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1、第2章 应用系统的数据存储表n完成数据库设计后，就可以根据设计结果，在计算机上开发Access数据库应用系统了。开发应用系统的第一步工作是建立Access数据库对象，第二步工作是在这个数据库对象中创建表对象。表对象是Access数据库的基础，是存储数据的地方，其他的数据库对象，如查询、窗体、报表等都是在表对象的基础上建立并使用的。完成表对象的创建后，再逐步完成应用系统所需的其他Access对象，如查询对象、窗体对象、报表对象、宏对象等等，最终形成完整的数据库应用系统。n本章首先介绍应用系统数据库的创建、打开、关闭等数据库操作。然后介绍建立、维护、使用表的一些基本操作，主要包括：创建表结构、向表
2、中添加数据、创建表对象与表对象之间的关系、修改表结构、编辑表、修饰表、查找记录、排序记录和筛选记录。2.1创建应用系统的数据库n2.1.1创建新数据库n2.1.2数据库的操作2.1.1创建新数据库n开发Access数据库应用系统的第一步工作是建立Access数据库对象。创建数据库操作的结果将在磁盘上建立一个MDB扩展名的文件，在创建数据库之前，最好建立一个用于保存应用系统的文件夹，并把MDB文件存放到该文件夹下，以便今后的管理。n1使用“数据库向导”创建数据库n2使用模板创建数据库n3创建空的数据库2.1.2数据库的操作n1打开 Microsoft Access 数据库n打开已经创建的数据库，
3、执行如下操作步骤：n单击“文件”菜单中的“打开”命令，弹出“打开”对话框。n单击位置栏中的快捷方式，或在“查找”框中，单击包含所需 Microsoft Access 数据库的驱动器或文件夹。n在文件夹列表中双击相应的文件夹，直到打开包含所需数据库的文件夹。n选中要打开的数据库文件。n另外，如果要打开一个最近打开过的数据库，可在“文件”菜单底部单击其文件名。Microsoft Access 将使用与最后一次打开文件时相同的选项设置来打开该数据库文件。如果最近使用的文件列表未显示，单击“工具”菜单中的“选项”，单击“常规”选项卡，并选中“最近使用的文件列表”复选框。n2关闭数据库2.2建立表n2.
4、2.1建表原则n2.2.2数据类型n2.2.3建立表结构n2.2.4设置字段属性n2.2.5建立表间关系n2.2.6向表中输入记录2.2.1建表原则n表是与特定主题（如图书或人员信息）有关的数据的集合。对每个主题使用一个单独的表意味着用户只需存储该数据一次，这样可以提高数据库的效率，并减少数据输入错误。所以，在设计表时，应该按以下设计原则对信息进行分类：n表中不应包含重复信息，表间也不应有重复信息。由此，关系数据库中的表与常规文件应用程序中的表（例如，电子表格）有所不同。n每个表应该只包含关于一个主题的信息。n为了确保表结构设计合理，通常要对表进行规范化设计。通过规范化设计，可以消除表中存在的
5、冗余，保证一个表围绕一个主题。n对表来说，存在着多种不同的规范化形式。从规范化的宽松到严格，分别为第一范式、第二范式、第三范式等等。第一范式n一个满足第一规范化形式的关系中的每一个属性（字段）都是不可分的数据项。第一规范化形式简称为一范式或1NF。1NF是关系数据库应具备的最起码的条件，如果数据库设计不能满足第一范式，就不能称为关系型数据库。不符合第一范式的表表2.1 图书销售表售书编号图书编号售书数量售书日期售货员姓名性别籍贯1703010501X12005-10-17李娜女北京2703010530322005-10-17刘明男江苏南京3703010501X12005-10-20刘明男江苏南
6、京4704005804912005-10-20李娜女北京6704005804922005-10-21李娜女北京7704012675312005-10-22王胜利男山东济南8750101077312005-10-22王胜利男山东济南修改后符合第一范式的表表2.2 图书销售表售书编号图书编号售书数量售书日期售货员姓名售货员性别售货员籍贯1703010501X12005-10-17李娜女北京2703010530322005-10-17刘明男江苏南京3703010501X12005-10-20刘明男江苏南京4704005804912005-10-20李娜女北京6704005804922005-10-2
