《Excel在账务处理中的应用课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel在账务处理中的应用课件.ppt（90页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、第七章第七章 Excel 在账务处理中的应用在账务处理中的应用第一节第一节 初始设置初始设置 第二节第二节 设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表 第三节第三节 试算平衡及凭证审核试算平衡及凭证审核第一节第一节初初始始设设置置l使用使用 Excel 进行会计核算时，由于其强大的数据处理功能，进行会计核算时，由于其强大的数据处理功能，平时只需将经济业务以记账凭证的形式保存在记账凭证表平时只需将经济业务以记账凭证的形式保存在记账凭证表中，在需要时对记账凭证按条件进行检索、编辑，生成各中，在需要时对记账凭证按条件进行检索、编辑，生成各类账页或报表即可。使用类账页或报表即可。使用 Excel 进行会
2、计核算的工作流程进行会计核算的工作流程如下。如下。l（1）进行初始设置。根据需要建账、设置会计科目表、）进行初始设置。根据需要建账、设置会计科目表、科目余额表并录入期初余额。科目余额表并录入期初余额。l（2）编制记账凭证表。根据发生的经济业务进行凭证处）编制记账凭证表。根据发生的经济业务进行凭证处理，凭证处理的主要内容有：设置会计凭证表、填制凭证、理，凭证处理的主要内容有：设置会计凭证表、填制凭证、试算平衡、凭证审核。试算平衡、凭证审核。l（3）生成科目汇总表。将凭证表中所有具有同一级科目）生成科目汇总表。将凭证表中所有具有同一级科目名称的科目汇总，生成一张科目汇总表。名称的科目汇总，生成一张
3、科目汇总表。返回下一页第一节第一节初初始始设设置置l（4）生成账簿。运用）生成账簿。运用“筛选筛选”或或“数据透视表数据透视表”及函数及函数应用的方法对记账凭证表中的数据进行分析，生成各类账应用的方法对记账凭证表中的数据进行分析，生成各类账簿。簿。l（5）设置并生成会计报表。根据设置好的账表生成资产）设置并生成会计报表。根据设置好的账表生成资产负债表、利润表和现金流量表。负债表、利润表和现金流量表。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置一、建立总账工作簿一、建立总账工作簿l在使用在使用 Excel 进行账务处理前，应先根据本单位的会计核进行账务处理前，应先根据本单位的会计核算要求建立总
4、账工作簿，设置会计科目表、科目余额表录算要求建立总账工作簿，设置会计科目表、科目余额表录入期初余额等。入期初余额等。l【技能储备技能储备】l建立总账工作簿，即运用建立总账工作簿，即运用 Excel 软件为单位建立一套账簿软件为单位建立一套账簿文件。主要技能如下。文件。主要技能如下。l1.Excel 工作簿、工作表管理。工作簿、工作表管理。l2.单元格字符输入。单元格字符输入。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l【案例案例 71】根据以下案例资料建立深圳德龙公司总账工根据以下案例资料建立深圳德龙公司总账工作簿。企业基本信息如下：作簿。企业基本信息如下：l企业名称：深圳德龙公司企业名称
5、：深圳德龙公司l单位地址：深圳南山区科技园单位地址：深圳南山区科技园l法人代表名称：王晶晶法人代表名称：王晶晶l开户银行：工商银行深圳分行南山支行开户银行：工商银行深圳分行南山支行l一般纳税人企业，增值税率一般纳税人企业，增值税率 17%；固定资产月折旧率；固定资产月折旧率 0.4%；所得税率；所得税率 25%返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l【操作提示操作提示】l（1）建立总账工作簿文件。建立深圳德龙公司总账文件）建立总账工作簿文件。建立深圳德龙公司总账文件夹，如：夹，如：D:德龙公司财务德龙公司财务2008年总账。启动年总账。启动 Excel，在，在总账文件夹下建立总账工作簿
6、：如总账文件夹下建立总账工作簿：如 2008 年年 12 月总账月总账.xls。l（2）输入单位基本信息。可将）输入单位基本信息。可将 sheet1 更名更名“封面封面”，在，在“工具工具/选项选项/视图视图”中将中将“网格线网格线”前的选项去掉，然后前的选项去掉，然后在此工作表中录入图在此工作表中录入图 71 所示信息。所示信息。l深训德龙公司相关内容是因为案例驱动的需要而虚拟的，深训德龙公司相关内容是因为案例驱动的需要而虚拟的，并非实际存在；如有雷同，纯属巧合。并非实际存在；如有雷同，纯属巧合。l除以上信息外，还可按核算单位实际情况，输入本单位详除以上信息外，还可按核算单位实际情况，输入本
