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1、英文书信的结构商务信E-mail报盘例文商务邀请信英文传真信头常用缩略语英文传真信头常用缩略语祝福语英文书信结构 英式结构即缩进式结构，属于比较传统的结构，即每一段的第一行都英式结构即缩进式结构，属于比较传统的结构，即每一段的第一行都向里缩进向里缩进4-84-8个字符，且所有段落的缩进距离必须保持一致；称呼顶个字符，且所有段落的缩进距离必须保持一致；称呼顶格写，落款则在中间偏右的位置。格写，落款则在中间偏右的位置。美式结构则是齐头式结构，在商务英语中较流行，美式结构则是齐头式结构，在商务英语中较流行，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其特点是所尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其特点是所有段落的第
2、一行都顶格写，段与段之间空一行，有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也都顶格写。另外称呼、落款等也都顶格写。英文的书信通常包括6个组成部分：信头（heading，包括寄信人地址和日期）、信内地址（insideaddress，指收信人地址）、称呼（salutation）、正文（body）、结束语（complimentary）、签名（signature）、有时候还包括附言（postscript）和附件（attachment）No.5,YiheyuanRoadNo.5,YiheyuanRoadBeijing,100971,Beijing,100971,信头信头P.R.China
3、P.R.ChinaMar.15,2007Mar.15,2007ProfessorJohnSmithProfessorJohnSmith13BroadwayAvenue13BroadwayAvenue信内地址信内地址SanFranciscoSanFranciscoCalifornia12345California12345U.S.AU.S.ADearXXXDearXXX称呼称呼Iamverygladtohearfromyou.Iamverygladtohearfromyou.正文正文Yours,LucyYours,Lucy签名签名信头内容包括发件公司的内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话
4、号码、传真号、电子邮箱等。名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。函时，一定要注意为信头留出足够的空间。对于私人商务信函，如求职信等，信头
5、通常写在信纸的右上方。对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。如果信函的长度超过两页，那么从第如果信函的长度超过两页，那么从第2 2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。收件人姓名及日期。英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方
6、，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。门牌号码和街名或单位在城市与国家名称之间必须用逗号分开。门牌号码和街名或单位名占一行（太长可占两行），城镇名和邮政编码占一行，国名占名占一行（太长可占两行），城镇名和邮政编码占一行，国名占一行。一行。然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月年（英式）然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月年（英式）也可写成月日年（美式），如：也可写成月日年（美式），如：May8May8，19961996或或8May8May，1996.1996.月份月份
7、要写英文名称，否则有可能产生歧义，如要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/19965/8/1996，美国人会理，美国人会理解为解为19961996年年55月月88日，而英国人则理解为日，而英国人则理解为19961996年年88月月55日。日。注意：1.“年”应完全写出，如2010，不能简写成10；2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来；3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：12July2010；美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加逗号，如：July12，2010信内地址信内地址 InsideAddressInsid
8、eAddress 信内地址包括收信人的姓名和地址。封内地址必须和信封地址一致信内地址包括收信人的姓名和地址。封内地址必须和信封地址一致，否则，否则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原则上和写发信人地址一样。则上和写发信人地址一样。由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应按照对方公司信纸中的由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改
9、。写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家信头书写，切勿擅自更改。写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。航空投递的信函，要在信内地址之上注明。以下为几种信内地址的写名。航空投递的信函，要在信内地址之上注明。以下为几种信内地址的写作实例：作实例：致某公司：致某公司：Messrs.LakeKaneMessrs.LakeKane Co.Co.，Ltd.Ltd.66MartinsLane66MartinsLaneLondonEC3V7BHLondonEC3V7BH致公司中某职位：致公司中某职位：TheManagerTheManagerEaglePressInc.EaglePressInc.66M
10、artinsLane66MartinsLaneLondonEC3V7BHLondonEC3V7BH致公司某人：致公司某人：Mrs.JuttaBrownMrs.JuttaBrownEaglePressInc.EaglePressInc.66MartinsLane66MartinsLaneLondonEC3V7BHLondonEC3V7BH称呼Salutation称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。（亲朋好友之间可用逗号）。如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，Dea
