘书和委员组成。主任由 校长兼任，副主任由党委/校长办公室主任兼任；秘书由档案室主 任兼任，负责协助正、副主任处理日常工作。学校档案工作委员会职责1、指导全校档案工作。2、研究决定档案工作的重大事宜。3、审议通过档案工作计划、总结。4、负责对学校档案人员的业务培训。5、协调各单位落实并做好档案工作。6、负责对档案室和各单位档案工作进行监督、检查和考核。第八条档案室人员的组
33、成与主要职责档案室设主任、副主任1-2名，具体负责档案室的组织管 理工作。档案室管理人员的编制应依据学校的发展规模、年档案 递增量及档案总量等实际情况确定。档案室专职工作人员须为具 有本科以上学历和档案学专业知识的干部，其数量应根据学校档 案数量和工作任务确定。同时，要不断优化档案工作人员队伍的 专业技术结构，确保满足学校档案事业发展的需要。档案室的主要职责1、贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策及规定；制 定学校关于档案工作的规划及规章制度，并组织实施。2、负责学校各类档案的收集（接收）、整理、鉴定、编目、 统计及日常管理工作，保证档案的完整及安全。的学校简介、科研集锦、校史展览，学生的
34、各种重要活动的照片、 录音、录像材料。反映学校各种重大历史事件（包括解放前）的照片、录音、 录像等材料。（七）其它具有保存价值的声像档案材料，如名胜古迹、校园自 然风光等。三、声像类档案的归档要求档案室对声像类档案进行科学分类和编目，编制必要的检 索工具，以便保管和提供利用。存放声像档案的库房，应根据其 载体材料特性的要求，配置恒温、恒湿及防粘、防磁化等设施。声像类档案的载体材料价格昂贵且极易损坏，为有效地保 护原件，延长其使用寿命，一般限在室内查阅利用。因工作需要 借出者，由档案室提供复制件，并按有关规定收取一定的复制费 用。四、声像类档案的归档时间各部门应在每年3月底前完成立卷工作，移交档
35、案室。大型 活动录像专题片等录像资料可由现代技术教育中心按照档案管理 规定收集保存，目录上报档案室。五、本细则由校长办公室负责解释。附件9：XXXX大学人事档案管理细则为进一步加强我校人事档案管理，提高科学管理水平，及时 地收集、整理和有效地保护利用人事档案，使之更好地为我校的 教学、科研和党政管理服务。依据中共中央组织部和国家档案局 联合颁发的干部档案工作条例、中共中央组织部关于干部人 事档案材料收集归档规定，并结合我校实际，特制定本细则。一、人事档案的形成人事档案是党委组织部、人事处等有关部门按照党的干部政 策，在培养、选拔和任用（聘用）干部等工作中，记载干部个人 经历、政治思想、品德作风
36、、业务能力、工作表现、工作实绩和 成绩贡献等内容所形成的文件材料，是历史地全面地考察了解教 职工的重要依据，是为贯彻党的选贤举能、知人善用的用人政策 服务的。人事档案管理包括档案材料的归档范围及要求，档案的整 理、保管与保护，档案的提供和利用，档案的转递和档案管理人 员职责的确定等人事档案工作，它是档案工作的重要组成部分。我校的人事档案工作由档案室统一管理，负责维护档案的完 整和安全，业务上接受上级档案行政管理部门和校党委组织部、 人事处的监督和指导。二、人事档案的归档范围对国家规定应立卷归档的人事档案材料，必须在形成正式材 料后一个月内，送交档案室归档，集中管理，其归档材料的范围 如下：干部
37、（工人）履历表、教职工登记表、任免呈报表、毕业 鉴定表、考察和考核等工作中形成的各类人员登记表、离退休人 员审批表。组织鉴定材料：组织审定、考察和考绩材料等工作中形成 的各类人员登记表和人员调动鉴定材料；组织审定考察以及年度 （或学年度）考核登记表。更改姓名、民族、出生日期、国籍和参加革命工作时间等 过程中形成的个人申请、组织审批、上级批复以及所依据的证明 材料。国民教育、成人教育（大中专）、党校及各种短期业务培训 学习中形成的学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、 毕业生登记表、毕业生鉴定表、授予学位的材料、学历证明书； 培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结（结业）；博士后 研究
38、人员工作期满登记表等材料。评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务 工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表、申报表、 科研学术等材料。办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、 各项工资变动审批表，登记表、提职晋级和奖励工资审批表、享 受专家特殊津贴的呈报表、解决各种待遇问题的批复等材料。（七）录用、聘用教职工工作中形成的审批表、合同书、协议书, 政审考核材料、续聘审批表、解聘和辞职审批材料。（八）办理出国（境）人员审批表、备案表要注明出去和返回的 时间及出去的目的；在国外、境外表现情况或鉴定材料。各种表彰、奖励材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡 献者、优秀专家、
39、国家科技进步奖、优秀党、团员审批（呈报） 表、先进事迹材料、校级通报表扬等材料。（十）学校纪律检查、监察和行政管理工作中行形成的处分决定 或记过材料、学校通报批评材料；撤消处分的有关材料等。（十一）入团、入党志愿书、申请书和转正申请书；综合性 政审材料及有关的证明、考察材料；自传、党员登记表；民主评 议党员登记表、优秀党员事迹及组织审批材料、取消预备党员资 格的组织意见；参加入民主党派的有关材料。（十二）学校组织布置填写的履历表、自传、组织鉴定和自 我鉴定材料。（十三）其他可供组织参考有保存价值的材料。三、人事档案的归档要求单位应主动将平时形成的归档材料及时送交档案室存档， 以保证人事档案材料
40、的完整性、及时性和便于提供利用。归档的 材料必须是办理完毕的正式材料。送交的材料必须完整齐全、真 实，文字清楚，结论、对象明确，手续完备，并写明承办单位及 时间的正式文件材料。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖 章。规定要同本人见面的材料，一般应有本人的签字（本人见面 后未签字的，可由组织注明）。任免呈报表（包括上报的考察材料） 和录用审批表，必须注明批准的机关名称、时间和文号。教职工 在校工作期间学习所获得的学历、学位相关材料，以及评定专业 技术任职资格方面的材料，报考前经学校备案或经学校同意送评 的方可收录。送交的归档材料不齐全或不清楚的，送交材料的单位或个 人应按规定补齐整理到符合要求
