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1、Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论10.文档处理与排版文档处理与排版张艳华张艳华天津科技大学天津科技大学1Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论主要内容主要内容1.样式样式2.项目符号、编号与多项目符号、编号与多级级列表列表3.题注和交叉题注和交叉引用引用4.脚注与尾注脚注与尾注5.分分栏栏6.页眉、页脚和页眉、页脚和页码页码7.
2、编制编制目录目录8.邮件邮件合并合并9.使用使用Visio绘制绘制流程图流程图10.小结小结2Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论1.样式样式样式样式是预先是预先定义好的格式定义好的格式。在。在Word 2010中，当用户频繁地使用某些格式时，可将该格中，当用户频繁地使用某些格式时，可将该格式创建为样式。然后在文本中的其他地方式创建为样式。然后在文本中的其他地方套用套用样式样式，即可实现高效的格式排版。，即可实现高效的格式排版。在使用样式时，可以通过在使用样式时
3、，可以通过“样式样式”下拉列下拉列表或表或“样式样式”任务窗格来进行设置。用户既可任务窗格来进行设置。用户既可以套用以套用Word中预设的样式，也可以自己手动创中预设的样式，也可以自己手动创建新的样式。）建新的样式。）3Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论1.1 新建样式新建样式单击单击“样式面板样式面板”中的中的“新建样式新建样式”按钮，将按钮，将打开打开创建创建新样式新样式对话框对话框，在，在该对话框中可以设该对话框中可以设置新样式的名称、置新样式的名称、格
4、式等，还可以单格式等，还可以单击击“格式格式”按钮，按钮，设置段落、边框、设置段落、边框、4Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论1.2 管理样式管理样式保存新样式与清除保存新样式与清除格式格式修改修改样式样式删除样式删除样式5Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论保存新样式与清除格式保存新样式与清除格式6用户也可以选择已有格式的内容
5、，将其中已有的格式保存为新样式为文本应用了样式后，文本会根据样式产生相应的变化，如果用户对应用样式后的效果不满意，可以直接清除样式。Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论修改样式修改样式7 使用鼠标右键单击样式名，在弹出菜单中执行“修改”命令，即可修改样式。当样式的定义改变后，所有曾经使用该样式的文字都将更改成新的样式格式，做到“一改全改”。Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计
6、算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论删除样式删除样式在在创建了样式后，如果用户不再需要使用创建了样式后，如果用户不再需要使用所创建的样式，为了便于所创建的样式，为了便于“样式样式”任务窗格的任务窗格的管理，可以将不需要的样式删除管理，可以将不需要的样式删除。使用使用鼠标右键单击样式名，在弹出菜单中鼠标右键单击样式名，在弹出菜单中执行执行“从快速样式库中删除从快速样式库中删除”命令，即可删除命令，即可删除该样式。该样式。8Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学
7、导论2.项目符号、编号与多级列表项目符号、编号与多级列表Word 2010为用户提供了项目符号、编号为用户提供了项目符号、编号和多级列表和多级列表3种编号类型。编号放在文本前，种编号类型。编号放在文本前，可以增强内容的条理性。为文档应用编号时，可以增强内容的条理性。为文档应用编号时，为了使应用后的效果更加符合要求，可以对应为了使应用后的效果更加符合要求，可以对应用的符号、编号等进行适当设置。用的符号、编号等进行适当设置。9Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论2.