7、单位详细信息资料，如法人代表、邮政编码、电话、传真、税号细信息资料，如法人代表、邮政编码、电话、传真、税号等。等。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置二、建立会计科目表二、建立会计科目表l使用使用 Excel 进行账务处理，会计科目是必不可少的，因此，进行账务处理，会计科目是必不可少的，因此，首先应建立会计科目表。首先应建立会计科目表。l【技能储备技能储备】l1.会计科目名称及其编码的关系。会计科目名称与科目编码会计科目名称及其编码的关系。会计科目名称与科目编码应对应，科目编码不能重复；建立科目时，应先建上级科目，应对应，科目编码不能重复；建立科目时，应先建上级科目，再建下级科目；删
8、除科目时，应先删下级科目，再删上级；再建下级科目；删除科目时，应先删下级科目，再删上级；已使用过的科目不允许删除。已使用过的科目不允许删除。l2.Excel 工作表格式设置。设置内容包括工作表中行高、列工作表格式设置。设置内容包括工作表中行高、列宽、字体字号调整等。宽、字体字号调整等。l3.数据输入及数据表单的应用。数据表单也称数据输入及数据表单的应用。数据表单也称“记录单记录单”，可提供一种无需水平滚动即可输入，或显示区域或列表中一可提供一种无需水平滚动即可输入，或显示区域或列表中一整行信息的便捷方法。当数据区域有很多列以致不能一次在整行信息的便捷方法。当数据区域有很多列以致不能一次在屏幕中
9、完全容纳时，使用数据表单进行数据输入要比在工作屏幕中完全容纳时，使用数据表单进行数据输入要比在工作表的列中输入容易得多。表的列中输入容易得多。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l【案例案例 72】根据案例资料建立深圳德龙公司会计科目表。根据案例资料建立深圳德龙公司会计科目表。德龙公司德龙公司 2008 年年 12 月初公司科目余额如月初公司科目余额如表表 71 所示（注所示（注意：资产类抵减账户余额均以负数列示在借方）。意：资产类抵减账户余额均以负数列示在借方）。l【操作提示操作提示】l（1）打开案例）打开案例 71 中所建工作簿，将其中的中所建工作簿，将其中的 sheet2 工作
10、工作表更名为表更名为“会计科目表会计科目表”。l（2）选择）选择 A1:D1，合并单元格；输入标题，合并单元格；输入标题“德龙公司会德龙公司会计科目表计科目表”，标题居中，字体加粗。，标题居中，字体加粗。l（3）选择）选择 A2 单元格，输入单元格，输入“科目编码科目编码”；选择；选择 B2 单元单元格，输入格，输入“一级科目名称一级科目名称”；选择；选择C2 单元格，输入单元格，输入“二二级科目名称级科目名称”；选择；选择 D2 单元格，输入单元格，输入“三级科目名称三级科目名称”格式居中。格式居中。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l（4）将以上单元格调整至合适的行高及列宽，完
11、成后如）将以上单元格调整至合适的行高及列宽，完成后如图图 72 所示。所示。l（5）录入科目编码及科目名称。会计科目录入的方法有）录入科目编码及科目名称。会计科目录入的方法有两种：一种是直接在对应的单元格中录入；一种是采用两种：一种是直接在对应的单元格中录入；一种是采用“记录单记录单”的方法录入。由于直接录入的方法在的方法录入。由于直接录入的方法在 Excel基础部分已作讲解，故此处采用基础部分已作讲解，故此处采用“记录单记录单”方式编辑科方式编辑科目表。目表。la.选定选定 A2:D2 区域，选择区域，选择“数据数据/记录单记录单”命令，如命令，如图图 73、图图 74 所示。所示。lb.打
12、开打开“记录单记录单”对话框，如对话框，如图图 75 所示。所示。lc.在在“科目编码科目编码”文本框中录入文本框中录入“1001”，在，在“科目名称科目名称”文本框中录入文本框中录入“库存现金库存现金”，返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置ld.单击单击“新建新建”按钮，录入数据即显示在工作表中。按钮，录入数据即显示在工作表中。le.录入明细科目时，应注意将上级科目名称同时录入。如录入明细科目时，应注意将上级科目名称同时录入。如录入三级科目录入三级科目“进项税额进项税额”时，录入方法如时，录入方法如图图 77 所示。所示。lf.将所需科目依次录入，完成会计科目添加后，单击将所需科目
