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1、第第3章章 重要的表操作重要的表操作1 1 ACCESSACCESS包括包括表表、查询、窗体、报表、宏、查询、窗体、报表、宏、数据访问页、模块共七个对象，数据访问页、模块共七个对象，表是整个表是整个数据库的基础，是其它对象的数据来源数据库的基础，是其它对象的数据来源。2 23.1创建表CCESSCCESSCCESSCCESS可以先创建不包含任何对象的空数据库，可以先创建不包含任何对象的空数据库，可以先创建不包含任何对象的空数据库，可以先创建不包含任何对象的空数据库，这就像建好了一个空的仓库，里面还没有货物，要这就像建好了一个空的仓库，里面还没有货物，要这就像建好了一个空的仓库，里面还没有货物，
2、要这就像建好了一个空的仓库，里面还没有货物，要想存放和管理数据必需先建立数据表。下面将介绍想存放和管理数据必需先建立数据表。下面将介绍想存放和管理数据必需先建立数据表。下面将介绍想存放和管理数据必需先建立数据表。下面将介绍如何在数据库中创建数据表和在表中存入数据。如何在数据库中创建数据表和在表中存入数据。如何在数据库中创建数据表和在表中存入数据。如何在数据库中创建数据表和在表中存入数据。创建表常用的方法有：使用设计器创表、使用创建表常用的方法有：使用设计器创表、使用创建表常用的方法有：使用设计器创表、使用创建表常用的方法有：使用设计器创表、使用向导创建表和通过输入数据创建表等三种向导创建表和通
3、过输入数据创建表等三种向导创建表和通过输入数据创建表等三种向导创建表和通过输入数据创建表等三种。3 33.1.1通过输入数据创建表 通过输入数据创建表，就是利用数据表视图，完成的创通过输入数据创建表，就是利用数据表视图，完成的创通过输入数据创建表，就是利用数据表视图，完成的创通过输入数据创建表，就是利用数据表视图，完成的创建和数据的输入。建和数据的输入。建和数据的输入。建和数据的输入。通过输入数据创建通过输入数据创建通过输入数据创建通过输入数据创建“课程课程课程课程”表的步骤为：表的步骤为：表的步骤为：表的步骤为：打开数据库系统，在数据库窗口的对象栏中选择表对象打开数据库系统，在数据库窗口的对
4、象栏中选择表对象打开数据库系统，在数据库窗口的对象栏中选择表对象打开数据库系统，在数据库窗口的对象栏中选择表对象单击工具栏上的单击工具栏上的单击工具栏上的单击工具栏上的“新建新建新建新建”选择选择选择选择“数据表视图数据表视图数据表视图数据表视图”或是直接或是直接或是直接或是直接双击双击双击双击“通过输入数据创建表通过输入数据创建表通过输入数据创建表通过输入数据创建表”选项选项选项选项 确定。确定。确定。确定。将数据直接填入数据表中，然后保存对表的设计的更改。将数据直接填入数据表中，然后保存对表的设计的更改。将数据直接填入数据表中，然后保存对表的设计的更改。将数据直接填入数据表中，然后保存对表
5、的设计的更改。系统提示尚未定义主键时，单击系统提示尚未定义主键时，单击系统提示尚未定义主键时，单击系统提示尚未定义主键时，单击“是是是是”按钮，系统将自动为按钮，系统将自动为按钮，系统将自动为按钮，系统将自动为表创建一个主键；单击表创建一个主键；单击表创建一个主键；单击表创建一个主键；单击“否否否否”按钮，可以在以后另行为表按钮，可以在以后另行为表按钮，可以在以后另行为表按钮，可以在以后另行为表设置一个主键。设置一个主键。设置一个主键。设置一个主键。4 43.1.2使用向导创建表启动表向导启动表向导 选择合适的表选择合适的表 选择需要的字段选择需要的字段 重命名字段重命名字段 指定表名指定表名
