《格式化工作表》PPT课件.ppt

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1、第三章第三章 格式化工作表格式化工作表本节内容介绍本节内容介绍1、掌握单元格格式的设置及替换、掌握单元格格式的设置及替换2、掌握自定义格式的设置、掌握自定义格式的设置3、掌握条件格式的设置、掌握条件格式的设置4、掌握三维立体表格的设置、掌握三维立体表格的设置目录目录3.1 设置单元格数据的对齐方式设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置文本的格式设置3.3 数值的格式设置数值的格式设置3.4 颜色格式颜色格式3.5 条件格式条件格式3.6 工作表的格式化工作表的格式化目录目录3.1 设置单元格数据的对齐方式设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置文本的格式设置3.3 数值的格式设置

2、数值的格式设置3.4 颜色格式颜色格式3.5 条件格式条件格式3.6 工作表的格式化工作表的格式化3.1 设置单元格数据的对齐方式设置单元格数据的对齐方式1、设置普通的单元格的对齐方式，可用、设置普通的单元格的对齐方式，可用“设置单元设置单元格格式格格式”对话框来实现对话框来实现Excel中默认的对齐方式是：文中默认的对齐方式是：文本左对齐，数值右对齐本左对齐，数值右对齐常用于标题的格式设置中常用于标题的格式设置中可设置单元格文字的方向可设置单元格文字的方向3.1 设置单元格数据的对齐方式设置单元格数据的对齐方式练习：构建如图所示的表格练习：构建如图所示的表格3.1 设置单元格数据的对齐方式设

3、置单元格数据的对齐方式2、单元格内文本的换行、单元格内文本的换行 方式方式1：Alt+Enter键键 方式方式2：输入单元格内容：输入单元格内容 “格式格式”菜单菜单 “单单元格元格”菜单项菜单项 “自动换行自动换行”上述上述2中换行方式的比较：中换行方式的比较：方式方式1：相当于：相当于Word中的硬回车，当单元格行高中的硬回车，当单元格行高/列列宽调整时，格式不会发生改变宽调整时，格式不会发生改变 方式方式2：相当于：相当于Word中的软回车，当单元格行高中的软回车，当单元格行高/列列宽调整时，格式会随之发生改变宽调整时，格式会随之发生改变目录目录3.1 设置单元格数据的对齐方式设置单元格

4、数据的对齐方式3.2 文本的格式设置文本的格式设置3.3 数值的格式设置数值的格式设置3.4 颜色格式颜色格式3.5 条件格式条件格式3.6 工作表的格式化工作表的格式化3.2 文本的格式设置文本的格式设置同同Word中对于文字的相关格式设置相似，中对于文字的相关格式设置相似，Excel中也可以对单元格中的文本进行相关的中也可以对单元格中的文本进行相关的格式设置格式设置3.2 文本的格式设置文本的格式设置利用利用“查找查找/替换替换”统一格式：统一格式：运行运行“编辑编辑”“替换替换”/“查找查找”，在弹出的，在弹出的“查找和查找和替换替换”对话框中，单击其中的对话框中，单击其中的“选项选项”

5、按钮，展开对话按钮，展开对话框。框。“查找内容查找内容”项目右边的项目右边的“格式格式”按钮：用于设置按钮：用于设置“查查找格式找格式”。说明：可以在弹出的。说明：可以在弹出的“查找格式查找格式”对话框中，对话框中，单击左下角的单击左下角的“从单元格选择格式从单元格选择格式”按钮，然后用鼠标按钮，然后用鼠标单击任意一个需要替换格式的原始单元格。单击任意一个需要替换格式的原始单元格。“替换为替换为”项目右边的项目右边的“格式格式”按钮：用于设置按钮：用于设置“替换替换格式格式”。说明：可以在弹出的。说明：可以在弹出的“替换格式替换格式”对话框中，对话框中，单击左下角的单击左下角的“从单元格选择格

6、式从单元格选择格式”按钮，然后用鼠标按钮，然后用鼠标单击任意一个想要替换原始单元格的新单元格格式。单击任意一个想要替换原始单元格的新单元格格式。练习：单元格格式替换练习：单元格格式替换.xls目录目录3.1 设置单元格数据的对齐方式设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置文本的格式设置3.3 数值的格式设置数值的格式设置3.4 颜色格式颜色格式3.5 条件格式条件格式3.6 工作表的格式化工作表的格式化3.3 数值的格式设置数值的格式设置Excel默认数值格式及设置方式：见第默认数值格式及设置方式：见第2章章2.2小节小节 Excel中常用设置格式的工具按钮：中常用设置格式的工具按钮：增