13、依次录入，完成会计科目添加后，单击“记记录单录单”的的“关闭关闭”按钮，形成会计科目表。按钮，形成会计科目表。l（6）将科目编码以数字前加）将科目编码以数字前加“单引号单引号”方式设置为文本。方式设置为文本。编码设为文本后，自动靠左对齐。完成后的科目表如编码设为文本后，自动靠左对齐。完成后的科目表如图图 78 所示。所示。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l三、编辑会计科目表三、编辑会计科目表l【技能储备技能储备】l1.Excel 数据表单的应用。使用数据表单可以添加、查找、数据表单的应用。使用数据表单可以添加、查找、更改和删除行。更改和删除行。l3.会计科目表设置好后，应保持相对
14、稳定，但需要根据相会计科目表设置好后，应保持相对稳定，但需要根据相关制度变化及本单位业务需要，对已使用的会计科目进行关制度变化及本单位业务需要，对已使用的会计科目进行相应的增加、删除及修改。相应的增加、删除及修改。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l【操作提示操作提示】l（1）查询会计科目。由于会计科目表中记录较多，逐一）查询会计科目。由于会计科目表中记录较多，逐一查找需要删改的科目位置较为费力，可采用以下方法查找查找需要删改的科目位置较为费力，可采用以下方法查找所需会计科目。所需会计科目。la.打开上节所建立的德龙公司会计科目表。打开上节所建立的德龙公司会计科目表。lb.单击需要
15、修改的科目表中任一单元格。单击需要修改的科目表中任一单元格。lc.选择选择“数据数据/记录单记录单”命令，打开命令，打开“记录单记录单”对话框，对话框，点击点击“上一条上一条”、“下一条下一条”按钮选择要删除的记录；或按钮选择要删除的记录；或单击单击“条件条件”按钮，在记录单中输入要查找的科目编码或按钮，在记录单中输入要查找的科目编码或科目名称，然后单击科目名称，然后单击“表单表单”，即可找出符合条件的记录。，即可找出符合条件的记录。如如图图 79 所示。所示。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l（2）删除会计科目。按上述查询方法查找到所需科目后，）删除会计科目。按上述查询方法查找
16、到所需科目后，单击单击“删除删除”按钮，弹出如按钮，弹出如图图710 对话框，在对话框中对话框，在对话框中单击单击“确定确定”按钮，记录即被删除。按钮，记录即被删除。l（3）修改会计科目。按上述查询方法查找到所需科目后，）修改会计科目。按上述查询方法查找到所需科目后，在数据栏中修改信息，完成修改后，单击在数据栏中修改信息，完成修改后，单击“关闭关闭”按钮，按钮，自动更新显示的记录并退出自动更新显示的记录并退出“记录单记录单”，完成科目修改操，完成科目修改操作。作。l（4）增加会计科目。增加会计科目的方法与前述建立科）增加会计科目。增加会计科目的方法与前述建立科目表时添加数据操作相同。根据需要，
17、还可对已编辑好的目表时添加数据操作相同。根据需要，还可对已编辑好的会计科目表进行字体设置、颜色填充等美化操作。会计科目表进行字体设置、颜色填充等美化操作。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置四、建立科目余额表四、建立科目余额表l【技能储备技能储备】l1.科目余额表的格式及作用。科目余额表是用来记录所有科目余额表的格式及作用。科目余额表是用来记录所有科目本期余额和发生额的表格，能反映某一会计期间相关科目本期余额和发生额的表格，能反映某一会计期间相关会计科目（账户）的期初余额、本期发生额、期末余额，会计科目（账户）的期初余额、本期发生额、期末余额，为会计信息处理提供完善的数据。为会计信息
18、处理提供完善的数据。l2.Excel 工作表管理及单元格格式设置。工作表管理及单元格格式设置。l【案例案例 73】根据案例根据案例 72 资料（表资料（表 71）设置深圳德龙）设置深圳德龙公司科目余额表。科目余额表的一般格式如公司科目余额表。科目余额表的一般格式如表表 72 所示。所示。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l【操作提示操作提示】l借方借方贷方贷方借方借方贷方贷方借方借方贷方贷方l（1）打开案例）打开案例 1 中所建中所建“德龙公司总账德龙公司总账”工作簿，将工作簿，将 sheet3 重命名为重命名为“科目余额表科目余额表”。l（2）选择）选择 A1:J1 单元格区域，
