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1、 1 Openfind 輕鬆郵電子郵件系統輕鬆郵電子郵件系統 管理手冊管理手冊 權利聲明權利聲明 1.下列商標均為本手冊提及：n MS、Microsoft、Windows、Windows 2000、Windows NT、MS Office、FrontPage、Internet Explorer、Microsoft Internet Information Server、IIS等，為微軟公司 Microsoft Corporation 之註冊商標。n Netscape Navigator、Netscape Communicator 為 Netscape Communications Corp.之
2、註冊商標。以上所列與其他為本手冊引用而未明示於此之商標，均屬該合法註冊之公司所有。2.未經網擎資訊軟體股份有限公司的書面許可，不得為商業目的，以任何形式或方法複製、傳播本手冊的部份或全部。2 目目 錄錄 1.前言前言-如何使用本手冊如何使用本手冊.5 2.輕鬆郵快速導引輕鬆郵快速導引.6 2.1 登入管理介面.6 2.2 帳號管理.7 2.3 注意主機硬碟容量.8 2.4 行動郵件的使用者.9 3.伺服器管理伺服器管理.10 3.1 網域管理.10 3.1.1 檢視目前網域資料.10 3.1.2 所有主機名稱列表.10 3.2 系統設定.11 3.2.1 系統參數設定.11 3.2.2.信任伺
3、服器設定.14 3.2.3.系統報表設定.14 3.2.4.設定 HTTP 拒絕連線 IP.15 3.2.5.服務程式管理.17 3.3 系統即時資訊.17 3.3.1 檔案系統列表.17 3.3.2 Process 列表.18 3.3.3 檢視系統錯誤訊息.18 3.3.4 檢視系統重要訊息.19 3.3.5 檢視 HTTPD 錯誤訊息.19 3.3.6 系統統計圖表.19 3.4 收發信程式管理.20 3.4.1 收信程式設定.21 3 3.4.2 收信程式列表.22 3.4.3 發送程式設定.23 3.4.4 附檔過濾.24 3.4.5 送信程式列表.25 3.4.6 拒收 Email
4、位置設定.26 3.4.7 拒收/允許 SMTP IP 設定.26 3.4.8 允許 Relay IP 設定.27 3.4.9 信件暫存區.28 3.5 附加功能管理.28 3.5.1 討論區管理.28 3.5.2 電子報管理(電子報代訂服務).30 3.6 郵件防毒.32 3.6.1設定關閉掃毒.32 3.6.2 查詢病毒記錄.32 3.6.3 立即更新病毒碼.33 3.6.4 定期更新病毒碼.33 3.6.5 手動掃毒.34 3.6.6 顯示病毒碼版本.35 3.7 郵件管理功能.35 3.7.1 網域郵件群發.35 3.7.2 信件回收.36 3.8 防垃圾信服務.37 3.8.1 防護
5、程式狀態.37 3.8.2 IP 信譽查詢.37 3.8.3 網址信譽查詢.38 3.8.4 樣本資料庫.38 4 3.8.5 垃圾信誤判或漏判情形.39 3.9 維護服務.40 3.9.1 原廠維護.40 3.10 系統資訊.40 4.使用者管理使用者管理.44 4.1 使用者帳號資料.44 4.2 新增帳號.44 4.3 匯入帳號.45 4.4 查詢帳號.46 4.5 刪除帳號.47 4.6 重設使用者密碼.48 4.7 密碼原則設定.48 4.8 管理帳號設定.49 4.9 使用者等級設定.50 4.10 編輯保留帳號.54 4.11 帳號使用率管理.55 4.12 郵件分身管理.56
6、5.FAQ.57 5 1.前言前言-如何使用本手冊如何使用本手冊 首先，歡迎您使用 Openfind 輕鬆郵電子郵件系統。在這本使用手冊中，我們將協助您順利的管理本系統。本使用手冊是為 MIS 人員所編輯，因此我們預設您已經具備基本的系統管理相關知識。如果您的問題無法在這本使用手冊裡得到解答，請至 Openfind 中小企業解決方案的論壇發表問題與我們聯絡，我們將誠摯地為您服務，論壇網址：http:/ 除了系統問題外，一般使用者遭遇的問題多為作業平台、瀏覽器、網路環境、軟體設定、重覆登入、不正常使用(點選瀏覽器上一頁、下一頁)等原因所引起。因此建議在論壇發表文章回報問題之前，請詳細描述：1.使
