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1、第四章第四章 报表处理报表处理第一节第一节 报表系统概述报表系统概述第二节第二节 报表编制报表编制第三节第三节 报表处理系统的日常应用报表处理系统的日常应用第一节第一节 报表系统概述报表系统概述会计报表是综合反映企业某一特定日期的则务状况和某一会会计报表是综合反映企业某一特定日期的则务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件。本章将以计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件。本章将以用友公司开发的软件用友公司开发的软件UFO电子报表系统为例，介绍报表电子报表系统为例，介绍报表系统的工作原理及操作过程。系统的工作原理及操作过程。会计报表系统是会计信息系统中一个独立了系统，它的主要
2、会计报表系统是会计信息系统中一个独立了系统，它的主要功能有功能有:设置和生成各种则务报表、进行报表维护、数据加工设置和生成各种则务报表、进行报表维护、数据加工处理。处理。返回下一页第一节第一节 报表系统概述报表系统概述一、报表结构一、报表结构就报表结构的复杂性而言，报表可分为简单表和复合表两类。就报表结构的复杂性而言，报表可分为简单表和复合表两类。无论简单表还是复合表，其格式一般由四个基本要素组成无论简单表还是复合表，其格式一般由四个基本要素组成:标标题、表头、表体、表尾。不同的报表，其四个基本要素是不题、表头、表体、表尾。不同的报表，其四个基本要素是不同的。同的。二、报表基本术语二、报表基本
3、术语在在UFO报表使用过程中，会涉及以下一些基本概念。报表使用过程中，会涉及以下一些基本概念。(一一)格式状态和数据状态格式状态和数据状态UFO将报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报将报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作在表数据处理工作。报表格式设计工作在“格式格式”状态下进行，状态下进行，报表数据处理工作则在报表数据处理工作则在“数据数据”状态下进行。状态下进行。返回下一页上一页第一节第一节 报表系统概述报表系统概述1.格式状态格式状态在格式状态下，可设计报表的格式在格式状态下，可设计报表的格式2.数据状态数据状态在数据状态下，可管理报表的
4、数据在数据状态下，可管理报表的数据(二二)报表单元报表单元任何一张表均有行和列。任何一张表均有行和列。单元是组成报表的最小单位，单元名称由表示其列的英文字单元是组成报表的最小单位，单元名称由表示其列的英文字母和表示其行的数字组成。母和表示其行的数字组成。在报表系统中，每个单元内可以填制公式、数字、文字等内在报表系统中，每个单元内可以填制公式、数字、文字等内容。容。返回下一页上一页第一节第一节 报表系统概述报表系统概述单元具有单元属性，单元属性包括单元具有单元属性，单元属性包括:1.数值单元数值单元2.字符单元字符单元3.表样单元表样单元(三三)区域与组合单元区域与组合单元(1)区域，也叫块，是
5、一张表页上的一组单元组成的矩形块。区域，也叫块，是一张表页上的一组单元组成的矩形块。(2)组合单元，是由相邻的两个或更多单元组成。组合单元，是由相邻的两个或更多单元组成。返回下一页上一页第一节第一节 报表系统概述报表系统概述(四四)表页表页一个一个UFO报表最多可容纳报表最多可容纳99999张表页，每一张表页由许张表页，每一张表页由许多单元组成。多单元组成。(五五)关键字关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一识别一关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一识别一个表页，是用于区分不同数字报表的标志。个表页，是用于区分不同数字报表的标志。返回上一页第二节第二节 报表编制报表编制
