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1、昆明市第十七中学 李普绘 1.1 数据库信息资源管理数据库信息资源管理AccesslAccess 是一种关系型的桌面数据库管理系统，作为Microsoft Office软件的组件之一，在世界范围内得到广泛使用。lAccess具有功能强大和操作简单的特点，特别适合数据库技术的初学者。1.1 Access简介简介第一章：数据库概述第一章：数据库概述lAccess数据库管理系统提供了一整套用于组织数据、建立查询、生成窗体、打印报表、共享数据以及支持超级链接的工具，它们构成了Access的基本功能。Access 的学习要点的学习要点l启动启动Access 2003lACCESS的的4种数据库对象种数据
2、库对象l关闭数据库与退出关闭数据库与退出Access学习重点学习重点ACCESS的的4种种数数据据库库对对象象启动Access 2003laccess是office的组件。.“开始”“程序”“Microsoft Access”新建数据库表1.创建数据库与打开数据库l1.单击“新建文件”选项将创建一个空的数据库。l2.双击一个扩展名为mdb的Access数据库文件，可启动Access并打开该数据库。2.关闭数据库与退出Accessl单击数据库窗口标题栏的关闭图标，或使用“文件”菜单下的“关闭”选项，只关闭数据库，不退出Access。l 退出Access 2003可以用如下4种方法。l1，单击Ac
3、cess 2003工作窗口标题栏右端的关闭按钮。l2，打开Access 2003工作窗口的“文件”菜单选“退出”项。l3，用Alt+F+X组合键。(先按下Alt键不松手，敲F键再敲X键。)l4，用Alt+F4组合键。（先按下Alt键不松手，敲F4键。）Access的的7种数据库对象种数据库对象Access有7种数据库对象，分别是：表、查询、窗体、报表、页、宏、模块。第二章：第二章：表 l表是数据库的核心与基础，它存放着数据库中的全部数据信息。l表由字段和记录组成。l 字段是表中的列，每个字段代表一条信息在某一方面的属性，字段的基本属性有：字段名称、数据类型、字段大小、默认值等。l 记录是数据表
4、中的行，由一个或多个字段的值组成，一条记录是一条完整的信息，显示一个对象的所有属性。主关键字：能惟一标识表中每一条记录的字段或字段集称为主关键字。列：字段行：记录共7个字段：职工编号、职工姓名、性别、民族、出生年月、学历、工作年限共2条记录第二章：表第二章：表l使用设计器创建表的一般步骤使用设计器创建表的一般步骤 对表设计器、字段、字段属性、字段数据类型有所了解之后，现在再来看用表设计器创建表的一般步骤。使用设计器创建表直接单击直接单击-新建新建-l表设计器表设计器 工具栏上包括如下工具对象：工具栏上包括如下工具对象：视图、保存、搜索、主键、索引、插入行、删除行、属性、生成器、视图、保存、搜索
5、、主键、索引、插入行、删除行、属性、生成器、数据库窗口、新对象数据库窗口、新对象输入数据输入数据 打开空表设计器。输入【客户编号】字段名，设置为主关键字段（主键）。设定数据类型为“数字”。用同样的方法建立【客户名】、【联系人】、【联系电话】等字段并设置字段的属性。输入说明文字。保存表结构的设计，用另存为，给出表名。查看表视图，可输入记录数据。主键主键l若一个字段的值可以惟一标识表中的记录，则该字段所代表的信息称为主键。如字段“学号”能惟一标识一条记录，可以将“学号”设置为主键。设置为主键的字段名又被称为主关键字。l 主键可以保证数据输入的安全性，作为主键的字段禁止重复值，也不能为空。主键还用于
6、在表之间建立关系，建立了关系的多个表使用起来就像一个表一样。练习：职工情况表数据库练习：职工情况表数据库l1.创建数据库l2.创建表l3.设计表l4.输入数据l5.保存使用与编辑数据表使用与编辑数据表 1.1.更改数据表的显示方式更改数据表的显示方式 改变字体 设置单元格效果 2.2.修改数据表中的数据修改数据表中的数据 插入新数据 修改数据 替换数据 复制、移动数据 删除记录 3.3.排列数据排列数据 4.4.查找数据查找数据 5.5.筛选数据筛选数据l字段的数据类型l 数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类。Access字段的数据类型有10种，分别是：文本、备注、数字、日期/时间、货币、