7、用者作業平台 2.瀏覽器版本(含中、英文)3.有無使用代理伺服器(Proxy Server)、防火牆(Firewall)等 4.客戶端軟體名稱與版本 5.問題發生過程 6.如何重新製造該問題 以便 Openfind 能以最快的速度解答您的問題。如果您需要 Openfind 的工程師直接協助您解決伺服器的問題，您可以購買輕鬆郵的維護服務加值模組，我們將提供一年次的遠端連線服務，解決您的伺服器運作、設定問題，購買網址請參閱：http:/ 2.輕鬆郵快速導引輕鬆郵快速導引 本章節將介紹一些管理者常用到的指令或功能。2.1.登入管理介面登入管理介面 當管理者使用具有管理權限的帳號登入時，畫面上方會有一
8、個系統管理功能選項，點選後即可進入管理介面。7 2.2 帳號管理帳號管理 進入管理介面之後，出現的第一個畫面即為一般帳號管理，點選新增帳號之後即可開始增加使用帳號。若想要新增管理權限，請選擇管理帳號管理。8 新增帳號時請注意，信箱空間若填 0，意謂依照系統設定的預設值大小，而非0KB；您若沒有修改過，使用者等級為等級 1 預設使用者的預設信箱空間為1000K，您若需要修改此一數值，可於使用者等級設定中，修改此一設定：2.3.注意主機硬碟容量注意主機硬碟容量 主機在日益運作的過程中，會不斷累積使用者的信件、系統的紀錄檔等會佔去硬碟空間的資訊，一個良好的管理者應當透過系統的 Console 選單，
9、時時注意硬碟的容量：(System Status-Storage Information)9 當您發現/webmail 的使用百分比接近甚至超越 90%時，我們建議您採取以下措施，確保伺服器運作正常：n 將系統中已不再使用的帳號刪除 n 透過帳號管理、帳號使用率管理功能，定期清除長久未登入或者已經過度使用硬碟空間的帳號信匣 n 將系統設定、系統參數設定、預設使用環境中的自動清理回收筒設定，調整至天數較少的設定。為了避免硬碟滿載的情形，我們建議您一開始架設伺服器時，就必須注意每個使用者的空間規劃，以一顆 80G 的硬碟，100 個使用者的例子來說，我們建議每一個使用者的信箱大小最好不要超過 70
10、0MB；一開始的良好規劃，可以避免主機發生硬碟空間不夠的危機。2.4.行動郵件的使用者行動郵件的使用者 若您有購買行動郵件服務，使用者便可以透過 Apple iPhone 或其他廠牌的行動手機，存取屬於自己的專屬豪華行動介面，存取位置如下：3.iPhone 版本：http:/主機名稱/iphone.html(若您使用 Apple iPhone 登入 http:/主機名稱/，輕鬆郵將會自動判斷，導引至此。)4.Mobile 版本：http:/主機名稱/mobile.html 10 3.伺服器管理伺服器管理 本章節將介紹一些管理者在管理伺服器時，會使用到的管理功能。3.1.網域管理網域管理 該功能
11、提供管理者以網域的觀點，對伺服器進行相關的管理功能。3.1.1 檢視目前網域資料檢視目前網域資料 請點選網域管理-檢視目前網域資料，即可瀏覽目前網域相關資料。透過檢視網域資料，可得知安裝時預設的網域資料及授權資料。一個網域可擁有多個主機名稱對應供使用者作為打開瀏覽器時的 URL，使用者可選擇其中最容易記住的主機名稱登入系統；您也可以從所有主機名稱列表查詢到該網域對應到的主機名稱。在此畫面中，管理者可以針對該網域進行查詢帳號、管理者列表、使用者列表等各項管理功能。3.1.2 所有主機名稱列表所有主機名稱列表 點選網域管理-所有主機名稱列表，即可顯示目前所有設定的主機名稱及對應的網域名稱。11 3
12、.2.系統設定系統設定 3.2.1 系統參數設定系統參數設定 點選系統設定-系統參數設定，畫面中列出了可以被修改的選項。12 管理者在修改這些設定值務需特別小心，以免修改錯誤，造成系統無法正常運作。這些設定值代表的意義說明如下：設定值名稱設定值名稱 意義意義 信件匣上限信件匣上限 每位使用者可自訂的信件匣上限（預設值 64 個）。通訊錄上限通訊錄上限 每位使用者可設定的通訊錄地址上限（預設值 512 個）。過濾條件與排外名單上限過濾條件與排外名單上限 每位使用者可設定的過濾條件與排外名單最大數目（預設值 64 個）。（可再利用 m2kapp.conf 進行分項設定）外部郵件上限外部郵件上限 每
