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1、 Popular Science 科学大众 科 学 教 育 2016年第 9期 D01:10.16728/ki.kxdz.2016.09.098 高校教务秘书心理问题及其对策刍议 母稷祥 (中国人民大学马克思主义学院，北京 100872) 摘要 :高校教务秘书的工作具有内容复杂、繁琐和心理压力大等特点，容易出现心理不适。本文通过对高校教务秘书心理问题以及 成因的分析，提出教务秘书对自身的心理调整、利用现代化办公技术减轻工作压力、提升自身综合素质以及加强对高校教务秘书的重 视等措施，以解决高校教务秘书的心理问题，保证高校教务秘书的身心健康，促进高校的长久发展。 关键词 :高校；教务秘书；心理不适
2、；成因；对策 中图分类号 :G647 文献标识码 :A 高校教务秘书是高校基层行政人员的重要组成部分，他们是 行政权力与学术权力之间的重要纽带，是学校一教师一学生之间 信息传递、政策执行的桥梁，是高校教学活动有序进行不可或缺的 重要环节。高等教育大众化进程的快速发展、高校管理工作的优化 和完善，使基层单位的管理幅度不断扩大，教务秘书的工作压力也 逐渐增多，继而形成巨大的精神压力，造成心理不适 ，常见的表现 有强迫行为、焦虑以及抑郁等心理障碍，进而形成躯体化的亚健康 状态。某高校调查的数据显示， 12.07%的高校基层行政人员认为自 己心理不健康， 70.69%的人表示偶尔会焦虑， 73.28%
3、的人处于亚健 康状态，经常有疲劳感、头晕、睡眠质量差及烦躁不安等症状 1。本 文拟通过对高校教务秘书心理不适成因的分析，提出解决心理不 适的建议措施，以保证高校教务秘书的身心健康，为教学管理的正 常运行提供保障。 一、高校教务秘书常见的心理问题 (一 ： )强迫行为 主要表现在对某一事物的负面后果产生很大的恐惧感， 进而 在强迫思维的影响下产生反复核实己完成活动的强迫行为。教务 秘书在考试（尤其是选拔性考试 ） 期间表现得尤为明显。教务秘书 为了考试的有序性、准确性和高效性，一般会对考生、试题、考场 和监考等信息反复核对，工作繁琐。同时教务秘书因害怕出错而 产生的恐惧感是强迫行为的诱因，致使其
4、进行一遍又一遍的核 查，进而产生强迫行为，甚至将己经密封的试题全部启封检查。强 迫症的特点是强迫思维与反强迫思维同时存在，虽体验到这些想 法或冲动是来源于自身，极力抵抗，但始终无法控制，二者强烈的 冲突使教务秘书备感焦虑和痛苦。 (二） 广泛性焦虑 在没有明显诱因的情况下，出现与现实情境不符的过分担 心、紧张害怕 ，一 直处于一种紧张不安、恐惧、害怕、忧虑的内心体 验中。内心紧张是广泛性焦虑的诱因之一。这种紧张心理会无限 放大，预感会发生负面后果而形成负面情绪。教务秘书在教务管 理工作中很容易由于细微之处而产生事故与较大失误，这就使得 高校教务秘书在工作中始终保持高度紧张的状态，进而形成焦虑
5、感，并有头痛和紧张以及出汗等临床症状，严重的情况下甚至会 产生惊恐发作 2。 (三） 抑郁障碍 抑郁障碍主要以显著而持久的心境低落为表现形式。高 校教 务秘书人群的年龄跨度大，各阶段有不同的个体成长需求。尽管 教务秘书工作在教学管理中作用重要，但是高校的人事管理更为 关注的是教师的成长和发展，而教务秘书的发展却往往被忽视。 随着管理专业化的发展，教务秘书面临学历提升、职称评定、职务 文章编号： 1006 3315 (2016) 09 106 002 晋升、家庭生活等压力，其生存状态不容乐观。同时在实际教务工 作中无法获得肯定，会降低教务秘书的工作满意度和管理兴趣， 忧郁和消极等负面情绪就会逐渐
6、产生，进而对教务管理工作带来 负面影响 2。 二、高校 教务秘书心理不适的成因 (一） 自卑心理 自卑心理是常见的自我情绪，是在现实生活中对自我认识不 够全面，过于轻视自我能力而害怕失去他人尊重的负面心理。自卑 感主要源于自我主观感觉，并受工作环境和个人经历以及思维方 式等因素影响，站在自我厌恶的角度衡量和评判自己，夸张目前的 困境，消极的认识和判断自己的形象、能力和品质，进而逐渐失去 信心，或者形成不能、不愿进行奋斗的文饰作用。目前高校教务秘 书的自卑心理，一方面源自其任务重、责任大，工作难度日益增大， 进而使其对自己的能力、品质评价过低。另一方面，高校教务秘书 相比于教师，在职级、职称和薪