7、1李娜女北京7704012675312005-10-22王胜利男山东济南8750101077312005-10-22王胜利男山东济南第二范式n如果在一个满足1NF的关系中，所有非关键字数据元素都完全依赖于关键字，即如果给定一个关键字，则可以在这个数据表中唯一确定一条记录。则称这个关系满足第二规范化形式，简称二范式或2NF。n在数据库应用系统中如果存在不满足2NF的数据表，则会导致数据插入或删除的异常。第三范式n对于那些满足2NF的关系，且其非主属性之间不存函数依赖（即：不存在一个非主关键字，可以确定另外一些非主关键字），则称这个关系满足第三规范化形式，简称三范式或3NF。售书编号图书编号售书数
8、量售书日期售货员姓名售货员性别售货员籍贯1703010501X12005-10-17李娜女北京2703010530322005-10-17刘明男江苏南京3703010501X12005-10-20刘明男江苏南京4704005804912005-10-20李娜女北京6704005804922005-10-21李娜女北京7704012675312005-10-22王胜利男山东济南8750101077312005-10-22王胜利男山东济南0032005-10-221750101077380032005-10-221704012675370022005-10-21270400580496002200
9、5-10-201704005804940012005-10-201703010501X30012005-10-172703010530320022005-10-171703010501X1人员编号售书日期售书数量图书编号售书编号山东济南男王胜利003江苏南京男刘明001北京女李娜002籍贯性别姓名人员编号表的设计原则n在设计表时，应该保证数据库中的所有表都能满足2NF，并应力求绝大多数表满足3NF。q首先保证单层表头，使之成为1NF数据表；q接着分解数据表并设定关键字，使之成为2NF数据表；q如果包含冗余，则要继续拆分数据表以消除对非关键字段之间的函数依赖，使之成为3NF数据表。2.2.2数据
10、类型n通过设计表结构确定了表中包含的字段后，还要为每个字段确定合适的Access数据类型，以便在计算机中存储这些数据。“文本”（Text）数据类型：n“文本”数据类型可以是文本或文本与数字的组合，例如地址；也可以是不需要计算的数字，例如电话号码、零件编号或邮编。文本字段的默认字段大小是 50 个字符。n文本字段的最大宽度为255个字符。“备注”（Memo）数据类型：n“备注”数据类型保存长文本及数字，例如备注或说明。如果需要保存多于 255 个字符的数据时，应使用备注数据类型。备注字段最多可以保存 64,000 个字符。“数字”（Number）数据类型：n“数字”数据类型可用来进行算术计算的数
11、字数据，涉及货币的计算除外（使用“货币”类型）。n设置“字段大小”属性可以定义一个特定的数字类型。下表是几种常见的数字类型数据的范围。默认的数字字段大小范围是“双精度型”。表2.5 数字类型数据的范围设置说明小数位数存储量大小字节保存从 0 225（无小数位）的数字。无1 个字节小数存储从-1038-1 1038-1(.adp)范围的数字存储从-1028-1 1028-1(.mdb)范围的数字2812 个字节整型保存从-32,768 32,767（无小数位）的数字无2 个字节长整型（默认值）保存从-2,147,483,648 2,147,483,647 的数字（无小数位）无4 个字节单精度型保
12、存从-3.4028231038 -1.40129810-45的负值，从 1.40129810-45 3.4028231038的正值。74 个字节双精度型保存从-1.7976931348623110308-4.9406564584124710-324 的负值，从 1.7976931348623110308 4.9406564584124710-324 的正值。158 个字节同步复制 ID全局唯一标识符(GUID)。N/A16 个字节n“日期/时间”（Date/Time）数据类型：q“日期/时间”数据类型用来保存日期和时间。该类型数据字段长度固定为8 个字节。用“YYYY-MM-DD”或“YYYY
13、/MM/DD”格式输入。在表达式中用“#YYYY-MM-DD#”表示，即用#号将日期括起来表示是日期型数据。n“货币”（Currency）数据类型：q“货币”数据类型保存货币值。使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入。精确到小数点左方 15 位数及右方 4 位数。该类型数据字段长度固定为8 个字节。n“自动编号”（AutoNumber）数据类型：q在添加“自动编号”数据类型的记录时Access自动插入的唯一顺序（每次递增 1）或随机编号。n“是/否”（Boolean）数据类型：q“是/否”数据类型的字段只包含两个值中的一个，例如“Yes/No”、“True/False”、“On/Off”、“-
