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1、ERPERP系统系统采购模块培训采购模块培训TCLTCLTCLTCL空调事业部空调事业部空调事业部空调事业部运营与信息管理部运营与信息管理部运营与信息管理部运营与信息管理部09.0709.0709.0709.07目目 录录一一一一什么是采购什么是采购什么是采购什么是采购二二二二基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理三三三三采购计划及物流管理采购计划及物流管理采购计划及物流管理采购计划及物流管理五五五五三个重要算法三个重要算法三个重要算法三个重要算法四四四四发票匹配发票匹配发票匹配发票匹配什么是什么是什么是什么是采购采购采购采购 采购员采购员采购员采购员
2、向向向向供应商供应商供应商供应商买买买买材料材料材料材料给工厂生产使用给工厂生产使用给工厂生产使用给工厂生产使用采购员根据确定的供应协议和条款，按照规定的采购员根据确定的供应协议和条款，按照规定的采购员根据确定的供应协议和条款，按照规定的采购员根据确定的供应协议和条款，按照规定的采购价采购价采购价采购价格格格格和和和和供货比例，供货比例，供货比例，供货比例，并在对供应商送来的并在对供应商送来的并在对供应商送来的并在对供应商送来的样品确认样品确认样品确认样品确认后向供应后向供应后向供应后向供应商买材料给工厂生产使用商买材料给工厂生产使用商买材料给工厂生产使用商买材料给工厂生产使用要素一：采购员要
3、素一：采购员要素一：采购员要素一：采购员要素二：供应商要素二：供应商要素二：供应商要素二：供应商要素三：材料要素三：材料要素三：材料要素三：材料要素四：采购价格要素四：采购价格要素四：采购价格要素四：采购价格要素五：供货比例要素五：供货比例要素五：供货比例要素五：供货比例要素六：样品确认要素六：样品确认要素六：样品确认要素六：样品确认采购员根据确定的供应协议和条款，在对供应商送来的采购员根据确定的供应协议和条款，在对供应商送来的采购员根据确定的供应协议和条款，在对供应商送来的采购员根据确定的供应协议和条款，在对供应商送来的样品确认后，按照规定的采购价格和供货比例以及样品确认后，按照规定的采购价
4、格和供货比例以及样品确认后，按照规定的采购价格和供货比例以及样品确认后，按照规定的采购价格和供货比例以及物料物料物料物料需求计划需求计划需求计划需求计划，以，以，以，以采购订单采购订单采购订单采购订单的形式向供应商发出需求信息，的形式向供应商发出需求信息，的形式向供应商发出需求信息，的形式向供应商发出需求信息，并要求供应商及时并要求供应商及时并要求供应商及时并要求供应商及时送货送货送货送货，确保物料按时到达并，确保物料按时到达并，确保物料按时到达并，确保物料按时到达并入库入库入库入库，以，以，以，以支持工厂正常生产使用支持工厂正常生产使用支持工厂正常生产使用支持工厂正常生产使用要素七：物料需求
5、计划要素七：物料需求计划要素七：物料需求计划要素七：物料需求计划要素八：采购订单要素八：采购订单要素八：采购订单要素八：采购订单要素九：送货通知要素九：送货通知要素九：送货通知要素九：送货通知要素十：采购入库要素十：采购入库要素十：采购入库要素十：采购入库目目 录录一一一一什么是采购什么是采购什么是采购什么是采购二二二二基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理三三三三采购计划及物流管理采购计划及物流管理采购计划及物流管理采购计划及物流管理五五五五三个重要算法三个重要算法三个重要算法三个重要算法四四四四发票匹配发票匹配发票匹配发票匹配基础资料管理基础资料管
