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1、1 商务中心商务中心.1 第一节第一节 帐务处理帐务处理.1 1.1 商务入帐.1 1.1.1 帐务处理窗口.1 1.1.2 入帐.2 1.1.3 结帐.5 1.1.4 错帐处理.5 1.2 细帐查询.7 1.2.1 本日细帐查询.7 1.2.2 历史细帐查询.7 1.2.3 细账查询 2.8 第二节第二节 传真与电话传真与电话.9 2.1 实时商务电话.9 2.2 商务传真.9 2.2.1 商务传真窗口.9 2.2.2 商务传真处理.10 第三节第三节 交班报表交班报表.11 3.1 交班报表.11 商务中心商务中心 第一节第一节 帐务处理帐务处理 商务中心帐务处理主要包括入帐、错帐处理、结
2、帐、帐务查询等操作。1.1 商务入帐 1.1 商务入帐 1.1.1 1.1.1 帐务处理窗口帐务处理窗口 执行商务中心商务中心商务入帐商务入帐，打开帐务处理窗口，如下图所示。WESTSOFT COPYRIGHT2 图 左边 显示帐务类别，双击某类别，打开一帐务录入单，即可入帐。一般，帐务类别由工程师或电脑管理员事先在前台维护系统中设置。中部 上方显示当前已经录入但未结帐的帐务，下方显示当前选中该单据的费用明细。若是入新帐，则用于录入费用明细及折扣、优惠等信息。图 右边 帐务处理功能按钮。1.1.21.1.2 入帐 入帐 系统允许两种入帐方式：明细、快捷。明细，即入明细帐；快捷，即入一笔汇总费用
3、。入帐方式可通过右上角明细、快捷选择。同时也可以通过后台设置，使酒店只可使用其中的一种入帐方式。WESTSOFT COPYRIGHT3 图 如上图所示，表示当前选的是明细方式入帐。明细方式 操作步骤操作步骤:（1）、执行商务中心商务中心商务入帐商务入帐，打开帐务处理窗口；（2）、双击窗口左上角营业项目，打开新单，光标定位于【NO】处。NO:手工单号，便于后面查询 地点：客人的房号。在此处输入消费客人房号，回车，查找客人账号，选中客人账号，点击确定（O）或回车。如果消费是非住店客人发生的，此处不填。图 优惠：优惠理由。如有打折，按 F1 查找优惠理由。（3）将光标定位于【代码】处，按 F2，打开
4、菜谱代码帮助窗口，单击选择费用项目，可选择多条项目。如要取消已选中，再单击该项目即可。选择完成后，单击选定（S）。WESTSOFT COPYRIGHT4 图（4）、光标定位于【数量】处，系统默认数量为 1，输入每个项目实际数量，服务费、附加费、折扣。（5）、单击 存盘 后再单击 客帐 系统提示“确信直接入房帐吗？”，单击 是（Y），直接入帐到客房，单击否（N），帐务将显示在上方列表中，可以单击结帐，使用现金等其他付款方式结账。图 注意注意：（1）、原费用（净价）一般是固定的，但也有一些不固定的费用，例如电话费，一般系统设置为 0 价，对于 0 价的项目，操作员可以修改原费用。（2）、【服务费】
5、、【附加费】、【折扣】有两种收取方式：按比例收取和按金额收取，系统默认是按百分比方式（输入小数）。若选择的是百分比打折，就输入小数，如打九折，就输入 0.1；若现金优惠，则输入金额即可。快捷方式 操作步骤操作步骤：（1）、商务中心帐务处理窗口，单击快捷；WESTSOFT COPYRIGHT5 图（2）、双击服务项目，录入【NO】、【地点】、【原费用】、【服务费】等；图（3）、单击存盘，若已确认【地点】，系统将提示“当前费用立即入帐吗？”，单击是（Y），直接入帐到客房；单击否（N），帐务将显示在上方列表中，可以单击结帐，使用现金等其他付款方式结账。1.1.3 结帐1.1.3 结帐 结帐有两种方式
6、，转客房帐和现结。转客房帐 操作步骤操作步骤：（1）、帐务窗口下，单击选中某记录；（2）、查看【地点】处是否已有房号，若有，确认后直接单击窗口右边客帐，系统自动将该帐务转至房间。若无，则先补充房号信息，再转帐至房间，步骤如下：单击修改，【地点】处输入房号，回车，系统弹出帐号查询窗口，确认客人信息后,单击确定，退出帐号查询窗口。单击存盘，单击窗口右边客帐，系统自动将该帐务转至房间。现结（1）、帐务窗口下，单击选中某记录；（2）、单击结帐，弹出结帐窗口，如下图所示。光标移动至【付款码】处，按F1，打开付款方式帮助，选择相应的付款方式。图（3）、单击收款，单击结帐，若要打印，单击确定，否则单击退出。
7、1.1.4 错帐处理1.1.4 错帐处理 商务中心帐务虽然简单，但有时也会出现这样、那样的错误，如房号输入错误、费用明WESTSOFT COPYRIGHT6 细输入错误等，这就要求操作员掌握基本的错帐处理方法。修改信息 发现【地点】、【NO】、【优惠】信息错误，或漏输费用、多输费用时，可选中该记录，单击修改，回到帐务输入窗口，修改相关信息。漏输费用的处理非常简单，只要在该帐单下继续输入费用就可以了，对于多输费用的情况，需要输入一笔负的费用冲帐，或双击冲销原来错误的记录，然后再输入正确的费用。取消未结帐即销单 销单用于删除帐单，当整个帐单输入错误时，逐个修改非常麻烦，可以先销单，再重新录入帐务。
