《会议运营管理之会议筹备管理课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议运营管理之会议筹备管理课件.ppt（143页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 第第六六章章 会议筹备管理会议筹备管理 会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 会议筹备是会议运营活动持续时间最长的阶段。会议筹备的质量对会议能否成功举办和会议的质量影响最大。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备 会议初期筹备的主要工作是建立会议组织机构，制定会议工作计划，编制会议预算和筹措会议启动资金；选择专业会议管理机构。业界人士曾形象的将这些
2、主要工作比喻成一个人：会议组织机构就像人的脑袋，工作计划和会议预算就像人的两条腿，资金就像人体流动的血液，专业会议管理机构就像人的两只手，这种比喻充分说明了筹备初期所完成的这些工作的重要性。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立会议组织机构建立 会议组织机构形式并不是一成不变的，以下会议组织机构形式并不是一成不变的，以下是两种形式。是两种形式。大型国际会议的组织机构图（一）大会组委会大会组委会承办委员会承办委员会财务委员会财务委员会财务委员会财务委员会行政委员会行政委员会行政委员会行
3、政委员会学术委员会学术委员会学术委员会学术委员会旅游委员会旅游委员会旅游委员会旅游委员会注注注注册册册册子子子子委委委委会会会会公公公公关关关关子子子子委委委委会会会会社社社社会会会会活活活活动动动动子子子子委委委委会会会会展展展展览览览览子子子子委委委委会会会会交交交交通通通通子子子子委委委委会会会会旅旅旅旅行行行行子子子子委委委委会会会会饭饭饭饭店店店店子子子子委委委委会会会会秘书处秘书处/PCO/PCO财务委员会财务委员会财务委员会财务委员会大会主席大会主席大会主席大会主席学术委员会学术委员会学术委员会学术委员会组织委员会组织委员会组织委员会组织委员会秘书长秘书长秘书长秘书长/司库司库司
4、库司库附附附附展展展展组组组组会会会会务务务务组组组组公公公公宣宣宣宣组组组组财财财财务务务务组组组组筹筹筹筹资资资资组组组组交交交交通通通通组组组组旅旅旅旅游游游游组组组组安安安安保保保保组组组组秘书处秘书处秘书处秘书处/PCO/PCO/PCO/PCO学术组学术组学术组学术组大型国际会议的组织机构图（二）接接接接待待待待组组组组会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立会议组织机构建立（一）秘书处下的工作小组（一）秘书处下的工作小组 1.1.学术组学术组 学术组是在大会学术委员会的直接
5、领导下，负责会议的具体学术筹学术组是在大会学术委员会的直接领导下，负责会议的具体学术筹备工作，内容包括：备工作，内容包括：(l (l）确定征文通知书中的全部学术内容；）确定征文通知书中的全部学术内容；(2 (2）接收会议论文；）接收会议论文；(3 (3）组织审查论文；）组织审查论文；(4 (4）编辑、校对和出版论文集；）编辑、校对和出版论文集；会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立会议组织机构建立 (5(5）确定注册通知书中的全部学术内容；）确定注册通知书中的全部学术内容；(6 (6
6、）制定会议期间的详细学术日程；）制定会议期间的详细学术日程；(7(7）提出会场、设备使用计划；）提出会场、设备使用计划；(8(8）安排学术参观活动；）安排学术参观活动；(9(9）确定卫星会中的学术内容。）确定卫星会中的学术内容。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立会议组织机构建立 2.2.会务组会务组 主要负责：(l）各轮会议通知的编辑和印刷；(2）论文集的印刷；(3）各轮会议通知的邮寄；(4）各轮会议通知反馈表的搜集和数据库的制作；会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理
7、 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立会议组织机构建立 2.2.会务组会务组 (5）会场和设备的保障；(6）所有社会活动的安排；(7）代表注册用品的准备；(8）现场注册；(9）工作人员的管理。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立会议组织机构建立 3公关宣传组 与有关专业媒体联系并进行公关活动，在有影响的专业媒体上发布会议公告及其他会议信息，召开会议的新闻发布会，利用多种场合宣传会议，树立会议在社会公众中的良好形象。这些
8、工作关系到会议的出席率和能否顺利进行，所以，大中型会议都设立专门的公关宣传组来做这些工作，小型会议虽然不必设立单独的公关宣传组，而是把这些工作放在会务组里，但应安排得力的人员重点来做。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立会议组织机构建立 4 4接待组接待组 主要负责会议代表的接待工作，包括：(l）会前预订宾馆，预测房间数量，协商价格；(2）会前将代表住店信息提供给宾馆；(3）会议期间协助宾馆安排代表用房；(4）安排国内代表的返程机、车票，协助国外代表确认机票；(5）安排会议代表的就
