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1、ERP 在企业中的实施与案例分析The Implementation of ERP in Enterprise and Its Case Study林纪荣?朱?近?摘?要?企业资源计划(ERP)是先进管理的代表。实施 ERP 的关键是企业过程再造先行和贯彻先进的管理思想。描述了一个国有企业实施 ERP 的案例,介绍公司的现状,分析所存在的问题,特别是供应链方面,在此基础上实施包括销售、财务和信息流的过程再造。最后说明如何进行人员培训和引入计算机系统。关键词?企业资源计划?企业过程再造?案例?Abstract:?ERP is the symbol of advanced management.A
2、dvance implementation BPR andputting advanced management idea into effect are the key to ERP implementation.A case study of theimplementation of ERP in a state-owned enterprise is presented.The current position of the enterpriseis introduced,the existing problems,especially those related to supply c
3、hain,are analyzed,and how toimplement the BPR,including the process of sales,finance and information flow,is described.Fina-lly,the paper discusses personnel training and the introduction of computer system.Key words:?enterprise resource planning(ERP)?business process reengineering(BPR)?case study1?
4、ERP 是先进管理的代表企业资源 计划(enterprise resource planning,ERP)被称为新一代 的 MRP?(manufacturing re-source planning),正越来越受到重视。无论是理论研究还是实际应用,它都被视为先进管理的代表,这是由下列两方面原因决定的。首先,ERP 的核心是供应链管理。它使物流、资金流、信息流、增值流和工作流协调一致,保证生产或服务的各个环节的精密衔接,消除一切无效劳动和强化核心竞争力。其次,ERP 的实现方式具有先进性。它利用计算机系统、自动控制系统、决策系统、网络等一系列技术来支持混合方式的制造环境,支持能动的监控能力和支持
5、开放的客户机/服务器计算环境,从而得到超越 MRP?范围的集成功能。使用 ERP 的目的在于进一步降低成本,提高效率和实现利润最大化。2?ERP 实施的要点2.1?BPR与 ERP 的关系随着 ERP 应用的逐步深入,人们日益发现它的作用并不如想象中那么大,于是就引入了企业过程再造(Business Process Reengineering,BPR)。它使企业有机会根据自身的核心竞争力调整供应链,为ERP 的具体实施打下良好的基础。如果没有 BPR的调整直接实施 ERP,成功的概率就减小,即使完成也往往是成本高,时间长,事倍功半。随着 BPR 的引入,把 ERP 的实施分成了两个阶段:(1)