11、rMadamDearMadamorSirorSir。不过这种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能不过这种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用显示足够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用DearDearMember,Member,DearCustomer,DearCustomer,和和DearHumanResourcesManagerDearHumanResourcesManager这这样的称呼。样的称呼。如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。商务信函一般用商务信函一般用De
12、arMissBrownDearMissBrown，DearMr.SmithDearMr.Smith。DearDear纯属公纯属公务上往来的客气形式。另外，如果对方为女性却不知应称务上往来的客气形式。另外，如果对方为女性却不知应称Mrs.Mrs.还还是是MissMiss时可称时可称Ms.Ms.。写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用DearDear或或MydearMydear再加上再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：MydearfatherMydearfather，DearDearTomTom正文Body正文是信函的核心
13、内容。一封内容得体正文是信函的核心内容。一封内容得体的商务信函，不仅能够达到把事情办好的商务信函，不仅能够达到把事情办好的目的，而且还能促进双方的友谊。正的目的，而且还能促进双方的友谊。正文的内容要主题突了出、层次清楚、语文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。在商业界人们通常言简洁、表达准确。在商业界人们通常用用5 5个个C C来衡量一封信函的好坏：来衡量一封信函的好坏：Conciseness(Conciseness(简洁简洁)、Clarity(Clarity(明了明了)、Correctness(Correctness(正确正确)、Completeness(Completenes
14、s(完完整整)、Courtesy(Courtesy(礼貌礼貌)。如果正文很长需要几张信纸联页时，则应在每张联页左上如果正文很长需要几张信纸联页时，则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称，如：端都注明页数和收信人名称，如：Mr.WilliamJ.HallMr.WilliamJ.HallDearMr.Smith,DearMr.Smith,Aswementionedinourpreviousquotation,thepriceisAswementionedinourpreviousquotation,thepriceislikelytorise.Sincematerialpriceisavery
15、cruciallikelytorise.Sincematerialpriceisaverycrucialelementforourcostaccounting,wearecompelledtoelementforourcostaccounting,wearecompelledtoshiftthisrisetoourcustomers.shiftthisrisetoourcustomers.Thepricefor33Eurohasincreasedto33.5Euro,Thepricefor33Eurohasincreasedto33.5Euro,packingchargeandfreightr
16、emainingunchanged.packingchargeandfreightremainingunchanged.WethankyouforyourunderstandingandlookforwardWethankyouforyourunderstandingandlookforwardtohavingagoodcooperationwithyou.tohavingagoodcooperationwithyou.YourssincerelyYourssincerely，MingMing 一般写于正文下空一两行后。第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。一般写于正文下空一两行后。第一个
17、字母要大写，最后一个词的后面有逗号。至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：称呼有较强的关联关系，例如：1.1.如果不知道收件人的姓名，开头的称呼是如果不知道收件人的姓名，开头的称呼是DearSirsDearSirs，（英式）或，（英式）或Gentelmen:Gentelmen:（美式），则结尾敬辞采用（美式），则结尾敬辞采用YoursfaithfullyYoursfaithfully，（英式）或，（英式）或YoursYourstrulytruly，（美式）；，（美式）；2.
18、2.如果知道收件人的姓名，开头的称呼是如果知道收件人的姓名，开头的称呼是DearMr.BrownDearMr.Brown，则结尾敬辞采用，则结尾敬辞采用YourssincerelyYourssincerely，（英式）或，（英式）或SincerelySincerely，（美式），（美式）另补充：另补充：(1)(1)写给单位、团体或不相识的人的信用：写给单位、团体或不相识的人的信用：Yours(very)truly,(Very)Truly Yours(very)truly,(Very)Truly yours Yours(very)faithfully,(Very)Faithfully yours
19、,yours Yours(very)faithfully,(Very)Faithfully yours,(2)(2)写给尊长上级的信可用：写给尊长上级的信可用：Yours(very)respectfullyYours(very)respectfully，Yours(very)obedientlyYours(very)obediently，Yours gratefullyYours gratefully，Yours appreciativelyYours appreciatively。(3)(3)写给熟人或朋友的信可用：写给熟人或朋友的信可用：YoursYours，Yours everYours