9、餐。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立会议组织机构建立 4 4接待组接待组 对于大型会议和规格很高的会议，与会的贵宾会很多，有的甚至是我国各级政府主要领导人和国际组织的领导人，就需要设立单独的贵宾接待组来安排贵宾参加会议的有关事宜。但是，中小型会议的贵宾通常不会很多，因此没有必要单独成立贵宾接待组，这部分工作通常是放在接待组里来完成的。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构
10、建立会议组织机构建立 5 5财务组财务组 具体负责会议的财务管理，内容包括：(l）编制会议预算；(2）收取代表的各项费用；(3）支付会议的各项开支；(4）情况发生变化时调整预算并及时向会议各级领导汇报；(5）会议结束后，完成财务决算。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立会议组织机构建立 6.6.筹资组筹资组 负责筹集会议资金的具体工作，包括：(l）编制筹资文件；(2）搜集所有可能给会议赞助的个人和单位的名单；(3）与可能赞助的个人和单位联系和谈判；(4）签订筹资合同；(5）催要赞助
11、款 会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立会议组织机构建立7.附设展览组 如果会议不设立单独的附设展览委员会，则可在秘书处下设立附设展览组。它负责所有与附设展览有关的事务，具体工作将会在第九章详细论述。即使是将附设展览的组织工作承包给某个PEO，会议秘书处也要指定专人负责与附设展览有关的工作。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立8.交通组 主要负责安排会议使用的各种车辆，
12、为与会者预订、购买交通票，如飞机票、火车票、长途汽车票、轮船票，帮助与会者预约出租车等。会议的筹备机构中是否建立单独的交通组也要根据会议的需要，举办大型会议时，需要车辆很多，需要预订、购买的交通票也很多，应当设置专门的交通组；举办中小型的会议时，可将这部分工作放到接待组中来完成。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立9.旅游组 负责会议代表的旅游安排，内容包括：(l）提供通知书中旅游部分的内容，例如设计线路、确 定价格；(2）安排会议期间的旅游参观活动；(3）组织会前、会后的旅游活动
13、；(4）安排会议期间的陪同人员活动。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立 10.安保组 负责会议期间的安全保卫工作，包括在会场人口、重要部位安排固定点守卫和会场的流动巡逻，与政府公安、安全部门以及保安公司的联络和协调等。大型会议设立专门的安保组，中小型会议可放在会务组里面。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立（二）确定会议对外公布的联络人 参加会议的代表有可能来自全国各
14、地或世界上任何一个国家，为了能使他们很方便地随时与会议取得联系，要尽早公布对外联络人的姓名、通信地址、会议网页、电子信箱、传真和电话。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立 1、通信地址和收件人 会议的通信地址必须安全可靠，因为注册表和支票等重要东西有时要通过邮寄递达，绝不能出现差错。如果信件要通过单位的收发室，应让收发室的人了解会议组织者的单位、收件人和会议的（英文）名称，对外公布的收件人应和收发室建立良好的关系。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章
15、章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立 2电子邮件 由于目前互联网的越来越普及和使用的方便、快捷、经济，电子邮件成为目前筹备会议的主要通信手段。这里要强调的是，为了通信的安全可靠，会议应使用在本地政府的电信部门注册登记的电子信箱，例如北京地区应在北京无线通信管理局开设电子信箱。会议主办者千万不要为了节省经费而使用在一般商业网站注册的电子信箱，这些信箱经常出现故障，并且邮箱容量有限，不能保证经常性的通畅联络，因而容易使与会代表产生抱怨，甚至取消参加会议。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理
16、 6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立 3会议网页 建立会议专用网页及时发布会议信息也是目前最常用的办会手段。会议组织者可向有关域名管理机构申请会议的专用域名，租用独立的磁盘空间，这样费用比较高。委托PCO承办会议时，由于PCO有自己的专用网站，会议主页可放在这个专用网站上，费用就非常低了。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立 3会议网页 对于国际会议，由于我国的互联网与国际上的互联网连接的光缆的频带还不足够宽，因而北美和欧洲地区的会议代表经常反映浏览我国的会议网站的速