7、加小数位数增加小数位数 减少小数位数减少小数位数 会计格式按钮会计格式按钮 设置百分比显示设置百分比显示 分节显示分节显示3.3 数值的格式设置数值的格式设置自定义格式自定义格式 回顾：第回顾：第2章章2.4节节“有规律数据的输入有规律数据的输入”“订单产品代码订单产品代码”PKM-001、PKM-003、PKM-078等等定义格式的方式：定义格式的方式：如何根据用户需要如何根据用户需要设置自定义格式设置自定义格式3.3.3 自定义格式自定义格式 创建自定义格式：创建自定义格式：“单元格格式单元格格式”对话框对话框 “数字数字”选项卡选项卡 “分类分类”列表中的列表中的“自定义自定义”在在“类

8、型类型”文本框中输入自文本框中输入自定义的数据格式代码，或者修改原有已有的格式代码定义的数据格式代码，或者修改原有已有的格式代码 删除的自定义格式：删除的自定义格式：“类型类型”框底部找到需要删除的自定义格式，然后单框底部找到需要删除的自定义格式，然后单击击“删除删除”即可即可 删除自定义格式后，工作簿中所有使用该格式的单元删除自定义格式后，工作簿中所有使用该格式的单元格都将变为默认的格都将变为默认的“常规常规”格式，并且该操作无法进格式，并且该操作无法进行撤销行撤销3.3.3 自定义格式自定义格式 定义自定义格式：定义自定义格式：Excel的自定义格式代码由的自定义格式代码由4部分组成：部分

9、组成：正数格式正数格式;负数格式负数格式;零值格式零值格式;文本格式文本格式说明说明1：在格式代码中，最多可以指定上述：在格式代码中，最多可以指定上述4个节，这个节，这些节以分号分隔些节以分号分隔说明说明2：如果用户只指定一个节，则所有数字都会使用：如果用户只指定一个节，则所有数字都会使用该格式。如果用户使用两个节，则第一部分用于表示该格式。如果用户使用两个节，则第一部分用于表示正数和零值，第二部分则用于表示负数。如果用户使正数和零值，第二部分则用于表示负数。如果用户使用三个节，则第一部分用于表示正数，第二部分则用用三个节，则第一部分用于表示正数，第二部分则用于表示负数，第三部分用于表示零值。

10、如果要跳过某于表示负数，第三部分用于表示零值。如果要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可，则该部分就被隐藏一节，则对该节仅使用分号即可，则该部分就被隐藏了。了。3.3.3 自定义格式自定义格式 举例：举例：一个自定义格式如下所示：一个自定义格式如下所示：“应发应发$”#,#0.00;红色红色应付应付$#,#0.00;0.00;天气预报：天气预报：正数部分正数部分负数部分负数部分0的部分的部分文本部分文本部分输入输入87显示为：应发显示为：应发$87.00输入输入-98显示为：显示为：应付应付$98.00输入输入0显示为：显示为：0.00输入输入“今天有雨今天有雨”显示为：天气预报：今天有雨显示为

11、：天气预报：今天有雨常见格式代码及其含义常见格式代码及其含义格式符格式符功能及用法功能及用法G/G/通用通用格式格式不不设设置任何格式，按原始置任何格式，按原始输输入的数据入的数据显显示示#数字的占位符，不数字的占位符，不显显示无效的示无效的0 0。如。如单单元格的格式元格的格式码为码为：#,#.#,#.#，则则1233456.67891233456.6789将被将被显显示示为为1,233,456.681,233,456.68，0234.300234.30将被将被显显示示为为234.3234.30 0数字的占位符，数字的占位符，显显示无效的零。如示无效的零。如单单元格的格式元格的格式码为码为：

12、0,000.000,000.00，则则1233456.67891233456.6789将被将被显显示示为为1,233,456.681,233,456.68。0234.300234.30将被将被显显示示为为0,234.300,234.30？为为使小数点使小数点对齐对齐，在小数点两，在小数点两边边添加无效的零添加无效的零_ _留出与下一个字符等留出与下一个字符等宽宽的空格，利用的空格，利用这这种格式可以很容易的将正种格式可以很容易的将正负负数数对齐对齐%把把输输入的数字乘以入的数字乘以100100，然后以百分数的形式，然后以百分数的形式显显示出来示出来“text”“text”原原样显样显示双引号内