14、1/0”。该类型数据字段长度固定为1位。n“OLE 对象”（OLE Object）：q“OLE 对象”是在其他程序中使用 OLE 协议创建的对象（例如 Microsoft Word 文档、Microsoft EXCEL 电子表格、图像、声音或其他二进制数据）。可以将这些对象链接或嵌入 Microsoft Access 表中。必须在窗体或报表中使用绑定对象框来显示 OLE 对象。OLE 对象字段最大可为 1 GB（受磁盘空间限制）。n“超级链接”（Hyperlink）数据类型：q“超级链接”数据可以是 UNC(Universal Naming Conversion，通用命名标准)路径或 URL（
15、Uniform Resource Locator，统一资源定位器）。字段长度最多 64,000 个字符。n“查阅向导”数据类型：q创建允许用户使用组合框选择来自其他表或来自值列表中的值的字段。在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义。2.2.3建立表结构n数据表对象的结构是指数据表的框架，也称为数据表对象的属性。主要包括：n字段名称：用于标识表中的一列。即数据表中的一列称为一个字段，而每一个字段均具有唯一的名字，被称为字段名称。n数据类型：根据关系数据库理论，一个数据表中的同一列数据必须具有共同的数据特征，称为字段的数据类型。n字段大小：一个数据表中的一列所能容纳的字符个数被称为列宽，在
16、Access中被称为字段大小。n字段的其他属性：上述三个属性是字段对象的最基本属性。此外，数据表中的字段对象还具有其他一些属性，包括“索引”、“格式”等等。这些属性值的设置将决定各个字段对象在被操作时的特性。创建表结构的操作n1使用“数据表”视图创建新表n2使用“设计视图”创建新表n使用“设计视图”创建表对象，是最灵活的方法，也是创建表最常用的方法。使用其它方法创建的表对象，通常只是一个草稿，也都需要进一步在“设计视图”中继续修改完善。使用设计视图创建表结构步骤n在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“表”，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。n选择“设计视图”选项，并按“确定”按钮。
17、打开表“设计”视图。n定义表中的每一字段。n在保存表之前，定义一个主键字段。在保存表之前，定义一个主键字段。n在准备保存表时，单击工具栏的“保存”按钮，然后输入表的名称 图2.11“人员信息表”设计视图2.2.4设置字段属性n在Access表对象中，一个字段的属性是这个字段特征值的集合，该特征值集合将控制字段的工作方式和表现形式。在表对象的“设计视图”中，可以设置各个字段的属性，从而决定字段的数据存储、处理和显示方式。n字段属性可分为常规属性和查阅属性两类。1字段的常规属性n字段常规属性如图2.12所示。以下分别介绍各个常规属性的含义。在这些常规属性中，“字段大小”属性、“格式”属性和“索引”
18、属性是三个最基本的属性，也是最常用的属性。图2.12“常规”属性选项卡字段大小n只有当字段数据类型设置为“文本”或“数字”时，这个字段的“字段大小”属性才是可设置的，其可设置的值将随着该字段数据类型的不同设定而不同。n当设定字段类型为文本类型时，字段大小的可设置值为1255，表示该字段最多可容纳的字符个数最少为1个字符，最多为255个字符。数字型字段大小的设置设置说明小数位数存储量大小字节保存从 0 225（无小数位）的数字。无1 个字节小数存储从-1038-1 1038-1(.adp)范围的数字存储从-1028-1 1028-1(.mdb)范围的数字2812 个字节整型保存从-32,768
19、32,767（无小数位）的数字无2 个字节长整型（默认值）保存从-2,147,483,648 2,147,483,647 的数字（无小数位）无4 个字节单精度型保存从-3.4028231038 -1.40129810-45的负值，从 1.40129810-45 3.4028231038的正值。74 个字节双精度型保存从-1.7976931348623110308-4.9406564584124710-324 的负值，从 1.7976931348623110308 4.9406564584124710-324 的正值。158 个字节同步复制 ID全局唯一标识符(GUID)。N/A16 个字节格式
