庆典活动案例报告.pdf

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1、IPMP国际项目管理专业资质认证国际项目管理专业资质认证 案例讨论总结报告案例讨论总结报告 2012.05.01 庆典活动筹备项目组 项目名称：集团项目名称：集团6060周年庆典周年庆典 1.项目目标的描述项目目标的描述 成果：筹备集团成果：筹备集团60周年庆典大会周年庆典大会，并于并于2012年年10月月1日召开大会日召开大会 期限：期限：2012年年5月月1日开始筹备活动日开始筹备活动 成本：项目预算费用成本：项目预算费用100万元万元 假定条件假定条件 设定庆典大会在集团内召开；设定庆典大会在集团内召开；从从2012.5至至2012.10中，每周五天工作制，国定假不计。中，每周五天工作制

2、，国定假不计。2.组织管理机构组织管理机构 总经理总经理 办公室办公室 职员职员 职员职员 外事处外事处 职员职员 职员职员 财务处财务处 职员职员 职员职员 职员职员 保卫处保卫处 职员职员 采购处采购处 职员职员 职员职员 宣传处宣传处 职员职员 职员职员 项目管理办项目管理办 项目经理项目经理 2.组织管理机构组织管理机构 成员成员A AB BC CD D会场布置与环境卫生会场布置与环境卫生财务及采购财务及采购项目管理方面的工作项目管理方面的工作确定里程碑计划、编制确定里程碑计划、编制WBS及及责任分配矩阵责任分配矩阵编制项目计划，估计执行时间，编制项目计划，估计执行时间，确定项目关键工

3、作确定项目关键工作风险识别分析，提出应对计划；风险识别分析，提出应对计划；对项目进展进行控制对项目进展进行控制制订人力与资源使用计划，费用制订人力与资源使用计划，费用分解，进行成本分析分解，进行成本分析主要承担工作主要承担工作宣传宣传项目经理：项目经理：A，职责：总体方案策划，确定组织管理机构，对项，职责：总体方案策划，确定组织管理机构，对项目组成员进行分工，协调总结。目组成员进行分工，协调总结。接待接待/保卫保卫项目组成员分工项目组成员分工 3.项目重大里程碑项目重大里程碑 1 12 23 34 45 56 67 78 89 91010 1111 1212 1313 1414 1515 16

4、16 1717 1818 1919 2020 2121 2222 23231、方案设计完成、方案设计完成2、会场准备完毕、会场准备完毕3、会议召开、会议召开4、会后整理完成、会后整理完成里程碑事件里程碑事件2012年年5月月1日至日至2012年年10月月6日日时间时间(周周)1、庆典方案完成：、庆典方案完成：6月月11日日 2、会场准备完毕：、会场准备完毕：9月月10日日 3、会议召开：、会议召开：10月月1日日 4、会后整理完成：、会后整理完成：10月月6日日 4.工作分解结构工作分解结构(图图)100集团集团60周年庆典活动周年庆典活动 120准备工作准备工作 121宣传宣传 123保卫准

5、备保卫准备 130彩排彩排 150会后工作会后工作 124会场准备会场准备 110方案策划方案策划 111方案征询方案征询 112方案设计方案设计 140庆典活动庆典活动 142会议及参观会议及参观 144食宿食宿/医务医务 143会场保卫会场保卫 141迎接来宾迎接来宾 152会后整理会后整理 151欢送来宾欢送来宾 125物品采购物品采购 122来宾确定来宾确定/邀请邀请 160项项目目管管理理 5.项目责任分配表项目责任分配表 F-负责负责 C-参与参与 J-监督监督 P批准批准 项目组项目组办公室办公室 外事处外事处 宣传处宣传处 保卫处保卫处 采购处采购处 财务处财务处111 方案征

6、询方案征询JCCFCCC112 方案设计方案设计PCF121 宣传宣传JCF122 来宾确定与邀请来宾确定与邀请CF123 保卫准备保卫准备JF124 会场准备会场准备JF125 物品采购物品采购CCCFFCCCCCC141 迎接来宾迎接来宾CF142 会议及参观会议及参观FCCCCCC143 会场保卫会场保卫JF144 食宿食宿/医务医务JCFC151 欢送来宾欢送来宾CCF152 会后整理会后整理CFFCCCCCC150 会会后工作后工作160 项目管理项目管理工作编码及名称工作编码及名称110 方方案策划案策划120 准准备工作备工作140 庆庆典活动典活动130 彩排彩排责任人责任人6

7、.人力与资源计划表人力与资源计划表 资源名称资源名称工作量工作量/工时工时资源数量资源数量/人人 工期工期/天天111 方案征询方案征询管理人员管理人员40051010112 方案设计方案设计管理人员管理人员80052020121 宣传宣传管理人员管理人员200055050122 来宾确定与邀请来宾确定与邀请管理人员管理人员80025050123 保卫准备保卫准备工人工人800101010124 会场准备会场准备工人工人1600102020125 物品采购物品采购技术员技术员80025050管理人员管理人员400105 5141 迎接来宾迎接来宾管理人员管理人员400105 5142 会议及参

