行政公文写作基础知识课件.ppt

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1、公文写作公文写作公文写作公文写作行政公文行政公文公文格式要求公文格式要求 一、党和国家行政机关公文格式的组成要素一、党和国家行政机关公文格式的组成要素：版头、份号、版头、份号、密级、紧急程度、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送单位、印制版记（发文机关和发文时间）主题词、抄送单位、印制版记（发文机关和发文时间）案例一：安吉县教育局文件安吉县教育局文件 安教发2008130号 关于公布2008学年四星级教师名单的通知 各学校、

2、幼儿园，直属各单位：（以下为正文）日期（大写盖章）主题词：教师 四星级 通知抄送：市教育局，县委办，县府办，俞栋部长，金凯副县长安吉县教育局办公室 2008年8月30日印发 公文格式的技术、印刷用纸要求 （1）公文的汉字从左至右排列 （2）公文用纸一般采用国际标准A4型纸 （3）页面大小 页边距 左：左：3.3 3.3 右：右：2.6 2.6 上：上：3.5 3.5 下：下：3.43.4 行 距 固定值28 （4）字体及大小 标 题 二号大标宋 正 文 小三号仿宋 一、（小三号黑体）（一）（小三号楷体加黑）1.（小三号仿宋加黑）（1）（小三号仿宋）令令 决决定定 公公告告 通通告告通通知知通通

3、报报议议案案报报告告请请示示 批批复复意意见见 函函会会议议记记要要 1 1、按国务院的最新规定、按国务院的最新规定2 2、有比较严格的要求、有比较严格的要求3 3、比较固定的格式，不能随意改变、比较固定的格式，不能随意改变 1 1、机关、单位之间行使、机关、单位之间行使2 2、分上行文、下行文、平行文、分上行文、下行文、平行文3 3、有些对群众公布、有些对群众公布 1 1、朴实庄重；、朴实庄重；2 2、简要得体、简要得体 有规定的处理程序，编号，登记、归档等有规定的处理程序，编号，登记、归档等 1 1、是处理机关公务的文书、是处理机关公务的文书2 2、由法定作者制发，具有法定权威和效用、由法

4、定作者制发，具有法定权威和效用3 3、是处理机关公务的依据和凭证、是处理机关公务的依据和凭证种类种类性质作用性质作用格格式式使用范围使用范围写作要求写作要求处处理理公文公文 计计划划总总结结简简报报调调查查报报告告市市场场分分析析报报告告可可行行性性论论证证报报告告规规章章制制度度合合同同广广告告启启事事海海报报消消息息书书信信礼礼仪仪类类文文书书演演讲讲稿稿等等 种类种类性质作用性质作用格格式式使用范围使用范围写作要求写作要求处处理理事务事务文书文书绪论绪论是机关、企事业单位在工作中形成和处理的常用文书。综合是机关、企事业单位在工作中形成和处理的常用文书。综合或单项反映机关工作、业务情况。具

5、有指导或参考作用。或单项反映机关工作、业务情况。具有指导或参考作用。有一定格式要求，标题和前言都有较规范的写法。有一定格式要求，标题和前言都有较规范的写法。单位与单位之间、个人与单位之间或个人与个人之间使单位与单位之间、个人与单位之间或个人与个人之间使 用用 观点与材料统一，叙议结合，文句通畅、明白，观点与材料统一，叙议结合，文句通畅、明白，直叙其事，说理简要。直叙其事，说理简要。有些是内部文件，有一定保密要求；有些重要文书要编号有些是内部文件，有一定保密要求；有些重要文书要编号登记；一般不归挡登记；一般不归挡 行政公文概述行政公文概述之之行政公文的概念、特点和种类行政公文的概念、特点和种类行

6、政公文概念行政公文概念 公务文书公务文书,又称公务文件，或简称公文、文件等又称公务文件，或简称公文、文件等(党政机关党政机关多数情况简称文件多数情况简称文件)，是我国党政机关、人民团体或法定机关，是我国党政机关、人民团体或法定机关与组织与组织(主要为企事业单位主要为企事业单位)处理公务时使用的书面材料。这些处理公务时使用的书面材料。这些材料按照特定的格式材料按照特定的格式,经过一定的处理程序制成经过一定的处理程序制成,是我国党和政是我国党和政府机关以及企事业单位发布政策法令、使达工作意图、联系公府机关以及企事业单位发布政策法令、使达工作意图、联系公务与记载工作活动的一种工具。务与记载工作活动的