6、 设设置置主主键键 确确定定表表的的关关系系5 53.1.使用表设计器创建表1.表设计器表设计器如图所示表设计视图的上半部分是字段定义区，如图所示表设计视图的上半部分是字段定义区，“字字段名称段名称”、“数据类型数据类型”、“说明说明”3 3列构成。下半部列构成。下半部分的左边为字段属性设置区，用于设置字段的属性，分的左边为字段属性设置区，用于设置字段的属性，右边为提示信息区。右边为提示信息区。6 62字段名称命名规则字段名称命名规则（1 1）可用于字段名字符：中文、英文大写、）可用于字段名字符：中文、英文大写、小写字母、数字，除了点号小写字母、数字，除了点号“.”、感叹、感叹 号号“！”、方
7、括号、方括号“”和不可打印的字符和不可打印的字符 不能用之外，还可以用其他的一切特殊不能用之外，还可以用其他的一切特殊 字符。字符。（2 2）字段名可以用）字段名可以用1 16464个字符。个字符。（3 3）不能以空格开头。）不能以空格开头。7 73.数据类型数据类型数据数据数据数据类类类类型型型型说说说说明明明明大小大小大小大小文本文本文本文本适合用于文本或文本与数字的适合用于文本或文本与数字的适合用于文本或文本与数字的适合用于文本或文本与数字的组组组组合，或不需要合，或不需要合，或不需要合，或不需要计计计计算的数字，如算的数字，如算的数字，如算的数字，如邮邮邮邮政政政政编码编码编码编码、电
8、话电话电话电话号号号号码码码码等等等等最多可用最多可用最多可用最多可用255255255255个字符个字符个字符个字符备备备备注注注注适合用于适合用于适合用于适合用于较长较长较长较长的文本，如的文本，如的文本，如的文本，如说说说说明性的文字明性的文字明性的文字明性的文字最最最最长为长为长为长为64000640006400064000个字符个字符个字符个字符数字数字数字数字用于数学用于数学用于数学用于数学计计计计算中的数字数据算中的数字数据算中的数字数据算中的数字数据数字型字段的大小是指数数字型字段的大小是指数数字型字段的大小是指数数字型字段的大小是指数字型数据的种字型数据的种字型数据的种字型数
9、据的种类类类类，有，有，有，有7 7 7 7种种种种日期日期日期日期/时间时间时间时间可以使用可以使用可以使用可以使用1001001001009999999999999999年范年范年范年范围围围围内的日期及内的日期及内的日期及内的日期及时间值时间值时间值时间值，可以有多种，可以有多种，可以有多种，可以有多种显显显显示格式，具体示格式，具体示格式，具体示格式，具体说说说说明明明明见见见见下面字段下面字段下面字段下面字段“格式格式格式格式”属性属性属性属性8 8 8 8个字个字个字个字节节节节货币货币货币货币用于数学用于数学用于数学用于数学计计计计算中的算中的算中的算中的货币货币货币货币数数数数
10、值值值值或数或数或数或数值值值值数据，可避免数据，可避免数据，可避免数据，可避免计计计计算算算算时时时时的四舍的四舍的四舍的四舍五入。数据范五入。数据范五入。数据范五入。数据范围为围为围为围为小数点前小数点前小数点前小数点前15151515位，后位，后位，后位，后4 4 4 4位。位。位。位。显显显显示示示示时带时带时带时带内置内置内置内置的分隔符及前的分隔符及前的分隔符及前的分隔符及前缀缀缀缀或后或后或后或后缀货币缀货币缀货币缀货币符号符号符号符号8 8 8 8个字个字个字个字节节节节自自自自动编动编动编动编号号号号在添加在添加在添加在添加记录时记录时记录时记录时，依次自，依次自，依次自，依
11、次自动动动动加加加加1 1 1 1，或随机，或随机，或随机，或随机编编编编号号号号4 4 4 4个字个字个字个字节节节节是是是是/否否否否用于用于用于用于记录逻辑记录逻辑记录逻辑记录逻辑型数据，如型数据，如型数据，如型数据，如Yes/NoYes/NoYes/NoYes/No，True/FalseTrue/FalseTrue/FalseTrue/False，On/OffOn/OffOn/OffOn/Off等等等等1 1 1 1个字个字个字个字节节节节OLEOLEOLEOLE对对对对象象象象是是是是Object Linking and EmbeddingObject Linking and Emb