17、度太慢，这和我们浏览北美和欧洲地区的网页时感觉速度慢是相同的道理，因此有的会议组织者会在这些地区开设镜像网站，以满足这些地区的参会代表的需要。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立 4电话 对外公布的电话，要求接电话的工作人员一定要具备良好的电话礼仪常识，对会议有全面了解，能够解答代表提出的各种问题。对于国际会议，还要求有较强的英语听说能力。由于国际长途电话费用昂贵，在筹备国际会议的过程中，很少有国外代表打电话来询问问题。如果有代表采用此种方式，一般都是比较重要或比较紧急的事情，工作
18、人员听不懂，或听懂了但又不能及时解答，对方会非常沮丧，甚至有可能取消出席会议。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立 5.传真传真机要使用单线的电话线，不要和电话线共用一条线，一般也不要使用分机。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（一）会议的阶段划分会议组织机构建立后，应该立即开始制定会议的工作计划。大型会议从筹备到开始、结束持续时间很长，通常都要跨几个年度，就是筹备一
19、个几百人的中小型会议也至少需一两年的时间，因而工作计划经常分几个阶段来制定。阶段的划分没有多少理论依据，经常是一种工作习惯，因会而异，因人而异。不同的会议组织对各个阶段的叫法也不统一，习惯上把它分为初期筹备阶段、征集论文阶段、代表注册阶段、会议举行阶段和会议善后阶段等五个阶段。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（一）会议的阶段划分 1.初期筹备阶段的主要工作 初期筹备阶段的主要工作是：建立会议机构；制定会议详细工作计划；发布会议第一轮通知；选择并确定承办会议的专业会议管理机构；编
20、制会议初步预算和落实筹备经费；初步挑选会议场所和会议住宿、餐饮场所或供应单位。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（一）会议的阶段划分 2论文征集阶段的主要工作 举办会议的目的就是要进行交流，征集会议论文是进行交流的基础，论文多则表明将来参加会议的人数也可能多；论文质量好将来会议的水平才有可能高。从市场推广的角度来看，征集论文的活动实质是会议的销售活动，它决定了未来会议的数量和质量。将来此次会议学术水平的高低和会议规模的大小，很大程度上取决于论文的征集工作是否成功。这个阶段经历的时
21、间最长，大型会议一般需要12年，中小型会议一般需要半年左右，全部工作主要就是围绕征集会议论文展开的。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（一）会议的阶段划分 3代表预先注册阶段的主要工作 这个阶段的工作主要是围绕编辑和制作会议注册通知书进行的。会议的注册通知书基本包含会议的所有主要内容，这些内容都是经过会议的学术委员会和组织委员会联合召开几次会议，反复讨论和研究确定的。会议组织者还需要与注册通知书中所有涉及的会议服务机构签署协议书，如会议中心、宾馆、旅行社和出租汽车公司等，才能将有
22、关的内容公布出去。这一阶段的另一项主要工作是接收代表的注册，处理注册的有关事宜，统计出各种数据，提供给各个与会议有关单位，为会议的现场组织实施作好充分的准备。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（一）会议的阶段划分 4会议举行期间的组织工作 会前的筹备工作和会议期间的组织工作有千丝万缕的联系，很难用一个明确的时间将它们截然分开。一般可以从会议举办的前几天开始算起，到底是多少天，也是仁者见仁，智者见智的事情，很难统一。会议举行期间的组织工作主要是组织实施会议的各项专业和社会活动。会议
23、营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（一）会议的阶段划分 5会议结束后的后续工作 会议的后续工作可以从会议的闭幕式结束后开始，一直到会议的全部工作结束为止，这个阶段有时可延续到会议结束后的几个月的时间。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 会议组织者和会议代表双方是互动的，会议组织者每次发布的会议信息，都要求会议代表能有反馈。确定每次发布信息的时间和反馈
24、的时间都是会议前期筹备中最重要的工作内容。时间一经确定，会议组织者将按这个时间表来安排这几年的工作，也要让所有可能参加会议的代表了解这些时间。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 1.1.开始征集论文的时间 组织机构建立后，学术委员会就应开始策划有关的会议的学术内容，大型会议一般应在会议召开的前20个月左右开始启动，中小型会议一般应在会议召开前的1到半年左右开始启动。学术委员会确定了主要学术内容后，秘书处就要安排征文通知书的编辑和印刷，应尽可能提早向潜在参会代表
25、发出征集论文通知书。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 2.2.论文投稿的截止时间要规定一个代表向会议提交论文的最后时间，这个时间被称为论文投稿的截止时间（call for paper deadline），大型会议通常是将这个时间定在举办会议的一年前。如果是上半年举办的会议，投稿截止时间可定在前一年的10月份；若是在下半年举办的会议，可放到前一年的年底或当年的年初。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备