19、单击工具栏单元格区域，单击工具栏“合并及居中合并及居中”按钮；在合并单元格内输入标题按钮；在合并单元格内输入标题“德龙公司科目余额表德龙公司科目余额表”。l（3）选择）选择 A2:J2 区域，单击工具栏区域，单击工具栏“合并及居中合并及居中”按钮，按钮，输入时间输入时间“2008 年年 12 月月”。l（4）选择）选择 J3 单元格，输入单元格，输入“单位：元单位：元”。因标题已注明。因标题已注明德龙公司，故此行无需再设置德龙公司，故此行无需再设置“编制单位编制单位”字样。字样。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l（5）选择）选择 A4:A5 单元格，单击单元格，单击“合并及居中合
20、并及居中”按钮，输按钮，输入入“科目编码科目编码”。l（6）选择）选择 B4:B5 单元格，单击单元格，单击“合并及居中合并及居中”按钮，输按钮，输入入“一级科目名称一级科目名称”；选择；选择 C4:C5单元格，单击单元格，单击“合并及合并及居中居中”按钮，输入按钮，输入“二级科目名称二级科目名称”；选择；选择D4:D5单元格，单击单元格，单击“合并及居中合并及居中”按钮，输入按钮，输入“三级科目名三级科目名称称”完成后如完成后如图图 711 所示。所示。l（7）选择）选择 E4:F4 单元格，单击单元格，单击“合并及居中合并及居中”按钮，输按钮，输入入“期初余额期初余额”。l（8）选择）选择
21、 G4:H4 单元格，单击单元格，单击“合并及居中合并及居中”按钮，输按钮，输入入“本期发生额本期发生额”。l（10）分别在）分别在 E5、G5、I5 单元格输入单元格输入“借方借方”，格式居，格式居中；在中；在 F5、H5、J5 单元格输入单元格输入“贷方贷方”，格式居中。，格式居中。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l（11）将上述（）将上述（1）（）（10）步所输入文字均设为字体加）步所输入文字均设为字体加粗，并按需要调整好行高、列宽，设置完成后，科目表如粗，并按需要调整好行高、列宽，设置完成后，科目表如图图 712 所示。所示。l（12）将案例）将案例 72 中设置的科目编
22、码及科目名称输入（或中设置的科目编码及科目名称输入（或直接将会计科目表相关单元格复制、粘贴）到余额表的对直接将会计科目表相关单元格复制、粘贴）到余额表的对应栏中，完成后，如应栏中，完成后，如图图 713 所示。所示。l（13）选择）选择 E:J 列，选择列，选择“格式格式/单元格单元格”命令，在弹出命令，在弹出的的“单元格格式单元格格式”对话框中，将对话框中，将“数字数字”设为设为“会计专用会计专用”，“小数位数小数位数”选择选择“2”，“货币符号货币符号”选择选择“无无”，如，如图图 714 所示。设置完成后，单击所示。设置完成后，单击“确定确定”按钮。通按钮。通过以上步骤，科目余额表设置完
23、成。过以上步骤，科目余额表设置完成。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置五、录入期初余额五、录入期初余额l【技能储备技能储备】l1.期初余额的会计平衡关系。本期所有总账科目借方期初期初余额的会计平衡关系。本期所有总账科目借方期初余额合计数应等于贷方期初余额合计数。平衡公式：余额合计数应等于贷方期初余额合计数。平衡公式：l全部账户的借方期初余额合计全部账户的借方期初余额合计=全部账户的贷方期初余额全部账户的贷方期初余额合计合计l2.Excel 公式中单元格引用操作。公式中单元格引用操作。l3.链接其他工作簿数据操作技巧。在链接其他工作簿数据操作技巧。在 Excel 中，有时需引中，有时
24、需引用其他工作簿数据，若被引用工作簿已打开，则引用表达用其他工作簿数据，若被引用工作簿已打开，则引用表达式为：式为：“工作簿名工作簿名.xls工作表名！单元格名工作表名！单元格名”；若被引；若被引用工作簿未打开，还需说明该工作簿在磁盘上存放的路径，用工作簿未打开，还需说明该工作簿在磁盘上存放的路径，引用表达式为：引用表达式为：“驱动器名：驱动器名：路径路径工作簿名工作簿名.xls工作工作表名！单元格名表名！单元格名”。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l4.SUMIF 函数是条件求和函数，函数公式如下：函数是条件求和函数，函数公式如下：l=SUMIF(Range,Criteria,
25、Sum_range)l式中，参数式中，参数 Range 是指定的数据计算区域；是指定的数据计算区域；Criteria 是可是可用数字、文本或表达式来定义的条件；用数字、文本或表达式来定义的条件；Sum_range 是用于是用于求和计算的单元格或单元区域。求和计算的单元格或单元区域。l【案例案例 74】录入德龙公司录入德龙公司 12 月期初余额（所需余额资月期初余额（所需余额资料见表料见表 71）。）。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l【操作提示操作提示】l（1）录入期初余额。第一次使用）录入期初余额。第一次使用 Excel 进行账务处理时，进行账务处理时，期初余额需手工整理好后录