20、 ever，Yours fraternallyYours fraternally，Yours Yours cordiallycordially，Yours devotedlyYours devotedly。(4)(4)给亲戚或密友的信可用：给亲戚或密友的信可用：YoursYours，Yours everYours ever，Yours affectionatelyYours affectionately，Yours Yours devoted frienddevoted friend，Lovingly yoursLovingly yours，Yours loving son(fatherYou
21、rs loving son(father，mothermother，nephew)nephew)，以上各种情况以上各种情况 yours yours 无论放在前面或是放在后面都行，但不可缩写或省去。无论放在前面或是放在后面都行，但不可缩写或省去。注意：回复别人邮件时，应该删除所有不需要的信息，这样可以给你的读者注意：回复别人邮件时，应该删除所有不需要的信息，这样可以给你的读者节省读邮件的时间节省读邮件的时间结束语（结束语（complimentarycomplimentary）签名（）签名（signaturesignature）在商务信件中，一般的称呼格式是在收信人头衔后加姓，在商务信件中，一般的
22、称呼格式是在收信人头衔后加姓，或者加收信人全名。要特别注意收信人的头衔。具体称呼或者加收信人全名。要特别注意收信人的头衔。具体称呼方式及缩写如下：方式及缩写如下：男士：男士：Mr.Mr.女士：女士：Mrs.,Ms.,MissMrs.,Ms.,Miss教授教授/博士：博士：Prof./Dr.Prof./Dr.市长、法官、议员或其他高官：市长、法官、议员或其他高官：Hon.(HonorableHon.(Honorable，即，即“尊敬的尊敬的”)编辑：编辑：EditorEditor不知对方姓名：不知对方姓名：DearSir/Sirs,DearMadam/Madams,DearSir/Sirs,De
23、arMadam/Madams,DearSirorMadam,ToWhomItMayConcernDearSirorMadam,ToWhomItMayConcern商务信正文：正文：正文一般包括三个部分。正文一般包括三个部分。第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行第二部分是信的核心和主
24、要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。充分的说明和解释。第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。如：如：Iamlookingforwardtoyourreply.Iamlookingforwardtoyourreply.Pleasepassmybestwishestoallyourfamily.Pleasepassmybestwishestoallyourfamily.结束语：结束语：结束语是写信人对于收信人的谦称和致敬。结束语是写信人对于收信人的谦称和致敬。E-mailemailemail本身就比书信随意些。本身就比书信
25、随意些。主题主题 主题（主题（SubjectSubject）框的内容应简明地概括信的内容，短的）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如可以是一个单词，如greetingsgreetings；长的可以是一个名词性短；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过语，也可以是完整句，但长度一般不超过3535个字母。主题个字母。主题框的内容切忌含糊不清。框的内容切忌含糊不清。另外：另外：1 1、E-mailE-mail一般使用非正式的文体，因此正文（一般使用非正式的文体，因此正文（BodyBody）前）前的称呼（的称呼（SalutationSalutation）通常无须使用
26、诸如）通常无须使用诸如Dear Mr.JohnDear Mr.John之之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。对长辈或上级最好使用头衔加上姓。TommyTommy，或者，或者Mr.Mr.SmithSmith。2 2、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了除了One,One,例子例子:127 Ninth Avenue,North 127 Ninth Avenue,North 127 E.15 Street 127 E.15 Street 5 Park Avenue 5 P
27、ark Avenue One Wingren Plaza One Wingren Plaza 556-91 Street 556-91 Street 格式：称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之格式：称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行。间一般空一行。报盘一报盘一 DearSirDearSir，Wewereverypleasedtoreceiveyourletterof5thAprilansweringouradvertisementforWewereverypleasedtoreceiveyourletterof5thAprilansweringouradverti
28、sementfortypewritersand,asrequested,encloseacopyofourlatestillustratedcatalogueandcurrenttypewritersand,asrequested,encloseacopyofourlatestillustratedcatalogueandcurrentpricelist.pricelist.WethinkthePortable95isamachinethatwouldsuityourpurposeverywell.Itweighs6.5WethinkthePortable95isamachinethatwou
29、ldsuityourpurposeverywell.Itweighs6.5kgandisabitheavierthantheusualportable,butitisgoodforheavydutyandatthesamekgandisabitheavierthantheusualportable,butitisgoodforheavydutyandatthesametimeconvenientlyportablewhencarriedinitscase.timeconvenientlyportablewhencarriedinitscase.Wehaveoneofthesemachinesi