13、位使用者最多可設定的外部郵件來源（預設值 10 個）。每封信收件者上限每封信收件者上限 使用者最多可以把同一封信送給多少個使用者，亦即在編輯信件的頁面，可以指定多少收件者，含副本與密件副本。（預設值100 人）13 系統主機名稱系統主機名稱 使用者透過瀏覽器連結的主機名稱。如設定為”.tw”，則使用者可透過 http:/.tw 使用輕鬆郵。系統網域名稱系統網域名稱 這是指收信的網域(如果有設定 DNS 的 MX 資料)。例如設定為”.tw”，則系統可以接收送給 .tw 的所有信件。COOKIE 網域名稱網域名稱 使用者透過瀏覽器連上輕鬆郵會檢查的網域 COOKIE，預設值與系統網域名稱相同，若
14、要與其他相同網域的服務作整合時才需要被更動。預設國家代碼預設國家代碼 若為繁體中文版，請設定為“TW”，簡體中文版請設定為”CN”，英文版請設定為”US”，日文版請設定為“JP”。預設顯示語言預設顯示語言 若為繁體中文版，請設定為“TW”，簡體中文版請設定為”GB”，英文版請設定為”EN”，日文版請設定為“JP”。預設信件字元集預設信件字元集 若為繁體中文版，請設定為“big5”，簡體中文版請設定為”gb2312”，英文版請設定為”iso8859-1”，日文版請設定為“iso-2022-jp”。預設網頁字元集預設網頁字元集 若為繁體中文版，請設定為“big5”，簡體中文版，請設定為”gb231
15、2”，英文版，請設定為”iso8859-1”，日文版，請設定為“x-sjis”。編碼編碼 8BIT 字元字元 若為繁體中文版或簡體中文版，請選擇“編碼”，英文版或日文版請選擇”不編碼”。Web 多重登入多重登入 是否允許同一個使用者帳號在同一時間做多重登入。（0：關閉，1：開啟）登入有效時間登入有效時間 為了安全性的考量，每一個使用者的登入，都有一段有效時間，如果超過這段時間未使用，則需重新登入。（預設值 60 分鐘）登入失敗檢查時間登入失敗檢查時間 每名使用者的登入失敗重試的系統檢查時間。（預設值為 0）範例：登入失敗檢查時間為 5，登入失敗重試次數為 3 時，登入失敗鎖定時間為 10 時，
16、則表示該帳號在 5 分鐘內若登入失敗次數達 3 次時，將會被系統自動鎖定 10 分鐘，使用者於 10 分鐘後方可再行登入該帳號。登入失敗重試次數登入失敗重試次數 每位使用者於設定檢查時間內所能重新登入錯誤帳號密碼之次數。（預設值為 0）範例：當設定值為 3，則表示可允許輸入錯誤帳號密碼 3 次，超過 3 次系統會自動鎖定該帳號。登入失敗鎖定時間登入失敗鎖定時間 每位使用者若超過設定之登入失敗重試次數後，被系統自動鎖定帳號的時間。（預設值為 0）範例：當設定值為 10，則表示該帳號若超過失敗重試次數後，將會被鎖定 10 分鐘無法登入系統，同時畫面也會提示使用者等 14 候 10 分鐘後再行登入系
17、統。點選系統設定-系統參數設定，選項中的預設使用環境，為設定所有帳戶的預設使用環境。管理者可以在此設定各個使用環境的預設參數設定，系統中所有開立的新帳號，也將會依照此預設使用環境參數為基礎設定。3.2.2.信任伺服器設定信任伺服器設定 若您單位常往來的電子郵件伺服器中，有某些伺服器是您確認經常往來的 IP，為了避免防止使用者誤將下列 IP 加入排外名單而檔除了信件，您可以選擇將這些 IP 設定加進信任伺服器設定：3.2.3.系統報表設定系統報表設定 每天系統都會將重要的系統資訊自動彙整，產生出一份報表寄送至管理員帳號信 15 箱，報表內容包括系統儲存空間、新申請帳號數、使用者 Login 排行
18、、病毒信件數量等等重要訊息。若管理者希望自行設定需要收到哪些統計資訊，或是要寄送給其他相關管理帳號，可在 系統設定-系統報表設定 中管理此項功能；您也可以個別指定不同的時間週期下，寄送的報表內容，可依據日、週、雙週、月，分別勾選您需要寄送的報表內容，符合您的需求。3.2.4.設定設定 HTTP 拒絕連線拒絕連線 IP 選擇系統設定-拒絕 HTTP 連線 IP功能，設定畫面如下：16 根據 IP 比對規則與連線型態，可以限制或允許特定來源的使用者使用系統服務。當該 IP 連線的使用者透過瀏覽器連接時，將可看到被拒絕使用的原因。連線型態及其意義如下：連線型態連線型態 說明說明 無限制 當系統預設連
19、線型態為”拒絕連線”、”拒絕下載”時，可以針對某些IP 開放使用權限。拒絕連線 拒絕所有 HTTP 連線。禁止下載 拒絕使用/cgi-bin/downfile 下載檔案或者讀取信件附檔。刪除 刪除這筆連線規則。17 3.2.5.服務程式管理服務程式管理 您可於此對輕鬆郵系統的各項常駐程式進行啟動、重啟以及停止的動作，若您的伺服器不提供 POP3、IMAP4 收信功能，只允許使用者透過 Webmail系統登入收發信，即可於此將 IMAP4、POP3 停止。3.3.系統即時資訊系統即時資訊 顯示輕鬆郵系統中一些重要的訊息，包括：3.3.1 檔案系統列表：檔案系統列表：18 3.3.2 Proces
