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1、第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化6.1 常用中文输入法常用中文输入法6.2 文字处理文字处理6.3 表格处理表格处理6.4 制作幻灯片制作幻灯片思考题思考题第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.1 常用中文输入法常用中文输入法6.1.1智能ABC输入法启动智能ABC输入法后出现如图6.1所示的状态条，状态条上的5个图标按钮的意义如下：a中文输入状态，单击后变成“A”，表示大写英文输入状态。b中文输入方式，该状态为“标准”ABC输入方式，单击它可转换为“双打”ABC输入方式。第第6章章 单机
2、环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 c半角符号输入状态，单击后变成“”，表示全角符号输入状态。d中文标点输入状态，单击后变成“.，”，表示英文标点输入状态。e软键盘的开与关状态。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.1智能ABC输入法的状态条第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 1.智能ABC输入法的特色智能ABC输入法的“智能”表现在它支持联想、自动分词和构词、记忆及词频自动调整等功能。(1)自动分词和构词。(2)用户造词的自动记忆。(3)朦胧回忆。“(4)频度调整和记忆功能。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 2.智
3、能ABC输入法的使用技巧使用智能ABC输入法应注意以下使用技巧。(1)尽量按词语输入。(2)中文数量词简化输入。(3)图形符号输入。(4)中文输入过程中的英文输入。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.1.2微软拼音输入法1.激活微软拼音输入法采用以下两种方式可以启动“微软拼音输入法”：(1)键盘操作。反复按组合键“Ctrl”+“Shift”，直到微软拼音输入法标志出现为止。(2)鼠标操作。输入法激活后，将在屏幕上出现如图6.2所示的状态条。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.2“微软拼音输入法”的状态条第第6章章 单机环境下的办公自动化单机
4、环境下的办公自动化 a中文/英文切换按钮：可在中文输入/英文输入状态之间切换。b全角/半角切换按钮：可在全角输入/半角输入状态之间切换。c中/英文标点切换按钮：可在中文标点/英文标点输入状态之间切换。d软键盘开/关切换按钮：可打开或关闭软键盘。e简/繁体输入切换：可打开功能选择菜单。f手写识别：开启/关闭输入板。g功能设置：可打开功能选择菜单。h帮助开关：激活帮助。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 2.主要特色功能及其设置微软拼音输入法的主要特色功能及其设置。(1)自学习功能。(2)在线用户自造词典。(3)离线用户自造词典。(4)南方模糊音。第第6章章 单机环境下的办公
5、自动化单机环境下的办公自动化 3.微软拼音输入法的基本使用方法为了方便不同的用户，系统提供了一些特殊功能，用户可以根据自己的需要，在“微软拼音输入法属性”对话框中选择自己需要或喜欢的输入方式或功能。(1)中文输入。(2)全角输入。(3)输入中文标点。(5)双拼输入。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (6)音节切分符。(7)完成一个句子。(8)候选窗口操作。(9)错字修改。4.使用技巧使用微软拼音输入法应注意以下使用技巧。(1)逐键提示。(2)使用软键盘。(3)不完整输入。(4)错字修改的技巧。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (5)零声母与音节切
6、分符。(6)关于光标跟随的提示。(7)提高输入效率。表6.1给出了基本字根总表，表中的代码是由区号和位号组合而得到的。6.1.3五笔字型输入法1.基本字根2.字根间的结构关系基本字根可拼合组成所有汉字。组成汉字时，字根间位置关系可分为四种类型：单、散、连、交。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 表6.1五笔字型基本字根表第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 3.汉字的三种字型结构汉字有以下三种字型结构：(1)一型：左右型汉字。(2)二型：上下型汉字。(3)三型：杂合(单体、内外、包围)型。4.五笔字型简码输入(1)一级简码。(2)二级简码。(3)三级简