30、nstockandweshallbepleasedtoarrangeforyoutotryit.Wehaveoneofthesemachinesinstockandweshallbepleasedtoarrangeforyoutotryit.AlthoughcostshavebeenrisingsinceMarch,wehavenotyetraisedourpries,butmayhavetoAlthoughcostshavebeenrisingsinceMarch,wehavenotyetraisedourpries,butmayhavetodosowhenpresentstocksruno
31、ut.Wethereforeadviseyoutoplaceyourorderwithusatdosowhenpresentstocksrunout.Wethereforeadviseyoutoplaceyourorderwithusatonce.once.敬启者：敬启者：我们很高兴收到您四月五日答复我们打字机广告的来信，现按您来信的要求附上我们最新的附图我们很高兴收到您四月五日答复我们打字机广告的来信，现按您来信的要求附上我们最新的附图产品目录及现在的价目表。产品目录及现在的价目表。我们认为我们认为“手提手提9595型型”会适合您的需要。这部机重会适合您的需要。这部机重6 6。5 5公斤，比
32、常见的手提机稍重一些，但适合公斤，比常见的手提机稍重一些，但适合于打字量大的用途，同时也可放进打字箱内，十分便于手提。于打字量大的用途，同时也可放进打字箱内，十分便于手提。我们目前的存货中有这样一台机子，我们将很乐意为您安排前来试用。我们目前的存货中有这样一台机子，我们将很乐意为您安排前来试用。自今年三月以来各种费用一直在上升，但我们仍未提价，不过目前的库存一旦售完便可能不得不自今年三月以来各种费用一直在上升，但我们仍未提价，不过目前的库存一旦售完便可能不得不这样做。为此我们建议您即时向我们这样做。为此我们建议您即时向我们报盘 报盘二报盘二 DearSir,DearSir,Thankyoufo
33、ryourletterof10thMarch.WearegratifiedtoreceiveThankyouforyourletterof10thMarch.Wearegratifiedtoreceiveyourrequestformenandwomensraincoatsonapproval.yourrequestformenandwomensraincoatsonapproval.Aswehavenotpreviouslydonebusinesstogether,perhapsyouwillAswehavenotpreviouslydonebusinesstogether,perhapsy
34、ouwillkindlyagreetosupplyeithertheusualtradereferences,orthekindlyagreetosupplyeithertheusualtradereferences,orthenameofabanktowhichwemayrefer.Assoonastheseenquiriesnameofabanktowhichwemayrefer.Assoonastheseenquiriesaresatisfactorilysettled,weshallbehappytosendyoutheitemsaresatisfactorilysettled,wes
35、hallbehappytosendyoutheitemsyoumentioninyourletter.youmentioninyourletter.WsincerelyhopethiswillbethebeginningofalongandpleasantWsincerelyhopethiswillbethebeginningofalongandpleasantbusinessassociation.Weshalldoourbesttomakeitso.businessassociation.Weshalldoourbesttomakeitso.商务邀请信商务邀请信往往是用于被邀请人向使领馆申
36、请签证之用，商务邀请信往往是用于被邀请人向使领馆申请签证之用，因此正式商务邀请信中应必备如下信息：因此正式商务邀请信中应必备如下信息：-被邀请人姓名及其他信息被邀请人姓名及其他信息(Nameofvisitor(Nameofvisitor，visitorsvisitorsnationality,nationality,visitorspassportnumber,Nameofvisitorsemployer)visitorspassportnumber,Nameofvisitorsemployer)-邀请人（即申请人）的信息（如：邀请人（即申请人）的信息（如：Applicantsnational
37、ity,Applicantsnationality,Applicantspassportnumber,NameofApplicantsApplicantspassportnumber,NameofApplicantsemployer,employer,Applicantspositionwithinthecompany,thecommercialApplicantspositionwithinthecompany,thecommercialregistrationnumberofthehostcompanyregistrationnumberofthehostcompany英文传真信头常用缩略
38、语英文传真信头常用缩略语英文传真信头常用缩略语：英文传真信头常用缩略语：Ref.：信函参考编号，一般编号往往包括有关人员的姓名的首字母。OurRef.:我方编号，即发信人编号。YourRef.：贵方编号，即收信人编号。Atten.：收件人CC：抄送（其他收件人）GreetingmessageIwishyouahappyNewYear.IwishyouahappyNewYear.PrayacceptmybestandsincerestwishesfortheNewPrayacceptmybestandsincerestwishesfortheNewYear.Year.Presentingthec
39、omplimentsoftheseason.Presentingthecomplimentsoftheseason.Witheverygoodwish.Witheverygoodwish.Iamgladtohearthatyouwereappointed.,onwhichIIamgladtohearthatyouwereappointed.,onwhichIcongratulateyoumostheartily.congratulateyoumostheartily.Icongratulateyouuponyoursuccess.Icongratulateyouuponyoursuccess.Iwishyoustillfurthersuccess.Iwishyoustillfurthersuccess.Hopeyouhaveagoodtripback.Hopeyouhaveagoodtripback.Howistheprojectgoingon?Howistheprojectgoingon?英文信件