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1、Access数据库基础及应用第第8 8章章 报表报表教学知识点教学知识点报表概述报表概述创建报表创建报表设计报表设计报表编辑报表编辑报表报表排序和分组报表排序和分组在报表中计算在报表中计算报表的预览和打印报表的预览和打印Access数据库基础及应用8.1.1 8.1.1 报表的作用报表的作用报报表表是是AccessAccess数数据据库库的的对对象象之之一一，主主要要作作用用是是对对数数据据库库的的数数据据进进行行综综合合整整理理，比比较较和和汇汇总总数数据据，显显示示经经过过格格式式化化且且分分组组的的信信息息，并并将将它它们们打打印印输输出出。例如，职工工资表、职工信息表、学生成绩表等。例
2、如，职工工资表、职工信息表、学生成绩表等。8.18.1 报表概述报表概述Access数据库基础及应用报表报表主要分为主要分为4 4种类型：纵栏式报表、表格式报种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表、标签报表。表、图表报表、标签报表。8.1.2 8.1.2 报表的类型报表的类型Access数据库基础及应用1 1纵栏式报表纵栏式报表纵纵栏栏式式报报表表将将数数据据表表的的记记录录以以垂垂直直方方式式排排列列，然然后后在在排排列列好好的的字字段段内内显显示示数数据据。纵纵栏栏式式报报表表的的主主要要特特点点是是：一一次次只只显显示示一一个个记记录录的的多多个个字字段段，字字段段标题信息不是在页面页
3、眉中，而是在主体节中。标题信息不是在页面页眉中，而是在主体节中。Access数据库基础及应用2 2表格式报表表格式报表表表格格式式报报表表以以行行、列列的的形形式式显显示示记记录录数数据据，通通常常一一行行显显示示一一条条记记录录、一一页页显显示示多多条条记记录录，记记录录数数据据的字段标题信息放在页面页眉中。的字段标题信息放在页面页眉中。Access数据库基础及应用 3 3图表报表图表报表图图表表报报表表是是指指包包含含图图表表显显示示的的报报表表类类型型。在在报报表表中中使使用用图图表表，可可以以更更直直观观地地表表示示出出数数据据之之间间的的关关系系。图表报表的结构如下图所示。图表报表的
4、结构如下图所示。Access数据库基础及应用4 4标签报表标签报表标标签签报报表表是是一一种种特特殊殊类类型型的的报报表表。在在实实际际应应用用中中经经常常会会用用到到标标签签，例例如如，物物品品标标签签、客客户户标标签签等等。标标签签报表的报表的结构如下图所示。结构如下图所示。Access数据库基础及应用8.1.3 8.1.3 报表的视图报表的视图AccessAccess报报表表操操作作提提供供了了3 3种种视视图图，即即“设设计计视视图图”，“打印预览打印预览”视图和视图和“版面预览版面预览”视图。视图。3 3种种视视图图的的切切换换可可以以通通过过“报报表表设设计计”工工具具栏栏中中“视
5、视图图”工工具具按按钮钮的的3 3个个选选项项：“设设计计视视图图”，“打印预览打印预览”视图和视图和“版面预览版面预览”视图进行视图进行选择。选择。Access数据库基础及应用l“设计视图设计视图”:用于创建报表或修改已有报表的用于创建报表或修改已有报表的结构；结构；l“打印预览打印预览”视图视图:用于预览报表打印输出的页用于预览报表打印输出的页面格式；面格式；l“版面预览版面预览”视图视图:用于查看报表的版面设置。用于查看报表的版面设置。Access数据库基础及应用报报表表的的结结构构和和窗窗体体类类似似，也也由由节节组组成成。报报表表可可以以包包含含：报报表表页页眉眉、页页面面页页眉眉、
6、组组页页眉眉、主主体体、组组页页脚脚、页页面面页页脚脚和和报报表表页页脚脚。每每一一个个节节都都有有其其特特定定的的用用途途并并按按照照一一定定的的顺顺序序出出现现在在报报表表中中。新新建建的的报报表表设设计计视视图图窗窗口口只只包包括括页页面面页页眉眉、主主体体节节和和页页面面页页脚脚，选选择择“视视图图”菜菜单单中中的的“报报表表页页眉眉/页页脚脚”或或“页页面面页页眉眉/页页脚脚”命命令令，可可根根据据需需要要添添加加或或删删除除对对应应的的“节节”；选选择择“视视图图”菜菜单单中中的的“排排序序与与分分组组”命命令令，可可根根据据需需要要添添加加或或删删除除组组页眉页眉/组页脚。组页脚
