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1、时 间 管 理 _高效职业人士必备技能 张 文 北京正业宏通管理咨询有限公司北京正业宏通管理咨询有限公司时间管理的名言时间管理的名言v孔子孔子 “逝者如斯夫，不舍昼夜。逝者如斯夫，不舍昼夜。”v沙士比亚沙士比亚 “时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情 要处理而稍停片刻。要处理而稍停片刻。”v“这也会过去。这也会过去。”所罗门王的梦；所罗门王的梦；v人生最初的财富人生最初的财富瑞士的电子户籍卡瑞士的电子户籍卡时间管理的故事时间管理的故事时间管理的内容时间管理的内容n时间管理的理念时间管理的理念n时间管理存在的问题n解决之道n工作时间与个人时间的处理
2、技巧n高效工作法则时间管理的理念时间管理的理念n什么是时间管理？n我们应该如何学习这门课n时间管理的定位时间管理不是什么？时间管理不是什么？n时间本身不是问题，因为每个人每天拥有的时间是一样多n所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善用及分配自己的时间时间管理是什么？时间管理是什么？n时间管理就是自我管理n自我管理就是改变习惯，以令自己更富绩效（Performance)n把事情很快地做完，叫做效率（Efficiency）把事情做对并且很快做完，叫效能（Effectiveness）n时间管理就是事前的规划和执行的道理获得高效的原则获得高效的原则生产生产/产品产品生产能力生产能力以同样
3、多的产能以同样多的产能/资源（如：时间），怎样才能有更多的产出？资源（如：时间），怎样才能有更多的产出？PCPPCP说明：P：产出 PC：产能/资源“杠杆原理杠杆原理（Lever Theory）”人，为何安于现状？人，为何安于现状？n为和你我都不满意现状，但是却安于现状n无奈n不确定改变之后会更好n因为现状是你我最熟悉的n当我们开始不满足于现状时，表示会有新的事物发生在你身上，但是时间管理的内容时间管理的内容n时间管理的理念n时间管理存在的问题时间管理存在的问题n解决之道n工作时间与个人时间的处理技巧n高效工作法则 时间管理方面存在的问题时间管理方面存在的问题n“时间管理”自测n揪出我们身边的
4、时间杀手下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你经常占用用餐时间工作吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一
5、段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？测测你的时间安排是否合理 总结你的时间掌控总结你的时间掌控1216 “yes”救命救命！你在时间管理上需改进812“yes”48 “yes”04“yes”当心！当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！恭喜！坚持并保留你的方法时间杀手的分类时间杀手的分类时间杀手的分类时间杀手的分类人最容易掉进的时间陷阱人最容易掉进的时间陷阱n工作欠目标，优先次序不明确n危机管理能力薄弱n多项工作须同时进
6、行n自我组织问题n外界骚扰n无力拒绝要求n不能有效授权n拖延工作n会议时间管理的内容时间管理的内容n时间管理的理念n时间管理存在的问题n解决之道解决之道-工作时间与个人时间工作时间与个人时间的处理技巧的处理技巧n高效工作法则v人生人生7070古来稀，（假设你能活古来稀，（假设你能活100100岁）。岁）。1 1、检视我们得到时间资产生命倒计时法、检视我们得到时间资产生命倒计时法时间管理十二法时间管理十二法平均平均8080岁寿命岁寿命我们只有我们只有我们只有我们只有3 3 3 3年的时间去创造价值年的时间去创造价值年的时间去创造价值年的时间去创造价值,我们如何管理它？我们如何管理它？我们如何管理
7、它？我们如何管理它？1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目项目项目项目 每天耗时每天耗时每天耗时每天耗时 40 40 40 40年耗时年耗时年耗时年耗时 结余结余结余结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.3请写出你签写前面表格的直接感受请写出你签写前面表格的直接感受时间管理十二法时间管理十二法v你打算如何去度过
8、？你打算如何去度过？2 2、“今年是你生命中的最后一年今年是你生命中的最后一年”法法时间管理十二法时间管理十二法3 3、时间价值分析法、时间价值分析法v时间价值表时间价值表：时间管理十二法时间管理十二法v你的时间价值分析你的时间价值分析：时间管理十二法时间管理十二法4 4、成功、成功=价值价值 速度速度2 2（S=VS=V C C2 2）vE=MCE=MC2 2（能量能量=质量质量 速度速度2 2）；）；v做最有价值的事（提升你做事的价值）；做最有价值的事（提升你做事的价值）；v在单位时间内做最多的事（提升你做事的效率）。在单位时间内做最多的事（提升你做事的效率）。时间管理十二法时间管理十二法
