excel的数据类型操作.ppt

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1、第2章 数据输入本章本章学习目标学习目标1 1、了解、了解ExcelExcel的数据类型的数据类型2 2、掌握不同类型数据的输入方法、掌握不同类型数据的输入方法3 3、掌握复制公式输入数据的方法、掌握复制公式输入数据的方法4 4、掌握大批量相同数据的输入方法、掌握大批量相同数据的输入方法5 5、掌握通过自定义格式减少数据输入的方法、掌握通过自定义格式减少数据输入的方法2.1 Excel的数据类型1、Excel的常见数据类型n n数字型、日期型、文本型、逻辑型数据数字型、日期型、文本型、逻辑型数据n n数数字字型型表表现现形形式式多多样样：货货币币、小小数数、百百分分数数、科科学学计计数数法法、

2、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式 2.1 Excel的数据类型n n2 2、ExcelExcel数值型数据的取值范围数值型数据的取值范围功能功能最大限制最大限制数字精度数字精度15 位位单元格中可键入的最大数值单元格中可键入的最大数值9.99999999999999E307最大正数最大正数1.79769313486231E308最小负数最小负数-2.2250738585072E-308最小正数最小正数2.229E-308最大负数最大负数-2.2250738585073E-3082.2 基本数据的输入1、数据输入的一般过程（1 1）选定要输入数据的单元

3、格。）选定要输入数据的单元格。（2 2）从键盘上输入数据。）从键盘上输入数据。（3 3）按）按EnterEnter键后键后 (注意：注意：按按按按ESCESC键的作用键的作用键的作用键的作用）2、输入数值（1 1）正数的输入：）正数的输入：+234+234，13,333,33313,333,333，12E312E3（2 2）负数的输入：）负数的输入：-234-234，(234)(234)，-12e2-12e2（3 3）分数的输入）分数的输入:2 2/3,0 3/4:2 2/3,0 3/4（4 4）货币数据的输入）货币数据的输入:￥123123，$21$212.2 基本数据的输入3、输入文本 n

4、 n字符文本应逐字输入字符文本应逐字输入n n数字文本以数字文本以 开头输入，或用开头输入，或用=“数字数字”方式输入。方式输入。n n输入文本输入文本3232，可输入：，可输入：=“3232”或输入：或输入：3232n n文文本本形形式式的的公公式式，要要通通过过“插插入入”|“对对象象”菜菜单单命令命令n n如如2.2 基本数据的输入4、输入日期n n以以yy-mm-ddyy-mm-dd形式，或形式，或mm-ddmm-dd形式输入形式输入n n通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入n n格格式式方方法法是是选选择择“格格式式”|“单单元元格

5、格”|“数数字字”|“日期日期”2.2 基本数据的输入5、输入公式n n公公式式是是对对工工作作表表中中的的数数值值进进行行计计算算的的等等式式。公公式式要要以等号（）开始。以等号（）开始。n n例例如如在在A3A3输输入入：=5+2*3=5+2*3，结结果果等等于于 2 2 乘乘 3 3 再再加加 5 5。A3A3中将显示中将显示11112.3 相同数据的输入1、复制相同数据n n建立具有相同数据的不同工作表，可用复制方法。建立具有相同数据的不同工作表，可用复制方法。n n某班主任建立相同的成绩表头某班主任建立相同的成绩表头 ，可用此法。，可用此法。复制一班表头2.3 相同数据的输入2、填充

6、复制相同数据n n设设要要建建立立下下图图所所示示“学学生生档档案案”表表。其其中中入入学学时时间间、班级、系都是相同数据。班级、系都是相同数据。（1）在）在G2中输入中输入“计算机通信计算机通信”，然后，然后Enter。（2）单击）单击G2，G2右右下角会出现黑色小方下角会出现黑色小方块，它就是块，它就是填充柄。填充柄。（3）向下拖动填充柄，向下拖动填充柄，拖过的单元格都被填拖过的单元格都被填入了入了“计算机通信计算机通信”。2.3 相同数据的输入3、用Enter输入相同数据n n设设要要建建立立下下图图所所示示“学学生生档档案案”表表。其其中中入入学学时时间间、班级、系都是相同数据。班级、

7、系都是相同数据。（1）选中）选中F2：F11（2）输入：）输入：JK001（3）按按Ctrl+Enter 可用同样方法输可用同样方法输入入C、G列数据列数据2.4 编号的输入1、复制输入连续的编号 n n连连续续编编号号（或或等等差差、等等比比性性质质的的数数据据）应应该该采采用用复复制或序列填充的方式进行输入。制或序列填充的方式进行输入。n n比比如如公公职职或或单单位位的的职职工工编编号号、电电话话号号码码、手手机机号号码码、零件编号等。零件编号等。n n输入右图输入右图A A列的学号列的学号 （1）在）在A2输入输入 1003020101 在在A3输入输入1003020102（2）选中）