6、理采购员采购员供应商供应商采购员：采购员：定义哪些用户属于采购员物料分类：物料分类：定义哪些采购员管理哪些物料分类组织物料：组织物料：属于物料分类的物料都属于管理物料分类的采购员管理供应商：供应商：需要在系统中维护供应商资料供应商供应商-付款方式：付款方式：供应商资料中定义为该供应商付款的付款方式(电汇、商承、银承)组织供应商：组织供应商：定义相同供应商在不同组织内的属性，如财务属性组织供应商组织供应商是否使用系统：是否使用系统：是则表示供应商能够使用采购订单入库，否则表示供应商不能使用ERP系统，只能用送货单入库了。组织供应商组织供应商是否使用是否使用B2B：是则表示供应商可以使用B2B系统
7、,B2B系统是我司给供应商使用的一套为处理与我司业务往来的交互平台组织供应商组织供应商财务属性：财务属性：定义供应商应收及应付的会计科目基础资料管理基础资料管理物料物料物料：物料：只有物料的生产类型为采购件才能用于采购模块使用物料分类：物料分类：十分重要的一个概念。物料均按照大类和小类进行了分类。涉及到采购员、是否备损、领料限额、有无样品确认单、是否质检、供货比例管理、采购计划生成以及诸多报表的查询组织物料：组织物料：定义相同物料在不同组织内的属性，其中包括采购属性采购属性采购属性采购批量：采购批量：是指在一定时期内进货总量不变的条件下，使采购费用和储存费用总和最小的采购批量采购属性采购属性最
8、小采购量：最小采购量：是指每次采购量不能低于此值采购属性采购属性运行提前期：运行提前期：是指供应商处理订单到交货的时间采购属性采购属性质检提前期：质检提前期：是指接收到入库之间质量检查的时间供应商管理供应商管理采购价格采购价格供货比例供货比例采购合同：采购合同：采购合同是公司与供应商签订的正式价格协议，其内容规定了具体的物料在一个具体时间范围内的正式采购价格。采购付款前进行发票匹配时必须要有采购正式价格。暂估价格：暂估价格：为保证公司的采购业务正常运行，在正式价合同没有签订之前，系统采用暂估价格作为采购入库价格。供货比例：供货比例：同一种物料分类或同一种物料对所有供货的供应商进行的采购比例分配
9、。供货比例的设置：供货比例的设置：在综合评定了供应商的价格、产能、供货水平及服务后综合评定的一个比例。供货比例直接影响采购订单的采购量以及供应商的送货量，是采购模块里一个十分重要的资料设置。样品确认样品确认样品确认：样品确认：在供应商供货之前需要对所采购的物料要求供应商送来样品进行确认其质量和品质。只有送样合格后，才能够下达采购订单目目 录录一一一一什么是采购什么是采购什么是采购什么是采购二二二二基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理三三三三采购计划及物流管理采购计划及物流管理采购计划及物流管理采购计划及物流管理五五五五三个重要算法三个重要算法三个重要
10、算法三个重要算法四四四四发票匹配发票匹配发票匹配发票匹配采购计划流程图采购计划流程图采购计划采购计划采购计划的目的：采购计划的目的：采购计划的目的：采购计划的目的：提高采购员下达采购订单的效率的同时，能够更合理的执行供货比率。采购计划的生成：采购计划的生成：采购计划的生成：采购计划的生成：MRP运算完毕后，会根据物料分类或物料自动将采购建议根据建议日期按照供应商的供货比例进行合理分配。然后再根据采购员所管理的物料分类，为每个采购员自动生成采购计划订单。系统每次在产生采购计划前，会自动把没有批准的采购计划删除掉。采购计划的分配：采购计划的分配：采购计划的分配：采购计划的分配：采购员每天根据自己的
11、采购计划订单，对系统分配给每个供应商的采购量进行调整，形成实际分配量，以适应实际的采购需求。采购计划的规则控制：采购计划的规则控制：采购计划的规则控制：采购计划的规则控制：1、没有维护物料分类，则这部分物料的采购建议将不会分配到任何采购员，所以物料分类的准确维护是十分重要。2、没有维护供应商的供货比例，则这部分物料的采购建议不会显示在采购计划中。3、每次采购计划量的分配都应该尽量贴近物料或物料分类的实际供货比例。4、没有定义价格(既没有正式价又没有暂估价)和需要样品确认但是却未进行样品确认的物料不允许提交采购计划单采购计划的审核：采购计划的审核：采购计划的审核：采购计划的审核：采购计划审核完毕