7、码。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 5.五笔字型的词语输入所有词语编码一律为等长四码，其码型与单字码完全相同，词汇代码的取码规则分为以下四种情况：(1)二字词。(2)三字词。(3)四字词。(4)多字词。6.重码、容错码和学习键(1)重码处理。(2)容错码。(3)Z学习键。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.1.4语音输入法语音输入法是利用联机的麦克风为输入设备，使用近年来研制的新技术高性能的语音识别核心软件，如由IBM公司开发的语音识别软件ViaVoice，对语音进行识别并转换为文本文字。这样就省去了键盘输入的过程，可以大大提高汉字输入的效率
8、。但这种输入方法的一个弱点是输入时，输入者每次发音有差别，影响了识别的效果，使得识别率不高。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.1.5手写输入法手写输入是采用联机的方式手写输入汉字。用户用特殊的“笔”在一个手写板上输入汉字，手写输入系统自动识别手写笔迹，将它们转化为相应的文本文字放入文档中。使用手写输入系统，用户不需要记忆汉字的编码方案，也不需要键盘操作，只要用与主机相连的书写笔把汉字写在书写板上，就可以轻松、自然地将汉字输入计算机了。在使用前要购买手写系统。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.1.6光电扫描(OCR)输入法光电扫描(OCR，
9、OpticalCharacterRecognition，光学字符识别)输入法是利用扫描仪作为输入设备，将印刷体的文本扫描成图像，再利用近年来研制的新技术高性能多体中英文混排印刷文本识别系统软件，对图像中的文本进行识别，并转换为文本文字。这样就省去了键盘输入的过程，可以大大提高汉字输入的效率。但这种输入方法的一个弱点是要求印刷体的文本比较清晰，否则会影响识别的效果。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2 文字处理文字处理6.2.1Word2002的窗口组成Word2002是Microsoft推出的Office2002中的一个组成部分，它的功能在于能编辑各种文档，如常用的
10、信件、传真、公文、报纸、杂志、书刊和简历等。启动Word2002时，首先会看到Word的标题屏幕，随后便可以进入Word的工作环境，如图6.3所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 标题栏菜单栏编辑区视图切换按钮垂直滚动条状态栏工具栏任务窗格水平标尺图6.3Word2002的工作窗口第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 1.标题栏2.菜单栏3.工具栏4.标尺5.编辑区6.滚动条7.视图切换按钮8.状态栏9.任务窗格第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2.2Word2002的视图方式Word2002提供了不同的视图方式，如图6
11、.4所示。图6.4四种视图方式第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 1.普通视图2.Web版式视图3.页面视图4.大纲视图5.打印预览视图6.全屏显示视图7.改变显示比例视图8.文档结构图9.显示或隐藏指定窗口内容第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2.3Word2002的菜单命令菜单中的选项能够完成用户想要进行的操作，我们把这些选项称之为命令。在菜单上不仅有要操作的命令，还有一些其他符号，下面我们简单了解一下它们的作用。(1)有些菜单命令后有带下划线的大写字母符号，在键盘上按下该字母键等于在此菜单中选择了该命令。(2)有些菜单后有组合键，这是Wo
12、rd2002命令快捷键，用户在使用时无需打开菜单，直接在键盘上按下该快捷键就可以执行与此命令相对应的功能。如按下快捷键Ctrl+F就执行了“查找”命令。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (3)当菜单命令中有小三角符号时，表明该命令有一个下级子菜单，只要将光标移到有小三角符号的命令上就会弹出该命令的子菜单。(4)有些命令前有小图标，表明该命令与工具栏中相应的工具按钮的功能相同。(5)在刚打开菜单时，Word2002总是不将所有的菜单命令都显示出来，此时在菜单底部显示一个下拉符号，单击该符号可以展开菜单，显示所有命令。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化