7、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、查阅向导。l1文本型l 文本型字段用来存放文本或作为文本看待的数字。如：学号、姓名、性别等字段。如果设置字段大小为5，则该字段的值最多只能容纳5个字符。l 文本型字段的默认大小为50，最多可达255个字符。l 文本型数字的排序按照字符串排序方法进行。l 如文本型数字按升序排序：1、10、100、2、20、200l2备注型l 备注型字段用来存放较长的文本和文本型数字。如：备忘录、简历等字段都是备注型。当字段中存放的字符个数超过255时，应该定义该字段为备注型。l 备注型字段大小是不定的，由系统自动调整，最多可达64K。Access不能对备注型字段进行排序、索
8、引、分组。l3数字型l 数字型字段存放数字。如：工资、年龄等，数字型字段可以与货币型字段做算术运算。数字型字段的大小由数字类型决定，常用数字类型有以下几种：l（1）字节，存放0255之间的整数，字段大小为1。l（2）整型，存放-3276832767之间的整数，字段大小为2。l（3）长整型，存放-21474836482147483647之间的整数，字l 段大小为4。l（4）单精度型，存放-3.4E383.4E38之间的实数，字段大小l 为4。l（5）双精度型，存放-1.79734E3081.79734E308之间的实l 数，字段大小为8。l4日期/时间型l 日期/时间型字段存放日期、时间、或日期
9、时间的组合。如：出生日期、入校日期等字段都是日期/时间型字段。字段大小为8个字节，由系统自动设置。l 日期/时间型的常量要用一对#号括起来。l5货币型l 货币型字段存放具有双精度属性的数字。系统自动将货币字段的数据精确到小数点前15位及小数点后4位。字段大小为8，由系统自动设置。l 向货币型字段输入数据时，系统会自动给数据添加2位小数，并显示美元符号与千位分隔符。l6自动编号型l 自动编号型字段存放系统为记录绑定的顺序号，长整型，字段大小为4，由系统自动设置。一个表只能有一个自动编号型字段，该字段中的顺序号永久与记录相联，不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。删除表中含有自动编号字段的记录
10、以后，系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数值。l 例如，输入10条记录，自动编号从1到10，删除前3条记录，自动编号从4到10，删除第7条记录，自动编号中永远设有7。l 与财务、税务有关的数据表通常设自动编号型字段，增加数据的安全性l7是/否型l 是/否型字段存放逻辑数据，字段大小为1，由系统自动设置。逻辑数据只能有2种不同的取值。如：婚否、团员否。所以，是/否型数据又被称为“布尔”型数据。l 是/否型字段内容通过画“”输入，带“”的为“真”，不带“”的为“假”，“真”值用true或on或yes表示，“假”值用false或off或no表示。l8OLE对象型l OLE（Object Lin
11、king and Embedding）的中文含义是“对象的链接与嵌入”，用来链接或嵌入OLE对象，如：文字、声音、图像、表格等。表中的照片字段应设为OLE对象类型。l OLE对象型字段的字段大小不定，最多可达到1GB。OLE对象只能在窗体或报表中用控件显示。不能对OLE对象型字段进行排序、索引或分组。l9超链接型l 超链接型字段存放超链接地址，如：网址、电子邮件。l超链接型字段大小不定。练习：修改某些字段并添加记录练习：修改某些字段并添加记录l修改表中的字段：在“设计”中l修改表中的记录：直接双击打开表 表是整个数据库系统的基础。一个数据库中可以包含多个数据表，一个表应围绕一个主题建立，如学籍
12、表、成绩表。表之间可以建关系，建立了关系的多个表可以像一个表一样使用。表间关系表间关系：表间关系：表之间有3种关系：一对一、一对多、多对多。其中，多对多关系都被拆分成几个一对多关系。所以，只须建立表之间的一对一关系和一对多关系即可。最常用的关系是一对多关系，要满足如下几点要求：1建立关系的两个表要有公共字段，两字段类型相同，名称可 以不同。2建立关系以后，“一”方的表称为主表，“多”方的表称为 子表。3子表中公共字段的值在主表公共字段中有匹配的值，主表公 共字段的值不必与子表匹配。子表可以是空表。表间关系表间关系 查看关系关系可以查看和编辑。打开【关系】窗口，即可查看关系；而双击表间的连线，可
