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1、Access2010数据库案例教程数据库案例教程第第3 3章章 表的创建与使用表的创建与使用学习要点学习要点 建立表建立表 利用表设计器创建表利用表设计器创建表 字段属性字段属性 数据的有效性规则数据的有效性规则 建立表关系建立表关系 表关系的高级设置表关系的高级设置 修改数据表结构和记录修改数据表结构和记录 通过本章的学习，读者应该能够了解数据库和表通过本章的学习，读者应该能够了解数据库和表之间的关系，掌握建立表的各种方法，理解表作为数之间的关系，掌握建立表的各种方法，理解表作为数据库对象的重要性，以及如何利用多种方法创建表。据库对象的重要性，以及如何利用多种方法创建表。表关系是关系型数据库
2、中至关重要的一部分内容，读表关系是关系型数据库中至关重要的一部分内容，读者务必深刻理解建立表关系的原理、实质及建立方法者务必深刻理解建立表关系的原理、实质及建立方法等。在进行数据记录操作时，各种筛选和排序命令能等。在进行数据记录操作时，各种筛选和排序命令能够大大提高工作效率，读者对这一部分内容也要重视。够大大提高工作效率，读者对这一部分内容也要重视。学习目标学习目标3.1 3.1 建立新表建立新表 表是整个数据库的基本单位，同时它也是表是整个数据库的基本单位，同时它也是所有查询、窗体和报表的基础，那么什么是表所有查询、窗体和报表的基础，那么什么是表呢？呢？简单来说，表就是特定主题的数据集合，简
3、单来说，表就是特定主题的数据集合，它将具有相同性质或相关联的数据存储在一起，它将具有相同性质或相关联的数据存储在一起，以行和列的形式来记录数据。以行和列的形式来记录数据。3.1.1 3.1.1 建立新表建立新表选择选择【创建创建】选项卡，可以看到选项卡，可以看到【表表】组中组中列出了用户可以用来创建数据表的方法，如列出了用户可以用来创建数据表的方法，如图图3-13-1所示。所示。图图3-1 数据库表数据库表3.1.2 3.1.2 建表的方法建表的方法建立数据表的方式有建立数据表的方式有6 6种种 ：和和ExcelExcel表一样，直接在数据表中输入数据。表一样，直接在数据表中输入数据。Acce
4、ss 2010 Access 2010会自动识别存储在该数据表中的数会自动识别存储在该数据表中的数 据类型，并据此据类型，并据此 设置表的字段属性。设置表的字段属性。通过通过【表表】模板，运用模板，运用AccessAccess内置的表模板来内置的表模板来 建立。建立。通过通过【字段字段】模板建立设计表。模板建立设计表。通过通过【表设计表设计】建立，在表的建立，在表的【设计视图设计视图】中中设计表，用户需要设置每个字段的各种属性。设计表，用户需要设置每个字段的各种属性。通过从外部数据导入建立表。将在后面的章节通过从外部数据导入建立表。将在后面的章节中详细介绍如何入数据。中详细介绍如何入数据。通过
5、通过【SharePointSharePoint列表列表】,在在SharePointSharePoint网站建立网站建立一个列表一个列表,再在地建立一个新表再在地建立一个新表,并将其连接到并将其连接到SharePointSharePoint列表中。列表中。建表的方法建表的方法使用表模板创建数据使用表模板创建数据表表 以以运用表模板运用表模板创建一个创建一个“联系人联系人”表为例，表为例，具体操作：具体操作：单击单击【创建创建】下下【应用程序部件应用程序部件】，在在【快速入门快速入门】下选取下选取【联系人联系人】图图3-2 数据库表模板中联系人数据库表模板中联系人3.1.3 3.1.3 使用字段模