7、。8.1.4 8.1.4 报表的组成报表的组成Access数据库基础及应用报报表表页页眉眉：是是整整个个报报表表的的开开始始部部分分，通通常常只只在在报报表表的的第第一一页页的的头头部部打打印印一一次次，用用来来显显示示报报表表的的标标题、说明性文字、图形、制作时间或制作单位等。题、说明性文字、图形、制作时间或制作单位等。页页面面页页眉眉：位位于于报报表表页页眉眉之之下下，出出现现在在报报表表每每一一页页的的顶顶部部，用用来来显显示示报报表表每每列列的的列列标标题题、页页码码、日期等信息。日期等信息。主主体体：是是报报表表的的主主体体部部分分，用用于于打打印印表表或或查查询询中中的的记记录录数
8、数据据。该该节节对对每每个个记记录录而而言言都都是是重重复复的的，数据源中的每条记录都放置在主体节中。数据源中的每条记录都放置在主体节中。Access数据库基础及应用页页面面页页脚脚：出出现现在在报报表表每每一一页页的的底底部部，可可用用于于显显示示页页码码、控控制制项项的的合合计计内内容容等等项项目目，数数据据显显示示安排在文本框和其他一些类型的控件中。安排在文本框和其他一些类型的控件中。报报表表页页脚脚：打打印印在在报报表表的的结结束束处处，可可用用于于显显示示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。组组页页眉眉：对对报报表表数数据据分分组组时时才才
9、会会出出现现组组页页眉眉。组组页页眉眉节节的的内内容容出出现现在在组组的的开开始始处处，通通常常用用于于显显示分组项目的名称和值。示分组项目的名称和值。组组页页脚脚：对对报报表表数数据据分分组组时时才才会会出出现现组组页页脚脚。组组页页脚脚节节的的内内容容出出现现在在组组的的末末尾尾，通通常常用用于于显显示示组的总计值、平均值等。组的总计值、平均值等。Access数据库基础及应用在在AccessAccess中中，主主要要用用两两种种方方法法创创建建报报表表，即即使使用用报报表表向向导导和和报报表表设设计计视视图图（即即报报表表设设计计器器）创创建建报报表表，而而使使用用报报表表向向导导又又分分
10、为为使使用用“自自动动创创建建报报表表”、“报报表表向向导导”、“图图表表向向导导”和和“标标签签向向导导”等等4 4种种方式。方式。8.2 8.2 使用报表向导创建报表使用报表向导创建报表Access数据库基础及应用“自自动动报报表表”功功能能是是一一种种快快速速创创建建报报表表的的方方法法。在在设设计计时时，先先选选择择表表或或查查询询作作为为报报表表的的数数据据源源，然然后后选选择择报报表表类类型型：纵纵栏栏式式或或表表格格式式，最最后后会会自自动动生生成报表显示数据源所有字段记录数据。成报表显示数据源所有字段记录数据。8.2.1 8.2.1 使用使用“自动创建报表自动创建报表”创建报表
11、创建报表Access数据库基础及应用图8-7 生成的报表打印预览视图3)保存报表，将该报表命名为“学生”。使用“自动创建报表：表格式”创建报表的过程与上例相似，这里不再赘述。例例8-1 8-1 在在“教教学学管管理理”数数据据库库中中，以以“学学生生”表表为为数据源，使用数据源，使用“自动创建报表：纵栏式自动创建报表：纵栏式”创建报表。创建报表。操作演示操作演示Access数据库基础及应用 8.2.2 8.2.2 使用使用“报表向导报表向导”创建报表创建报表“自自动动创创建建报报表表”的的数数据据源源只只能能是是一一个个表表或或查查询询，并并且且报报表表中中包包含含表表或或查查询询中中的的全全
12、部部字字段段，报报表表使使用用AccessAccess默默认认的的布布局局，不不够够美美观观。而而使使用用“报报表表向向导导”可可以以创创建建来来自自多多个个数数据据源源的的报报表表，并并且且可可以以有有选选择地显示字段、确定报表样式。择地显示字段、确定报表样式。使使用用“报报表表向向导导”创创建建报报表表，“报报表表向向导导”会会提提示示用用户户输输入入相相关关的的数数据据源源、字字段段和和报报表表版版面面格格式式等等信信息息，根根据据向向导导提提示示可可以以完完成成大大部部分分报报表表设设计计基基本本操作，加快了创建报表的过程。操作，加快了创建报表的过程。Access数据库基础及应用例例8