20、s 列表：列表：3.3.3 檢視系統錯誤訊息：檢視系統錯誤訊息：19 3.3.4 檢視系統重要訊息：檢視系統重要訊息：3.3.5 檢視檢視 HTTPD 錯誤訊息：錯誤訊息：3.3.6 系統統計圖表：系統統計圖表：為了讓管理者能夠簡單快速的獲得相關系統資訊，輕鬆郵提供了產生統計圖表的功能。選取系統功能列表的系統設定-統計圖表，管理者可自行設定時間範圍、圖表顯示區間、圖表種類及圖表類型，系統將會立即產生相對的圖表。I.圖表種類：提供 檔案系統圖表、系統報表、使用人數統計表、平均送信大小統計圖等不同類型的圖表選擇。II.圖表類型：提供長條圖、圓餅圖及折線圖三種類型。20 範例：檢視 2006 年 1
21、 月 8 日的檔案系統圖表。3.4.收發信程式管理收發信程式管理 此功能中可以使用 Web 介面來管理收發信程式的一些細部設定，管理者也可以在此設定常見的 Relay IP 設定、SMTP IP 和 Email Address 的黑、白名單等有關於收發信程式管理的細部動作，說明如下：21 3.4.1 收信程式設定收信程式設定 設定值中包含以下的參數：(預設值為該欄位空白時，系統自動代入的值)中文解釋中文解釋 預設值預設值 主機名稱 自行讀取主機設定 使用的 port 編號 25 單封信最多收件人(預設為 100)100 單次連線允許最多錯誤/失敗指令次數(預設 20 次)20 單次連線最長時間
22、(單位:秒)1800 同時執行的收信程式個數 預設 16 個，每個 daemon 可同時接受15 個連線 最大可接受的信件大小(單位 bytes)6000000 單一連線最長的停滯時間(單位:秒)300 是否檢查來源網域名稱(0:否，1:是)0；若設定成 1，系統將會對來源網域名稱進行 IP 反查，反查不到 IP 者將檔 22 除該信件 檢查收件者是否存在與本機中，或信箱容 量是否已滿(0:不檢查，1:檢查)1，會檢查 3.4.2 收信程式列表收信程式列表 此列表列出正在系統中執行的收信程式數量、運作狀態。23 3.4.3 發送程式設定發送程式設定 設定值中包含以下的參數：(預設值為該欄位空白
23、時，系統自動代入的值)參數解釋參數解釋 預設值預設值 主機名稱 自行讀取主機設定 是否紀錄信件標題 選擇是，將會把信件標題寫進系統紀錄檔，否則忽略 最多同時送信程式 128 失敗重試的時間間隔(單位:分鐘)10 失敗幾次後發出警告信通知使用者信件無法送出(系統仍然繼續重試)3 次 最長重試時間(單位:分鐘)2 天=2880 分鐘 網路逾時時間(單位:秒)180 24 外送失敗信件暫存伺服器 預設不使用，空值；暫時無法傳送的信件會被送往 Queue Server 重試。外送信件代理伺服器 預設不使用，空值；若您想將伺服器所有外寄信件均導往某一台郵件主機，可於此設定 信件匝道伺服器 預設不使用，空
24、值；將所有信件送往Gateway Server，可用於整合第三方 Gateway。*需搭配內部信任網段設定 內部信任網段(來自此網段信件不送往匝道伺服器)預設不使用，空值；指定 Gateway Server 來源 IP 範圍，來自該範圍的信件不會再送至 Gateway Server，以避免 loop。管理者郵件帳號 postmaster網域名稱 最大的信件繞送次數 20；最多允許的信件經過主機 若您有將輕鬆郵於其他防毒閘道郵件伺服器配合掃毒的需求，您可以將防毒閘道郵件伺服器的 IP 設定在信件匝道伺服器和內部信任網段內，並且設定該防毒閘道郵件伺服器掃完毒後，送回輕鬆郵郵件主機。若您沒有自建的防
25、毒閘道郵件伺服器，我們建議您直接採購內建於核心引擎的輕鬆郵防毒服務，直接整合，方便快速，效能卓越。3.4.4 附檔過濾附檔過濾 系統提供了信件附檔過濾刪除的功能。本功能專門用來過濾某特定格式的附檔，例如所有的 Word 檔*.doc，或是所有的執行檔*.exe，但是本功能僅能針對寄件人或是收件人設定過濾關鍵字，而且系統會直接將符合條件的信件附檔刪除。若您有設定取代訊息，被刪除的檔案將以取代訊息取代，您可以在取代訊息內以變數$name 代表被刪除的檔名，$size 代表被刪除的檔案大小，撰寫說明文字，方便信件的接收人瞭解被刪除的信件附檔以及原因。25 過濾規則設定方式：類型類型 說明說明 欄位