6、在在UFO报表系统中，编制报表通常有以下三大步骤报表系统中，编制报表通常有以下三大步骤:一、设计报表结构一、设计报表结构本步骤主要进行报表基本格式设计，需在本步骤主要进行报表基本格式设计，需在“格式格式”状态下进状态下进行行二、设计数据来源及运算关系二、设计数据来源及运算关系通过以上关系可以看出，大部分报表单元的数据不是直接输通过以上关系可以看出，大部分报表单元的数据不是直接输入，而是通过设置报表表内运算公式并执行公式运算得到的。入，而是通过设置报表表内运算公式并执行公式运算得到的。UFO系统提供了系统提供了“编辑公式编辑公式”功能，可用于设置报表公式。功能，可用于设置报表公式。报表公式包括单
7、元公式、审核公式和舍位平衡公式。报表公式包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。返回下一页第二节第二节 报表编制报表编制(一一)单元公式单元公式1.单元公式概述单元公式概述单元公式是指为报表数据单元设置的公式，其作用是从凭证、单元公式是指为报表数据单元设置的公式，其作用是从凭证、账簿、本报表或其他报表中调用、计算所需数据，并将运算账簿、本报表或其他报表中调用、计算所需数据，并将运算结果填入相应报表单元中。结果填入相应报表单元中。2.账务函数账务函数账务函数是报表系统和账务处理系统之间数据传递的桥梁，账务函数是报表系统和账务处理系统之间数据传递的桥梁，其作用是实现其作用是实现UFO报表系统从账簿、
8、凭证中采集数据的功能。报表系统从账簿、凭证中采集数据的功能。返回下一页上一页第二节第二节 报表编制报表编制(二二)报表审核公式报表审核公式在报表中，每个数据都有明确的经济含义，并目数据间大多在报表中，每个数据都有明确的经济含义，并目数据间大多有一定的钩稽关系有一定的钩稽关系:如资产负债表中，流动资产各项目之和等如资产负债表中，流动资产各项目之和等于流动资产合计，非流动资产各项目之和等于非流动资产合于流动资产合计，非流动资产各项目之和等于非流动资产合计，资产总计又等于流动资产合计与非流动资产合计数之和计，资产总计又等于流动资产合计与非流动资产合计数之和等。为确保报表数据的准确性，我们需要对报表这
9、种钩稽关等。为确保报表数据的准确性，我们需要对报表这种钩稽关系进行检查，这就是数据的审核。系进行检查，这就是数据的审核。UFO报表系统提供了数据审核公式，它将报表数据之间的钩报表系统提供了数据审核公式，它将报表数据之间的钩稽关系用公式表达出来，这就是审核公式。稽关系用公式表达出来，这就是审核公式。返回下一页上一页第二节第二节 报表编制报表编制(三三)舍位平衡公式舍位平衡公式在报表生成或进行汇总时，常会遇到这样的问题在报表生成或进行汇总时，常会遇到这样的问题:报表数据非报表数据非常大，阅读起来十分不便。这时，往往希望能将报表数据的常大，阅读起来十分不便。这时，往往希望能将报表数据的货币单位由货币
10、单位由“元元”转换为转换为“百元百元”、“千元千元”等为单位，同等为单位，同时，还要保持数据原来的平衡关系不变，这种用于对报表数时，还要保持数据原来的平衡关系不变，这种用于对报表数据计量单位进行调整及调整后保持平衡关系的公式称之为舍据计量单位进行调整及调整后保持平衡关系的公式称之为舍位平衡公式。位平衡公式。三、报表数据处理三、报表数据处理报表数据处理主要包括表页管理、录入关键字、生成报表、报表数据处理主要包括表页管理、录入关键字、生成报表、审核报表、舍位平衡操作等内容，其操作应在审核报表、舍位平衡操作等内容，其操作应在“数据数据”状态状态下进行。下进行。返回上一页第三节第三节 报表处理系统的日
11、常应用报表处理系统的日常应用在在UFO报表管理系统中，制作报表卞要采用两种方法报表管理系统中，制作报表卞要采用两种方法:自定自定义报表和利用报表模板生成报表。义报表和利用报表模板生成报表。一、自定义报表一、自定义报表(一一)自定义资产负债表格式设计自定义资产负债表格式设计现行新会计准则中，现行新会计准则中，“资产负债表资产负债表”格式项目与以往报表相格式项目与以往报表相比较，有较大变化。比较，有较大变化。下面，我们以资产负债表为例讲述如何自定义报表。下面，我们以资产负债表为例讲述如何自定义报表。1.启动报表系统，建立新报表启动报表系统，建立新报表返回下一页第三节第三节 报表处理系统的日常应用报