9、5 5、ABCABC分类法分类法C 重要而不紧迫重要而不紧迫A 重要又紧迫重要又紧迫D 既不重要既不重要 也不紧迫也不紧迫B紧迫而不重要紧迫而不重要价价 值值（重要）（重要）紧迫紧迫时间管理十二法时间管理十二法6 6、生理节奏法、生理节奏法v注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；做最有价值的事；v注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；问题；v该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多
10、增加了你每天清醒的时间，就多增加了1 1小时。小时。时间管理十二法时间管理十二法7 7、杜拉克时间管理法、杜拉克时间管理法v现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间；记录时间；分析时间；分析时间；管理时间。管理时间。时间管理十二法时间管理十二法v以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；v有效个人管理的六个标准（有效个人管理的六个标准（1 1）：）：一
11、致：一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计使命与价值观、角色与目标、重点与计 划、欲望与划、欲望与 自制等应合谐一致；自制等应合谐一致；平衡平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面：人应在事业、财富、生活、奉献等方面 平行发展平行发展；8 8、柯维时间管理法柯维时间管理法时间管理十二法时间管理十二法v有效个人管理的六个标准（有效个人管理的六个标准（2）：）：有重心：有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优以一周为单位订计划，每天应各有不同的优 先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；重人性：重人性：个人管理的目的在人而不在事；个人管理的目的在人而
12、不在事；有弹性：有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；应可因个人作用和需求的变化而调整；携带方便：携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。管理工具应便于携带，随时记录与调整。时间管理十二法时间管理十二法v有效个人管理的四个步骤有效个人管理的四个步骤 确定角色：确定角色：确定你认为重要的角色；确定你认为重要的角色；选择目标：选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的分别为每个角色确定未来一周要达成的 目标；目标；安排进度：安排进度：为这些目标确定完成时间；为这些目标确定完成时间；逐日调整：逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的每日清晨依据行事历，安排一天做事的 顺序。顺序。时间
13、管理十二法时间管理十二法v写下你明天要做的写下你明天要做的6 6件最重要的事；件最重要的事；v用数字标明每件事的重要性次序；用数字标明每件事的重要性次序；v明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；v然后再开始完成第二项、第三项然后再开始完成第二项、第三项；v每天都要这样做，养成习惯；每天都要这样做，养成习惯；v案例：值案例：值2.52.5万美元的时间管理秘诀（万美元的时间管理秘诀（S011/179S011/179）。）。9 9、艾维艾维利时间管理法利时间管理法时间管理十二法时间管理十二法v20/8020/80定律是由意大利经济学家巴莱多发
14、明的，因此，定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此，也叫巴莱多定律；也叫巴莱多定律；v用用80%80%的时间和精力照顾好能给你带来的时间和精力照顾好能给你带来80%80%的销售额的的销售额的20%20%的的 优质客户；优质客户；v用用80%80%的时间和精力学习能给你产生的时间和精力学习能给你产生80%80%的效果的的效果的 20%20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；v最最20/8020/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。1010、20/80时间管理法时间管理法时间管理十二法时间管