13、 6.2.4Word文档的创建、保存和打开1.创建一个新文档创建一个新文档有多种方法，其中最简单实用的就是单击“新建”按钮，当然使用菜单命令“文件/新建”也可以达到同样的目的。Word2002提供了多种创建新文档的模板，如图6.5所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.5创建新文档的模板选项第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (1)根据模板或向导创建文档。在“新建文档”任务窗格中，单击“根据模板新建”下的“通用模板”，弹出“模板”窗口，如图6.6所示。(2)根据现有文档副本创建文档。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图
14、6.6“模板”窗口第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 2.保存已创建的新文档(1)执行“文件/保存”命令，或按“Ctrl+S”快捷键，或执行“保存”按钮。(2)在弹出的“另存为”对话框中，查找并选定用来存放文件的文件夹。(3)Word会在“文件名”框中推荐一个文件名，这个名字常常来源于文档的首行文字。如果认为它不合适，可以进行修改，或者干脆输入一个新的文档名字(最好与文档主体、内容相关，以便于记忆)，然后应该记住这个文件名和所在的文件夹。(4)单击“保存”按钮完成对文档的保存。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 通过换名来制作文档副本的具体操作步骤如
15、下：(1)选中“文件/另存为”命令，弹出“另存为”对话框。(2)查找并选中用于存放新文档的文件夹。(3)在“文件名”文本框中输入新的文档名称。(4)如果需要改变文件的类型，单击“文件类型”下拉菜单，选出所需的文件类型。(5)单击“保存”按钮即可完成文档副本的制作。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 保存文档的不同版本的具体操作方法如下：(1)选中“文件/版本”命令，此时屏幕上将显示如图6.7所示的对话框，其中列出了文档曾被保存过的旧版本。(2)单击“现在保存”按钮，在保存版本对话框里输入文档新版本的有关说明文字后，单击“确定”按钮即可实现对新版本的保存。第第6章章 单机环
16、境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.7保存版本对话框中的不同版本第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 3.打开已保存的文档在对已经建好并已保存的文档操作之前，首先必须打开它。由于查找需要的文件有时是一件颇费周折的事情，因而Word为用户准备了几种工具以便尽快找到文件并打开它们。打开文档的常规操作方法如下：(1)选中“文件/打开”命令，或者按下Ctrl+O快捷键，或者单击“打开”按钮，弹出“打开”对话框，如图6.8所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.8“打开”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (2)找到
17、文档所在的文件夹并选中文档。(3)双击选中的文件或者单击“打开”按钮即可打开该文档。巧妙地使用“打开”对话框中的各种工具能方便地找到所需的文档。“打开”对话框中的各种功能解释如下：“查找范围”下拉菜单：单击该菜单的下拉箭头，可以选择驱动器字符或桌面上的文件夹。“退后”按钮：在查找文档中如果不知道返回初始文件夹，可以单击此“退后”按钮，回到刚看过的文件夹。“向上一级”按钮：单击“向上一级”按钮回到上一级文件夹。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 “视图”按钮和菜单：单击“视图”按钮右边的下拉箭头，弹出一个选项以便更详细地查看文件夹中的内容。菜单中的“列表”选项显示了文件名；
18、“详细资料”选项显示出文件的大小和文件最后一次修改的时间；“属性”选项显示了对话框里选定的文件的细节情况；“预览”选项显示文件内容。你可以单击“视图”按钮反复使用菜单中各种方式来观察文件。文件夹：双击某个文件夹，它的名字就会显示在“查找范围”框里，以便查看文件夹中的内容。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 “工具”按钮：通过“工具”按钮下的各种选项，比如“查找”，可以更方便地对文档进行操作。“历史”按钮：显示最近打开过的文档和文件夹，双击一个文档就可以又一次打开它，而双击一个文件夹就可查看其中的内容，从中可以查找曾经使用Word编辑修改过的文档。“桌面”按钮：可以从工作桌
19、面开始查找所需的文档。“我的文档”按钮：缺省的文档存放位置，文件夹路径和名称通常为C:MyDocuments。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 “收藏夹”按钮：收藏夹包含了频繁使用的文件和文件夹的快捷图标。双击一个快捷图标相当于打开文件或文件夹。如果需要为一个文档创建快捷图标，并将其安置在“收藏夹”文件夹中，需要在“打开”对话框中找到并单击所需的文档，选中“工具”按钮中的“添加至收藏夹”命令。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2.5对文档内容进行编辑1.在文档中移动一般来说，我们可以使用滚动条在文档中移动，以便能够选取需要的文档内容。滚动条是
