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1、金算盘流程图 贺小雪一一.新建帐套及初始化新建帐套及初始化一、系统的启动及新建帐套双击桌面上的【金算盘财务软件】图标即可启动软件。启动系统后即可新建帐套。第一步是指帐套的名称和途径，帐套的名称也就是单位的名称。第二步和第三步选择会计制度和行业是为了选择一套会计科目体系。在本章的上机操作案例中选择“采用企业会计制度的单位”。第四步是选择是否生成预设科目。在本章的上机操作案例中选择“是”。将默认的科目体系生成到新建的帐套中，可以减少后来的对科目进行初始化工作，只需对一些科目进行修改即可，而不必重建整个科目体系。第五步是确认记账本位币。在本章的上机操作案例中采用系统的默认值即可。第六步是设置会计期间
2、。在本章的上机操作案例中会计期间是“12”，起始日期是2005年1月1日，结束日期是2005年12月31日，帐套启用日期是2005年1月1日。第七步是确认使用是否使用控制科目。选择“不使用控制科目”即可。注意：注意：在录入启用日期后，必须先输入帐套启用日期，才能输入结束日期。新建帐套完成后，即可打开帐套。二、帐套的初始化1.财务分工a.以系统主管的身份登录帐套。要注意登录日期，只有在张涛启用日期以后登录，试用版的登录日期是从帐套启用日后以的三个月以内。操作员只有一个，系统默认的“系统主管”，口令为空。新增操作员以后，可以在不同的操作员之间进行切换。财务分工这一功能应由单位的会计主管来完成。b.
3、打开【操作员权限列表】，在系统主界面下单击工具菜单中的财务分工菜单项，或者在导航图中选择【基础设置】【财务分工】，系统会弹出【操作员权限列表】窗口。c.在列表中选择“系统主管”，然后单击鼠标右键，选择“修改”。d.在操作员名中将“系统主管”改名为“陈平”，在单击【确定】按钮。更改后，在列表中可以看到系统主管已经被改名为陈平。按上机操作案例，还需要增加一名操作员宋伟华，具体操作如下：a.在【操作员权限列表】中单击鼠标右键，选择“新增操作员”，弹出【新操作员】窗口。b.在“操作员名”中输入“宋伟华”。c.在“操作员组”中下拉列表中选择“缺省用户组”，再从下拉菜单中选择“修改”，将“缺省用户组”修改
4、成“操作用户组”d.在“口令”中输入初始口令。在“确认口令”中输入相同的口令。e.新增“操作权限组”：先选中“总分类账”模块，在右边的列表中选中宋伟华应具有的权限（不包括复核等）。在列表框的上方的“名称”框中输入权限组的名称“操作员组”，再单击列表框下方的【保存】按钮。f.单击【确定】按钮，完成新增操作员。二、币种汇率的设置单击【列表】菜单栏中的【币种汇率】菜单项，出现【币种汇率列表】。再单击【编辑】按钮，从弹出菜单中选择“新增”。在“币种编号”中输入“USD”，在“币种名称”中输入“美元”，币种小数位数为“2”，“汇率小数”为“4”，“汇率匹配方式”为“当日”。“折算方式”为“原币汇率=本位
5、币”。在右边的汇率列表中，“2005-01-01”处录入“8.8000”，“2005-01-20”处录入“8.0000”。单击【确定】按钮，完成新增美元的操作。三、凭证类型单击【列表】菜单中的【凭证选项】菜单项。弹出窗口：选中“记账凭证”这一项，单击【确定】按钮。四、往来单位与往来期初1.新增“单位类型”a.在系统主界面下，单击【列表】菜单，选择【往来单位】菜单项，弹出【往来菜单列表】；b.在“单位类型”页签中新增两种单位类型：市内和市外。单击列表左下方的【编辑】按钮，从弹出的菜单中选择“新增”，出现【新增单位类型】窗口；c.在“单位类型编码”中输入01d.在“单位类型名称”中输入市内e.单击
6、【新增】按钮，在“单位类型编码”中输入02，在“单位类型名称”中输入市外，单击【确定】按钮，完成对单位类型的新增。2.新增“往来单位”a.在【往来单位】窗口中选择“往来单位”页标签，再单击窗口左下角的【编辑】按钮，从弹出的菜单中选择“新增”。b.在“基本信息”页标签中 吗，按照要求录入信息后。再单击【新增】按钮，保存当前的新增的结果，并继续新增下一个往来单位。3.录入“往来期初”a.在系统主界面下，选择【列表】【往来期初】，弹出【往来单位期初余额】列表，双击“海华公司”一行，弹出窗口：b.在“单位”中选择“海华公司”，按照要求录入信息后，再从单位中选择“002 天极公司”，系统提示“是否想保存
