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1、文案的处理文案的处理一、文案处理工作的总程序一、文案处理工作的总程序文案处理程序，是指在一个机关内部，按文案处理程序，是指在一个机关内部，按照制发、办理与管理文案的规律，对文案照制发、办理与管理文案的规律，对文案工作的一系列环节所安排的工作程序。工作的一系列环节所安排的工作程序。1收文收文2发文发文收文处理程序收文处理程序收进阶段：签收、外登记、启封、内收进阶段：签收、外登记、启封、内 登记、分办、传阅等环节。登记、分办、传阅等环节。阅办阶段：拟办、批办、承办、催办、阅办阶段：拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。注办、归卷等环节。发文处理阶段发文处理阶段制文阶段：拟稿、审核、签发、注发制
2、文阶段：拟稿、审核、签发、注发等环节。等环节。制发阶段：缮印、校对、用印、登记、制发阶段：缮印、校对、用印、登记、装封、发送、注办、整理归档等程序。装封、发送、注办、整理归档等程序。二、文案的收文处理二、文案的收文处理1、签收、签收是指接收外机关寄送的文件，履行规定的是指接收外机关寄送的文件，履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，确认、清点、核对、检查、签注手续之后，在对方的送文登记簿或回执清单上签字，在对方的送文登记簿或回执清单上签字，以表示文件收到的行为过程。签收是文案以表示文件收到的行为过程。签收是文案收受、处理的第一个环节，既是对文件接收受、处理的第一个环节，既是对文件接收的
3、一个总记载，也是统计文案处理工作收的一个总记载，也是统计文案处理工作的依据之一。的依据之一。1）收文的来源）收文的来源外机关发给本机关收读、处理的一切文件，外机关发给本机关收读、处理的一切文件，皆属收文的来源。收文途径：皆属收文的来源。收文途径：A发文机关直接投递发文机关直接投递B机要通信部门传递机要通信部门传递C文件交换战传递文件交换战传递D邮政部门寄递邮政部门寄递E自备的通信设备传递自备的通信设备传递(较多，如省教育厅较多，如省教育厅通知我院派老师参加培训，往往通过这种通知我院派老师参加培训，往往通过这种办法。办法。)2）签收的方法）签收的方法签收文件要注意签收文件要注意“五查五查”。A查
4、数量查数量B查收文查收文C查封号查封号D查包裹查包裹F查日期查日期2、外收文登记、外收文登记是指外收文人员在完成签收工作后，对收文情况是指外收文人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载的过程。外收文按信封或包封上的标做简要记载的过程。外收文按信封或包封上的标记进行简要登记，不可拆封，封口登记。登记的记进行简要登记，不可拆封，封口登记。登记的格式和方法，因机关和习惯的不同，主要形式有格式和方法，因机关和习惯的不同，主要形式有簿式、卡片式、联单式。登记的原则是便于文件簿式、卡片式、联单式。登记的原则是便于文件的记载、统计、催办、控制和检索。的记载、统计、催办、控制和检索。外收文登记完成后，转送机
5、关或部门的内收发人外收文登记完成后，转送机关或部门的内收发人员，并办理签收手续。由内收发人员统一启封或员，并办理签收手续。由内收发人员统一启封或送有关领导亲启。送有关领导亲启。3、内收文启封、内收文启封启封是指文书人员收到文件后，将收件的启封是指文书人员收到文件后，将收件的封皮拆开，并将函件取出的一种行为过程。封皮拆开，并将函件取出的一种行为过程。又称拆封、打封。启封是文书人员的特有又称拆封、打封。启封是文书人员的特有职责，其他人不得任意启封。职责，其他人不得任意启封。1)启封的范围启封的范围一般情况下，凡是发到本单位的封闭文一般情况下，凡是发到本单位的封闭文件均由机关或部门的文案人员拆封。主