13、-2 8-2 在在“教教学学管管理理”数数据据库库中中，以以“成成绩绩”表表为为数数据据源源，利利用用“报报表表向向导导”创创建建“学学生生成成绩绩表表”报报表。表。操作演示操作演示Access数据库基础及应用8.2.3 8.2.3 使用使用“图表向导图表向导”创建报表创建报表图图表表向向导导用用于于将将AccessAccess中中的的数数据据以以图图表表形形式式显显示出来，即用于快速生成图表报表。示出来，即用于快速生成图表报表。Access数据库基础及应用例例8-3 8-3 在在“教教学学管管理理”数数据据库库中中，以以“成成绩绩”表表作作为为数数据据源源，利利用用“图图表表向向导导”创创建
14、建输输出出各各门门课课程平均成绩的报表。程平均成绩的报表。操作演示操作演示Access数据库基础及应用8.2.4 8.2.4 使用使用“标签向导标签向导”创建报表创建报表标标签签向向导导用用于于将将AccessAccess中中的的数数据据以以标标签签形形式式显显示出来，即用于快速生成标签报表。示出来，即用于快速生成标签报表。Access数据库基础及应用例例8-4 8-4 在在“教学管理教学管理”数据库中，以数据库中，以“班级班级”表为表为数据源，利用数据源，利用“标签向导标签向导”创建相关的标签报表。创建相关的标签报表。操作演示操作演示Access数据库基础及应用在在AccessAccess中
15、中，使使用用报报表表向向导导可可以以很很方方便便地地创创建建报报表表，但但使使用用这这些些方方法法创创建建的的报报表表形形式式和和功功能能都都比比较较单单一一，布布局局也也较较简简单单，还还不不能能令令人人满满意意。使使用用AccessAccess提提供供的的报报表表设设计计视视图图，既既可可以以设设计计出出格格式式与与功功能能更更完完善善的的报报表表，又又能能对对用用报报表表向向导导所所建建立立的的报报表表进进行行修改，可以更好地满足用户的实际需求。修改，可以更好地满足用户的实际需求。8.3 8.3 使用报表设计视图创建报表使用报表设计视图创建报表Access数据库基础及应用使用设计视图创建
16、报表一般包含以下过程：使用设计视图创建报表一般包含以下过程：1.创建空白报表创建空白报表2.指定报表的数据源指定报表的数据源3.添加和删除各种控件添加和删除各种控件4.对报表进行排序和分组对报表进行排序和分组5.计算汇总数据计算汇总数据6.设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。方式等。Access数据库基础及应用例例8-5 8-5 在在“教教学学管管理理”数数据据库库中中，使使用用设设计计视视图图创创建建“学生情况表学生情况表”报表。报表。使使用用设设计计视视图图创创建建报报表表，可可以以按按照照下下例例所所示示步步骤骤进行。进行。操作演示操作演示
17、Access数据库基础及应用1 1创建空白报表创建空白报表(1)(1)在在“数数据据库库”窗窗口口中中，选选择择“报报表表”对对象象，单单击击数数据据库库窗窗口口工工具具栏栏的的“新新建建”按按钮钮，弹弹出出“新新建建报报表表”窗窗口口，在在列列表表框框中中选选择择“设设计计视视图图”选选项项，或或者者在在报报表表的的对对象象列列表表框框中中双双击击“在在设设计计视视图图中中创创建建报报表表”，出现如图，出现如图8-238-23所示的空白报表。所示的空白报表。(2)(2)在在初初次次建建立立的的“报报表表设设计计视视图图”窗窗口口中中，报报表表分分为为3 3个个部部分分：页页面面页页眉眉、主主
18、体体和和页页面面页页脚脚，在在报报表表“设设计计视视图图”窗窗口口中中还还包包括括工工具具箱箱和和报报表的数据源表的数据源窗口。窗口。报表选定器 节选定器字段列表垂直标尺Access数据库基础及应用2 2指定报表的数据源指定报表的数据源打打开开报报表表的的属属性性窗窗口口，选选择择“数数据据”选选项项卡卡，然然后后单单击击“记记录录源源”属属性性框框右右侧侧的的向向下下箭箭头头，从从下下拉列表中选择一个表或查询作为新建报表的记录源。拉列表中选择一个表或查询作为新建报表的记录源。上上述述方方法法是是指指定定报报表表数数据据源源最最基基本本的的方方法法，它它只只能能选选择择来来自自单单个个表表或或