26、入，以后各期直接调用上期期期初余额需手工整理好后录入，以后各期直接调用上期期末余额即可。末余额即可。la.录入余额。余额录入的主要内容包括余额方向和金额，录入余额。余额录入的主要内容包括余额方向和金额，要求为以下几点。要求为以下几点。l第一，输入余额时须注意确定余额的借贷方向。第一，输入余额时须注意确定余额的借贷方向。l第二，只要求录入末级科目余额，上级科目余额可利用设第二，只要求录入末级科目余额，上级科目余额可利用设置的公式自动进行计算。置的公式自动进行计算。lb.科目余额逐级汇总计算。末级科目期初余额已直接录入，科目余额逐级汇总计算。末级科目期初余额已直接录入，根据末级科目的余额逐级向上一
27、级科目汇总。本例中，向根据末级科目的余额逐级向上一级科目汇总。本例中，向上汇总公式设置如下：上汇总公式设置如下：返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置lE9=E10lE11=E12+E13lE18=E19+E20+E21lE22=E23+E24lF34=F35lF36=F37lF38=SUM（F39：F42）lF43=F44+F48+F49+F50+F51lF44=F46E45返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l“应收票据应收票据”=所属明细账户余额之和所属明细账户余额之和l“应收账款应收账款”=所属明细账户余额之和所属明细账户余额之和l“原材料原材料”=所属明细账户余额之
28、和所属明细账户余额之和l“库存商品库存商品”=所属明细账户余额之和所属明细账户余额之和l“应付账款应付账款”=所属明细账户余额之和所属明细账户余额之和l“预收账款预收账款”=所属明细账户余额之和所属明细账户余额之和l“应付职工薪酬应付职工薪酬”=所属明细账户余额之和所属明细账户余额之和l“应交税费应交税费”=所属明细账户余额之和所属明细账户余额之和l“应交增值税应交增值税”=“销项税额销项税额”“进项税额进项税额”返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置lc.试算平衡。余额录入完成后，要求所有一级科目借方余试算平衡。余额录入完成后，要求所有一级科目借方余额合计数与贷方余额相等，并将其分别
29、计算填列到合计行额合计数与贷方余额相等，并将其分别计算填列到合计行的借方期初余额和贷方期初余额栏中。可用单条件求和函的借方期初余额和贷方期初余额栏中。可用单条件求和函数数SUMIF 进行计算，本例中，单元公式如下：进行计算，本例中，单元公式如下：lE78=SUMIF(A6:A77,?,E6:E77)lF78=SUMIF(A6:A77,?,F6:F77)l公式含义：查找科目编码区域中为公式含义：查找科目编码区域中为 4 个字符（即一级科目）个字符（即一级科目）相对应的借方余额（相对应的借方余额（E6:E77）、贷方余额（）、贷方余额（F6:F77），），求和后将结果分别置于求和后将结果分别置于
30、E78 和和 F78 单元格。单元格。E78 单元格单元格公式录入步骤如下：公式录入步骤如下：返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l第一步，单击第一步，单击 E78 单元格，单击编辑栏插入函数按钮单元格，单击编辑栏插入函数按钮，在在“插入函数插入函数”对话框中选择对话框中选择“SUMIF”函数，在函数，在“SUMIF”函数对话框中，按图函数对话框中，按图 715 输入参数。输入参数。l第二步，单击第二步，单击“确定确定”按钮，完成公式录入。按钮，完成公式录入。l第三步，第三步，F78 单元格公式录入方法同上。单元格公式录入方法同上。l将两个借贷平衡公式设置完成后，计算生成数据应符合将
31、两个借贷平衡公式设置完成后，计算生成数据应符合 E78=F78 的平衡条件，否则需详细检查输入的公式及数据，的平衡条件，否则需详细检查输入的公式及数据，直至平衡为止。如直至平衡为止。如图图 716 所示。所示。返回上一页 下一页第一节第一节初初始始设设置置l（2）调用上期期末余额。若非第一次使用）调用上期期末余额。若非第一次使用 Excel 进行账进行账务处理，则上期期末余额即为本期期初余额，录入期初余务处理，则上期期末余额即为本期期初余额，录入期初余额时，调用上期期末余额即可。额时，调用上期期末余额即可。la.打开上期总账工作簿及本期科目余额表，选择打开上期总账工作簿及本期科目余额表，选择