20、位于屏幕右侧像一台升降机(滚动块)一样的竖长条区域。下面给出使用滚动条的具体操作方法。(1)要想快速地移动文档，只要拖动滚动条上的升降机上下移动即可。执行滚动操作时，左边会弹出一个文本框用来显示当前的页码和滚过页面的标题名称。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (2)如果想逐行查看文档内容，只要单击位于滚动条最上端的向上或最下端的向下箭头即可。(3)如果需要一屏一屏地向上或向下移动光标，只要单击滚动条上除升降机和箭头以外的任何位置即可。2.编辑多个文档在Word中，我们可以同时对多个文档进行操作，甚至可以同时对一个文档的两个不同区域进行操作。打开一个新文档，在任务栏上就会
21、出现一个新的任务栏按钮。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 如果想在几个打开的窗口中对某一个进行处理，单击其他暂时不想操作或显示的窗口上的最小化按钮，使其他文档的窗口从屏幕上暂时消失，再单击“最大化”按钮将所需的那个窗口放大到全屏以便于操作。有时候，对同一文档中不同位置的内容，我们需要互相参照着进行编辑。为一个文档打开第二个窗口，只需选中“窗口/新建窗口”命令，在任务栏或“窗口”菜单中就会列出与该文档有关的两个版本，并用数字1和2标注(数字显示在文件名之后)。选中数字l就会回到原来的文档。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 分屏操作指的是将一个窗口拆
22、分成两个窗格。具体操作是选中“窗口”菜单中的“拆分”命令，此时屏幕上会出现一条灰线。可以看出，对文档进行分屏是将一个文档的内容在两个窗格中显示出来，它们仍然共用一个窗口，在任务栏和“窗口”菜单中是以一个窗口名称出现的，Word的各种工具栏也是共用的；而采用打开另一个窗口的方法，文档的内容是在两个窗口中出现的，Word的各种工具栏也是独立使用的，在任务栏和“窗口”菜单中是以不同的窗口名称出现的。一般来讲，采用分屏的方法显得简便一些。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 3.查找、替换与定位文档定位的具体操作步骤如下：(1)选中“编辑”菜单中的“定位”命令，或双击屏幕左下角的页
23、码框，弹出“查找和替换”对话框，如图6.9所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.9“查找和替换”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (2)从“查找和替换”对话框中的“定位”选项卡中选中想要定位的目标。Word准备了多种定位目标的方法，比如可以选择到达指定页、指定节、指定行、指定书签以及其他的类型。(3)根据选定的目标，在“输入”框中输入与目标相关的名称类型或个数，然后单击“定位”，即可定位到相应的位置。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 查找和替换某单词、短语及文档中格式的具体操作步骤如下：(1)选中“编辑/替换
24、”命令，或按Ctrl+H快捷键，将弹出“查找和替换”对话框。(2)在“查找”选项卡中输入需查找的文本或格式。(3)用户既可一次替换所有的查找，也可一次只替换一个查找。Word不仅可以查找词汇，还可以查找字体、特殊字符和格式。在“查找和替换”对话框中单击“高级”按钮，弹出的对话框如图6.10所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.10“查找和替换”高级对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 搜索：单击下拉箭头可以看到三个选项：全部、向下和向上，这三个选项用来规定是对整个文档进行查找、从光标位置开始向下查找，还是从光标位置向上查找。区分大小写：
25、查找目标应与“查找内容”中输入的大小写完全匹配。选定此复选框，可以有针对性地查找某个单词。全字匹配：在默认情况下，如查找内容为“lin”，则“ling”、“alin”、“alink”及其他含有“lin”字串的词汇均属被查对象。选定此复选框后，则只会找到“lin”。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 使用通配符：单击此复选框可使用通配符协助查找。同音：可查找与“查找内容”中的词汇读音类似的内容。查找单词的所有形式：选定此复选框之后可以找到文档中的该单词的动词形式、复数单词和时态单词。格式：要查找已设定了格式的单词、段落、制表符及样式等内容时，可以单击“格式”按钮并从出现的菜