8、选中A2：A3（3）向下拖动）向下拖动A3单元格的填充柄。单元格的填充柄。2.4 编号的输入2、填充产生连续编号、填充产生连续编号 n n填填填填充充充充序序序序列列列列方方方方式式式式适适适适用用用用于于于于输输输输入入入入较较较较多多多多的连续编号数据。的连续编号数据。的连续编号数据。的连续编号数据。n n比比比比 如如如如 要要要要 输输输输 入入入入 电电电电 话话话话 号号号号 码码码码：663321240663328000663321240663328000，如右图所示，方法如下。如右图所示，方法如下。如右图所示，方法如下。如右图所示，方法如下。n n在在在在第第第第一一一一个个个

9、个单单单单元元元元格格格格中中中中输输输输入入入入起起起起始始始始号号号号码码码码n n选选选选择择择择“编编编编辑辑辑辑”|“填填填填充充充充”|“序序序序列列列列”菜单命令。菜单命令。菜单命令。菜单命令。n n在在在在ExcelExcel弹弹弹弹出出出出的的的的“序序序序列列列列”对对对对话话话话框中指定框中指定框中指定框中指定“列列列列”n n在步长中输入在步长中输入在步长中输入在步长中输入1 1n n在终止值中输入最后一个号码。在终止值中输入最后一个号码。在终止值中输入最后一个号码。在终止值中输入最后一个号码。2.4 编号的输入3、利用自定义格式产生特殊编号 n n人人们们常常会会遇遇

10、到到各各种种具具有有一一定定规规则则的的特特殊殊格格式式的的编编号号。如如右右图图的的保险号。保险号。1、选中要输入保险号的区域、选中要输入保险号的区域2、选择、选择“格式格式”|“单元格单元格”菜单命令。菜单命令。3、选中、选中“自定义自定义”4、输入自定格式：、输入自定格式：p00-000-00002.4 编号的输入n n用自定义格式输入大数字编号n n当当在在单单元元格格中中输输入入一一个个位位数数较较多多的的数数值值时时（比比如如超超过过1515位位的的整整数数），ExcelExcel会会自自动动将将输输入入的的数数据据显显示示为科学记数法，这可能并不符合我们的需要。为科学记数法，这可

11、能并不符合我们的需要。n n产产生生这这种种问问题题的的原原因因是是数数值值精精度度问问题题，ExcelExcel的的默默认认精精度度是是1515位位，如如果果一一个个数数值值的的长长度度超超过过1515位位，则则1515位之后的数字都被视为位之后的数字都被视为0 0。n n这这种种位位数数较较多多的的大大数数字字编编号号，可可以以用用自自定定义义格格式式进进行输入行输入 2.4 编号的输入n n用自定义格式输入大数字编号n n建建立立右右图图所所示示的的电电话话用用户户档档案案，其其中中身身份份证证号号为为1818位位，且前且前1414位全部相同。位全部相同。n n若直接输入，不仅数据多，若

12、直接输入，不仅数据多，且要出错，比如在且要出错，比如在G4G4输入：输入：ExcelExcel会显示为会显示为5.1021E175.1021E17n n解决方法是定义解决方法是定义G G列保存身份证号列保存身份证号的单元格的自定义格式为：的单元格的自定义格式为：设置自定义格式后，只需要输入身份证的最后4位编号2.4 编号的输入n n选中选中D2D2单元格，选择单元格，选择 “格式格式”|“单元格单元格”菜单项菜单项n n“类型类型”文本框中输入：文本框中输入：2.5 组合多个单元格数据1、用&运算符组合数据n n“&”为为字字符符连连接接运运算算，其其作作用用是是把把前前后后的的两两个个字字符

13、符串串（也也可可 以以 是是 数数 值值）连连 接接 为为 一一 个个 字字 符符 串串。如如“ADKDKDADKDKD”&“DKADKA”的的结结果果为为ADKDKDDKAADKDKDDKA。123&45&678123&45&678的结果为的结果为“1234567812345678”n n设下图设下图E E列数据由列数据由C C、D D列数据组合而成。列数据组合而成。n n在在E2E2中输入公式中输入公式=C2&D2=C2&D2，然后向下复制！，然后向下复制！2.5 组合多个单元格数据2、用&和文本函数的结合n n&常常和和文文本本函函数数leftleft、rightright、midmid