12、eddingObject Linking and EmbeddingObject Linking and Embedding的的的的缩缩缩缩写，意思写，意思写，意思写，意思为对为对为对为对象的象的象的象的链链链链接接接接与嵌入。可以与嵌入。可以与嵌入。可以与嵌入。可以链链链链接或嵌入其他使用接或嵌入其他使用接或嵌入其他使用接或嵌入其他使用OLEOLEOLEOLE协议协议协议协议的程序的程序的程序的程序创创创创建的建的建的建的对对对对象到象到象到象到AccessAccessAccessAccess中，例如中，例如中，例如中，例如 WordWordWordWord文档、文档、文档、文档、Excel
13、ExcelExcelExcel电电电电子表格、子表格、子表格、子表格、图图图图片、声音、片、声音、片、声音、片、声音、视频视频视频视频文件文件文件文件最大可用最大可用最大可用最大可用1G1G1G1G字字字字节节节节，受所用，受所用，受所用，受所用磁磁磁磁盘盘盘盘空空空空间间间间的限制的限制的限制的限制超超超超链链链链接接接接用于保存超用于保存超用于保存超用于保存超级链级链级链级链接的字段，超接的字段，超接的字段，超接的字段，超级链级链级链级链接可以是某个接可以是某个接可以是某个接可以是某个UNCUNCUNCUNC路径，或路径，或路径，或路径，或者者者者URLURLURLURL，或者一个超，或者
14、一个超，或者一个超，或者一个超级链级链级链级链接地址接地址接地址接地址最最最最长为长为长为长为6400640064006400个字个字个字个字节节节节查阅查阅查阅查阅向向向向导导导导在用本向在用本向在用本向在用本向导创导创导创导创建的字段中，可以使用建的字段中，可以使用建的字段中，可以使用建的字段中，可以使用组组组组合框或列表框从列表或合框或列表框从列表或合框或列表框从列表或合框或列表框从列表或另一个表中另一个表中另一个表中另一个表中选择选择选择选择一个一个一个一个值值值值通常是通常是通常是通常是4 4 4 4个字个字个字个字节节节节8 84.“4.“说明说明说明说明”项的作用项的作用项的作用
15、项的作用 在表设计视图的右上部的在表设计视图的右上部的“说明说明”项可以输入对字段项可以输入对字段的说明，如字段的用途等，也可以为空。的说明，如字段的用途等，也可以为空。5.5.设置字段的属性设置字段的属性设置字段的属性设置字段的属性 不同数据类型的字段有不同的常规属性，下面介绍不同数据类型的字段有不同的常规属性，下面介绍其中几种主要的属性：其中几种主要的属性：字段大小和小数位数字段大小和小数位数 “格式格式”属性属性“输入掩码输入掩码”属性属性“标题标题”属性属性“默认值默认值”属性属性 有效性规则有效性规则 有效文本有效文本“必填字段必填字段”“索引索引”9 9修改表结构 数据表创建以后，
16、有时需要修改数据表的结构，数据表创建以后，有时需要修改数据表的结构，如更改字段名称、字段的数据类型和字段属性，移如更改字段名称、字段的数据类型和字段属性，移动、复制、增加或删除字段和更改主键等。无论用动、复制、增加或删除字段和更改主键等。无论用哪种方法创建的数据表，上述操作都可以在表设计哪种方法创建的数据表，上述操作都可以在表设计视图中通过对表结构进行修改来完成。视图中通过对表结构进行修改来完成。请注意：正请注意：正在打开的表是不能修改其结构的，必须先将表关闭在打开的表是不能修改其结构的，必须先将表关闭后，才能修改它的结构。关系表中互相关联的字段后，才能修改它的结构。关系表中互相关联的字段是无