7、一种工具。广义的公文包括广义的公文包括:行政公文行政公文，党政机关公文、军事公文、党政机关公文、军事公文、外交公文、司法公文、立法机关公文等。狭义的公文，特指外交公文、司法公文、立法机关公文等。狭义的公文，特指行政公文，即国家机关处理公务的有法定效力和规范体式的行政公文，即国家机关处理公务的有法定效力和规范体式的公文。公文。行政公文概述行政公文概述行政公文的概念、特点和种类行政公文的概念、特点和种类之之行政公文特点行政公文特点 以反映和治理社以反映和治理社会会,管理国家的管理国家的公务信息为内容公务信息为内容 有规范的格式有规范的格式 公文有法定公文有法定的作者的作者,特特定的读者定的读者 有

8、有法法定定的的权权威威的约束力的约束力特点行政公文概述行政公文概述选择、决定文种的依据选择、决定文种的依据 之之公文的内容目的公文的内容目的 发文机关的权限发文机关的权限 发文机关与受文机关之间的关系发文机关与受文机关之间的关系 A4型公文用纸页边及版心尺寸 公文的结构公文的结构 公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文用纸幅面及版面尺寸 （1 1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国）公文用纸幅面

9、尺寸：公文用纸一般采用国际标准际标准4 4型（型（210mm297mm210mm297mm）。）。（2 2）公文页边与版心尺寸：）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm28mm1mm 版心尺寸为：版心尺寸为：156mm225mm156mm225mm（不含页码）（不含页码）3公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。4排版规格与印制装订要求 （1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。（2）

10、制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。（公文的书写与排版规格公文的书写与排版规格 ）公文的结构格式公文的结构格式 正文用正文用3 3号仿宋体字；号仿宋体字；文中如有小标题，可用文中如有小标题，可用3 3号小标宋体字或黑体字；号小标宋体字或黑体字；一般每面排一般每面排2222行，每行排行，每行排2828个字。

11、个字。公文文字从左到右横写、横排；公文文字从左到右横写、横排；少数民族按其习惯书写、排版；少数民族按其习惯书写、排版；在民族自治地方，可并用汉字和在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。通用的少数民族文字。公公文文的的书书写写规规格格公公文文的的排排版版规规格格下行、平行公文首页格式上报公文首页版式公文的公文的文面文面格式格式 公公文文文文面面结结构构眉首（文头）眉首（文头）主体（主文）主体（主文）版记（文尾）版记（文尾）份号份号秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限紧急程度紧急程度发文机关名称发文机关名称发文字号发文字号签发人签发人标题标题主送机关主送机关正文正文附件说明附件说明成文日

12、期成文日期印章印章附注附注附件内容附件内容主题词主题词抄送机关抄送机关印发机关印发机关印发日期印发日期000001 机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、公文的一般格式（三）、公文的一般格式 000001机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格

13、式（一）（一）眉首眉首包括公文份包括公文份数序号、秘数序号、秘密等级和保密等级和保密期限、紧密期限、紧急程度、发急程度、发文机关标识、文机关标识、发文字号、发文字号、签发人等。签发人等。000001机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 1.公文份数公文份数序号是将同序号是将同一文稿印制一文稿印制若干份时每若干份时每份公文的顺份公文的顺序编号。序编号。000001机密年 特急文件文件发号关于

14、关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 2.秘秘密密等等级级和和保保密密期期限限，表表明明“绝绝密密”、“机机密密”和和“秘秘密密”。000001机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 3.紧紧急急程程度度，标标明明

15、“特特急急”、“急件急件”。000001机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 4发发文文机机关关标标识识，由由发发文文机机关关全全称称或或规规范范化化简简称称 后后 加加“文文 件件”组组成。成。000001机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发

16、（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 5.发发 文文 字字号号，由由发发文文机机关关代代字字、年年份份和和序序号号组组成。成。例如：例如：皖办皖办 2003 20号号国发国发 2004 40号号 机关代字机关代字年号年号序号序号机关代字机关代字年号年号序号序号000001机密年 特急文件文件发号签发人：关于关于问题的请示问题的请示（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：请示 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 6.上上 报报 的的公公文文需需标标识识签签发发人

17、人姓姓名名。此此时时发发文文字字号居右侧。号居右侧。000001机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 7.红红 色色反线反线。000001机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式（二二）主

18、主体体包包括括标标题题、主主送送机机关关、正正文文、附附件件、成成文文日日期期、公公文文生生效效标标识、附注等。识、附注等。000001机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 1.标标题题，由由发发文文机机关关名名称称+关关于于+主主要要内内容容+的的+公公文文种种类类构构成成。发发文文机机关关、主主要要内内容容、公公文文种种类类称称为为公公文文标标题题三三要要素素，但但不不是是所所有有的的