20、n格式属性用于定义数字、日期、时间及文本等数据显示及打印的方式。对不同的字段数据类型使用不同的设置。n例如，如果一个“日期型”字段，可以将它的格式属性设置为图2.13中的任意一种。如果设置格式属性为“长日期”，则输入“1988-1-10”，将显示为“1988年1月10日”。图2.13 日期型数据的格式输入法模式n“输入法模式”属性仅针对文本数据类型的字段有效，可有两个设置值：“输入法开启”与“输入法关闭”，分别表示进入该字段的输入域时自动启动汉字输入法和自动关闭汉字输入法。例如，可以在“人员信息表”的姓名字段设置“输入法开启”属性，使得进入该字段的输入域时自动启动汉字输入法，以便输入汉字姓名。
21、输入掩码n使用“输入掩码”属性，可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值。n通常使用“输入掩码向导”帮助完成设置该属性的工作。n如果不使用“输入掩码向导”，还可以在“设计”视图的属性列表中直接输入掩码。输入掩码属性字符集字符说明0数字（09，必选项；不允许使用加号+和减号-）。9数字或空格（非必选项；不允许使用加号和减号）。#数字或空格（非必选项；空白将转换为空格，允许使用加号和减号）。L字母（AZ，必选项）。?字母（AZ，可选项）。A字母或数字（必选项）。a字母或数字（可选项）。&任一字符或空格（必选项）。C任一字符或空格（可选项）。.,:;-/十进制占位符和千位、
22、日期、和时间分隔符。（实际使用的字符取决于 Windows“控制面板”的“区域设置”中指定的区域设置。使其后所有的字符转换为大写。!输入掩码从右到左显示，输入至掩码的字符一般都是从左向右的。可以在输入掩码的任意位置包含叹号。使其后的字符显示为原义字符。可用于将该表中的任何字符显示为原义字符（例如，A 显示为 A）。密码将“输入掩码”属性设置为“密码”，以创建密码输入项文本框。文本框中键入的任何字符都按原字符保存，但显示为星号（*）。n例2.1使用“输入掩码向导”将“人员信息表”中的“密码”字段的输入掩码属性设为“密码”，在输入该字段值时，键入的任何字符都将以原字符保存，但显示为星号（*）。使用
23、“密码”输入掩码可以避免在屏幕上显示键入的字符。标题n“标题”属性值将在显示表中数据时，出现在字段名称的位置，取代字段名称。即在显示表中数据时，表列的栏目名将是“标题”属性值，而不是“字段名称”值。默认值n在表中新增加一个记录，并尚未填入数据时，如果希望Access自动为某字段填入一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。此处设置的默认值将成为新增记录中Access为该字段自动填入的值。有效性规则和有效性文本n“有效性规则”属性用于指定对输入到记录中本字段中数据的要求。当输入的数据违反了“有效性规则”的设置时，将给用户显示“有效性文本”设置的提示信息。可用“生成器”帮助完成有效性规则的
24、设置。有效性规则一定要使用计算机语言描述有效性规则一定要使用计算机语言描述n例2.2设置“图书销售表”中的“销售日期”字段有效性规则属性和有效性文本属性，限制用户输入“销售日期”应该大于1900年1月1日，并且不超过当前日期。在输入“销售日期”字段数据时，如果违反了有效性规则，则提示“输入的日期应该大于1900年1月1日，并且不超过当前日期”。索引n本属性可以用于设置单一字段索引。设置索引可加速对索引字段的查询速度，还能加速排序及分组操作。n本属性可有以下取值：“无”，表示本字段无索引；“有（有重复）”，表示本字段有索引，且各记录中的数据可以重复；“有（无重复）”，表示本字段有索引，且各记录中
25、的数据不允许重复。字段的查阅属性n设置字段的查阅属性，可以使该字段的内容取自于一组固定的数据。用户向带有查阅属性的字段中输入数据时，该字段提供一个列表，用户可以从列表中选择数据作为该字段的值。n例2.3设置“图书进货表”的“进货员”字段的查阅属性，使得在输入“进货员”字段值时，可以从列表中选择进货员的姓名。列表中的姓名数据是从“人员信息表”中查询出来的。n例2.4设置“人员信息表”性别字段的查阅属性，使得在输入性别字段值时，可以从“男”、“女”的值列表中选择。关于主键 n关系数据库系统（如 Microsoft Access）的强大功能在于它们可以将存储在各个不同表中的信息快速地查找并组合在一起