8、1项目符号项目符号10这些符号既可以是图形符号，也可以是图片符号。Word 2010中预设了一些符号位于项目符号库中供用户选择，用户也可以使用计算机中的图片作为项目符号。Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论2.2编号编号11编号就是数字序号，主要用来排列具有一定顺序的条例内容。如图所示，Word 2010的编号库中预设了几种编号的样式。若要快速为内容编制序号，直接套用编号库中的样式即可。除了Word中预设的编号样式外，也可以进行自定义设置。Tianjin Uni
9、versity of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论2.3多级列表多级列表在科技文献与毕业论文中，经常会出现在科技文献与毕业论文中，经常会出现“章、章、节节”“1，1.1，1.1.1”这样的多级列表格式这样的多级列表格式。多级多级列表是为列表（或文档）设置层次结构而列表是为列表（或文档）设置层次结构而创建的创建的。利用。利用多级列表显示出文档的层次结构多级列表显示出文档的层次结构。在在Word 2010中既可以选择已有的多级列表，中既可以选择已有的多级列表，也可以自定义多级也可以自定义多级列表。列表
10、。12Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论13多级列表需要区分文本标题的级别，级别不同，编号形式也不同。根据文本的级别，使用“减少缩进量”与“增加缩进量”按钮来提升或降低文本的级别，并设置各个符号列表的级别。Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论设置设置多级列表样式的多级列表样式的2种方法种方法例例1.根据根据文本位置确定文本级别文
11、本位置确定文本级别。例例2.根据根据样式确定文本级别。利用样式确定文本级别。利用“将级将级别链接到样式别链接到样式”命令，在级别和样式之间命令，在级别和样式之间生成关联。生成关联。14Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论3.题注和交叉引用题注和交叉引用15题注通常是对象下方象下方显示的一行文示的一行文字，用于字，用于说明明该对象象。如图所示，在Word中，可以为图像或其他对象添加题注。当对象与题注的位置发生改变时，需要根据其位置更新题注编号。题注由“标签+编号号
12、+文字文字”组成。Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论3.1插入题注插入题注16单击“题注”功能区的“插入题注”命令，打开“题注”对话框。选择所需要的标签，也可以不包含标签；设置编号的格式；输入文字，即可创建一条题注。题注的编号由软件自动生成，按照从题注出现的位置顺序自动编号。如果题注及其对象位置发生了改变，只需要选中待更新题注或选中全部文档，按F9键就可更新编号。Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智
13、能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论3.2交叉引用交叉引用17交叉引用 通过插入交叉引用，引用标题、图表和表格之类的项目。如果将内容移至其他位置，则需要自动更新交叉引用。操作如图1所示，打开“交叉引用”对话框，如图2所示设置引用类型，可以是题注、编号和页码等。如图3所示设置引用内容和具体引用哪一个内容。Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论4.脚注与尾注脚注与尾注脚注和尾注是对文本的补充说明，是对文脚注和尾注是对文本的补充说明，
14、是对文档中的内容进行解释、说明的文字档中的内容进行解释、说明的文字。脚注脚注与尾注的与尾注的不同之处不同之处在于，脚注位于页在于，脚注位于页面的底部，尾注位于文档的末尾。面的底部，尾注位于文档的末尾。18Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论4.1添加脚注添加脚注脚注脚注位于页面的底部，位于页面的底部，可以作为文档某处内容可以作为文档某处内容的的注释注释。如图所如图所示，有两个示，有两个脚注脚注并且并且在文本中也添加了在文本中也添加了脚注序号。脚注序号。19Tia
15、njin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论添加脚注添加脚注20定位选择单击输入 第一步第二步Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论4.2 添加添加尾注尾注尾注一般位于文档的末尾，主要用于列出引文尾注一般位于文档的末尾，主要用于列出引文的出处等的出处等。其其功能与脚注相同，只是位置不同而已。功能与脚注相同，只是位置不同而已。21Tianjin U
16、niversity of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论添加尾注添加尾注22Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论4.3 管理管理脚注和尾注脚注和尾注1删除脚注和尾注删除脚注和尾注选中待选中待删除的脚注和尾注序号，使用删除键删除的脚注和尾注序号，使用删除键删除删除2更改脚注和尾注的编号格式更改脚注和尾注的编号格式用户用户也可以根据需要重新设置格式也可以根据需要重新设置格