13、的文本。如示双引号内的文本。如设设置自定置自定义义格式格式为为：”33981”0#”33981”0#，输输入入1 1将被将被显显示示为为：33981013398101，输输入入2222，将被，将被显显示示为为：33981223398122 用于文本格式部分的格式用于文本格式部分的格式码码。如格式。如格式码码“您的身高是您的身高是”，则输则输入入154154，将被，将被显显示示为为：您的身高是：您的身高是154154。如格式。如格式码码“集集团总团总公司公司”“”“部部”，则输则输入数据入数据:人事，人事，将被将被显显示示为为：集：集团总团总公司人事部。若公司人事部。若设设置代置代码码：，则输则

14、输入数据：加油入数据：加油！，！，则则将将显显示：加油！加油！加油！示：加油！加油！加油！颜颜色色 用指定的用指定的颜颜色格式化色格式化单单元格内容，如在定元格内容，如在定义义了了 红红色色 的格式的的格式的单单元格中元格中输输入入的内容将以的内容将以红红色色显显示示 条件条件 设设置置满满足指定条件的数据格式。如代足指定条件的数据格式。如代码码：红红色色=100100 100，即，即将以将以红红色色显显示小于等于示小于等于100100的数，以的数，以蓝蓝色色显显示大于示大于100100的数的数3.3.3 自定义格式自定义格式实例实例1：不显示零值：不显示零值（见隐藏不需要的（见隐藏不需要的0

15、 0值值.xls.xls）第一种方法：隐藏整个工作表中所有的第一种方法：隐藏整个工作表中所有的0值值“工具工具”菜单菜单 “选项选项”菜单项菜单项“视图视图”标签标签“窗口选项窗口选项”的选项组的选项组“零值零值”缺陷：把工作表中所有的缺陷：把工作表中所有的0值都隐藏起来值都隐藏起来第二种方法：自定义格式第二种方法：自定义格式在在“类型类型”文本框中自定义格式如下：文本框中自定义格式如下：G/通用格式通用格式;”综合成绩不能为负综合成绩不能为负”;可否定义为：可否定义为：G/通用格式通用格式;”综合成绩不能为负综合成绩不能为负”;可否定义为：可否定义为：G/通用格式通用格式;”综合成绩不能为负

16、综合成绩不能为负”隐藏某些数据隐藏某些数据原始数值原始数值显示值显示值代码代码说明说明121000.00;大于大于100才显示才显示123123.001000.00;大于大于100才显示才显示EXCEL2003EXCEL2003;只显示文本，不显示数字只显示文本，不显示数字2003;只显示文本，不显示数字只显示文本，不显示数字Excel*0.00;0.00;0;*只显示数字，文本用只显示数字，文本用*显示显示123123.000.00;0.00;0;*只显示数字，文本用只显示数字，文本用*显示显示123;任何类型的数据都不显示任何类型的数据都不显示Excel;任何类型的数据都不显示任何类型的数

17、据都不显示总结：在总结：在Excel中如果不需要显示某种类型的数据，只需要在中如果不需要显示某种类型的数据，只需要在自定义格式中把该单元格格式的响应部分设置为自定义格式中把该单元格格式的响应部分设置为“;”即可即可实例实例2：智能显示百分比：智能显示百分比要求：对于一个单元格区域中的数据，当数据小于要求：对于一个单元格区域中的数据，当数据小于1时，按百时，按百分比格式显示；当数据大于或等于分比格式显示；当数据大于或等于1时，仍采用常规的数值格时，仍采用常规的数值格式显示，同时让所有的数据都排列整齐，保留式显示，同时让所有的数据都排列整齐，保留2位小数。位小数。格式代码：格式代码：10.00%;

18、0.00_%原始数值原始数值显示值显示值00.00%0.066.00%0.880.00%1.2351.24-2-200.00%实例实例3：缩放数值：缩放数值原始数值原始数值显示值显示值代码代码说明说明123456789123.460.00,按百万缩放数值按百万缩放数值,保留两位小数保留两位小数,输入正数情况输入正数情况-123456789-123.460.00,按百万缩放数值按百万缩放数值,保留两位小数保留两位小数,输入负数情况输入负数情况00.000.00,按百万缩放数值按百万缩放数值,保留两位小数保留两位小数,输入零的情况输入零的情况123456789123.46 百万百万0.00,百万百

19、万按百万缩放数值按百万缩放数值,并显示并显示“百万百万”字样字样-1234567-123.5 万万0.0,万万按万缩放数值，保留一位小数，并显示按万缩放数值，保留一位小数，并显示“万万”字字123456123.46 千千0.00,千千按千缩放数值，保留两位小数，并显示按千缩放数值，保留两位小数，并显示“千千”字字1234561234.56 百百0.00 百百按百缩放数值，保留两位小数，并显示按百缩放数值，保留两位小数，并显示“百百”字字说明：说明：当千位分隔与单位小数点不重合时，要将小数点用引号，当千位分隔与单位小数点不重合时，要将小数点用引号，后面需几位加几位，如以万为单位：后面需几位加几位