26、，供查询、窗体和报表使用。为了做到这一点，每个表都应该包含一个或一组这样的字段：这些字段是表中所存储的每一条记录的唯一标识，该信息即称作表的主键。指定了表的主键之后，Access 将阻止在主键字段中输入重复值或 Null 值。n可以在 Microsoft Access 中定义三种类型的主键：自动编号、单字段及多字段。“自动编号”主键n将自动编号字段指定为表的主键是创建主键的最简单的方法。如果在保存新建的表之前未设置主键，则 Microsoft Access 会询问是否要创建主键。如果回答为“是”，Microsoft Access 将创建“自动编号”主键。当向表中添加每一条记录时，可将“自动编号
27、”字段设置为自动输入连续数字的编号。单字段主键n如果某字段中包含的值都是唯一的，例如“人员信息表”中的“人员编号”，则可以将该字段指定为主键。多字段主键n在不能保证任何单字段包含唯一值时，可以将两个或更多的字段指定为主键。这种情况最常出现在用于多对多关系中关联另外两个表的表。n如果不能确定是否能为多字段主键选择合适的字段组合，应该添加一个“自动编号”字段并将它指定为主键。例如，将“名字”和“姓氏”字段组合起来作为主键不是一个很好的方法，因为在这两个字段的组合中，完全有可能会遇到重复的数据，所以，可以应添加“人员编号”字段作为主键。n在多字段主键中，字段的顺序可能会非常重要。多字段主键中字段的次
28、序按照它们在表“设计”视图中的顺序排列。2.2.5建立表间关系n在数据库应用系统中，一个数据库通常包含若干个表，用以存放不同主题的数据集合。这些数据集之间存在着相互联接的关系。这种数据集合间的相互联接称之为关系。n在 Microsoft Access 数据库中为每个主题都设置了不同的表后，必须告诉必须告诉 Microsoft Access 如何再将这些信息合并在一起。这要通过在表间定义关系来完成。关系能够使数据库中的多个表联接成一个有机的整体，在此基础上，可以创建查询、窗体及报表，并且可以同时显示来自多个表中的信息。1.关系的工作方式n关系是通过匹配键字段中的数据来完成的。键字段通常是两个表中
29、使用相同名称的字段。在大多数情况下，这些匹配的字段是一个表的主键，对于每一记录提供唯一的标识符，并且在另一个表中有一个外部键和它匹配。图2.23 设置“性别”字段的“查阅”属性外键主键2.关系的类型n表之间的关系有三种类型：n一对多关系n多对多关系 n一对一关系一对多关系：n一对多关系是最常见类型的关系。这种关系中，表 A 中的一行可以匹配表 B 中的多行，但表 B 中的一行只能匹配表 A 中的一行。n只有当两表相关联字段中一方为所在表的主一方为所在表的主键，而另一方不是主键键，而另一方不是主键时，才能创建一对多关系。多对多关系：n在多对多关系中，表 A 中的一行可以匹配表 B 中的多行，反之
30、亦然。n要创建这种关系，需要定义第三个表，称为结合表，它的主键由来源于表 A 和表 B 两个表中的外部键组成。多对多关系实际上是和第三个表的两个一对多关系。一对一关系n在一对一关系中，表 A 中的一行最多只能匹配于表 B 中的一行，反之亦然。n如果相关列都是主键，则可以创建一对一关系。这种关系并不常见，因为以这种方式相关的大多数信息一般都在一个表中。可以利用一对一关系来实现下列目的：分割具有多列的表；出于安全原因而隔离表的一部分；保存临时的数据，并且可以毫不费力地通过删除该表而删除这些数据；保存只适用于主表的子集的信息。3.参照完整性概述n参照完整性是一套规则系统，能确保相关表中各行之间关系的
31、有效性，并且确保不会意外删除或更改相关的数据。n当实施参照完整性时，必须遵守以下规则：1.如果在相关表的主键中没有值，则不能在相关表的外键列中输入值。但是，可以在外键列中输入一个空值。2.如果某行在相关表中存在相匹配的行，则不能从主键表中删除该行。3.如果某行有相关行，则不能更改主键表中主键的值。n对实行参照完整性的关系，可以指定是否允许 Microsoft Access 自动对相关记录进行级联更新和级联删除。如果设置了这些选项，通常为参照完整性所禁止的删除及更新操作就会获准进行。在删除记录或更改主键表中主键的值时，Microsoft Access 将对相关表做必要的更改以保留参照完整性。具体