12、后将自动产生采购订单。采购物流流程图采购物流流程图送货通知单的产生：送货通知单的产生：送货通知单的产生：送货通知单的产生：根据需求订单、生产订单和委外订单的订单需求，以及结合仓库及车间库存，计算出当天的生产缺料信息，将缺料信息根据供应商的供货比例进行分配，从而生成针对每个供应商的送货通知单。目目 录录一一一一什么是采购什么是采购什么是采购什么是采购二二二二基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理三三三三采购计划及物流管理采购计划及物流管理采购计划及物流管理采购计划及物流管理五五五五三个重要算法三个重要算法三个重要算法三个重要算法四四四四发票匹配发票匹配发
13、票匹配发票匹配发票匹配发票匹配采购入库：采购入库：采购入库：采购入库：供应商送货过来后，仓库要对货物进行入库，此时采购入库单上的取价原则是系统有正式价取正式价，没有正式价就取暂估价无票应付暂估：无票应付暂估：无票应付暂估：无票应付暂估：在物料采购入库后，财务就可以在系统中对入库单产生无票应付暂估的凭证，其会计分录为：借：原材料-内购材料贷：应付账款-暂估应付款发票匹配：发票匹配：发票匹配：发票匹配：物料采购入库后，就可以通知供应商开具发票了，供应商开了发票后在B2B中进行发票金额匹配采购入库单(简称：发票匹配)，发票匹配完毕后就可以进行采购付款操作了。应付账款有票：发票匹配完成后，财务就可以在
14、系统中对材料采购发票做应付账款有票的凭证，冲销无票应付暂估，其会计分录为：借：应付账款-暂估应付款 应交税费-应交增值税-进项税额-17%材料成本差异-物料成本差异贷：应付账款-应付款(有票)目目 录录一一一一什么是采购什么是采购什么是采购什么是采购二二二二基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理基础资料及供应商管理三三三三采购计划及物流管理采购计划及物流管理采购计划及物流管理采购计划及物流管理五五五五三个重要算法三个重要算法三个重要算法三个重要算法四四四四发票匹配发票匹配发票匹配发票匹配MRP运算运算基本概念基本概念MRPMRP运算：运算：运算：运算：MRP也叫物料需求计
15、划，是一种根据生产计划中采购材料作为需求量，交货日期作为需求日期，结合采购计划及当前库存综合考虑计算出满足当前生产需要采购的日期及需要采购的量，以保证每一天都达到以保证每一天都达到以保证每一天都达到以保证每一天都达到零库存零库存零库存零库存的理想的理想的理想的理想状态状态状态状态。MRPMRP运算的结果：运算的结果：运算的结果：运算的结果：其结果是建议，一个是建议的需求量，一个是建议的需求日期建议需求量的组成：建议需求量的组成：建议需求量的组成：建议需求量的组成：建议需求量=当前库存+在单量-毛需求量其中当前库存=正式仓库存+待检仓库存+安全库存在单量=准备和下达状态的采购订单的采购件的未结量
16、毛需求=准备和下达状态的生产订单(总装和两器)中的领料清单中的采购件的未结量+需求订单中采购件的未结量+委外订单中采购件的未结量建议需求日期：建议需求日期：建议需求日期：建议需求日期：不好解释，与MRP建议的分类一起讲解MRP运算建议分类运算建议分类举例说明举例说明1、当当前库存+在单量毛需求时：物料代码约定交货日记录类型数量追溯类型当前库存订单号建议订单处建议订单处理信息理信息A正式仓库存 500500正式仓库存500A2009.07.23毛需求量300300父项订单分配量200M09070002A2009.07.23在单量 100100采购订单300P009070004关闭关闭2、当当前库