17、式。3脚注和尾注互相转换脚注和尾注互相转换脚注和尾注可以互相转换脚注和尾注可以互相转换。脚注。脚注可以全部转换成可以全部转换成尾注，尾注也可以全部转换成脚注，尾注，尾注也可以全部转换成脚注，23Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论5.分栏分栏“分栏分栏”功能可在一个文档中将一个版面分为若功能可在一个文档中将一个版面分为若干个小块。如干个小块。如图所图所示，示，Word中预设了两栏、三中预设了两栏、三栏、偏左、偏右栏、偏左、偏右4种常用的分栏样式。单击种常用的分栏
18、样式。单击“更更多分栏多分栏”，还可以自定义分栏效果。，还可以自定义分栏效果。24Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论25Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论6.页眉页眉、页脚和页码、页脚和页码页眉和页脚用于显示文档中的重点内容，如单位图标、页眉和页脚用于显示文档中的重点内容，如单位图标、文档信息、日期、时间、页码等内容都可以作为
19、页眉文档信息、日期、时间、页码等内容都可以作为页眉和页脚和页脚。页眉页眉的内容显示在每个页面的顶端的内容显示在每个页面的顶端，页脚页脚的内容显示在每个页面的底端的内容显示在每个页面的底端。页码页码根据文档中页面的顺序自动生成。根据文档中页面的顺序自动生成。26Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论6.1设置页眉、页脚和页码设置页眉、页脚和页码通过通过Word中内置的页眉样式库可以直接插入中内置的页眉样式库可以直接插入专业页眉，也可以插入空白页眉并自定义页眉专业页眉
20、，也可以插入空白页眉并自定义页眉的内容。页脚的设置方法和页眉类似的内容。页脚的设置方法和页眉类似。27Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论插入页码插入页码插入页码前，首先选择页码的位置，然后选择插入页码前，首先选择页码的位置，然后选择一个内置页码格式。一个内置页码格式。28Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论设置页码设置页码29T
21、ianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论设置页码编号设置页码编号30Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论6.2分节设置不同的页眉和页脚分节设置不同的页眉和页脚在同一个文档中，设置不同的页眉和页脚主要有在同一个文档中，设置不同的页眉和页脚主要有两步。两步。（1）在）在文档中插入分节符，将文档分成若干个文档中插入分节符，将文档分成若干个节。
22、不同的节可以设置不同页眉和页脚。节。不同的节可以设置不同页眉和页脚。（2）分别给每节设置页眉和页脚。）分别给每节设置页眉和页脚。31Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论插入分节符插入分节符32Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论分别给每节设置不同的页眉和页脚分别给每节设置不同的页眉和页脚33Tianjin University o
23、f Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论7.编制目录编制目录目录是文档内容的大纲，概括了整篇文档目录是文档内容的大纲，概括了整篇文档的主要内容。目录主要包括页码、不同级别的的主要内容。目录主要包括页码、不同级别的标题等内容标题等内容。在在Word 2010中为文档编制目录时，可手中为文档编制目录时，可手动输入目录，也可自动生成目录动输入目录，也可自动生成目录。在在自动生成目录时，自动生成目录时，Word会会根据标题内容根据标题内容的样式或大纲级别自动生成目录的样式或大纲级别自动生成目录。34Tianjin
24、 University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论7.1根据样式自动生成目录根据样式自动生成目录标题内容可以套用标题内容可以套用Word中内置的样式，也可中内置的样式，也可以套用自定义样式。以套用自定义样式。1根据根据Word内置样式生成目录内置样式生成目录35Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论36“标题1”样式设成了目录的第1级，即凡是具有“标题1”样式