7、所做的修改”，选择“是”，继续新增下一条记录。c.平衡检查：在往来单位期初余额列表中，单击其左下角的【试算平衡】按钮，弹出【往来期初平衡检查】窗口。在这个列表中可以查看往来期初明细与科目期初是否平衡，如果不平衡，差额是多少。五、部门职员1.新增“部门”a.在系统主界面下，单击【列表】菜单，选择【部门职员】菜单项，弹出窗口；b.在“部门”页标签中，单击左下角的【编辑】按钮，在弹出的菜单中选择“新增”，弹出【新增部门】窗口：c.在“部门编号”中输入01，在“部门名称”中输入“行政办公室”，单击【新增】按钮，保存“01 行政办公室”，并继续新增下一个部门。2.新增“职员”a.在【部门职员】列表中选择
8、第二张页标签“职员”，再单击窗口左下角的【编辑】按钮，从弹出的菜单中选择“新增”，弹出窗口：b.在“增加职员”窗口中按要求录入信息。录入完成后，单击【新增】按钮，保存职员“张一峰”，可以继续新增下一个职员。六、会计科目的设置1.新增科目“1002-01 银行存款-工行存款”a.打开【会计科目】列表：在系统主界面下，单击【列表】菜单中的【会计科目】菜单项，弹出【会计科目】列表；b.单击左下角的【编辑】按钮，在弹出的菜单中选择“新增”，弹出【新增会计科目】窗口；c.在“科目编号”中输入“1002-01”，在“科目名称”中输入“工行存款”，在“科目性质”中选择“银行”，单击【确定】按钮或【新增】按钮
9、即可完成新增科目的操作。2.新增“1002-02 银行存款-中行存款”a.在“科目编号”中输入“1002-02”，在“科目名称”中输入“中行存款”，在科目性质中选择“银行”；b.指定核算币种：单击“核算指定币种”，此时弹出【选择核算币种】窗口，单击“可选栏目”中的美元，单击窗口中间的【】按钮，将其移到“已选栏目”中，然后单击【确定】按钮；c.单击【确定】按钮。4.修改“1131 应收账款”和“2121 应付账款”科目性质 在【会计科目列表】中分别选中“1131”、“2121”会计科目，将科目性质分别修改为“应收”和“应付”。4.修改“2321 长期应付款”在【会计科目列表】中选中“2321 长
10、期应付款”，单击列表左下角的【编辑】按钮，从弹出的菜单中选择“修改”，然后选中【计算利息】复选框，单击【确定】按钮。注意：科目的性质设置好以后，在没有录入期初余额以前仍可修改。如果有了期初余额或者发生额，就不允许修改。如果要修改的话，必须先将期初余额或发生额清除。七、科目期初余额的录入1.直接录入的科目期初余额a.单击【列表】菜单中的【科目期初】菜单项，弹出【科目期初余额列表】；b.在“1001 现金”的年初余额本位币一栏中直接输入“600”c.“1002 银行存款”这一栏显示为蓝色，不能直接输入数字。蓝色表示是非末级科目，系统会自动将末级科目的数字汇总到非末级科目的数字，因此不能直接输入数字
11、；d.“1002-02 银行-中行存款”（本位币）一栏显示为黄色，黄色表示有辅助核算。也不能直接输入数字。在这一行“1002-02 银行存款-中行存款”（美元），年初余额的“原币金额”和“本位币金额”中分别录入“10000”和“88000”。可以看到“1002-02 银行存款-中行存款”（本位币）一男的年初余额“本位币”处显示“88000”。2.有辅助核算科目的录入“1131 应收账款”一栏也是显示为黄色，表示有辅助核算，查前面的科目列表，可以知道设有单位辅助核算。无法直接录入数字。a.双击这一行，弹出【科目期初明细】窗口；b.单击“单位”一栏，从下拉列表中选择“海华公司”，在年初余额处输入“
12、5000”。按【回车】键或者单击【插入】按钮即可录入下一行。单击【确定】按钮，退出【科目期初明细】窗口，可以看到“1131 应收账款”的年初余额“本位币”处显示“13000”。c.有数量辅助核算科目的期初余额的录入：在录入“1201-01 物资采购-甲商品”时，在年初余额本位币中直接输入“60000”，在年初数量中录入“100”。注意：单击【科目期初余额】列表左下角的【试算平衡】按钮，进行试算平衡，以检查所录入的数据是否正确。二二.日常业务的处理日常业务的处理1.新增记账凭证a.以宋伟华的身份登录帐套，单击【财务】菜单中的记账凭证菜单项，弹出【记账凭证】窗口。b.在记账凭证中按业务输入信息。输