19、查查询询中中的的数数据据。如如果果要要选选择择来来自自多多个个表表或或查查询询中中的的数数据据，可可单单击击“记记录录源源”属属性性框框右右侧侧的的“生生成成器器”按按钮钮 ，利利用用“查查询询生生成成器器”把多个表或查询中的数据放到一个动态数据集中。把多个表或查询中的数据放到一个动态数据集中。Access数据库基础及应用3 3添加和删除添加和删除各种控件各种控件(1)(1)添加报表标题添加报表标题单单击击“视视图图”菜菜单单中中的的“报报表表页页眉眉/页页脚脚”命命令令，在在报报表表中中添添加加“报报表表页页眉眉”和和“报报表表页页脚脚”。在在“报报表表页页眉眉”节节中中，添添加加一一个个标
20、标签签控控件件，输输入入报报表表标标题。题。(2)(2)设置报表每页的数据列标题设置报表每页的数据列标题可可通通过过添添加加标标签签控控件件，设设置置报报表表每每页页的的数数据据列列标题。标题。Access数据库基础及应用(3)(3)在在报报表表“主主体体”节节中中设设置置相相应应控控件件并并绑绑定定数数据据可以使用两种方法：可以使用两种方法：1)1)使用使用“字段列表字段列表”选择框选择框单单击击工工具具栏栏中中的的“字字段段列列表表”按按钮钮，显显示示字字段段列列表表。将将选选中中字字段段拖拖放放至至“主主体体”节节，然然后后删删除除字字段段文文本框前的附加标签。本框前的附加标签。2)2)
21、使用手动设计方法使用手动设计方法选选择择“工工具具箱箱”中中的的控控件件按按钮钮，在在“主主体体”节节中中建建立立相相应应控控件件。控控件件的的顺顺序序应应与与“页页面面页页眉眉”中中的的列列标标题题相相对对应应，控控件件的的选选择择要要根根据据表表中中字字段段的的类类型型来来确确定，主要使用定，主要使用“文本框文本框”控件。控件。Access数据库基础及应用4 4调整各控件的格式、大小与调整各控件的格式、大小与对齐方式对齐方式使使报报表表标标题题居居中中；“页页面面页页眉眉”中中显显示示列列标标题题的的标标签签控控件件位位于于一一行行，并并适适当当调调整整大大小小和和彼彼此此间间的的距距离离
22、以以及及字字体体、字字号号等等格格式式内内容容；对对应应“页页面面页页眉眉”中中的的显显示示列列标标题题，用用相相同同的的方方法法调调整整“主主体体”节节中中的的文文本本框框控控件件。调调整整方方法法可可见见第第7 7章章第第3 3节。节。Access数据库基础及应用无无论论是是使使用用向向导导生生成成的的报报表表，还还是是在在设设计计视视图图中中由由用用户户自自己己创创建建的的报报表表，都都可可以以进进行行修修改改。下下面面介介绍报表的常用编辑操作。绍报表的常用编辑操作。8.4 8.4 编辑报表编辑报表Access数据库基础及应用8.4.1 8.4.1 设置报表格式设置报表格式AccessA
23、ccess提提供供了了6 6种种预预定定义义的的报报表表格格式式，即即大大胆胆、正正式式、淡淡灰灰、紧紧凑凑、组组织织、随随意意。通通过过使使用用这这些些自自动动套套用用格格式式，可可以以一一次次性性更更改改报报表表中中所所有有文文本本的的字字体体、字字号号及及线线条条粗粗细细等等外外观观属属性性，也也可可以以只更改部分报表或报表上的控件的外观。只更改部分报表或报表上的控件的外观。Access数据库基础及应用使使用用预预定定义义格格式式来来设设置置报报表表格格式式的的操操作作步步骤骤如如下：下：1)1)在设计视图中打开要更改格式的报表。在设计视图中打开要更改格式的报表。2)2)选择下列操作，确
24、定要更改格式的对象。选择下列操作，确定要更改格式的对象。如如果果要要设设置置整整个个报报表表的的格格式式，则则单单击击相相应应的的报表选定器。报表选定器。如如果果要要设设置置某某个个节节的的格格式式，则则单单击击相相应应的的节节选定器。选定器。如如果果要要设设置置一一个个或或多多个个控控件件的的格格式式，则则选选定定相应的控件。相应的控件。Access数据库基础及应用3)3)在在工工具具栏栏上上单单击击“自自动动套套用用格格式式”按按钮钮或或选选择择“格格式式”菜菜单单中中的的“自自动动套套用用格格式式”选选项项，弹弹出出“自自动动套套用用格格式式”对对话话框框，如如图图8-278-27所所示