26、单中进行选择。选择后，屏幕上将显示一个对话框，它与初次对文本设定格式时出现的对话框十分相像。特殊字符：单击“特殊字符”按钮，可以查找格式字符、手动设置的分页符及其他字符。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2.6拼写及语法检查我们可以实时地更改拼写错误和语法错误，当然也可以全部完成之后对整个文档或特定的文本检查拼写和语法错误。拼写错误的单词呈现出红色，语法错误处则呈现出绿色。执行“工具/拼写和语法”命令，或者输入F7键，或者单击“拼写和语法”按钮，弹出“拼写和语法”对话框，选择“拼写检查”，如图6.11所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图
27、6.11“拼写和语法”对话框之拼写检查窗口第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 如果要更正发生的拼写错误，可以使用“拼写和语法”对话框中的下列选项：不在词典中：显示正文中有拼写错误的单词。建议：提供了一列可用于替换的单词。单击认为合适的单词，并替换发生错误的单词。忽略一次：可以忽略该单词的错误，但下一次碰到同样的错误，还会出现红色显示。全部忽略：对文档中每一处出现的该词都执行忽略拼写检查。不仅如此，还对出现在其他文档中的该词也忽略检查。添加到词典：将“不在词典中”框里出现的非法单词添加到词典里，以获得Word的认可。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化
28、更改：单击此按钮，将“建议”框中的单词插入文档用于替换原来的单词。全部更改：不但更改此处的拼写错误，而且更改文档中所有具有相同拼写错误的单词。自动更改：将被推荐的更正添加到单词表中，当再次输入错误时，错误将自动被替换。撤消：回到刚才被更正的错误处，这使用户有机会重新考虑所做的更改。语法错误在“拼写与语法”对话框中呈现绿色，如图6.12所示，图中选项的解释如下。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.12“拼写和语法”对话框之语法检查窗口第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 输入错误或特殊用法：此处列举出Word认为可能有语法错误的句子，并将有问题的位
29、置用绿色显示出来，供用户参考。建议：列出修正错误的可能方法，单击认为正确的选项。忽略一次：如前所述，对错误不做任何改动。全部忽略：对此处和整个文档以及所有打开文档中同类的语法错误都不做任何修改，即认为这种描述是正确的描述，而非语法错误。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 下一句：忽略此处的语法修改，并显示下一句文本。更改：使用“建议”框中的正确选项代替错误。撤消：如果认为修改错了，可以撤消所做的修改。解释：如果按下此按钮，Word小助手会弹出来，对发生的错误进行一般性的解释。词典：按下此按钮，可以把词语添加到使用的词典中。选项：按下此按钮，弹出“拼写和语法”设置窗口，如同
30、使用“工具/选项”中的“拼写和语法”选项卡的功能一样。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2.7更改拼写错误除非使用自动更正功能时遇到了麻烦，在通常情况下，Word在输入文字的过程中会随时为你更正输入的错误。比如，故意输入“安部就班”时，Word会自动将其更正为“按部就班”。可以令Word对常见的错误自动更正，甚至还可以通过“自动更正”功能在瞬间完成对长的名称和拼写异常复杂的名称的输入。更改查错功能及使用自动更正，需使用“工具/自动更正选项”命令，屏幕上将显示“自动更正”对话框，如图6.13所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.13“自
31、动更正”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2.8自定义Word20021.更改Word2002工具栏用户通过“自定义”命令来对工具栏以及工具栏中的命令进行调整并显示出来。具体操作步骤如下：(1)在工具栏上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“自定义”命令并打开“自定义”对话框(也可以在命令菜单中，选择“工具”/“自定义”，打开自定义对话框)，如图6.14所示。(2)在“工具栏”列表框中选中想要打开的工具栏名称前的复选框，然后单击“关闭”按钮，在窗口中就会显示出所添加的工具栏。图6.14中选中了“常用”、“格式”、“菜单栏”工具栏。第第6章章 单机环境下的办公自动化
32、单机环境下的办公自动化 图6.14“工具栏”选项卡第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (3)如果想对工具栏中的命令进行调整，可以单击“命令”选项卡，如图6.15所示。在“类别”列表框中选择要调整的工具栏，在“命令”列表框中选择要添加的命令，并将其拖放到操作窗口中相应的工具栏中即可。如果要删除操作窗口中某个工具按钮，只需将该工具按钮拖放到图6.15中相应类别的命令列表框中即可。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.15“命令”选项卡第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 2.更改键盘快捷键如果不习惯使用Word默认的键盘快捷键，可