26、寄件人 收件人 代表附檔取代的訊息欄，之後的訊息不依設定檔格式，而是被當成長字串處理。訊息中可使用$name 代替檔名，使用$size 代替大小。(多行連續以 M 開頭可指定多行之訊息)位址規則 萬用字元表示，如*.tw 動作 刪除 跳出比對，可供複雜比對邏輯使用。例如在範例當中，收件人為 adm 或是 root 的信件附檔均不進行過濾比對。附檔規則 萬用字元表示，區分大小寫。如*.EeXxEe、*.doc 3.4.5 送信程式列表送信程式列表 此列表列出正在系統中執行的送信程式數量、運作狀態。26 3.4.6 拒收拒收 Email 位置設定位置設定 拒收電子郵件位址設定，是讓管理者將拒絕或允
27、許收取的電子郵件位址，加入拒收列表當中。以後系統對於符合拒收來源的信件，將會排除在系統之外。點選 收發信程式管理拒收/允許 Email 位址設定，設定畫面如下：3.4.7 拒收拒收/允許允許 SMTP IP 設定設定 拒收 SMTP 連線 IP 設定，是為了把某些廣告信、垃圾信、郵件炸彈等不友善的信件來源排除在外，因此必須小心設定，以避免讓某些正常的信件來源無法寄 27 信。點選 收發信程式管理拒收 SMTP IP 設定，設定畫面如下：3.4.8 允許允許 Relay IP 設定設定 輕鬆郵預設發信必須經過 Webmail 或 SMTP 認證才可以發信，若您想要指定某個 IP 網段不受此限制，
28、可以設定 Relay IP，則輕鬆郵將會全盤接受從這些 IP 所來的任何 SMTP 送信要求，並予以處理、轉送：28 3.4.9 信件暫存區信件暫存區 為了更有效地處理信件，送信系統把信件分存於數個 queue。此處可以檢視傳送中、等待傳送、失敗重試與隔離信件的狀態。在主機上，必需注意等待中信件等待中信件是不是存在太多檔案，如果是，表示系統無法即時處理所有郵件，請檢查網路連線、DNS 是否正常。3.5.附加功能管理附加功能管理 3.5.1 討論區管理討論區管理 除了電子郵件服務之外，輕鬆郵也提供交流討論區的功能，讓所有使用者相互交流、分享。交流園地是以討論區為基本單位，討論區的新增及管理皆可藉
29、由 Web介面完成。29 請以具管理者身份的帳號登入系統，點選管理功能列表附加功能管理-討論區管理。在討論區管理的頁面裡，可以新增、刪除、編輯討論區。在新增或編輯一個討論區時，需指定下列資料：1.識別名稱：識別名稱：這是區別每個討論區的字串，請以 board_01、openfind.feedback 之類的名稱訂定，以方便管理。由於識別名稱是給系統程式使用，因此建議不要給中文或其他特殊符號。2.討論區主題討論區主題：討論區主題會顯示在討論區列表，及閱讀討論區頁面的上方。3.討論區說明：討論區說明：提供更詳細的討論區說明，讓使用者更容易找到適合的討論區。4.提供提供 RSS 訂閱：訂閱：將討論區
30、內容發佈成 RSS Feed，供 RSS Reader 讀取討論區文章。每一篇討論區文章的所有權都歸張貼人所有，亦即只有張貼的本人，才可以刪除 30 該篇文章。每個使用者在閱讀文章時，如果擁有刪除該篇的權限，讀信的工具列會出現刪除的按鈕，反之則不會出現，也無法刪除；但是管理者擁有所有文章的刪除權限。在某些情況下，如有言詞不當或廣告文章等，請以具管理者權限的帳號登入，執行強制刪除。3.5.2 電子報管理電子報管理(電子報代訂服務電子報代訂服務)電子報代訂可以讓所有輕鬆郵的使用者共享一份電子報。不僅是過期電子報可以供使用者閱讀，系統更可以僅儲存一份，而提供所有訂戶在各自的信箱閱讀、搬移、刪除。因此
31、，提供適當的電子報代訂服務，除了可以減低系統每天收取大量電子報的收信負荷之外，更可以節省系統硬碟空間。每個代訂的電子報，都有一個輕鬆郵帳號相對應，所有被送到這個帳號的收件匣的信件，都會被送至該電子報的訂戶。因此，請小心管理這些電子報的帳號，並且設定完善的過濾規則，以免訂戶收到不必要的信件。新增一份代訂的電子報，首先請以具有管理者權限的帳號登入。請按下列步驟進行：1.新增帳號新增帳號 請先新增一個訂閱電子報的專屬帳號。該帳號的信箱容量需加大，以避免信箱容量不足，無法收取新電子報。另外，請記下新建立的帳號名稱及密碼。2.到外部訂閱電子報到外部訂閱電子報 利用在第一步驟時新增的帳號，訂閱外部電子報。