26、管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 3.论文录取通知书发出的时间 由于多数会议代表需要凭论文录取通知书向所在机构申请参加会议的经费，会议组织者就应尽可能地向论文作者发出论文录取通知书。一般应在注册通知书发放之前或同时发出。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 4.注册通知的发放时间可根据代表提交论文的情况，将论文录取通知书和注册通知书一起寄给代表。寄出的时间最好是在会前6个月以上。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营
27、运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 5.预先注册的截止时间举办会议室一项计划性非常强的工作，这项工作的基础就是参加会议代表的人数。为了使会议组织者能够尽早掌握参加会议的代表人数，每个会议都会设立一个预先注册的截止时间（registration deadline）,在这个时间前注册的会议代表的注册费要适当的低一些。预先注册截止日的时间设立应该按会议规模的大小而不同，大型会议的时间可以提前一些，可以订在会前3到4个月。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理
28、会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 6.宾馆和旅游预订的截止时间 像确立预先注册截止时间一样，对于会议代表预订宾馆和旅游，也要设立一个预订的截止时间。规模在上千人的会议要求截止时间在会前的3至4个月；几百人的会议2个月左右就可以。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.3 公关宣传工作 为扩大会议的影响力、吸引更多的代表前来参加会议而进行的公关宣传活动是不可缺少的。会议组织者非常清楚只要多增加几个会议代表，他们缴纳的注册费就可收回全部公关宣传费用。会议营运管
29、理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.3 公关宣传方式包括：1在国内外杂志刊登广告 选择所举办会议领域中最有权威的杂志，刊登广告可以收到很好的效果，虽然有时广告费很贵。中华医学会泌尿外科专业委员会每4年在我国举办一届的北京国际泌尿外科大会（Beijing International Symposium on Urology，缩写为BISU)，主要的宣传方式是在美国泌尿外科杂志上刊登广告，会议通知的广告连续刊登三次，版面虽然只有A4纸的1/4大，但每一次的广告费都是美元。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运
30、管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.3 公关宣传工作 2.发布、散发会议第一轮通知（first announcement)会议第一轮通知（first announcement）或会议预备通知（preliminary announcement）可以适当地印一些，通常其印刷数量是将来可能参加会议人数的十几倍甚至几十倍，道理和刊登广告是一样的，为了起到广种薄收的作用。会议的会议第一轮通知或预备通知可以使用2至3年的时间。因为邮寄费太贵，除了用邮寄的方式散发会议第一轮通知或预备通知外，会议组织者还经常在系列性会议的上一届会议上或有人参加内容相近的其他国
31、际和国内会议时，随身携带一部分在会上散发。此外，还可以通过电子邮件等形式尽可能早地广泛发布，以引起潜在的会议参加者的注意。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.3 公关宣传工作 3散发招贴画 为了加强会议的宣传效果，有些会议还印制招贴画散发。由于招贴画的印刷都比较精美，印刷的份数又不会太多，因而印刷费用也比较高。招贴画一般也是有人参加各种会议时，在会上张贴和散发。有时也可寄给国内外有关机构，请它们代为张贴。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管
32、理 6.1 会议初期筹备6.1.3 公关宣传工作 4.利用会议网页宣传 利用互联网宣传会议是既省力又省钱的方式。在会议初期筹备阶段就要随时将最新的会议筹备信息发布到会议网页上向潜在的会议代表宣传。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.3 公关宣传工作 5召开新闻发布会 重要的会议还有必要召开专门的新闻发布会进行宣传。选择合适的场所，邀请有关媒体记者参加，把会议要召开的信息发布给媒体.通过媒体，以新闻报道的形式发布传播出去，可以起到一个放大的作用，迅速把会议信息传递到潜在的与会者那里，这是一种有效的会议宣