14、等等合合用用，这这几几个个函函数都很简单，其调用语法如下：数都很简单，其调用语法如下：n nleft(left(texttext,n),n)n nright(right(texttext,n),n)n nmid(mid(texttext n1,n2)n1,n2)n n其中：其中：n nleftleft截取截取texttext文本左边的文本左边的n n个字符；比如个字符；比如left(1234,2)=12 left(1234,2)=12 n nrightright截取截取texttext文本右边的文本右边的n n个字符；比如个字符；比如right(1234,2)=34 right(1234,2)

15、=34 n nmidmid从从texttext的第的第n1n1字符开始，取字符开始，取n2n2个字符；个字符；比如比如MID(1234,2,2)=23MID(1234,2,2)=232.5 组合多个单元格数据3、用&和文本函数的结合案例n n某某电电话话公公司司的的缴缴费费帐帐号号由由身身份份证证号号的的后后1515位位（全全长长1818位位），后后接接电电话话号号码码构构成成。如如下下图图所所示示。用用&和和文文本本函函数数可可以以很很快快建立缴费帐号。建立缴费帐号。n n在在I3I3输输入入公公式式“=Right(G3,15)&H3=Right(G3,15)&H3”，然然后后向向下下填填充

16、充复复制制该公式到该公式到I I列的其余单元格列的其余单元格 2.6 采用下拉列表进行数据选择采用下拉列表进行数据选择 1、下拉列表的适用范围n n项项目目个个数数少少而而规规范范的的数数据据，比比如如职职称称、工工种种、单单位位及及产产品品类类型型等等，这这类类数数据据适适宜宜采采用用ExcelExcel的的“数数据据有效性有效性”检验方式，以下拉列表的方式输入检验方式，以下拉列表的方式输入 。n n例如：例如：某校教师档案如右图所某校教师档案如右图所示，其中的职称列数据示，其中的职称列数据只能从只能从“讲师、教授、讲师、教授、副教授、助教副教授、助教”中选择。中选择。这类数据用下拉列表输这

17、类数据用下拉列表输入，方便而准确。入，方便而准确。2.6 采用下拉列表进行数据选择采用下拉列表进行数据选择 2、下拉列表建立方法（1 1）选选中中要要建建立立下下拉拉列列表的单元格区域。表的单元格区域。（2 2）选选择择 “数数据据”|“有效性有效性”菜单项。菜单项。（3 3）选选择择“设设置置”标标签签，然然后后从从“允允许许”下下拉拉列列表中选择表中选择“序列序列”选项。选项。（4 4）在在“来来源源”文文本本框框中中输输入入职职称称名名字字“助助教教,讲师讲师,副教授副教授,教授教授”2.7 利用公式与函数进行查找输入n n1、查找输入的意义n n如如果果表表格格中中的的不不同同数数据据

18、列列之之间间存存在在一一定定的的依依赖赖关关系系，那那么么用用IFIF公公式式进进行行数数据据的的转转换换输输入入是是一一种种效效率率较较高高的输入方法。的输入方法。n n如如果果某某些些数数据据已已经经在在其其它它数数据据表表中中建建立立好好了了，查查询询输入可以提高效率，且能减少输入错误。输入可以提高效率，且能减少输入错误。2.7 利用公式与函数进行查找输入n n2 2、IFIF函数的应用函数的应用n nIFIF函函数数又又称称为为条条件件函函数数，它它能能够够对对给给出出的的条条件件进进行行判判断断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。并根据判断结果的正误执行不同的运算。n nIFIF函

19、数的调用形式如下：函数的调用形式如下：IF(IF(条件式条件式条件式条件式,条件正确时函数的取值条件正确时函数的取值条件正确时函数的取值条件正确时函数的取值,条件错误时函数的取值条件错误时函数的取值条件错误时函数的取值条件错误时函数的取值)n n比如，比如，n nIF(32,IF(32,“rightright”,“errorerror”)”的结果是的结果是“rightright”，n n而而IF(32,right,error)IF(3232是正确的，函数的结果就是是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值条件正确时的取值”。与之相对应，而。与之相对应，而32389,IF(A289,“A A”,

20、IF(A279,IF(A279,“B B”)，n n如果如果A2A2等于等于9393，则该函数的结果是，则该函数的结果是“A A”；n n如如果果A2A2等等于于8080，则则函函数数的的结结果果是是内内层层IF(A279,IF(A279,“B B”)的的结果，显然结果，显然80798079，所以结果为，所以结果为“B B”；n n如如果果A2A2等等于于6565呢呢？函函数数的的结结果果就就是是IF(A279,B)IF(A279,B)不不成成立立时时的的取取值值，这这时时该该函函数数的的结结果果就就是是一一个个空空值值，因因为为IF(A279,B)IF(A279,B)没没有有给给出出A279