32、E6 单元单元格，输入格，输入“=”。lb.将鼠标移至上期总账工作簿，选择已打开的将鼠标移至上期总账工作簿，选择已打开的“*月科目月科目余额表余额表”，单击引用的数据单元格。如，单击引用的数据单元格。如图图 717 所示。所示。lc.按按 Enter 键，则在键，则在“科目余额表科目余额表”E6 单元格位置出现引单元格位置出现引用的用的“库存现金库存现金”期初余额数据。参照上述步骤期初余额数据。参照上述步骤 a 至至 c，引用其他科目期初余额数据，直至期初余额全部录入并进引用其他科目期初余额数据，直至期初余额全部录入并进行试算平衡。行试算平衡。返回上一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填
33、制会计凭证表l初始设置完成后，按照账务处理程序，应将日常发生的经初始设置完成后，按照账务处理程序，应将日常发生的经济业务填入记账凭证，进行凭证处理。济业务填入记账凭证，进行凭证处理。l凭证处理是会计核算的关键环节，在凭证处理是会计核算的关键环节，在 Excel中，通常采用中，通常采用会计凭证表的形式来输入和存放记账凭证清单。由于记账会计凭证表的形式来输入和存放记账凭证清单。由于记账凭证是登记账簿的依据，因而设置及填制记账凭证工作表，凭证是登记账簿的依据，因而设置及填制记账凭证工作表，是日常账务处理环节的主要工作。是日常账务处理环节的主要工作。返回下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制
34、会计凭证表一、设置会计凭证表一、设置会计凭证表l【技能储备技能储备】l1.会计记账凭证内容及格式。凭证表中应设置的主要内容会计记账凭证内容及格式。凭证表中应设置的主要内容与手工记账凭证基本相似。与手工记账凭证基本相似。l2.Excel 单元格格式设置与工作表行列格式设置等应用技单元格格式设置与工作表行列格式设置等应用技巧。巧。l【案例案例 75】设置深圳德龙公司设置深圳德龙公司“会计凭证表会计凭证表”。返回上一页 下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表l【操作提示操作提示】l（1）打开前面所建的）打开前面所建的“德龙公司总账德龙公司总账”工作簿，在工作簿，在“科科目余额表目
35、余额表”后插入新工作表，并后插入新工作表，并l（2）选择）选择 A1:M1 单元格，单击单元格，单击“合并及居中合并及居中”按钮，在按钮，在合并单元格内输入标题合并单元格内输入标题“德龙公司会计凭证表德龙公司会计凭证表”。l（3）分别选取）分别选取 A2 至至 M2 单元格，依次输入表头单元格，依次输入表头“年、月、年、月、日、序号、凭证编号、摘要、科目编码、一级科目名称、日、序号、凭证编号、摘要、科目编码、一级科目名称、二级科目名称、三级科目名称、借方金额、贷方金额、审二级科目名称、三级科目名称、借方金额、贷方金额、审核核”。录入完成后，可将已录入的标题、表头字体设置为。录入完成后，可将已录
36、入的标题、表头字体设置为粗体，并适当调整行高、列宽。完成后的粗体，并适当调整行高、列宽。完成后的“会计凭证表会计凭证表”如如图图 718 所示。所示。返回上一页 下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表l（4）选取）选取 A、B、C、D、G 列，单击列，单击“格式格式”菜单，选菜单，选择择“单元格单元格”命令（如命令（如图图 719所示），弹出对话框，打所示），弹出对话框，打开开“数字数字”选项卡，选择选项卡，选择“文本文本”，将以上，将以上 5 列设置为列设置为“文本文本”格式。格式。l（5）选取）选取 K：L 列，选择列，选择“格式格式/单元格单元格”命令，在弹出命令，在
37、弹出对话框中选择对话框中选择“会计专用会计专用”选项，在选项，在“小数位数小数位数”栏输入栏输入“2”，“货币符号货币符号”栏选择栏选择“无无”（如（如图图 720 所示），所示），单击单击“确定确定”按钮，完成按钮，完成“会计凭证表会计凭证表”基本格式的设置。基本格式的设置。返回上一页 下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表l二、自动生成凭证编号二、自动生成凭证编号l【技能储备技能储备】l1.会计凭证编号的作用。用会计凭证记录经济业务时，要会计凭证编号的作用。用会计凭证记录经济业务时，要对每笔经济业务进行编号，以便查找及核对。填制凭证是对每笔经济业务进行编号，以便查找及核