32、3.系統電子報管理系統電子報管理 選擇管理功能列表的附加功能管理的電子報管理，點選新增電子報，再輸入步驟 1 新增之訂閱帳號以及訂閱名稱。新增新增帳號帳號 到到外部外部訂訂閱閱電子電子報報 至至系統系統內內部設部設定定電子電子報訂報訂閱閱服服務務 設定過濾設定過濾 31 4.以步驟 1 建立的訂閱電子報帳號marketing登入，選擇目錄功能列個人設定-信件處理-信件過濾，進入信件過濾設定頁面，點選增加設定過濾規則。請重覆此步驟，直到所設定的過濾規則會讓只有電子報的信件進入收信匣。5.設定完成設定完成 設定完成之後，該電子報即可開始接受使用者訂閱，且會發送新的電子報給訂閱的使用者。要查看服務中
33、的電子報種類，請以具管理者身份的帳號登入系統，選擇管理功能列表的附加功能管理-電子報管理，進入系統電子報管理頁面，於電子報列表中便可點選訂閱人數連結，檢視該電子報訂戶列表。32 n 請注意：請注意：訂閱一份外部電子報，請新增一個帳號。同理，訂閱兩份電子報，則需新增兩個專門帳號。如此，在過濾信件設定時，才能避免垃圾信件及傳送的問題。3.6.郵件防毒郵件防毒 若您有加購郵件防毒服務，即可點選系統管理列表郵件防毒，進入防毒管理介面。以下就介面中的各項功能逐一說明：3.6.1設定關閉掃毒設定關閉掃毒 A.掃毒關閉 停止系統掃毒功能。B.掃毒開啟，通知中毒信件 啟動系統掃毒功能，系統會自動發信通知使用者
34、。C.掃毒開啟，刪除病毒信件 系統會直接將判斷帶有病毒的信件刪除，使用者將不會收到任何通知。3.6.2 查詢病毒記錄查詢病毒記錄 如果系統管理者想知道個別使用者在特定時間內收到的病毒信件，就可以直接透過此項功能查詢。33 輸入帳號名稱、病毒名稱與欲查詢時間區間，點選確定，就可以在畫面上看到查詢的結果，若是不輸入病毒名稱或是使用者代號，系統就會將所有收到的病毒信件列出。3.6.3 立即更新病毒碼立即更新病毒碼 若管理者想要將病毒碼立即更新，可直接點選立即更新病毒碼，系統會立刻與防毒廠商連線進行病毒碼的更新。3.6.4 定期更新病毒碼定期更新病毒碼 管理者可以透過防毒管理介面直接設定病毒碼更新的週
35、期，設定的方式包括每小時、每天、每星期、每月等等，並可以設定更新的起始時間。系統預設的更新頻率是每小時更新一次。34 3.6.5 手動掃毒手動掃毒 為了避免有遺漏的病毒信件，管理者還可以直接針對單一使用者的信件匣進行掃毒，操作步驟如下：A.輸入使用者帳號名稱，點選確定。B.系統將此帳號的所有信件匣列出（包含使用者自行設定信件匣）。選擇欲手動掃毒的信件匣及指定病毒信處理動作後，點選執行掃毒。35 C.完成掃毒。3.6.6 顯示病毒碼版本顯示病毒碼版本 管理者可以透過此功能得知目前的病毒碼版本。3.7.郵件管理功能郵件管理功能 本功能適用於管理者針對公司全體郵件欲作相關異動的情形，管理者可在此回收
36、公司信件、群發郵件，以及修改全公司對外的統一信件簽名檔。3.7.1 網域郵件群發網域郵件群發 提供撰寫新信視窗，可發送郵件至全網域成員（預設為密件副本）、任意收件者和群組收件帳號，並支援私人、公用通訊錄自動完成：點選後將出現撰寫新信視窗，預設發送至全網域成員，您可以再任意更動信件的 36 收件者與內容，撰寫完畢後請按送出，信件即可發送至指定的對象：3.7.2 信件回收信件回收 管理者可依據寄件人、收件人、標題為搜尋條件，將三天內符合條件的郵件進行回收動作，如此可降低組織內洩密事件或惡意信件散佈的風險。使用該功能需注意：1.該功能透過查詢系統紀錄尋找真實信件位置，所以已經刪除的信件仍然會出現在搜
37、尋結果中，再次回收時會顯示回收失敗訊息，所以不影響回收功能進行。37 2.如信件本身編碼有誤，導致系統紀錄裡的內容也是亂碼時，此種信件將無法被搜尋到。3.忽略廣告信匣/回收筒的選項，適用於一開始就被歸類至該信匣的信件。4.若為原信代轉信件，則依寄件人搜尋時，將比對代轉者資訊，而非該信件原始寄件人。3.8.防垃圾信服務防垃圾信服務 若您有加購防垃圾信服務，即可點選系統管理列表防垃圾信服務，進入防垃圾信服務管理介面。以下就介面中的各項功能逐一說明：3.8.1 防護程式狀態防護程式狀態 此處將顯示防護程式的運作狀態，包括使用的記憶體數量(單位：KBytes)，請見示意圖：若該數字超過機器記憶體數量的