6、BPR 阶段:企业根据自身的发展战略或客户的需要,对流程进行重组,强化核心竞争力,完善供应链管理。(2)ERP 实现阶段:在企业流程(包括物资流、?54?Industrial Engineering and Management?No.2,2000工业工程与管理?2000 年第 2 期?讲师,上海交通大学管理学院,上海市,200052(Lin Jirong,Lecturer,School of Management,Shanghai Jiao T ong Univ.,Shanghai200052,China)收稿日期:1999-10-21?收修改稿:2000-01-17资金流、信息流等)已经合
7、理化、有序化的情况下,把网络、计算机系统等技术导入,加快处理速度,提高效率,节约人力物力。2.2 贯彻先进的管理思想国内的制造业企业曾热衷于使用 MRP?,但结果并不令人满意。其主要原因是国内企业只想引入计算机系统,却没有真正吸收 MRP?中先进的管理思想,包括标准化管理、物流协调等。这就使先进的MRP?计算机系统得不到企业实际管理操作的支持:中层管理者不知道为什么要用,也不会用,既不屑于提供必要的数据,又不愿按标准的操作步骤进行工作;计算机使用者缺乏实际数据,既不知道数据应该从哪里来,也不知道数据该送到哪里去;底层工作者不理解为什么要引入耗资百万的 MRP?,也不清楚自己的工作方式或步骤是否
8、需要作相应的改变。ERP 的实施应汲取 MRP?在中国失败的教训,在开始阶段就要对每个职工和管理人员进行培训,使他们明白对于 ERP 这样一个完整的系统而言,任何人的行为都不是独立的。从众多 ERP 实施得出的经验可知,必须改变有关人员的思想观念。2.2.1 企业领导层企业领导的支持是 ERP 推行成功的关键,对他们的培训应包括下述内容和目标:?正确运行 ERP 会给企业带来哪些效益,如何才能使这些效益发挥到最大的限度;?建立一个推行 ERP 的相应机构,认识推行 ERP是一项复杂的系统工程,既要有决心、有规划、有措施,还要有相应的规章制度来保证;?要了解 ERP 系统会给他们提供哪些决策信息
9、,如何去分析、把握这些信息。2.2.2 中间管理层中间管理层是 ERP 实施的关键,对他们的培训应有下述内容和目标:?全面熟悉 ERP 的原理、计算过程和操作方法,在理论上说服他们;?请他们提出生产中出现的各种问题,告诉他们ERP 是如何解决这些问题的;?既要让他们知道实施 ERP 会给本部门带来哪些效益和方便,以便提高应用的积极性,又要让他们知道本部门、本职工作的责任及在 ERP 系统中所起的作用,以便主动配合工作,保证系统正常运行;?让他们知道计算机资源是有限的,对 ERP 的要求应当减少到合理的最小限度,因此应当认真分析本部门的业务,使管理功能、工作流程和各种报表既合理又规范,减少冗余、
10、减少重复,从而减少对计算机资源(设备数量、机时、消耗材料等)的需要;?管理水平的提高是没有止境的,对 ERP 系统提供的各种信息应认真地进行分析,把它变成指挥生产、改进管理的科学依据。2.2.3 ERP 推进小组这是推动 ERP 的实干部门,对他们的培训应有下述内容和目标:?了解 ERP 的功能、处理逻辑和运行环境并掌握有关开发技术;?学会系统调查、分析和设计的方法,以便能独立地不断完善最初安装的 ERP 系统;?使他们具备对企业其它人员进行再培训的能力,制订推动计划的能力和发现实施当中的问题和解决这些问题的能力。3?国有企业案例分析以下是作者参与的某公司实施 ERP 的案例。它主要包括 BP
11、R、人员培训和计算机系统引入。以下分别介绍公司现状、问题分析以及EPP 的实施内容。3.1 现状介绍A 公司(以下或称?总公司?)是一家专门经营医用器材的国有贸易公司,是日本一家著名厂商生产的称为?血球计?的产品的中国总代理,拥有进出口权。总公司设有 4 个部门:销售部、技术部、财务部和一个配件仓库,并在全国建立了庞大的分代理商网络。每个省、自治区或直辖市都有一个分代理商,在分代理商之下有数量不等的分销商。公司最初的销售安排是:总公司和分代理商都不与最终客户接触,市场开发通过分代理商发展分销商进行。分代理商每半年向总公司提交销售量预计,并预支 20%货款提货。提货价格基本固定。它要保证定期支付