41、后再归档。教职工辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）、开除后另 就业的，其档案转到有关的组织、人事部门保管；不具备保管条 件的单位，应转人事部门所属的职业介绍服务中心保管。在本校 重新就业的，其档案仍由我校保管。教职工被开除公职后未就业的，其档案仍由我校保管；另 就业的，其档案转有关的人事劳动部门保管。出国（境）不归，失踪或逃亡人员的档案仍由我校代为保管。（六）学校教职工去世以后，其档案在人事档案库继续保管5年, 5年后转出人事档案库单独存放，保管期限为永久。（七）对不在学校保管范围和代为保管的人事档案，由档案室实 行有偿代管。四、人事档案的利用因工作需要（如考察、任免、调动、政治审查、组织处
42、理、 确定参加工作时间、入党、出国、职称待遇等）查阅或借用人事 档案，须遵守下列规定：校内查阅档案的人员必须是学校分管组织、人事工作的工 作人员。校内处级以上（含处级）党政领导和直属单位的党组织, 可查阅本单位有关人员的档案。校外单位因工作需要查阅我校的有关人员档案的，须持单 位介绍信，经我校主管领导批准后方可提供查阅。查阅档案的人 员必须携带单位保密本或专用笔记本，严格遵守保密制度。人事档案应在阅览室查阅，原则上不外借。如确因工作需 要借出时，应在“查阅档案报告表”上说明理由，并经人事处和 档案室负责人批准，严格履行登记手续后，由本校组织、人事部 门通过组织借出，并按期归还。借阅期间不得私自
43、转借他人或由 他人归还。如需超期使用，须续办延期手续。人事档案不允许对 个人外借。查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄、复印档案内容。因 工作需要从档案中取证的，必须经人事处和档案室主管领导批准 同意，在档案管理员监督下拍摄、复印。五、档案的转递档案的转递须遵守以下规定：（一）因工作调动或辞职时，档案管理部门应及时将档案转出。 档案转出一律通过机要发出或派专人转递，严禁个人携带，不准 邮寄。转递档案必须按统一规定的“档案转递通知单”的项目详 细登记，严密包封。转出的档案必须完整齐全，并按照规定经过 认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。对转出的档案，应 索要回执，逾期一个月未见回执者，转出部门
44、应催问查实，防止 丢失。离校人员的档案一经寄出，有关单位如再发现缺少归档的 单项材料，原则上应由形成该材料的单位负责补办寄发，必要时 档案室予以配合。六、本细则由校长办公室负责解释。附件10：XXXX大学电子档案管理细则为了加强我校电子档案管理，做好电子档案收集、归档、保 管、统计、鉴定及利用等工作，更好地为学校建设与发展服务， 结合我校档案工作实际，特制定本办法。一、电子档案的管理原则1、学校电子档案实行集中统一管理。2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。3、各部门（单位）兼职档案员负责本部门（单位）形成的电 子档案的收集、积累与归档等工作。4、档案室
45、负责对各部门（单位）电子档案的收集、归档进行 指导，并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。二、电子档案归档范围1、各部门（单位）办公自动化系统中形成的各类电子公文和 网站各类信息资料的备份。2、在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外各类重大活 动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等的复制件。3、各部门（单位）正在运行的数据库及其数据库管理系统的 复制件。4、教师在教学科研和学生毕业设计等工作中开发的计算机程 序和数据文件的复制件。5、各部门（单位）购置的各类操作系统及其应用软件的复制 件。6、各部门（单位）接收外单位赠送的各类业务、管理软件的 复制件等。三、电子档案归档要求1、加强电子
46、档案鉴定工作。电子档案归档前，档案室会同归 档部门对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核，并由负责人 签署意见。如电子文件进行了技术加密，应将技术加密方法和相 关软件一并归档。2、电子档案在收集归档时，应附带说明文件，对电子档案的 内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档，归档的电子文件必 须是最终数据信息。4、需要永久、长期保存的电子档案，应与电子档案版本相同 的纸质版本档案一并归档。5、电子档案归档后，其数据信息应在各单位计算机中或系统 中保留一年时间。四、电子档案管理要求1、归档电子文件移交到档案室之后，档案室要制作三套，一 套封存保管，一套查阅
47、利用，一套异地保存。2、接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于 10%,发现问题要及时采取恢复措施。3、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如果 不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作。库存电子档案要 在完整、准确性有保障的前提下，同步转换更新复制。复制或补 救新版后，原载体仍需保存三年。4、电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的 转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。5、磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制转存一次。 需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。6、保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术 手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有 害气体的装具中，温度控制在17t20C；相对湿度控制在35% -45%,距离强磁场10米以上。7、随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件 进行迁移操作，并填写归档电子文件迁移登记表。8、储存电子档案的载体表面及包装盒应标明编号、名称、内 容、密级和保管期限。