25、的文本，均会出现在自动生成的目录中。“标题2”样式设成了目录的第2级，“标题3”样式设成了目录的第3级。自动生成目录默认设置的是3级。Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论根据用户自定义样式生成目录根据用户自定义样式生成目录37标题内容采用自定义的样式，自动生成目录，要求目录页码靠右显示。Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论7.2大
26、纲目录大纲目录将标题文字内容设置成大纲级别，制作目将标题文字内容设置成大纲级别，制作目录方法比较简单。先设置标题文字的大纲级别，录方法比较简单。先设置标题文字的大纲级别，级别可以从级别可以从1到到9，然后选择目录建自大纲，然后选择目录建自大纲，Word 会根据标题文字的大纲级别自动生成目会根据标题文字的大纲级别自动生成目录。录。38Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论标题内容设置成大纲级别，自动生成目录。标题内容设置成大纲级别，自动生成目录。39Tianjin
27、University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论7.3管理目录管理目录1更新目录更新目录当目录的标题文字、页码发生变化的时候，需要当目录的标题文字、页码发生变化的时候，需要更新目录。执行更新目录。执行“目录目录”功能组中的功能组中的“更新目录更新目录”命令，将打开命令，将打开图所图所示的示的“更新目录更新目录”对话框，对话框，可以只更新页码，也可以更新整个目录。按可以只更新页码，也可以更新整个目录。按F9键键也可以更新也可以更新目录目录.2删除目录删除目录选中目录，直接删除。或者执行选中目
28、录，直接删除。或者执行“目录目录”列表下列表下的的“删除目录删除目录”命令命令40Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论10.8 邮件合并邮件合并邮件合并是通过在主文档的固定内容中，合并与邮件合并是通过在主文档的固定内容中，合并与收信人相关的一组通信资料（数据源如收信人相关的一组通信资料（数据源如Excel表、表、Access表等），从而批量生成需要的邮件文档。邮件表等），从而批量生成需要的邮件文档。邮件合并可用于创建大量内容基本相同、数据略有变化合并可用于创建大
29、量内容基本相同、数据略有变化的文件，如通知单、准考证、工资条等。邮件合并的文件，如通知单、准考证、工资条等。邮件合并相关的操作在相关的操作在“邮件邮件”功能区，如功能区，如图所图所示。示。41Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论邮件合并的基本步骤如下。邮件合并的基本步骤如下。（1）准备数据源。数据源用）准备数据源。数据源用Access、Excel等创等创建数据记录表。建数据记录表。（2）建立主文档。主文档是普通的）建立主文档。主文档是普通的Word文档。文档。（
30、3）将数据源合并到主文档中。将数据源合并）将数据源合并到主文档中。将数据源合并到主文档后，可以创建主文档，包含来自数据源到主文档后，可以创建主文档，包含来自数据源记录的文档。文档的数量取决于数据源中记录的记录的文档。文档的数量取决于数据源中记录的条数。条数。42Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论10.9使用使用Visio绘制流程图绘制流程图Visio 2010可以绘制各种图形，如程序设计可以绘制各种图形，如程序设计中的流程图、物理电路图、网络布线图、房型中的流
31、程图、物理电路图、网络布线图、房型设计图等。它简单、易用、功能强大设计图等。它简单、易用、功能强大。流程图由各种图形和箭头配上文字组合而流程图由各种图形和箭头配上文字组合而成，是程序中用于说明算法步骤的图形。程序成，是程序中用于说明算法步骤的图形。程序设计人员经常需要绘制流程图，使用设计人员经常需要绘制流程图，使用Visio绘制绘制流程图简单又高效。流程图简单又高效。43Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论44Tianjin University of Scie
32、nce&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论绘制流程图绘制流程图45Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论46双击“开始/结束”图形，添加文字绘制连接线Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论将流程图加入将流程图加入Word文档文档47Tianjin University of Science&Technology人工智能学院人工智能学院 计算机公共基础系计算机公共基础系信息信息与与智能科智能科学学导论10.10 小结小结本章通过本章通过Word 2010介绍高级文档处理和介绍高级文档处理和排版技术，如样式、页眉排版技术，如样式、页眉/页脚、编制目录、插页脚、编制目录、插入题注和交叉引用、脚注和尾注等。读者通过入题注和交叉引用、脚注和尾注等。读者通过本章内容的学习，可以掌握高效排版的技巧，本章内容的学习，可以掌握高效排版的技巧，为今后的工作和学习打下基础。为今后的工作和学习打下基础。48