15、理十二法v“我要得到什么样的结果？我要得到什么样的结果？”v“这件事是否可以不干？这件事是否可以不干？”v“这件事是否可以交给别人去干？这件事是否可以交给别人去干？”v“是否还有更好的方法？是否还有更好的方法？”1111、日程表时间管理法日程表时间管理法时间管理十二法时间管理十二法v电话；电话；v移动电话；移动电话；vE-mailE-mail；v网址；网址；v传真；传真；1212、善用省时工具善用省时工具v交通系统；交通系统；v电脑；电脑；v手提电脑；手提电脑；vPDAPDA；v语音系统。语音系统。时间管理十二法时间管理十二法时间管理的内容时间管理的内容n时间管理的理念n时间管理存在的问题n解
16、决之道-工作时间与个人时间的处理技巧n高效工作法则高效工作法则节省时间，提高效率十五法则节省时间，提高效率十五法则 n法则一：制定时间管理计划法则一：制定时间管理计划n法则二：养成快速的节奏感法则二：养成快速的节奏感n法则三：学会授权法则三：学会授权n法则四：高效的会议技巧法则四：高效的会议技巧 n法则五：养成整洁的条理的习惯法则五：养成整洁的条理的习惯节省时间，提高效率十五法则节省时间，提高效率十五法则 n法则六：专心致志，有始有终法则六：专心致志，有始有终n法则七：简化工作流程法则七：简化工作流程n法则八：一次做好，次次做好法则八：一次做好，次次做好n法则九：克服拖延、现在就做法则九：克服
17、拖延、现在就做n法则十：当日事当日毕法则十：当日事当日毕节省时间，提高效率十五法则节省时间，提高效率十五法则 n法则十一：善用零散的时间法则十一：善用零散的时间n法则十二：用节省时间的工具法则十二：用节省时间的工具n法则十三：高效的阅读法法则十三：高效的阅读法n法则十四：高质高效的睡眠法则十四：高质高效的睡眠n法则十五：终生学习法则十五：终生学习个人管理要点个人管理要点 n目标明确目标明确n定期回顾人生目标定期回顾人生目标n重人性，能变通重人性，能变通n制定时间管理计划制定时间管理计划n因应高科技竞争的时间管理的策略可以因应高科技竞争的时间管理的策略可以用五个字来概括，就是用五个字来概括，就是
18、快、准、空、多、快、准、空、多、闲。闲。时间管理五字要诀时间管理五字要诀n快是指加快工作速度，等工作干了一段快是指加快工作速度，等工作干了一段以后，才回头斟酌以后，才回头斟酌，必须放弃旧时代的，必须放弃旧时代的那种慢工出细活的思想。那种慢工出细活的思想。n快是一种秘诀。工作要快，快是一种秘诀。工作要快，在时间安排在时间安排上应有一个密集、超进度、不拘小节的上应有一个密集、超进度、不拘小节的时段时段，再有一段缓和、释放产品和修改，再有一段缓和、释放产品和修改产品的时间。产品的时间。快快准1对准目标对准目标在许多事情同时开展时，不管事情的先后顺序在许多事情同时开展时，不管事情的先后顺序和形态，而要
19、和形态，而要对准你心中的那个核心目标，对准你心中的那个核心目标，这这个目标不一定是长远的，也可以只是短时间的。个目标不一定是长远的，也可以只是短时间的。因此必须克服时间的顺序和事情的大小，只有因此必须克服时间的顺序和事情的大小，只有一句话，对准目标。一句话，对准目标。2.准许每一周的一到两天，准许每一周的一到两天，没有任何的计划没有任何的计划在这一天到两天你可以处理一些重要的事情。在这一天到两天你可以处理一些重要的事情。n空就是每一周空出一天不做任何与工作空就是每一周空出一天不做任何与工作有关的事情。有关的事情。因为在无关的领域中去探索的因为在无关的领域中去探索的时候，你的思维框框就会被打破。
20、这一天要上时候，你的思维框框就会被打破。这一天要上网去寻找任何未知领域的信息，任何无关于公网去寻找任何未知领域的信息，任何无关于公司现行日常业务领域的信息，可能会产生思维司现行日常业务领域的信息，可能会产生思维的亮光。因为的亮光。因为在无关领域探索在无关领域探索时，有的思维时，有的思维框框完全被打破，在未知领域中，企业强人特框框完全被打破，在未知领域中，企业强人特有的骄傲也消失了，当人怀有谦虚的心态在未有的骄傲也消失了，当人怀有谦虚的心态在未经的住处相遇时，发明的光芒就会出现。经的住处相遇时，发明的光芒就会出现。空多是指要多用电子邮件、传真、信件。多是指要多用电子邮件、传真、信件。E-mail
21、的好处：的好处：可以随时查阅，而不需要你的秘书送到可以随时查阅，而不需要你的秘书送到案头案头可以使你更好地安排时间，不像电话要可以使你更好地安排时间，不像电话要随时接听随时接听可以随时收发信息可以随时收发信息多多闲就是闲就是留出时间留出时间，让自己闲下来，不做任，让自己闲下来，不做任何事情，何事情，只做休闲的事只做休闲的事，这点短时期内，这点短时期内不重要，但长期却十分重要。你可以加不重要，但长期却十分重要。你可以加以思考，怎样把你的一天变成以思考，怎样把你的一天变成48小时。小时。闲闲立立 即即 行行 动动!1/改改 变变 你你 的的 习习 惯惯 行为科学研究表明：一个人一天的行为只行为科学研究表明：一个人一天的行为只有有5是属于非习惯性的，而是属于非习惯性的，而95的行为都是习的行为都是习惯性的。惯性的。江山易改，本性难移江山易改，本性难移!罗曼罗曼罗兰名言：性情即命运罗兰名言：性情即命运!立立 即即 行行 动动!2/修修 正正 你你 的的 态态 度度 时光对有些人像张满的风帆，而对另时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。一些人却像爬行的蜗牛。附附:行动核查表行动核查表附附:措施计划表措施计划表谢谢各位!