13、以编辑任何连接关系，此时弹出编辑窗口。表间关系表间关系表间关系的修改与打印表间关系的修改与打印 修改和删除关系用户可以编辑已有的关系，或删除不需要的关系。如上所述，双击关系连线，可编辑关系；而右击连线，选择删除，可删除关系。表间关系表间关系打印关系打印关系一旦数据库定义了所有关系，就很容易用图表来说明数据库。要打印关系图，可在【关系】窗口中右击任一空白区并选择【全部显示】命令；选择【文件】|【打印关系】命令，即打印了打印关系图的预览图，右击选择打印，就可在打印机上打印关系图。例:建立学生表与公共课成绩表一对多关联，实施参照完整性。（1）在数据库窗口“工具”菜单“关系”，或单击“关系”按钮。（2
14、）在“显示表”窗口选取表单击“添加”按钮。（3）用鼠标在相关字段之间划一条线在“编辑关系”窗 口勾选“实施参照完整性”、“级联更新相关记录”和“级联删除相关记录”单击“创建”按钮。（4）两表之间建立了关系。练习：练习：建立学生名册与成绩表两表间一对一关系学生管理.mdb数据库文件第三章：查询第三章：查询1.什么是查询什么是查询 查询就是依据一定的查询条件，对数据库中的数据信息进行查找。2.查询的方法查询的方法 有多种设计查询的方法，用户可以通过查询设计器或查询设计向导来设计查询。3.查询结果查询结果 查询结果将以工作表的形式显示出来。显示查询结果的工作表又称为结果集，它虽然与基本表有着十分相似
15、的外观，但它并不是一个基本表，而是符合查询条件的记录集合。其内容是动态的。创建查询创建查询 打开数据库窗口，选择【查询】对象，然后单击工具栏中的【新建】按钮，弹出【新建查询】对话框。四种查询四种查询1.简单选择查询简单选择查询 简单选择查询通过简单查询向导来快速完成。练习：创建简单查询，并显示一些字段练习：创建简单查询，并显示一些字段公司联系人.mdb创建一个名为驻滇商务联系人的查询，依次显示机构名称、联系人姓名、传真号码和电子邮件地址字段。排序查询排序查询练习：练习：大于、小于、等于查询大于、小于、等于查询l1.大于：=l2.小于：小数and=小数and大数or=大数or=小数l注：看题目，
16、是否包含这两个数？查询大于1000元（包含1000元）小于3000元（包含3000元）的财产练习：练习：查询查询“正常正常”与与“非正常非正常”值值非 条件查询1.not 正常“此条件适用于文本字段，查询非非“正常正常”状态；练习：练习：“空空”与与”非空非空”值的查询值的查询l1.空：nulll2.非空：not null空空练习练习是否查询是否查询l1.是yesl2.否 no练习练习报表 报表用来以格式化方式显示并打印数据。利用报表可以整理和计算基本表中的数据，有选择的显示指定信息。报表的数据源来自表、查询或SQL语句，在报表中不能输入数据。报表报表l首先，打开数据库窗口，单击【对象】栏下的
17、【报表】按钮，然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】，则弹出【新建报表】对话框。报表报表l新建报表：l报表的工作区报表报表1、报表页眉、报表页眉 以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。2、页面页眉、页面页眉 页面页眉中的文字或字段，通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。3、主体、主体 用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域，通常含有计算的字段。4、页面页脚、页面页脚 页面页脚通常包含页码或控件，其中的【=“第”&page&“页
18、”】表达式用来打印页码。5、报表页脚报表页脚 用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等。报表报表l自动创建报表报表向导提供的自动创建报表有两种格式：一种是纵栏式，另一种是表格式。报表报表l自动创建报表：纵栏式报表报表l自动创建报表：表格式报表报表l自动创建报表：表格式报表报表l自动创建图表自动创建图表 如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。报表报表l自动创建图表 1、新建报表向导，选择图表向导，和数据来源表。报表报表2、选择图表数据所在字段 报表报表3、选择图表的类型 报表报表4、指定图表的布局
