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1、行政人员修炼你适合做文秘吗第1页，本讲稿共28页1课程目标课程目标n学会如何保持专业形象及商务礼仪n掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职业技巧n掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方法n学会如何高效处理办公室事务第2页，本讲稿共28页2课程简介课程简介n第一讲 你适合做行政文秘人 员吗n第二讲 行政文秘人员职业形 像设计n第三讲 现代商务礼仪n第四讲 沟通技巧训练n第五讲 文秘的时间管理n第六讲 如何缓解工作压力n第七讲办公室事务n第八讲 口才训练与电话技巧n第九讲 会议的筹划与管理n第十讲 公文写作技巧n第十一讲 办公室沟通n第十二讲 接待工作技巧第3页，本讲稿共28页3上课守则上课守则n积极
2、参与，勇于发问n细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安排或会派发相关资料n要守时n将手机、BB机调至静音状态第4页，本讲稿共28页4第一讲第一讲 你适合做行政文秘吗？你适合做行政文秘吗？第5页，本讲稿共28页5课程安排课程安排q什么样的人员适合做行政文秘人员什么样的人员适合做行政文秘人员q 行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要具备什么样的能力q行政文秘人员需要掌握的专业技能行政文秘人员需要掌握的专业技能q行政文秘人员的主要工作行政文秘人员的主要工作第6页，本讲稿共28页6所谓所谓“行政文秘人员行政文秘人员”n包括机关、企业、团体等内部负责包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的
3、行政人员、文秘管理、服务工作的行政人员、文秘人员等人员等第7页，本讲稿共28页7游戏：心目中的你游戏：心目中的你n请评出我们班里你认为最适合做行政请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学文秘人员的同学n至少列出五条原因至少列出五条原因第8页，本讲稿共28页8什么样的人适合做行政文秘人员什么样的人适合做行政文秘人员n个人条件个人条件n个性要求个性要求n品质要求品质要求第9页，本讲稿共28页9（一）个人条件（一）个人条件n学历学历n性别性别n年龄年龄n外貌外貌n体质体质n视力视力n听力听力第10页，本讲稿共28页10男人适合做行政文秘工作吗？讨论：讨论：第11页，本讲稿共28页11n形式：自
4、由组合，两组辩论形式：自由组合，两组辩论n时间：时间：3-5分钟分钟n步骤：步骤：n自愿组合成自愿组合成“正方正方”与与“反方反方”n先请双方各派代表阐述论点先请双方各派代表阐述论点n然后，双方自由辩论然后，双方自由辩论n每人发言时间限制在每人发言时间限制在2-3分钟分钟讨论讨论第12页，本讲稿共28页12（一）个人条件（一）个人条件n学历学历n性别性别n年龄年龄n外貌外貌n体质体质n视力视力n听力听力第13页，本讲稿共28页13（二）个性要求（二）个性要求n守时守时n谨慎谨慎n热情热情n合群合群n服从服从n自信自信n机智机智n勤快勤快n整洁整洁n自制自制n兴趣兴趣第14页，本讲稿共28页14
5、（三）品质要求（三）品质要求n忠诚忠诚n负责负责n正派正派n廉洁廉洁n诚实诚实n谦逊谦逊第15页，本讲稿共28页15行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要具备什么样的能力n办事能力办事能力n沟通能力沟通能力第16页，本讲稿共28页16（一）办事能力（一）办事能力n操作能力操作能力n写作能力写作能力n阅读概括能力阅读概括能力n编辑校对能力编辑校对能力n统计分析能力统计分析能力第17页，本讲稿共28页17（二）沟通能力（二）沟通能力n交际能力交际能力n口头表达能力口头表达能力n协调能力协调能力n组织能力组织能力第18页，本讲稿共28页18行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）行政文秘人员
6、需要掌握的专业技能（表一）序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释1秘秘书书必必须须掌掌握握的的最最基基本本的的技技能能，是是使使用用打打字字机机或电脑等设备的必备能力。或电脑等设备的必备能力。2用用各各种种记记音音符符号号和和缩缩写写符符号号代代替替字字母母、词词或或短短语迅速记录语言的一种方法。语迅速记录语言的一种方法。3是是秘秘书书必必须须掌掌握握的的一一种种最最重重要要的的技技能能。可可以以体体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在在文文稿稿正正式式付付印印之之前前对对文文稿稿做做的的各各种种整整理理和和加加工工。5按按照照一一定定的的要要求求
7、和和方方法法把把具具有有保保存存必必要要的的文文件件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。打字打字速记速记写作写作编辑编辑归档归档第19页，本讲稿共28页19行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释6运运用用定定量量研研究究的的方方法法，其其中中包包括括运运用用数数字字来来说说明问题。明问题。7处处理理书书面面信信息息经经常常需需要要若若干干份份副副本本，所所以以要要求求秘书掌握此项技能。秘书掌握此项技能。8主要指使用电话、电传和传真设备主要指使用电话、电传和传真设