8、系统将记录销单情况。单击销单，系统提示“确信要删除当前费用单据吗？”,单击是（Y），销单成功。被销单的帐务可以通过帐务查询功能查看。图 冲帐 用于弥补错误的结帐。操作步骤操作步骤：（1）、执行商务中心商务中心本日细帐查询本日细帐查询，打开 帐务查询 窗口，输入查询条件，单击 检索；（2）、找到目标帐务，双击可打开看明细；（3）、核实正确后，单击冲账，弹出确认窗口，如下图所示。图（4）、单击是（Y），系统提示“冲账成功”，细帐列表中该帐务状态显示为“冲账”。WESTSOFT COPYRIGHT7 图 1.2 细帐查询1.2 细帐查询 1.2.1 1.2.1 本日细帐查询本日细帐查询 执行商务中心
9、商务中心本日细帐查询本日细帐查询，打开如下图所示查询界面。图 输入相应的查询条件，单击检索，即可查到满足条件的帐单。输入条件越多查询结果越准确。若不输任何条件直接单击检索，系统显示所有本日细帐。对找到的记录，可单击上部的标题栏目进行排序（按升序），再点击一下改为降序排列；也可双击所需菜单，或在该菜单下按打开，查阅具体的明细情况。常用查询条件（1）、NO：手工单号。（2）、地点：房号。(3)、状态：未结、结账、冲账、取消几种状态。（4）、总费用：包含原费用、服务费、附加费、折扣的总费用。（5）、结.冲：结账和冲账人员的工号。1.2.2 1.2.2 历史细帐查询历史细帐查询 历史细帐查询的界面和使
10、用方法与当日细帐查询一致，请参见上节。日期的格式为：年WESTSOFT COPYRIGHT8/月/日，均为两位，如 2009 年 6 月 4 日为“09/06/04”。1.2.3 1.2.3 细账查询细账查询 2 2 如图，细账查询-2 可以根据日期，班次以及建立人与账务状态等条件来查询账务。图 如查询本账号，今日所有的账务，则只需选择【营业日期】为当天日期，然后点击【检索】按钮。图 上方框格是账单总览，下方框格则是账单明细。另外，通过右边按钮，可以冲销账务。WESTSOFT COPYRIGHT9 第二节第二节 传真与电话传真与电话 2.1 2.1 实时商务电话实时商务电话 实时商务电话用于自
11、动记录商务中心的电话费用，商务分机可在前台维护系统的系统代码中设置。执行商务中心商务中心商务电话商务电话，打开商务中心电话计费窗口，如下图所示。当客人拨打完电话后会自动显示如下信息，【单号】、【电话信息】、【基本费】、【总额】。其中：【电话信息】中包括分机号、接通时间、对方电话、通话时间等。【基本费用】是指根据客人的通话时间，电信局应收的金额。【总 额】是指加收了服务费等以后客人应付的金额。如需为一电话结帐，应按 ESC 退出该屏幕，进入结帐处理功能选择该笔费用进行结帐。图 2.2 2.2 商务传真商务传真 2.2.1 2.2.1 商务传真窗口商务传真窗口 执行商务中心商务中心商务传真商务传真
12、，打开商务传真窗口。WESTSOFT COPYRIGHT10 图 单击新单，操作者可依次输入相关项目：【电话 号码】发送传真的号码。【长 度】拨通电话至挂机的时间。【传真纸单价】默认值由系统设定，也可以手工修改。【纸 张 数】使用传真纸的张数。【服 务 费】服务费收取方式可以是按金额，也可以是按费率。单击【服 务 费】后的下拉框，下拉单中有二种选择：【金额】、【费率】，用来定义随后的输入项。如选择【金额】随后输入 1.00，表示加收 1 元服务费；选择【费率】后输入 1.00，表示加收 100%服务费。计价 用于计算地址、话费、纸张费、服务费及总费用。登帐 用于将费用入帐，使其显示在帐务处理窗
13、口，操作者可到帐务处理窗口结帐。2.2.2 商务传真处理 2.2.2 商务传真处理 操作步骤操作步骤：（1）、执行商务中心商务中心商务传真商务传真，打开商务中心电话计费窗口。（2）、单击新单，【电话号码】处输入电话号码，【通话长度】处输入长度，【传真纸单价】处输入 5，【张数】3，【服务费】选择默认的方式，输入 5。图 WESTSOFT COPYRIGHT11（3）、信息输入完毕，单击计价，系统自动显示【地址】、【话费】、【纸张费】、【服务费】及【总费用】。图（4）、单击登帐，系统提示“入帐成功！生成单据号，请用结帐功能结帐！”图（5）、单击确定打开帐务处理窗口，可以看到该笔传真费用，结帐即可。第三节第三节 交班报表交班报表 3.1 3.1 交班报表交班报表 执行商务中心商务中心交班报表交班报表，打开交班报表窗口。商务中心的报表分为日报和区间报表。系统默认打印本日本班该员工的日报。商务中心员工每个班次下班时，选择打印日报，可以核对本班次录入的帐务。如果需要查询一段时间内的商务中心收入，则选择打印区间报表。在【营业日期】中输入区间的起止日期，在【用户名】项输入工号则查询指定员工输入的客房收入，删除工号，则查询所有的商务中心收入。WESTSOFT COPYRIGHT12 图 WESTSOFT COPYRIGHT