38、三分之一，代表機器負荷過重，請增加您伺服器的記憶體，或者將系統重開，以保持垃圾信的過濾效能。Bayesian Engine 是防垃圾信服務內建的語意分析引擎，他能夠有效的過濾台灣地區常見的垃圾信詞彙，將充斥此類詞彙的信件判斷為垃圾信；Bayesian Engine預設狀態為啟用，若您覺得誤判的情形非常嚴重，可以選擇關閉，並向 Openfind中小企業論壇反應！3.8.2 IP 信譽查詢信譽查詢 系統將會把每一封信件的送信主機 IP 送往清單中的 RBL 主機作 IP 信譽查詢，以便即時阻擋垃圾信件連線，在垃圾信件尚未進入主機前便予以阻擋：38 在預計選用的 RBL 主機前打勾，即可啟用；若您的
39、伺服器與中國大陸來往頻繁，建議可以勾取 cblless.anti- 和 dnsbl- 這兩個設定。3.8.3 網址信譽查詢網址信譽查詢 系統將會把信件內容中的 URL 送往以下的網址信譽資料庫主機查詢，若查詢為釣魚、廣告性質的 URL，將把信件判斷為廣告信：建議維持系統預設值。3.8.4 樣本資料庫樣本資料庫 垃圾信的樣式和技術日益更新，為了確保防垃圾信服務的引擎和資料均處於最佳狀態，我們設計了自動更新樣本資料庫的機制，能夠定期下載 Openfind 從廣大 39 的線上服務機房蒐集到的垃圾信樣本分析資料，加強垃圾信的阻擋能力，讓防垃圾信服務更精準、確實：3.8.5 垃圾信誤判或漏判情形垃圾信
40、誤判或漏判情形 若使用者發現有漏判或誤判的信件，可以使用 Webmail 中的相關回報功能回報。漏判的廣告信：誤判的正常信：如果經過此回報程序，系統仍持續誤判，您可以到 Openfind 中小企業解決方案 40 論壇，向我們反應您的問題，我們將竭誠為您服務。3.9.維護服務維護服務 若您有加購維護服務，即可點選系統管理列表維護服務，進入維護服務介面。以下就介面中的各項功能逐一說明：3.9.1 原廠維護原廠維護 當您購買維護服務後，即享有一年次的遠端連線服務，透過此一功能，可以讓Openfind 的原廠工程師直接在線上協助您解決伺服器的管理、設定或運作問題：請您詳細填寫您的單位名稱、啟用原因(機
41、器故障或設定異常等)、聯絡電話和電子郵件，並按確定；Openfind 的工程師將在工作日時間內，儘速與您聯繫，並透過此一功能協助檢視、修正、設定您的伺服器，維持正常運作！3.10.系統資訊系統資訊 本功能提供管理者進行系統資訊的檢視，以及進行服務升級的動作。管理者可於系統資訊、授權資訊功能，檢視輕鬆郵郵件系統的系統資訊、授權狀態。41 另外您可以使用線上更新的功能，更新輕鬆郵系統，並且在更新紀錄功能中，檢視系統曾經安裝過的更新。建議經常檢查更新並永遠安裝最新的更新，以增強系統的安全性及效能；若您選擇更新動作，系統將依序安裝所有更新，更新完畢後，系統將會重新開機。更新過程中，請勿關閉瀏覽器或伺服
42、器電源，以確保更新過程無誤。若您在更新過程中發生問題或錯誤，請到 Openfind 中小企業解決方案論壇網站反應，並附上錯誤訊息。更新時，請勿關閉您的瀏覽器，更新後主機會自動重開，以套用更新，請耐心等待：42 更新完畢，請按結束：系統將會跳到更新紀錄，供您查閱主機所安裝的更新：輕鬆郵預設註冊後，提供完整的 30 天使用期限(含防毒服務、防垃圾信服務、行動郵件服務)，30 天後則只剩下正常的郵件伺服器收發信功能，因此您若想要繼續使用這些擴充模組服務，請點選系統內的服務升級功能，或者上 Openfind 43 中小企業解決方案網站：http:/ 4.使用者管理使用者管理 4.1 使用者帳號資料使用
43、者帳號資料 每一位使用者的資料，除了可以在一般帳號管理中查詢外，在系統內都有專屬的目錄名稱，目錄下有個別信件匣、通訊錄目錄與一些個人資料或密碼檔（此此密碼檔所見密碼為編碼後的密碼，故連管理者也無法得知使用者正確密碼密碼檔所見密碼為編碼後的密碼，故連管理者也無法得知使用者正確密碼）。找到資料後即可檢視該帳號資料。如果使用者無法讀信，無法登入或是出現其他無法解決的問題，請至 Openfind中小企業解決方案的論壇發表問題與我們聯絡。4.2 新增帳號新增帳號 點選系統功能列表的帳號管理-一般帳號管理-新增帳號，新增帳號功能畫面如下：n 以上各參數說明如下以上各參數說明如下 A.使用者名稱：除了設定為
44、保留的帳號如 posmaster、openmail、root 等，其餘的皆可設定。長度要介於 1-17 個字元。允許英文字母(a-z)、數字(0-9)、底線(_)。45 另外，使用者名稱第一個字必需是英文字母。B.密碼：管理者訂定後，使用者日後仍然可以修改。C.使用者姓名：中英文皆可，亦可中英混合。長度要介於 1-17 個字元。D.使用者等級：此處提供六種等級供選擇。詳細說明，請參考後面章節的 4.9 使用者等使用者等級設定級設定。E.信箱空間：除了各等級預設的信箱空間之外，另外給予使用者信箱空間。舉例來說，假設系統設定等級 5 的使用者信箱空間為 10,000KB，此時在 信箱空間填入 5,