13、入完成后，单击【下一张】按钮，保存所录入的凭证并可以继续新增下一张凭证。在遇到有辅助核算项目的科目时，必须要将辅助核算项目录入。一、记账凭证录入2.记账凭证的修改 单击【财务】菜单中的【记账凭证】菜单项，弹出【记账凭证】窗口，单击【上一张】按钮，找到要修改的凭证，然后将光标定位到要修改的地方，直接修改即可。也可以进入【记账凭证列表】，在列表中选中要修改的凭证，双击它，或者是单击工具栏上的修改按钮，即可进入修改凭证的界面。修改完毕后，单击【确定】按钮，保存所做的修改。需要注意的是，不能修改别人制作的凭证，已经复核、记账的凭证不能修改，要修改的话必须先有复核人、记账人取消复核、记账后，方可修改。已
14、经作废的凭证不能修改。3.记账凭证的删除 单击【财务】菜单中的【记账凭证】菜单项，弹出【记账凭证】窗口，单击【上一张】按钮，找到要删除的凭证，带单击工具栏上的【删除】按钮，即可删除所要删除的凭证。需要注意的是，不能删除别人制作的凭证，已经复核、记账的凭证不能删除，要删除的话，必须先由复核人、记账人取消复核、记账后，方可删除。已经作废的凭证不能取消作废，不能修改，但可以删除，如果被删除的凭证不是最后一张凭证，被删除后，凭证将会缺号一张。二、记账凭证复核在复核之前应该以陈平的身份登录系统，系统规定制单人与复核人不能使同一人。1.在编辑凭证的状态审核凭证单击【财务】菜单中的【记账凭证】菜单项，弹出【
15、记账凭证】窗口，单击【上一张】按钮，定位到要复核的凭证，检查无误后，单击窗口右边的【复核】按钮，系统会保存凭证，并自动移动到下一张凭证，如果单击【上一张】按钮，即可看到在“复核”处已经有了操作人员的名字，而原来的【复核】按钮已经变成了【取消复核】按钮。要取消复核，单击【取消复核】按钮即可。已经记账的凭证是不能取消复核的。2.在列表中复核凭证在导航图中选择“财务”模块，单击“复核”图标，即可调出【记账凭证列表】，单击选中要复核的凭证，单击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“复核”，系统会提示“确实要复核本真凭证吗？”，选择“是”即可完成复核操作。此时可以看到在列表的审核一栏中已经有了复核操作人员的名字
16、。要取消复核，重复这一操作即可。3.凭证的多张复核用鼠标右键大力【记账凭证列表】表体在任意地方，从弹出的菜单中选择“多张复核”，弹出【多张凭证复核】窗口。选择要复核的凭证，在选定一栏中打上勾，也可以单击【全部选择】按钮，给所有显示的凭证都打上勾，如单击【全部取消】按钮，可以清楚所有凭证前面的勾，也可以单击【条件设置】按钮，设置条件对凭证进行筛选。单击【复核】按钮即完成多张复核。不提倡使用多张复核功能。“多张取消”的操作是类似的。三、记账凭证记账 记账的操作与复核类似，既可以在凭证窗口中对凭证进行单张记账，也可以在列表中对凭证进行单张记账和多张记账，取消记账的操作也与取消复核的操作是类似的。需要
17、注意的是，只能对一件复核的凭证进行记账，可以对操作员本身复核的单据进行记账，也可以对其他操作员复核的单据进行记账。四、数量核算数量核算是指对某个科目进行数量辅助核算。1.在会计科目中将科目设置为数量核算 单击【列表】菜单中的【会计科目】菜单项，弹出【会计科目】列表，选中“1201-01 物资采购-甲商品”，双击它，在【修改会计科目】窗口中，选中【数量核算】复选框，然后再“计量单位”中输入“将”，单击【确定】按钮即可。2.录入科目期初输入数量的期初数大几【列表】菜单中的【科目期初】菜单项，弹出【科目期初余额列表】，找到“1201-01 甲商品”这一行，在“数量”一栏中输入“100”。3.录入凭证
18、在本章的上机操作案列中，录入第三张凭证的时候，需要录入数量。在【记账凭证】窗口中，在“科目”中录入“1202-01 物资采购-甲商品”后，在录入借方金额时，需要录入单价和数量，系统会自动算出金额。然后继续录入下一个分录，此时若再回到“1202-01 物资采购-甲商品”这一笔分录，可以在说明一栏处看到提示：“物资采购-甲商品 单价：600 数量：200”。录入了凭证之后，就可以在账表中查看相应的分类账。4.帐表的查看 单击【帐表】菜单中的【账务】菜单项，弹出【帐表资源管理器】窗口，双击“分类账”，弹出【分类账】窗口，在表头的“科目”处选择“1201-01 甲商品”，此时并不能看到录入的数量，单击
19、表头的【账册设置】按钮，弹出【账册查询向导】，在“查询条件”页标签中设置科目为“1201-01 物资采购-甲商品”。在栏目设置页标签中，将“借方数量”、“贷方数量”添加到已选栏目中去，并将栏目移动到合适的位置，单击【确定】按钮退出【账册查询向导】窗口，单击分类账窗口表头的【账册另存】按钮，输入“数量分类账”，单击【确定】按钮。这样就新增了一个名为“数量分类账”的帐表。以后可以直接双击【账表资源管理器】中的“数量分类账”，即可查看含有数量核算的分类账。五、往来账管理1.期初设置 对往来账进行管理的前提是设置了往来单位，将有关的会计科目设置为应收或者应付性质，并录入往来期初明细账。这些基础性的工作