33、以随时更改它们，重新定义新的键盘快捷键，甚至对“符号”、“宏”、“字体”、“自动图文集”和“样式”也可以指定快捷键。具体操作步骤如下：(1)选中“工具/自定义”命令，弹出“自定义”对话框。(2)在对话框中单击“键盘”按钮，此时出现“自定义键盘”对话框，如图6.16所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.16“自定义键盘”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (6)确认输入的快捷键无误后，单击“指定”按钮，将快捷键保存并在“当前快捷键”栏中显示出来。(7)可以将更改保存于“正文”或当前使用的模板上，如果要保存在新模板上，在“将更改保存在”下
34、拉列表中选择一个新模板即可。(8)操作完毕之后，按下“关闭”按钮，关闭“自定义键盘”窗口，在“自定义”对话框中单击“关闭”按钮退出。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2.9Word2002的高级排版1.分栏分栏排版即把文档分成两栏或多栏，并列排在页面上。这是新闻稿样式的文档中常用的编排文字方式，在报刊、杂志上可经常见到。分栏时可以针对整篇或部分文档，具体操作步骤如下：(1)执行“格式”菜单中的“分栏”命令，打开“分栏”对话框，如图6.17所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.17“分栏”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境
35、下的办公自动化 (2)在“预设”栏中选择分栏的形式，或者在“栏数”增量框中输入分栏数。如果要使各栏的宽度相等，可选中“栏宽相等”复选框；否则，清除该复选框。在“宽度和间距”选项组中指定各栏的栏宽及栏间距，选中“分隔线”复选框，则在各栏之间加入一条分隔线。(3)在“应用于”下拉列表框中指定分栏的文档范围，如整篇文档、本节等。(4)单击“确定”按钮。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 (1)打开要分栏排版的文档。(2)将插入点置于文章标题后正文第一段的开头处，单击“格式”下拉菜单中的“分栏”命令，打开“分栏”对话框。(3)在“预设”选项组中单击“两栏”图标，选中“栏宽相等”复
36、选框。(4)在“宽度和间距”选项组的“间距”增量框中输入或选择“3字符”。(5)选中“分隔线”复选框。(6)在“应用于”下拉列表框中选择“插入点之后”选项。(7)单击“确定”按钮。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 2.竖排文档中文早期的书写方式是从右至左竖向排列的。Word2002提供了竖排文档的功能。文档为横排时，单击“常用”工具栏中的“更改文字方向”按钮，文档改为竖排；文档为竖排时，单击该按钮，则文档改为横排。执行“格式”菜单下的“更改文字方向”命令，可打开“文字方向主文档”对话框，如图6.18所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.1
37、8“文字方向主文档”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 3.首字下沉在一些杂志或报刊中，常常可以看到有些文章段落的第一个文字或字母比其他字大得多，此即为首字下沉格式。将插入点置于要设置首字下沉并必须含有文字的段落中，单击“格式”下拉菜单中的“首字下沉”命令，打开“首字下沉”对话框，如图6.19所示。在“位置”栏中单击“下沉”或“悬挂”图标，在“选项”栏中的“下沉行数”增量框中输入首字所占的行数。在“距正文”增量框中可输入或调节首字距离正文的间距。图6.20所示即为一个应用首字下沉效果的示例。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.19设置首字
38、下沉第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.20首字下沉效果第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 4.标注拼音少儿图书中很多是拼音读本，即在汉字的上方标注汉语拼音，以方便儿童阅读。因为汉语拼音与汉字的字符长度不同，所以如果分别输入拼音和汉字，然后对齐是很麻烦的事。使用Word2002提供的“拼音指南”功能，则简单多了。输入要注音的汉字后，选定这些汉字，单击“格式”下拉菜单中的“中文版式”级联菜单中的“拼音指南”命令，或单击“格式”工具栏上的“拼音指南”按钮，打开“拼音指南”对话框，如图6.21所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自