20、，如以万为单位：0”.”0,以百为单位：以百为单位：0”.”00实例实例4：特定格式的简化输入：特定格式的简化输入以特定格式显示数字，如：以特定格式显示数字，如：机器零件编号：机器零件编号：XX-XXX-XXXX 电话号码：电话号码：023-6891231,028-6734562以电话号码显示为例：以电话号码显示为例：输入数据输入数据格式码：格式码：0#-#0#-#格式码：格式码：(0#)#(0#)#格式码：格式码：0#-#-#0#-#-#891663621189166362110891-66362110891-6636211(0891)6636211(0891)6636211 0891-66

21、36-2110891-6636-211236891231236891231023-6891231023-6891231(023)6891231(023)6891231023-6891-231023-6891-231028-6734562028-6734562028-6734562028-6734562028-6734562028-6734562028-6734562028-6734562(025)3344672(025)3344672(025)3344672(025)3344672(025)3344672(025)3344672(025)3344672(025)3344672目录目录3.1 设

22、置单元格数据的对齐方式设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置文本的格式设置3.3 数值的格式设置数值的格式设置3.4 颜色格式颜色格式3.5 条件格式条件格式3.6 工作表的格式化工作表的格式化3.4 颜色格式颜色格式表格中的不同信息用不同的颜色表示，可以表格中的不同信息用不同的颜色表示，可以使信息更突出，让表格更美观使信息更突出，让表格更美观Excel中可以运用的而颜色码为：中可以运用的而颜色码为：黑色黑色 白色白色 红色红色 青色青色 绿色绿色 蓝色蓝色 黄色黄色 紫红色紫红色 颜色颜色#其中，其中，#表示一个数字，可取表示一个数字，可取056之间的任一数字之间的任一数字u 注意：

23、颜色码必须放在注意：颜色码必须放在”中中实例实例4：要求要求Excel工作表中正数用工作表中正数用“蓝色蓝色”显示，负显示，负数用数用“红色红色”显示显示,0用用“黑色黑色”显示，在显示，在“类型类型”框中键入：框中键入：蓝色蓝色;红色红色;黑色黑色是否等价为：是否等价为：蓝色蓝色;红色红色-#;黑色黑色目录目录3.1 设置单元格数据的对齐方式设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置文本的格式设置3.3 数值的格式设置数值的格式设置3.4 颜色格式颜色格式3.5 条件格式条件格式3.6 工作表的格式化工作表的格式化实例实例5：在工人奖金列表中，以小于在工人奖金列表中，以小于50的显示的显

24、示“低低”，50至至100之间显示之间显示“中等中等”，大于，大于100的显示的显示“高高”。则。则将自定义数字格式设置为：将自定义数字格式设置为：100高高;中等中等 说明：无论对单元格应用了何种数据格式，都说明：无论对单元格应用了何种数据格式，都只会改变单只会改变单元格的显示形式，而不会改变单元格存储的真正内容。元格的显示形式，而不会改变单元格存储的真正内容。反之，反之，在工作表上看到的单元格显示内容，也并不一定是其真正的存在工作表上看到的单元格显示内容，也并不一定是其真正的存储内容，它有可能只是原始数据经过各种单元格格式设置变化储内容，它有可能只是原始数据经过各种单元格格式设置变化后的一

25、种表现形式。自定义格式只改变数据的显示外观，并不后的一种表现形式。自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。3.5 条件格式条件格式设置条件格式的两种方式：设置条件格式的两种方式：方式方式1：使用自定义格式的方式，如：使用自定义格式的方式，如“实例实例5”所所示示 方式方式2：使用：使用“条件格式条件格式”菜单项菜单项 选中要设置条件格式的单元格区域选中要设置条件格式的单元格区域“格式格式”菜单菜单 “条件格式

26、条件格式”菜单项菜单项 “单元格数值单元格数值”设定条件设定条件 通过上述方式，还可添加新的条件格式通过上述方式，还可添加新的条件格式3.5 条件格式条件格式基于公式的条件格式基于公式的条件格式案例：见案例：见5 条件格式条件格式.xls在各省销售数据表中，对在各省销售数据表中，对销售额数据区域中超过平销售额数据区域中超过平均值以上的单元格使用了均值以上的单元格使用了特殊的字体和图案，以便特殊的字体和图案，以便突出显示。突出显示。3.5 条件格式条件格式基于公式的条件格式基于公式的条件格式 选中要设置格式的单元格区域选中要设置格式的单元格区域“格式格式”菜单菜单 “条件格式条件格式”菜菜单项单