20、已经在前面做好了。下面主要介绍如何在日常的核算中进行往来账管理。2.凭证录入以输入上机操作案例中第二张凭证为例，先在“摘要”中录入“收到海华公司货款”，在“科目”中选择“1002-02 银行存款-工行存款”，在“借方金额”中录入“5000”，在第二行的“科目”中选择“1131 应付账款”，在贷方金额中录入“5000”。这一张凭证是收到以前所欠的货款，收到货款后就要核销以前的含有应收账款的凭证。3.应收应付核销单击“1131 应收账款”这一行，此时右边的【往来核销】按钮变得可用。单击【往来核销】按钮，弹出【应收核销】窗口。在列表中可以看到有一张凭证，这张凭证实在录入往来期初时录入的，选中这张凭证
21、，可以看见“本次核销”一栏中金额变成为“5000”，“可核销金额”变为“0”，单击【确定】按钮，完成对应收账款的核销工作。已经核销应收款项的凭证不能在修改，要修改的话必须先取消对应收账款的核销。要取消应收核销，直接在应收核销窗户口中取消所选择的凭证，然再单击【确定】按钮即可。应付账款的核销与应收账款的核销操作是差不多的。六、帐表的查询及打印a.单击【账表】菜单中的任意一个菜单项，即可打开【账表资源管理器】。【账表资源管理器】与操作系统的资源管理器的功能和操作差不多，可以新建文件夹，也可以对账表进行复制、移到、修改、删除等操作。b.打开账表文件：选中一个账表文件，双击它，即可打开。例如三级“账务
22、”模块中的“分类账”，即可打开【分类账】窗口。通过“账册设置”和“格式设置”，可以对分类账的数据进行筛选，显示和打印的表头、栏目等内容进行自定义，非常灵活，具体的操作可以参考金算盘财务软件6F的操作手册。三三.银行对账银行对账一、银行对账a.打开银行科目余额表：在导航图“现金银行”模块中单击“银行对账”图标，或者单击【财务】菜单中的【银行对账】菜单项，弹出【银行科目余额表】在列表中列出了所有性质为银行的科目。b.启用“1002-01 银行存款-工行存款”：现在列表中选中“1002-01 银行存款-工行存款”这一行，再单击列表下方的【启用】按钮，弹出【银行对账启用日期】对话框，在“启用日期”中选
23、择2005年1月1日，在“对账单期初余额”中录入对账单的期初余额“345000”，再单击【确定】按钮，完成银行对账的启用。二、录入银行对账单 在【银行科目余额表】中单击“1002-01 银行存款-工行存款”，然后单击窗口左下角的【对账单】按钮，弹出【银行对账单】窗口，单击工具栏上的【新增】按钮，此时可以录入银行对账单。录入完毕后，单击右上角的【关闭】按钮。三、银行对账1.打开银行对账窗口先从列表中选中要进行对账的银行科目，然后单击列表下方的【银行对账】按钮，或者直接双击对账的银行科目，弹出【银行对账】窗口。如果截至日期不是2005-01-31，将截至日期设置为2005-01-31。2.自动对账
24、a.选择自动对账方式：单击【对账方式】按钮，弹出【选择对账及参照方式】窗口。b.选择“票据+金额”对账参照方式，去掉日期相差复选框，单击【确定】按钮。c.自动对账：单击【自动对账】按钮。系统即按设置的方式自动对账，将符合条件的记录作上对账标记。自动对账完毕后会弹出一个自动对账结果报告，显示核对了多少金额。单机【确定】后，回到【银行对账】窗口，单击【自动对账】按钮。3.手工对账 如果所设置的条件不能核对所有已达账款，则需要手工对账来完成剩下的对账工作。在对账单和银行帐中的记录中同时作上对账标记即可。作对账标志就是在单击相应记录的对账一栏处，使这一栏显示对账标记“”。窗口的下方是一个简化的银行存款
25、余额表调节表，如果对账结果有误，银行帐与对账单有差额，系统会将其显示出来。4.显示全部银行存款和银行对账单记录单击【确定】按钮退出后，再次进入银行对账窗口，上一次已经对账的记录就不在显示出来。如果想再次看到，选中窗口右下角的【全部显示】复选框即可。5.取消对账单击【取消本次】按钮，可以取消本次对账的结果。如果单击【取消对账】按钮，这回取消所有已经显示出来的对账记录。6.对账完成以后，单击【确定】按钮。7.打开【余额调节表】窗口在列表中选中“1002-01 银行窗口-工行存款”，单击列表下方的【余额调节表】按钮，弹出【余额调节表】窗口。单击窗口中的【打印】按钮，即可将银行余额调节表打印出来。四四