12、货款,且自行解决设备存放问题。分代理商发展并维护分销商网络,后者的提货价格每次都需与前者洽谈,这是和分代理商享受的待遇不同的。分销商把设备卖给最终客户并提供简单的安装、调试工作或运输服务(如客户要求)。设备售出后,公司承诺两年内提供免费保修(包工包料)和技术服务,同时规定,保修服务基本由分代理商提供(具备一定保修服务的技术能力是对分?55?Industrial Engineering and Management?No.2,2000工业工程与管理?2000 年第 2 期代理商的基本要求之一),当同一问题两次修理后还无法解决的,分代理商可以转交总公司处理。由于具有一定的垄断优势,总公司在短短的几
13、年中发展壮大,但管理机制还远跟不上扩张的速度,因而引发了一系列问题。首先是销售网络出现混乱。分代理商主要出于利益考虑,开始接触最终客户。因为有比分销商优惠的批发价格,分代理商拥有极大的优势。分销商因而不满,要求升至分代理级别,但又没有基本的技术力量和足够的销售网络以保证稳定的销售量。其次是有的分销商抬高价格。由于客户对质量好、技术新的设备的价格不很敏感,加上分销商能提供客户的采购人员可观的好处,有很大一部分产品在公司不察觉的情况下被以异常高的价格出卖给客户,造成了市场价格混乱,产品信誉下降。对于这样的不规范行为,总公司无计可施。接着是严重的售后服务问题。虽然分代理商确有一定的技术力量,但他们不
14、愿去做麻烦又无直接效益的保修工作。在没有严格有效的沟通和管理的情况下,分代理商简单地通过混乱的维修纪录,假报产品售出时间等,把大部分维修工作推给总公司完成。总公司只好派人修理。由于客户只关心是否有令人满意的保修服务,所以反而更信任总公司的技术人员,不会甚至不愿对分代理商的做法有任何抱怨。总公司因而无法对假维修纪录提出异议。当总公司发现分代理商要求保修的产品,从总公司发货时起计远在保修期之外时,又因为本身没有全面的销售记录,只好?忍气吞声?,提供免费服务。售后服务费用居高不下,又招致来自被代理厂商的指责。另一方面,总公司没有制度化的财务系统;配件仓库除了负责产品储存外,还有向被代理厂商订货和验收
15、的责任。但因与销售部信息沟通不良,往往难以准确估计产品的销售趋势。其后果是,在销售旺季库存不足,丧失了大量的市场机会,分代理商意见纷纷;在销售淡季库存过多,管理、仓储费用激增;公司总经理对产品的技术指标如数家珍,但对于如何有效地管理销售渠道和企业运作却是一筹莫展。同时因为整个公司的运营信息不全,总经理无法作出精确的判断,更提不上有效的管理了。在发展之初,代理的产品利润高、市场大,总公司自身的问题并不突出。但随着竞争者的出现,市场逐渐份额减少,利润不断降低,总公司急需改造。3.2 问题分析总公司所出现的问题必须从以下几个层面分析。3.2.1 核心竞争力为了能有效剥离总公司的无效流程,必须先找到它
16、的核心竞争力。经过了近一个月的考察和对主要分代理商的调查访问,可以认为总公司的核心竞争力就在于?强而有力的分代理商?。强而有力是指分代理商有高效的销售渠道和销售网络,顾客群庞大,可以确保稳定的销售收入;有一定的技术力量,可以自行解决大部分的技术问题;有稳健的资金流,可以保证货款的有效偿还。3.2.2 供应链图 1?总公司信息流图从物流来看,总公司的销售环节过多。产品从被代理厂商运到总公司的配件仓库,配件仓库根据销售部要求发货给分代理商,分代理商再给分销商,分销商才把产品送到最终客户手里。产品经过了 3次存储 4 次运输,其中的无效步骤不可谓不多。信息流是总公司最主要的问题所在。部门各自为战,缺
17、乏必要的联系。销售部、配件仓库和财务部忙于自己的工作,一般不能向外提供本部门的具体统计报告,因而总经理也就无法得到反映问题的统计数据和分析报告;销售部与配件仓库之间没有经常性的联络,即使库存不够还是会继续销售,从而产生交货不及时的后果;配件仓库不能从销售部得到当前的销售状况和市场预期,也就无法决定订货的数量和时间;技术部不能从分代理商那里知道产品具体的销售时间和顾客反馈;顾客也得不到技术部的各种支持。大量的信息丢失造成了总公司管理不当。图 1 说明了总公司的各部门、分代理商、分销商和最终客户之间的信息流动情况,图中的实线代表现有的信息流,虚线代表受阻的信息流。?56?林纪荣等:ERP 在企业中