21、A279不不成成立立时时的的取取值值，在在这这种种情情况况下下，ExcelExcel将将返返回回一一个个空空值值（即即什什么么结结果果都都没没有有！）给该函数。给该函数。2.7 利用公式与函数进行查找输入n n3、IF函数查找转换案例n n某某学学校校年年度度奖奖金金如如下下图图所所示示，奖奖金金根根据据职职称称确确定定。教教授授：20002000元，副教授：元，副教授：15001500，讲师：，讲师：10001000，助教：是，助教：是500500元。元。n n 在在 F3F3输输 入入 公公 式式：=IF(E3=IF(E3=教教 授授,2000,IF(E3=,2000,IF(E3=副副 教

22、教 授授,1500,IF(E3=,1500,IF(E3=讲师讲师,1000,IF(E3=,1000,IF(E3=助教助教,500),500)2.7 利用公式与函数进行查找输入n n公式含义分析公式含义分析2.7 利用公式与函数进行查找输入4 4、VlookupVlookup函数查找函数查找n nVlookupVlookup函函数数能能够够从从其其它它工工作作表表（或或本本工工作作表表）将将某某数数据据列列中的数据查找出需要的数据。中的数据查找出需要的数据。VLOOKUPVLOOKUP函数的用法如下：函数的用法如下：n nVLOOKUPVLOOKUP（x,table,n,rx,table,n,r

23、）n n其其中中，x x是是要要查查找找的的值值，tabletable是是一一个个单单元元格格区区域域（即即由由工工作作表表的的1 1列列或或多多列列组组成成）。ExcelExcel将将在在tabletable的的第第一一列列查查找有无找有无x x这样的值（只在这样的值（只在tabletable的第的第1 1列查找有无列查找有无x x）n n n n是是tabletable中待返回的匹配值的列序号。中待返回的匹配值的列序号。n nr r可以取可以取0 0或或1 1，当，当r r为为0 0时，该函数将进行精确匹配查找；时，该函数将进行精确匹配查找；n n当当r=1r=1时时，tabletable

24、的的第第一一列列应应按按升升序序排排列列，否否则则找找到到的的结结果可能不正确，果可能不正确，r=1r=1表示表示ExcelExcel实行的是近似值查找。实行的是近似值查找。n n函函数数的的意意义义：在在tabletable的的第第一一列列查查找找值值为为x x的的数数据据，如如果果找找到到，就返回该就返回该tabletable中第中第n n列且值与列且值与x x同行的单元格中的数据。同行的单元格中的数据。2.7 利用公式与函数进行查找输入5、Vlookup函数查找案例（1 1）问问题题描描述述：某某移移动动公公司司更更换换了了新新系系统统，使使原原有有的的部部分分电电话话号号码码不不能能使

25、使用用，同同时时又又新新增增加加了了许许多多电电话话号号码码。系系统统变变化化后后，大大部部分分用用户户仍仍然然使使用用原原来来的的用用户户档档案案（电电话话号号码码和和缴缴费费合合同同号号都都没没有有改改变变），而而那那些些不不能能使使用用的的电电话话号号码码和和新新增增加加的的电电话话号号码码则则需要重新建立用户档案需要重新建立用户档案 2.7 利用公式与函数进行查找输入n n（2）帐号查找过程n n在在需需要要提提取取帐帐号号的的新新号号码码工工作作表表的的B3B3输输入入查查找找公公式式，并并向向下下复制此公式。复制此公式。=VLOOKUP(A3,=VLOOKUP(A3,旧帐号旧帐号!

26、A$2:$B$6884,2,0)!A$2:$B$6884,2,0)旧帐号是原来的旧帐号是原来的工作表工作表B列是从旧列是从旧帐号的帐号的B列列找到的数据找到的数据2.8 快速输入数据填充序列1、数据序列的含义n n序序列列就就是是一一组组数数据据，这这组组数数据据有有先先后后顺顺序序，内内容容固固定，在应用中常常以一组数据的整体形式出现。定，在应用中常常以一组数据的整体形式出现。2、Excel内置序列n n对对于于经经常常使使用用的的一一些些数数据据序序列列，比比如如月月份份、星星期期、季季度度等等，ExcelExcel已已经经将将它它们们内内置置在在系系统统中中，在在输输入入这这些些数数据据