7、资待遇等方面都具有一定的差距， 因而会产生焦虑感，更加希望可以获得足够的关心、尊重和信任， 希望被肯定和认可，进而根据绩效得到较为公平的评价和考核。高 校教务秘书岗位很容易被误解，认为其工作比较简单和机械，是高 校管理中的 “ 勤杂工 ” 。这种误解和轻视会让高校教务秘书很难正 确认识到自身教务工作的性质和价值，进而长期沉浸在消极的情 绪中，形成自卑心理 3。 (二） 疲劳心理 长期的紧张、忙碌和大量的重复性的工作，使人很容易 产生疲 劳心理。这种疲劳心理具有极强的复杂性和综合性，并包含心理因 素和生理因素两方面的影响。从心理因素来看，主要是由于动机和 态度以及情绪等心理需要层面上的波动而形成
8、的心理疲劳；生理 因素是个体在持续性工作中，身体各个器官的劳累表现。高校教务 秘书日常工作繁复，更要及时应对各类突发情况，某一环节稍有不 慎便会造成教学事故，使其精神高度紧张，经常感到心力交痒。正 因为教务秘书的工作涉及的层级多、幅度大，不仅琐碎和辛苦，更 是很少得到来自学术权力与行政权力两方面的理解与关注，使得 高校教务秘书产生疲劳心理，进 而造成对工作的厌倦感，最终导致 动力不足的身心问题。 121 (三） 迷茫心理 迷茫心理主要是受外界环境的影响而形成的心理矛盾与冲 突，一般表现为个体对新环境的适应性。在现代化教育方法和教育 手段不断优化和完善的大环境下，高校的管理工作也被赋予了新 的要
9、求，更加现代化、科学化、规范化和扁平化。为此，高校教务秘 书要掌握现代化管理思维与管理手段，掌握先进的信息处理工具， 利用现代化信息技术处理与解决各种新情况和新问题。目前高校 作者简介 :母稷祥，河北乐亭人，副研究馆员，现就职于中国人民大学马克思主义学院教学行政 办公室 , 总第 868期 高等教育在线 的教务管理，利用计算机辅助手段进行考务管理、学籍管理、课程 设置、学位管理、公文与资讯传输以及电子档案管理等方面的己经 得到广泛的普及，网络信息科技几乎覆盖了高校管理的各个领域。 对此，教务秘书除了要转变管理理念，还要全面提升自身的信息素 养和管理能力。这无疑给身处教学管理最基层、整日 “ 日
10、理万机 ” 的 教务秘书带来挑战，要求他们快速掌握新的管理技术、适应新的工 作环境。但就当前的情况看，除了各级领导不重视教务秘书的学习 提高外， 模块化的网络信息管理与处理权限限制，使各节点的管理 工作失去了相互替代的可能，几乎绑架了高校教务秘书所有的工 作时间，使其得不到知识更新与进修提高的学习机会。教务秘书特 别是老员工自身素质和教务管理工作要求存在的差距，不仅对教 务管理工作产生一定的影响，使得高校教务管理工作无法满足现 代化教育管理的要求，还会给高校教务秘书的心理带来很大的影 响，使其无法适应新的工作环境和要求，无力改变被时代所抛弃的 感觉，进而产生迷茫心理。 (四）不平衡心理 “ 心
11、理平衡 ” 是指人们调节对某一事物得失的认识。 “ 不平衡心 理 ”是个体心理自我调整后的负面情绪，是虚荣、自私、攀比等心理 共同作用下对现状产生强烈的排斥心理。高校教务秘书的不平衡 心理主要是由于薪资待遇而引起的。在当前高校的职级或职称评 定体系下，高校教务秘书的上升渠道相对狭窄，上升空间极其有 限。相对于教师，教务秘书基本没有科研项目，也不具备兼职 “ 创 收 ” 的第二职业，其结果就是薪酬普遍偏低。教务秘书工作属性繁 杂，对其管理工作的量化考核相对困难，这也是高校教务秘书工作 常常不被理解的原因之一。目前大多数高校在住房分配或进行货 币化补贴等问题上，实际己经实行职称与职 务对应的等级制
12、度，在 给教师和中高层管理者提高生活水平的同时，也让职级或职称相 对偏低的高校教务秘书处于不利位置。高校教务秘书的薪酬、住房 得不到基本的保障，必然使得其极易产生不平衡心理。 三、缓解高校教务秘书心理不适的有效措施 (一） 教务秘书对自身心理不适的调整 就目前高校基层行政人员的生存状态，高校教务秘书进行自 我心理的有效调整是解决其心理不适的首要措施。首先，教务秘书 要树立正确的管理理念。理念是精神层面的个人信仰，为个人行为 提供重要的方向和前进的动力。对此，高校教务秘书要坚持以人为 本的管理理念，对心理不适进行适当的自我调整。要正确看待自身 的工作岗位，树立正确的岗位意识，要了解自身工作的重要