8、备。9使使用用办办公公领领域域最最先先进进、最最重重要要的的设设备备的的能能力力，主要用于处理信息。主要用于处理信息。统计统计 复制复制使用电信设备使用电信设备操作电脑操作电脑第20页，本讲稿共28页20行政文秘人员的主要工作行政文秘人员的主要工作n辅助决策工作辅助决策工作n信息工作信息工作n文书工作文书工作n会务工作会务工作n文书立卷和档案管理工作文书立卷和档案管理工作n查办工作查办工作n行政事务工作行政事务工作n上司交办的其他工作上司交办的其他工作第21页，本讲稿共28页21行政文秘人员的主要工作（表一）行政文秘人员的主要工作（表一）工工 作作具具 体体 内内 容容辅助决策辅助决策决决策策
9、是是上上司司的的责责任任，秘秘书书不不可可替替代代，但但是是在在上上司司决决策策过过程程中中，秘书要发挥辅助作用。秘书要发挥辅助作用。信息工作信息工作秘秘书书必必须须建建立立自自己己的的信信息息网网络络，保保持持畅畅通通的的信信息息渠渠道道，必必须须善善于于广广泛泛地地从从多多方方面面收收集集信信息息，并并对对信信息息及及时时整整理理、筛筛选选、加加工工、利利用用和和储存。储存。文书工作文书工作文文书书是是单单位位行行使使职职权权、进进行行指指挥挥管管理理、联联系系洽洽商商工工作作的的重重要要工工具具，也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处
10、理和发文的撰拟。会务工作会务工作凡凡有有一一定定规规模模的的会会议议，都都有有大大量量的的会会务务工工作作，通通常常由由秘秘书书部部门门承承办办。大大型型会会议议则则可可设设专专门门的的会会议议机机构构，原原有有的的秘秘书书部部门门参参与与其其中中，常常成成为会务机构的组织者。为会务机构的组织者。公关工作公关工作这这是是一一项项直直接接与与人人打打交交道道的的工工作作，包包括括来来信信的的处处理理，来来访访的的接接待待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。第22页，本讲稿共28页22工工 作作具具 体体 内内 容容档案工作档案工作 单单位位的的重重要要文文书
11、书，处处理理完完毕毕后后都都要要立立卷卷归归档档。已已经经处处理理完完毕毕的的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。查办工作查办工作单单位位的的重重要要文文书书，处处理理完完毕毕后后都都要要立立卷卷归归档档。已已经经处处理理完完毕毕的的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。行政事务工行政事务工作作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。上司交办的上司交办的其他工作其他工作这这种种工工作作带带有有临临时时性
12、性和和偶偶发发性性，有有时时也也有有突突发发性性。如如协协助助上上司司找找人人找找资资料料，代代表表上上司司接接待待客客人人，探探望望、慰慰问问生生病病员员工工，了了解解、处处理理某某些些临临时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政文秘人员的主要工作（表二）行政文秘人员的主要工作（表二）第23页，本讲稿共28页23小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表
13、达能力，如得体地应对电话。良好的口头表达能力，如得体地应对电话。3善于与人沟通。善于与人沟通。4随机应变能力强。随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件。能严守秘密谨慎处理保密文件。6能准确理解上司的意图。能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。能沉着处理紧急事件。第24页，本讲稿共28页24小测试：你适合做文秘吗？（表二）小测试：你适合做文秘吗？（表二）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差8能能代代表表经经理理出出席席员员工工大大会会并并讲讲话话，准准确确恰恰当当地地表达经理的意见。表达经理的意见。910经理外出时能主动主持办公室工作。经理外出时能主动主持办公室工作。11良好的职
14、业道德和强烈的进取心。良好的职业道德和强烈的进取心。12精力充沛。精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）14良良好好的的记记忆忆力力，尤尤其其对对人人名名、地地名名、电电话话号号码码反应迅速。反应迅速。及时将企业内外部信息传递给经理。及时将企业内外部信息传递给经理。第25页，本讲稿共28页25小测试：你适合做文秘吗？（表三）小测试：你适合做文秘吗？（表三）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差15有组织观念和团队精神。有组织观念和团队精神。16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。17能参与
15、企业具体项目的开展。能参与企业具体项目的开展。18积极主动而非被动工作。积极主动而非被动工作。19懂办公室内财务管理。懂办公室内财务管理。20知错能及时纠正。知错能及时纠正。21知道何时征求上司的意见和给上司建议。知道何时征求上司的意见和给上司建议。第26页，本讲稿共28页26小测试：你适合做文秘吗？（表四）小测试：你适合做文秘吗？（表四）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差22能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）23有一定数学头脑。有一定数学头脑。24会多种语言并且能适应多国文化环境。会多种语言并且能适应多国文化环境。25求知欲强。求知欲强。26掌握先进计算机软件应用。掌握先进计算机软件应用。27能代替上司处理日常事务。能代替上司处理日常事务。28独立工作能力强。独立工作能力强。第27页，本讲稿共28页27行政文秘行政文秘年年轻轻貌貌美美身身体体好好能能干干会会说说不不贪贪功功第28页，本讲稿共28页28