6、要件均由机关或部门的文案人员拆封。主要指封皮上标有本单位名称、本单位办公部指封皮上标有本单位名称、本单位办公部门、本单位负责人字样的所有信件。门、本单位负责人字样的所有信件。写明写明“亲启亲启”或领导人名字的文件，文或领导人名字的文件，文案人员交收件人亲启，自己无权私自拆封。案人员交收件人亲启，自己无权私自拆封。凡标有机密、绝密的机要件，应交机要凡标有机密、绝密的机要件，应交机要室或机关负责管理机要文件的人员拆封。室或机关负责管理机要文件的人员拆封。2）启封的任务）启封的任务清点与核对。清点与核对。检查和处置检查和处置3）启封的要求）启封的要求要保持文件的完好。要保持文件的完好。要取尽封内的文
7、件。要取尽封内的文件。保留重要的封套。保留重要的封套。进行收文登记。进行收文登记。文件文件签签收收单单WR4-008日日期期签签收部收部门门文件名称文件名称签签收人收人备备注注4、内收文登记、内收文登记是指将收来文件拆封后，在收文登记簿上是指将收来文件拆封后，在收文登记簿上将有关项目加以记录的行为过程。文件管将有关项目加以记录的行为过程。文件管理部门收文后，由内收发人员对收文情况理部门收文后，由内收发人员对收文情况做详细记录，在收到文件的首页加盖收文做详细记录，在收到文件的首页加盖收文专用章，填写收文顺序号。以便建立文件专用章，填写收文顺序号。以便建立文件收进和运转处理的完整记录。收进和运转处
8、理的完整记录。1）登记的范围）登记的范围凡是重要文件均应登记。凡是重要文件均应登记。如上级机关的领导、指导性文件；外机关如上级机关的领导、指导性文件；外机关联系工作、商办业务和需要复文的文件；联系工作、商办业务和需要复文的文件；下级机关请示工作的文件；其他重要文件、下级机关请示工作的文件；其他重要文件、有参考作用的文件。一般事务性的、公开有参考作用的文件。一般事务性的、公开性的、无关紧要的文件可以不必登记。性的、无关紧要的文件可以不必登记。2）登记的形式）登记的形式簿册式登记簿册式登记卡片式登记卡片式登记联单式登记联单式登记计算机登记表式登记。计算机登记表式登记。3）登记的要求）登记的要求为查
9、阅、催办、整理归档奠定基础为查阅、催办、整理归档奠定基础文件登记项目包括：收文号、日期、文件文件登记项目包括：收文号、日期、文件来源、发文号、保密等级、文件标题、份来源、发文号、保密等级、文件标题、份数、分送情况、处理情况、归档情况、备数、分送情况、处理情况、归档情况、备注等。注等。减少文件登记的层次并简化手续减少文件登记的层次并简化手续注意准确与保密注意准确与保密收文登记表收文登记表一（本院文件）一（本院文件）编号：编号：FPITCP-200FPITCP-200R-DG1104R-DG1104收文部门：收文部门：NONO：序序号号文件名称文件名称文件文件编编号号发发文文单单位位收文收文日期日
10、期备备注注收文登记表二（外来文件）收文登记表二（外来文件）编号：编号：FPITCP-200FPITCP-200R-DG1104R-DG1104收文部门：收文部门：NONO：序序号号文件名称文件名称文件文件编编号号发发文文单单位位收文收文日期日期备备注注收收文文登登记记簿簿自自编编号号收文收文日期日期原原文文字字号号标题标题份份数数签签收收人人签文签文日期日期曲总收电2006155 号2006-9-11（2006）57号云南省交通厅关于转发进一步做好当前高致病流感防控工作文件的通知1郭美珍2006。8。31曲总收电2006154 号2006-9-11云路办电（2006）号关天召开云南省公路局20
11、06年度经济工作分析会的通知1郭美珍2006。9。8曲总收电2006153 号2006-9-11云路计电(2006)58号关于上报2006年路政、超限支出计划的通知1郭美珍2006.9.075、分办、分办是指文案处理部门对收文进行筛选分类后，是指文案处理部门对收文进行筛选分类后，根据文件的性质、重要程度、缓急时限与根据文件的性质、重要程度、缓急时限与机关内各部门的职责范围，将经过登记的机关内各部门的职责范围，将经过登记的收文分送给各部门的职责范围，将经过登收文分送给各部门的职责范围，将经过登记的收文分送给各个部门阅知与办理的行记的收文分送给各个部门阅知与办理的行为部门。为部门。1）分办的原则）