8、观会议及参观管理人员管理人员200251 1143 会场保卫会场保卫工人工人160201 1144 食宿食宿/医务医务管理人员管理人员960158 8151 欢送来宾欢送来宾管理人员管理人员240152 2152 会后整理会后整理管理人员管理人员400105 5管理人员管理人员460046005 5115115工作名称工作名称160 项目管理项目管理110 方方案策划案策划120 准准备工作备工作130 彩排彩排140 庆庆典活动典活动150 会会后工作后工作7.费用分解表费用分解表 人力资源名称人力资源名称 工作量工作量/工时工时 数量数量/人人 工期工期/天天人力费用人力费用/元元固定费用

9、固定费用/元元 总费用总费用/元元111 方案征询方案征询管理人员管理人员400510108000800010000100001800018000112 方案设计方案设计管理人员管理人员80052020160001600040000400005600056000121 宣传宣传管理人员管理人员200055050400004000050000500009000090000122 来宾确定与邀请来宾确定与邀请管理人员管理人员80025050160001600010000100002600026000123 保卫准备保卫准备工人工人8001010108000800010000100001800018

10、000124 会场准备会场准备工人工人1600201010160001600060000600007600076000125 物品采购物品采购技术员技术员800250501200012000120000120000132000132000管理人员管理人员400105 58000800050000500005800058000141 迎接来宾迎接来宾管理人员管理人员400105 58000800040000400004800048000142 会议及参观会议及参观管理人员管理人员200251 140004000120000120000124000124000143 会场保卫会场保卫工人工人160

11、201 1160001600010000100002600026000144 食宿食宿/医务医务管理人员管理人员960158 8192001920080000800009920099200151 欢送来宾欢送来宾管理人员管理人员240152 24800480020000200002480024800152 会后整理会后整理管理人员管理人员400105 58000800010000100001800018000管理人员管理人员460046005 5115115920009200046000460001380001380001456014560276000276000676000676000952

12、000952000合计合计140 庆庆典活动典活动150 会会后工作后工作160 项目管理项目管理工作名称工作名称110 方方案策划案策划120 准准备工作备工作130 彩排彩排8.项目工作的先后关系项目工作的先后关系 工期工期(天天)紧前工作紧前工作搭接关系搭接关系111 方案征询方案征询1010-112 方案设计方案设计2020111121 宣传宣传5050112122 来宾确定与邀请来宾确定与邀请5050112112123 保卫准备保卫准备1010112112124 会场准备会场准备2020122122FF15125 物品采购物品采购50501121125 5121,123,124,12

13、5121,123,124,125141 迎接来宾迎接来宾5 5130130FS4142 会议及参观会议及参观1 1141143 会场保卫会场保卫1 1141141144 食宿食宿/医务医务8 8141141SS0142,143142,143144144FF0152 会后整理会后整理5 5151151SS01151152 2工作名称工作名称160 项目管理项目管理110 方方案策划案策划120 准准备工作备工作130 彩排彩排140 庆庆典活动典活动150 会会后工作后工作151 欢送来宾欢送来宾9、单代号网络图、单代号网络图 FF0FF15FS4SS0SS0FF0122来宾确定/邀请5030

14、0 8030 0 80124会场准备2075 0 9575 0 95123保卫准备1030 55 4085 55 95130彩排595 0 10095 0 100141迎接来宾5104 0 109104 0 109125物品采购5030 15 8045 15 95142会议及参观1109 0 110109 0 110111方案征询100 0 10112方案设计2010 0 3010 0 30开始编号工作任务持续时间DES TF EFLS FF LF0 0 10143会场保卫1109 0 110109 0 110121宣传5030 15 8045 15 95144食宿/医务8104 0 1121

15、04 0 112结束151欢送来宾2110 0 112110 0 112152会后整理5110 0 115110 0 1159、甘特图、甘特图 12345678910 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23111 方案征询112 方案设计121 宣传FF15122 来宾确定与邀请123 保卫准备124 会场准备125 物品采购FS4141 迎接来宾142 会议及参观143 会场保卫SS0144 食宿/医务FF0151 欢送来宾SS0152 会后整理2012年5-10月(周)150 会后工作160 项目管理110 方案策划120 准备工作130 彩排140

16、庆典活动10、人力资源分布图、人力资源分布图 人力资源负荷图010203040506070801234567891011121314151617181920212223时间(周)每周人数(人)10、成本分析、成本分析 固定费用曲线0500001000001500002000002500001234567891011121314151617181920212223时间(周)费用(元)10、成本费用分析、成本费用分析 预算费用累积曲线02000004000006000008000001000000123 4567 89 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