39、动化 图6.21“拼音指南”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 在“基准文字”下的文本框中分别显示选定的文字，在“拼音文字”下拉列表框中分别输入基准文字对应的汉语拼音。在“对齐方式”下拉列表框中设置拼音与汉字的对齐方式，在“字体”和“字号”下拉列表框中设置拼音字母的字体及字号，在“偏移量”增量框中设置拼音与汉字的间距，然后单击“确定”按钮。如图6.22所示即为拼音指南功能的应用效果。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.22“拼音指南”的应用效果第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 5.带圈字符带圈字符是指在字符的外面加
40、上一个外框，可用于中文数学序号或其他方面。这个外框可以是圆形、正方形、三角形或菱形，如：人文景观。要设置带圈字符，执行“格式”菜单中的“中文版式”级联菜单中的“带圈字符”命令，或单击工具栏上的“带圈字符”按钮，打开“带圈字符”对话框，如图6.23所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.23“带圈字符”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.纵横混排某些情况下，可能有个别字符与其他文字的排版方向不一致，此时可使用Word2002的“纵横混排”功能。选定与其他字符排法不同的字符，然后单击“格式”下拉菜单中的“中文版式”级联菜单中的“纵横混排
41、”命令，打开“纵横混排”对话框。如果要使混排的字符无论多少都与行宽相等，则选中“适应行宽”复选框；清除这个复选框，则混排的字符按其实际宽度显示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 7.合并字符利用Word2002的“合并字符”功能，可以合并文档中的多个(最多六个)字符为一个字符单位。为合并多个字符，单击“格式”下拉菜单中的“中文版式”级联菜单中的“合并字符”命令，打开“合并字符”对话框，如图6.24所示。在“文字(最多六个)”文本框中输入要置于单个字符空间中的文字，可在“字体”和“字号”下拉列表框中设置合并字符的字体和字号，单击“确定”按钮，合并结果即出现在文档中。如图6
42、.25所示即为一个合并字符的示例。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.24“合并字符”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.25合并字符示例第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 8.双行合一“双行合一”也是一种比较常见的排版方式，可用来排版正文中的注释或其他特殊的文字内容。例如，以下的文字即为一个双行合一的例子：第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 将插入点置于文档中的所需位置，单击“格式”下拉菜单中的“中文版式”级联菜单中的“双行合一”命令，打开“双行合一”对话框，如图6.26所示。在“文字”
43、文本框中输入准备压缩到一行中的字符。如果要为压缩文字添加括号，选中“带括号”复选框，在“括号样式”下拉列表框中选择所需的括号类型，然后单击“确定”按钮。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.26“双行合一”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2.10处理长文档1.添加脚注和尾注要插入脚注和尾注，单击要插入注释引用标记的位置，然后单击“插入”下拉菜单中的“引用”级联菜单的“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框，如图6.27所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.27“脚注和尾注”对话框第第6章章 单机环
44、境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 2.添加题注建立表格、图表、公式或其他项目并需要为其添加题注时，选定要添加题注的项目，执行“插入”菜单中的“引用”级联菜单的“题注”命令，打开“题注”对话框，如图6.28所示。在“选项”选项组中的“标签”下拉列表框中选择所需的标签名称，也可单击“新建标签”按钮来创建所需的标签；在“位置”下拉列表框中指定题注出现的位置；根据需要设置其他选项；然后单击“确定”按钮。图6.29所示为一个添加了题注的表格。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.28“题注”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.29添加题注