25、示。在在报表报表“自动套用格式自动套用格式”列表框中选定一种格式。列表框中选定一种格式。4)4)如如果果要要指指定定字字体体、颜颜色色或或边边框框等等属属性性，则则应应单单击击“选选项项”按按钮钮，并并在在展展开开的的对对话话框框中中进进行行设置。设置。Access数据库基础及应用8.4.2 8.4.2 在报表中添加背景图片在报表中添加背景图片要要想想美美化化报报表表，增增加加报报表表的的可可视视性性，可可以以为为报报表添加背景图片。操作步骤如下：表添加背景图片。操作步骤如下：1)1)在在设设计计视视图图中中打打开开相相应应的的报报表表，再再双双击击报报表表选定器打开报表的属性窗口。选定器打开
26、报表的属性窗口。2)2)单单击击“格格式式”选选项项卡卡，选选择择“图图片片”属属性性进进行背景图片的设置。行背景图片的设置。3)3)设置背景图片的其他属性。设置背景图片的其他属性。Access数据库基础及应用8.4.3 8.4.3 添加日期和时间添加日期和时间操作步骤如下：操作步骤如下：1)1)在在设设计计视视图图中中打打开开相相应应的的报报表表，单单击击“插插入入”菜单，选择菜单，选择“日期与时间日期与时间”命令。命令。2)2)在在“日日期期与与时时间间”对对话话框框中中，选选择择日日期期和和时间格式，单击时间格式，单击“确定确定”按钮。按钮。3)3)也也可可以以在在报报表表上上添添加加文
27、文本本框框控控件件，通通过过设设置置 其其“控控 件件 来来 源源”属属 性性 为为“=Now()=Now()”或或 者者“=Date()=Date()”、“=Time()=Time()”，来来显显示示日日期期与与时时间间。控件位置可以安排在报表的任何节中。控件位置可以安排在报表的任何节中。Access数据库基础及应用8.4.4 8.4.4 添加分页符和页码添加分页符和页码1 1在报表中添加分页符在报表中添加分页符在报表中添加分页符的操作步骤如下：在报表中添加分页符的操作步骤如下：1)1)在在“设计设计”视图中，打开相应的报表。视图中，打开相应的报表。2)2)单击工具箱中的单击工具箱中的“分页
28、符分页符”按钮。按钮。3)3)在在报报表表中中需需要要设设置置分分页页符符的的位位置置单单击击，AccessAccess将将分分页页符符以以短短虚虚线线标标志志在在报报表表的的左左边边界界上上。如如果果要要将将报报表表中中的的每每个个记记录录或或分分组组记记录录均均另另起起一一页页，可可以以通通过过设设置置组组页页眉眉、组组页页脚脚或或主主体体节节的的“强强制制分分页页”属性来实现。属性来实现。Access数据库基础及应用2 2在报表中添加页码在报表中添加页码在报表中添加页码的操作步骤如下：在报表中添加页码的操作步骤如下：1)1)在报表在报表“设计设计”视图中，打开相应的报表。视图中，打开相应
29、的报表。2)2)单击单击“插入插入”菜单中的菜单中的“页码页码”命令。命令。3)3)在在如如图图8-298-29所所示示的的“页页码码”对对话话框框中中，根根据据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。4)4)如如果果要要在在首首页页显显示示页页码码，请请选选中中“首首页页显显示示页码页码”复选框。复选框。Access数据库基础及应用例例8-6 8-6 在在“报表设计报表设计05”05”报表中添加页码。页码格报表中添加页码。页码格式选择式选择“第第N N页，共页，共MM页页”，位置选择，位置选择“页面底端页面底端（页脚）（页脚）”，对齐选择，对齐选择“右
30、右”，如图，如图8-298-29所示。所示。完成以上操作后，报表的完成以上操作后，报表的“设计设计”视图如图视图如图8-308-30所所示。示。操作演示操作演示Access数据库基础及应用8.4.5 8.4.5 绘制线条和矩形绘制线条和矩形1 1在报表上绘制线条在报表上绘制线条在报表上绘制线条的操作步骤如下：在报表上绘制线条的操作步骤如下：1)1)在报表设计视图中，打开相应的报表。在报表设计视图中，打开相应的报表。2)2)单击工具箱中的单击工具箱中的“直线直线”工具。工具。3)3)单单击击报报表表的的任任意意处处可可以以创创建建默默认认类类型型的的线线条条，或或者者通通过过单单击击并并拖拖动动
31、的的方方式式来来创创建建自自定定类类型型的的线线条。条。如如果果要要细细微微调调整整线线条条的的长长度度或或角角度度，可可单单击击线线条条，然然后后同同时时按按下下shiftshift键键和和方方向向键键中中的的任任意意一一个个。如如果果要要细细微微调调整整线线条条的的位位置置，则则同同时时按按下下CtrlCtrl键键和和相应的方向键进行微调。相应的方向键进行微调。Access数据库基础及应用2 2在报表上绘制矩形在报表上绘制矩形在报表上绘制矩形的操作步骤如下：在报表上绘制矩形的操作步骤如下：1)1)在报表设计视图中，打开相应的报表。在报表设计视图中，打开相应的报表。2)2)单击工具箱中的单击