38、对。填制凭证是日常业务处理的重要环节，在已设置好的日常业务处理的重要环节，在已设置好的“会计凭证表会计凭证表”中，凭证的填制方法有两种：一是将各项目数据以手工制中，凭证的填制方法有两种：一是将各项目数据以手工制单的方式逐一填入对应栏目。采用这种方式丝毫不能体现单的方式逐一填入对应栏目。采用这种方式丝毫不能体现 Excel 软件的自动计算功能，且录入工作量大，容易出错。软件的自动计算功能，且录入工作量大，容易出错。二是对凭证表基本数据（时间、摘要、科目编码、金额）二是对凭证表基本数据（时间、摘要、科目编码、金额）手工录入，而手工录入，而“凭证编号凭证编号”、“科目名称科目名称”栏则通过设置栏则通
39、过设置公式的方式使其自动生成。采用这种方式可减少财务人员公式的方式使其自动生成。采用这种方式可减少财务人员凭证录入的工作量，并降低出错几率。凭证录入的工作量，并降低出错几率。返回上一页 下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表l2.用用 Excel 进行凭证表填制时，采用进行凭证表填制时，采用 CONCATENATE 函函数，以数，以“年年+月月+日日+业务顺序号业务顺序号”自动生成凭证编号。自动生成凭证编号。Excel 文本函数中的文本函数中的 CONCATENATE 函数可用于将多个函数可用于将多个文本字符串合并为一个，函数公式如下：文本字符串合并为一个，函数公式如下：l
40、=CONCATENATE(Text1，Text2，Text3)l式中，参数式中，参数 Text1，Text2，Text30，是需要合并的文，是需要合并的文本字符串，可以用字符串、单元格引用及数字来表达。本字符串，可以用字符串、单元格引用及数字来表达。l【案例案例 76】设置德龙公司设置德龙公司“会计凭证表会计凭证表”自动编号公式。自动编号公式。返回上一页 下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表l【操作提示操作提示】l（1）打开案例）打开案例 74 中设置的中设置的“会计凭证表会计凭证表”。l（2）选取）选取 E3 单元格，单击编辑栏插入粘贴按钮，执行单元格，单击编辑栏插入粘
41、贴按钮，执行“插入函数插入函数”命令。命令。l（3）在）在“函数分类函数分类”对话框中选择对话框中选择“文本文本”类（如类（如图图 721 所示），在所示），在“函数名称函数名称”列表框选择列表框选择“CONCATENATE”函数，单击函数，单击“确定确定”按钮。按钮。l（4）在弹出的）在弹出的“CONCATENATE”函数参数界面参数栏内依函数参数界面参数栏内依次引用次引用“年、月、日、序号年、月、日、序号”单元格地址（即单元格地址（即 A3、B3、C3、D3），如），如图图 722 所示。所示。返回上一页 下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表l（5）单击）单击“确定确
42、定”按钮，得到所需公式。此函数公式表按钮，得到所需公式。此函数公式表示将示将 A3:D3 单元格中字符相连接，将结果显示在单元格中字符相连接，将结果显示在“E3”单元格。以单元格。以 上上 步步 骤骤（2）至至（5）亦亦 可可 在在E3单单 元元 格格 中中 直直 接接 输输 入入 公公 式式“=CONCATENATE（A3+B3+C3+D3）”，但建议采用，但建议采用（2）至（）至（5）步）步“函数向导函数向导”方式来输入函数及参数。方式来输入函数及参数。l（6）选择）选择“E3”单元格，将公式用单元格，将公式用“自动填充自动填充”方式复方式复制到制到 E 列，如列，如图图 723 所示。完
43、成以上设置后，若在凭证所示。完成以上设置后，若在凭证表内输入经济业务发生的时间、序号，则系统自动生成凭表内输入经济业务发生的时间、序号，则系统自动生成凭证编号。如证编号。如图图 724 所示。所示。返回上一页 下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表l三、设置显示会计科目三、设置显示会计科目l【技能储备技能储备】l1.会计科目名称与科目编码的对应关系。在会计信息系统会计科目名称与科目编码的对应关系。在会计信息系统中，科目编码尤为重要。科目编码与科目名称完全对应，中，科目编码尤为重要。科目编码与科目名称完全对应，且编码不能重复，必须是唯一的。具体编码规则与且编码不能重复，必须是
44、唯一的。具体编码规则与“会计会计电算化电算化”要求相同，此处不再复述。要求相同，此处不再复述。l2.Excel 中定义中定义“范围名称范围名称”的操作方法。定义的操作方法。定义“范围名范围名称称”，即将，即将 Excel 某一工作表选定区域赋予代表公式或常某一工作表选定区域赋予代表公式或常量的名称，在量的名称，在 Excel 许多函数中都要用到。许多函数中都要用到。返回上一页 下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表l3.逻辑函数逻辑函数 IF、查找及引用函数、查找及引用函数 VLOOKUP 等函数的运等函数的运用。用。l（1）IF 函数用于执行真假值判断，根据逻辑计算的真假