6、板创使用字段模板创建数据表建数据表 运运用用字字段段模模板板建建表表，以以建建一一个个“学学生生信信息息表表”为为例例，具具体体操操作作：单单击击【创创建建】下下【表表】，进进入入表表的的数数据据表表视视图图，切切换换到到【表表格格工工具具】下下【字字段段】选选项项卡卡下下，点点击击【其其他他字字段段】右右则下拉按钮，选取相应的类型则下拉按钮，选取相应的类型图图3-4 数据表视图数据表视图3.1.3 3.1.3 使用表设计创建使用表设计创建数据表数据表 通通常常都都是是使使用用【设设计计视视图图】来来创创建建表表。下下面面将将以以创创建建一一个个“学学生生信信息息表表”为为例例，说说明明使使用
7、用表表的的【设设计计视视图图】创创建建数数据据表表的的操操作作步步骤骤：单单击击【创建创建】下下【表设计表设计】，进入表的设计视图，进入表的设计视图图图3-7 数据表设计视图数据表设计视图3.2 3.2 数据类型数据类型 3.2.1 基本类型基本类型 Access 2010中的基本数据类型有以下几种：中的基本数据类型有以下几种：“文本文本”“备注备注”：“数字数字”：“货币货币”：“是是/否否”：“OLE对象对象”：“日期日期/时间时间”：“计算字段计算字段”：“超链接超链接”：“附件附件”：“查阅查阅”：3.2 3.2 数据类型数据类型3.2.1 3.2.1 基本类型基本类型 Access
8、2010Access 2010中的基本数据类型有以下几种：中的基本数据类型有以下几种：“文本文本”：用于文字或文字和数字的组合，如住址；：用于文字或文字和数字的组合，如住址；或是不需要计算的数字，如电话号码。该类型最多或是不需要计算的数字，如电话号码。该类型最多 可以存储可以存储255255个字符。个字符。每个汉字或英文字母都看作一每个汉字或英文字母都看作一个字符个字符“备注备注”：用于较长的文本或数字，如文章正文等。：用于较长的文本或数字，如文章正文等。最多可存储最多可存储6553565535个字符。个字符。3.2 3.2 数据类型数据类型 “数字数字”：用于需要进行算术计算的数值数据，：用
9、于需要进行算术计算的数值数据，用户可以使用用户可以使用“字段大小字段大小”属性来设置包含的属性来设置包含的 值的大小。可以将字段大小设置为值的大小。可以将字段大小设置为1 1、2 2、4 4、8 8 或或1616个字节。个字节。整型的取值范围整型的取值范围-32768-32768，3276732767，长，长整型、单精度（有效位整型、单精度（有效位6767位）、双精度位）、双精度“货币货币”：用于货币值并在计算时禁止四舍五入。：用于货币值并在计算时禁止四舍五入。“是是/否否”：即布尔类型，用于字段只包含两个可：即布尔类型，用于字段只包含两个可 能值中的一个，在能值中的一个，在AccessAcc
10、ess中，中，使用使用“-1”-1”表示所有表示所有“是是”值，值，使用使用“0”0”表示所有表示所有“否否”值。值。3.2 3.2 数据类型数据类型 “OLE“OLE对象对象”：用于存储来自于：用于存储来自于OfficeOffice或各种应用或各种应用 程序的图像、文档、图形和其他对象。程序的图像、文档、图形和其他对象。“日期日期/时间时间”：用于日期和时间格式的字段。：用于日期和时间格式的字段。日期与时间之间用空格隔开日期与时间之间用空格隔开“计算字段计算字段”：计算的结果。计算时必须引用同一：计算的结果。计算时必须引用同一 张表中的其他字段张表中的其他字段,可以使用表达式生成器创建计算。
11、可以使用表达式生成器创建计算。“超链接超链接”：用于超链接：用于超链接,可以是可以是UNCUNC路径或路径或URLURL网址。网址。3.2 3.2 数据类型数据类型“附件附件”：任何受支持的文件类型，：任何受支持的文件类型，Access 2010 Access 2010 创创 建的建的ACCDBACCDB格式的文件是一种新的类型，它可以格式的文件是一种新的类型，它可以 将图像、电子表格文件、文档、图表等各种文件附将图像、电子表格文件、文档、图表等各种文件附 加到数据库记录中。加到数据库记录中。“查阅查阅”：显示从表或查询中检索到的一组值，或显示创建：显示从表或查询中检索到的一组值，或显示创建