33、传方式。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.4 选择PCO 正确选择PCO是保证大型会议取得圆满成功的重要条件之一。会议主办单位最缺少的是举办大型会议的经验，PCO具有丰富的经验，与会议主办单位共同组织会议，容易使会议获取成功。会议初期，就要尽早寻求与PCO合作，以把由于经验欠缺等原因而造成会议运作失误的可能性降到最低程度。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.4 选择PCO 这样的好处是可将会议只委托给一家机
34、构来完成，既简化了机构之间的相互关系，也极大地方便了参加会议的代表，如通过PCO代表就可完成注册、宾馆和旅游预订的工作。如果选择余地较大，可以通过招标的办法，筛选几家有一定实力的PCO来竞办会议，从中选出一家具有较强实力、经验的PCO来帮助组织、运作和管理会议。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.5 编制会议预算和落实会议筹备经费 编制会议预算和筹措会议启动筹备经费也是会议筹备初期最重要的两项工作，这部分内容将在会议财务管理中进行详细论述。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六
35、六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.1 会议初期筹备6.1.2 初步挑选会议场所和会议住宿、餐饮场所等供应机构 但不要急于确定，可以多选几家，反复比较、谈判，以利于最终选择到价格低质量高的会议场所和会议住宿、餐饮场所或供应单位。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.2 会议论文征集 会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.2 会议论文征集 会议应给会议代表足够多的时间准备他们的论文，同时程序委员会也需要足够的时间来进行论文的评审。大型会议一般是在举办前2
36、0个月、中小型会议一般应在会议召开前的一到半年左右开始进行论文征集工作。会议这个阶段的主要工作就是围绕征文和评审论文展开的。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.2 会议论文征集6.2.1 确定会议的专业内容（一）确定会议主题（theme）和相关的议题（topics)确定会议主题和相关的议题应该紧密围绕着本学科的最新研究成果和今后的发展方向进行，应能涵盖该专业领域中的全部学科内容，范围尽量扩展到一些交叉学科领域中，才能引起其他有
37、关专家学者的兴趣，以吸引更多的人员参加会议会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.2 会议论文征集6.2.1 确定会议的专业内容 通常会议既安排全体大会，也经常按具体议题安排分组会议。全体大会的学术主题经常是以大学科为主，涉及面广，专业构成也比较复杂。相对而言分组会议的专业面就比较窄，容易向更深的层面探讨，有时反而更能引起代表的关注。总之，二者都是会议的主要活动方式，相得益彰。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第
38、第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第
39、第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.2 会议论文征集6.2.1 确定会议的专业内容 （二）确定会议的初步日程 程序委员会在确定了会议的大会主题和分组会的议题后，可参考以往会议的学术活动
40、，确定本次会议的初步日程（preliminary progr。），以三天会议为例，最简单的安排如下：天天上午上午下午下午晚上晚上第一天第一天开幕式和大会演讲开幕式和大会演讲分组会议分组会议欢迎招待会欢迎招待会第二天第二天分组会议分组会议分组会议分组会议张贴演讲张贴演讲第三天第三天分组会议分组会议大会演讲和闭幕式大会演讲和闭幕式闭幕宴会闭幕宴会会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理 6.2 会议论文征集6.2.1 确定会议的专业内容（三）确定征文的形式 会议的征文有三种形式。第一种是向会议代表征集论文全文；第二种是先向会议代表征集论文
41、摘要，程序委员会根据摘要的内容和质量，决定是否通知论文作者提供论文全文；第三种是只向会议代表征集只有几百字的论文摘要。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书 由于征文通知书的印数相当多，通常印数可达今后实际参加会议代表人数的儿倍甚至十几倍。对于千人以上的会议，征文通知书的印数都在上万份为了减少邮寄费用，征文通知书要尽量减少重量，大都采用简易折页形式，长为20厘米，宽为9厘米，一般有3折或4折两种形式，页码视内容而定论文征集通知书均由封面、主页和表格三部分内容组成 会议营运管理会议营运
42、管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书 （一）征文通知书的封面会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书 （二）征文通知书的主页 主页主要应包含以下内容：1大会主席的邀请信 为节约篇幅，邀请信不要超过一页，邀请信的右上角可以附有主席的照片，有的会议还有主席的亲笔签字。2组织机构 应将下列人员在征文通知书中列出：大会主席、副主席；组织委员会主席、副主席和成员；程序委员会主席、副主席和成员；秘书长、副