12、表处理系统的日常应用2.设置报表行、列数设置报表行、列数新建报表默认值为新建报表默认值为50行行7列，根据新准则所规定列，根据新准则所规定“资产负债资产负债表表”格式，我们应将报表设置为格式，我们应将报表设置为37行行6列列(含标题表头含标题表头)。3.定义行高列宽定义行高列宽新建报表默认值为行高新建报表默认值为行高5 mm，列宽，列宽25 mm，我们在定义，我们在定义列宽时，一定要能容下本行最宽数据，否则在生成报表时会列宽时，一定要能容下本行最宽数据，否则在生成报表时会因数据溢出单元而产生错误。因数据溢出单元而产生错误。4.画表格线画表格线行高列宽设置后，虽然报表在行高列宽设置后，虽然报表在
13、“格式格式”状态下看得到表格线，状态下看得到表格线，但在但在“数据数据”状态下则是没有任何表格线的，因此，为了在状态下则是没有任何表格线的，因此，为了在适当位置显示表格，需要画表格线。适当位置显示表格，需要画表格线。返回下一页上一页第三节第三节 报表处理系统的日常应用报表处理系统的日常应用5.定义组合单元定义组合单元报表都有标题，标题一般至少占用一整行，还有些内容如编报表都有标题，标题一般至少占用一整行，还有些内容如编制单位、日期等信息可能一个单元容纳不了，因此，多数报制单位、日期等信息可能一个单元容纳不了，因此，多数报表需要定义组合单元。表需要定义组合单元。6.输入表间项目输入表间项目报表表
14、间项目指报表的文字内容，主要有标题、表头内容、报表表间项目指报表的文字内容，主要有标题、表头内容、表体内容、表尾项目等。表体内容、表尾项目等。7.设置单元属性设置单元属性根据要定义的报表，设置各单元格属性，单元格属性包括单根据要定义的报表，设置各单元格属性，单元格属性包括单元类型、数据格式、对齐方式、字型字号、边框底纹等。元类型、数据格式、对齐方式、字型字号、边框底纹等。返回下一页上一页第三节第三节 报表处理系统的日常应用报表处理系统的日常应用8.设置关键字设置关键字关键字卞要有单位名称、单位编号、年、季、月、日，此外，关键字卞要有单位名称、单位编号、年、季、月、日，此外，还可自定义关键字。还
15、可自定义关键字。9.保存报表保存报表报表的设置过程中，可随时保存在指定路径，便于今后调出报表的设置过程中，可随时保存在指定路径，便于今后调出使用。使用。(二二)报表公式设置报表公式设置报表公式包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。报表公式包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。返回下一页上一页第三节第三节 报表处理系统的日常应用报表处理系统的日常应用1.单元公式单元公式单元公式是报表数据运算的基本公式，其输入方法有两种，单元公式是报表数据运算的基本公式，其输入方法有两种，一种是直接在一种是直接在“定义公式定义公式”栏内输入公式栏内输入公式;另一种是利用另一种是利用“函函数向导数向导”编辑公式。编
16、辑公式。1)直接输入公式直接输入公式对报表表内单元计算公式或对账务取数函数相当熟悉的操作对报表表内单元计算公式或对账务取数函数相当熟悉的操作者，可采用直接输入公式的方法。者，可采用直接输入公式的方法。2)函数向导使用函数向导使用UFO报表系统提供的函数种类较多，我们在学习过程中不一报表系统提供的函数种类较多，我们在学习过程中不一定能全部记住这些函数，因此，系统提供了函数向导，以便定能全部记住这些函数，因此，系统提供了函数向导，以便于准确、快速进行函数公式设置。于准确、快速进行函数公式设置。返回下一页上一页第三节第三节 报表处理系统的日常应用报表处理系统的日常应用2.审核公式审核公式为了保证资产
17、负债表钩稽关系的为了保证资产负债表钩稽关系的i1，确性，我们在，确性，我们在“资产负资产负债表债表”中定义如下审核公式中定义如下审核公式:B37=E37mess期末资产合计不等于期末权益合计期末资产合计不等于期末权益合计!c37=f37mess期初资产合计不等于期初权益合计期初资产合计不等于期初权益合计!”公式含义公式含义:资产合计期末余额一权益期末余额合计，否则返回资产合计期末余额一权益期末余额合计，否则返回“期末资期末资产合计不等于期末权益合计产合计不等于期末权益合计!”资产合计期初余额一权益期初余额合计，否则返回资产合计期初余额一权益期初余额合计，否则返回“期初资期初资产合计不等于期初权