45、函数用于执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。函数公式如下：值，返回不同结果。函数公式如下：l=IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)l式中，参数式中，参数 Logical_test 表示计算结果为表示计算结果为 TRUE或或 FALSE 的任意值或表达式；的任意值或表达式；Value_if_true为当为当 Logical_test TRUE时返回的值；时返回的值；Value_if_false 为当为当 Logical_test FALSE时返回的值。时返回的值。l（2）VLOOKUP 函数用于搜索表区域首列满足条件的元函数用
46、于搜索表区域首列满足条件的元素，函数公式如下：素，函数公式如下：返回上一页 下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表l=VLOOKUP(Lookur_value,Table_array,Col_index_num,Range_lookup)l式中，参数式中，参数 Lookur_value 指需要在数据表首列进行搜索指需要在数据表首列进行搜索的值；的值；Table_array 指需要在其中搜索数据的信息表，本指需要在其中搜索数据的信息表，本案例采用定义案例采用定义“范围名称范围名称”的方式定义信息表；的方式定义信息表；Col_index_num指满足条件的单元格在信息表中的列序
47、指满足条件的单元格在信息表中的列序号；号；Range_lookup 指在查找时是要求精确匹配还是大致指在查找时是要求精确匹配还是大致匹配，匹配，FALSE 为精确匹配，为精确匹配，TRUE 为大致匹配为大致匹配（Excel2003 中参数显示提示有误）。中参数显示提示有误）。l4.嵌套函数操作技巧。在某些情况下，可能需要将某函数嵌套函数操作技巧。在某些情况下，可能需要将某函数作为另一函数的参数使用，这就是函数的嵌套。函数作为另一函数的参数使用，这就是函数的嵌套。函数 IF可以嵌套七层。可以嵌套七层。返回上一页 下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表l【案例案例 77】设置深
48、圳德龙公司设置深圳德龙公司“会计凭证表会计凭证表”科目名称科目名称自动显示。自动显示。l【操作提示操作提示】l通过设置公式，可使通过设置公式，可使 Excel用于会计核算与专用财务软件用于会计核算与专用财务软件一样：填制记账凭证时，只输入科目编码，科目名称即自一样：填制记账凭证时，只输入科目编码，科目名称即自动显示。动显示。l（1）定义）定义“范围名称范围名称”。定义。定义“范围名称范围名称”方法如下。方法如下。la.打开德龙公司打开德龙公司“会计凭证表会计凭证表”。lb.选择选择“插入插入/名称名称/定义定义”命令，如命令，如图图 725 所示。所示。lc.在打开的在打开的“定义名称定义名称
49、”对话框中对话框中“在当前工作簿中的名在当前工作簿中的名称称”一项内输入一项内输入“会计科目会计科目”，如，如图图 726 所示。所示。返回上一页 下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表ld.单击单击“引用位置引用位置”旁的折叠按钮。旁的折叠按钮。le.单击工作簿左下角单击工作簿左下角“会计科目表会计科目表”表标签，切换至表标签，切换至“会会计科目表计科目表”。lf.选择科目表中选择科目表中 A3:D74，“范围名称范围名称”对话框显示如对话框显示如图图 727。lg.单击单击“定义名称定义名称”对话框的折叠按钮，返回对话框的折叠按钮，返回如图如图 728 所示对话框。至此
50、，所示对话框。至此，“定义定义l名称名称”的的“引用位置引用位置”已确定。已确定。lh.单击单击“添加添加”按钮，点击按钮，点击“确定确定”按钮，完成按钮，完成“范围名范围名称称”的设置。的设置。返回上一页 下一页第二节第二节设置及填制会计凭证表设置及填制会计凭证表l（2）自动显示科目名称。完成）自动显示科目名称。完成“范围名称范围名称”定义后，进定义后，进行自动显示科目名称的设置。行自动显示科目名称的设置。lb.选择选择 H3 单元格，单击编辑栏单元格，单击编辑栏 按钮，执行按钮，执行“插入函数插入函数”命令。命令。lc.在在“插入函数插入函数”对话框对话框“函数分类函数分类”中选择中选择“