32、情况如下：1.1.级联更新：级联更新：对于在表之间实施参照完整性的关系，不管何时更改主键表中记录的主键，Microsoft Access 都会自动在所有相关的记录中将主键更新为新值。2.2.级联删除：级联删除：对于在表之间实施参照完整性的关系，当删除主键表中的记录时，相关表（一个或多个）中的所有相关记录也随之删除。4定义关系的操作n创建表之间的关系时，相关联的字段不一定要有相同的名称，但必须有相同的字段类型，除非主键字段是个“自动编号”字段，而且仅当“自动编号”字段与“数字”字段的“字段大小”属性相同时，才可以将“自动编号”字段与“数字”字段进行匹配。例如，如果一个“自动编号”字段和一个“数字
33、”字段的“字段大小”属性均为“长整型”，则它们是可以匹配的。即便两个字段都是“数字”字段，必须具有相同的“字段大小”属性设置，才是可以匹配的。2.2.6向表中输入记录n建立了表结构之后，就可以向表中输入数据记录了。在Access中，可以利用“数据表”视图向表中输入数据，也可以通过导入操作，将其他数据库中的表复制到本数据库中。n如果需要定义表间关系，应在相关各表都是空如果需要定义表间关系，应在相关各表都是空表时定义关系，定义完毕后再输入数据。表时定义关系，定义完毕后再输入数据。1输入数据n在数据表视图中输入数据是在全屏幕编辑方式下输入数据，比较简单易用。n需要注意：q输入“是/否”型字段数据，必
34、须使用“True/False”、“Yes/No”、“On/Off”或“-1/0”，其中“-1”可以是任何非0数。q输入日期型字段数据，必须使用“YYYY-MM-DD”或“YYYY/MM/DD”格式。2通过“导入”数据创建表对象n我们可以将其他数据库中的表“导入”到Microsoft Access数据库中。将数据导入到的Microsoft Access 表中，是将数据从不同格式转换并复制到 Microsoft Access 中的方法。n导入时注意顺序，先导入一对多关系中的“一”端表。n通常，这种方法可以把以下类型的数据文件导入到Access 表中：其他Access数据库中的表、文本文件、Micr
35、osoft EXCEL、Lotus、dBASE、FoxPro和HTML文档等。2.3维护表n在创建数据库和表时，可能由于种种原因，使表的结构设计不理想，有些内容不能满足实际需要。另外，随着数据库的不断使用，也需要增减或删除一些内容。这样，表结构和表内容都需要经常进行维护。n本章将详细介绍维护表的一些基本操作，包括修改表结构、更新表内容、设置表的格式和表的查询、排序、筛选操作。两种不同的视图n维护表的操作需要用到两种不同的视图：设计视图和数据视图。“设计”视图显示表的结构。表结构的维护要在设计视图中进行。通过“设计”视图可以添加、修改字段和字段属性。“数据表”视图是按行和列显示表中数据的视图，表
36、内容的维护要在数据表视图中进行。在“数据表”视图中，可以进行记录内容的编辑、添加、删除和数据的查找、筛选等操作。2.3.1修改表的结构n用户常常会根据应用的需要，要对表结构进行修改。主要有：添加字段、删除字段、移动字段的位置等。表结构的修改要在表的“设计”视图中完成。1.“表设计”工具栏nAccess有七种对象，每种对象会对应不同的窗口，针对不同的对象窗口，Access会显示不同的工具按钮。表“设计”视图窗口中的工具栏，如图2.42所示。图2.42“表设计”工具栏2.字段行的选定n在表的“设计”视图中字段名前面的按钮被称为“行选定器”，用来选定某一字段行。如果要选择一个字段，请单击行选定器；如
37、果要选择多个字段，请按下 CTRL 键，然后对每一个所需的字段单击行选定器。3添加字段：n在“设计”视图中打开相应的表。选中要在其上面插入行的那一行，然后单击工具栏的“插入行”按钮。则插入一个空白行，在该行输入要添加的字段的各项信息。完成插入后，单击“保存”按钮保存所作的操作。4删除字段：n在“设计”视图中打开相应的表。选中要删除的字段所在的行，然后单击工具栏的“删除行”按钮。则删除所选中的行。完成删除后，单击“保存”按钮保存所作的操作。5.移动字段位置n在“设计”视图中打开表。单击行选定器选择要移动的字段。鼠标拖动被选中的字段行的行选择器。随着鼠标的拖动，Access 将显示一个细的水平条。