18、益合计产合计不等于期初权益合计!”返回下一页上一页第三节第三节 报表处理系统的日常应用报表处理系统的日常应用3.舍位平衡公式舍位平衡公式在我们编制的资产负债表中，将编制单位在我们编制的资产负债表中，将编制单位“元元”转换为转换为“百百元元”，定义如下舍位平衡公式。，定义如下舍位平衡公式。(三三)自定义资产负债表的数据处理自定义资产负债表的数据处理报表格式定义完成后，要进行报表数据处理。报表数据包括报表格式定义完成后，要进行报表数据处理。报表数据包括报表单元数据、字符及关键字。其中，单元数据可由公式运报表单元数据、字符及关键字。其中，单元数据可由公式运算生成，而关键字的值则必须由人工录入。算生成
19、，而关键字的值则必须由人工录入。报表数据的处理工作主要包括报表数据的处理工作主要包括:生成报表、审核报表、舍位平生成报表、审核报表、舍位平衡操作等，数据处理工作应在衡操作等，数据处理工作应在“数据数据”状态下进行。状态下进行。返回下一页上一页第三节第三节 报表处理系统的日常应用报表处理系统的日常应用1.追加表页追加表页追加表页是在最后一张表页后追加空表，一个报表最多可以追加表页是在最后一张表页后追加空表，一个报表最多可以有有99999张表页，在定义好的报表中追加的表页，其格式与张表页，在定义好的报表中追加的表页，其格式与我们设置好的报表格式完全相同。我们设置好的报表格式完全相同。2.录入关键字
20、录入关键字每张表页均应有不同的关键字，这是区别于每张报表的唯一每张表页均应有不同的关键字，这是区别于每张报表的唯一标志，在数据状态下，关键字也会显示出来。标志，在数据状态下，关键字也会显示出来。3.审核报表审核报表前面我们己经定义好资产负债表的审核公式，只要报表中的前面我们己经定义好资产负债表的审核公式，只要报表中的数据发生变化，就应该进行审核。数据发生变化，就应该进行审核。返回下一页上一页第三节第三节 报表处理系统的日常应用报表处理系统的日常应用4.舍位平衡操作舍位平衡操作报表的舍位平衡并非必须进行，只有在报表数据过于庞大，报表的舍位平衡并非必须进行，只有在报表数据过于庞大，或报表汇总合并时
21、，不同报表数据单位不同而无法汇总合并，或报表汇总合并时，不同报表数据单位不同而无法汇总合并，才进行舍位平衡操作。才进行舍位平衡操作。二、利用报表模板生成报表二、利用报表模板生成报表报表的形式是多种多样的，但作为会计信息系统，遵循会计报表的形式是多种多样的，但作为会计信息系统，遵循会计准则的要求，也就存在一些格式统一的报表，特别是对外报准则的要求，也就存在一些格式统一的报表，特别是对外报表。因此，表。因此，UFO报表系统提供了多个行业标准则务报表的模报表系统提供了多个行业标准则务报表的模板，我们可根据所在行业选择相应的报表模板直接套用格式，板，我们可根据所在行业选择相应的报表模板直接套用格式，还
22、可以在模板的基础上进行修改，得到需要的报表。还可以在模板的基础上进行修改，得到需要的报表。返回下一页上一页第三节第三节 报表处理系统的日常应用报表处理系统的日常应用下面，我们以下面，我们以“利润表利润表”为例，说明如何使用报表模板编制为例，说明如何使用报表模板编制一张报表。一张报表。1.新建报表新建报表2.修改报表格式修改报表格式对于根据系统模板中的报表格式建立的报表，若不能完全符对于根据系统模板中的报表格式建立的报表，若不能完全符合工作需要，可在此基础上进行修改，使之成为我们需要的合工作需要，可在此基础上进行修改，使之成为我们需要的报表报表。返回下一页上一页第三节第三节 报表处理系统的日常应
23、用报表处理系统的日常应用3.修改报表单元公式修改报表单元公式表间项目修改后，表内原定义好的单元公式不再适用，需根表间项目修改后，表内原定义好的单元公式不再适用，需根据新内容修改。公式修改时，首先选取需修改公式的单元，据新内容修改。公式修改时，首先选取需修改公式的单元，删除原单元内公式，再按删除原单元内公式，再按“自定义报表自定义报表”中报讲述的公式输中报讲述的公式输入方法输入新公式即可。入方法输入新公式即可。4.报表保存报表保存报表修改完成后，可保存在指定路径。报表修改完成后，可保存在指定路径。5.报表数据处理报表数据处理报表格式与公式修改完成后，即可进行数据处理。采用报表报表格式与公式修改完成后，即可进行数据处理。采用报表模板生成的会计报表，其数据处理方法与自定义会计报表的模板生成的会计报表，其数据处理方法与自定义会计报表的数据处理方法完全相同。编制完成的利润表如数据处理方法完全相同。编制完成的利润表如图图4-1所示。所示。返回上一页图图4-1 编制完成的利润表编制完成的利润表返回