12、分办的原则对口分发对口分发批准分发批准分发既定分发既定分发2）分办的方法）分办的方法要根据文件的性质、内容、办理要求，并要根据文件的性质、内容、办理要求，并结合业务部门的职责和领导人的分工范围，结合业务部门的职责和领导人的分工范围，考虑将收文分门别类；并附上文件处理单，考虑将收文分门别类；并附上文件处理单，分别送有关部门阅办或领导阅批；再根据分别送有关部门阅办或领导阅批；再根据批示意见分发给具体人员或阅读或办理。批示意见分发给具体人员或阅读或办理。3）分办的要求）分办的要求要及时分办文件要及时分办文件要履行签收手续要履行签收手续要分清分办范围要分清分办范围要按规定填写要按规定填写（机关名称）收
13、文（机关名称）收文处处理理单单年 月 日 密级_收文号_来文单位日期字号内容摘要附件主办部门拟办意见批办意见办理结果归卷日期归入卷号6传阅传阅是指对拟办的需送有关领导和部门阅知的是指对拟办的需送有关领导和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件及时有文件组织传递和阅读，以利于文件及时有效地处理。单位收文中份数较少而需要阅效地处理。单位收文中份数较少而需要阅看的部门人员较多的文件，要采取传阅方看的部门人员较多的文件，要采取传阅方式。一种是阅知文件，另一种是需要办理式。一种是阅知文件，另一种是需要办理的文件。的文件。1）传阅的办法）传阅的办法轮辐式传阅法轮辐式传阅法接力式传阅法接力式传阅法指派专人
14、传递法指派专人传递法3）传阅的要求）传阅的要求合理安排调度合理安排调度防止丢失、泄密防止丢失、泄密建立传阅登记制度建立传阅登记制度文件文件传阅单传阅单来文单位来文字号文件标题收文日期收文号传阅人姓名 签约时间传阅人姓名 签约时间备注7、加工、加工又叫摘编。指文案工作人员对部分准备投又叫摘编。指文案工作人员对部分准备投入办理过程的重要文件所做的加工，包括入办理过程的重要文件所做的加工，包括编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料等的过程。摘编的目的主要在于为文件料等的过程。摘编的目的主要在于为文件的办理提供便利，节省时间，使公文能更的办理提供便利，节省时间，使公
15、文能更加快捷、有效地得到办理。加快捷、有效地得到办理。加工的方法加工的方法筛选分类。筛选分类。编辑加工。编辑加工。鉴别核实。鉴别核实。8、拟办、拟办是单位综合办公部门或业务主管部门负责是单位综合办公部门或业务主管部门负责人对需要办理的重要文件，提出初步处理人对需要办理的重要文件，提出初步处理方案或办理意见，供主管或主要领导人批方案或办理意见，供主管或主要领导人批办是参考的行为过程，也称预案。拟办要办是参考的行为过程，也称预案。拟办要对来文按照其内容、性质和办理要求，预对来文按照其内容、性质和办理要求，预先提出建议、设想等处之意见，供有关领先提出建议、设想等处之意见，供有关领导审核定夺。导审核定
16、夺。9、批办、批办是单位领导人或部门负责人对文件应由谁是单位领导人或部门负责人对文件应由谁办理、如何办理所提出批示性意见的行为办理、如何办理所提出批示性意见的行为过程。过程。10、承办、承办是指单位有关部门或工作人员根据拟办和是指单位有关部门或工作人员根据拟办和批办的意见，对文件所针对的事务和问题批办的意见，对文件所针对的事务和问题进行具体的处理和办理的行为过程。对需进行具体的处理和办理的行为过程。对需要承办的收文，文秘人员负责及时督促具要承办的收文，文秘人员负责及时督促具体人员或部门负责人去办理，包括对文件体人员或部门负责人去办理，包括对文件的执行、办理与撰文答复等。的执行、办理与撰文答复等