18、的实施与案例分析资金流的运作也不理想。分代理商只需付20%的货款就可以提货,且还款时限长达半年,总公司不得不为其进行多达 80%的资金预付。不合理的库存数量也致使资金积压,机会成本和仓库管理费上升。同时,维修过程中的差旅费和人工费居高不下,有时甚至达到间接费用的 50%。3.3 总公司的过程再造这主要集中在销售渠道改造、财务部订货流程系统化以及信息流的合理安排上。3.3.1 销售改造为了从原来的两级代理一级销售的混乱模式中跳出来,总公司果断地改变战略:放弃分销商,或保持原有代理商,或把有实力的分销商提升为代理商,或再寻找其他的代理商,使一个地区中有 3 到 4 个代理商,直接面对最终客户。这项
19、销售改革的目的在于,在同一地区的代理商中引入竞争机制,改变以往代理商独一无二的情况,促进销售。?货款支付方式也发生了变化,还款时限减至一个季度。同时,代理商所能得到的价格也不再是一成不变的,总公司根据上一季度各个代理商的销售成绩和还款的情况制定不同的批发价格和预付额度。销售数量越多,价格就越低,预付比例也越少。如此,各分代理商为了更多的利润自然会努力提高销售成绩了。但为了避免分代理商之间的恶性价格竞争,A 公司制定了统一的最终销售价,每个代理商只能在此基础上浮动百分之三。总公司对最终客户进行定期的追踪调查,如果代理商违反价格规定,批发价格将因此提高。总公司开始实施代理商的资格认定。每个代理商必
20、须具有一定的经济和技术实力,保证货款的到位率和产品维修的能力。销售额也是考查代理商的重要方面,如果长期销售低迷,就不得不换人了。3.3.2 财务改造对财务流程做了系统改造,整理出各项数据,登记入册,并初步建立了数据库。原始的财务流程(图 2)是:首先,由配件仓库发定单给被代理厂商,同时,将定单的副本交给财务部;等卖方将货运抵后,配件仓库便将验货单送交财务部。同时,被代理厂商也会开出发票送交财务部。如果定单、验货单及发票都符合规定,那财务部便会如数付款。在实施 BPR 改造后(图 3),配件仓库发定单给被代理厂商的同时,将资料输入数据库。在被代理厂商将货运抵验收单位时,配件仓库验收员便利用电脑查
21、询,如货物和数据库中的资料吻合,便会签收货物,并将有关资料输入数据库。电脑在接到货物验收的信息后,便会提醒财务人员,财务人员则据此签发支票。另一方面,如货物不符合定单上的要求,验收员便会将它们退还给被代理厂商。这样,财务人员就不必拿着发票再去核对定单和验收单,效率的提高是显而易见的。图 2?原始的财务流程图 3?BPR 后的财务付款流程图3.3.3 信息流改造主要针对前文所提到的信息流问题进行改造。在销售部和配件仓库之间建立长期的联系,并遵循定量定时的原则,即在销售达到一定数量后或在一定时间内两个部门必须通气。销售部要把市场信息和预期及时交给配件仓库,配件仓库也要根据现有产品数量向销售部通告。
22、每个血球计在出厂时都有唯一的编号,总公司将其登记在表格中。当分代理商从配件仓库提货时,编号也将记录在案。在代理商销售血球计时,总公司要求将编号及时传回,在表格中标出。即使代?57?Industrial Engineering and Management?No.2,2000工业工程与管理?2000 年第 2 期理商没有把编号传回,公司也可以从表格(在引入计算机系统后,表格由数据库代替)中找到前后两次出货的时间,大体上推算出血球计的销售时间。至于维修,总公司规定每次的维修记录必须送达技术部,与销售记录比对。若没有维修记录,公司有权拒绝代理商的请求。在最终客户和总公司之间建立通讯机制。除了常用的维