43、秘书长和司库。如果是国际会议，按国际惯例，所有会议书面文件所涉及的人员只列出他们的姓名和国籍即可。英文姓名的表示有所不同，特别是中国人姓名的英文表示。如果是国际组织的系列性会议，应参照上几届的写法。若是我国机构主办的国际会议，一般可参照中国日报的写法。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书 3学术题目 包括会议主题和议题两部分内容。4征文要求 主要包括：对论文的字数限制；论文的格式要求；提交论文的截止日期和论文的寄送地址和收件人，并附有论文格式纸。5会议初步日程 可在通知书中给出初步
44、的会议日程，应包括现场报到的日期、开幕式和大会特邀演讲的日期、大型活动的时间安排，例如招待会、宴会等活动以及闭幕式的日期，给那些想参加会议的人士一个初步的时间印象。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书6.初步旅游线路 会议组织者可在会前、会间和会后均安排一些旅游路线。路线可适当多安排几条，以便会议代表有更大的选择余地。旅游路线只涉及将要参观访问的城市和大约的天数即可，不用介绍得特别详细。为增加对代表的吸引力和提高效率，会议组织者可将专业参观和旅游结合起来安排。7.联系方法 联系人姓
45、名、通讯地址、邮编、传真、电话和电子信箱、网址。8.重要日期 要将会议的重要日期列出，使代表对会议的筹备进程有个整体的了解。一般应包括下列重要日期：论文投稿的截止日期；发放论文接受函的日期；注册通知书的发放日期和预先注册、住宿预定的截止日期。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书（三）表格 征文通知书的第三部分是各种表格，常用的有论文摘要表、会议反馈表。1论文摘要表（abstract form)论文摘要表包括以下主要内容：作者的姓名、头衔、工作单位、通讯地址、其他联系方法（主要是传真
46、和电子信箱），论文题目，论文所属的专业议题，作者希望论文发表形式是口头演讲还是张贴演讲，口头演讲的作者要求使用的设备，包括多媒体投影仪、光学投影仪、幻灯机和录像机等，会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书（三）表格 征文通知书的第三部分是各种表格，常用的有论文摘要表、会议反馈表。2.反馈表（reply form)会议代表还要求填写会议反馈表，以便使会议组织者能对会议的其他信息有个宏观的了解，如可能有多少陪同人员参加会议，可能有多少代表参加旅游活动等。有些会议代表并不提交论文，但也希望
47、参加会议。对于这部分代表可以仅填写会议反馈表交给秘书处。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书 （四）征文通知书的印刷 目前绝大多数会议还要将征文通知书制作成文字材料，向潜在的参会人员邮寄。主要原因一是征文通知书的发放是宣传推广会议的最重要和最直接的手段，潜在的会议代表接到印刷精美的会议文件，会给他们留下美好的印象，容易促使他们下决心参加会议，特别是还有相当一些年龄比较大的专家学者，还习惯阅读印刷品；其二是征文通知书的体积小、重量轻，印刷和邮寄费都不会太贵；其三是大多数的与会代表要从
48、征文通知书上了解到会议网页，才有可能今后通过会议网站获取会议信息。封面封面至少至少至少至少要包括要包括6 6 6 6项内容项内容:l会名的全称会名的全称l会名的缩写会名的缩写l会议举办时间会议举办时间l会议地点会议地点l“第二次会议通知及论第二次会议通知及论 文征集文征集”字样。字样。l会徽和举办机构的名称会徽和举办机构的名称会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书 但目前会议征文通知书也有很大的改进，许多会议都不再给代表邮寄论文稿纸和论文作者须知，而将这部分内容放到会议网页上，供代表
49、下载使用。为保持会议的形象和档次，征文通知书都设计得非常精美，配有多幅彩色图片或图案，并使用铜版纸彩色印刷。为保持会议文件的连续性，也为了节约设计成本，征文通知书的版式还会在以后的各轮通知书中继续使用。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理6.2 会议论文征集6.2.3 征文通知书的发放 征文通知书与第二轮通知一起发放，它是第二轮通知的中心内容。征文通知书的发放是宣传推广会议的最重要和最直接的手段。通过对会议进行的数理统计，将来实际参加会议的代表人数通常是征文通知书发放份数的1/10左右，系列性会议的比例会高一些，而普通会议有时还会
50、远远低于这个比例。目前绝大多数国际会议和国内会议仍采用传统邮寄方式，将一封一封的征文通知书直接邮寄到会议代表的手中，经过多次会议的检验，这种方式至今仍是最有效的方法。会议营运管理会议营运管理会议营运管理会议营运管理 第第第第六六六六章章章章 会议筹备管理会议筹备管理6.2 会议论文征集6.2.3 征文通知书的发放 （一）搜集名单的几种方式 1向会议主办机构索取 会议主办机构，如社团的秘书处等。举办国际组织的国际会议最简单的方法是向国际组织索取。一般它会将前几届的代表通信录（naming list）提交给会议组织者。中华口腔医学会在2001年举办第7届世界预防口腔大会的名单就是世界牙科预防协会提