17、。11、催办、催办指由办公室或文秘人员对哪些需要办复的指由办公室或文秘人员对哪些需要办复的文件，根据承办时限和要求，对文件承办文件，根据承办时限和要求，对文件承办过程所实施的催促和检查活动的行为过程。过程所实施的催促和检查活动的行为过程。1）催办的分类）催办的分类对内催办对内催办对外催办对外催办2）催办的方法）催办的方法建立催办监督检查系统。建立催办监督检查系统。建立催办检查的登记、报告制度。建立催办检查的登记、报告制度。采取多种催办方式。采取多种催办方式。12、注办、注办是对文件的承办情况和处理结果予以简要是对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的行为过程，又称签注、留住。由文注明的行为过程
18、，又称签注、留住。由文件承办人在文件处理完毕后，对文件办理件承办人在文件处理完毕后，对文件办理经过与结果在收文的适当位置或经过与结果在收文的适当位置或收文处收文处理单理单上而要说明。上而要说明。注办的作用注办的作用A便于查考责任。便于查考责任。B便于文件整理。便于文件整理。注办的内容注办的内容A一般的传阅文件，传阅完毕后，文案人一般的传阅文件，传阅完毕后，文案人员应注明阅毕的日期。员应注明阅毕的日期。B需要办理复文的文件，办完后要注明需要办理复文的文件，办完后要注明“已复文已复文”，并注上复文的日期和文号。，并注上复文的日期和文号。C用口头或电话答复的要注明答复情况。用口头或电话答复的要注明答
19、复情况。D不需要复文的文件要注明不需要复文的文件要注明“已办已办”、“已阅已阅”“已摘记已摘记”等字样。等字样。13、归卷、归卷收文处理注办后，文秘人员应及时收回文收文处理注办后，文秘人员应及时收回文件归入卷夹中暂存，以防止文件三十，留件归入卷夹中暂存，以防止文件三十，留待工作查考和年终归档。相关部门的承办待工作查考和年终归档。相关部门的承办人员也应将处理完工作内容后的文件退还人员也应将处理完工作内容后的文件退还文秘工作人员。收文数量较大的要按归卷文秘工作人员。收文数量较大的要按归卷类目设置相应数量的卷夹，分别保存文件。类目设置相应数量的卷夹，分别保存文件。三、文案的发文处理三、文案的发文处理
20、指在单位内部为制发文件所进行的创制、指在单位内部为制发文件所进行的创制、处置与管理活动过程。处置与管理活动过程。1、拟稿、拟稿指撰拟文件文稿，是根据领导的交拟意见或批办指撰拟文件文稿，是根据领导的交拟意见或批办意见起草文件的行为过程。它是发文处理过程的意见起草文件的行为过程。它是发文处理过程的起始环节，也是核稿、签发的基础。起始环节，也是核稿、签发的基础。1）步骤）步骤A交拟交拟B领会领会C拟稿。撰稿人员完成写作任务后，要在发文稿拟稿。撰稿人员完成写作任务后，要在发文稿纸上拟稿，并按要求填写文稿首页有关栏目。纸上拟稿，并按要求填写文稿首页有关栏目。2）拟稿的基本要求）拟稿的基本要求A要准确反映
21、客观实际情况。要准确反映客观实际情况。B要正确体现发文机关意图。要正确体现发文机关意图。C要符合党和国家的方针政策。要符合党和国家的方针政策。D要按照公文写作基本要求拟稿。要按照公文写作基本要求拟稿。E要准确使用人名、地名、时间、数字和引要准确使用人名、地名、时间、数字和引文等。文等。F要合理使用文种。要合理使用文种。2、会商、会商是指当文稿内容涉及有关单位或部门的职是指当文稿内容涉及有关单位或部门的职权范围，需征得其同意和配合时所进行的权范围，需征得其同意和配合时所进行的写上活动。写上活动。会商的原则会商的原则相互尊重、平等协商、协同一致相互尊重、平等协商、协同一致步骤步骤会商、拟稿、会稿会
22、商、拟稿、会稿3、核稿、核稿指综合部门将文稿送交领导人签发前，对指综合部门将文稿送交领导人签发前，对文稿进行全面的审核和修正的行为过程，文稿进行全面的审核和修正的行为过程，又称校核或把关。又称校核或把关。核稿的任务核稿的任务1）把好行文关。）把好行文关。2）把好政策关）把好政策关3）把好可行关）把好可行关4）把好协调关。）把好协调关。5）把好内容关。）把好内容关。6）把好格式关。）把好格式关。7）把好文字关。）把好文字关。8）把好形式关。）把好形式关。4、签发、签发是领导人对呈批的文稿，经过最后核定，核准发出并签署是领导人对呈批的文稿，经过最后核定，核准发出并签署意见的行为过程。发文稿经过领导