38、将此水平条拖到要将字段移动到其下方的行。2.3.2编辑表n编辑表主要是指对表中存储的数据进行维护。主要操作包括：定位记录、选定记录、添加记录、删除记录、修改记录和复制记录。n对表中数据所进行的所有编辑操作都在“数据表”视图中进行。1.定位记录n使用“数据表”视图中的记录“导航按钮”可以定位并浏览记录。导航按钮位于“数据表”视图窗口的底端，如图2.43所示。使用这些按钮可以在记录间快速移动。图2.43 导航按钮2.选定记录n用鼠标在“数据表”视图中选定数据或记录，具体操作方法如下：n选定整个字段：鼠标指针移动到数据表中字段的左边缘，在此处鼠标指针变为，单击鼠标，选中整个字段。n选中相邻多个字段：
39、单击首字段，按住“Shift”键，再单击末字段，则选中相邻多个字段。n选中一列：单击字段选定器（字段名按钮）。n选中一个记录行：单击记录选定器（记录前边的按钮）。n选中多行（列）：选中首行（列），按住“Shift”键，再选中末行（列），则选中相邻多行（列）。3.添加记录n在数据库窗口中，单击“表”对象，在双击要编辑的表，则打开“数据表”视图，若要添加新记录，请单击工具栏上的“新记录”，键入数据，然后按 Tab 转至下一个字段。当移动到另一个记录时，Microsoft Access 会保存对前一个记录的更改。n与与Excel不同，添加的新记录总是出现在表的不同，添加的新记录总是出现在表的末尾，即
40、末尾，即追加。追加。4.删除记录n在数据库窗口中，单击“表”对象，在双击要编辑的表，则打开“数据表”视图。选中需要删除的那些记录（这些记录必须是连续的，否则，只能分为几次删除）。单击工具栏上的“删除记录”按钮。n需要注意的是，在删除数据时，可能需要同时删除其他相关联的表中的数据。例如，如果删除了“图书信息表”中的某一图书记录，可能还要删除“图书销售表”中该图书的销售记录。在某些情况下，通过实施参照完整性并打开级联删除，可以确保删除适当的数据。5.修改记录nAccess 2003数据表视图是一个全屏幕编辑器，只需将光标移动到所需修改的数据处，就可以修改光标所在处的数据。6复制记录n在输入或编辑数
41、据时，可以使用复制剪贴板，将某些字段中的部分或者全部数据复制到另一个字段中。具体操作步骤如下：q在数据库窗口中，单击“表”对象，在双击要编辑的表，则可以打开“数据表”视图。q选中要复制或移动的数据。q如果要复制数据，单击工具栏上的“复制”按钮。如果要移动数据，单击工具栏上的“剪切”按钮。q单击要放置数据的位置。q单击工具栏上的“粘贴”按钮2.3.3修饰表n修饰表的操作是通过指调整表的外观，使表看上去更清楚、美观。例如，可以为表设置自己喜欢的字体；调整表的行高列宽等等。修饰表的操作主要包括：设置数据表格式、调整行高列宽、设置字体、隐藏/显示列、冻结列。1.设置数据表格式n设置数据表格式主要包括设
42、置网格线样式和背景色。数据表视图的默认表格样式是白底、黑字、细表格线形式。可以根据实际需要来修改设定自己所喜好或实际需要的表格样式。图2.45“设置数据表格式”对话框2.调整行高或列宽n可以通过鼠标拖动调整行高列宽，也可以通过对话框精确调整行高列宽。3.设置字体n在“数据表”视图中打开表，在“格式”菜单上，单击“字体”。弹出“字体”对话框。图2.47“字体”对话框4.冻结和解除冻结数据表中的列n使用数据表时，若遇到一个很宽的数据表，屏幕上无法显示其全部字段，则有些字段必须通过拖动滚动条才能看到。这种情况下，如果希望某些列不参与滚动，可以冻结数据表中的这些列，这样无论表怎样滚动，这些列都会成为最
43、左侧的列，并且始终是可见的。5.显示或隐藏数据表中的列n在浏览数据时，如果数据表中的字段太多，可以将某些字段隐藏起来，需要时再重新显示。n隐藏列的具体操作：在“数据表”视图中打开表，选定要隐藏的列。在“格式”菜单上，单击“隐藏列”。n显示所隐藏的一列或多列执行操作：在“数据表”视图中打开表，在“格式”菜单上，单击“取消隐藏列”。6.浏览子数据表n当表的“子数据表名称”属性设为“自动”，并且表是一对多关系或一对一关系中的“一”方时，Microsoft Access 会自动创建子数据表。用户还可以根据需要向任何表、查询或窗体中添加子数据表。n通过子数据表可以在一个数据表视图中查阅与之相关联的其他数
44、据表中的数据。在Access 2003的默认形式下，所有子数据表都是折叠着的。单击主数据表记录行最左端的“+”号，即可展开与该行关联字段相同的子数据表记录。对于已经展开了的子数据表，单击主数据表记录行最左端的“-”号，即可折叠与该行关联字段相同的子数据表记录。2.4操作表n2.4.1查找记录n2.4.2排序记录n2.4.3筛选记录2.4操作表n在创建了数据表并存储了一定的数据后，常常要使用表中的数据。本节介绍在数据表视图中对表数据进行查找、排序、筛选操作。2.4.1查找记录n数据表中存储着大量的数据，在如此庞大的数据集合中查找某一特定数据记录，没有合适的方法是行不通的。Access 2003提