17、法修改的，如果需要修改，必须先将关联删掉。是无法修改的，如果需要修改，必须先将关联删掉。常见的表结构修改操作有：修改字段、插入新字段、移常见的表结构修改操作有：修改字段、插入新字段、移动字段、删除字段等。动字段、删除字段等。10103.1.3表的导入与链接 为了实现数据交流，为了实现数据交流，Access 2003Access 2003提供了数据的导入与链接、导出的操提供了数据的导入与链接、导出的操作，这些功能使不同的程序之间可以作，这些功能使不同的程序之间可以相互传递数据。数据的导入与链接功相互传递数据。数据的导入与链接功能可以将其他格式的数据导入或链接能可以将其他格式的数据导入或链接到到A
18、ccessAccess数据库中，可以充分利用已数据库中，可以充分利用已有的数据资源，减少用户的数据输入有的数据资源，减少用户的数据输入时间，是创建表的最快捷的方式。时间，是创建表的最快捷的方式。1111表的导入操作方法：表的导入操作方法：表的导入操作方法：表的导入操作方法：打开准备接收数据的数据库打开准备接收数据的数据库打开准备接收数据的数据库打开准备接收数据的数据库 “新建表新建表新建表新建表”对话框中选择对话框中选择对话框中选择对话框中选择“导入表导入表导入表导入表”。选择选择选择选择“文件文件文件文件”“获取外部数据获取外部数据获取外部数据获取外部数据”“导导导导入入入入”项项项项 选择
19、文件类型选择文件类型选择文件类型选择文件类型选择要导入数据选择要导入数据选择要导入数据选择要导入数据的文档的文档的文档的文档完成导入。完成导入。完成导入。完成导入。2.表的导入表的导入12122.表的链接表的链接 操作方法：在操作方法：在“新建表新建表”对话框中选择对话框中选择“链接链接表表”或选择或选择“文件文件”“获取外部数据获取外部数据”“链链接表接表”项项 。表的导入和表的链接得到的数据表的区别。表的导入和表的链接得到的数据表的区别。表表的的导导入入表表的的连连接接 相当于将数据复制到一个新建的数据表中，相当于将数据复制到一个新建的数据表中，以后对新表内容的修改等操作和源表没有任何以后
20、对新表内容的修改等操作和源表没有任何关系，二者是互相独立的。关系，二者是互相独立的。并不复制源数据，也没有改变源数据的位并不复制源数据，也没有改变源数据的位置，仅仅通过链接使用这些数据，所以二者实置，仅仅通过链接使用这些数据，所以二者实际上就是同一套数据，对源数据表的修改会反际上就是同一套数据，对源数据表的修改会反映在链接表中，反之亦然。映在链接表中，反之亦然。13133.3.3复制数据表中数据1.1.选取数据选取数据选取数据选取数据用鼠标选择数据的主要方法有：用鼠标选择数据的主要方法有：选择部分数据：选择部分数据：在该数据开始处单击并拖动到该数据的尾部。在该数据开始处单击并拖动到该数据的尾部
21、。选择整个字段：选择整个字段：单击该字段的列选择区。单击该字段的列选择区。选择相邻多个字段：选择相邻多个字段：单击拟选择的第一字段的列选择区并拖单击拟选择的第一字段的列选择区并拖过拟选定的字段。过拟选定的字段。选择一条记录：选择一条记录：单击该记录的行选择区，当行选择区出现右单击该记录的行选择区，当行选择区出现右三角标记时，表示选中该条记录。三角标记时，表示选中该条记录。选择连续多条记录：选择连续多条记录：单击第一条记录的行选择区并按住鼠标单击第一条记录的行选择区并按住鼠标左键向下拖动鼠标至最后一条记录的位置为止。左键向下拖动鼠标至最后一条记录的位置为止。选择所有记录：选择所有记录：单击菜单栏