23、人审阅、批准、签字后意见的行为过程。发文稿经过领导人审阅、批准、签字后据此打印成正式文本。据此打印成正式文本。1）签发的原则）签发的原则A坚持归口签发的原则坚持归口签发的原则B 根据文件性质分层签发根据文件性质分层签发C坚持坚持“先核后签先核后签”的原则的原则2）签发的要求）签发的要求A做全面审定做全面审定B按规定签发按规定签发C不越权签发不越权签发5、注发、注发是文秘人员注明经过领导人统一发出的文件如何是文秘人员注明经过领导人统一发出的文件如何引发的行为过程，又叫清点或编号。引发的行为过程，又叫清点或编号。1）注发的任务）注发的任务A注明文件的发受范围。注明文件的发受范围。B注明文件的阅读级
24、限。注明文件的阅读级限。C确定文件的紧急时限。确定文件的紧急时限。D确定文件的秘密等级。确定文件的秘密等级。E确定文件的发出方式。确定文件的发出方式。F确定文件的发文字号。确定文件的发文字号。G规定文件的印制格式。规定文件的印制格式。H去定文件的印发份数。去定文件的印发份数。2）注发的要求）注发的要求A根据领导人在文件上的批示注发。根据领导人在文件上的批示注发。B根据行文意图和内容注发。根据行文意图和内容注发。C根据机关有关规定注发。根据机关有关规定注发。6、缮印、缮印7、校对、校对8、用印、签署、用印、签署9、登记、登记指发文登记，是对本单位将发出的文件按照规定的项目进指发文登记，是对本单位
25、将发出的文件按照规定的项目进行统一文字登记的行为过程。与收文登记没有本质区别，行统一文字登记的行为过程。与收文登记没有本质区别，知识收与发的不同。知识收与发的不同。登记的内容登记的内容登记的要求登记的要求A发文与收文分别登记，外发与内发分别登记，密件与平发文与收文分别登记，外发与内发分别登记，密件与平件分别登记，密件需要由专人登记与装封。件分别登记，密件需要由专人登记与装封。B登记的形式可以根据本单位文件处理的具体要求与发文登记的形式可以根据本单位文件处理的具体要求与发文数量、分发单位的具体情况，采用簿式、卡片式、联单式数量、分发单位的具体情况，采用簿式、卡片式、联单式或活页等方法。或活页等方
26、法。C凡印发数量较大的文件，应编制份号，即对根据同一文凡印发数量较大的文件，应编制份号，即对根据同一文稿印制的若干份文件分别编制顺序号，在发文登记是著名稿印制的若干份文件分别编制顺序号，在发文登记是著名分号，以备清退和查对时使用。分号，以备清退和查对时使用。D对于紧急、重要的文件，在发出以后，应按登记的项目，对于紧急、重要的文件，在发出以后，应按登记的项目，注意检查了解对方收到的情况，如检查回执单、向受文单注意检查了解对方收到的情况，如检查回执单、向受文单位进行重点核对等。位进行重点核对等。10、封装、封装是将登记后的文件，按照要求具体拣配，并用信封或封套进行封是将登记后的文件，按照要求具体拣
27、配，并用信封或封套进行封装的行为过程。装的行为过程。1）装封的任务）装封的任务A点份拣配点份拣配B书写封面书写封面C填写回签单据填写回签单据D装封公文装封公文E加封、捆包。加封、捆包。2）装封的要求）装封的要求A急件、密件不能与平件混装。急件与密件，需在信封左上角加急件、密件不能与平件混装。急件与密件，需在信封左上角加盖急件章、密级章，并严加蜜蜂。机密、绝密件应在信封两头封盖急件章、密级章，并严加蜜蜂。机密、绝密件应在信封两头封口处加贴密封封条。口处加贴密封封条。B发文除发文除“亲启亲启”件外，一般写受文的单位或办公室收，以便对件外，一般写受文的单位或办公室收，以便对方及时处理。方及时处理。C封发是应做到五查：查文件份数、查有无附件，查是否漏盖印封发是应做到五查：查文件份数、查有无附件，查是否漏盖印章，查文件内的受文单位与封套上的受文单位是否一致，查发文章，查文件内的受文单位与封套上的受文单位是否一致，查发文回执单是否已装入封内。回执单是否已装入封内。11、发送、发送12、归卷、归卷