45、供了字段数据查找功能，来实现快速查找，从而避免靠操纵数据表在屏幕上下滚动的手工数据查找操作。1查找操作n在某一字段中查找具有某种特征的数据，可以使用“查找和替换”对话框进行查找。图2.49“查找和替换”对话框图2.49“查找和替换”对话框2查找并替换n在“查找内容”框，输入要查找的内容（可以使用通配符），然后在“替换为”框中输入要替换成的内容，如图2.50所示。图2.50“查找和替换”对话框3使用通配符n在查找时，如果不完全知道要查找的内容或者要查找符合某种样式的指定内容，则可以在“查找内容”框中使用通配符。4查找空字段或空字符串nMicrosoft Access 允许两类空值：Null 值和
46、零长度字符串。在数据表中查看含有 Null值和零长度字符串的数据时，字段看起来是相同的，都没有任何值。但是，Null是未曾输入过数据的字段，而零长度字符串表明该字段没有值。2.4.2排序记录n可以进行两种类型的排序：简单的和复杂的。n1.简单排序操作：n简单排序是在数据表视图中进行排序。这种排序方法可以按单关键字排序，也可以按两个或两个以上的相邻字段来排序。对两个或两个以上的相邻字段排序时，这些字段只能选择同一种次序排序，都是升序或者都是降序，但是不能有些字段按升序另外一些字段按降序。2.复杂排序操作n复杂排序操作需要打开“高级筛选/排序”窗口进行排序。当要排序的多个关键字字段不是相邻字段，或
47、者这些关键字字段不按同一种次序排序（某些字段按升序排序，对其他字段按降序排序），则要使用复杂排序。2.4.3筛选记录n筛选记录的操作是按某种条件选择数据的操作，把符合条件的数据筛选出来，不符合条件的数据隐藏不予显示。n在数据表中可以使用四种方法筛选记录：“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“输入筛选目标”以及“高级筛选/排序”。n如果可以轻松地找到并选择要包含在被筛选记录中的值，可以使用“按选定内容筛选”；如果要一次指定多个条件，可以使用“按窗体筛选”；如果焦点位于某个字段中，并且只想就地键入要搜索的值，则可使用“筛选目标”；对于复杂的筛选，则要使用“高级筛选/排序”。1.按选定内容筛选n使用
48、这种方法需要在数据表的字段中，首先选择某一字段的一个值，然后按这个值进行筛选。2.按窗体筛选n这种方法通过在数据表的空白视图中输入值来筛选记录。具体操作步骤如下：1.在“数据表”视图中打开表。2.单击工具栏上的“按窗体筛选”，切换到“按窗体筛选”窗口。3.单击要在其中指定条件的字段，从字段列表中选择要搜索的字段值或在字段中键入所需的值，Access将筛选字段值与此相同的记录。4.单击工具栏上的“应用筛选”。3.输入筛选目标n这种方法通过在数据表中输入条件筛选记录。具体操作步骤如下：1.在“数据表”视图中打开表。2.用鼠标右键单击要进行筛选的字段，然后在快捷菜单上的“筛选目标”框中键入筛选条件。
49、3.按“Enter”键应用筛选。4.使用“高级筛选/排序”窗口筛选记录n前几种筛选方法虽然简单易用，但是功能有限。使用“高级筛选/排序”，可以进行复杂的筛选。并且，在通过“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”或“筛选目标”进行筛选后，可以切换到“高级筛选/排序”窗口来查看筛选条件的设置。n使用“高级筛选/排序”窗口筛选记录，具体操作步骤如下：1.在“数据表”视图中打开表。2.在“记录”菜单上，指向“筛选”，然后单击“高级筛选/排序”，显示“高级筛选/排序”窗口。3.将需要指定筛选条件的字段添加到设计网格中：用鼠标单击设计网格中第一列的“字段”单元格，从下拉列表中，选择要添加筛选条件的字段名。4.若
50、要指定排序次序，请单击该字段的“排序”单元格，然后单击箭头，选择相应的排序次序。5.在已经包含的字段的“条件”单元格中，输入需要查找的值或表达式。如果条件之间是“与”关系，应在同一行；如果条件之间时“或”关系，应该在不同行。6.单击工具栏上的“应用筛选”完成筛选。筛选示例n如果要筛选“出版日期”在“2004-1-1”以后，或者“定价”大于30的图书记录，如图2.61所示。图2.61“或”关系条件5.保存、删除或取消筛选n保存筛选：在保存表对象时，会同时保存最后一次的筛选条件。再次打开表时，可对表再次使用保存的条件应用筛选。n删除或取消筛选：如果要删除一个筛选，将会永久去掉该筛选。而取消某筛选却