32、工具箱中的“矩形矩形”工具。工具。3)3)单单击击窗窗体体或或报报表表的的任任意意处处可可以以创创建建默默认认大大小小的的矩形，或者通过拖动方式创建自定大小的矩形。矩形，或者通过拖动方式创建自定大小的矩形。利利用用“格格式式”工工具具栏栏中中的的“线线条条/边边框框”按按钮钮和和工工具具箱箱中中的的“属属性性”按按钮钮，可可以以更更改改线线条条样样式式（实实线、虚线和点划线等）和边框样式等。线、虚线和点划线等）和边框样式等。Access数据库基础及应用例例8-7 8-7 在在例例8-58-5“报报表表设设计计0505”报报表表中中，在在“页页面面页页眉眉”与与“主主体体”节节之之间间，“主主体
33、体”节节与与“页页面面页脚页脚”之间加直线，结果如图之间加直线，结果如图8-318-31所示。所示。操作演示操作演示Access数据库基础及应用例例8-8 8-8 建建立立如如图图8-338-33所所示示的的准准考考证证报报表表，每每个个准准考考证证中中包包括括学学生生的的学学号号、姓姓名名、性性别别、出出生生日日期期和和照片。照片。操作演示操作演示Access数据库基础及应用数数据据表表中中记记录录的的排排列列顺顺序序是是按按照照输输入入的的先先后后排排列列的的，即即按按照照记记录录的的物物理理顺顺序序排排列列。有有时时，需需要要将将记记录录按按照照一一定定特特征征排排列列，这这就就是是排排
34、序序。用用户户在在输输出出报报表表时时，需需要要把把同同类类属属性性的的记记录录排排列列在在一一起起，这这就就是是分分组组。完完成成了了报报表表主主体体的的设设计计之之后后，可可以以在在报报表表中中指指定定按按某某字字段段排排序序和和分分组组，为为分分组组统统计计做准备。做准备。8.5 8.5 报表排序和分组报表排序和分组Access数据库基础及应用8.5.1 8.5.1 记录排序记录排序在在利利用用“报报表表向向导导”创创建建报报表表时时，操操作作到到图图8-108-10所所示示步步骤骤会会提提示示设设置置报报表表中中的的记记录录排排序序，但但最最多多可可以以对对4 4个个字字段段进进行行排
35、排序序，且且排排序序只只能能是是字字段段，不不能能是是表表达达式式。AccessAccess在在报报表表设设计计视视图图中中提提供供的的“排排序序与与分分组组”操作可以实现更强的排序功能。操作可以实现更强的排序功能。Access数据库基础及应用例例8-9 8-9 对例对例8-28-2中的中的“成绩表成绩表”报表，按报表，按“分数分数”高高低排序。低排序。操作演示操作演示Access数据库基础及应用8.5.2 8.5.2 记录分组记录分组报表分组是指将具有共同特征的相关记录组成报表分组是指将具有共同特征的相关记录组成一个集合，在显示或打印时将它们集中在一起，一个集合，在显示或打印时将它们集中在一
36、起，并且可以为同组记录设置汇总信息。利用分组可并且可以为同组记录设置汇总信息。利用分组可以提高报表的可读性和信息的利用率。以提高报表的可读性和信息的利用率。在在设设计计分分组组报报表表时时，关关键键要要设设计计好好两两个个方方面面：一一是是要要正正确确设设计计分分组组所所依依据据的的字字段段及及其其组组属属性性，保保证证报报表表能能正正确确分分组组；二二是是要要正正确确添添加加“组组页页眉眉”和和“组组页页脚脚”中中所所包包含含的的控控件件，保保证证报报表表美美观观实用。实用。Access数据库基础及应用例例8-10 8-10 对对例例8-78-7的的“报报表表设设计计0707”报报表表，先先
37、按按“班级编号班级编号”分组，再按分组，再按“政治面貌政治面貌”分组。分组。操作演示操作演示Access数据库基础及应用 在在报报表表设设计计过过程程中中，不不仅仅要要显显示示和和打打印印输输出出数数据据表表信信息息，经经常常还还需需要要做做各各种种计计算算并并将将结结果果显显示示、打打印印出出来来，像像整整个个报报表表、每每个个分分组组的的计计算算汇汇总总数数据据等等。要要在在报报表表中中进进行行各各种种计计算算，可可以以通通过过添添加加计计算算控控件件来来实实现现。常常用用的的计计算算控控件件为为文文本本框框，或或者其他有者其他有“控件来源控件来源”属性的控件。属性的控件。8.6 8.6