26、.期末结算期末结算1.打开【通用转账凭证列表】单击导航图中“账务模块”中的“通用转账”图标，或者单击【财务】菜单中的【通用转账】菜单项，弹出【通用转账列表】。一、通用凭证转账2.新增通用转账凭证单击工具栏上的【新增】图标，弹出通用转账凭证的编辑窗口。注意：“性质”一栏中有两个可供选择的选项，“转入”和“转出”。这里的“转入”和“转出”不是会计上常说的将某科目的余额转到另一个科目的转入转出。性质为转出科目要定义取数公式。性质为转入的科目不定义取数公式，其金额分局转出科目的金额来计算。3.定义取数公式a.选择总账模块。b.设置“日期”为“本期”，“包括未记账凭证”，“币种”为“当前币种”，“科目”
27、为“3131 本年利润”，在“数据”中选择类型为“金额”，“币种”为“折本位币”，再从下面的列表中选择“期末贷方余额”，最后单击【加入公式】按钮，即可将复杂的公式加入到“公式”栏中去。c.录入“*0.33”d.公式验证：单击公式校验按钮，可以对公式进行校验，如果公式正确无误，系统会提示“校验通过”，有单击【确定】按钮退出取数公式时，系统会自动进行公式校验，如果公式有误则不能退出，并提示“公式有错”。单击【清除公式】按钮，即可清除公式，然后可以重新定义公式。e.单击【确定】按钮，保存公式并退出【取数公式】窗口，回到【通用转账凭证】窗口。如果转出科目设有数量核算，则还要定义数量公式。4.预览凭证完
28、成定义通用转账凭证后，可以单击【预览凭证】按钮来预览将要生成的凭证。5.通用转账凭证的执行a.选择要转账的凭证在【通用转账凭证列表】中选中要执行转账的凭证，在其中选择一栏上作上选择标记。可以同时选择多张通用转账凭证。如果要选择全部通用转账凭证，单击列表下方的【转账】按钮，从弹出的菜单中选择“全部选择”菜单项即可。b.执行通用转账单击【通用转账凭证列表】下方的【转账】按钮，从弹出的菜单中选择“执行转账”菜单项。c.取消执行转账选中已经执行了转账的通用转账凭证，然后点击列表下方的【转账】按钮，从弹出的菜单中选择“取消转账”菜单项即可。取消转账的结果是删除执行通用转账凭证时生成的记账凭证。如果执行转
29、账时生成的凭证已经被复核，由于被复核的凭证字是不能被删除的，系统会提示“凭证已经复核，不能被删除”。如果对本期已经执行转账的通用转账凭证再次执行转账，在上一次执行转账时生成的凭证没有被复核的情况下，系统会覆盖上一次执行转账时生成的凭证，重新再一次生成一张凭证。如果上一次执行转账时生成的凭证已经被复核，这系统会提示“本期已转账并复核，不能再生成凭证”。系统在执行转账的时候，是按照从上到下的顺序依次执行每张通用转账凭证。有些通用转账凭证执行顺序是不能错的，在列表的右下角有两个按钮【】、【】，选中要移动的通用转账凭证，单击这两个按钮，即可该张通用转账凭证上移或下移。二、结转损益a.打开损益结转向导：
30、单击导航图中“账务”模块中的“损益结转”图标，或者选中【财务】菜单中的【损益结转】菜单项，弹出【损益结转向导】b.在“本年利润”科目中录入“3131 本年利润”，单击【全部选择】按钮，选择全部损益科目，全部知道转出。单击【下一步】按钮，出现“凭证选项”页标签。c.在“凭证类型”中选择“记 记账凭证”，在“凭证模板”中选择“记账凭证”。单击【下一步】按钮，出现【生成方式】页标签。d.选择“生成多张凭证”，单击【下一步】按钮，出现“凭证预览”页标签。e.单击【确定】按钮，即可生成相应的凭证。通过损益结转生成的凭证是不能修改的，要修改相应的凭证只能将其删除，作相应的改动后，再次通过损益结转向导来生成
31、正确的凭证。三、期末结账进行期末结账后，就不能对已经结转期间的凭证进行修改，但是仍然可以查询。在进行结账之前应该确认所有的工作都已经正确的完成，并且没有遗忘的工作。a.以陈平（系统主管）身份来登录帐套，以确保操作人有结账权限。b.打开结账向导：在导航图中的“账务”模块中，单击“期末结账”图标，或者单击【账务】菜单中的【期末结账】菜单项，弹出【结账】向导。第一个页标签是选择结账的会计期间。在上一个期间没有结账的情况下，下一个会计期间是不能结账的。c.选择“2005.01”作为要结账的会计期间。单击【下一步】按钮，出现“结账报告”页标签。在结账报告中可以看出到本期为止，资产总数，负债及所有者权益总