22、的单击菜单栏的“编辑编辑”“选择所有记录选择所有记录”，或按快捷键或按快捷键+A+A或单击表左上角的表选择区或单击表左上角的表选择区。14142.2.复制和移动数据复制和移动数据复制和移动数据复制和移动数据 复制（移动）数据表中数据的操作如下：复制（移动）数据表中数据的操作如下：（1 1）进入数据表视图，选中要复制（移动）的字段，）进入数据表视图，选中要复制（移动）的字段，然后选择菜单栏的然后选择菜单栏的“编辑编辑”“复制复制”（剪切）命令，（剪切）命令，或按或按+C+C（+X+X）键，将选定的字段复制）键，将选定的字段复制（移动）到剪贴板上。（移动）到剪贴板上。（2 2）切换到要粘贴数据的对
23、象中，选择粘贴的位置，）切换到要粘贴数据的对象中，选择粘贴的位置，单击菜单栏的单击菜单栏的“编辑编辑”“粘贴粘贴”命令，或者按命令，或者按+V+V键，将剪贴板中的内容粘贴到该处。键，将剪贴板中的内容粘贴到该处。15153.4 使用数据表中的数据 3.4.1数据表中数据的排序 对没有设置主键的数据表，将按记录输入的顺序排列对没有设置主键的数据表，将按记录输入的顺序排列记录；否则，记录；否则，AccessAccess将按主键的顺序排列记录。但是在实将按主键的顺序排列记录。但是在实际应用中，常常希望按照某种顺序来排列数据。可以利用际应用中，常常希望按照某种顺序来排列数据。可以利用AccessAcce
24、ss提供的排序功能，将表中的记录根据某一字段的数提供的排序功能，将表中的记录根据某一字段的数据按升序或降序来排列。据按升序或降序来排列。例：例：对表对表“选课成绩选课成绩”按按“考试成绩考试成绩”字段的值从高到字段的值从高到低排序。低排序。（1 1）在）在“教学管理系统教学管理系统”的数据库窗口中，双击的数据库窗口中，双击“选课成选课成绩绩”表，进入数据表视图。表，进入数据表视图。（2 2）在数据表视图中，选定）在数据表视图中，选定“考试成绩考试成绩”字段，或将光标字段，或将光标定位于定位于“考试成绩考试成绩”字段的任一个记录中，然后单击工具字段的任一个记录中，然后单击工具栏上的栏上的“降序降
25、序”按钮，就可以将表中的记录按按钮，就可以将表中的记录按“考试成考试成绩绩”字段降序排列。字段降序排列。16163.4.2数据表数据的筛选 在实际工作中，经常需要仅显示感兴趣的记录即符合某在实际工作中，经常需要仅显示感兴趣的记录即符合某种条件的记录，暂时隐藏其他大量的记录，以便对特定的记种条件的记录，暂时隐藏其他大量的记录，以便对特定的记录进行分析或某种编辑操作，这时可以利用记录筛选功能来录进行分析或某种编辑操作，这时可以利用记录筛选功能来实现。实现。Access 2003Access 2003提供了多种筛选功能，包括提供了多种筛选功能，包括“按窗体筛选按窗体筛选”、“按选定内容筛选按选定内容
26、筛选”、“内容排除筛选内容排除筛选”以及以及“高级筛选高级筛选/排序排序”等功能，操作都非常简便。它们的功能如下：等功能，操作都非常简便。它们的功能如下：当选择当选择“按窗体筛选按窗体筛选”时，将打开时，将打开“按窗体筛选按窗体筛选”窗口，窗口，再由用户指定字段的筛选条件，满足条件的记录就显示来。再由用户指定字段的筛选条件，满足条件的记录就显示来。当选择当选择“按选定内容筛选按选定内容筛选”时，选定内容的记录就显示出时，选定内容的记录就显示出来。来。当选择当选择“内容排除筛选内容排除筛选”时，没有选定内容的记录就显示时，没有选定内容的记录就显示 出来。出来。当选择当选择“高级筛选高级筛选/排序
27、排序”时，将打开时，将打开“筛选筛选”窗口，再窗口，再 由用户指定字段的筛选条件，满足条件的由用户指定字段的筛选条件，满足条件的记录就显示出来。记录就显示出来。17173.5 更改数据表的显示方式1 11 1更改行高和列宽更改行高和列宽更改行高和列宽更改行高和列宽2 22 2隐藏列和取消隐藏列隐藏列和取消隐藏列隐藏列和取消隐藏列隐藏列和取消隐藏列3 33 3冻结列和取消冻结列冻结列和取消冻结列冻结列和取消冻结列冻结列和取消冻结列4 44 4改变字体、字形、字号改变字体、字形、字号改变字体、字形、字号改变字体、字形、字号5 55 5改变数据表效果改变数据表效果改变数据表效果改变数据表效果1818