19、标标题题都都具具备三要素。备三要素。例如：例如：中国银行中国银行关于关于发现伪造人民币发现伪造人民币的的通报通报发文机关发文机关主要内容主要内容文种文种关于召开教师节表彰大会的通知关于召开教师节表彰大会的通知省略发文机关省略发文机关通告通告省略发文机关、省略发文机关、主要内容主要内容、部、部、部、部、部、部、部部优先提高有突出贡献的中青年科学技术优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知管理专家生活待遇的通知介介词词“关关于于”应应用用未未用用。以以标标题题中中四四个个机机关关联联合合发发文文，其其办办文文意意图图应应是是面面向向全全国国各各单单位位的的，但但也也可可理理解解为为

20、只只是是面面向向本本系系统统，易易产产生生歧歧义义，其其原原因因是是在在发发文文机机关关与与理由之间缺少了介词理由之间缺少了介词“关于关于”，应补上。，应补上。病例：病例：从下面这句话中概括可以作为标从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容：题的主要内容：概括为：废止部分规范性文件概括为：废止部分规范性文件某市人民政府对历年来制定的某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件。共有几十件。000001机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：

21、通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 2.主主送送机机关关，即即公公文文的的主主要要行行文文对对象象。除除直直接接面面向向社社会会发发布布的的普普发发性性公公文文外外，一一般般都都有主送机关。有主送机关。000001机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 3.正正 文文，是是公公文文的的主主体体，是是反反映映公公文文具具体体内内

22、容容的部分。的部分。000001机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 4.附附件件，是是指指随随公公文文转转发发、报报送送的的文文件件或资料。或资料。000001 机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格

23、式公务文书的格式 此此处处的的发发文文机机关关可可以以写写，也也可省略。可省略。000001 机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发二、公务文书的格式二、公务文书的格式 5.成成 文文 日日期期，公公文文生生效效的的时时间间，一一般般公公文文以以负负责责人人签签发发的的日日期期为为准准。000001 机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄

24、送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 6.公公 文文 生生效效标标识识是是证证明明公公文文效效力力的的表表现现形形式式。它它包包括括发发文文机机关关印印章章或或签签署署人姓名。人姓名。000001 机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 7.附附 注注 是是指指需需要要说说明明的的其其他他事项。事项。000001机密年 特急文件文件发号

25、关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式（三三）版版记记包包括括主主题题词词、抄抄送送机机关关、印印发发机机关关和和印印发发日日期期、版版记记中中的的反反线线、版版记记的的位置等。位置等。000001 机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公

26、务文书的格式公务文书的格式 1.主主 题题 词词是是用用于于揭揭示示公公文文内内容容，便便于于公公文文检检索索查查询询的的规规范化词。范化词。000001 机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 2.抄抄 送送 机机 关关，是是除除主主送送机机关关外外需需要要执执行行或或知知晓晓公公文文内内容容的的其其他机关。他机关。000001 机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机

27、关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 3.印印发发机机关关和和印印发发日日期期印印。发发机机关关是是指指公公文文的的印印制制主主管管部部门门;印印发发日日期期以以公公文文付付印印的的时时间间为准。为准。000001 机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文

28、书的格式 4.版版记记中中的的反反线线。版版记记 中中 各各 要要素素 之之 间间 加加一一 条条 反反 线线隔隔 开开，是是为为 显显 示示 各各要要 素素 之之 间间的区别的区别。000001 机密年 特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：1 2 （发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知 抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三）、（三）、（三）、（三）、公务文书的格式公务文书的格式 5.版版记记的的位位置置。版版记记 置置 于于 最最后后 一一 面面，版版 记记 的的 最最后后 一一 个个 要要素素 置置 于于 最最后一行。后一行。公文

29、生效标识公文生效标识：公文除：公文除“会议纪要会议纪要”和以电和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。应当加盖印章。A A单一发文印章单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空名称，只标识成文时间。成文时间右空4 4字；加盖字；加盖印章应上距正文印章应上距正文2mm2mm4mm4mm，

30、端正、居中下压成，端正、居中下压成文时间，印章用红色。文时间，印章用红色。B B联合行文印章联合行文印章 有两种情况：有两种情况：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空间拉开，左右各空7 7字；主办机关印章在前；两个字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过间不相交或相切，相距不超过3mm3mm。当联合行文需加盖当联合行文需加盖3 3个以上印章时，为防止出个以上印章

31、时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排每排最多排3 3个印章，两端不得超出版心；最后一个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2 2字标字标识成文时间。识成文时间。附件：1.2.（）主题词：主题词：抄送：2000年月日印发。附件：1.2.主题词：主题词：抄送：2000年月日印发二000年一月一日