13、性和对 高校发展所产生的价值，提高自身的责任意识。在教学管理中应加 强与教师和学生的联系，及时发现、了解当前教学活动中存在的问 题，并积极进行有效的沟通，共同解决问题，赢得师生的理解、尊重 与支持。其次，要创新岗位角色。进行教学管理岗位角色的创新是 高校教学秘书打破事业瓶颈的有效措施，不仅可以提高管理工作 效率，还可以增强高校教务秘书的工作兴趣、工作主动性和工作自 信心。传统的高校教务秘书岗位一般是教学管理 的参与者与执行 者，而随着高等教育和管理的现代化，高校教务秘书岗位要进行创 新，赋予其教学管理研究者的身份 4。在实际的管理工作中，教务 秘书遇到形形色色的教学管理问题，并全身心投入到问题
14、的实际 解决中，经过长时间的积累，这些问题的解决方案为高校教务秘书 教学管理的进一步探究提供了重要的实证研究依据，使得教务秘 书可以为高校的管理工作拓展出一条有效的学术研究之路，进而 促进高校管理体制的不断完善，促进高校教学管理的可持续健康 发展。同时，这条学术之路也可以为高校教务秘书提供更多展现自 我的平台，让教务秘书 的价值最大化，有利于高校教务秘书的身心 健康发展。 (二） 充分利用现代化信息技术减轻工作压力 高校教务秘书应充分适应信息化工作环境，在管理工作中充 分应用计算机技术，在降低工作强度的同时提高教学管理工作的 准确性和有效性，减轻自身工作压力。教务管理网络系统设置的相 对亲切的
15、人机交互界面，让教师或学生便捷地查询成绩和课程安 排以及了解考试等相关信息，减少逐个教师或逐个班级下达信息 的环节，降低出错概率，减少各类误解，融洽各方面关系。另外，充 分利用网络系统实现信息共享，主管领导、任课教师、各类学生、上 级管理部门通过网络获取所需的信息，为领导的决策提供参考，为 教学管理的研究工作提供翔实的数据支撑，尽可能地减少教务秘 书的重复性工作，减轻其焦虑情绪与疲劳心理，提升其工作满意度 和自信程度。 (三 ） 提升自身综合素质，和谐人际关系 高校教务秘书要不断提升自身的综合能力，包括心理抗压能 力和专业管理能力。在心理因素方面，教务秘书要争取各方面的理 解与支持，创造条件，
16、选择合理的减压方式，进行适当的注意力转 移，从而做好有效的心理调节。在专业管理能力方面，教务秘书除 了要不断优化自身的沟通能力之外，还要学习新的技 能和知识，提 高信息素养，进而提高自身管理能力。自我综合素质的提升一方面 可以提高高校教务秘书工作的效率，进一步优化高校管理模式和 管理手段，促进高校的发展，另一方面可以有效增加高校教务秘书 的自信心，提高工作积极性和主动性，有助于调节高校教务秘书的 心理不适。教学秘书人际关系处理上要注意在工作中培养、保持良 好的心态，保持积极乐观的工作态度。与管理对象之间互相尊重， 有效沟通，充分理解、彼此支持，建立良好的关系和感情，切忌互不 买账，激化矛盾，彼
17、此卡压，导致烦躁紧张的心理状态。 151 (四） 加强对高校教 务秘书的重视 首先，高校应在教务秘书进行自我调整的过程中给予足够的 支持与帮助，设置合理的激励机制，对具有出色表现的教务秘书进 行表扬和奖励，在实际的工作中尽可能肯定教务秘书付出的努力， 使之具备基本的成就感。其次，高校应在人事政策上真正实行按劳 分配、多劳多得的政策，让超负荷工作的基层管理人员感受到公 平，消除其不满与怨气，减少产生焦虑、疲劳、厌倦、抑郁的制度性 因素。最后，要对高校教务秘书的薪资待遇以及职级、职称评定等 各方面政策进行优化和完善，采用量化考核与评定考核制度相结 合的方式，对高校教务秘书工作情况进行定性考察，奖优
18、罚劣，提 振教务秘书的工作热情和工作满意度，进而构建一支高素质的、稳 定的教务秘书队伍。 总之，高素质、高效率和稳定的教务秘书队伍是高校这台庞大 复杂的机器顺畅运转不可或缺的润滑剂，而上级领导、教师对教务 秘书群体给予实事求是的评价和公平的分配制度，加上教务秘书 自身适当的心理调适，则是保证机器持续健康运转的利益正向相 关的冷却剂。 参考文献： 1 徐文花 .高校基层行政人员生存状态研宄 基于某高校的调 查与思考 D华东师范大学 2007年度公共管理专业 硕士学位论文 2 曾云燕 .高校教务秘书心理不适的成因及对策分析 J牡丹江 师范学院学报 (哲学社会科学版 )， 2008, 01:107-109 3 林飞盈 .当前高校教务秘书队伍不稳定的原因分析及对策 J 科教文汇 （ 中旬刊 )， 2009, 01:19 4 李淑娟 .浅谈高校教务秘书的素质与职责 J市场周刊 (理论研 宄），2011， 11:125-126+157 5 龙坚文，易萧，王军伟 .高校教学秘书心理问题的成因及对策 J科技信息， 2011， 34:106-107