38、在报表中计算在报表中计算Access数据库基础及应用例例8-11 8-11 以以“教教师师”表表为为数数据据源源，使使用用“自自动动创创建建报报表表：表表格格式式”创创建建“教教师师”报报表表。在在“教教师师”报报表表中使用汉字中使用汉字“已婚已婚”、“未婚未婚”显示婚否字段的值。显示婚否字段的值。8.6.1 8.6.1 在报表中添加计算控件在报表中添加计算控件操作演示操作演示Access数据库基础及应用在在AccessAccess中中利利用用计计算算控控件件进进行行统统计计计计算算并并输输出出结结果果的的操操作作主主要要有有两两种种形形式式：即即在在主主体体节节中中添添加加计计算算控控件件和
39、和在在组组页页眉眉/页页脚脚节节中中或或报报表表页页眉眉/页页脚脚节节中中添加计算控件。添加计算控件。8.6.2 8.6.2 报表统计计算报表统计计算Access数据库基础及应用1 1在主体节中添加计算控件在主体节中添加计算控件在在主主体体节节中中添添加加计计算算控控件件，可可以以对对每每条条记记录录的的若若干干字字段段值值进进行行统统计计计计算算，如如求求和和或或求求平平均均值值等等。只只要要设设置置该该计计算算控控件件的的控控件件源源为为记记录录中中不不同同字字段段的的计计算算表表达达式式即即可可，这这里里进进行行的的是是横横向向计算。计算。Access数据库基础及应用例例8-12 8-1
40、2 以以“学学生生”表表和和“成成绩绩”表表为为数数据据源源，利利用用向向导导生生成成“部部分分课课程程成成绩绩报报表表”，其其设设计计视视图图如如图图8-408-40所所示示，在在“部部分分课课程程成成绩绩报报表表”中中计计算算每每位位学学生的课程总分及平均分。生的课程总分及平均分。操作演示操作演示Access数据库基础及应用2 2在在组组页页眉眉/页页脚脚节节中中或或报报表表页页眉眉/页页脚脚节节中中添添加计算控件加计算控件在在组组页页眉眉/页页脚脚节节中中或或报报表表页页眉眉/页页脚脚节节中中添添加加计计算算控控件件，可可以以对对某某些些字字段段的的全全部部记记录录或或分分组组记记录录进
41、进行行统统计计计计算算，如如计计数数、求求和和或或求求平平均均值值等等。这这种种形形式式的的统统计计计计算算一一般般是是对对报报表表字字段段列列的的纵纵向向记记录录数数据据进进行行统统计计，而而且且要要使使用用AccessAccess提提供供的的内内置置统统计计函函数来完成相应的计算操作。数来完成相应的计算操作。若若针针对对报报表表中中所所有有记记录录进进行行计计算算，需需将将计计算算控控件件放放在在报报表表页页眉眉或或页页脚脚节节中中；若若针针对对报报表表中中一一组组记记录录进进行行计计算算，需需将将计计算算控控件件放放在在组组页页眉眉或或组组页页脚脚节节中。中。Access数据库基础及应用
42、例例8-13 8-13 接接上上例例，在在“报报表表设设计计1212”中中计计算算各各班班各各门门课程的平均分、最高成绩和最低成绩。课程的平均分、最高成绩和最低成绩。操作演示操作演示Access数据库基础及应用创创建建报报表表的的最最终终目目的的是是打打印印报报表表。为为了了保保证证打打印印出出来来的的报报表表合合乎乎要要求求且且外外观观精精美美，在在正正式式打打印印前前，可可以以对对报报表表进进行行页页面面设设置置，通通过过使使用用打打印印预预览览功功能能，察察看看预预览览报报表表的的每每页页内内容容，以以便便发发现现问问题题、进进行行修修改。改。8.7 8.7 报表的预览和打印报表的预览和
43、打印Access数据库基础及应用8.7.1 8.7.1 页面设置页面设置页页面面设设置置即即设设置置报报表表的的页页边边距距、打打印印方方向向、列列的布局等。的布局等。进行页面设置的步骤如下：进行页面设置的步骤如下：1)1)以任何视图方式打开报表。以任何视图方式打开报表。2)2)选选择择“文文件件”菜菜单单的的“页页面面设设置置”命命令令，弹弹出出“页面设置页面设置”对话框，如图对话框，如图8-478-47所示。所示。Access数据库基础及应用3)3)分别在分别在3 3个不同的选项卡中进行设置。个不同的选项卡中进行设置。“边距边距”选项卡：设置上、下、左、右页边选项卡：设置上、下、左、右页边