32、数，以及经营结果是亏损还是盈利。d.单击【下一步】按钮，出现“执行结账”页标签“执行结账”页标签中有一个说明，结账之后就不能在结账期间发生新的经济业务，并且不能修改结账期间的任何数据。e.单击【完成】按钮，即可完成结账操作。f.数据备份：结账完成后，系统会强制对帐套进行备份，弹出【备份帐套数据】窗口。在备份文件名处选择备份文件的路径和名称，也可以单击文件名框右边的按钮来选择备份文件的路径，在备注中录入相关的信息，以便于以后还原备份数据的时候阅读。选中【压缩备份】复选框后，可以对数据进行压缩，以节省磁盘空间。g.单击【确定】按钮，即可进行数据备份。在进行结账是，如果出现以下情况，系统会自动给与提
33、示：本期损益科目没有结平；固定资产模块中的固定资产卡片没有计提折旧；有外币业务且选择了期末调汇；凭证编号不连续；在本期有未执行的通用转账凭证。h.取消结账：如果结转后发现结账期间的数据有误，可以取消结账，修改相关的错误后，再重新结账，单击【财务】菜单中的【取消结账】菜单项，弹出取消结账向导，显示出个会计期间的状态，取消结账只能取消最后一个已经结账的会计期间。在窗口的右下角有提示本次待取消结账期间，单击【下一步】按钮，再单击【确定】按钮，即完成取消结账操作。五五.报表处理系统报表处理系统金算盘财务软件的报表处理系统即是金算盘电子表格。在金算盘电子表格中，报表是以工作表的形式组成的。金算盘电子表格
34、产生的文件叫工作簿，一个工作簿由一个或多个工作表组成。一、注册帐套这一步要选择帐套，并以有操作权限的人员呢身份来登录，这一步的意义有两点，选择帐套就是要告诉系统从哪个帐套中去取数，将指定帐套中的数据经过加工，添加到工作表中去，以有操作权限的人员身份来登录，这样做是为了保证财务数据的安全，避免没有权限的人员通过金算盘电子表格来查看账中的数据，这一点就像是金算盘财务软件中的登记一样，同时也是为了保证财务数据的安全。二、定义报表项目及其取数公式在金算盘电子表格的报表向导中，系统预设了一套报表项目，但是各个用户的实际情况不一样，例如：有的根据实际情况将某个二级科目升级为一级科目核算，但是系统预设的报表
35、项目中没有这个项目，就需要增加这个报表项目，同时也要为这个项目定义取数公式，系统才知道如何让去计算这个新增项目的数据。三、格式的设置为了让报表便于阅读和美观，还必须对报表的格式进行设置。四、报表的计算 在定义好报表项目和取数公式之后，系统会自动进行计算。如果帐套数据发生变化的话，就需要让报表重新计算，或者是到了下一个会计期间，就要对报表进行重算。这样就可以得到下一个会计期间的会计报表。做这些工作的前提是必须新建一个工作簿，或者已经打开一个工作簿。做完工作之后，一定要保存工作簿。10.工资管理工资管理二二.工资模块的基本操作工资模块的基本操作一、基础设置1.首先要设置在工资模块中需要用到的会计科
36、目。以上例来说，需要设置的科目主要偶应付工资、应付福利费、管理费用-工资、经营费用-工资等，科目的设置在账务处理模块中进行。2.接下来要设置部门和职员。部门职员二、新增工资发放表在手工状态下，每月发放工资之前，应当根据本次工资发放的项目、范围编制一张发放表，然后填写数据并计算发放。在工资模块中，根据新增工资表向导提示就可以更轻松、快捷的生成一张工资发放表，操作步骤如下：1.执行主菜单“财务”“工资发放”命令，进入“工资发放目录”列表，单击“编辑”按钮，选择“新增”项，进入“新增工资表”对话框；或者在导航图中选择“工资”，再单击“建立工资表”，进入“新增工资表”对话框2.输入此次发放工资的“工资
37、表名称”及“工资表建立日期”。注意：工资表名称是对工资发放内容的简要描述，它是区别于其他工资表的标识，因此要求在录入工资表名称时，不能与其他的工资表重名。工资标的所属期间是根据工资表的建表日期来决定的，因此要求输入的日期不能在已结账期间之内。3.选择数据来源。如果有已经建立好的工资表，则可将其数据（包括所有设置）复制到本工资表中，然后以此为基础进行修改，这样就可以减少数据的重复录入，提高工作效率。注意：用户最多只能选择一个已有的工资表作为本工资的数据来源。如果用户没有选择工资表作为本工资表的数据来源，则在本工资表数据来源为空。4.在“新增工资表”的“发放项目”选项卡中，可以设置新建工资表的发放