28、3.6创建表关系1.1.表关系的作用表关系的作用表关系的作用表关系的作用 在在在在AccessAccessAccessAccess数据库中，每个表都是一个独立的部分数据库中，每个表都是一个独立的部分数据库中，每个表都是一个独立的部分数据库中，每个表都是一个独立的部分，都有各自的，都有各自的，都有各自的，都有各自的“主题主题主题主题”信息，代表着一类事物即一信息，代表着一类事物即一信息，代表着一类事物即一信息，代表着一类事物即一个实体集。但是，每个表又不是完全孤立的部分，个实体集。但是，每个表又不是完全孤立的部分，个实体集。但是，每个表又不是完全孤立的部分，个实体集。但是，每个表又不是完全孤立的
29、部分，表与表之间存在着相互的联系。如表与表之间存在着相互的联系。如表与表之间存在着相互的联系。如表与表之间存在着相互的联系。如“学生学生学生学生”表和表和表和表和“选课成绩选课成绩选课成绩选课成绩”表就存在着联系。表就存在着联系。表就存在着联系。表就存在着联系。如果要在一个数据库中表间建立关系，前提是如果要在一个数据库中表间建立关系，前提是如果要在一个数据库中表间建立关系，前提是如果要在一个数据库中表间建立关系，前提是拟建立关系的表要具有相同的字段（也称为关联字拟建立关系的表要具有相同的字段（也称为关联字拟建立关系的表要具有相同的字段（也称为关联字拟建立关系的表要具有相同的字段（也称为关联字段
30、）。一般情况下，字段的数据类型必须相同，并段）。一般情况下，字段的数据类型必须相同，并段）。一般情况下，字段的数据类型必须相同，并段）。一般情况下，字段的数据类型必须相同，并且每个表都要为关联字段建立索引或者将关联字段且每个表都要为关联字段建立索引或者将关联字段且每个表都要为关联字段建立索引或者将关联字段且每个表都要为关联字段建立索引或者将关联字段设设设设为主键为主键为主键为主键。19192.2.关联字段设置的具体规则关联字段设置的具体规则关联字段设置的具体规则关联字段设置的具体规则 根据表间关联关系的类型，对关联字段进行设置的根据表间关联关系的类型，对关联字段进行设置的具体规则如下：具体规则
31、如下：（1 1）两个表之间若要建立）两个表之间若要建立“一对一一对一”的关系，则两表的的关系，则两表的关联字段都必须被设为主键或者有索引（无重复）；关联字段都必须被设为主键或者有索引（无重复）；（2 2）两个表之间若要建立）两个表之间若要建立“一对多一对多”的关系，则代表的关系，则代表“一一”的表的关联字段必须被定义为主键或者有索引（无重复），的表的关联字段必须被定义为主键或者有索引（无重复），代表代表“多多”的表的关联字段都必须被设为有索引（有重复）；的表的关联字段都必须被设为有索引（有重复）；（3 3）两个表之间若要建立）两个表之间若要建立“多对一多对一”的关系，则代表的关系，则代表“多多
32、”的表的关联字段都必须被定义为有索引（有重复），代表的表的关联字段都必须被定义为有索引（有重复），代表“一一”的表的关联字段必须被定义为主键或者有索引（无重的表的关联字段必须被定义为主键或者有索引（无重复）。复）。20203.3.建立表间关系建立表间关系建立表间关系建立表间关系 4.4.修改和删除表间关系修改和删除表间关系修改和删除表间关系修改和删除表间关系 修改表之间的关系的操作包括：修改表之间的关系的操作包括：（1 1）删除表之间的关系）删除表之间的关系删除关系的操作是在删除关系的操作是在“关系关系”窗口中进行的。窗口中进行的。（2 2）更改关联字段）更改关联字段更改关联字段的操作是在更改关联字段的操作是在“编辑关系编辑关系”对话框对话框中进行的。中进行的。2121