44、距，并确认是否只打印数据。距，并确认是否只打印数据。“页页”选项卡：设置打印方向、纸张大小和选项卡：设置打印方向、纸张大小和打印机型号。打印机型号。“列列”选项卡：设置报表的列数、列的宽度选项卡：设置报表的列数、列的宽度及高度和列的布局。及高度和列的布局。4)4)完成页面设置后，单击完成页面设置后，单击“确定确定”按钮即可。按钮即可。Access数据库基础及应用8.7.2 8.7.2 报表预览报表预览1.1.预览视图下的工具栏预览视图下的工具栏在在报报表表预预览览视视图图中中，“打打印印预预览览”工工具具栏栏如如图图8-8-4848所示。所示。Access数据库基础及应用2 2预览报表预览报表
45、报报表表设设计计过过程程中中，开开发发人人员员往往往往要要对对该该报报表表进进行行预预览览，以以观观察察报报表表的的输输出出是是否否符符合合设设计计要要求求，如如果果不不符符合合要要求求则则返返回回设设计计视视图图进进行行修修改改，修修改改完完成成后后再再对对其其进进行行预预览览，如如此此反反复复直直到到符符合合设设计计要求为止。要求为止。预预览览报报表表包包括括预预览览页页面面布布局局和和报报表表数数据据两两种种类类型型。通通过过版版面面预预览览视视图图可可以以快快速速查查看看报报表表的的页页面面布布局局，通通过过打打印印预预览览视视图图可可以以查查看看报报表表中中每每页页内容以确认数据的正
46、确性。内容以确认数据的正确性。Access数据库基础及应用预览报表的页面布局的操作步骤如下：预览报表的页面布局的操作步骤如下：1)1)在设计视图中打开要预览的报表。在设计视图中打开要预览的报表。2)2)选择选择“视图视图”菜单中的菜单中的“版面预览版面预览”命令，或命令，或者单击工具栏中者单击工具栏中“视图视图”按钮右边的向下箭头，并按钮右边的向下箭头，并从下拉列表中选择从下拉列表中选择“版面预览版面预览”命令，即可进入版命令，即可进入版面预览视图。面预览视图。Access数据库基础及应用预览报表数据的操作步骤如下：预览报表数据的操作步骤如下：1)1)在设计视图中打开要预览的报表。在设计视图中
47、打开要预览的报表。2)2)单单击击工工具具栏栏中中的的打打印印“预预览览”按按钮钮，或或者者选选择择“文文件件”菜菜单单下下的的“打打印印预预览览”命命令令，即即可可浏浏览览报表中的实际数据。报表中的实际数据。Access数据库基础及应用8.7.3 8.7.3 报表打印报表打印在在设设置置页页面面之之后后，如如果果预预览览报报表表的的效效果果符符合合要要求求，就就可可以以打打印印报报表表了了。Access Access 20032003允允许许用用户户在在数数据据库库窗窗口口中中打打印印报报表表，也也可可以以在在任任何何一一种种视视图图中中打印报表。打印报表。Access数据库基础及应用打印报
48、表的操作步骤如下：打印报表的操作步骤如下：1)1)在在“数据库数据库”窗口中选择报表，或者在任何一窗口中选择报表，或者在任何一种视图中打开相应的报表。种视图中打开相应的报表。2)2)选择选择“文件文件”菜单中的菜单中的“打印打印”命令，打开如命令，打开如图图8-498-49所示的所示的“打印打印”对话框。对话框。Access数据库基础及应用在在“打印打印”对话框中可以进行以下设置：对话框中可以进行以下设置：在在“打印机打印机”中，指定打印机的型号。中，指定打印机的型号。在在“打打印印范范围围”中中，指指定定打打印印所所有有页页或或确确定定打印页的范围。打印页的范围。在在“份份数数”中中，指指定
49、定打打印印的的份份数数以以及及是是否否需需要对其进行分页。要对其进行分页。3)3)设设置置完完毕毕后后，单单击击“确确定定”按按钮钮，即即可可打打印印整个报表。整个报表。Access数据库基础及应用8.8 8.8 报表设计实例报表设计实例例例8-14 8-14 以以“学学生生”表表和和“成成绩绩”表表为为数数据据源源，使使用设计视图创建用设计视图创建“学生成绩表学生成绩表”报表。报表。操作演示操作演示Access数据库基础及应用例例8-15 8-15 创建一个创建一个“学生成绩学生成绩”分组报表，并统计各分组报表，并统计各分数段的学生人数。分数段的学生人数。操作演示操作演示Access数据库基础及应用8.9 8.9 小小 结结