27、项 弹出弹出“条件格式条件格式”对话对话框框选择选择“公式公式”，设定条件为，设定条件为“=B2AVERAGE($B$2:$B$30)”选择选择“格式格式”按钮，设置字体加按钮，设置字体加粗，单元格底纹为红色的填充效粗，单元格底纹为红色的填充效果果3.5 条件格式条件格式注意事项：注意事项：1、格式设置不能定义字体或改变字号，否则会、格式设置不能定义字体或改变字号，否则会使行的高度造成混乱，从而使表格打印和显示均使行的高度造成混乱，从而使表格打印和显示均不美观。不美观。2、将其他单元格复制到包含条件格式的单元格、将其他单元格复制到包含条件格式的单元格时，将会自动清除条件格式，并不给出任何警告时

28、，将会自动清除条件格式，并不给出任何警告或提示。所以对于设置有条件格式的单元格，要或提示。所以对于设置有条件格式的单元格，要谨慎使用粘贴方法获取数据谨慎使用粘贴方法获取数据3、当复制一个包含条件格式的单元格式，该条、当复制一个包含条件格式的单元格式，该条件格式也被复制。同样在包含条件格式的范围内，件格式也被复制。同样在包含条件格式的范围内，插入行或列将会使新的行或列也拥有相同的格式。插入行或列将会使新的行或列也拥有相同的格式。见见“5 条件格式条件格式.xls”目录目录3.1 设置单元格数据的对齐方式设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置文本的格式设置3.3 数值的格式设置数值的格式设

29、置3.4 颜色格式颜色格式3.5 条件格式条件格式3.6 工作表的格式化工作表的格式化3.6.1 自动套用格式自动套用格式Excel提供了约提供了约17种可用的自动套用格式种可用的自动套用格式 操作步骤：操作步骤：选择工作表中的任一非空单元格选择工作表中的任一非空单元格“格式格式”菜单菜单 “自动套用格式自动套用格式”菜单项菜单项 从弹出的从弹出的“自动套用格式自动套用格式”对话框中选择需要的工作表样式对话框中选择需要的工作表样式说明：说明：上述方法将套用示例中的全部格式，如果只上述方法将套用示例中的全部格式，如果只想套用其部分效果（如只使用其字体和边框格式），想套用其部分效果（如只使用其字体

30、和边框格式），可以单击可以单击“选项选项”按钮，则按钮，则“自动套用格式自动套用格式”对话对话框的下边将增加框的下边将增加“要应用的格式要应用的格式”部分，此时可以部分，此时可以选取所选格式的部分效果选取所选格式的部分效果 见见 6 自动套用格式自动套用格式.xls3.6.2 设置工作表的边框和底纹设置工作表的边框和底纹Excel的默认边框是虚线、无底纹的默认边框是虚线、无底纹 网格线的设置：网格线的设置：“工具工具”菜单菜单“选项选项”菜单项菜单项“视图视图”“网格线网格线”边框的底纹的设置：边框的底纹的设置：“设置单元格格式设置单元格格式”对话框对话框3.6.3 设置三维表格设置三维表格E

31、xcel表格总是以平面的形式出现，显得很单调，通表格总是以平面的形式出现，显得很单调，通过对单元格的格式设置，可以创建上凸和下凹的立过对单元格的格式设置，可以创建上凸和下凹的立体效果。体效果。设置步骤：设置步骤：1 选中这个工作表，去掉网格线（工具选中这个工作表，去掉网格线（工具选项选项视图）视图）2 把要设置三维效果的表格区域的底纹设置为浅灰色（其把要设置三维效果的表格区域的底纹设置为浅灰色（其他颜色也可）他颜色也可）3 将要设置上凸效果的单元区域的边框线作如下设置：将要设置上凸效果的单元区域的边框线作如下设置：“上线上线”和和“左线左线”设为白色，设为白色，“下线下线”和和“右线右线”设设为黑色为黑色3.6.3 设置三维表格设置三维表格说明：说明：若要设置下凹效果操作步骤同上，只不过把选中的单元若要设置下凹效果操作步骤同上，只不过把选中的单元格区域的上边框线和左边框线设置为黑色，把下边框线格区域的上边框线和左边框线设置为黑色，把下边框线和右边框线的颜色设置成白色和右边框线的颜色设置成白色见见 7 设置三维表格设置三维表格.xls