17、存+在单量毛需求时：物料代码约定交货日记录类型数量追溯类型当前库存订单号建议订单处理信息A正式仓库存 500500正式仓库存500A2009.07.23毛需求量800800父项订单分配量-300M09070002A2009.07.24在单量 500500采购订单200P009070004物料代码约定交货日记录类型数量追溯类型当前库存订单号建议订单处理信建议订单处理信息息A正式仓库存 500500正式仓库存500A2009.07.232009.07.23在单量 500-500-200200采购订单1000-200P009070004建议订单提前至2009.07.23，并减少在单量200A2009
18、.07.23毛需求量800800父项订单分配量0M09070002建议将约定交货日大于当天的采购订单提前并减少该采购订单或关闭多余的采购订单MRP运算建议分类运算建议分类举例说明举例说明4、当某一天的库存量为负数，但总库存量+总在单量毛需求时：此时需要判断当天后是否有采购订单，若有，则提前；若没有则建议下达采购订单。若有采购订单并建议提前了，但是当天库存量仍然为负数，则需在当天再建议下达采购订单若有采购订单并建议提前了，当天库存已满足，但其后某天库存为负数，则再那天再重复以上判断另外，MRP运算还会考虑到采购批量、最小采购量、安全库存、质检提前期等因素的影响，这里就不一一讲解了采购计划采购计划
19、基本概念基本概念采购计划的计算原理：采购计划的计算原理：采购计划的计算原理：采购计划的计算原理：采购计划是根据MRP运算的结果(即采购建议)通过物料或物料分类的供货比例采用跷跷板原理分配给每个供应商的。其中对于供货比例有几个概念十分重要。计划比例：计划比例：计划比例：计划比例：指在供货比例基础资料中定义物料分类或物料的供货比例。累计比例：累计比例：累计比例：累计比例：指一个月内该物料该供应商的实际采购量/该物料的总采购量差异比例：差异比例：差异比例：差异比例：指计划比例与累计比例之间的差值，原则上累计比例越接近计划比例，即差异比例越小越好，说明供货比例执行的比较好。执行比例：执行比例：执行比例
20、：执行比例：指本次采购计划中的实际计算的比例，采用跷跷板原理，将该物料或该物料分类所有的建议量全部分配给差异比例最大的供应商。采购计划采购计划举例说明举例说明物料建议下达日期建议数量A2009-7-2310B2009-7-2310物料供应商供货比例AVa60%AVb40%BVa100%1、MRP运算结果2、供货比例2、采购计划结果物料供应商计划比例累计比例差异比例执行比例计划量AVa60%70%-10%0%0AVb40%30%10%100%10BVa60%70%-10%0%缺料计算缺料计算产生送货通知产生送货通知缺料运算：缺料运算：缺料运算：缺料运算：根据生产订单的订单需求，结合仓库及车间库存
21、以及已派送货通知量，计算出当天的生产缺料信息。缺料计算公式：缺料计算公式：缺料计算公式：缺料计算公式：缺料数=当前库存+在单量-毛需求量其中当前库存=正式仓库存+待检仓库存+安全库存在单量=当天送货的所有送货通知量+送货单的未送货量毛需求=需当天生产的生产订单的未结量送货通知的产生：送货通知的产生：送货通知的产生：送货通知的产生：缺料信息表通过对每个物料对应供应商的供货比例进行分配计算，得出每个缺料的物料应该让相应供货的供应商送货的量与时间，形成对供应商的送货通知。缺料计算缺料计算举例说明举例说明物料开工日订单未结量正常仓库存待检仓库存送货在单量质检提前期A2009-7-2550105252B2009-7-253050152物料缺料数量=订单未结量-正式仓库存-待检仓库存-已派送货通知量物料建议下达日期缺料数量A2009-7-2310B2009-7-2310实际系统操作步骤实际系统操作步骤1 1、跑、跑MRPMRP运算运算2 2、编制采购计划并审核、编制采购计划并审核3 3、按采购订单免检入库、按采购订单免检入库4 4、存货凭证查看无票应付暂估、存货凭证查看无票应付暂估5 5、发票匹配、发票匹配6 6、采购发票凭证查看应付有票、采购发票凭证查看应付有票冲减无票应付暂估冲减无票应付暂估谢谢 谢谢 大大 家！家！