45、的表格第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 3.创建交叉引用执行“插入”菜单中的“引用”级联菜单的“交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，如图6.30所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.30“交叉引用”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 4.使用大纲组织文档第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.31创建文档大纲第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 5.使用主控文档主控文档是一套独立的文件或称子文档集合。建立一个文档的大纲后，可以将其创建成为主控文档。首先选定要划分到
46、子文档中的标题和文本，必须确保将所选内容中的第一个标题的格式设置成为每个子文档开头所用的标题样式或大纲级别。例如，如果所选内容以“标题2”开始，Word2002将在选定文本中的每个“标题2”处创建一个新的子文档。单击“大纲”工具栏上的“创建子文档”按钮，该文档即成为主控文档，并根据选择内容创建子文档，然后保存该主控文档。保存时，Word2002自动保存刚创建的子文档，并以其第一行文本作为文件名。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 创建主控文档和子文档后，用户可以和打开一个普通的文档一样打开主控文档。要打开子文档，必须切换到大纲视图方式。每个子文档将以一个超级链接的方式出现
47、，子文档与子文档之间用分节符隔开，如图6.32所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.32主控文档和子文档第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 要将子文档转换为主控文档的一部分，可在主控文档中展开子文档，选择要转换的子文档的图标，然后单击“大纲”工具栏上的“删除子文档”按钮。转换后，原来的子文档文件仍保留在其原来的位置。6.编制目录当把内置标题样式的“标题1”到“标题9”应用到目录中的标题上时，单击要插入目录处，执行“插入”菜单的“引用”级联菜单中的“索引和目录”命令，打开“索引和目录”
48、对话框，选择“目录”选项卡，如图6.33所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.33“索引和目录”对话框的“目录”选项卡第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 在“常规”选项组中的“格式”下拉列表框中选择所需的目录格式，在“显示级别”增量框中输入一个数字指定目录中显示的标题级别。如果要显示章节对应的页码，选中“显示页码”复选框。根据需要设置其他选项，在设置过程中可通过“打印预览”框查看效果。单击“确定”按钮，即可在插入点所在位置插入目录。对于主控文档及含有大纲级别的文档以外的文档，要在文档中插入目录相对来说复杂一些。为此，要在文档中为添加到目录中
49、的各级标题定义不同样式，然后执行插入目录的操作。在“索引和目录”对话框的“目录”选项卡中，单击“选项”按钮，打开“目录选项”对话框，如图6.34所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.34“目录选项”对话框第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 具体操作步骤如下所述：(1)打开要编排目录的文档。(2)为文档的所有1级标题应用“标题1”样式，所有2级标题应用“标题2”样式，所有3级标题应用“标题3”样式。(3)将插入点置于文档开始处，单击“插入”下拉菜单中的“引用”级联菜单的“索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，选择“目录”选项卡。(4)在
50、“格式”下拉列表框中选择“正式”选项，在“显示级别”框中输入或选择3。(5)选中“显示页码”复选框和“页码右对齐”复选框。(6)在“制表符前导符”下拉列表框中选择“”线型。(7)单击“确定”按钮，结果如图6.35所示。第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 图6.35编排目录示例第第6章章 单机环境下的办公自动化单机环境下的办公自动化 6.2.11宏的概念与应用宏是用户自己创建的命令集合。使用宏可以将用户工作中经常要执行的某些固定操作序列集中在一起执行。建立宏后，由Word2002执行宏中记录的步骤并完成工作，从而提高工作效率。但是使用宏时必须防止宏病毒的危害。记录宏的过程如