23、修卡等形式外,公司有专人对客户进行不定期的访问,了解使用情况,向他们介绍产品的最新动态。特别是对那些有意见的客户,更要积极地了解情况,寻找原因,设法改善。3.4 人员培训总公司原本没有系统的员工培训,因此职工的劳动积极性低、职责不清;管理人员自行其是,缺乏必要的系统运作概念。公司利用这次引入 ERP 的大好机会,在员工中展开了各种形式的教育活动。要求特定岗位的职工明确任务,规范操作步骤,建立数据登记制度。特别是要让他们知道自己所处的是工作链的哪个环节,基本了解上下步工序的细节,从而理解整体的重要性。在日常的工作中,给予经理们更多的交流机会,采用角色互换的方法,在短期内灌输协调互助的观念。同时进
24、行短时间的脱产学习,讲解 ERP 系统的使用,介绍 ERP 的管理思想,引导经理们把它带到实际的工作中去。要求分代理商,也给予更多的帮助,通过各种形式的讲座和培训,提高分代理商的销售水平和维修人员的技术实力,同时把先进的 ERP 系统介绍给他们。3.5 计算机系统的引入在流程改革半年后,通过 BPR 调整和员工培训,总公司已经完全理解了 ERP 的管理思想,管理上了一个台阶,供应链清晰,信息流通顺畅,员工的精神面貌和责任心大大提高,各项操作都有详细的记录。良好的管理也使销售量大增,公司的利润突破了历史纪录。这正是引入计算机系统,进一步提高操作效率的大好时机。为了避免各部门同时上马计算机系统可能
25、造成的配合失效,总公司选择了分步进行。首先在对计算机最了解的财务部试点,再逐渐向销售部和配件仓库扩展,最后是技术部。把各部门现有的数据库联网,实现资源共享。ERP 的财务模块重点解决财务报表的制作,以便全面反映总公司的经济状况。同时在财务模块中加入资金裕量和预算模拟功能,在综合了销售部、配件仓库和技术部的数据后对公司中远期资金流进行分析,避免传统的?拍脑子?估算。在计算机远程通讯上保持与被代理厂商的联系,采用 EDI 结算,加快资金流动,实现无纸化操作。配件仓库的库存管理模块,采用最优化库存理论,通过与销售部和技术部的数据交换,动态地计算当前最合适的库存保有量,选择合适的订货时机。由于配件仓库
26、必须记录每个产品的编号,所以它的计算机系统也要与被代理厂商的销售部联网,以便查找。销售部和技术部的 ERP 模块较简单,但也必须与总公司内另外两个部的系统结成一体。为了更进一步提高效率,总公司对分代理商也提出了建立计算机系统的要求,而主要的连接点就在销售和技术两部。目前有 60%的分代理商准备和正在实施ERP。由于被代理厂商是日本公司,本身已经具有相当的计算机系统(不是 ERP),所以也很支持总公司的 ERP 改造。但如何使 ERP 系统与其互接成了最大的技术难题,在被代理厂商的积极配合下,使用因特网的特殊技术连接,巧妙地解决了此问题,每天的数据通讯量可达到 30M,基本上达到了要求。4?结论
27、企业要实施 ERP,必须特别注意以下各点:?各级领导要充分掌握 ERP 的管理思想,并把它应用到实践中去;?BPR 必不可少,且是 ERP 实施的关键所在;?人员培训必须跟上,以便在具体操作中配合;?计算机系统不求技术先进,但要各部门协调一致地运行;?加强对上下游企业的影响,避免独立实施。参 考 文 献1.Harland C.Supply Chain Operational Performance Roles.IntegratedManufacturing System,1997,8(2):70-78.2.Weng Z K.Price and Ordering Strategies in Manufacturing and Dis-tribution Alliance.IIE T ransactions,1997,29.3.Berrington C L,Oblich R L.T ranslating Business Reengineering in-to Bottom-line Results.Industrial Engineering,1995,27(1):24-27.?58?林纪荣等:ERP 在企业中的实施与案例分析