38、项目。“可选择的工资项目”栏列出了系统预设的所有项目，而“本次发放的工资项目”栏则是我们本次发放所涉及到的工资项目。在发放项目中可以从左边“可选择的工资项目”中选择已有的工资项目到“本次发放的项目”列表中，也可以新增工资项目、删除或修改已有工资项目。注意：在此项的设置中，当需要修改或新增工资项目时，要注意工资项目的类型。如果误将数字类型的项目设置为了文本型，那么在该公式计算中就无法使用。5.发放项目选定后，进入下一步“清零项目”选项卡。如果在前面的步骤中选择了数据来源，而且来源表的项目与新建表的项目可能相同，但是项目的类容可能不同，因此，需要将新建工资表中那些每次内容不同的项目清零，以便本月重
39、新录入。这就要求将这些需清零的项目作上标志，系统会新建工资表后会知道将有清零标志的项目的数据清除。注意：如果在发放项目中选中了“代扣项目”、“本次扣零”、“上次扣零”，这几项被默认为清零项目。6.在“发放范围”选项卡中，可在发放范围参照表中选择本次需发放工资的职员。系统自动默认本次发放范围与参照表所列出的范围相同。7.在“计算公式”中，可以根据自己的需要设置本工资表的计算公式。“计算公式”是工资模块的关键，其中可以添加若干个“计算项目”，这些“计算项目”必须是“发放项目”中选定的项目之一。对于每一个“计算项目”，可设置它的“计算公式”和“计算范围”，还可设置“扣零计算”、“发放扣零”和“扣税公
40、式”。8.在“工龄计算”选项卡中，可以指定工龄计算的方法，系统已经预置了三种计算方法：按年计算、按月计算、按天计算，并设置了相应的计算公式。系统预设的公式可以修改，工龄计算的依据为工资表的“发放日期”和职员信息中的“入职日期”。在该选项卡中，“公式确认”按钮用于进行公式合法性的检查，“清楚公式”按钮用于删除设置好的公式，“恢复缺省”按钮用于重新将公式内容设置为系统预置的公式。9.完成新增工资表各项目的录入后，单击窗口右下角的“完成”按钮完成整张工资表的建立。三、录入工资数据工资发放表建立完成后，系统将自动进入工资录入窗口。也可以在工资模块的日常业务中单击“工资录入”项，系统会列出当前工资表的名
41、称及具体的工资项目，选择需要录入的工资表，然后进行“工资表数据录入”窗口，录入相应的工资数据即可。注意：在“工资表数据录入”窗口中不能录入已设置好计算公式的工资项目。如果在“自动计算”栏上打上标记，就会自动计算。没有打，就单击“编辑”按钮，选择“重新计算”。四、生成工资凭证工资发放之后，应当将工资费用分摊到相应的成本、费用中。在进行工资费用分摊之前，必须先确定工资总额的组成项目组成记忆每类职员的工资费用科目，如管理人员的工资费用进行管理，而生产人员的工资费用进生产成本，然后才能进行工资费用的分摊，生成工资凭证。1.在工资模块的日常业务中单击“工资凭证”项，进入“工资凭证向导”窗口；或者单击执行
42、主菜单项“财务”“工资凭证命令，进入“工资凭证向导”窗口。2.在“工资凭证向导：窗口的“数据来源”选项卡中，首先确定需生成凭证的工资表的会计期间，即需将哪年哪月的工资表生成凭证，在选中的工资表中作上选择标记。3.单击“下一步”按钮，进入“数据范围”选项卡，可以筛选过滤本张凭证生成的各种必要条件，设置工资费用分摊的范围。4.单击“下一步”按钮，进入“计算公式”选项卡，设置工资总额的组成公式及公式名称。注意：系统将保存与该工资总额的组成公式名称相对应的结转公式、结转科目以及凭证模板、凭证类型及摘要等。在下次进行相同的结转时，可以直接调用该公式名称，系统将自动保存的结转公式、结转科目以及凭证选项等填
43、入相应的栏目，以避免公式的重复设置。5.设置了计算公式以后，还需在“设置科目”选项卡中设置工资凭证的借贷科目。6.单击“下一步”按钮，进入“查看凭证”选项卡，可以看到该张凭证的基本数据，还需要设置“凭证类型”、“凭证模板”和“凭证摘要”，然后单击“完成”按钮，便生成了一张凭证。五、银行代发如果选择由银行来代发工资，首先必须在：“部门职员”窗口的设置中填入“代发银行”和“工资账号”。1.在“工资”模块的“建立工资表”或“工资录入”中，选择需要生成代发文件的工资表，然后单击“报表”按钮，选择“银行代发文件”项，进入“银行代发格式设置”对话框。2.在“代发银行”下拉列表框中列出了所有职员卡片中涉及到
44、的银行名称，可根据需要进行选择。“单位编号”是指代发银行分配给本单位的一个编号，由银行确定，而不是由单位内部确定。“代发文件”是指银行代发文件名，由银行确定。单击该栏的浏览按钮，可以指定生成代发文件的路径，如果不指名路径，系统会自动默认为本系统所在的路径。3.在“工资表”选项卡中列出了所有生成的工资表，系统自动选中本期的第一张工资表，根据情况选择需要生成的工资表。4.在“数据记录”选项卡中，设置代发文件数据记录的格式。标题名称可以是任意字符；数据来源包括所有工资项目以及用户直接输入的任意字符、当前日期等项目；类型包括数字、日期、文本三种类型，如果类型为数字型，可以指定小数的位数；补齐字符是指数