27、时时，只只需需要要输输入入第第一一个个数数据据，其其余余的的可可以以采用填充复制的方法由采用填充复制的方法由ExcelExcel自动产生。自动产生。2.8 快速输入数据填充序列3、自定义序列 n n用用户户可可以以将将经经常常使使用用的的数数据据序序列列添添加加到到ExcelExcel系系统统中中，该该序序列列就就会会拥拥有有与与ExcelExcel内内置置序序列列相相同同功功能能。比比如如，输输入入该该序序列列的的第第一一项项内内容容后后，其其后后各各项项都都可可以通过填充复制产生。以通过填充复制产生。n n案例案例某某大大学学中中有有“计计算算机机学学院院，通通信信学学院院，经经济济管管理

28、理学学院院，法法律律学学院院，中中药药学学院院，电电子子技技术术学学完完”等等多多所所学学院院，学学校校办办公公室室经经常常要要用用到到这这些些名名字字 。将将这这组组数据定义为自义序列。数据定义为自义序列。2.8 快速输入数据填充序列n n建立方法（1 1）选择）选择“工具工具”|“选项选项”|“自定义序列自定义序列”。（2 2）在在“选选项项”对对话话框框的的“输输入入序序列列”中中依依次次输输入入序列内容。序列内容。（3）建立输入）建立输入序列后，输入第序列后，输入第一项，即一项，即“计算计算机学院机学院”后，通后，通过填充复制就能过填充复制就能产生其它各项内产生其它各项内容。容。2.9

29、 2.9 限定输入数据的长度，显示提示和出错信息限定输入数据的长度，显示提示和出错信息限定输入数据的长度，显示提示和出错信息限定输入数据的长度，显示提示和出错信息 n n对对输输入入到到单单元元格格中中的的数数据据进进行行一一定定程程度度的的限限制制，比比如如限限制制小小数数位位数数、日日期期和和时时间间的的范范围围、字字符符的的个个数数等。等。n n当当输输入入的的数数据据不不符符合合限限定定规规则则时时，ExcelExcel就就显显示示一一些警告信息，并且不接受输入的数据。些警告信息，并且不接受输入的数据。n n如如果果工工作作表表的的数数据据是是由由其其他他人人输输入入的的，则则有有必必

30、要要在在别别人人输输入入数数据据时时给给出出一一些些简简要要的的提提示示信信息息，或或对对数数据输入的规则作些说明据输入的规则作些说明 2.9 2.9 限定输入数据的长度，显示提示和出错信息限定输入数据的长度，显示提示和出错信息限定输入数据的长度，显示提示和出错信息限定输入数据的长度，显示提示和出错信息n n案例n n是是某某俱俱乐乐部部的的会会员员档档案案表表，现现以以此此为为例例说说明明限限定定单单元格输入位数，显示提示和告警信息的方法。元格输入位数，显示提示和告警信息的方法。2.10用RAND和INT函数产生实验数据1、Rand 函数n n又称为随机函数，它产生一个介于又称为随机函数，它

31、产生一个介于0101之间小数之间小数 。n n对对RandRand函函数数的的结结果果进进行行放放大大，能能产产生生任任意意范范围围内内的数据。如：的数据。如：n nRAND()*100RAND()*100 ：可以产生：可以产生01000100之间的数据之间的数据n nRAND()*50+50RAND()*50+50 ：可以产生：可以产生5010050100之间的数据。之间的数据。2、Int函数n n又称取整函数，将数字向下舍入到最接近的整数。又称取整函数，将数字向下舍入到最接近的整数。n n比如：比如：INT(8.9)INT(8.9)的结果是的结果是8 8n nINT(-8.9)INT(-8

32、.9)的结果的结果 是是-9-9 2.10用RAND和INT函数产生实验数据n n案例n n建建立立如如图图所所示示的的学学生生成成绩绩 表表，用用 INTINT函函 数数 和和RANDRAND函函数数产产生生C2:J11C2:J11区区域域 的的 成成 绩绩，设设 成成 绩绩 在在2010020100之间。之间。n n(1)(1)选中选中 C2:G11C2:G11区域区域n n(2)(2)输入公式：输入公式：=20+int(rand()*80)=20+int(rand()*80)n n(3)(3)按按Ctrl+EnterCtrl+Enter说明：用说明：用rand产生的数据会随时发生变化，可产生的数据会随时发生变化，可将它贴粘为数据，它就不会发生变化了。其方将它贴粘为数据，它就不会发生变化了。其方法是：法是：（1）选中）选中C3:G11区域，然后选择区域，然后选择“复制复制”（2）选择）选择“编辑编辑”|“选择性贴粘选择性贴粘”（3）从弹出的对话框中选择）从弹出的对话框中选择“数值数值”。The End