17、23时间(周)预算费用(元)11.风险管理风险管理 项目风险包括：技术风险：核心技术开发难度大、车体设计适应性、电池的性能指标能否达到要求、新技术方案是否合理等存在着风险，设计缺陷，后备措施不足 费用风险：费用分配合理性、单车成本的控制、项目总成本的有效控制、外协成本的控制。时间风险：工时估计、活动排序、外协进度、进度控制。人力风险：选人不当、关键人离开、个性差异、团队意识、技术观念差异。管理风险：外协厂家的选择问题、核心技术的控制问题及产权保护、机制不适应、决策失误、过程控制不严、合同管理不当、采购控制。针对以上风险的应对措施：回避、减少、接受、转移、预防。风险管理的过程：风险识别、风险量化

18、、风险评价、风险处置。11.风险管理风险管理 风险管理的过程：风险应对措施：风险识别 风险评估 风险量化 风险处置 回 避 转 移 缓 和 接 受 11.风险管理风险管理 来来源源 具体风险具体风险 发生发生概率概率 对项目影对项目影响程度响程度 应对应对计划计划 具体措施具体措施 自然环境方面 气象：刮风、下雨 0.5 0.9 回避 主要活动室内进行；会后参观准备一次性雨衣、雨伞 公共服务：停电 0.1 1.0 回避 主要活动放在有备用发电机组的宾馆进行，由宾馆解决 公共交通：航班取消延误 0.1 0.8 缓和 让重要来宾提前一天抵达 技术方面 宣传资料、礼品设计制作达不到要求 0.5 0.

19、5 转移 外包给专业的公关策划公司 会场灯光、音响方面的技术风险 0.4 0.6 转移 由提供场地的宾馆负责解决技术问题 人员方面 重要来宾不能按计划出席 0.3 0.8 接受 加紧对重要来宾出席与否的确认工作，同时制定应急计划，重要来宾不能出席时执行应急方案 有些媒体临时不能到场而降低宣传效果 0.3 0.7 缓和 多邀请几家媒体出席以确保一定数量的媒体到场 管理方面 团队工作积极性差，关键人离开团队 0.2 0.8 缓和 有效利用各种激励理论如双因素理论、公平理论、期望理论，采用各种激励措施调动团队成员的积极性，预防发生上述风险 保卫工作不到位 0.1 0.5 缓和 保卫工作准备充分，加强

20、力量 食品卫生工作出意外 0.2 0.8 转移 宴请工作放在信誉良好的宾馆和饭店举行，由他们把好食品卫生关 费用超支、分配合理、外协费用太高 0.2 0.5 制定后备措施 经常进行挣值法检查，控制费用超支；预算时预留应急费 进度拖延 0.2 0.5 制定后备措施 经常进行挣值法检查、若拖延，则想办法压缩关键线路 项目状态分析与项目进展报告 状态概括 进度报告、状态分析的内容：进度计划 实时控制、监控项目的实际进度 报告项目的进展状况 进度管理的过程：任务范围情况 进度情况 费用情况 技术情况 人力情况 质量情况 目前情况对项目未来的影响 意外情况 采取的措施等等 项目状态分析与项目进展报告 1

21、2345678910 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23111 方案征询112 方案设计121 宣传FF15122 来宾确定与邀请123 保卫准备124 会场准备125 物品采购FS4141 迎接来宾142 会议及参观143 会场保卫SS0144 食宿/医务FF0151 欢送来宾SS0152 会后整理2012年5-10月(周)150 会后工作160 项目管理110 方案策划120 准备工作130 彩排140 庆典活动ACWP=320000 BCWP=18000+56000+90000 x0.5+26000 x0.9+18000+132000 x0.4+

22、138000 x12/23=285200 BCWS=18000+56000+90000 x0.626000 x0.6+18000+132000 x0.6+138000/23x12=294200 CV=BCWP-ACWP=-34800 0 SV=BCWP-BCWS=-90000 前锋线 第第12周末对项目进度进行观测周末对项目进度进行观测 项目进展报告 项目名称 集团60周年庆典活动 报告日期 2012.7.24（第12周末）总体情况 任务范围变化情况 正常 进度情况 SV=BCWP-BCWS=-90000 说明进度拖延 费用情况 CV=BCWP-ACWP=-348000 说明费用超支 质量情况

23、 正常 技术情况 正常 人员情况 正常，项目组成员工作积极性高，无意外情况 目前情况对项目未来的预测 对项目工期的影响 可能会延长整个工期 对项目费用的影响 费用可能超支 BCWS952000 x320000/2852001068162 对项目质量的影响 宣传资料准备滞后，可能会因时间仓促影响质量 未来的设想 1、加紧关键路线宣传的工作，增加人力；注意非关键路线的工期，预防其转换成关键路线从而延长工期；2、注意费用控制；其他需说明的事项 原定计划要求的部分来宾因故无法出席，需调整扩大来宾名单 报告人：汪晓虹 日期 2012.7.24 项目经理意见 同意 项目经理 吴明广 日期 2012.7.24 谢谢大家