45、据宽度小于栏目宽度时应当补齐的字符，可以根据代表银行的要求输入相应的字符作为补齐字符；补齐方式是指数据宽度小于栏目宽度时，用于补齐字符填充的方式。5.设置首、尾记录格式。在首记录、尾记录格式设置窗口中，可以将所有的工资项目、当前年度、当前月份、当前日期、求人数函数、求合计函数、单位编号以及用户直接录入的任意字符作为数据来源。6.进入“数据预览”选项卡，系统自动根据代发格式显示出代发文件的内容。7.完成代发文件的设置，单击“完成”按钮，系统根据设计的格式生成代发文件名，并保存该代发银行的代发格式。六、查询工资表 录入工资数据后，可能需要查阅各种工资报表并将它们打印输出等。如工资发放表、工资发放条
46、、工资汇总表、工资配款表、个人所得税代扣代缴表等。1.在工资模块的下方直接双击要查询的报表；或者在“工资数据录入”窗口中，直接单击该窗口左下角的“报表”按钮，在弹出的菜单项中选择需要的报表。通过以上方法都可以进入报表，可以通过“报表设置”调整报表的栏目、分组条件、排序方式、汇总方式等，也可通过“格式设置”调整工资表的打印格式。2.如果需要打印输出，单击窗口顶部的“打印”按钮即可。11.固定资产系统的应用固定资产系统的应用一、基础设置1.首先，要设置在固定资产模块中需要用到的会计科目，一教材案例来说，需要用到的科目主要有固定资产、累计折旧、管理费用折旧费等，科目的设置在账务处理模块中进行。2.接
47、着要设置固定资产类别，它可以很方便地根据固定资产类别进行统计、查询等操作。在定义固定资产类别时，可以设置该固定资产的折旧类型、常用折旧方法、预计使用年限、预计净残值率，定义这些共性之后，在输入某项固定资产卡片时，系统将自动将这些公共的项目复制到该项固定资产卡片中。当然，也可以对该固定资产的这些项目修改，以满足某项固定资产的实际需要。例如：设置固定资产类别为通用设备，类别编码为1，折旧类型为正常计提折旧，常用折旧方法为平均年限法，预计使用年限为8年，预计净残值率为3%。a.在导航图中选择“基础设置”，再单击“固定编码”，这是出现操作界面。系统设置了几个常用的固定类别，其中包括需要的“通用设备”类
48、别。b.在这个基础上，可以直接双击“通用设备”，也可以选中“通用设备”类别后单击“编辑”按钮并选择“修改”。注意：如果系统设置的固定类别中没有用户需要的列表，可以直接单击“编辑”按钮中的“新增”，完成一个类别的定义。c.用户根据自己的情况进行定义并输入固定资产类别编码和名称。d.用户根据情况进行折旧类型选择。单击“折旧类型”栏下拉列表框，系统提供了三种折旧类型：正常计提折旧、永不计提折旧、永远计提折旧。正常计提折旧是指固定资产在未使用、不需用时不计提折旧；永不计提折旧是指固定资产永远不计提折旧，如土地、行政单位的固定资产等；永远计提折旧是指固定资产在不需用、未使用期间仍然计提折旧。用户可以根据
49、该类固定资产的具体情况选择不同的折旧类型。d.可以根据规定填入“预计使用年限”、“预计净产值率”、“年折旧率”。e.定义完成后，单击“确定”按钮，系统会自动保存。录入通用设备的固定资产卡片中，系统自动将通用设备的折旧类型、常用折旧方法、预计使用年限、预计净产值率复制到该项固定资产卡片中。由于固定资产类别中的项目是该类固定资产内容基本相同的部分，所以，在录入固定资产卡片时，就不必输入该类固定资产内容相同的项目，只需输入内容不相同的项目，这样可以减少数据的重复录入，提高工作效率。因此，建议在设计固定资产类别时，应当将折旧类型、常用折旧方法、预计使用年限、预计净产值率相同的固定资产定义为一个类别。3
50、.除了要设置固定资产类别外，还要对固定资产的变动方式进行定义。定义固定资产变动方式可以方便用户按固定资产的变动方式进行统计、查询、管理、并可以明确该项变动对固定资产的影响（固定资产是增加还是减少），最重要的是，该项变动将产生固定资产凭证所需的有关科目、凭证模版以及凭证类别等。例如：某一固定资产变动方式，其固定变动方式编码为01，固定变动方式名称为“增加”，对应科目为“银行存款”，凭证模版为“记账凭证”，凭证类型为“001 记”，凭证摘要为“购入固定资产”，变动类型为“增加固资”。a.在导航图中选择“基础设置”，再单击“固资编码”。选择“固定资产变动方式”标签，这时会出现操作界面，系统已经设置了