12、字段时指定的一组值。查阅向导将会启动，您可以创建查阅字段时指定的一组值。查阅向导将会启动，您可以创建查阅 字段。查阅字段的数据类型是字段。查阅字段的数据类型是“文本文本”或或“数字数字”，具体取，具体取 决于在该向导中所作出的选择。决于在该向导中所作出的选择。3.2 3.2 数据类型数据类型 提示：提示：通过直接输入、通过直接输入、【表模板表模板】和表的和表的【设计设计视图视图】是最常用的创建表的方法。选择哪一种数据类是最常用的创建表的方法。选择哪一种数据类型，型，可由下面几点来确定：可由下面几点来确定：存储在表格中的数据内容。比如设置为存储在表格中的数据内容。比如设置为“数字数字”类型，则类
13、型，则无法输入文本。无法输入文本。存储内容的大小。如果要存储的是一篇文章的正文，那么设存储内容的大小。如果要存储的是一篇文章的正文，那么设置成置成“文本文本”类型显然是不合适的，因为它只能存储类型显然是不合适的，因为它只能存储255255个字符，约个字符，约255255个汉字。个汉字。存储内容的用途。如果存储的数据要进行统计计算，则必存储内容的用途。如果存储的数据要进行统计计算，则必然要设置为然要设置为“数字数字”或或“货币货币”。其他。比如要存储图像、图表等，则要用到其他。比如要存储图像、图表等，则要用到“OLEOLE对象对象”或或“附件附件”。3.3 3.3 字段属性字段属性 在在Acce
14、ss 2010Access 2010中表的各个字段提供了中表的各个字段提供了“类类型属性型属性”、“常规属性常规属性”和和“查询属性查询属性”3 3种属种属性设置。打开一张设计好的表，可以看到窗口性设置。打开一张设计好的表，可以看到窗口的上半部分是设置的上半部分是设置【字段名称字段名称】,【数据类型数据类型】等分类，下半部分是设置字段的各种特性的等分类，下半部分是设置字段的各种特性的“字段属性字段属性”列表，如图列表，如图3-153-15所示。所示。3-15字段属性字段属性3.3 3.3 字段属性字段属性 3.3.1 3.3.1 类型属性类型属性 字字段段的的数数据据类类型型决决定定了了可可以
15、以设设置置哪哪些些其其他他字字段段属属性性，如如只只能能为为具具有有“超超链链接接”数数据据类类型型或或“备注备注”数据类型的字段设置数据类型的字段设置“仅追加仅追加”属性。属性。3-15类型属性比较类型属性比较3.3 3.3 字段属性字段属性 3.3.2 3.3.2 常规属性常规属性 字字段段的的数数据据类类型型大大小小，格格式式，标标题题，默默认认值值，有有效效性性规规则则，有有效效性性文文本本，索索引引的的设设置置等等，都都可在此设置。可在此设置。3.3 3.3 字段属性字段属性3.3.3 3.3.3 查询属性查询属性3-18查询属性查询属性3.4 3.4 修改数据表与数修改数据表与数据
16、表结构据表结构3.4.1 3.4.1 利用设计视图更改表的结构利用设计视图更改表的结构 和用和用【设计视图设计视图】创建表的原理是一样的，创建表的原理是一样的，两者的不同之处在于在运用两者的不同之处在于在运用【设计视图设计视图】更改更改表的结构之前，系统已经创建了字段，仅需要表的结构之前，系统已经创建了字段，仅需要对字段进行添加或删除操作。对字段进行添加或删除操作。在在【开始开始】选项卡下单击选项卡下单击【视图视图】按钮，进按钮，进入表的入表的【设计视图设计视图】，可以在此实现对字段的，可以在此实现对字段的添加、删除和修改等操作，也可以对添加、删除和修改等操作，也可以对【字段属字段属性性】进行