19、 报表报表5、指定图表的标题 报表报表6、运行图形报表，查看结果 报表报表l标签向导 标签向导的功能强大，它不但支持标准型号的标签，也支持自定义标签的创建。以语数外成绩表为数据源，创建一个名为语数外成绩的自动报表学生成绩管理.mdb练习：练习：窗体 窗体用来显示和修改表，是用户与Access应用程序之间的主要接口，可以简化数据库的操作。窗体的数据源来自表或查询，利用窗体将整个应用程序组织起来，形成一个完整的应用系统。一、窗体和报表都用于数据库中数据的维护，但两者的作用是不同的。窗体主要用来输入数据，报表则用来输出数据。窗体主要用来输入数据，报表则用来输出数据。二、窗体具有的功能：二、窗体具有的
20、功能：1.数据的显示与编辑 2.数据输入 3.应用程序流控制 4.信息显示和数据打印 窗体窗体1.数据的显示与编辑数据的显示与编辑 窗体的最基本功能是显示与编辑数据。窗体可以显示来自多个数据表中的数据。此外，用户可以利用窗体对数据库中的相关数据进行添加、删除和修改，并可以设置数据的属性。用窗体来显示并浏览数据比用表和查询的数据表格式显示数据更加灵活，不过窗体每次只能浏览一条记录。2.数据输入数据输入 用户可以根据需要设计窗体，作为数据库中数据输入的接口，这种方式可以节省数据录入的时间并提高数据输入的准确度。窗体的数据输入功能，是它与报表的主要区别。3.应用程序流控制应用程序流控制 与VB窗体类
21、似，Access 2003 中的窗体也可以与函数、子程序相结合。在每个窗体中，用户可以使用VBA编写代码，并利用代码执行相应的功能。4.信息显示和数据打印信息显示和数据打印 在窗体中可以显示一些警告或解释信息。此外，窗体也可以用来执行打印数据库数据的功能。窗体窗体三、窗体设计Access 2003 提供了9种创建窗体的方式种创建窗体的方式 窗体窗体 在Access 2003 中，表是由字段字段和记录记录构成的。自动创建窗体向导创建的窗体包含窗体所依据的表中的所有字段的控件。当字段显示在窗体中时，Access 2003 会给窗体添加两类控件：文本框文本框和标标签签。窗体窗体1.纵栏式窗体纵栏式窗
22、体l在纵栏式布局中，每次仅能看到一个记录。文本框及所附标签并排显示在两栏中。标签显示在每个文本框的左面并标识文本框中的数据。窗体窗体2.表格式窗体表格式窗体l在表格式布局里，标签显示于窗体顶端，而各字段的值则出现在标签下方的表格里，而且可同时显示多条记录。窗体窗体3.数据表窗体数据表窗体l数据库表布局同样以行和列的形式显示数据，所以窗体类似于在数据表视图下显示的表，纵栏式和表格式布局中的一些窗体格式在数据表布局里无法使用。相对于数据表视图而言，数据表窗体具有自定义的窗体方式。窗体窗体使用图表向导创建窗体使用图表向导创建窗体 l以上所创建的窗体，大都以数据形式为主。为了使窗体更形象，或为了特殊需
23、要，可以使用图表向导来创建带有图表的窗体。使用图表向导创建窗体使用图表向导创建窗体使用图表向导创建窗体使用图表向导创建窗体使用图表向导创建窗体窗体窗体l使用设计视图创建窗体使用设计视图创建窗体在创建窗体的各种方法中，更多的时候是使用设计视图来创建窗体，因为这种方法更为灵活直观。其一般步骤是打开窗体设计视图、添加控件、控件更改，然后可以对控件进行移动、改变大小、删除、设置边框、阴影和粗体、斜体等特殊字体效果等操作，来更改控件的外观。另外，通过属性对话框，可以对控件或工作区部分的诸如格式、数据事件等属性进行设置。使用设计视图创建窗体l下面以【订单】表为例，使用设计视图创建一个简单窗体。使用设计视图
24、创建窗体使用设计视图创建窗体l窗体中数据的操作窗体中数据的操作 创建完窗体之后，可以对窗体中的数据进行进一步操作，如数据的查看查看、添加添加以及修改修改、删除删除等。除此之外，还可以对数据进行查找查找、排序排序和筛选筛选等。在窗体的操作中，有些操作不会更改窗体中的记录，当然也就不会更改创建窗体所依据的表或查询中的数据。如：数据的查看查看、数据的排序排序和查找查找。而有些操作则会更改窗体中的数据，从而也会更改创建窗体所依据的表或查询中的数据。如：记录的添加、删除和修改。窗体中数据的操作窗体的预览和打印窗体的预览和打印l与报表的情况类似，用户可进行窗体的预览和打印。在打印窗体之前，最好使用打印预览功能对窗体进行预览，然后打印，以上操作可通过单击工具栏上的【打印预览】、【打印】按钮来完成。如果需要对页面或打印机进行设置，可以选择【文件】|【页面设置】命令或【打印】命令进行操作。商店柜台商店柜台.mdbl以商品信息表为数据源，创建一个名为添加商品信息的自动窗体。