45、000KB 之後，這位等級 5 的使用者將會擁有 10,000+5,000 總共15,000KB 的信箱空間。4.3 匯入帳號匯入帳號 選擇系統管理功能列帳號管理-一般帳號管理-帳號匯入，此時功能畫面如下：您可將使用者的資料以記事本或其他文字編輯器編輯純文字的格式，附檔名儲存為.CSV，利用此功能一次匯入大量帳號。n 編輯注意事項：A.每個帳號請以換行方式隔開。46 B.必填欄位為帳號名稱,密碼,提示,信箱容量(KB),使用者等級，其餘欄位則可先不建立。n 編輯格式說明：（編輯完成後，附檔名請存成 xxx.csv）帳號名稱,密碼,提示,信箱容量(KB),使用者等級(0-5)範例說明：clair
46、e_yu,12345,分機,51200,1 karen_wu,12350,分機,51200,2 4.4 查詢帳號（可修改使用者資料）查詢帳號（可修改使用者資料）管理者在帳號管理-一般帳號管理中的查詢帳號文字方塊中輸入使用者名稱，並點選查詢按鈕時會出現以下畫面：直接點選使用者 ID檢視使用者資料，管理者可了解使用者基本資料及調整使用者等級、修改密碼、檢視使用者的過濾條件，甚至進行刪除本帳號等工作。當使用者常反應收不到信件時，送信紀錄區域和過濾條件的查詢，將有助於管理者在最短時間內，查詢到原因：47 n 注意：注意：任何使用者帳號一經刪除後，所有資料均直接被刪除無法復原。4.5 刪除帳號刪除帳號
47、管理者可先在帳號管理-一般帳號管理中輸入帳號名稱進行搜尋，系統會將符合關鍵字的帳號列出，管理者可直接勾選帳號後，點選右方功能選單的 刪除進行帳號刪除動作，或是直接點選使用者 ID，瀏覽帳號詳細資料進行確認後，再將帳號刪除。48 4.6 重設使用者密碼重設使用者密碼 為了安全性考量，輕鬆郵管理者無法得知無法得知使用者密碼，因此一旦使用者忘記使用密碼，唯一的解決方式是以具管理者權限的帳號登入系統中，查詢使用者之詳細資料，再選擇帳號管理-一般帳號管理-修改密碼，重新設定一個新密碼，並將新密碼告知使用者即可。4.7 密碼原則設定密碼原則設定 選擇帳號管理-密碼原則設定，管理者可針對使用者的密碼複雜度強
48、度、密碼更換週期、第一次登入是否更換密碼、密碼統計報表發送週期進行設定，加強系統安全性。49 4.8 管理帳號設定管理帳號設定 選擇帳號管理-管理帳號管理，檢視管理者列表，此時畫面如下：50 此功能可列出目前系統中，有系統管理權限的帳號名單。n 新增管理帳號新增管理帳號 點選管理帳號管理列表畫面下方新增管理者，即進入管理帳號新增畫面。您可在此新增管理者權限給系統中已存在的帳號，讓該帳號成為系統管理者。PS.請注意，該功能是賦予帳號管理者權力，因此在設定前，請確認您欲設請注意，該功能是賦予帳號管理者權力，因此在設定前，請確認您欲設定的帳號，已經使用新增帳號的功能，新增完畢！定的帳號，已經使用新增
49、帳號的功能，新增完畢！4.9 使用者等級設定使用者等級設定 在 帳號管理-使用者等級設定中，提供了六種不同權限的使用者等級，管理者可自行設定每個等級使用者的權限。51 n 使用者等級區分共有等級使用者等級區分共有等級 0 至等級至等級 5。可供選擇的功能有：。可供選擇的功能有：1.信箱容量信箱容量 52 設定該等級使用者的預設信箱容量。2.最大可接收信件最大可接收信件 設定該等級使用者單封信件可接收的最大限制。3.最大可傳送信件最大可傳送信件 設定該等級使用者單封信件可傳送的最大限制。4.最大可上傳檔案最大可上傳檔案 設定該等級使用者上傳檔案時的最大限制。5.收信權限收信權限 可設定該等級使用
50、者允許收外部網域信件、僅允許收網域內信件、僅允許收系統內信件 6.發信權限發信權限 可設定該等級使用者 允許發信至外部網域、僅允許發信至所屬網域、僅允許發信至系統內 7.登入系統登入系統 8.透過透過 SMTP 代發信件代發信件 意指使用者可用 Outlook 或 Outlook Express 等收發信軟體，透過輕鬆郵系統發信。設定方式請參閱系統說明或是參考線上使用手冊。9.可以編輯寄信可以編輯寄信 允許使用者編輯新信並將信件傳送出去。10.自動轉寄自動轉寄 允許使用者使用個人設定-信件處理中的自動轉寄功能。11.可以使用外部郵件可以使用外部郵件 允許使用者使用信箱服務的外部信件功能，將其他