17、设置进行设置.或在导航窗口中右击要修改的表或在导航窗口中右击要修改的表3.4 3.4 修改数据表与数修改数据表与数据表结构据表结构3.4.1 3.4.1 利用设计视图更改表的结构利用设计视图更改表的结构3-19字段属性字段属性3.4 3.4 修改数据表与数修改数据表与数据表结构据表结构3.4.2 3.4.2 利用数据表视图更改表的结构利用数据表视图更改表的结构 在在AccessAccess的的【数据表视图数据表视图】中，用户也可以中，用户也可以修改数据表的结构。操作方法如下：修改数据表的结构。操作方法如下：双击双击屏幕左边导航窗格中需要进行修改的屏幕左边导航窗格中需要进行修改的表，此时在主页面
18、上出现有黄色提示的表，此时在主页面上出现有黄色提示的【表格表格工具工具】选项卡，进入该选项卡下的选项卡，进入该选项卡下的【字段字段】选选项，可以看到各种修改工具按钮。项，可以看到各种修改工具按钮。3.4 3.4 修改数据表与数修改数据表与数据表结构据表结构 表的表的【表表】选项卡下面的工具栏可以分为选项卡下面的工具栏可以分为5 5个组：视图、添加与删除、属性、格式、字个组：视图、添加与删除、属性、格式、字段验证。段验证。【视图视图】组：单击该视图下部的小三角按组：单击该视图下部的小三角按钮，可以弹出数据表的各种视图选择菜单，用钮，可以弹出数据表的各种视图选择菜单，用户可以选择户可以选择“数据表
19、视图数据表视图”、“数据透视表视数据透视表视图图”、“数据透视图视图数据透视图视图”和和“设计视图设计视图”等等3.4 3.4 修改数据表与数修改数据表与数据表结构据表结构3-20视图菜单视图菜单 单击单击【数据表视图数据表视图】后，可以在此实现对后，可以在此实现对字段的添加、删除和修改等操作，也可以对字段的添加、删除和修改等操作，也可以对【字段属性字段属性】进行设置进行设置3.4 3.4 修改数据表与数修改数据表与数据表结构据表结构3.4.3 3.4.3 数据的有效性数据的有效性 1.1.设置数据的有效性规则设置数据的有效性规则 系统数据的系统数据的【有效性规则有效性规则】对输入的数据进行检
20、对输入的数据进行检查，如果录入了无效的数据，系统将立即给予提示，查，如果录入了无效的数据，系统将立即给予提示，提醒用户更正，以减少系统的错误。例如，在提醒用户更正，以减少系统的错误。例如，在【有效有效性规则性规则】属性中输入属性中输入“100 And100 And、=、=和和 not and or not and or 3.6 3.6 表达式表达式特殊运算符：特殊运算符：Between and Between and InInLike *Like *代表多个字符代表多个字符？代表一个字符？代表一个字符5.5.表达式表达式 3.6 3.6 表达式表达式3.6.2 3.6.2 常用函数常用函数1.
21、1.系统日期函数系统日期函数 date()date()2.2.系统时间函数系统时间函数 time()time()3.3.年函数年函数 year()year()4.4.月函数月函数 month()month()5.5.日函数日函数 day()day()6.6.删除前导、尾随空格函数删除前导、尾随空格函数 trim()trim()、ltrim()ltrim()、rtrim()rtrim()7.7.截取子串函数截取子串函数 mid(mid(字符串，字符串，n1n1，n2)n2)3.6 3.6 表达式表达式3.6.2 3.6.2 常用常用函数函数8.8.数值转换为字符函数数值转换为字符函数 str()str()9.字符转数值函数字符转数值函数 val()val()10.10.条件函数条件函数 iif(iif(条件表达式，表达式条件表达式，表达式1 1，表达式，表达式2 2）11.11.大写字母变为小写字母函数大写字母变为小写字母函数 lcase()lcase()12.12.小写字母变为大写字母函数小写字母变为大写字母函数 ucase()ucase()3.6 3.6 表达式表达式